Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 6026 DE 2010 

(Diciembre 30)

“Por la cual se modifica la Resolución número 4670 de 2009”.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que el 23 de octubre de 2009 la Dirección General del ICBF expidió la Resolución 4670, mediante la cual se expide el manual de contratación del ICBF.

Que hacen parte de la mencionada resolución 59 anexos, dentro de los cuales se encuentran instructivos, formatos y modelos para el ejercicio de la actividad contractual.

Que para el mejoramiento continuo en la gestión contractual del Instituto y en aras de cumplir con los planes de mejoramiento propuestos y disminuir los riesgos en materia contractual, se requiere incluir en el manual de contratación las políticas internas en materia de venta de acciones, adquisición de bienes a través de bolsas de productos, contratación con organismos internacionales, trámite para adiciones, modificaciones y prórrogas, entre otros, así como modificar las reglas para la contratación de operadores que presten los servicios de atención especializada en restablecimiento de derechos-protección.

Que teniendo en cuenta que se trata de una actividad dinámica y con el propósito de facilitar los procesos de contratación que desarrolla la entidad y permitir la práctica y aplicación de un adecuado control y de una gestión clara, ágil, cimentada en los principios de transparencia, economía, responsabilidad, eficacia, igualdad, moralidad, imparcialidad, celeridad y publicidad, se requiere actualizar los anexos del manual de contratación.

Que de acuerdo con lo anterior se hace necesario modificar y adicionar el manual de contratación de la entidad, adoptado mediante la Resolución 4670 de 2009 y sus anexos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adicionar el siguiente parágrafo al artículo 19 de la Resolución 4670 de 2009:

PAR. 4º—En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, los estudios previos deberán contener la indicación del perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, así como la descripción de las competencias indispensables para la ejecución del contrato y el nivel de estudios y experiencia que se requiera.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 2º—Modificar los numerales 2.3. del artículo 20 de la Resolución 4670 de 2009, los cuales quedarán así:

2.3. Selección abreviada para la enajenación de bienes. La venta de bienes se realizará con sujeción al Decreto 4444 de 2008 o las normas que lo modifiquen o sustituyan, y además las siguientes reglas:

a) Se cumplirá lo previsto en el artículo trigésimo primero del presente manual;

b) Se aplicará el “instructivo para la venta de bienes” contenido en el Anexo 25, sin perjuicio del cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 del manual, cuando corresponda.

2.5. Selección abreviada para la adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios que se adquieran en las bolsas legalmente constituidas. El instituto podrá adquirir esta clase de bienes mediante el cumplimiento del trámite previsto en los artículos 29 a 43, 49 y 50 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que los modifiquen o sustituyan, la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo y además teniendo en cuenta las siguientes reglas:

a) Cumplir con los requisitos previos previstos en el artículo 18 de este manual, excepto los numerales 7º,8º, 9º, 10, 11, 12, 13 y 15;

b) Cumplidos los requisitos previos, se expedirá acto administrativo mediante el cual se ordena la adquisición de bienes a través de bolsas de productos;

c) Se enviará a la bolsa de productos una carta de intención para realizar las compras en el mercado de compras públicas, según modelo del Anexo 30 de este manual, así como las fichas técnicas de negociación y de producto, de acuerdo con los modelos contenidos en los Anexos 45 y 46 del presente manual;

d) La bolsa realizará la rueda de selección de la firma comisionista que representará a la entidad en las compras a realizar;

e) Con la firma comisionista seleccionada se suscribirá el contrato de comisión de acuerdo con el modelo del Anexo 37 de este manual;

f) Se solicitará al área financiera la expedición del registro presupuestal correspondiente y se cumplirá con los requisitos para la legalización del contrato a que se refiere el numeral 1.2. del artículo 23 de este manual;

g) La bolsa realizará la negociación de acuerdo con su reglamento y las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos agropecuarios;

h) Una vez se haya efectuado la negociación, se exigirá al comitente vendedor la constitución de las garantías a que haya lugar;

i) La dependencia interesada deberá adelantar las gestiones tendientes a liberar los saldos, cuando a ello hubiere lugar.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 3º—Suprimir del literal d) del artículo 21 de la Resolución 4670 de 2009 - Concurso de méritos, el siguiente texto: “En el evento en que para la evaluación de la propuesta técnica se incluya como factor de evaluación la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo, las hojas de vida de los mismos se solicitarán exclusivamente al(os) adjudicatario(s) una vez suscrito el contrato y previo al inicio de la ejecución contractual”.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 4º—Eliminar el literal a) del numeral 3º del artículo 24 de la Resolución 4670 de 2009 - Contratos que no requieren liquidación:

a) Contratos de prestación de servicios profesionales, cuyo cumplimiento haya sido certificado periódicamente por el interventor o supervisor y no concurra cualquiera de los eventos descritos en los literales b), c), d) o e) del ítem anterior.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 5º—Adicionar el siguiente parágrafo al artículo 27 de la Resolución 4670 de 2009:

