Ministerio de Defensa Nacional

RESOLUCIÓN 6345 DE 2012 

(Septiembre 14)

Manual de contratación del Ministerio de Defensa Nacional, y sus unidades ejecutoras 2012.

(Nota: Dejada sin efecto por la Resolución 6302 de 2014 artículo 2° del Ministerio de Defensa Nacional)

El Ministro de Defensa Nacional,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial aquellas conferidas en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y en el Decreto-Ley 19 de 2012, así como en las disposiciones contenidas en los decretos 1512 de 2000, 49 de 2003, y 3123 de 2007, y considerando lo establecido en el artículo 8.1.11 del Decreto 734 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que conforme a lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, el Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras deben desarrollar su actividad administrativa, y sus procesos contractuales, bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 8.1.11 del Decreto 734 de 2012, establece que las entidades estatales sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública deben contar con un manual de contratación en el que se señalen las funciones y procedimientos internos de contratación, los funcionarios intervinientes, las tareas que por virtud de la delegación o desconcentración de funciones se deben realizar y en general los aspectos propios de los procesos de selección, vigilancia y control de su gestión contractual.

Que el manual de contratación adoptado en la presente resolución, establece las pautas aplicables en la actividad contractual del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras de conformidad con lo establecido en la ley aplicable, en procura de unificar sistemática y eficazmente los procedimientos en pro de la satisfacción del interés público y a efecto de cumplir los fines de la contratación estatal.

Que con la adopción del manual el Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras, pretenden concretar los procesos de selección de contratistas para ejecutarlos de forma transparente, eficiente y eficaz.

Que el presente manual de contratación se expide con arreglo al modelo estándar de control interno, MECI, en particular con los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión.

Que el Ministerio de Defensa Nacional cuenta con el sistema de gestión de calidad certificado bajo la norma NTC GP 1000:2009 y la ISO 9001:2008, el cual rige para todas las actuaciones. Sistema que se incorpora en la gestión contractual, con el fin de fortalecer las diferentes etapas contractuales. El modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de calidad están enmarcados en la gerencia pública activa para el buen gobierno.

Que el manual de buenas prácticas del Ministerio de Defensa debe ser observado armónicamente con el presente Manual de Contratación, toda vez que se genera una complementación contextual.

Contenido del manual

I. Condiciones generales

1. Objetivos.

1.1. Objetivo general.

1.2. Objetivo específico.

2. Destinatarios y/o usuarios del manual.

3. Principios.

3.1. Transparencia.

3.2. Economía.

3.3. Responsabilidad.

3.4. Selección objetiva.

3.5. Ecuación contractual.

3.6. Interpretación de las reglas contractuales.

3.7. Igualdad.

3.8. Moralidad.

3.9. Eficacia.

3.10. Celeridad.

3.11. Imparcialidad.

3.12. Publicidad.

3.13. Buena fe.

3.14. Debido proceso.

3.15. Equidad.

3.16. Legalidad.

3.17. Planeación.

4. Marco ético.

5. Marco normativo.

6. Inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones y régimen aplicable en materia disciplinaria.

7. Competencia para contratar.

8. Instancias de decisión en materia contractual.

9. De las políticas de contratación y adquisiciones.

10. Comité de adquisiciones del ministerio de defensa nacional.

11. Comités estructuradores, asesores y evaluadores.

12. De las obligaciones éticas en el ejercicio de la función de gerente de proyecto de área funcional, gerente de proyecto de cada unidad ejecutora, supervisores, estructuradores y asesores y evaluadores de ofertas.

13. Tareas de los segundos comandos de fuerza y subdirectores.

14. Gerencias de proyectos del área funcional.

15. Gerencias de proyectos de unidad ejecutora.

16. Competencia para adelantar procesos de contratación.

II. Etapa preparatoria

17. Etapa de planeación.

18. Estudios previos y su contenido.

19. Descripción de la necesidad.

20. Objeto a contratar.

21. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

22. El valor estimado del contrato.

23. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

24. Estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

25. Exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso.

26. Otras modalidades de garantía.

27. Vigencia, cobertura y cuantía de los amparos.

28. Documentos necesarios para la etapa precontractual.

III. Etapa precontractual

29. Consideraciones comunes a los procesos de selección.

30. Selección de contratistas.

31. Licitación pública.

32. Selección abreviada.

33. Concurso de méritos.

34. Contratación directa.

35. Mínima cuantía.

36. Ejecución de los contratos.

37. Terminación y liquidación de los contratos.

38. Normas técnicas del ministerio de defensa nacional.

39. Disposiciones finales.

CAPÍTULO I

Condiciones generales

Este capítulo expone los lineamientos generales que el responsable contractual debe tener en cuenta al momento de adelantar cualquiera de los procedimientos de selección de contratistas contemplados en el estatuto general de contratación de la administración pública. Se establecen en este las directrices mínimas a tener en cuenta en cualquiera de las diferentes modalidades de contratación que se adelanten, ya sea licitación, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa o mínima cuantía.

El proceso contractual comprende cuatro (4) etapas a saber: la preparatoria, la precontractual, la de ejecución y la de liquidación; las cuales serán desarrolladas a lo largo del presente documento.

1. Objetivos.

1.1. Objetivo general.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8.1.11 del Decreto 734 de 2012, el objeto del presente manual consiste en i) señalar las funciones internas que en materia de contratación estatal deben adelantarse por los funcionarios involucrados en la gestión contractual del Ministerio de Defensa, ii) establecer las tareas que en materia contractual deben acometerse por los competentes en atención a las delegaciones y desconcentraciones para el efecto existentes en el MDN; y, iii) fijar las actividades de control y seguimiento que sobre los contratos estatales celebrados por el Ministerio de Defensa deben adelantarse a efecto de verificar el cumplimiento de los fines de la contratación.

En el anterior contexto, el presente manual sirve además para dotar a sus destinatarios de un instrumento guía en los procesos de contratación estatal, para garantizar el cumplimiento de los altos niveles de calidad y eficiencia en su gestión, y así cumplir y lograr los cometidos institucionales.

1.2. Objetivos específicos.

Dotar al Ministerio de Defensa Nacional y a sus Unidades Ejecutoras de una herramienta que propenda por la efectividad, claridad y transparencia de sus procesos de selección.

Unificar procedimientos para ejercer la actividad contractual a partir de criterios uniformes sobre la aplicación de las normas que rigen la actividad contractual de las entidades estatales.

Propender por la debida y oportuna ejecución de los recursos asignados al Ministerio de la Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras.

Garantizar unidad de criterio sobre preceptos y procedimientos en materia de contratación estatal.

2. Destinatarios y/o usuarios del manual.

• Viceministerio del grupo social y empresarial de la defensa, GSED.

• Secretaría general del Ministerio de Defensa Nacional.

• Comando general de las Fuerzas Militares.

• Comando general del Ejército.

• Comando general de la Fuerza Aérea.

• Comando general de la Armada Nacional.

• Oficina de control interno del Ministerio de Defensa Nacional.

• Dirección de planeación y presupuestación del sector defensa Ministerio de Defensa Nacional.

• Dirección de asuntos legales del Ministerio de Defensa Nacional.

• Dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional.

• Dirección de finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

• Dirección administrativa de la gestión general.

• Dirección ejecutiva de la Justicia Penal Militar.

• Dirección administrativa y financiera del comando general FF.MM.

• Departamento administrativo de la Escuela Superior de Guerra.

• Segundo comando del Ejército Nacional.

• Jefatura logística del Ejército Nacional.

• Segundo comando de la Armada Nacional.

• Jefatura de operaciones logísticas de la Armada Nacional.

• Dirección de abastecimientos de la Armada Nacional.

• Segundo comando de la Fuerza Aérea Colombiana.

• Jefes de estado mayor de los comandos aéreos.

• Comando de Infantería de Marina.

• Jefatura de incorporación y educación naval.

• Comandantes de las bases navales.

• Subdirector administrativo y financiero del Hospital Naval.

• Director de la Escuela Superior de Guerra.

• Director escuelas de formación y capacitación de cada una de las fuerzas.

• Jefatura de desarrollo humano de la Armada Nacional.

• Segundos comandantes y jefes de plana mayor de grupos aéreos.

• Jefatura de apoyo logístico y operaciones logísticas aeronáuticas de la Fuerza Aérea Colombiana.

• Jefe de la jefatura de educación aeronáutica.

• Dirección de servicios Fuerza Aérea Colombiana.

• Dirección general de la Dirección General Marítima.

• División administrativa de la Dirección General Marítima.

• Dirección general de sanidad militar.

• Subdirección administrativa y financiera de la dirección general de sanidad militar.

• Subdirección administrativa y financiera de la dirección de sanidad de cada fuerza.

• Subdirección de la Policía Nacional.

• Dirección administrativa y financiera de la Policía Nacional.

• Dirección operativa para la defensa de la libertad personal, Fondelibertad.

• Comisión Colombiana del Océano.

Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con el Ministerio de Defensa Nacional, los proponentes, los contratistas y las compañías aseguradoras, entre otros.

3. Principios y deberes.

La gestión contractual del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras, debe adelantarse de conformidad con los principios y deberes que rigen la contratación estatal a continuación enunciados según el alcance conceptual para ellos fijados en la ley, los cuales son(1):

3.1. Transparencia.

3.2. Economía.

3.3. Responsabilidad.

3.4. Selección objetiva.

3.5. Ecuación contractual.

3.6. Interpretación de las reglas contractuales.

Los principios que rigen la contratación estatal están amparados en los principios que rigen la función administrativa y que le son igualmente aplicables, los cuales están delimitados en el artículo 209 de la Constitución Política y el Código Contencioso Administrativo, los cuales son:

3.7. Igualdad.

3.8. Moralidad.

3.9. Eficacia.

3.10. Celeridad.

3.11. Imparcialidad.

3.12. Publicidad.

Finalmente, la gestión contractual debe realizarse igualmente de conformidad con los principios generales del derecho, tal y como se establece en el precitado artículo 23 de la Ley 80 de 1993, tales como:

3.13. Buena fe.

3.14. Debido proceso.

3.15. Equidad.

3.16. Legalidad.

3.17. Planeación.

4. Marco ético y de valores.

En los procesos de selección adelantados bajo los parámetros del presente manual, al interior de la institución y en sus relaciones con los administrados siempre deberá predominar una actuación ajustada a la ética y las buenas costumbres. En tal sentido, los funcionarios encargados de la actividad contractual en el ministerio y sus unidades ejecutoras, asumen un compromiso de ética y moralidad en sus actuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestión administrativa.

La gestión de los destinatarios del manual se sujetará a los valores de honestidad, servicio, compromiso, respeto, lealtad, eficacia, solidaridad, disciplina y los demás que apliquen en cada unidad ejecutora.

5. Marco normativo.

La gestión contractual del MDN debe adelantarse de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables a la contratación estatal, las cuales se encuentran contenidas en el anexo 1 - normograma del presente documento. Sin perjuicio de lo anterior, los destinatarios del presente manual deberán aplicar aquellas disposiciones normativas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual.

6. Inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones y régimen aplicable en materia disciplinaria.

Para todos los efectos se aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones previstas en:

La Constitución Política de Colombia.

Ley 80 de 1993 en sus artículos 8º, 9º y 10.

Ley 1150 de 2007 artículo 18.

Ley 734 de 2002 en su artículo 35.

Ley 1474 de 2011 artículos 1º, 4º, 84, 90.

Las demás disposiciones jurídicas que consagren inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones y/o conflictos de interés.

En materia disciplinaria se aplicarán las leyes 734 de 2002 y 836 de 2003 respectivamente, según las calidades de su destinatario.

ART. 8º—Ley 80 de 1993, serán inhábiles para contratar:

a) Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes.

b) Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados.

La expresión concurso fue derogada por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

c) Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad.

d) Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.

e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.

f) Los servidores públicos.

g) Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o concurso.

La expresión concurso fue derogada por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

h) Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación o concurso.

La expresión concurso fue derogada por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

i) Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

Las inhabilidades a que se refieren los literales c), d) e i) se extenderán por un término de cinco (5) años contado a partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena, o del acto que dispuso la destitución; las previstas en los literales b) y e), se extenderán por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la licitación o concurso, o de la de celebración del contrato, o de la de expiración del plazo para su firma.

La expresión concurso fue derogada por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

2. Tampoco podrán participar en licitaciones o concursos ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva:

La expresión concurso fue derogada por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

a) Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad contratante. Esta incompatibilidad solo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo y se extiende por el término de un (1) año contado a partir de la fecha del retiro.

b) Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.

c) El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.

d) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o consejo directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.

e) Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad solo se predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.

PAR. 1º—La inhabilidad prevista en el literal d) del ordinal 2º de este artículo no se aplicará en relación con las corporaciones, asociaciones, fundaciones y sociedades allí mencionadas, cuando por disposición legal o estatutaria el servidor público en los niveles referidos debe desempeñar en ellas cargos de dirección o manejo.

PAR. 2º—Para los efectos previstos en este artículo, el Gobierno Nacional determinará que debe entenderse por sociedades anónimas abiertas (hoy artículo 5º, Decreto 679 de 1994).

Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007. Adiciónese un literal j) al numeral 1º y un inciso al parágrafo 1º, del artículo 8º de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 1º de la Ley 1474 del 2011 así:

j) Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la administración pública cuya pena sea privativa de la libertad o que afecten el patrimonio del Estado o quienes hayan sido condenados por delitos relacionados con la pertenencia, promoción o financiación de grupos ilegales, delitos de lesa humanidad, narcotráfico en Colombia o en el exterior, o soborno transnacional, con excepción de delitos culposos.

Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades en las que sean socias tales personas, a sus matrices y a sus subordinadas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas.

La inhabilidad prevista en este literal se extenderá por un término de veinte (20) años.

PAR. 1º—... En las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio, los vínculos desaparecen por muerte o por disolución del matrimonio.

El artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, adiciona el literal k) al numeral 1º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993, así:

k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.

Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.

Artículo 4º Ley 1474 de 2011, modifica el literal f) del numeral 2º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993, así:

f) Directa o indirectamente las personas que hayan ejercido cargos en el nivel directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título, durante los dos (2) años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios.

Esta incompatibilidad también operará para las personas que se encuentren dentro del primer grado de consanguinidad, primero de afinidad, o primero civil del ex empleado público.

Artículo 90 de la Ley 1474 de 2011:

Inhabilidad por incumplimiento reiterado. Quedará inhabilitado el contratista que incurra en alguna de las siguientes conductas:

a) Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la ejecución de uno o varios contratos, durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales;

b) Haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por los menos dos (2) contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales;

c) Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1) incumplimiento durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales.

La inhabilidad se extenderá por un término de tres (3) años, contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el registro único de proponentes, de acuerdo con la información remitida por las entidades públicas. La inhabilidad pertinente se hará explícita en el texto del respectivo certificado.

PAR.—La inhabilidad a que se refiere el presente artículo se extenderá a los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado esta inhabilidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

El segundo inciso del artículo 96 de la Ley 1474 de 2011:

(...) No se generarán inhabilidades ni incompatibilidades sobrevinientes por la aplicación de las normas contempladas en la presente ley respecto de los procesos contractuales que se encuentren en curso antes de su vigencia.

Inciso 3º del parágrafo 2º del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012:

El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

Artículo 3.2.6.1 del Decreto 734 de 2012:

Las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados regulados, así como aquellas a las que se refiere el artículo 16 de la Ley 1150 de 2007, se regirán para su contratación por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad económica y comercial, sin desconocer los principios de la función pública a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del estatuto general de contratación de la administración pública.

Artículo 9º de la Ley 80 de 1993. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes:

Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este cederá el contrato previa autorización escrita de la entidad contratante o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de una licitación o concurso, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.

La expresión concurso fue derogada por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, este cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

Artículo 10 de la Ley 80 de 1993. Excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades:

No quedan cobijadas por las inhabilidades e incompatibilidades de que tratan los artículos anteriores, las personas que contraen por obligación legal o lo hagan para usar los bienes o servicios que las entidades a que se refiere el presente estatuto ofrezcan al público en condiciones comunes a quienes los soliciten, ni las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos representantes legales hagan parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato legal o estatutario, ni quienes celebren contratos en desarrollo de lo previsto en el artículo 60 de la Constitución Política.

Prohibiciones

Artículo 35 de la Ley 734 de 2002. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

Incumplir los deberes, abusar de los derechos, extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.

Imponer a otro servidor público trabajos ajenos a sus funciones o impedirle el cumplimiento de sus deberes.

Solicitar directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.

Aceptar, sin permiso de la autoridad correspondiente, cargos, honores o recompensas provenientes de organismos internacionales o gobiernos extranjeros, o celebrar contratos con estos, sin previa autorización del Gobierno.

Ocupar o tomar indebidamente oficinas o edificios públicos.

Ejecutar actos de violencia contra superior, subalterno o compañeros de trabajo, demás servidores públicos o injuriarlos o calumniarlos.

Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.

Omitir, retardar, o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares, o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

Ejecutar en el lugar de trabajo actos que atenten contra la moral o las buenas costumbres.

Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los asuntos a su cargo, de sus representantes o apoderados, de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil o de su cónyuge o compañero o compañera permanente.

Incumplir reiterada e injustificadamente obligaciones civiles, laborales, comerciales o de familia impuestas en decisiones judiciales o admitidas en diligencia de conciliación.

Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar una situación administrativa.

Ocasionar daño, o generar la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

Desempeñar simultáneamente más de un empleo público o recibir más de una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la ley. Entiéndase por tesoro público el de la Nación, las entidades territoriales y las descentralizadas.

Ordenar el pago o percibir remuneración oficial por servicios no prestados, o por cuantía superior a la legal, o reconocer y cancelar pensiones irregularmente reconocidas, o efectuar avances prohibidos por la ley o los reglamentos.

Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el programa anual mensualizado de caja (PAC).

Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre particulares que ejerzan funciones públicas, a fin de conseguir provecho personal o para terceros, o para que proceda en determinado sentido.

Nombrar o elegir, para el desempeño de cargos públicos, personas que no reúnan los requisitos constitucionales, legales o reglamentarios, o darles posesión a sabiendas de tal situación.

Reproducir actos administrativos suspendidos o anulados por la jurisdicción contencioso-administrativa, o proceder contra resolución o providencia ejecutoriadas del superior.

Permitir, tolerar o facilitar el ejercicio ilegal de profesiones reguladas por la ley.

Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Prestar a título particular, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un año después de la dejación del cargo o permitir que ello ocurra.

Proferir en acto oficial o en público expresiones injuriosas o calumniosas contra cualquier servidor público o las personas que intervienen en los mismos.

Incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones u obstaculizar su ejecución.

Gestionar directa o indirectamente, a título personal o en representación de terceros, en asuntos que estuvieron a su cargo.

Distinguir, excluir, restringir o preferir, con base en motivos de raza, color, linaje u origen nacional o étnico que tengan por objeto o por resultado anular o menoscabar el reconocimiento, goce o ejercicio, en condiciones de igualdad, de los Derechos Humanos y libertades fundamentales en las esferas política, económica, social, cultural o en cualquier otra de la vida pública (artículo 1º, Convención Internacional sobre Eliminación de Todas las Formas de Discriminación Racial, aprobada en Colombia mediante la Ley 22 de 1981).

Ejercer la docencia, dentro de la jornada laboral, por un número de horas superior al legalmente permitido.

Manifestar indebidamente en acto público o por los medios de comunicación, opiniones o criterios dirigidos a influir para que la decisión contenida en sentencias judiciales, fallos disciplinarios, administrativos o fiscales sean favorables a los intereses de la entidad a la cual se encuentra vinculado, en su propio beneficio o de un tercero.

Prescindir del reparto cuando sea obligatorio hacerlo, o efectuarlo en forma irregular.

Infringir las disposiciones sobre honorarios o tarifas de los profesionales liberales o auxiliares de la justicia y/o el arancel judicial, en cuantía injusta y excesiva.

Tener a su servicio, en forma estable para las labores propias de su despacho, personas ajenas a la entidad.

Propiciar, organizar o participar en huelgas, paros o suspensión de actividades o disminución del ritmo de trabajo, cuando se trate de servicios públicos esenciales definidos por el legislador.

Adquirir, por sí o por interpuesta persona, bienes que se vendan por su gestión o influir para que otros los adquieran, salvo las excepciones legales.

Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no esté facultado para hacerlo.

Las demás prohibiciones consagradas en la ley.

El numeral 22 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo 3º de la Ley 1474 de 2011, así:

22. Prestar, a título personal o por interpuesta persona, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, o permitir que ello ocurra, hasta por el término de dos (2) años después de la dejación del cargo, con respecto del organismo, entidad o corporación en la cual prestó sus servicios, y para la prestación de servicios de asistencia, representación o asesoría a quienes estuvieron sujetos a la inspección, vigilancia, control o regulación de la entidad, corporación u organismos al que se haya estado vinculado.

Esta prohibición será indefinida en el tiempo respecto de los asuntos concretos de los cuales el servidor conoció en ejercicio de sus funciones.

Se entiende por asuntos concretos de los cuales conoció en ejercicio de sus funciones aquellos de carácter particular y concreto que fueron objeto de decisión durante el ejercicio de sus funciones y de los cuales existe sujetos claramente determinados.

Normas aplicables en materia disciplinaria y fiscal

En materia disciplinaria se aplicarán las Leyes 734 de 2002 y 836 de 2003 respectivamente, según las calidades de su destinatario.

7. Competencia para contratar.

Entiéndase por competencia contractual la facultad que le asiste a los distintos servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras para realizar procesos de selección, celebrar contratos, verificar su ejecución y liquidarlos. Tal facultad se confiere mediante la resolución de delegación, suscrita por el Ministro de Defensa Nacional y las que con posterioridad se emitan aclarándola o modificándola. A la fecha actual, la referida delegación se encuentra contenida en la Resolución 1 de 2012, modificada parcialmente por la Resolución 976 del mismo año, las que deben leerse en concordancia con las previsiones legales que sobre la materia establece la Ley 489 de 1998 y demás normas que modifiquen o reglamenten las aludidas disposiciones.

8. Instancias de decisión en materia contractual.

Durante el desarrollo de la gestión contractual del Ministerio de Defensa Nacional operarán las siguientes instancias de decisión:

• Segundo comandante de fuerza y jefe logístico y subdirector general en la Policía Nacional definen la necesidad de las adquisiciones.

• Ministerio de Defensa Nacional, a través del viceministerio para la estrategia y planeación y la secretaría general con la coordinación del comando general de las Fuerzas Militares, consolida planes de compras y define agrupación e inicio de procesos de adquisición centralizados.

• Gerente de proyecto de unidad ejecutora: estructura los estudios previos conforme con los lineamientos establecidos en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012. Así mismo define las condiciones técnicas de plazo y entrega de las adquisiciones.

• Gerente de proyecto de área funcional: consolida la información remitida por los diferentes gerentes de proyecto de cada unidad ejecutora e impulsa el proceso contractual con las gestiones que se deriven de su función.

• Ministro de Defensa o delegado: decide la apertura del proceso y previa recomendación de los comités asesores y evaluadores y aval del comité de adquisiciones, define la adjudicación del contrato y/o declaratoria de desierto del proceso, según resulte pertinente.

9. De las políticas de contratación y adquisiciones.

Son políticas de contratación y compra las enunciadas a continuación, razón por la que todo proceso de selección se deberá ejecutar bajo las mismas: oportunidad, austeridad, calidad, imparcialidad, eficiencia y celeridad, mejoramiento, acatamiento integral de la constitución y las leyes, profundo respeto por la persona , cooperación e integración interinstitucional, bajo la premisa de la contratación como instrumento económico y social, homogenización en adquisición de bienes y servicios, y procesos centralizados.

Las políticas establecidas en el manual desarrollan las disposiciones legales que rigen la contratación estatal, garantizando la gestión transparente del ministerio y sus unidades ejecutoras, la satisfacción del interés público de las necesidades colectivas para el logro de los fines estatales.

10. Comité de adquisiciones del ministerio de defensa nacional.

El comité de adquisiciones del ministerio desarrollará su gestión, como un órgano consultivo de las decisiones a tomar frente a los procesos de selección, para la contratación, bien sea adjudicándolos o declarándolos desiertos.

El comité de adquisiciones desarrollara su gestión, con base en las facultades y obligaciones establecidas en la resolución de delegación que se encuentre vigente(2).

El comité de adquisiciones del Ministerio de Defensa cumplirá las siguientes funciones:

• Avalar, solicitar complementaciones u objetar, según sea el caso, la recomendación de los comités evaluadores frente a las propuestas presentadas en el proceso de contratación, con fundamento en el pliego y particularmente los factores de selección establecidos en el mismo para la selección de la propuesta más favorable.

• De resultar procedente conforme con las reglas de selección, solicitar reevaluaciones, requerimientos o visitas en aras de obtener una evaluación integral y objetiva de las ofertas.

• La demás que sean necesarias para garantizar una selección objetiva y las que se encuentren relacionadas en el manual de contratación.

La asistencia al comité es obligatoria. En los casos de imposibilidad de asistir, el miembro designará a un delegado con voz y voto, lo que debe hacerse constar por escrito.

Cuando no exista quórum para deliberar y decidir el comité de adquisiciones se suspenderá y deberá ser reprogramado.

En el comité de adquisiciones debe estar siempre presente un representante de la oficina de control interno de la unidad o dependencia que adelante el proceso contractual, quien tendrá voz y voto en las sesiones del comité.

11. Comités estructuradores, asesores y evaluadores.

El comité asesor y evaluador es designado por el Ministro de Defensa Nacional o su delegado y está integrado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, los designados para hacer parte del comité por parte del competente contractual deben acreditar formación profesional y técnica en relación con el bien o servicio que se va a contratar.

Los miembros les aplican las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales contenidos en las diferentes disposiciones legales.

La función del comité asesor es recomendar y asesorar al jefe de la entidad o a su delegado ante el comité de adquisiciones, en el sentido de que la decisión que se adopte, sea acorde con la evaluación realizada.

Las funciones de los comités estructuradores y evaluadores de las ofertas, se ejercerán previa designación del competente contractual.

Los comités harán las recomendaciones e informes respectivos, que serán el soporte técnico, jurídico, financiero y administrativo de que dispondrá el comité de adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional para revisar y avalar la selección de un contratista; no obstante el competente contractual o el mismo comité podrán apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos, informes y recomendación emitidas por los evaluadores. Lo anterior toda vez que la función estructuradora y evaluadora se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y de los miembros del comité de adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional o de la unidad ejecutora, establecido en la resolución de delegación correspondiente.

La función estructuradora cesará al cierre del proceso, salvo que durante la etapa subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego.

11.1. Calidades de los miembros de los comités estructuradores, asesores y evaluadores.

Los funcionarios designados por el competente contractual para ejercer la función estructuradora, asesora y evaluadora en los procesos de selección, deberán tener una acreditarán formación profesional o técnica que tenga relación con el bien, servicio u obra pública a contratar, para garantizar el estricto cumplimiento del deber de selección objetiva.

Las calidades y el perfil profesional o técnico de los funcionarios designados o seleccionados para ejercer la función estructuradora, asesora y evaluadora, garantizarán al Ministerio de Defensa Nacional la aplicación del deber de selección objetiva y la correcta evaluación de las ofertas.

11.2. Funciones.

11.2.1. Funciones del comité estructurador.

En general el estudio integral que soporte la necesidad que la entidad pretende satisfacer mediante el análisis de las condiciones económicas, jurídicas y técnicas, así como de las financieras, del negocio a celebrar. Lo anterior conforme lo previsto por la ley en aplicación del principio de planeación.

11.2.1.1 El estudio y presentación de los aspectos a incluir en el pliego ante el gerente del proyecto de la respectiva unidad ejecutora, verificando que los aspectos allí consignados cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en la ley, para garantizar una selección objetiva.

11.2.1.2. Elaborar bajo la dirección y supervisión de los gerentes de proyectos los estudios previos bajo los lineamientos y parámetros establecidos en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012 formulándole a este último por escrito y de manera sustentada los motivos de inconformidad que existan entorno a las especificaciones técnicas, exigencias económicas, financieras y legales.

11.2.1.3. Elaborar el proyecto de pliego y el pliego definitivo en el área correspondiente con responsabilidad, eficiencia, técnica profesional y diligencia respetando los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva en concordancia con el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007.

11.2.1.4. Estudiar y evaluar las solicitudes presentadas por los interesados al pliego y preparar las explicaciones requeridas frente a su contenido.

11.2.1.5. Propender por actualizar las normas técnicas, jurídicas y económicas para que sean incluidas en el pliego.

11.2.1.6. Incluir en el pliego las especificaciones técnicas, los factores de verificación y cuando sea del caso los factores de ponderación y evaluación de las ofertas.

11.2.1.7. Verificar que el pliego contemple, respecto del oferente, el cumplimiento de contratos anteriores, multas y sanciones impuestas por alguna entidad pública dentro de los dos (2) años anteriores a la presentación de su oferta y que estén reportados en el RUP, y/o aquellas que la entidad conozca y que estén en firme, independientemente del régimen jurídico aplicable a la entidad pública que la imponga. En ningún caso el registro de multas o sanciones será objeto de ponderación en el pliego.

11.2.1.8. Consultar al asesor en comercio exterior cuando se trate de adquirir bienes o servicios importados, para determinar la modalidad de entrega y los costos asociados a la importación, necesarios para definir el anexo respectivo del pliego (comité económico).

11.2.1.9. Revisar la legislación tributaria y contable, previo a establecer el precio base de la adquisición, con el fin de que se tengan en cuenta impuestos tasas o contribuciones que se puedan llegar a generar en el proceso contractual.

11.2.1.10. Para el caso de compras centralizadas unificar criterios entre las unidades ejecutoras en cuanto a plazos de entrega y forma de pago.

11.2.1.11. Suscribir concepto favorable al ordenador del gasto o su delegado, para integrar el proyecto de pliego, el pliego, donde exprese su intervención respecto al proceso de contratación.

11.2.1.12. Participar en la audiencia informativa, en la de estimación, tipificación y asignación de los riesgos y en la de aclaración del pliego, esta ultima si a ello hubiere lugar

11.2.1.13. Analizar, estudiar, verificar y resolver las inquietudes presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de consolidar el pliego.

11.2.1.14. Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego, a fin de expedir adendas.

11.2.1.15. Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso a través de proyectos de formularios de preguntas y respuestas, para someterla a consideración del competente.

11.2.1.16. Ejercer sus funciones coordinadamente con los gerentes de proyecto y la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional o quien haga sus veces.

11.2.1.17. Mantener informado a los gerentes de proyecto sobre las novedades presentadas en la elaboración del pliego.

11.2.1. Funciones de los comités asesor y evaluador.

Son las siguientes:

11.2.1.1. El análisis integral de los documentos previos a la apertura del proceso, resolución de apertura, pliego con sus adendas o modificaciones si las hay, el estudio del contenido del acta de audiencia informativa, la de estimación, tipificación y asignación de los riesgos y la de aclaración de pliego, si procede, de los formularios de preguntas y respuestas y la verificación del cronograma previsto en el proceso de selección y en particular, los mecanismos y factores de evaluación establecidos en el pliego y las posibles causales de rechazo, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones que contenga.

11.2.1.2. El estudio, evaluación y calificación de las ofertas presentadas, de tal forma que el evaluador garantice el deber de selección objetiva, la verificación de las ofertas a evaluar, evidenciando que cumplan todos y cada uno de los requisitos exigidos en el pliego y en la ley.

11.2.1.3. Los evaluadores velarán porque la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es su obligación recomendar al Ministro de Defensa Nacional o su delegado, previo concepto del comité de adquisiciones del ministerio y de las unidades ejecutoras, elegir el ofrecimiento más favorable sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en el pliego.

11.2.1.4. Los asesores y evaluadores suscribirán informes sobre la evaluación realizada, dejando constancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en su función evaluadora.

11.2.1.5. Entrega de documentos a la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional o la dependencia que haga sus veces. Los evaluadores ejercerán su función diligentemente, de manera que los informes de evaluación estén a disposición de la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional o la dependencia que haga sus veces y de las demás unidades ejecutoras, con dos (2) días de antelación a la fecha en que se coloquen a disposición de los interesados. Este informe será revisado previo al traslado de los proponentes, por el gerente del proyecto y el abogado líder del proceso del área de contratos.

11.2.1.6. Para el ejercicio de sus funciones, podrá hacer los requerimientos y solicitud de aclaraciones que considere pertinentes para la evaluación de las propuestas, en la oportunidad prevista en las disposiciones aplicables, dará respuesta a las observaciones que los proponentes hagan a las evaluaciones sobre las cuales se les ha dado traslado.

11.3. Procedimiento para ejercer la función evaluadora.

11.3.1. Momento y plazo para el ejercicio de la función asesora y evaluadora.

De acuerdo con la modalidad de selección, en el pliego se indicará el plazo razonable dentro del cual se hará la evaluación técnica, económica y jurídica, para verificar y evaluar las propuestas y solicitar las aclaraciones y explicaciones que procedan conforme a la ley.

El comité designado por el competente contractual para evaluar un proceso de selección, inicia su función con el recibo del oficio de su designación expedido por el ordenador del gasto y del pliego, las adendas si las hay, el acta de la audiencia de estimación, tipificación y asignación de los riesgos, de aclaración del pliego si se realizó, los formularios de preguntas y respuestas, el cronograma del proceso y una copia de las ofertas presentadas. Para cualquier información que requiera confrontar, podrá consultar el expediente original completo en la dependencia del área de contratación.

La función evaluadora finaliza cuando esté en firme la resolución de adjudicación o resueltos los recursos que en agotamiento de vía gubernativa interpuestos contra el acto de declaratoria de desierta.

11.3.2. Momento y plazo para el ejercicio de la función asesora y evaluadora.

De conformidad con el cronograma previsto en el proceso, el comité desarrollara su función asesora y evaluadora en término y oportunidad.

11.3.3. Requerimientos.

Los evaluadores previa recepción de las copias de las ofertas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al cierre del proceso, o dentro del plazo establecido en el pliego, harán los requerimientos necesarios para aclarar las ofertas presentadas, los que serán suscritos por la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa, o por el delegado en cada unidad ejecutora, previa revisión del abogado líder del área de contratación.

Transcurrido el término establecido en la ley o en el pliego para que los oferentes conozcan el informe de evaluación de las propuestas, el comité evaluador está en la obligación de responder todas y cada una de las observaciones presentadas dentro de los términos contenidos en el cronograma del proceso. El comité evaluador remitirá las respuestas a las observaciones de los proponentes a la dirección de contratación estatal o al delegado en cada unidad ejecutora, por medio electrónico y documental dentro del término establecido en el pliego. Es causal de mala conducta la inobservancia de los términos, salvo que medie un acto administrativo de prórroga de los términos establecidos.

11.3.4. Reunión previa al traslado del informe de evaluación.

El director de contratación estatal o el jefe del área de contratación de cada unidad ejecutora, podrá dentro del cronograma de la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, celebrara una reunión previa que permita analizar y discutir con los asesores, evaluadores, el gerente del proyecto del área funcional y el gerente de proyecto de cada unidad ejecutora, los resultados de su verificación, examen y evaluación de propuestas.

11.3.5. Obligaciones de los comités asesores y evaluadores ante el comité de adquisiciones.

El comité evaluador presentará ante el comité de adquisiciones su informe de evaluación, asesoría y recomendación de adjudicación debidamente sustentado. Si de las decisiones o discusiones del comité de adquisiciones, se genera una ampliación o profundización de algún aspecto de la evaluación, el comité evaluador la atenderá y presentará la resolución del correspondiente aspecto con su nueva sustentación.

11.4. Funciones generales de los asesores y evaluadores.

Dentro de este numeral se establecen una serie de funciones que competen a nivel general, al ejercicio de la tarea asesora y de evaluación de ofertas, destacando que en el proceso de selección de contratistas, intervienen diferentes funcionarios y dependencias interesadas en el bien o servicio a contratar y de la necesidad a satisfacer.

Quien ejerza la función evaluadora de una propuesta en el Ministerio de Defensa Nacional y/o en las unidades ejecutoras, realizará de manera general las funciones descritas a continuación:

11.4.1. En el aspecto técnico-administrativo.

11.4.1.1. Verificar que las especificaciones técnicas y particulares de los bienes o servicios a contratar, correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego de condiciones, así como los códigos CUBS.

11.4.1.2. Verificar la calidad de los bienes y/o servicios ofertados, hacer las observaciones pertinentes, y/o rechazar los ofrecimientos que no correspondan a las calidades o características exigidas en el pliego, aplicando lo solicitado en el mismo.

11.4.1.3. Presentar dentro del término establecido el informe de evaluación a la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional o a la dependencia del área de contratos de cada unidad ejecutora, según corresponda.

