Unidad Administrativa Especial Migración Colombia

RESOLUCIÓN 63 DE 2012 

(Enero 24)

“Por la cual se crea el comité del sistema integrado de gestión de la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia”,

El Director de la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia,

En ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los artículos 59 y 115 de la Ley 489 de 1998, el parágrafo 1º del artículo 2º de la Ley 872 de 2003, y el numeral 19 del artículo 10 del Decreto 4062 de 2011 y,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 señala que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que el artículo 269 de la Constitución Política, establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

Que el artículo 2º de la Ley 87 de 1993, establece que atendiendo los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública; el diseño y el desarrollo del sistema de control interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales: Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan; Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos entre otros.

Que la Ley 87 de 1993, relativa a la implementación del sistema de control interno en las entidades públicas prevé en su artículo 13, que las entidades a que se refiere la misma, deberán establecer al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que el Decreto 1826 del 3 de agosto de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en sus artículos 4º y 5º establece los requisitos mínimos en cuanto a la conformación, sesiones y funciones del comité de coordinación de control Interno y la obligatoriedad de dictar el respectivo reglamento interno.

Que el Decreto 1537 de 2001, reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.

Que el Decreto 1599 de 2005, adoptó el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de control interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5º de la Ley 87 de 1993.

Que la Ley 872 de 2003, crea el sistema de gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad se adoptará en cada entidad con un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.

Que la Ley 872 de 2003 en su artículo 2º dispone que las entidades públicas del sector central y del sector descentralizado por servicios de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional deben desarrollar y poner en funcionamiento obligatoriamente el sistema de gestión de la calidad.

Que el Decreto 4110 de 2004, en su artículo 1º adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, la cual plantea 242 requisitos normativos divididos en ocho capítulos, tres generales y cinco específicos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme con el artículo 2º de la Ley 872 de 2003.

Que el Decreto 4485 de 2009 adoptó la actualización de la norma NTCGP 1000, 2009.

Que de acuerdo con el numeral 19 del artículo 10 del Decreto 4062 de 2011, el director de la unidad administrativa especial se encuentra facultado para crear; organizar y conformar los comités de la entidad.

Que el numeral 10 del artículo 11 del Decreto 4062 de 2011, señala dentro de las funciones de la oficina asesora de planeación, la de implementar; mantener y mejorar el sistema integrado de gestión institucional.

Que el artículo 13 del Decreto 4062 de 2011, señala dentro de las funciones de la oficina de control interno, las siguientes:

“Asesorar al consejo directivo, al director de la entidad y a todas las dependencias en el diseño e implementación del sistema de control interno, sus métodos, procedimientos y realizar seguimiento sobre el adecuado funcionamiento del mismo;

Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de control del riesgo, de autocontrol y de calidad que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de competencia de la entidad;

Diseñar los planes, métodos, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación del sistema de control interno de la entidad;

Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar recomendaciones al director, haciendo énfasis en los indicadores de gestión resultados diseñados y repollados periódicamente por la oficina asesora de planeación;

Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la entidad, recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación; y

Velar por el adecuado registro y administración de los sistemas de información institucional, entre otras”.

Que se hace necesario establecer un comité para el manejo del sistema integrado de gestión de la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia que vincule los asuntos relacionados con el sistema de control interno, el modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de la calidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el comité del sistema integrado de gestión de la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia, como una instancia encargada de asesorar, dirigir, coordinar y controlar los asuntos relacionados con el sistema de control interno, el modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de la calidad de la entidad.

ART. 2º—El comité del sistema integrado de gestión estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1. El director de la unidad, o su delegado, quien lo presidirá.

2. El secretario general.

3. El jefe de la oficina asesora de planeación.

4. El subdirector de control migratorio.

5. El subdirector de extranjería.

6. El subdirector de verificación migratoria.

7. El jefe de la oficina de control interno.

PAR. 1º—La participación de los miembros del comité será indelegable, con excepción de la del director de la unidad. En ausencia del director o su delegado, presidirá el comité el secretario general, como encargado de dirigir los temas relacionados con el sistema de control interno.

PAR. 2º—El jefe de la oficina de control interno concurrirá a las reuniones con voz pero sin voto.

PAR. 3º—Concurrirá un representante de la oficina asesora de planeación, quien actuará como secretario técnico del comité con voz pero sin voto.

PAR. 4º—El comité se reunirá cada dos (2) meses y cuando las circunstancias lo exijan, sesionará con un mínimo de cinco (5) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ART. 3º—Podrá participar en las sesiones del comité el miembro ausente, siempre que para el efecto se pueda utilizar los medios técnicos y tecnológicos de comunicación que le permitan participar activamente en la correspondiente sesión.

ART. 4º—El comité de sistema integrado de gestión ejercerá las siguientes funciones:

1. Brindar asesoría en la formulación de políticas, objetivos, planes y estrategias del sistema de gestión de la calidad que presenten los responsables de los procesos.

2. Proponer y definir estrategias que permitan comunicar, sensibilizar y comprometer a los funcionarios en el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de la calidad en la entidad.

3. Verificar, coordinar, controlar y dirigir todo el proceso de mantenimiento, seguimiento y mejora del sistema de gestión de la calidad en la unidad.

4. Asesorar a la dirección de la unidad administrativa especial en la revisión del sistema de gestión de la calidad, analizar su desempeño y tomar acciones tendientes a su mejoramiento.

5. Proponer la planificación estratégica de la calidad en la entidad.

6. Proponer la estimación de los reclusos necesarios para desarrollar el sistema de calidad de la unidad administrativa especial.

7. Proponer las directrices de calidad a realizarse en cada uno de los procesos.

8. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la unidad administrativa especial.

9. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la unidad administrativa especial, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los conectivos necesarios.

10. Asesorar al director de la unidad administrativa especial en la definición de planes estratégicos en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.

11. Recomendar prioridades, para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

12. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la unidad administrativa especial.

13. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la unidad.

14. Coordinar con las dependencias de la unidad administrativa especial la eficiencia en el cumplimiento de sus funciones y actividades.

15. Presentar a consideración del director de la unidad administrativa especial propuestas de modificación a las normas sobre el control interno vigentes.

16. Evaluar y apoyar la sostenibilidad del sistema integrado de gestión MECI - calidad, como instrumento de gestión de gerencia.

17. Reglamentar el funcionamiento de los subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen, y

18. Las demás que le sean asignadas por el director de la unidad administrativa especial.

ART. 5º—Son funciones del secretario técnico del comité:

1. Citar a las sesiones del comité y elaborar las actas de cada sesión del comité.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones que será entregado al director de la unidad y a los miembros del comité cada tres (3) meses.

4. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 24 de enero de 2012.