PAR.—Mediante el presente manual se adopta la “guía para la interventoría o supervisión de los contratos y convenios de aporte suscritos por el ICBF” como el ordenamiento técnico y metodológico para la supervisión de los contratos de aporte, así como para la legalización de cuentas de las entidades contratistas de servicios de bienestar familiar. La oficina de aseguramiento a la calidad estudiará los aspectos que deban incluirse o modificarse en la guía, para que esta permanezca actualizada y los presentará para su aprobación al Comité de Contratación, con excepción de los formatos e instrumentos, los cuales serán aprobados por el jefe de la oficina de aseguramiento a la calidad.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 6º—Modificar el artículo 30 de la Resolución 4670 de 2009 - Contratación de servicios de atención especializada en protección, el cual quedará así:

ART. 30.—Contratación de operadores para la prestación de servicios de atención especializada en restablecimiento de derechos protección. La contratación de operadores para la prestación de los servicios de atención especializada en restablecimiento de derechos protección, se realizará con instituciones del sistema nacional de bienestar familiar sin ánimo de lucro que cuenten con experiencia e idoneidad en la atención de niños, niñas y adolescentes, para lo cual se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

1. Contratación directa. La contratación podrá adelantarse de manera directa (sin convocatoria pública) teniendo en cuenta los siguientes criterios jurídicos y técnicos:

a) Cumplir con los requisitos previos a que se refiere el artículo 18 del presente manual, salvo lo contemplado en los numerales 4º, 7º, 8º, 9º, 10, 11, 12, 13 y 15. Cada uno de los aspectos de los respectivos contratos deberá estar plenamente justificado y deberán documentarse los criterios utilizados para la selección del contratista y la idoneidad del mismo;

b) Cumplir con el procedimiento establecido en el artículo 19 de este manual;

c) Se podrá contratar directamente con el operador que viene desarrollando la modalidad siempre y cuando se cuente con el concepto de idoneidad técnica, administrativa y financiera emitido por el supervisor del contrato, el cual se fundamentará en los resultados del proceso de verificación de los estándares, en los informes de cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales, así como el cumplimiento de las recomendaciones realizadas por el supervisor y demostración de voluntad para el mejoramiento continuo, Este proceso estará sujeto a las instrucciones que para el efecto imparta la dirección general;

d) Cada regional ICBF solo podrá contratar con aquellas entidades que brinden el servicio en el departamento de su jurisdicción. Las regionales Bogotá y Cundinamarca, podrán celebrar los contratos con las instituciones o unidades aplicativas que estén en capacidad de prestar los servicios con independencia de la ubicación territorial;

e) Cuando los operadores actuales no cumplan con los requisitos de idoneidad técnica, administrativa o financiera, con el propósito de garantizar la continuidad en la prestación del servicio, se podrá contratar con otros operadores de restablecimiento de derechos del mismo municipio o departamento, un número superior de cupos, siempre y cuando la calificación de estándares sea óptima y se comprometan por escrito a mantener las condiciones de calidad de la modalidad;

f) Si en el municipio o departamento no se cuenta con la oferta calificada de acuerdo con el literal anterior, se podrá realizar coordinación interregional para identificar otros oferentes que reúnan condiciones de acuerdo con los criterios técnicos ya establecidos, con tos cuales sea posible una eventual contratación y realizar los trámites pertinentes para tal efecto;

g) Cuando la regional determine la contratación de un operador diferente al que actualmente presta el servicio, se deberán realizar las gestiones necesarias para la consecución del nuevo operador, en todo caso dando aplicación a los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la Constitución Política, a la normatividad vigente y al manual de contratación.

2. Convocatoria pública. Se deberá adelantar convocatoria pública cuando no sea viable la contratación directa, de acuerdo a lo definido en el numeral 1º de este artículo. En este caso la convocatoria pública se adelantará de conformidad con lo establecido en el presente manual para el régimen especial del contrato de aporte.