11.4.1.4. Proyectar y remitir a la dirección de contratación estatal, o a la dependencia del área de contratos de cada unidad ejecutora dentro del término previsto en el cronograma del proceso de selección, la respuesta a las observaciones al informe de evaluación, así como la verificación de los requisitos habilitantes que subsanen los mismos en aplicación de la ley y al pliego.

11.4.1.5. Para la modalidad de selección que proceda, asistir a la audiencia pública de adjudicación e intervenir en lo que resulte de su competencia.

11.4.2. En el aspecto legal.

11.4.2.1. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales exigidos en el pliego y en especial de la capacidad y calidad de los proponentes.

11.4.2.2. Presentar dentro del término establecido el informe de evaluación de las ofertas, a la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional o a la dependencia del área de contratos de cada unidad ejecutora, según corresponda.

11.4.2.3. Proyectar y remitir a la dirección de contratación estatal, o a la dependencia del área de contratos de cada unidad ejecutora dentro del término previsto en el cronograma del proceso, la respuesta a las observaciones sobre el informe de evaluación, así como la verificación de los requisitos habilitantes que subsanen los mismos, en aplicación de la ley y el pliego.

11.4.2.4. Para los casos de selección en los que proceda, asistir a la audiencia pública de adjudicación del proceso de selección, interviniendo en lo que resulte de su competencia.

11.4.2.5. Apoyar permanentemente a los diferentes comités durante su función asesora y evaluadora.

11.5. En el aspecto económico y financiero(3).

11.5.1. Verificar el cumplimiento de todos los aspectos económicos y financieros establecidos en los pliegos de condiciones, así como de los indicadores financieros objeto de evaluación.

11.5.2. Verificar que los ofrecimientos recibidos sean acordes con las condiciones de precio, y calidad señalada en el pliego conforme con cada modalidad de selección.

11.5.3. Verificar los precios del mercado cumpliendo el artículo 6º del Decreto 2170 de 2002.

11.5.4. Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a estos hay lugar.

11.5.5. Verificar que los ofrecimientos recibidos estén acordes con los términos Incoterms señalados en el pliego.

12. De las obligaciones éticas en el ejercicio de la función de gerente de proyecto de área funcional, gerente de proyecto de cada unidad ejecutora, supervisores, estructuradores y asesores y evaluadores de ofertas.

En cumplimiento de las funciones generales y particulares establecidas en el manual, tanto para gerentes de proyecto de área funcional, gerentes de proyecto de cada unidad ejecutora, supervisores, estructuradores y asesores y evaluadores de ofertas, prevalecerán los siguientes principios:

12.1. Actuar con rectitud y honradez, rechazando todo ofrecimiento o dádiva personal, obtenida por sí o por interpuesta persona.

12.2. Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a su consideración y con la mayor diligencia posible.

12.3. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones conocidas con motivo del ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que le corresponden en virtud de las normas que regulan el secreto o la reserva administrativa.

12.4. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, es decir que no medien diferencias que generen un trato preferencial aun proponente en desmedro de otro.

12.5. No obtener para sí o para terceras personas, beneficios o ventajas indebidas, con ocasión de su ejercicio y abstenerse de adoptar represalias o coaccionar a funcionarios o terceros.

12.6. No usar en beneficio propio o de terceros la información de la que tenga conocimiento con motivo del ejercicio de su función y que no esté destinada al público en general.

12.7. Denunciar ante el superior jerárquico y las autoridades correspondientes, los actos o hechos delictivos de los que tuviere conocimiento con ocasión del ejercicio de sus funciones y que puedan afectar al Ministerio de Defensa Nacional y/o sus unidades ejecutoras.

12.8. Actuar con independencia de criterio y cumplir el deber de selección objetiva determinado en la ley.

a) No permitir condicionamientos, ni presiones, para emitir conceptos que soslayen las exigencias del pliego y que desconozcan el adecuado ejercicio de su función.

13. Tareas de los segundos comandantes de fuerza y subdirectores.

Disponer al interior de cada Fuerza, de la Policía Nacional o de la unidad ejecutora, para que se cuente con las herramientas necesarias para seguir la ejecución de los procesos de selección centralizados en el Ministerio de Defensa Nacional.

Integrar un área de apoyo y asesoría para adelantar el control, ejecución e impulso de las tareas inherentes a los procesos de selección de su fuerza. El comando de fuerza dispondrá lo necesario para dotar a este grupo con los recursos físicos, logísticos y técnicos pertinentes.

14. Gerencias de proyectos de áreas funcionales.

La contratación centralizada del Ministerio de Defensa Nacional(4), se adelantará bajo la coordinación general de los gerentes de proyectos de áreas funcionales, quienes serán nombrados por el competente contractual.

14.1. Calidades de los gerentes de proyectos de área funcional.

Los servidores públicos designados como gerentes de proyecto de área funcional, serán oficiales de insignia, oficiales superiores o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares o de la Policía Nacional. Igualmente podrán serlo, los asesores vinculados mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de contratación.

14.2. Funciones de los gerentes de proyectos de área funcional.

Dirigir los trámites administrativos e identificaran las pautas sobre las condiciones referidas a la agrupación y consolidación de la totalidad de los documentos necesarios para la iniciación de un proceso contractual.

Realizar la coordinación, consecución y consolidación de los documentos necesarios para iniciar y ejecutar el proceso contractual, entregándolos a la dirección de contratación estatal, a las oficinas de contratos de cada unidad ejecutora, o quien haga sus veces.

El gerente del área funcional de los procesos de selección, remitirá a la dirección de contratación del Ministerio de Defensa Nacional los siguientes documentos consolidados necesarios para iniciar el proceso de contratación que se requiera:

• Estudio previo.

• Especificaciones técnicas (anexo separado)

• Certificado de disponibilidad presupuestal y/o autorización de vigencias futuras.

• Anexo contentivo de las cantidades mínimas y las condiciones de pago (serán preparados por los comités estructuradores).

• Propuesta o alternativas de acuerdo de compensación industrial (offset) para casos en los que aplique.

Estos documentos serán entregados por los gerentes de proyecto particulares de cada una de las unidades ejecutoras para dar inicio al proceso contractual que busca la adquisición de bienes y/o servicios que se requieran.

15. Gerencias de proyectos de unidad ejecutora.

En un proceso de selección de contratista, el gerente de proyecto de unidad ejecutora es aquel funcionario propuesto por el comando de la unidad ejecutora y designado por el despacho de Ministro de Defensa Nacional y/o secretario general, para coordinar el proceso de estructuración y trámite del proceso de selección, en forma eficaz, eficiente y efectiva.

El alcance de tal tarea inicia desde la etapa precontractual y se agota con el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, sin perjuicio de la interacción que corresponda adelantar con la supervisión del contrato. Implica que los actos preparatorios, de trámite, de adjudicación, de declaratoria de desierta, suscripción y perfeccionamiento del contrato, son coordinados por el gerente de proyecto de unidad ejecutora, sin perjuicio de las responsabilidades que le asistan a otros funcionarios, asesores o supervisores en la materia.

15.1. Calidades de los gerentes de proyectos de unidad ejecutora.

Los servidores públicos designados como gerentes de proyecto, serán oficiales superiores y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares o de la Policía Nacional. Igualmente podrán serlo, los asesores vinculados mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de contratación.

15.2. Funciones generales del gerente de proyecto de unidad ejecutora.

En la etapa precontractual del proceso de selección, deberá realizar todo el aprestamiento administrativo y logístico para la consecución de los documentos previos de índole legal, presupuestal y técnico. En consecuencia debe realizar la estructuración de los estudios de mercado, de precios y técnicos, así como el estudio previo que es de su responsabilidad y competencia, conforme con los soportes presentados por los comités estructuradores.

Hacer las coordinaciones con el Ministerio de Defensa - secretaría general, planeación y finanzas y con entes externos, así como con el gerente del área funcional, en orden a conseguir los conceptos previos que permitan iniciar el proceso de selección.

La función del gerente de proyecto comporta la coordinación de las labores de los comités estructuradores y evaluadores de las ofertas, cuerpos que dependerán de su gestión e impulso.

Tendrá a su cargo la vocería del proceso de selección, en consecuencia cualquier información interna o externa que se produzca o trámite será conocida o propuesta por el gerente del proyecto.

15.3. Funciones específicas del gerente de proyecto de unidad ejecutora.

En lo técnico

Dirigir el personal encargado de proyectar y elaborar el estudio previo que antecede el proceso de selección, observando los siguientes lineamientos: descripción de la necesidad que la unidad ejecutora pretende satisfacer y definición técnica, informando objeto, plazo, forma de pago, sitio y condición de entrega, soporte económico del valor del contrato y certificado de disponibilidad presupuestal y/o oficio de vigencias futuras, conforme el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008 y otros que en los sucesivo lo modifiquen, adicionen o aclaren.

Dirigir el comité técnico designado para estructurar, elaborar y diseñar las especificaciones técnicas del pliego. Cuando se trate de procesos de selección cuyo soporte sea especificaciones técnicas y no normas técnicas, el gerente del proyecto junto con el comité técnico estructurador suscribirá documento dirigido al competente contractual, justificando la asignación de pesos y puntajes. En cualquier caso el ejercicio de esta función se radica exclusivamente en el gerente de proyecto de unidad ejecutora.

Realizar por intermedio de sus asesores o colaboradores, las gestiones pertinentes ante las diferentes dependencias de la unidad ejecutora (oficina de planeación, dirección de finanzas, oficina de contratación, departamento de planeación, departamento financiero, etc.) tendientes a garantizar la suficiencia de recursos presupuestales, físicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso, dentro de la normatividad vigente.

Liderar las gestiones necesarias en el ámbito interno y externo del Ministerio de Defensa Nacional, garantizando la ejecución del proceso de selección para cumplir el cronograma diseñado para tal efecto.

Coordinar la expedición de los documentos necesarios destinados a integrar y expedir el proyecto de pliego de condiciones.

Asistir a la audiencia informativa de proyecto de pliego de condiciones, a la de estimación, tipificación y asignación de los riesgos y a la de aclaración de pliego. Coordinar la actividad de los comités para estructurar el pliego definitivo.

Dirigir la actividad de los comités y avalar con su firma los formularios de preguntas y respuestas, así como las adendas que se expidan.

Asistir a la diligencia de cierre del proceso y presentación de ofertas, suscribiendo la correspondiente acta.

Dirigir las labores de los comités asesores y evaluadores, rindiendo las aclaraciones y directrices que se hicieren necesarias.

Suscribir en señal de aval los requerimientos y aclaraciones que deben remitirse a los proponentes durante la etapa de evaluación de las ofertas.

Suscribir en señal de aval, el informe de evaluación de las ofertas.

Recibir de la dirección de contratación estatal o quien haga sus veces, las observaciones al informe de evaluación y coordinar la expedición del informe definitivo de evaluación de ofertas.

Solicitar ante la secretaría general del Ministerio de Defensa la realización del comité de adquisiciones cuando sea necesario. En los casos en los cuales existan términos, tendrá presente que la convocatoria de la comité de adquisiciones se realizará con tres días de antelación.

Coordinar la elaboración, trámite y sustentación ante el comité de adquisiciones, de las ponencias y recomendaciones de los comités evaluadores con la presentación oportuna de los documentos que soporten los aspectos a tratar.

Coordinar la realización y presentación de la audiencia de adjudicación del proceso, convocando a los miembros de los comités evaluadores.

Sustentar ante la comisión interparlamentaria de crédito público (cuando haya lugar) la solicitud de aprobación del concepto previo y definitivo, para lo cual el respectivo comando de fuerza brindará el apoyo logístico necesario para elaborar y consolidar los documentos (cartilla), e informes requeridos para la sesión de la misma.

Asistir a la audiencia de adjudicación del proceso, e intervenir en lo que resulte de su competencia.

Avalar con su firma el anexo técnico del contrato y/o de los contratos resultantes.

Disponer lo necesario para obtener dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato su registro presupuestal y el cumplimiento de los requisitos de legalización.

Entregar mediante acta las actuaciones realizadas durante su desempeño al supervisor del contrato, si fuere del caso.

Las demás que guarden relación directa con el proceso.

15.4. Procedimiento para el ejercicio de la función de la gerencia de proyecto de unidad ejecutora, momento y plazo para el ejercicio de la misma.

Para consolidar la gestión de la gerencia de proyecto es necesario comunicar el oficio de designación proferido por el responsable contractual.

Las funciones de gerente de proyecto cesarán al suscribirse el contrato y con el cumplimiento total de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución.

Excepcionalmente para el caso de compras centralizadas, las funciones del gerente de proyecto de área funcional, comprenden y se extienden a la etapa de la ejecución del contrato.

Plazos. Como el proceso de selección se adelanta dentro de los términos preclusivos fijados por la ley y por este manual, todas las funciones enlistadas al gerente del proyecto, se cumplirán dentro de los términos preclusivos allí señalados.

16. Competencia para adelantar procesos de contratación.

La dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa o quien haga sus veces en cada unidad ejecutora, compete adelantar los procesos de selección de contratistas bajo las políticas trazadas en este manual y con sujeción a lo previsto en las guías o instructivos internos que para tal fin adopte dicha área. Así mismo es su responsabilidad actualizar y publicar la información de los procesos de selección en el portal único de contratación. Lo anterior, sin perjuicio de las funciones o delegaciones conferidas a otras dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, para surtir trámites de contratación.

CAPÍTULO II

Etapa preparatoria

Dentro del capítulo II se informará sobre dos etapas preliminares a la etapa precontractual, estos lineamientos consignados en el presente capítulo, serán aplicados en todas las modalidades de contratación que se adelante por el ministerio o sus unidades ejecutoras.

17. Etapa de planeación.

Implica todo el trabajo de proyecto de contratación y definición de los requerimientos de la misma, esto comprende todas las actuaciones previas, necesarias para soportar legalmente el método de contratación, como los motivos de apertura del proceso de selección de contratistas del Ministerio de Defensa Nacional.

El trámite contractual debe corresponder a una cuidadosa planeación para contribuir en forma eficiente al logro de las funciones y objetivos institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la entidad para el cumplimiento de su deber legal y constitucional, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazo, valor, y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, bien o servicio contratado.

En la etapa de planeación se deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

• Es vital la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad del proyecto.

• Esta etapa debe efectuarse con previa antelación al inicio del contrato calculando los términos de duración del proceso de selección.

• Se constituye en la base fundamental del proceso para adquirir oportunamente el bien o servicio, en forma adecuada, planificada y articulada, por lo cual es esencial para la satisfacción oportuna de los requerimientos de la entidad, en cumplimiento del régimen contractual que es propio de las entidades públicas.

Duración

La etapa preparatoria o de planeación se entiende que inicia desde la definición de la necesidad, que debe estar establecida en el plan de compras, hasta el inicio del proceso en el comité estructurador, con los estudios previos como base de tal etapa.

Dentro de esta etapa preparatoria, es menester tener en cuenta que el artículo 355 de la Constitución Política prevé la celebración de “contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan nacional y los planes seccionales de desarrollo”, los cuales están regulados por la Ley 489 de 1998, Decreto 777 de 1992 y el Decreto 2459 de 1993. Dichos contratos no se encuentran bajo la regulación de las normas que rigen la contratación estatal pública, no obstante, teniendo en cuenta los principios generales que rigen las actuaciones administrativas, el principio de planeación trae consecuentemente la observancia de esta etapa preparatoria para la elaboración y celebración de los mismos.

Es así como, en cumplimiento del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012 el estudio en el cual se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación, será previo a la apertura del proceso de selección y contendrá como mínimo: la descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación, la descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales, la identificación del contrato a celebrar, los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, el análisis del valor estimado del contrato indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, la justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, el soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar, la indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el Estado colombiano y los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto contractual que soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto de pliego.

18. Estudios previos y su contenido.

El resultado de la planeación en materia de contratación, debe plasmarse en los estudios y documentos previos que servirán de soporte para adelantar el proceso de selección y la ejecución adecuada del contrato. De los estudios previos efectuados adecuadamente depende el éxito de la contratación, tanto de la fluidez y agilidad del proceso, como en la correcta formulación del objeto, adecuada escogencia del tipo de contrato y la celebración del mismo.

La Ley 1150 de 2007 dio gran importancia a la etapa de planeación en el proceso de la contratación estatal, la que se refleja en los estudios previos adecuados. Así mismo, en los términos de los numerales 7º y 12 del artículo 25, numeral 1º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, con los estudios previos se reflejará el análisis que el ministerio o sus unidades ejecutoras han realizado sobre la necesidad del bien o servicio que requiera de acuerdo con el plan de compras, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.

Según el contenido del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, los estudios previos deberán contener los siguientes elementos mínimos:

1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, la entidad contratante no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del presente decreto.

6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

8. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el Estado colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del presente decreto.

19. Descripción de la necesidad.

Es menester que dentro del estudio previo, se haga una delimitación esquemática, precisa y concreta de la necesidad a satisfacer dentro del proceso contractual a surtir, acorde con las finalidades estatales.

En este sentido, deben ser expuestos de manera exhaustiva todos los argumentos que lleven a concluir la necesidad a satisfacer, teniendo en cuenta aspectos tales como, los antecedentes que soporten la necesidad, proyección de la necesidad (cantidad, existencias actuales, necesidad a satisfacer, etc.), aspectos que permitan identificar el estado actual que origina la necesidad, entre otros.

20. Objeto a contratar.

Siendo plenamente identificable la necesidad a satisfacer, es posible delimitar de manera precisa el objeto a contratar, el cual contendrá claramente el bien o servicio objeto del proceso de contratación, siendo este un requisito contentivo para la estructuración del estudio previo.

21. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

En todo proceso contractual debe precisarse, en los términos del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección de contratistas, las que pueden ser licitación pública, selección abreviada, contratación directa, concurso de méritos o mínima cuantía, modalidades analizadas en el presente manual de contratación.

Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisarla modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.

22. El valor estimado del contrato.

Con la finalidad de llegar al valor estimado del contrato, es consecuente la realización de un análisis el cual deberá hacerse con arreglo a las reglas contenidas en el numeral 4º del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.

No obstante, se tendrá en cuenta la realización de un estudio de mercado y alusión a los precios históricos, si estos últimos existen, para que soporte dicho análisis.

23. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

Siempre y cuando la modalidad de selección no sea de contratación directa, deberá precisarse en los estudios previos cuales son los criterios habilitantes y de evaluación que se tendrán en cuenta para escoger al contratista. Dichos criterios han de estar justificados técnicamente pues no podrá determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en la ley(5).

24. Estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

En la ejecución del contrato pueden llegar a presentarse causas previsibles que afectan la carga económica o financiera de las partes que, así las cosas en virtud del artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, deben ser reconocidas y asumidas con el objeto de salvaguardar la adecuada marcha de la gestión contractual y la finalidad de las partes en la contratación.

Para efectos de efectuar un adecuado análisis de riesgos debe tenerse encuentra las siguientes definiciones:

24.1. Riesgo previsible: son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.

24.2. Tipificación del riesgo: es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

24.3. Estimación del riesgo: es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. Analiza además la forma en que se recobrará el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

24.4. Asignación del riesgo: es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo.

Se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales (D. 743/2012, art. 2.1.2).

25. Exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso.

Una vez estimados los riesgos de la contratación en los estudios previos deberá preverse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el título V, capítulo I del Decreto 734 de 2012 “De las disposiciones generales en materia de garantías en la contratación pública”.

Se debe hacer el análisis que soporta la exigencia de garantías, sin embargo es indispensable como mínimo exigir de acuerdo al objeto del contrato los siguientes amparos: buen manejo y correcta inversión del anticipo, devolución del pago anticipado, cumplimiento del contrato, pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones; estabilidad y calidad de la obra, calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados y calidad del servicio. Pero no se incluyen otros riesgos específicos que podrían presentarse dependiendo del objeto y condiciones de un contrato, tales como los originados en las variaciones climáticas, los riesgos sociales, las fluctuaciones en el tipo de cambio y monedas extranjeras, entre otros. Estos deberán tenerse en cuenta al momento de realizar el análisis de riesgos de que trata el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, no solo en su tipificación, estimación y asignación, sino en su mecanismo específico de cobertura.

Nota: La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo(6).

26. Otras modalidades de garantía.

El Decreto 734 de 2012 reglamenta el inciso 2º del artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, en el sentido de que desarrolla mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por el Gobierno Nacional, distintos a la clásica póliza. Según el artículo 5.1.3 del Decreto 734 dichos mecanismos son:

1. Póliza de seguros(7).

2. Fiducia mercantil en garantía(8).

3. Garantía bancaria a primer requerimiento(9).

4. Endoso en garantía de títulos valores(10).

5. Depósito de dinero en garantía(11).

27. Vigencia, cobertura y cuantía de los amparos.

El artículo 5.1.7 del Decreto 734 de 2012, trata de la suficiencia de las garantías, estipulando unas reglas en cuanto a la vigencia y montos de cada amparo. En interpretación de esta norma, se deberán fijar las siguientes garantías, vigencias, coberturas y cuantías mínimas en los estudios previos, los pliegos y el contrato, así:

27.1. Amparos, vigencias, cuantías mínimas y coberturas.

27.1.1. Seriedad del ofrecimiento.

Equivalente al plazo comprendido entre la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. El valor no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de la propuesta o del presupuesto oficial estimado. Cubre los perjuicios derivados del incumplimiento, en los siguientes eventos:

• La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

• La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses.

• La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.

• El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.

• El haber manifestado ser Mipyme para limitar la convocatoria de un proceso contractual sin cumplir los requisitos establecidos en la normativa para tener tal condición.

27.1.2. Buen manejo y correcta inversión del anticipo.

Equivalente al plazo del contrato y seis (6) meses más. Por el ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie. Cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con ocasión de: i) la no inversión; ii) el uso indebido, y iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, estos deberán tasarse en dinero en el contrato.

27.1.3. Pago anticipado.

Equivalente al plazo del contrato y seis (6) meses más. Por el ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie. Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

27.1.4. Cumplimiento.

Equivalente al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.

27.1.5. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones.

Equivalente al plazo del contrato y tres (3) años más cinco por ciento (5%) del valor total del contrato. Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado.

Esta garantía no se aplicará para los contratos que se ejecuten en su totalidad fuera del territorio nacional por personal contratado bajo un régimen jurídico distinto al nacional.

27.1.6. Estabilidad y calidad de la obra.

Mínimo cinco (5) años salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior, el valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.

27.1.7. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.

Equivalente al plazo del contrato y el término que de acuerdo con el derecho civil y comercial, y para cada caso concreto, el contratista deba responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.

27.1.8. Calidad del servicio.

La vigencia de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.

27.1.9. Responsabilidad extracontractual (únicamente amparable a través de póliza) (sí aplica).

La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el periodo de ejecución del contrato. El amparo No podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, pero en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 smlmv) al momento de expedición de la póliza. La póliza de responsabilidad extracontractual deberá contener como mínimo los siguientes amparos:

• Cobertura expresa de los perjuicios que cause el asegurado tanto en la modalidad de daño emergente, como en la modalidad de lucro cesante.

• Cobertura expresa de perjuicios extrapatrimoniales.

• Cobertura expresa de la responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, salvo en el evento en que el subcontratista tenga su propio seguro de responsabilidad extracontractual, con los mismos amparos aquí requeridos.

• Cobertura expresa de amparo patronal.

• Cobertura expresa de vehículos propios y no propios.

• Mecanismos de participación en la pérdida, por parte de la entidad asegurada.

• Protección de los bienes.

28. Documentos necesarios para la etapa precontractual.

28.1. Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).

En los términos del artículo 25, numerales 6º y 13 de la Ley 80 de 1993, existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos, previamente analizado en los estudios previos.

CAPÍTULO III

Etapa precontractual

La etapa precontractual inicia con la apertura del proceso de selección y culmina con la celebración y perfeccionamiento del contrato.

Durante esta etapa se adelanta el proceso de selección del contratista a través de una cualquiera de las siguientes modalidades:

Licitación pública

Selección abreviada

Concurso de méritos

Contratación directa

Mínima cuantía

29. Consideraciones comunes a los procesos de selección.

29.1. Sobre la garantía de seriedad de la oferta.

De conformidad con el artículo 5.1.7 del Decreto 734 de 2012, la no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta, es causal de rechazo del ofrecimiento. En consecuencia, la omisión de la citada garantía al momento de presentación de la oferta es insubsanable. En los casos en que se presente la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta, pero adolezca de alguna imprecisión, por ejemplo, en la carátula de la póliza, en cuanto al valor asegurado o la vigencia, si se hubiese omitido alguna firma, o, en general, por cualquier circunstancia distinta a su no presentación, se entenderá que se trata de un requisito subsanable.

29.2. Retiro de las ofertas.

De conformidad con el numeral 5.1.4.1.4 del artículo 5.1.4 del Decreto 734 de 2012, se puede válidamente retirar la oferta antes del cierre del proceso de selección sin que se origine por ello responsabilidad alguna para el proponente.

29.2.(sic) Publicidad del procedimiento en el Secop.

Aplica para todas las modalidades de selección, salvo las que por disposición expresa de la ley y por razones de seguridad no deben publicarse, en tal sentido se busca que la entidad garantice la publicidad del procedimiento de selección y actos asociados al proceso, salvo los expresamente sometidos a reserva de acuerdo con el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.

29.3. Convocatoria pública.

Salvo en la Contratación directa y mínima cuantía, se hará un aviso de convocatoria pública, a las Mypes y a las Mipymes, conforme con el Decreto 734 de 2012.

29.4. Publicación de los estudios previos y proyecto de pliego en el portal único de contratación.

La publicación se realizará(12) con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones al contenido de los documentos antes mencionados.

El proyecto de pliego se publicará cuando menos con diez (10)(13) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. Las observaciones a este proyecto pueden presentarse dentro del término antes previsto.

29.5. Convocatoria limitada a Mypes y Mipymes(14).

Salvo contratación directa y mínima cuantía, se convocará a las Mypes y Mipymes, para que a más tardar el día hábil anterior a la fecha prevista para la apertura del proceso de selección, se acredite la condición de Mype o Mypime a través de la presentación de una certificación expedida por el contador público o revisor fiscal, según sea el caso, en la que se señale tal condición y su tamaño empresarial. Además, deberá presentar el certificado expedido por la cámara de comercio o por la autoridad que sea competente para acreditar su antigüedad.

Para los procesos de selección de concurso de méritos con precalificación, la oportunidad para manifestar interés en limitar la convocatoria a Mype o Mypime será hasta el tercer día hábil siguiente a la publicación del aviso de convocatoria en el Secop.

No obstante, la anterior la limitación de la convocatoria se hará subsidiariamente, es decir, si la convocatoria no resultare limitada a Mypes, solo en este evento será posible limitarla a Mipymes, siempre y cuando reúna las condiciones anteriormente descritas(15).

Para que la convocatoria se limite exclusivamente a Mypes, deberá seguirse lo dispuesto en el artículo 4.1.2 del Decreto 732 de 2012, que dispone:

ART. 4.1.2.—Convocatoria limitada a Mypes. En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, la convocatoria se limitará exclusivamente a Mypes (micro y pequeña empresa), siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:

1. La cuantía del proceso esté por debajo de los US$ 75.000 dólares americanos.

2. Se hayan recibido mínimo tres (3) manifestaciones de interés solicitando limitar la convocatoria exclusivamente a Mypes.

3. Se haya acreditado mínimo un año de existencia por parte de la Mype que manifestó interés.

La manifestación de interés de limitar la convocatoria a Mype debe presentarse a mas tardar el día hábil anterior a la fecha prevista para la apertura del proceso de selección de licitación pública, concurso de mérito abierto y selección abreviada, acreditando la condición de Mype a través de la presentación de una certificación expedida por el contador público o revisor fiscal, según sea el caso, en la que se señale tal condición y su tamaño empresarial (micro o pequeña empresa), además deberá presentar el certificado expedido por la cámara de comercio o por la autoridad que sea competente para acreditar su antigüedad. Cuando se trate de un concurso de méritos con precalificación, la oportunidad para manifestar interés en limitar la convocatoria a Mype será hasta el tercer día hábil siguiente a la publicación del aviso de convocatoria en el Secop.

PAR. 1º—Las Mypes que participen en la convocatoria limitada deben garantizar la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación. Para tales efectos, sin perjuicio de la convocatoria limitada a Mypes, la selección se deberá hacer por la modalidad que corresponda, de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y lo establecido en el presente decreto.

PAR. 2º—Cuando las entidades decidan realizar convocatorias limitadas que beneficien a las Mypes del ámbito municipal o departamental correspondiente al de la ejecución del contrato, se entenderá para determinar el domicilio principal de la Mypes, el departamento y municipio al que pertenece la dirección que aquella señaló en su registro único tributario, RUT, de conformidad con el Decreto 2788 de 2004, o las demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

PAR. 3º—De conformidad con el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 y las normas que lo reglamente, se seguirán los criterios allí establecidos para determinar las micro, pequeñas y medianas empresas, con el fin de poder acceder a los beneficios o condiciones preferenciales de cada una de ellas.

PAR. 4º—El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de enero de cada dos (2) años contados a partir de enero de 2012, fijará la tasa representativa de mercado que se aplicará para determinar la cuantía en pesos colombianos de las sumas señaladas en el numeral 1º del artículo 4.1.2, artículos 4.1.3 y 4.1.5 de este decreto. La tasa que se aplicará deberá mantener vigente los compromisos internaciones de Colombia. La fijación de la tasa se publicará en el Secop.

Para que la convocatoria se limite exclusivamente a Mipymes, deberá seguirse lo dispuesto en el artículo 4.1.3 del Decreto 734 de 2012, que dispone:

ART. 4.1.3.—Convocatoria limitada a Mipymes. En el caso que no se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 4.1.2 del presente decreto para limitar la convocatoria a Mypes (micro y pequeña empresa), se permitirá la participación de medianas empresas, quienes también podrán manifestar interés en los mismos plazos establecidos para las Mypes, con la salvedad que su participación solo se permitirá si no se reciben tres (3) manifestaciones de interés de Mypes. En todo caso, para que la convocatoria se limite a Mipymes se requerirá al menos tres (3) manifestaciones de interés de micros, pequeñas o medianas empresas.

Además, en los procesos de licitación pública, selección abreviada y concursos de méritos cuyo valor sea entre setenta y cinco mil un dólares americanos (US$ 75.001) y ciento veinticinco mil dólares americanos (US$ 125.000) la convocatoria se limitará a Mipymes y se seguirán las reglas establecidas en artículo 4.1.2 de este decreto, en cuanto número de manifestaciones y plazos para presentarla, su antigüedad, los requisitos del aviso de convocatoria, garantizar la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación y la forma de determinar su domicilio, cuando la entidad decida favorecer las Mipymes del ámbito municipal o departamental.

No obstante, la disposición aludida para Mipymes, también deberá seguirse lo contemplado en el artículo 4.1.5 del Decreto 734 de 2012, que dispone:

ART. 4.1.5.—Condiciones preferenciales en favor de la oferta de bienes y servicios producidos por las Mipymes. Salvo lo previsto para la contratación de mínima cuantía y la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, en los procesos de selección que no superen los ciento veinticinco mil dólares americanos (US$ 125.000) se otorgará un puntaje a los bienes y servicios producidos por las Mipymes de la siguiente manera:

a) Un puntaje del diez por ciento (10%) del total de la calificación a los bienes y servicios producidos por las microempresas;

b) Un puntaje del seis por ciento (6%) del total de la calificación a los bienes y servicios producidos por las pequeñas empresas;

c) Un puntaje del tres por ciento (3%) del total de la calificación a los bienes y servicios producidos por las medianas empresas.

PAR. 1º—De conformidad con el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 y las normas que lo reglamenten, se seguirán los criterios allí establecidos para determinar las micro, pequeñas y medianas empresas, con el fin de poder acceder a los beneficios o condiciones preferenciales de cada una de ellas, entre ellos, los establecidos en el presente artículo.

PAR. 2º—En caso de uniones temporales o consorcios integrados por empresas de diferente tamaño empresarial (micro, pequeña y mediana empresa), el puntaje que se le asignará será el que corresponda al miembro de mayor tamaño empresarial.

Una vez limitada la convocatoria a Mypes o Mipymes, en el Acto de apertura se debe indicar si la convocatoria está limitada a Mypes o Mipymes, para lo cual se presentarán ofertas solo aquellos que ostenten la calidad para lo cual quedó limitada la convocatoria. Para los procesos de selección de concurso de méritos con precalificación, una vez finalizado el término de los tres (3) días para la manifestación y acreditación de Mypes o Mipymes, se deberá expedir acto administrativo que indique si la precalificación se limitará o no.

Prórroga del plazo

“Si al momento del cierre solo se ha presentado una (1) oferta en el caso de la licitación pública, concurso de méritos abierto o selección abreviada, o una (1) manifestación de interés para conformar lista en el concurso de méritos con precalificación, la entidad ampliará el plazo para la recepción de las mismas por un término igual al inicialmente señalado en el pliego de condiciones o aviso de convocatoria, según el caso, sin la limitación de la convocatoria Mypes, permitiendo la participación de medianas empresas, y si la convocatoria era limitada a Mipymes, podrá participar cualquier interesado. Durante este tiempo la oferta o manifestación de interés presentada por la Mype o Mipyme, según el caso, deberá permanecer cerrada, para ser evaluada con las demás que se presenten durante la ampliación del plazo”.

Vencido el nuevo plazo, sin la presentación de ninguna otra oferta, se podrá adjudicar el contrato a la Mype o Mipyme, siempre y cuando la oferta cumpla con los requisitos y criterios establecidos en el pliego de condiciones. En el concurso de méritos con precalificación, si no se presenta ninguna otra manifestación de interés, deberá aplicarse lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 3.3.3.3 del Decreto 734 de 2012.

Declaratoria de desierta

Si el proceso de selección que fue objeto de convocatoria limitada a Mypes o Mipymes se declara desierto, no podrá volverse a iniciar limitando la convocatoria a Mypes o Mipymes.

Nota: En las convocatorias limitadas a Mypes y a Mipymes podrán participar uniones temporales o consorcios, los cuales deberán estar integrados únicamente por Mypes o Mipymes, según el caso. En tal caso, para efectos de la limitación de la convocatoria, cada consorcio o unión temporal se contará por sí mismo, y no por el número de Mipymes que los integren; que deberán cumplir de manera individual los requisitos mínimos señalados en el presente decreto.

29.6. Acto administrativo de apertura.

Salvo la mínima cuantía, mediante acto administrativo motivado de carácter general, se ordenará la apertura del proceso de selección, el cual contendrá lo dispuesto en el artículo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012.

29.7. Expedición de adendas.

Con ocasión a la elaboración del estudio previo y el trámite de adendas regulado en cada una de las modalidades de selección, es menester realizar el análisis de la existencia de modificaciones sustanciales a los elementos mínimos constitutivos del estudio previo, con el fin de establecer la procedencia o no en la revocatoria del acto administrativo de apertura del proceso de selección, en el marco de lo dispuesto en el parágrafo 2º del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.

30. Selección de contratistas.

La selección de contratistas se surtirá a través de las siguientes modalidades:

31. Licitación pública.

32. Selección abreviada.

33. Concurso de méritos.

34. Contratación directa.

35. Mínima cuantía.

31. Licitación pública.

Esta modalidad de selección, se aplica cuando ocurran las circunstancias previstas en la ley con sujeción al presupuesto de la entidad y la complejidad del objeto a contratar. Tal modalidad se adelantará conforme las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 734 de 2012, las disposiciones cambiarias, estatuto tributario, los Incoterms 2000, o Incoterms 2010 de la Cámara de Comercio Internacional (cuando se trate de material importado), Incoterms 2000 o 2010, la Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003, Ley 816 de 2003, Decreto 3000 de 2005, o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Dentro del numeral 25 del presente manual se exponen procedimientos comunes que se a tener en cuenta para el inicio del proceso. Las pautas generales de la modalidad de licitación son:

31.1. Audiencia informativa.

El ministerio o unidad ejecutora efectuará una audiencia informativa preliminar antes de la apertura del proceso con el fin de dar a conocer los pormenores de la futura contratación en la licitación pública, precisar el contenido y alcance del proyecto de pliego de condiciones y oír las observaciones que formulen los interesados.

El competente contractual podrá señalar fecha y hora para celebrar la audiencia preliminar previa a la apertura del proceso de selección, con el fin de divulgar sus objetivos y alcance. La diligencia se desarrollará de la siguiente manera:

Suscripción de la planilla de asistencia

Presentación de la parte general del proceso de selección por el competente contractual y para procesos de compras centralizadas del gerente del proyecto de área funcional y/o del gerente de proyecto de la respectiva unidad ejecutora.

Intervención de los interesados conforme al turno registrado en la planilla de asistencia y reglas de intervención.

La Intervención de los interesados conforme al turno registrado en la planilla de asistencia y reglas de intervención. El ministerio o unidad ejecutora estudiará las observaciones que se presenten sobre el particular y podrá efectuar las modificaciones del caso en los pliegos de condiciones definitivos.

