RESOLUCIÓN 6126 DE 2006 

(Junio 12)

“Por medio de la cual se establece el procedimiento para la elaboración y rendición de la cuenta de los ingresos nacionales de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales, en especial las contempladas en los literales j) y cc) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que el Contralor General de la República, mediante la Resolución 5544 de diciembre 17 de 2003, modificada por Resolución 5594 de 29 de junio de 2004, reglamentó la rendición y revisión de cuentas que deben presentar las entidades sujetas de control fiscal;

Que el Contador General de la Nación, mediante la Resolución 550 de 2005 estableció los plazos para la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación y otras obligaciones de información para los entes públicos de los niveles nacional y territorial;

Que el numeral 5º del artículo 20 del Decreto 1265 de 1999, modificado por el artículo 10 del Decreto 4756 de 2005 establece como función de la subdirección de recaudación: “Rendir ante la Contaduría General de la Nación o la entidad que haga sus veces y la Contraloría General de la República, los estados financieros consolidados de los ingresos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”;

Que el numeral 1º del artículo 35 de la Resolución 1618 de 2006 establece como funciones de la división de contabilidad de la subdirección de recaudación: “Efectuar la consolidación de los estados financieros generados por la contabilización de las operaciones de recaudo, determinación, discusión, cobro y devolución de los ingresos de competencia de la entidad”;

Que el numeral 6º del artículo 49 de la Resolución 1618 de 2006 establece como funciones de la división de recaudación de las administraciones especiales y locales: “Efectuar los registros contables, elaborar los soportes que sean de su competencia y conformar la cuenta mensual de los ingresos administrados por la entidad en la jurisdicción de la respectiva administración, de acuerdo con las normas fiscales”;

Que el numeral 7º del artículo 49 de la Resolución 1618 de 2006 establece como funciones de la división de recaudación de las administraciones especiales y locales: “Efectuar análisis a las cifras de reconocimiento y recaudo contenidas en las cuentas de ingresos rendidas por la administración y presentar los respectivos informes al administrador”;

Que la DIAN debe disponer, en forma permanente y oportuna de la información sobre el registro contable de las operaciones de los ingresos, cuya administración le ha sido encomendada;

Que la DIAN a través del modelo único de ingresos, servicio y control automatizado, Muisca, ha puesto en funcionamiento el servicio informático electrónico que permite registrar y contabilizar en forma automática la información interna y externa de los ingresos de la Nación para la vigencia 2006 en adelante;

Que la información contable correspondiente a las vigencias del año 2005 y anteriores se seguirá registrando hasta su liquidación a través de los sistemas anteriores al mencionado servicio informático electrónico,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Rendición de cuenta

Nivel central

ART. 1º—Objeto. La presente resolución establece los procedimientos internos de obligatorio cumplimiento para la elaboración y rendición de la cuenta de los ingresos de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, a la Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación y demás organismos estatales usuarios de dicha información.

ART. 2º—Cuenta. Se define como la información consolidada de las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión derivadas de la administración de los tributos internos y externos ocurrida en las diferentes dependencias de la DIAN, al igual que las provenientes del decomiso, aprehensión y abandono de mercancías a favor de la Nación, sobre la cual la entidad realiza el análisis y control de su gestión, y complementariamente cumple con los requerimientos informativos exigidos por los organismos de control y demás entes estatales usuarios de dicha información.

ART. 3º—Responsables. En concordancia con lo establecido en la Resolución 5544 de 2003, corresponde al director general o a quien este delegue, la responsabilidad de rendir cuentas a la Contraloría General de la República.

En lo que respecta a la Contaduría General de la Nación, la responsabilidad recae en el director general o en quien este delegue, en el subdirector de recaudación o quien haga sus veces y en el jefe de la división de contabilidad de la subdirección de recaudación o quien haga sus veces, conforme a lo establecido en la Resolución 550 de 2005.

ART. 4º—Contenido, período y término de rendición. La cuenta que se rinda a los organismos técnicos y de control, contendrá la información establecida en la Resolución Orgánica 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República y la Resolución 550 de 2005 de la Contaduría General de la Nación, o las normas que las modifiquen o adicionen y se presentará por los períodos y dentro del término que las mismas establezcan.

CAPÍTULO II

Rendición de informes

Administraciones especiales y locales

ART. 5º—Objeto y responsables. Con el fin de dar cumplimiento oportuno a los requerimientos informativos de los organismos de control y demás organismos estatales, y en especial, la rendición de la cuenta de los ingresos administrados por la entidad, los administradores especiales y locales de impuestos, de aduanas y de impuestos y aduanas nacionales, deberán presentar informes en la forma y plazos establecidos en la presente resolución.

ART. 6º—Forma y término de rendición de los informes. Los responsables señalados en el artículo anterior presentarán ante la división de contabilidad de la subdirección de recaudación, los informes relacionados con la administración de los ingresos de su competencia por períodos mensuales, de acuerdo con el calendario que dicha división establezca.