PAR.—No se podrán contratar servicios de restablecimiento de derechos con entidades que no cuenten con personaría jurídica y licencia de funcionamiento vigentes para la modalidad que se vaya a desarrollar.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 7º—El área interesada deberá enviar las solicitudes de trámite contractual con la antelación que a continuación se relaciona, según corresponda:

Trámite
Término
Licitación pública
2.5 meses
Concurso de méritos
3 meses
Selección abreviada de menor cuantía y adquisición de BSCTU por subasta inversa cuyo valor sea superior al 10% de la menor cuantía
2 meses
Selección abreviada de menor cuantía y adquisición de BSCTU cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía
10 días hábiles
Contratación directa
10 días hábiles
Contratos y convenios de aporte
10 días hábiles
Adiciones, modificaciones y prórrogas
10 días hábiles

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 8º—Procedimiento para la venta de acciones. En aquellos eventos en que el ICBF deba proceder a la enajenación de acciones, cuotas o partes de interés de su participación social en empresas, se dará aplicación al régimen legal y estatutario aplicable a la sociedad en la cual el ICBF posea la participación social que pretenda enajenar, teniendo en cuanta las siguientes reglas:

1. Para el caso de acciones inscritas en bolsa, el procedimiento para la enajenación será el establecido en los reglamentos y las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de valores. La selección de el(los) comisionista(s) se realizará a través de la modalidad de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización mediante el procedimiento de subasta inversa.

2. Para las acciones no inscritas en bolsa sobre las cuales exista derecho de preferencia ha de observarse el mecanismo previsto en los estatutos relación con el derecho de preferencia, acorde con lo establecido en la normatividad civil y comercial aplicable.

3. Tratándose de acciones no inscritas en bolsa sobre las cuales no exista derecho de preferencia o cuando existiendo este derecho no se hubiere hecho uso de él, la entidad analizará de conformidad con el régimen jurídico aplicable la procedencia o no de adelantar oferta pública y en los eventos en que sea viable se cumplirá con el siguiente procedimiento:

a) Se cumplirá con los estudios previos necesarios para la contratación, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la normatividad vigente y el presente manual de contratación;

b) Se expedirá el reglamento de venta de conformidad con el Anexo número 56 de este manual - modelo de reglamento de venta de acciones no inscritas en bolsa, el cual será publicado en la página web del Instituto como mínimo durante tres (3) días hábiles;

c) Con el fin de garantizar la publicidad en el proceso de selección, se efectuará la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación nacional;

d) El plazo para la presentación de las ofertas por parte de los interesados deberá ser mínimo de dos (2) días hábiles;

e) En el término establecido en el reglamento de venta, se celebrará audiencia de cierre del proceso, en la cual se dará apertura a la urna y dejará constancia de las ofertas presentadas;

f) El comité evaluador conformado para el efecto realizará la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el reglamento de venta;

g) Realizada la verificación de requisitos se publicará un informe preliminar en la página web del ICBF por el término de un (1) día hábil, durante este término los proponentes podrán presentar observaciones;

h) El ICBF podrá solicitar la acreditación de requisitos en cualquier momento hasta la adjudicación, sin que en ningún caso pueda mejorarse la oferta presentada;

i) Vencido el término anterior, se elaborará y publicará el informe definitivo en el que se dará a conocer el orden de elegibilidad para la adjudicación;

j) La adjudicación se realizará mediante acto administrativo motivado que se notificará a los proponentes en los términos del Código Contencioso Administrativo.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 9º—Contratación con organismos internacionales. Para la contratación con organismos internacionales, se tendrá en cuenta lo previsto en los incisos 2º y 3º del artículo 13 de la Ley 80 de 1993, el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 85 del Decreto 2474 de 2008 y además las siguientes reglas:

a) La dependencia del ICBF que perciba la necesidad de suscribir un Convenio de cooperación, deberá consignar en una justificación los antecedentes que se han gestado para su concertación, la motivación que sustenta la necesidad institucional de suscribirlo, así como identificar los posibles cooperantes y en general, cumplir con los requisitos previstos en los numerales 1º, 2º y 5º del artículo 18 de esta resolución;

b) La dependencia interesada deberá realizar la solicitud de elaboración de convenio y remitirla para su estudio a la oficina de cooperación y convenios, a quien corresponde analizar la viabilidad y acordar reuniones, solicitar documentos y demás acciones necesarias;

c) Todo convenio de cooperación debe ser el resultado de un proceso de concertación de planes, programas o actividades con las entidades cooperantes. La oficina de cooperación y convenios en coordinación con la dependencia solicitante iniciarán un proceso de negociación para la concertación de acuerdos;

d) Para la formalización de los acuerdos de cooperación, se podrá hacer uso de los siguientes instrumentos:

• Carta de entendimiento: Cuando el acuerdo no contemple contribuciones de los cooperantes, se coordinen acciones, se intercambie información y/o se formalice la intención de realizar acciones a futuro sobre un tema determinado. Se utilizará el Anexo número 29 de este manual.