Las observaciones formuladas por los asistentes en la citada audiencia y las allegadas por escrito a la oficina de contratos del ministerio o quien haga sus veces, o por correo electrónico a la dirección xxxxxxxx@xxxxxxxx.gov.co, o mil.co en las unidades ejecutoras antes de la publicación del pliego de condiciones, serán resueltas por la oficina de contratos y publicadas en el portal único de contratación a través del documento denominado “Formulario de preguntas y respuestas al proyecto del pliego de condiciones”. De manera textual, en caso contrario el Ministerio se limitará a hacer un resumen de la observación formulada. Las observaciones acogidas por la entidad, serán reflejadas en el pliego de condiciones definitivo.

31.2. Recepción de observaciones.

Las observaciones al proyecto de pliego se recibirán en el despacho del competente contractual, o donde lo indique el proyecto y para compras centralizadas en la dirección de contratación estatal. Ellas constarán por escrito y/o por el correo electrónico establecido para tal fin en el proyecto de pliego; radicadas las observaciones el competente contractual dará traslado al o a los comités estructuradores y para procesos de compras centralizadas serán recibidas por la dirección de contratación estatal y remitidas al gerente del área funcional y/o comité jurídico, técnico y económico, las cuales serán analizadas, resueltas y consolidadas en el formulario de preguntas y respuestas al proyecto de pliego el cual se publica en el Secop.

31.3. Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración y análisis.

Con las observaciones recibidas se integrará el formulario de preguntas y respuestas, suscrito por el competente contractual y para compras centralizadas será suscrito por el director de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional, quienes autorizarán su inclusión en el Secop.

31.4. Publicación en prensa de aviso informando del interés de la entidad en adquirir bienes y/o servicios(16).

Dentro de 10 diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página web de la entidad contratante y en el sistema electrónico para la contratación pública, Secop.

En defecto de dichos medios de comunicación, en los pequeños poblados, de acuerdo con los criterios que disponga el reglamento, se leerán por bando y se fijarán por avisos en los principales lugares públicos por el término de siete (7) días calendario, entre los cuales deberá incluir uno de los días de mercado en la respectiva población.

Los avisos contendrán información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva licitación.

31.5. Integración del pliego de condiciones definitivo(17).

Con base en los formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos tramitados, se integrará el pliego definitivo y se elaborará el proyecto de resolución de apertura.

El pliego que rige el proceso de selección, incluirá como mínimo la siguiente información:

1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

La información a que se refiere el numeral 1º del presente artículo, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

31.6. Resolución de apertura.

Es el acto administrativo que dispone las condiciones generales de la licitación pública ordenando su apertura formal, previo concepto de la dirección de finanzas del Ministerio de Defensa Nacional cuando se trate de compras centralizadas. Las unidades ejecutoras podrán solicitar concepto presupuestal previo a sus dependencias competentes.

27.7. Publicación de documentos y pliego definitivo en el portal único de contratación.

El aviso de la convocatoria pública, el proyecto de pliegos de condiciones, las observaciones y sugerencias al proyecto, el acto administrativo general de apertura, el texto definitivo del pliego, el acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles, el acto administrativo de suspensión del proceso, el acto de revocatoria del acto administrativo de apertura, las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos, el acta de cierre del proceso, el informe de evaluación, el acto administrativo de adjudicación del contrato, el acto de declaratoria de desierta, el contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas y el acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral serán publicadas en el Secop de conformidad con el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.

31.9. Plazo de la licitación pública y cronograma.

Conforme el numeral 5º del artículo 30 de Ley 80 de 1993, el plazo de la licitación es el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre. En la resolución de apertura se determinará la fecha de recibo de ofertas, la que será posterior a la celebración de la audiencia de determinación de riesgos previsibles.

Modelo de cronograma (ajustar teniendo en cuenta cada proceso)

ActividadFecha
Publicación aviso de convocatoria pública 
Publicación aviso de prensa 
Publicación proyecto de pliego de condiciones y estudios y documentos previos 
Audiencia informativa preliminar 
Resolución de apertura del proceso 
Publicación del pliego definitivo en el portal único de contratación - Secop 
Audiencia revisión y asignación riesgos 
Inicio de plazo para presentar ofertas 
Audiencia de aclaración del pliego de condiciones 
Cierre 
Verificación, requerimiento y evaluación de ofertas 
Exhibición o traslado informes de evaluación 
Contra observaciones 
Adjudicación 

31.10. Disposición del pliego para consulta.

El pliego será puesto a disposición para consulta en el sitio que se indique en el Secop.

31.11. Audiencia de aclaraciones del pliego de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles.

Dentro de los tres (3)(18) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes. En la misma audiencia se revisará la asignación de riesgos que trata el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva. Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, el ministro o el delegatario expedirá las modificaciones pertinentes al pliego y prorrogará si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6)(19) días hábiles.

31.12. Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego.

Dentro del plazo del proceso de selección y hasta un (1) día hábil anterior al cierre, se podrán recibir las observaciones que consideren pertinente formular los interesados en presentar propuesta.

31.13. Publicación de formularios de preguntas y respuestas a las observaciones y adendas, cuando proceda.

Son formularios los documentos que contienen las preguntas y respuestas a las observaciones presentadas, los que contienen modificaciones al pliego. Unos y otros serán puestos a disposición de los interesados en el portal único de contratación y remitidos a los correos electrónicos o direcciones registradas, de ser posible. Igual publicidad se dará a las adendas al pliego que se expidan.

31.14. Adendas(20).

La modificación del pliego será mediante adendas. La entidad señalará en el pliego el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5º(21) del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, para la prórroga del plazo en la licitación pública, en ningún otro caso podrán expedirse y publicarse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

31.15. Término para devolución de propuestas.

Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso. En este caso la devolución se hará sin la apertura de sobres.

31.16. Prórroga de la fecha de cierre.

Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, el plazo de la licitación, esto es, el entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha en que se pueden presentar propuestas y el cierre, podrá prorrogarse antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado(22).

31.18. Recepción de propuestas.

Previo al plazo señalado para recibir ofertas, la entidad podrá recibirlas mediante el diligenciamiento de una planilla que dejara constancia de su entrega. Cumplido el plazo, en el lugar, fecha y hora prevista en el pliego, de la diligencia de entrega de propuestas se levantara un acta en la que se indicará la siguiente información: proponente, nombre de la persona que la presenta, número de carpetas en original, copias y medio magnético presentados, folios contentivos de la propuesta original, garantía presentada, entre otros. Para este acto los oferentes presentaran los documentos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con los aspectos técnicos, de experiencia, capacidad administrativa, capacidad operacional y financiera requerida por la entidad.

31.19. Garantía de la seriedad de la oferta.

Se deberá rectificar que la propuesta contenga la garantía con el lleno de los requisitos contenidos en el numeral 24.1.1 del presente manual.

31.20. Término para la evaluación de la propuesta.

El comité asesor(23) y evaluador de la propuesta, verificará que la misma cumpla con los requisitos los señalados en el pliego y dentro del mismo y elaborará el informe sobre el cumplimiento de sus requisitos de habilitación. La información relativa al análisis y verificación de las propuestas y la recomendación para la clasificación de oferta hábil no podrá revelarse a los proponentes, ni a terceros, hasta la publicación de los informes de cumplimiento de los requisitos de habilitación, verificación y evaluación.

31.21. Publicidad del informe de evaluación.

El informe de evaluación, permanecerá en el lugar que el pliego establezca o en su defecto en la secretaria del despacho del competente contractual, por un término de 5 días hábiles para que los oferentes presenten sus observaciones. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Igualmente, dicho informe será publicado el Secop.

31.22. Contraobservaciones.

Vencido el término de los cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten observaciones y aclaraciones y publicadas las mismas, los proponentes dispondrán a partir del día hábil siguiente a la publicación, de un plazo de dos (2) días hábiles para presentar sus contraobservaciones por escrito a las observaciones que los demás oferentes realizaron a las propuestas.

En ejercicio de esa facultad los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Los proponentes no podrán utilizar este período para efectuar nuevas observaciones a las ofertas y solo podrán hacerlo para presentar argumentos tendientes a defender su propia propuesta únicamente frente a las observaciones que han sido objeto.

31.23. Sesión del comité de adquisiciones.

En sesión del comité de adquisiciones y previo a la audiencia de adjudicación se presentará el informe de verificación y evaluación de las ofertas, así como la recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta realizada por los comités respectivos, que será avalada por el comité de adquisiciones. A la sesión asistirá el competente contractual. Según el contenido del numeral 10 del presente manual.

31.24. Audiencia de adjudicación(24).

La audiencia de adjudicación se realizará conforme las reglas generales del artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012.

Las observaciones de los oferentes al informe de evaluación se resolverán en la adjudicación(25).

La entidad analizará las respuestas de los oferentes en estos casos y se reservará el derecho de evaluar si ellas se ajustan a lo solicitado.

La entidad no atenderá consultas personales ni telefónicas. Toda solicitud de aclaración debe presentarse por escrito y en los términos señalados en el pliego.

Previo al inicio de la misma se entregará el cuadernillo de preguntas y respuestas a las observaciones formuladas por los oferentes.

Iniciada la audiencia, se procederá de conformidad con las reglas señaladas en la precitada norma.

Conforme el numeral 10 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012, en la audiencia pública de adjudicación de la licitación pública, participará el jefe de la entidad o la persona que conforme a la ley, se haya delegado la facultad de adjudicar y además podrán intervenir en ella los servidores públicos y las personas que hayan elaborado los estudios y evaluaciones, los proponentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los organismos de control, los medios de comunicación y cualquier persona que lo desee.

Conforme el numeral 10 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 3.1.1 del Decreto 734 de 2012, en la audiencia pública de adjudicación de la licitación pública, intervendrán además del competente contractual, los servidores públicos y las personas que hayan elaborado los estudios y evaluaciones, los proponentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los organismos de control, los medios de comunicación y cualquier persona que lo desee.

1. Debe indicarse e identificarse quiénes intervienen.

2. La audiencia se desarrollará de acuerdo con las reglas señaladas en el artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012.

3. El representante legal o apoderado de cada proponente que en orden alfabético se haya registrado en planilla, hará uso de la palabra por una sola vez y su intervención tendrá la duración fijada en el pliego de condiciones.

• Terminadas las intervenciones de los asistentes, el jefe de la entidad o su delegado, adoptará la decisión que corresponda y la notificará a los presentes conforme el artículo 9º de la Ley 1150 de 2007.

• De la audiencia se levantará un acta en la que se dejará constancia de las deliberaciones producidas.

31.25. Declaratoria desierta de la licitación.

Conforme el artículo 3.2.4.1 del Decreto 734 de 2012 no se publicará el proyecto de pliego de condiciones ni se aplicará la manifestación del interés, ni el sorteo de consolidación de oferentes, cuando se declare desierta la licitación pública y se inicie un proceso por selección abreviada por declaratoria de desierta de la licitación y se iniciara el proceso dentro de los cuatro (4) mese siguientes a la declaratoria de desierta.

31.26. Firma de contrato, perfeccionamiento, ejecución y legalización.

El perfeccionamiento del contrato ocurre cuando esté suscrito por las partes.

Se entiende que cumple con los requisitos de ejecución con la expedición de su registro presupuestal, la aprobación de la garantía única a favor de la entidad contratante y la acreditación por parte del contratista de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, los propios al SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar, según corresponda a cada modalidad de contratación.

Se entiende que se cumplen con los requisitos de legalización por ser aquellos ordenados por ley, decretos reglamentarios, reglas del manual de contratación, por el pliego de condiciones o solicitud de oferta diferentes a los de perfeccionamiento y ejecución, tales como el pago de impuestos.

Una vez cumplidos los requisitos mencionado se procederá a publicar el contrato en el Secop, de conformidad con el artículo 2.2.5.

31.27. Remisión de documentos al supervisor.

Cumplidos los anteriores requisitos se remitirán al supervisor o interventor según el caso, todos los antecedentes en copia simple y el contrato perfeccionado con sus requisitos de ejecución para que asuma el control de su ejecución.

31.28. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación.

Remitidos los documentos al supervisor o interventor según el caso, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato siempre y cuando esta fecha no esté condicionada a la aprobación de la garantía, a lo cual será necesario esperar la aprobación para dar inicio al contrato.

32. Selección abreviada.

Aplica cuando concurran las causales previstas en la Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 734 de 2012, y otros que en los sucesivo lo modifiquen, adicionen o aclaren, con sujeción al presupuesto de la entidad. Aplica esta modalidad de selección en los siguientes eventos:

32.1. Bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización.

Capítulo II, sección I, artículo 3.2.1.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012. Este procedimiento involucra el acuerdo marco de precios, la subasta inversa y bolsa de productos.

32.2. La contratación de servicios de salud.

Acorde con el artículo 3.2.3.1 del Decreto 734 de 2012 se hará conforme al procedimiento de menor cuantía.

32.3. En el evento de declaratoria de desierta de la licitación pública.

Acorde con el artículo 3.2.4.1 del Decreto 734 de 2012 se hará conforme al procedimiento de menor cuantía.

32.4. Enajenación de los bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995.

Literal e), numeral 2º, artículo 2º de la Ley 1150 de 2007(26), se podrán utilizar procedimientos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva (reglamentado parcialmente por el Decreto 734 de 2012).

32.5. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.

Capítulo II, sección V, artículo 3.2.5.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012, se hará acorde al procedimiento de características técnicas uniformes y de común utilización, a través de bolsa de productos.

32.6. Los actos y contratos con objeto directo, de las actividades de las empresas industriales y comerciales del Estado, EICE, y de las sociedades de economía mixta, SEM.

Con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993. Capítulo II, sección VI, artículo 3.2.6.1 del Decreto 734 de 2012, se efectuará de acuerdo al procedimiento de menor cuantía, con excepción de los contratos que a titulo enunciativo se identifican en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 (obra pública, consultoría, prestación de servicios, concesiones, encargo fiduciario y fiducia pública) y sin perjuicio de lo dispuesto por la Ley 29 de 1990 para los contratos de ciencia y tecnología.

32.7. Los contratos de las entidades a cargo de ejecución de programas de protección a personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de Derechos Humanos y población con alto grado de exclusión.

Procedimiento del artículo 3.2.7.1 del Decreto 734 de 2012(27).

32.8. Bienes y servicios para la seguridad y defensa nacional.

Capítulo II, sección VIII artículo 3.2.8.1 del Decreto 734 de 2012.

No será obligatorio realizar las publicaciones de los documentos previstos en el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, en los siguientes procesos de selección abreviada:

• Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan las bolsas de productos legalmente constituidas, ni las operaciones que las bolsas realizan en el círculo ordinario de sus negocios; sin embargo, se publicaran los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos.

• En los casos de contratación directa a que se refiere el numera 4 del artículo de la Ley 1150 de 2007, solo se publicara la información relacionada con los numerales 17 (contrato, adiciones, modificaciones y suspensiones y la información de las sanciones ejecutoriadas) y 18 (acta de liquidación por mutuo acuerdo o el acto administrativo por liquidación unilateral) y el acto de justificación de contratación directa cuando este se requiera.

Se citan a continuación los dos procedimientos que se surten en la modalidad de selección abreviada, teniendo identificándose para cada uno de ellos las causales anteriormente expuestas contenidas en el numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, así:

1. Procedimiento para bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

A continuación se enuncian y desarrollan las diferentes formas por las cuales se hace uso del procedimiento para bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización:

1.1. Compra acuerdo marco de precios(28).

El parágrafo 5º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 establece:

“La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un acuerdo marco de precios, le dará a las entidades estatales que suscriban el acuerdo, la posibilidad que mediante órdenes de compra directa, adquieran los bienes y servicios ofrecidos.

(...).

El Gobierno Nacional señalará la entidad o entidades que tendrán a su cargo el diseño, organización y celebración de los acuerdos marco de precios”.

1.2. Subasta inversa(29).

Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en la ley, en el capítulo III sección I subsección I del Decreto 734 de 2012 y en los respectivos pliegos de condiciones.

1.2.1. Audiencia informativa(30).

El competente contractual podrá señalar fecha y hora para realizar una audiencia preliminar previa a la apertura del proceso de selección con el propósito de dar a conocer objetivos y alcance del mismo. La diligencia se desarrollará así:

1.2.2. Suscripción de la planilla de asistencia.

Presentación del proceso de contratación por el competente contractual, o quien el designe, y para procesos de compras centralizadas del gerente del proyecto de área funcional y/o del gerente de proyecto de la respectiva unidad ejecutora.

Presentación por los delegados de cada comité de la parte pertinente del proyecto de pliego.

Intervención de los interesados conforme al turno registrado en la planilla de asistencia y reglas de intervención.

1.2.3. Recepción de observaciones.

Las observaciones al proyecto de pliego se recibirán en el lugar que el proyecto establezca y para procesos de compras centralizadas en la dirección de contratación estatal, serán por escrito y/o por correo electrónico establecido en el proyecto de pliego. Radicadas tales observaciones serán trasladadas a los comités estructuradores y en procesos de compras centralizadas serán recibidas por la dirección de contratación estatal y remitidas al gerente del área funcional y/o comité jurídico, técnico y económico, las cuales serán analizadas, resueltas y consolidadas en el formulario de preguntas y respuestas al proyecto de pliego el cual será publicado en el Secop.

1.2.4. Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración y análisis.

Con las observaciones recibidas se integraran en un formulario de preguntas y respuestas, suscrito por el competente contractual. Para procesos de compras centralizadas será suscrito por el director de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional, quien autorizará su inclusión en el Secop.

1.2.5. Integración del pliego de condiciones definitivo(31).

Con base en los formularios de preguntas y respuestas y/o en los conceptos definitivos tramitados, se integrará el pliego definitivo y se elaborará el proyecto de resolución de apertura. El pliego que sirve de base para adelantar el proceso de selección incluirá como mínimo:

1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, o la ficha técnica del bien o servicio de condiciones técnicas uniformes, según sea el caso.

2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato.

3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, mecanismos de cobertura del riesgo y demás asuntos relativos al mismo.

5. El detalle y descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas se presentarán siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

6. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

1.2.6 Resolución de apertura(32).

Es el acto administrativo que dispone las condiciones generales de la selección abreviada, ordenando la apertura formal del proceso de selección previo concepto de la dirección de finanzas del Ministerio de Defensa Nacional cuando se trate de compras centralizadas. Las unidades ejecutoras podrán solicitar concepto presupuestal previo a sus direcciones financieras.

1.2.7. Publicación de documentos y pliego definitivo en el portal único de contratación(33).

El texto definitivo del pliego será publicado en el Secop.

