Unidad Administrativa Especial Migración Colombia

RESOLUCIÓN 62 DE 2012 

(Enero 24)

“Por la cual se crea el comité de Gobierno en Línea y antitrámites de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia”.

El Director de Migración Colombia,

En ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el artículo 59, numeral 3º, de la Ley 489 de 1998 y el numeral 19 del artículo 10 del Decreto 4062 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 6º del Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, el Programa Agenda de Conectividad elaboró el “Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea”, el cual fue publicado el 28 de mayo de 2008.

Que el artículo 7º del Decreto 1151 de 2008 determina que los lineamientos establecidos en el “Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea” son de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades que conforman la administración pública, en los términos de los artículos 2º de la Ley 962 de 2005 y 39 de la Ley 489 de 1998, y deberán seguirse por los demás organismos y ramas del Estado, de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 6º de la Ley 489 de 1998, con el fin de garantizar la armonía y articulación en el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Que el “Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea” establece que, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, las entidades públicas deberán adelantar acciones de preparación preliminar, entre las cuales se señala la creación de un comité de Gobierno en Línea en la entidad.

Que de acuerdo con lo anterior, se hace necesaria la creación de un comité de Gobierno en Línea de Migración Colombia, con el objeto de garantizar la adecuada implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea por parte de la institución.

Que de acuerdo con el numeral 19 del artículo 10 del Decreto 4062 de 2011, el director de la unidad administrativa especial se encuentra facultado para crear, organizar y conformar los comités de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto, se

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el comité de Gobierno en Línea y antitrámites de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia.

ART. 2º—El objetivo del comité de Gobierno en Línea y antitrámites de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia es el de garantizar la adecuada implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea por parte de la entidad, de manera que contribuya con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación.

ART. 3º—El comité de Gobierno en Línea de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia estará integrado por los siguientes miembros permanentes:

— Jefe de la oficina de comunicaciones, quien lo presidirá.

— El subdirector de control migratorio.

— El subdirector de extranjería.

— El subdirector de verificación migratoria.

— El jefe de la oficina asesora de planeación.

— El jefe de la oficina de tecnología de la información.

— El responsable de atención al ciudadano.

PAR. 1º—El comité será presidido por el jefe de la oficina de comunicaciones, quien será el líder del proceso de Gobierno en Línea y antitrámites de Migración Colombia. Los miembros asistentes designarán, entre ellos, al secretario técnico del comité.

PAR. 2º—El jefe de la oficina asesora jurídica, asistirá a las reuniones en calidad de invitado permanente del comité de Gobierno en Línea.

PAR. 3º—El comité podrá invitar a las sesiones que considere pertinentes a los funcionarios de la entidad, o de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del comité.

ART. 4º—Son funciones del comité de Gobierno en Línea y antitrámites de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia las siguientes:

4.1. Ser la instancia responsable del liderazgo, planeación e impulso de la Estrategia de Gobierno en Línea en la unidad administrativa especial y el canal de comunicación con la institución responsable de coordinar la Estrategia de Gobierno en Línea, con la Comisión Interinstitucional de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública (COINFO) y de los demás grupos de trabajo relacionados con la transformación y modernización de la administración pública, apoyados en el aprovechamiento de la tecnología.

4.2. Definir los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el Gobierno en Línea, como la Ley 962 de 2005, la Ley 1150 de 2007 y los decretos 66 y 1151 de 2008, entre otros.

4.3. Liderar, bajo los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea, la elaboración del diagnóstico la formulación y seguimiento al plan de acción de Gobierno en Línea de la entidad.

4.4. Acompañar a los diversos grupos conformados al interior de la entidad, relacionados con servicio al ciudadano, racionalización y simplificación de trámites, calidad y control interno, con el fin de incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones que estos grupos adelanten.

4.5. Identificar las barreras normativas para la provisión de trámites y servicios en línea y propender por levantar dichos obstáculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos.

4.6. Definir los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, direcciones y/o programas de la entidad), política de uso aceptable de los servicios de red y de internet política de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad del sitio web, entre otros.