• Carta de intención: Documento mediante el cual se consigna la intención de formalizar un acuerdo para el logro de un objetivo de interés común. Se utilizará el anexo número 31 de este manual;

e) Se cumplirá con la documentación del Anexo 60 del presente manual.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 10.—Procedimiento para adición, prórroga o modificación. Para la adición, prórroga o modificación a contratos o convenios, se tendrá en cuenta lo previsto en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 y además las siguientes reglas:

a) El supervisor o interventor, según el caso, deberá concertar con el contratista los términos de la adición, modificación o prórroga al contrato y elaborar una justificación técnica y económica que señale la necesidad, causas y conveniencias del ajuste a realizar;

b) El director o jefe de la dependencia en la sede de la dirección general o el director en las regionales, realizará la solicitud de trámite al área jurídica allegando los soportes y documentación requerida de conformidad con el Anexo 58 de la presente resolución;

c) Se aplicará el mismo trámite previsto en el artículo vigésimo tercero de la Resolución 4670 de 2009 para la elaboración, suscripción, registro presupuestal, aprobación de garantías y legalización de contratos o convenios.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 11.—Anexos. Hacen parte integral del manual de contratación, los siguientes anexos:

Anexo 1
Código de conducta para audiencias públicas
Anexo 2
Diagramas de flujo procesos de selección
Anexo 3
Formato acta de audiencia de aclaración
Anexo 4
Formato acta de audiencia de adjudicación
Anexo 5
Formato acta de audiencia de cierre
Anexo 6
Formato acta de audiencia de riesgos
Anexo 7
Formato acta de audiencia de Subasta inversa Presencial
Anexo 8
Formato acta de valoración de bienes muebles
Anexo 9
Formato acta para venta de muebles mínima cuantía
Anexo 10
Formato asignación de contraseñas
Anexo 11
Formato aviso
Anexo 12
Formato de consolidación de propuestas económicas - invitación pública
Anexo 13
Formato de verificación de requisitos
Anexo 14
Formato para realizar postura en subasta inversa presencial
Anexo 15
Formato para registro de asistencia en audiencias
Anexo 16
Formato registro de observaciones en audiencia
Anexo 17
Formato solicitud de imposición de multas
Anexo 18
Formato verificación de requisitos habilitantes - invitación pública
Anexo 19
Guía Normativa Contratación Estatal
Anexo 20
Guía para el control y seguimiento a la ejecución de contratos y convenios
Anexo 21
Guía para la estructuración de estudios previos
Anexo 22
Guía para la tipificación, estimación y asignación de riesgos.
Anexo 23
Guía sistema de supervisión - Interventoría de los Contratos de Aporte suscritos por el ICBF
Anexo 24
Instructivo para la publicación en el SECOP y en la página web del ICBF
Anexo 25
Instructivo para la venta de bienes
Anexo 26
Listado de verificación de documentos para procesos de selección
Anexo 27
Modelo Acta de Cesión.
Anexo 28
Modelo Adenda
Anexo 29
Modelo carta de entendimiento cooperación internacional
Anexo 30
Modelo carta de intención BNA
Anexo 31
Modelo carta de intención cooperación internacional
Anexo 32
Modelo contrato cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía
Anexo 33
Modelo contrato de arrendamiento
Anexo 34
Modelo contrato de comodato
Anexo 35
Modelo contrato de compraventa
Anexo 36
Modelo contrato de consultoría
Anexo 37
Modelo contrato de mandato
Anexo 38
Modelo contrato de participación
Anexo 39
Modelo contrato de prestación de servicios
Anexo 40
Modelo contrato de prestación de servicios profesionales
Anexo 41
Modelo contrato de suministro
Anexo 44
Modelo convenio de cooperación
Anexo 43
Modelo convenio de cooperación y aporte
Anexo 44
Modelo convenio interadministrativo
Anexo 45
Modelo ficha técnica de negociación BNA
Anexo 46
Modelo ficha técnica de producto BNA
Anexo 47
Modelo invitación a ofertar bienes y servicios no uniformes
Anexo 48
Modelo invitación a ofertar BSCTU (Anexo en medio magnético)
Anexo 49
Modelo invitación a ofertar contratación directa
Anexo 50
Modelo oficio de legalización
Anexo 41
Modelo pliego de condiciones para concurso de méritos
Anexo 52
Modelo pliego de condiciones para licitación pública
Anexo 53
Modelo pliego para selección abrev. BSCTU por subasta inversa
Anexo 54
Modelo pliego para selección abreviada menor cuantía
Anexo 55
Modelo protocolo de acuerdo de voluntades
Anexo 56
Modelo reglamento de venta de acciones no inscritas en bolsa
Anexo 57
Pacto de integridad
Anexo 58
Soporte documental para adiciones, modificaciones y prórrogas
Anexo 59
Soporte documental para contratación directa
Anexo 60
Soporte documental para suscribir acuerdos de cooperación

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 12.—Vigencia. El presente acto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., 30 de diciembre de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución de 2111 artículo 47 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)