1.2.8. Disposición del pliego para consulta.

El pliego será puesto a disposición para consulta en el sitio indicado en el Secop.

1.2.9. Audiencia de aclaraciones(34).

El competente contractual podrá señalar fecha y hora para celebrar una audiencia aclaratoria al pliego y de revisión de asignación de riesgos y en este evento podrá adoptar la regla señalada para la licitación pública, esto es, dentro de los tres (3)(35) días hábiles siguientes al inicio del plazo para presentar propuesta y a solicitud de cualquiera de los interesados. Esta audiencia tiene como objeto precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones y establecer la tipificación, estimación y asignación definitiva de los riesgos; en el sentido de oír a los interesados y resolver sus inquietudes, debiendo levantarse un acta que será suscrita por los intervinientes.

Como resultado de lo debatido en audiencia y cuando resulte conveniente, el ministro o su delegatario, expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará si fuere necesario el plazo del proceso de selección.

1.2.10. Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego.

Dentro del plazo del proceso de selección y hasta un (1) día hábil anterior al cierre, se podrán recibir las observaciones que consideren pertinente formular los interesados en presentar propuesta.

1.2.11. Publicación de formularios de preguntas y respuestas a las observaciones y adendas, cuando a ellos hubiere lugar.

Son formularios, los documentos que contienen las preguntas y respuestas a las observaciones formuladas, los que contienen modificaciones al pliego. Unos y otros serán puestos a disposición de los interesados a través del portal único de contratación y remitidos a los correos electrónicos o direcciones que se hubieren registrado, de ser posible. Igual publicidad se predica de las adendas que con ocasión de la licitación pública se expidan.

1.2.12. Adendas(36).

La modificación del pliego se realizará a través de adendas. La entidad señalará en el pliego, el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. No podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

1.2.13. Término para devolución de propuestas.

Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora prevista para el cierre del proceso. En este caso la devolución se hará sin la apertura de sobres.

1.2.14. Prórroga de la fecha de cierre.

Mediante adenda al pliego se establecerá el término máximo hasta el cual se podrá prorrogar el cierre del proceso de selección. Debe tenerse presente que este término solo puede prorrogarse antes de su vencimiento, es decir, nunca podrá hacerse el mismo día del cierre.

1.2.15. Recepción de propuestas.

La entidad podrá recibirlas mediante el diligenciamiento de una planilla que dejara constancia de su entrega en el lugar, fecha y hora prevista en el pliego. De la diligencia de entrega de propuestas se levantara un acta con la siguiente información: proponente, nombre de la persona que la presenta, número de carpetas en original, copias y medio magnético presentados, folios contentivos de la propuesta original, garantía presentada, entre otros. Para este acto los oferentes presentarán los documentos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con los aspectos técnicos, de experiencia, capacidad administrativa, capacidad operacional y financiera requerida por la entidad.

1.2.16. Término para verificar requisitos habilitantes.

Vencido el término para presentar ofertas, la entidad verificará los requisitos habilitantes en las condiciones señaladas en el pliego.

El comité asesor(37) y evaluador dentro del plazo de evaluación, verificará los requisitos mínimos de la propuesta. Dentro de tal plazo elaborará el informe sobre el cumplimiento de los requisitos de habilitación de las propuestas, el que no podrá revelarse a los proponentes, ni a terceros, hasta su publicación oficial por la entidad.

1.2.17. Requisitos habilitantes.

Para que una subasta se realice se verificarán los siguientes aspectos:

El pliego señalará si en el proceso de selección abreviada de que se trate procede la presentación total o parcial de la oferta mediante subasta inversa.

En este caso(38) en el que la adjudicación es por subasta, el oferente presentará la oferta de manera dinámica, esto es, cumpliendo con los requisitos habilitantes, es decir aquellos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con los aspectos técnicos, de experiencia, capacidad operacional y financiera requerida por la entidad. Esta evaluación es la que se ha denominado pasa o no pasa, a partir de esta evaluación se conforma la lista de los proponentes habilitados, para participar en la subasta.

El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará en el Secop a través del portal único de contratación.

En el informe de verificación se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes.

1.2.18. Publicidad del informe de verificación.

El informe de verificación de los requisitos habilitantes permanecerá en el lugar que el pliego establezca o en su defecto en la secretaria del despacho del competente contractual, por un término de tres (3)(39) días hábiles. Dentro de este término, los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen pertinentes o aclaraciones de sus ofertas.

1.2.19. Observaciones o aclaraciones de las ofertas.

Dentro del término de tres (3)(40) días hábiles y después de la diligencia de cierre se aceptarán a los oferentes las observaciones y aclaraciones que considere pertinentes a la evaluación o verificación de requisitos habilitantes, esto incluye las aclaraciones solicitadas o formuladas por la entidad.

La entidad solicitará a los proponentes en los procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, los documentos para subsanar los requisitos habilitantes, en principio dentro del plazo de los tres (3)(41) días hábiles antes indicado, sin embargo la entidad puede y debe recibir los documentos que presenten los oferentes para subsanar los requisitos habilitantes hasta la realización de la subasta y adjudicación, conforme con el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007.

En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

La entidad analizará las respuestas de los oferentes en estos casos y se reservará el derecho de evaluar si ellas se ajustan a lo solicitado.

La entidad no atenderá consultas personales, ni telefónicas. Toda solicitud de aclaración debe presentarse por escrito y en los términos señalados en el pliego.

1.2.20. Publicidad de las aclaraciones y observaciones presentadas.

A partir del día hábil siguiente al vencimiento del término antes referido(42), plazo en el que los oferentes debieron presentar sus observaciones y aclaraciones a la evaluación o verificación de requisitos habilitantes.

1.2.21. Contra observaciones.

Vencido el término de los tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten observaciones y aclaraciones y publicadas las mismas, los proponentes dispondrán a partir del día hábil siguiente a la publicación, de un plazo de dos (2) días hábiles para presentar sus contra observaciones por escrito a las observaciones que los demás oferentes le hicieron a su propuesta.

En ejercicio de esa facultad los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

Los proponentes no podrán utilizar este período para formular nuevas observaciones a las ofertas y solo podrán hacerlo para presentar argumentos tendientes a defender su propia oferta únicamente frente a las observaciones que han sido objeto.

1.2.22. Publicidad de la lista de habilitados para participar en la subasta.

Verificadas por la entidad las observaciones, aclaraciones y contra observaciones se consolidará el informe de evaluación y la lista de habilitados para participar en el evento de subasta, documentos que se publicará en el Secop.

Para que una subasta pueda llevarse a cabo deben resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.

Si solo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones y ajuste su oferta a un descuento mínimo.

Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si en este evento no se presentara ningún proponente, la entidad declarará desierto el proceso de selección.

Nota: según se disponga en los pliegos de condiciones y a efecto del ajuste de la oferta a que se refiere el presente artículo, la entidad invitará al proponente habilitado a una negociación en la que, en aplicación de los principios de economía y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del único habilitado, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuento mínimo indicado en el pliego.

Si fracasara la negociación, la entidad declarará desierto el proceso contractual, caso en el cual podrá reiniciarlo nuevamente en los términos previstos para este proceso de selección en el presente decreto. En este caso, si se hubiere solicitado garantía de seriedad de los ofrecimientos, la misma no se hará efectiva por parte de la entidad estatal ni podrá ser utilizada en la negociación para obtener acuerdo alguno.

1.2.23. Sesión del comité de adquisiciones con subasta.

En el caso de la selección abreviada, la sesión del comité de adquisiciones será antes de la subasta y adjudicación, previo establecimiento de la lista de habilitados para participar en el evento, la que será presentada por los comités evaluadores.

1.2.24. Declaratoria de desierta.

En caso de declararse desierto el proceso de selección, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

1.2.25. Audiencia de Adjudicación con subasta.

Con el desarrollo del evento de subasta inversa, se efectuará la adjudicación.

Es necesario precisar que en la subasta únicamente procede la puja respecto al menor precio.

1.2.1. Subasta inversa electrónica.

Es la presentación de ofertas de manera dinámica mediante subasta inversa, que consiste en la puja dinámica efectuada electrónicamente mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, compiten para ofrecer un bien o servicio con un precio de compra a la baja, con el propósito de proponer el mejor ofrecimiento (menor precio) para la entidad, de conformidad con lo señalado en el pliego.

En el pliego se señalará si en el proceso de selección abreviada de que se trate procede la presentación total o parcial de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa.

El pliego determinará márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.

En las subastas inversas electrónicas se garantizará y otorgará plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y contenido (L. 527/99).

1.2.1.1. Procedimiento de la subasta inversa electrónica.

La subasta iniciara en la fecha y hora señalada en el pliego, previa autorización de la entidad para la cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en el pliego para el intercambio de mensaje de datos.

Los pliegos de condiciones establecerán la oportunidad en la cual los proponentes podrán conocer con suficiente antelación a la subasta, la herramienta que será utilizada para tal efecto.

El precio de arranque de la subasta inversa electrónica será el menor de las propuestas iníciales presentadas por los proponentes, las que se presentarán en sobre cerrado a parte de la propuesta y solo serán abiertas al momento del inicio de la puja(43).

Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta presentarán sus lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos y de seguridad definidos en el pliego.

El pliego determinará márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.

En caso de que el proponente no haga nuevas posturas del precio dentro del certamen dicho precio inicial se considerara su propuesta final.

Si en el curso de una subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, conforme con la Ley 527 de 1999.

A medida que avance la subasta el proponente será informado por el sistema o el operador tecnológico que brinda servicios de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes.

En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante la subasta.

La entidad asegurará que el registro de los lances válidos de precios se produzca automáticamente sin que haya lugar a una intervención directa de su parte.

Respecto a las fallas técnicas que puedan ocurrir durante la subasta inversa electrónica, se estará a lo previsto en el artículo 3.2.1.1.11 del Decreto 734 de 2012(44).

Terminada la subasta y adjudicado el contrato la entidad hará público su desarrollo y resultado incluyendo la identidad de los proponentes.

1.2.1.2. Suscripción del contrato por medios electrónicos.

El representante legal o apoderado del adjudicatario podrá firmar el contrato y sus anexos y los enviará al Secop y a la entidad, utilizando los medios de autenticación e identificación señalados en el pliego. En este caso la remisión del contrato firmado electrónicamente se hará al correo electrónico que la entidad señaló en el pliego.

1.2.1.3. Subasta Inversa presencial para adjudicación(45).

El competente contractual podrá optar por emplear la subasta inversa presencial, la cual se llevará a cabo por ítems o por lotes, estableciendo los márgenes mínimos de mejora de ofertas, conforme lo indique el pliego.

1.2.2. Subasta inversa presencial.

Es la presentación de ofertas de manera dinámica mediante subasta inversa, que consiste en la puja dinámica efectuada presencialmente mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, compiten para ofrecer un bien o servicio con un precio de compra a la baja, con el propósito de proponer el mejor ofrecimiento (menor precio) para la entidad, de conformidad con lo señalado en el pliego.

1.2.2.1. Procedimiento de subasta inversa presencial.

Está establecido en el artículo 3.2.1.1.8 del Decreto 734 de 2012, así:

Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.

La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas:

a) La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas;

b) La entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior;

c) Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados;

d) Un funcionario de la entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes;

e) La entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado;

f) Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido;

g) La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior;

h) Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

PAR.—Cuando no haya más lances de mejora de precio y exista empate, se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.

En la subasta presencial solo serán validos los lances que, observando el margen mínimo mejoren el precio de arranque o el menor lance de la ronda anterior, según el caso.

Adicionalmente el ministerio prevé las siguientes reglas dentro del procedimiento para la subasta inversa presencial:

La identidad de los proponentes habilitados para efectuar lances dentro de la subasta inversa no será revelada antes del inicio de la audiencia y se les asignará una contraseña con la cual se identificarán a lo largo de la misma.

El ministerio o la unidad ejecutora, publicarán en el portal único de contratación, la fecha, hora y lugar en que será la audiencia para la subasta inversa presencial conforme el pliego.

Para iniciar la audiencia de subasta inversa presencial el funcionario encargado en el pliego o en su defecto el competente contractual, a la hora señalada verificará la asistencia de los proponentes habilitados. La audiencia se iniciará con los proponentes habilitados presentes.

Para estos efectos se verificará que quien asista sea el representante legal o el apoderado del proponente, debiendo en este último evento allegar el poder con presentación personal.

Adjudicado el contrato se publicará el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

1.2.2.2. Firma de contrato, perfeccionamiento, ejecución y legalización del mismo.

El perfeccionamiento del contrato ocurre cuando esté suscrito por las partes.

Se entiende que cumple con los requisitos de ejecución con la expedición de su registro presupuestal, la aprobación de la garantía única a favor de la entidad contratante y la acreditación por parte del contratista de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, los propios al SENA, ICBF, y cajas de compensación familiar, según corresponda a cada modalidad de contratación.

Se entiende que se cumplen con los requisitos de legalización por ser aquellos ordenados por ley, decretos reglamentarios, reglas del manual de contratación, por el pliego de condiciones o solicitud de oferta diferentes a los de perfeccionamiento y ejecución, tales como el pago de impuestos.

Una vez cumplidos los requisitos mencionado se procederá a publicar el contrato en el Secop, de conformidad con el artículo 2.2.5.

1.2.2.3. Remisión de documentos al supervisor.

Cumplidos los anteriores requisitos, se remitirán al supervisor o interventor según el caso, en copia simple todos los antecedentes y el contrato perfeccionado con requisitos de ejecución, quien asumirá el control de la ejecución.

1.2.2.4. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación.

Remitidos los documentos al supervisor o interventor según el caso, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato siempre y cuando esta fecha esté condicionada a la aprobación de la garantía.

1.2.2.5. Liquidación del contrato.

Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación(46), conforme el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

1.3. Bolsa de productos(47).

Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.

Se rige por las reglas de los artículo 3.2.1.2.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012. Estas normas remiten la adquisición de estos bienes a los reglamentos internos de Bolsa.

Los bienes a adquirir corresponden a bienes con características técnicas uniformes y de común utilización, y los procesos de selección se ajustarán a los reglamentos de bolsa, como la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones.

Las negociaciones en bolsa se hacen por intermedio de los comisionistas del comprador y del vendedor, garantizando a las unidades ejecutoras y al proveedor condiciones suficientes para cumplir los principios y fines de la contratación estatal.

Por comisión se entiende el contrato de mandato mediante el cual se encomienda un asunto a un comisionista dedicado profesionalmente a ello, quien representa a la entidad del sector defensa interesada en la adquisición a través de Bolsa.

La selección del comisionista se realiza en una rueda de negocios con un procedimiento competitivo basado en el precio conforme el reglamento interno de la bolsa. El comisionista seleccionado es aquel que oferta en rueda, a través de una puja a la baja un porcentaje de comisión que se ajustará a través de la aplicación de media aritmética y que por regla general es inferior al porcentaje calculado por la entidad. El comisionista cumplirá con las disposiciones previstas en las normas que regulan el tema.

Como legalmente se exige constituir una garantía mediante póliza de seguros, depósito en efectivo, fiducia en garantía y/o títulos valores de alta liquidez endosados en propiedad al organismo de compensación de la bolsa de que se trate, las unidades ejecutoras en caso de constituirla como un depósito en efectivo, solo podrán pactarla mediante la modalidad de anticipo. En este contexto no se pactarán pagos anticipados ya que esos exigen la presentación de factura con sus deducciones y como es de conocimiento, los recursos se giran es a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la Bolsa Mercantil de Colombia (en adelante BMC) y no al (o los) proveedor(es).

Del anticipo otorgado, la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC tomará un depósito como garantía básica para el día de la negociación y posteriormente, dicho valor lo imputará al pago del saldo de la negociación cuando se reciban los bienes y/o servicios a satisfacción. La Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC informará la cuenta bancaria a donde se transferirán los recursos otorgados como garantía, cuenta que debe generar rendimientos financieros los que pertenecen a la Nación.

1.3.1. Apropiación presupuestal.

Las unidades ejecutoras que adquieran bienes en bolsa contarán con la apropiación presupuestal que respalde la negociación, o en su defecto con la autorización de vigencias futuras.

1.3.2. Certificado de disponibilidad presupuestal.

De conformidad con las normas legales vigentes “... las entidades deberán tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación...”.

En consecuencia el ordenador del gasto solicita la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal al área financiera para respaldar la futura negociación.

Adicionalmente las unidades ejecutoras tendrán presente:

Expedir un solo certificado de disponibilidad presupuestal por unidad ejecutora y considerar en este, el valor de la adquisición de los bienes y/o servicios, los costos inherentes o accesorios como son el asiento en Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC y el servicio de registro en Bolsa, el porcentaje del comisionista e IVA y todo pago a hacer por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías, si la entidad determina constituirlas.

Nota. Si la adquisición a realizar incluye una unidad ejecutora nivel central (Bogotá) y regionales (resto del país), el nivel central recogerá la apropiación para expedir el certificado de disponibilidad presupuestal únicamente por la unidad ejecutora en su totalidad. Si en la adquisición no participa la unidad ejecutora nivel central pero sí una regional suya, la regional en este caso expedirá el certificado de disponibilidad presupuestal.

1.3.3. Vigencias futuras.

Cuando el proceso tiene vigencias futuras la unidad ejecutora nivel central las tramitará previamente a la solicitud de vigencias, ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La expedición del certificado de disponibilidad presupuestal por la unidad ejecutora y la autorización de vigencias futuras emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, serán el soporte para que la dependencia de contratos o quien haga sus veces, inicie el proceso a través de bolsa. Estos documentos soportan presupuestalmente la carta de intención de la unidad ejecutora.

Cuando un proceso adelantado en la BMC se financie con presupuesto de la vigencia actual y con vigencias futuras, al expedirse en el año siguiente el certificado de disponibilidad presupuestal. En dicho año se recibe el 100% de los bienes y/o servicios por el valor total de estos, situación que genera que el valor del presupuesto en esta vigencia sea menor al valor de los bienes y/o servicios facturados en atención a que en la vigencia anterior se pagó del anticipo.

1.3.4. Listado de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

Las bolsas estandarizarán, tipificarán, elaborarán y actualizarán un listado de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización susceptibles de adquirir por las entidades estatales. El listado actualizado de bienes y servicios se mantendrá a disposición de las entidades estatales y del público en general en la sede de la Bolsa y se publicará en su sitio Web, sin perjuicio del uso de cualquier otro medio de divulgación. Las bolsas podrán establecer modelos estandarizados para los documentos requeridos en las adquisiciones que por su conducto hagan las entidades estatales.