4.7. Definir e implementar el esquema de vinculación de la entidad a la intranet gubernamental y cada uno de sus componentes.

4.8. Definir y generar incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de Gobierno en Línea por parte de los ciudadanos, las empresas y la entidad misma.

4.9. Adelantar investigaciones, de tipo cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios de Gobierno en Línea de la entidad.

4.10. Garantizar la participación de funcionarios de la entidad en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo de la institución responsable de coordinar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea.

4.11. Realizar el inventario de los trámites y servicios de la entidad.

4.12. Definir el plan de acción para el levantamiento o revisión de la información detallada de trámites y servicios existentes en la entidad.

4.13. Elaborar el plan de acción de racionalización de trámites de la entidad y su seguimiento, en el que se incluyan las estrategias de interacción con otras entidades para los trámites transversales.

4.14. Analizar y autorizar el reporte de los trámites y servicios que entrega el administrador de trámites y servicios al Departamento Administrativo de la Función Pública para su respectiva aprobación e inscripción en el SUIT.

Respecto de los trámites, se debe analizar y verificar como mínimo el soporte legal que crea o autoriza el trámite y la no inclusión de requisitos y exigencia de documentos, tales como autorizaciones o permisos que no estén previstos en la ley.

4.15. Analizar los trámites de la entidad, dentro de los cuales se deben identificar aquellos que son transversales en relación con o tías entidades y proponer acciones integrales de racionalización, simplificación o automatización, contemplando los principios señalados en la Ley 489 de 2005 y la Ley 962 de 2005.

4.16. Analizar los proyectos de creación de nuevos trámites en la entidad, con el fin de verificar que se cumpla con los requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005 y su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 o aquel que lo sustituya, adicione o modifique.

ART. 5º—El comité de Gobierno en Línea y antitrámites de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia sesionará en reuniones ordinarias de forma bimensual y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan a solicitud de cualquiera de sus miembros, las cuales serán convocadas por lo menos con cinco (5) días de antelación.

PAR. 1º—A las citaciones de las reuniones se allegará la documentación necesaria para atender la agenda propuesta.

PAR. 2º—De las reuniones adelantadas por el comité de Gobierno en Línea y antitrámites se dejarán las actas correspondientes.

ART. 6º—Los miembros del comité deberán, como mínimo:

6.1. Asistir de manera regular a las reuniones del comité, así como a las reuniones extraordinarias que sean convocadas en caso de así requerirse,

6.2. Trabajar conjuntamente para llevar adelante el plan de acción de Gobierno en Línea establecido.

6.3. Apoyar desde sus respectivas dependencias los procesos que se definan bajo su competencia, relacionados con la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea.

6.4. Apoyar la ejecución de las actividades del comité definidas en el plan de acción de Gobierno en Línea, de acuerdo con sus competencias.

6.5. Participar, al menos una vez al semestre, en el reporte del avance y resultados de la gestión del comité al director.

ART. 7º—El líder del proceso de Gobierno en Línea y antitrámites de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia deberá:

7.1. Ser el canal de comunicación con el Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces.

7.2. Gestionar y coordinarlas acciones tendientes al cumplimiento del objeto del comité.

7.3. Orientar; coordinar y hacer seguimiento a las acciones de cada dependencia miembro, relacionadas con la Estrategia de Gobierno en Línea en la entidad.

7.4. Gestionar la activa participación de las dependencias miembros del comité.

7.5. Convocar, con el apoyo administrativo de la secretaría técnica, a los miembros del comité a sesiones ordinarias y extraordinarias y cursar invitación a las personas que deban participar en las mismas.

7.6. Coordinar, al menos una vez al semestre, el reporte del avance y resultados de la gestión del comité al representante legal de la entidad.

7.7. Velar porque el representante legal de la entidad informe, al corte de cada semestre, el resultado de la gestión del comité al Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces y garantizar la publicación de dicho informe en la sección de informes de gestión del sitio web de la entidad.

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 24 de enero de 2012.