ART. 7º—Contenido de los informes. Los informes mensuales que deben rendir los responsables a que hace referencia el artículo 6º, estarán conformados por los siguientes documentos:

1. Movimiento contable de las operaciones correspondientes a vigencias año 2005 y anteriores.

2. Conciliaciones de las cuentas de balance y sus respectivos soportes.

3. Relaciones de los actos administrativos y demás documentos que soporten los registros contables de las operaciones correspondientes a vigencias año 2005 y anteriores.

4. Notas aclaratorias a los informes contables.

CAPÍTULO III

De la información contable

ART. 8º—Cualidades de la información y responsables. La información que es insumo para la contabilidad debe contar con la calidad y oportunidad requerida que garanticen la generación de estados financieros confiables y demás elementos que conforman la cuenta de los ingresos de la Nación.

Para el logro de los propósitos señalados son responsables de la respectiva información contable:

1. Los jefes de las divisiones de recaudación o quien haga sus veces en las administraciones especiales y locales de impuestos, de aduanas y, de impuestos y aduanas nacionales frente a:

— La recepción y validación de la información remitida por las entidades autorizadas para recaudar.

— La calidad y oportunidad en la inclusión de la información que soporta el registro contable relacionado con operaciones de vigencias 2005 y anteriores.

— La conservación de los documentos relacionados en los artículos 7º y 9º de la presente resolución.

2. Los jefes de las divisiones de recaudación, cobranzas, jurídica, devoluciones, gestión y asistencia al cliente, comercio exterior, fiscalización y liquidación, documentación o quienes hagan sus veces en las administraciones especiales y locales de impuestos, de aduanas y, de impuestos y aduanas nacionales, así como los jefes de las dependencias que realicen operaciones que deban ser registradas en el balance de los ingresos nacionales administrados por la DIAN, frente a:

— La calidad y completitud de los actos administrativos y demás información contable que generen.

— El envío a la división de recaudación o quien haga sus veces dentro de los cinco (5) primeros días hábiles siguientes a la terminación del mes al que corresponda, de la información sobre operaciones de vigencias 2005 y anteriores para que esta las incorpore en la contabilidad.

— La incorporación de la información sobre operaciones de vigencias 2006 y siguientes, en la forma y términos establecidos para cada tipo de documento o acto administrativo.

3. Los jefes de las divisiones de documentación o quien haga sus veces en las administraciones especiales y locales de impuestos, de aduanas y, de impuestos y aduanas nacionales son responsables por la conservación, autenticidad e integridad de los documentos físicos que soporten la contabilidad de los ingresos.

CAPÍTULO IV

Libros principales, auxiliares y documentos soportes

ART. 9º—Libros principales y auxiliares. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales generará y conservará de la siguiente forma los libros principales y auxiliares:

• La división de contabilidad de la subdirección de recaudación guardará una copia física y magnética del libro mayor y balances y del libro diario que contenga la información de vigencias 2006 en adelante.

• El libro diario que contenga la información de vigencias 2005 y anteriores se generará de forma sistematizada y se conservará en forma física en cada una de las administraciones.

• Los libros auxiliares que contengan la información de vigencias 2005 y anteriores se generarán en forma sistematizada y conservarán en forma física en cada una de las administraciones y los libros auxiliares que contengan la información de vigencia 2006 en adelante se generarán y conservarán en forma sistematizada en el nivel central.

ART. 10.—Apertura y foliación de libros. Se deberá elaborar acta de apertura al inicio del año y acta de cierre al final del año en la cual se registren los folios de los libros principales mencionados en el artículo anterior. Estas actas deberán ser firmadas por el administrador, jefe de recaudación y jefe de grupo de contabilidad o quien haga sus veces.

Para los libros principales que se generen en el proceso de consolidación por parte del nivel central se elaborará un acta de apertura en donde se autoriza la numeración de folios para estos libros, la cual será suscrita por el representante legal de la entidad o a quien se delegue esta función.

ART. 11.—Conservación de soportes. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservará en forma sistematizada electrónicamente y en forma física, todos los documentos soportes fuentes de los derechos, bienes y obligaciones registradas en la contabilidad.

CAPÍTULO V

Rendición de cuentas e informes por parte de la subsecretaría comercial

ART. 12.—Rendición de cuentas sobre la aprehensión, decomiso y comercialización de mercancías. La subsecretaría comercial debe consolidar y enviar a la división de contabilidad de la subdirección de recaudación dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente al registro contable de las operaciones, los siguientes documentos para su incorporación a los estados financieros de ingresos:

1. Balance detallado a nivel de cuentas de segundo orden.

2. Comprobante de contabilidad mensuales.

3. Notas a los estados financieros.

4. Conciliaciones bancarias.

5. Conciliación de las operaciones recíprocas con la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

6. Conciliación de las cuentas de bienes transferidos y bienes recibidos.

PAR.—Serán responsables por la rendición de la cuenta sobre la aprehensión, decomiso y comercialización de mercancías el subsecretario comercial, la cual deberá ser firmada igualmente por el jefe de la división de disposición de mercancías y el contador con su respectivo número de tarjeta profesional.

ART. 13.—Vigencias y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 2608 de 2000 y demás normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de junio de 2006.