1.3.5. Estudios previos.

Contemplará los estudios y documentos previos conforme las normas legales vigentes y en particular el precio máximo de la comisión que la unidad ejecutora pagará al comisionista, que en su nombre adquirirá los bienes y/o servicios así como su precio máximo de compra. igualmente contemplará si las unidades ejecutoras utilizarán diferentes conceptos del gasto, como por ejemplo gastos generales e inversión, discriminando los bienes a adquirir por cada concepto.

1.3.6. Carta de intención.

Es el documento donde la entidad estatal manifiesta por escrito su intención de adquirir por BMC, bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y común utilización. Es expedido por las dependencias contratos o quien haga sus veces en la unidad ejecutora y en él se establecerá como mínimo:

Objeto a contratar indicándose las cantidades mínimas de bienes y/o servicios a adquirir para la(s) unidad(es) ejecutora(s).

Presupuesto oficial destinado a la adquisición.

Es procedente discriminar el valor, número y fecha del certificado de disponibilidad presupuestal y cuando en el proceso intervenga más de una unidad ejecutora discriminar la participación de cada una de ellas relacionando la información antes mencionada. Si el proceso se soporta con vigencias futuras se indicará el número de la autorización de vigencias futuras, año y valor.

Precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir, al cual se llegará luego de realizar el análisis económico basado en estudios de mercado objetivamente examinados.

Determinar el precio máximo de la comisión a pagar incluido IVA sobre el valor final en que se negocie la adquisición de los bienes y/o servicios.

Plazo del contrato de mandato o comisión y forma de pago, determinando lo que corresponde asumir a cada unidad ejecutora.

Plazo de entrega de bienes y/o servicios y forma de pago, determinando lo que corresponde asumir a cada unidad ejecutora.

Experiencia y perfil del comisionista.

Inhabilidades e incompatibilidades del comisionista.

Dentro de las funciones del comisionista que representa a la unidad ejecutora, este suministrará la información que a continuación se indica:

La información solicitada por la unidad ejecutora para suscribir el contrato de mandato o de comisión.

El comisionista suministrará cada uno de los comprobantes de negociación operación de mercado abierto por unidad ejecutora debidamente refrendada la cual contendrá número de operación, el comisionista vendedor, la cantidad, el valor por concepto de los bienes y/o servicios así como, el valor de la comisión, el servicio de registro en bolsa y el asiento en la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC.

El comisionista que representa a la unidad ejecutora facturará de acuerdo con los requisitos legales por cada una de las unidades ejecutoras, esto con el fin de pagarle el valor de su comisión.

El comisionista suministrará a la unidad ejecutora al día siguiente de la negociación, la información del(o los) proveedor(es) que va(n) a suministrar los bienes y/o servicios (no del comisionista vendedor).

El comisionista exigirá que el (los) proveedor(es) cuando entreguen los bienes y/o servicios facturen para cada unidad ejecutora.

El comisionista que representa a la unidad ejecutora debe analizar y conocer el mercado de los bienes a adquirir y presentar un sondeo de precios de mercado con el fin de asesorar la negociación y cumplir sus obligaciones y responsabilidades. Igualmente podrá hacer recomendaciones para mejorar la ficha técnica y exigencia de perfiles y calidades de los proveedores.

El comisionista constituirá y presentará ante la unidad ejecutora una garantía única de cumplimiento.

El comisionista no podrá superar en la rueda de negociación el presupuesto asignado para cada unidad ejecutora, ni combinar presupuestos de distintas unidades ejecutoras.

El comisionista seleccionado tendrá en cuenta que los impuestos, descuentos y retenciones aplicables al contrato de comisión o de mandato son los de ley entre los cuales se encuentran: retención en la fuente, retención por ICA, retención IVA y, pago publicación del contrato. Igualmente que el (los) proveedor(es) seleccionado(s) en rueda contemplarán los impuestos, descuentos y retenciones aplicables a la operación, entre ellos la retención por ICA e IVA.

La unidad ejecutora seleccionará la garantía la cual podrá ser una póliza de seguros, un depósito de una suma líquida de dinero, fiducia en garantía y/o títulos valores de alta liquidez endosados en propiedad al organismo de compensación. Es pertinente aclarar, que si se acude a la figura de depósito en efectivo se usará la modalidad de anticipo estableciéndose el porcentaje correspondiente.

Del anticipo otorgado la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC tomará un depósito como garantía básica para el día de la negociación y posteriormente, dicho valor lo imputará al pago del saldo de la negociación una vez se entreguen los bienes y/o servicios a satisfacción. La garantía que se otorga asegura el cumplimiento de la negociación y dentro del valor de la misma no se contempla el registro de servicio de la BMC y el asiento en Cámara de Riesgo Central de Contraparte.

La unidad ejecutora determinará los sitios de entrega de los bienes y/o servicios a adquirir.

La unidad ejecutora adjuntará a la carta de intención el respectivo anexo técnico de los bienes y/o servicios adquirir.

Diligenciamiento de la ficha técnica de negociación por la unidad ejecutora, teniendo en cuenta la información establecida por la BMC (ver formato), en donde entre otros aspectos se incluya: nombre de la entidad, generalidades de la adquisición, presupuesto estimado, plazo de ejecución del contrato de mandato, plazo de entrega de los bienes y/o servicios, obligaciones del proveedor, requisitos del proveedor, garantías adicionales del proveedor, cantidades a adquirir, forma de pago al proveedor, forma de pago al comisionista, programación de pagos acorde con el PAC aprobado.

Diligenciamiento por la unidad ejecutora de la ficha técnica de acuerdo con el formato establecido por la BMC.

Nombre y firma del representante legal.

1.3.7. Publicidad en la bolsa para seleccionar comisionista

La bolsa convocará públicamente a través de su página web a los comisionistas previamente inscritos y registrados tanto en esta como en el SICE, interesados en actuar como mandatario de la unidad ejecutora en el proceso de adquisición, señalando el perfil y requisitos exigidos.

1.3.8. Rueda de bolsa para selección del comisionista.

Conforme el reglamento y procedimiento de bolsa el comisionista seleccionado es aquél que oferta en rueda, a través de una puja a la baja un porcentaje de comisión que se ajusta a través de la aplicación de la media aritmética y que por regla general, es inferior al porcentaje calculado por la unidad ejecutora y manifestado previamente a la BMC.

1.3.9. Contrato de mandato o comisión.

Es el contrato suscrito bajo lineamientos del estatuto de contratación pública, impone por tanto la constitución de garantías a cargo del contratista, pago de derechos de publicación y pago de impuesto de timbre según valor de la comisión.

Seleccionado el comisionista por la bolsa, la dependencia de contratos de la unidad ejecutora elabora el contrato de mandato con el comisionista seleccionado, incluyendo además de la información propia de esta clase de contratos, los precios máximos unitarios a pagar por los bienes y/o servicios a adquirir, el porcentaje del IVA de la comisión, la obligación del comisionista de suministrar la información ya referenciada en la carta de intención que se requiera del (o los) proveedor(es) para su registro en el sistema SIIF Nación e igualmente, el suministro de la factura por el servicio prestado por cada unidad ejecutora.

El registro de bienes y servicios se realiza con un valor proyectado, por tanto, culminada la negociación y previa la entrega del comprobante de negociación operación de mercado abierto por el comisionista, la unidad ejecutora ajustará el registro de bienes y servicios al valor real de la negociación previo ajuste al registro presupuestal.

1.3.10. Compromiso o registro presupuestal del comisionista.

El registro presupuestal en el SIIF se realizará con base en el contrato de mandato. Para realizar el procedimiento interno que corresponda, las Unidades Ejecutoras verificarán lo dispuesto por el Ministerio de Defensa Nacional en el procedimiento número 1, numeral 5º del manual de políticas y procedimientos financieros.

Habida cuenta que el registro presupuestal se registra con un valor proyectado, se tendrá presente que al culminar la negociación y cuando el comisionista entregue el comprobante de negociación operación de mercado abierto, la unidad ejecutora ajustará el registro presupuestal del compromiso del comisionista al valor real de la negociación.

1.3.11. Negociación operación de mercado abierto.

Es el procedimiento mediante el cual distintos proveedores representados por comisionistas vendedores mediante pujas a la baja ofertan los distintos bienes y/o servicios codificados por la bolsa. El resultado de la operación se acredita al comisionista vendedor, mediante la expedición de una boleta de negociación denominada comprobante de negociación operación de mercado abierto.

La BMC adelantará la rueda de negociación para adquirir los bienes y/o servicios requeridos en la carta de intención, elaborando el (los) correspondiente(s) comprobante(s) de negociación operación de mercado abierto por ítem. Con fundamento en este comprobante de negociación operación de mercado abierto las unidades ejecutoras, tendrán en cuenta los campos que se indican en dicho documento a saber:

Fecha (DD/MM/AA): es la fecha en que se realiza la rueda de negociación por la Bolsa Nacional Agropecuaria.

Operación Nº: corresponde al número de la operación que adelantó la Bolsa Mercantil de Colombia para la adquisición.

Comprador: se refiere al comisionista que representa a la unidad ejecutora para la adquisición y es con quien se celebra el contrato de mandato.

Vendedor: corresponde al comisionista que representa al(los) proveedor(es) que suministrará los bienes y/o servicios a adquirir.

Producto: es la descripción del bien o servicio a adquirir.

Cantidad: representa las cantidades adquiridas a través de la rueda de negociación.

Precio: corresponde al precio unitario sin IVA de las cantidades adquiridas.

Detalle: en este campo se describe el valor de la negociación con el IVA del producto; el servicio de registro incluyendo el IVA del servicio de registro; la comisión y su IVA y el asiento en cámara con su IVA, es decir, que son los cuatros intervinientes en el proceso de adquisición.

1.3.12. Tolerancia negociación.

El reglamento de la BMC contempla la posibilidad de adquirir más bienes de los negociados en la rueda de negociación manteniendo el precio, sin que se requiera surtir una nueva rueda de negociación. Lo anterior significa que no se expide por la BMC otro comprobante de negociación operación de mercado abierto, ya que su reglamento dispone que en las operaciones para entrega futura se acepte una tolerancia hasta del 10% de la cantidad adquirida. Las unidades ejecutoras pueden solicitar esta tolerancia siempre y cuando en la negociación realizada a través de rueda quede presupuesto disponible, únicamente con cargo al certificado de disponibilidad presupuestal de cada unidad ejecutora y que el mismo en cada una de estas cubra el valor del bien. Igualmente que la cantidad se ajuste al plan de necesidades de la unidad ejecutora.

Para respaldar la tolerancia la unidad ejecutora solicitará previo cumplimiento de los lineamientos ya señalados, lo pertinente al comisionista comprador quien gestionará los trámites a que haya lugar. Se tendrá presente en este evento informar a la unidad ejecutora formalmente por el comisionista vendedor, con el fin de adicionar el registro de bienes y servicios en cantidades y el compromiso en valor.

1.3.13. Bolsa Mercantil de Colombia, BMC.

Como la adquisición es en rueda de negociación por la BMC, se paga el registro de la operación en bolsa, el cual se hace una vez por el valor total del servicio luego de la rueda de negociación y dentro del plazo estipulado en la carta intención. Este pago se adelantará a través de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC.

El valor del registro de la BMC no debe considerarse dentro del monto estipulado por la unidad ejecutora como garantía, para asegurar el cumplimiento de la negociación a realizar en atención a que el servicio se efectúa por una sola vez y por consiguiente, se pagará en su totalidad.

1.3.13.1. Registro presupuestal, Bolsa Mercantil de Colombia, BMC

El compromiso en el Sistema SIIF se registra con fundamento en el comprobante de negociación operación de mercado abierto, para lo cual la unidad ejecutora considerará lo dispuesto en el procedimiento número 1 numeral 5º del manual de políticas y procedimientos financieros.

Para la programación del plan de pagos se debe tener cupo disponible PAC para pagar la obligación en su totalidad, en el lapso dispuesto en la carta de intención con posterioridad a la negociación.

Las unidades ejecutoras tendrán presente que la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC, está encargada de hacer las retenciones por el servicio de registro de la BMC.

El comisionista comprador allegará la certificación de los pagos hechos por la BMC, correspondientes a los aportes al sistema general de seguridad social integral y demás aportes parafiscales suscritas por el representante legal o por el revisor fiscal.

1.3.13.2. Pago a la Bolsa Mercantil de Colombia BMC.

Las unidades ejecutoras girarán los recursos por transferencia electrónica informando de ello a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC, como mínimo un día antes. Cumplido lo anterior las unidades ejecutoras remitirán al supervisor general del contrato copia de la transferencia, discriminando el detalle del pago. Para todos los efectos las normas de la Bolsa Mercantil de Colombia disponen que los pagos de las negociaciones en rueda, solo se hará a través de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC.

Para verificar el procedimiento financiero se consultará el manual de procedimientos financieros del Ministerio de Defensa Nacional.

1.3.13.3. Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC.

Como la adquisición se adelanta a través de rueda de negociación por la BMC se pagará el asiento en Cámara de Riesgo Central de Contraparte, por una sola vez, por el valor total del servicio luego de la rueda de negociación y dentro del plazo estipulado en la carta intención. Es importante recordar que el valor del servicio del asiento en Cámara de Riesgo Central de Contraparte, no se considera dentro del monto estipulado por la unidad ejecutora como garantía, en atención a que el servicio se efectúa por una sola vez y por consiguiente se paga en su totalidad.

1.3.13.4. Registro presupuestal - Cámara de Riesgo Central de Contraparte.

El registro presupuestal en el SIIF se registrará con fundamento en el comprobante de negociación operación de mercado abierto, para lo cual las unidades ejecutoras considerarán lo dispuesto en el procedimiento número 1 numeral 5º del manual de políticas y procedimientos financieros. Para la programación del plan de pagos se tendrá cupo disponible PAC para pagar la obligación en su totalidad, en el lapso dispuestos en la carta de intención después de realizada la negociación.

El comisionista comprador allegará la certificación de los pagos hechos por la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC, correspondiente a los aportes al sistema general de seguridad social integral y demás aportes parafiscales suscrita por el representante legal o por el revisor fiscal.

1.3.13.5 Pago - Cámara de Riesgo Central de Contraparte.

Con fundamento en la obligación y en el comprobante de negociación operación de mercado abierto, las unidades ejecutoras harán la orden de pago conforme los lineamientos de los procedimientos del manual de políticas y procedimientos financieros.

La dirección general de Crédito Público y del Tesoro Nacional abonará directamente a la cuenta suministrada por la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC, debiendo el tesorero de la unidad ejecutora informar a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC, como mínimo un día antes de la transferencia de los recursos.

Las unidades ejecutoras remitirán al supervisor general del contrato copia de la orden de pago. Para verificar el procedimiento financiero se consultará el manual de procedimientos financieros del Ministerio de Defensa Nacional.

1.3.13.6. Proveedores.

Como la adquisición se adelanta en rueda de negociación por la BMC, el comisionista comprador suministrará al supervisor general del contrato y al comité estructurador económico, los comprobantes de negociación operación de mercado abierto por unidad ejecutora y documento anexo, indicando número de operación, el proveedor, cantidad y valor discriminando el IVA para cada uno de los bienes y servicios por cada unidad ejecutora, de tal forma que la sumatoria de dicho detalle sea igual al valor negociado por cada proveedor.

1.3.13.7. Registro presupuestal - proveedor.

El registro presupuestal en el sistema SIIF se hará soportado en el comprobante de negociación operación de mercado abierto, observando las unidades ejecutoras el procedimiento número 1 numeral 5º del manual de políticas y procedimientos financieros.

Para la programación del plan de pagos se tendrá cupo disponible de PAC para pagar la garantía cuando sea un depósito en efectivo (anticipo), dentro del lapso dispuesto en la carta de intención, posterior a la negociación y previo recibo a satisfacción los bienes y/o servicios.

Con los recursos en la cuenta el tesorero de la unidad ejecutora gira a la cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC para pagar a la BMC. Las unidades ejecutoras girarán los recursos por transferencia electrónica, informando a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC como mínimo un día antes. Realizado lo anterior las unidades ejecutoras remitirán al supervisor general del contrato copia de la transferencia de los recursos discriminando el detalle de los pagos. Lo anterior teniendo en cuenta la normatividad de la BMC, que dispone que los pagos correspondientes a las negociaciones en rueda solo se harán a través de la Cámara de Riesgo Central de BMC.

1.3.13.8. Obligación garantía - proveedor.

Con fundamento en el comprobante de negociación operación de mercado abierto las unidades ejecutoras efectuarán la obligación a nombre del (o los) proveedor(es) de acuerdo con el procedimiento número 1, numeral 7º del manual de políticas y procedimientos financieros, dando clic en el campo anticipo por el valor de la garantía en el caso de depósitos en efectivo corresponderá al anticipo y el cual se hará en el lapso dispuesto en la carta de intención después de realizada la negociación. El comisionista comprador allegará la certificación de los pagos efectuados por el (o los) proveedor(es) correspondientes a los aportes al sistema general de seguridad social integral y demás aportes parafiscales, suscrita por el representante legal o por el revisor fiscal.

Nota: las entidades estatales podrán exigir al comitente vendedor la constitución de garantías a su favor, adicionales a las señaladas en el artículo 3.2.1.2.10 del Decreto 734 de 2012, siempre y cuando resulten adecuadas y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. Para tal efecto, se elaborará una ficha técnica con las condiciones básicas del acuerdo y las obligaciones que se garantizan.

1.3.13.9. Pago garantía - proveedor.

Con los recursos en la cuenta el tesorero de la unidad ejecutora gira a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte, para que esta pague al (o los) proveedor (es) previa instrucción de la unidad ejecutora.

Las unidades ejecutoras girarán los recursos por transferencia electrónica, informando a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC como mínimo un día antes de dicho proceso. Surtido el trámite remitirán al supervisor general del contrato copia de la transferencia de los recursos discriminando el detalle de los pagos.

1.3.13.10. Comisionista.

1.3.13.11. Obligación garantía - comisionista.

El comisionista comprador allegará la certificación de los pagos por concepto de aportes al sistema general de seguridad social integral y demás aportes parafiscales, suscrita por el representante legal o por el revisor fiscal.

1.3.13.12. Pago garantía – comisionista.

Con fundamento en la obligación y en el comprobante de negociación operación de mercado abierto, las unidades ejecutoras realizarán la orden de pago. Con los recursos en la cuenta el tesorero de la unidad ejecutora gira a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte, con el fin que esta pague al comisionista previa instrucción de la unidad ejecutora.

Las unidades ejecutoras girarán los recursos por transferencia electrónica, informando a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC como mínimo un día antes de dicho proceso. Surtido este trámite remitirán al supervisor general del contrato copia de la transferencia de los recursos discriminando el detalle del pago. El comisionista comprador allegará la certificación de los pagos efectuados por el (o los) proveedor (es) al sistema general de seguridad social integral y demás aportes parafiscales, suscrita por el representante legal o por el revisor fiscal.

1.3.13.13. Entrega de bienes y/o servicios por el (o los) proveedor(es).

Recibidos a satisfacción los bienes y/o servicios por el almacenista y/o el área administrativa correspondiente, se realiza el ingreso a satisfacción de los bienes y/o servicios debiendo el supervisor delegado por unidad ejecutora certificar por escrito tal recibo y remitir la información al supervisor general del contrato para su control y al área financiera para continuar con el proceso.

El almacenista (bienes) o el área administrativa correspondiente (para servicios) constatarán el recibo, conforme el comprobante de negociación operación de mercado abierto y la factura, teniendo presente los lineamientos del procedimiento número 1, numeral 6º del manual de políticas y procedimientos financieros.

1.3.13.14. Obligación entrega bienes y/o servicios - proveedor.

Con base en el comprobante de negociación operación de mercado abierto, la factura, la entrada al almacén o la certificación del servicio según corresponda, y la certificación de recibo por el supervisor delegado en cada unidad ejecutora, se efectuará la obligación a nombre del (o los) proveedor(es) de acuerdo con el manual de políticas y procedimientos financieros, teniendo presente que la obligación se realizará asociándola a la entrada de bienes y/o cumplimiento de servicios como al registro presupuestal pero únicamente por el valor pendiente por obligar, es decir, que el valor a obligar no contemplará el pago hecho con anterioridad como anticipo, a título de garantía otorgada por la unidad ejecutora.

Se dará agilidad a este trámite considerando que el pago se hará en el lapso dispuesto en la carta de intención después de la entrada de bienes y/o cumplimiento del servicio.

1.3.13.15. Pago entrega bienes y/o servicios - proveedor.

Con base en la obligación y en el comprobante de negociación operación de mercado abierto, la factura, la entrada al almacén o la certificación del servicio según corresponda y la certificación de recibo por el supervisor delegado por cada unidad, se hará la orden de pago.

Con los recursos en la cuenta el tesorero de la unidad ejecutora hará el giro a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BMC, para pagar al (o los) proveedor(es) previas instrucciones de la unidad ejecutora. Las unidades ejecutoras girarán los recursos por transferencia electrónica, informando a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte como mínimo un día antes de dicho trámite. Surtido el trámite las unidades ejecutoras remitirán al supervisor general del contrato copia de la transferencia de los recursos discriminando el detalle del pago.

1.3.13.16. Cumplimiento servicio comisionista.

Recibidos los bienes y/o servicios por el almacenista y/o el área administrativa, el supervisor delegado en la unidad certificará por escrito el recibo del bien y/o servicio. El supervisor del contrato consolidará dicha información con las facturas presentadas por el comisionista en cada unidad, certificando el cumplimiento a satisfacción, remitiendo la documentación a la unidad ejecutora correspondiente e informando la porción que le corresponde para el pago del saldo del contrato de mandato considerando que ya se le efectuó el pago de la garantía a través del anticipo. El área administrativa correspondiente constatará el recibo a satisfacción conforme la factura y la certificación del cumplimiento del servicio del comisionista.

1.3.13.17. Obligación cumplimiento servicio comisionista.

Con fundamento en la certificación de cumplimiento del servicio emitida por el supervisor del contrato, la factura y la certificación del servicio del área administrativa o quien haga sus veces en la unidad ejecutora expedida a través del sistema SIIF se efectuará la obligación a nombre del comisionista, teniendo presente que la obligación se realizará asociándola al cumplimiento del servicio como al registro presupuestal pero únicamente por el valor pendiente por obligar, es decir, que el valor a obligar no contemplará lo correspondiente al pago hecho con anterioridad como anticipo como garantía otorgada por la unidad ejecutora.

El comisionista comprador allegará la certificación de los pagos efectuados por concepto de aportes al sistema general de seguridad social integral y demás aportes parafiscales debidamente suscritas por el representante legal o por el revisor fiscal si a ello hubiere lugar.

1.3.13.18. Pago cumplimiento servicio - comisionista.

Con fundamento en la certificación de cumplimiento del servicio emitida por el supervisor del contrato, la factura, la obligación y la certificación del servicio del área administrativa o quien haga sus veces en la unidad ejecutora expedida a través del SIIF se ordenará el pago. Con los recursos en la cuenta el tesorero de la unidad ejecutora girará a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte, para que la Cámara pague al comisionista previas instrucciones de la unidad ejecutora. Surtido este trámite las unidades ejecutoras remitirán al supervisor del contrato copia de la transferencia de los recursos discriminando el detalle del pago.

2. Procedimiento de menor cuantía.

Este procedimiento aplica para las siguientes adquisiciones:

1. Contratación de servicios de salud.

2. Licitación pública cuando ha sido declarada desierta.

3. Los actos y contratos con objeto directo, de las actividades de las empresas industriales y comerciales del Estado (EICE) y de las sociedades de economía mixta (SEM) con excepción de los contratos que a título enunciativos se identifican en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

4. Contratos de entidades a cargo de ejecución de programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de derechos humanos y población con alto grado de exclusión: el procedimiento para la contratación del programa de atención humanitaria al desmovilizado (PAHD) que se aplicará en virtud del artículo 2º numeral 2º, literal h, de la Ley 1150 de 2007, está señalado en el artículo 3.2.7.1 del decreto reglamentario 734 de 2012, haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía descrito en el presente manual de contratación.

5. Bienes y servicios para la seguridad y defensa nacional.

6. Selección de los promotores inmobiliarios, banqueros de inversión, martillo, comisionistas de bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos.

Las pautas generales de este procedimiento regulado de manera específica, dentro de la modalidad de selección abreviada, para las adquisiciones anteriormente aludidas se enlistan a continuación:

2.1. Publicidad del procedimiento en el Secop.

La entidad garantizará la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al proceso, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva conforme el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.

2.2. Elaboración del estudio previo.

Conforme el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012 y las demás normas que se refieran a requisitos previos a la contratación.

2.3. Circular designando gerentes y comités estructuradores y evaluadores.

El Ministro de Defensa Nacional o su delegado en cada unidad ejecutora, emitirá un acto administrativo designando los comités estructuradores y evaluadores, respectivamente.

2.4. Convocatoria pública.

Se hará un aviso de convocatoria pública a las veedurías y a las Mypes y Mipymes, a estas últimas siempre y cuando se cumpla con los requisitos del Decreto 734 de 2012. Las entidades públicas que no cuenten con los recursos tecnológicos que provean una adecuada conectividad para el uso del Secop, deberán reportar esta situación al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El reporte señalará, además de la dificultad o imposibilidad de acceder al sistema, la estrategia y el plan de acción que desarrollarán a efecto de cumplir con la obligación del uso del sistema electrónico. En todo caso, estas entidades deberán, a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia del Decreto 734 de 2012, garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación.

2.5. Publicación de los estudios previos y proyecto de pliego en el portal único de contratación.

La publicación en el Secop se realizará con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita conocer los documentos y formular observaciones al contenido de los mismos.

El proyecto de pliego se publicará cuando menos con cinco (5)(48) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. Las observaciones al proyecto de pliego pueden presentarse dentro del término antes previsto.

2.6. Audiencia informativa(49).

El competente contractual podrá señalar fecha y hora para celebrar una audiencia preliminar previa a la apertura del proceso de selección, con el fin de divulgar sus objetivos y alcance. La diligencia se desarrollará así:

2.7. Suscripción de la planilla de asistencia.

Presentación de la parte general del proceso de selección por el competente contractual y para procesos de compras centralizadas del gerente del proyecto de área funcional y/o del gerente de proyecto de la respectiva unidad ejecutora.

Intervención de los interesados conforme al turno registrado en la planilla de asistencia y reglas de intervención.

2.8. Recepción de observaciones(50).

Las observaciones al proyecto de pliego se recibirán en el despacho del competente contractual o donde se indique en el precitado proyecto; para compras centralizadas en la dirección de contratación estatal y las mismas constarán por escrito y/o por el correo electrónico establecido en el proyecto de pliego. Radicadas las observaciones el competente contractual dará traslado al o a los comités estructuradores y para compras centralizadas serán recibidas por la dirección de contratación estatal y remitidas al gerente del área funcional y/o comité jurídico, técnico y económico, las cuales serán analizadas, resueltas y consolidadas en el formulario de preguntas y respuestas al proyecto de pliego el cual se publicará en el Secop.

2.9. Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración y análisis.

Con las observaciones recibidas se integrará un formulario de preguntas y respuestas, suscrito por el competente contractual. Para compras centralizadas será suscrito por el director de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional quien autorizará su inclusión en el Secop.

2.10. Integración del pliego definitivo.

Con base en los formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos tramitados, se elaborará el pliego definitivo y el proyecto de resolución de apertura.

El pliego que sirve de base para adelantar el proceso de selección incluirá como mínimo la siguiente información:

1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, o la ficha técnica del bien o servicio de condiciones técnicas uniformes, según sea el caso.

2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato.

3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, mecanismos de cobertura del riesgo y demás asuntos relativos al mismo.

5. El detalle y descripción del objeto, características y condiciones técnicas que se presentarán siempre en documento separable del pliego, como anexo técnico el cual será público salvo expresa reserva.

6. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

2.11. Resolución de apertura(51).

Es el acto administrativo que dispone las condiciones generales de la selección por menor cuantía ordenando la apertura formal del proceso de selección, previo concepto de la dirección de finanzas del Ministerio de Defensa Nacional cuando se trate de compras centralizadas. Las unidades ejecutoras podrán solicitar concepto presupuestal previo a sus dependencias competentes.

2.12. Publicación de documentos y pliego definitivo en el portal único de contratación(52).

El texto definitivo del pliego será publicado en el Secop.

2.13. Manifestación de interés y lista de posibles oferentes.

Dentro de los tres(53) (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los interesados en participar manifestarán su interés con el fin de conformar una lista de posibles oferentes.

La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para presentar la oferta.

2.14. Procedimiento para manifestar interés.

Los interesados en el proceso de selección manifestarán su interés conforme el término antes establecido, es decir tres (3) días hábiles siguientes a la fecha del acto de apertura del proceso, con el fin de conformar la lista de posibles oferentes. Esta manifestación acorde con el artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012 es un requisito habilitante para presentar la oferta.

El pliego establecerá las siguientes reglas con el propósito de que los posibles participantes puedan manifestar su interés:

• Plazo dentro del cual pueden presentar su manifestación de interés.

• Modelo de manifestación de interés donde conste su voluntad inequívoca de participar, el cual estará debidamente suscrito por la persona natural o representante legal de la persona jurídica o el apoderado constituido para el efecto (se aportará el poder debidamente legalizado).

• Lugar de radicación de la manifestación de interés.

• En caso consorcios o uniones temporales bastará con que uno de sus integrantes haya manifestado interés en participar en el proceso.

• Las manifestaciones de interés que no estén suscritas no serán tenidas en cuenta para el proceso de selección.

• El competente contractual discrecionalmente indicará expresamente en el pliego si adelantará el proceso de selección con todas las personas que hayan manifestado su interés de participar, sin consideración al número de interesados que sea superior a 10(54); o si por el contrario si en dicho proceso se sorteará para escoger mínimo 10 participantes.

• Si el competente contractual establece el sorteo de consolidación de los oferentes, señalará las formas de contacto y comunicación eficaz (publicación mediante el Secop y envío a los correos electrónicos o direcciones que se hubieren registrado, de ser posible) a través de los cuales la entidad informará directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso que la misma tenga lugar.

Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad adelantará el proceso de selección con todos ellos. En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará desierto el proceso.

2.15. Audiencia pública de sorteo.

En caso que el número de interesados sea superior a diez (10), la entidad podrá realizar el sorteo de consolidación de oferentes de que trata el artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012, para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

El sorteo de consolidación de posibles oferentes, se realizará por el sistema de balotas de la siguiente manera:

1. El día y hora señalado en el pliego los interesados que hayan manifestado su intención de participar en el proceso, se registraran en la planilla destinada para tal fin en estricto orden de llegada a la audiencia. En tal registro se le asignará un número que será el de la balota que lo identifica en el sorteo.

2. Las balotas serán numeradas en la misma cantidad de los participantes en el sorteo de consolidación y se depositarán en presencia de todos los asistentes en una bolsa que impida su visibilidad.

3. En el orden en el que quedaron inscritos en la planilla cada interesado sacará una balota hasta que se completen los diez (10) posibles oferentes.

De todo lo anterior la entidad dejara constancia escrita en acta que será publicada en el portal único de contratación, así como de la lista de consolidación. El plazo para presentar ofertas señalado en el pliego comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo.

2.16. Disposición del pliego para consulta.

El pliego será puesto a disposición para consulta en el sitio que se indique en el Secop.

2.17. Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego.

Dentro del plazo del proceso de selección y hasta un (1) día hábil anterior al cierre, se podrán recibir las observaciones que consideren pertinente formular los interesados en presentar propuesta.

2.18. Publicación de formularios de preguntas y respuestas a las observaciones y adendas, cuando a ellos hubiere lugar.

Son formularios, los documentos que contienen las preguntas y respuestas a las observaciones formuladas, los que contienen modificaciones al pliego; unos y otros serán puestos a disposición de los interesados a través del portal único de contratación y remitidos a los correos electrónicos o direcciones registradas de ser posible.

2.19. Adendas(55).

La modificación del pliego se realizará a través de adendas. La entidad señalará en el pliego el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes dispongan del tiempo suficiente para ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

2.20. Término para devolución de propuestas.

Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso. En este caso la devolución, se hará sin la apertura de sobres.

2.21. Prórroga de la fecha de cierre.

El pliego establecerá el número de días hábiles o término máximo hasta el cual se podrá prorrogar el cierre, mediante adenda, debe tenerse en cuenta que el mismo solo puede ser prorrogado antes de su vencimiento, es decir, nunca podrá hacerse el mismo día del cierre.

2.22. Recepción de propuestas.

Previo al plazo señalado para la recepción de ofertas, la entidad podrá recibirlas, mediante el diligenciamiento de una planilla que dejara constancia de su entrega. Cumplido el plazo, en el lugar, fecha y hora prevista en el pliego, de la diligencia de entrega de propuestas se levantara un acta en la que se indicará la siguiente información: proponente, nombre de la persona que la presenta, número de carpetas en original, copias y medio magnético presentados, folios contentivos de la propuesta original, garantía presentada, entre otros. Para este acto los oferentes presentaran los documentos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con los aspectos técnicos, de experiencia, capacidad operacional y financiera requerida.

2.23. Término para verificar requisitos habilitantes.

Vencido el término para presentar ofertas la entidad las evaluará en las condiciones señaladas en el pliego.

El comité asesor(56) y evaluador verificará los requisitos mínimos de la propuesta dentro del término señalado en el pliego y elaborará el informe de cumplimiento de los requisitos de habilitación de las propuestas. Esta información y la recomendación para la clasificación de oferta hábil no podrán revelarse a los proponentes, ni a terceros, hasta la publicación del informe de cumplimiento de los requisitos de habilitación de las propuestas.

El término de evaluación de las propuestas se fijará en el pliego de condiciones(57).

2.24. Publicidad del informe de verificación o evaluación.

El informe de evaluación y verificación de los requisitos habilitantes, se publicará en el Secop y permanecerá en el lugar que el pliego establezca, o en su defecto en la secretaria del despacho del competente contractual, por un término de tres (3)(58) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes.

2.25. Publicidad de las observaciones.

Dentro del día hábil siguiente al vencimiento de los tres (3) días, para subsanar y presentar observaciones, el Ministerio de Defensa Nacional o la unidad ejecutora, publicará en el Secop las observaciones.

2.26. Sesión del comité de adquisiciones.

En sesión del comité de adquisiciones y previo a la audiencia de adjudicación se presentará el informe de verificación y evaluación de las ofertas, así como la recomendación de adjudicación y/o declaratoria desierta realizada por los comités respectivos. Esta será avalada por el comité de adquisiciones. A la sesión asistirá el competente contractual.

2.27. Declaratoria desierta proceso selección abreviada(59).

En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, regulado en el presente artículo, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

2.28. Audiencia de adjudicación(60).

La audiencia de adjudicación se realizará conforme las reglas generales de los artículos 3.1.3 del Decreto 734 de 2012.

Vencido el término anterior la entidad dentro del plazo previsto en el pliego, adjudicará el contrato al oferente que presentó la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012. Mediante acto administrativo motivado la entidad podrá extender por una sola vez el plazo previsto hasta por un término equivalente a la mitad del inicialmente establecido.

El acto de adjudicación se publicará en el Secop con el fin de enterar de su contenido a todos los participantes en el proceso de selección. Dentro de su contenido estarán las respuestas de la entidad a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación.

Previo al inicio de la misma se hará entrega del cuadernillo de preguntas y respuestas a las observaciones formuladas por los oferentes.

La presidirá el competente contractual e iniciada la audiencia se celebrará acorde con su reglamento en el que se establecerá:

• La identificación de quienes intervienen.

• La intervención conforme el numeral 10 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012, del competente contractual, los servidores públicos y quienes elaboraron los estudios y evaluaciones, los proponentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los organismos de control, los medios de comunicación y cualquier persona que lo desee.

• Su desarrollo de acuerdo con lo reglamentado en el pliego de condiciones.

• Las condiciones de intervención del representante legal o apoderado de cada proponente que en orden alfabético registrado en la planilla de asistencia, por el tiempo determinado en el reglamento de la audiencia.

• Las respuestas de la entidad a las observaciones de los oferentes(61).

Terminadas las intervenciones de los asistentes, el jefe de la entidad o su delegado adoptará la decisión que corresponda y la notificará a los presentes conforme el artículo 9º de la Ley 1150 de 2007.

Elaboración del acta de la audiencia en la que se dejará constancia de las deliberaciones producidas.

2.29. Firma de contrato, perfeccionamiento, ejecución y legalización.

El perfeccionamiento del contrato ocurre cuando esté suscrito por las partes.

Se entiende que cumple con los requisitos de ejecución con la expedición de su registro presupuestal, la aprobación de la garantía única a favor de la entidad contratante y la acreditación por parte del contratista de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, los propios al SENA, ICBF, y cajas de compensación familiar, según corresponda a cada modalidad de contratación.

Se entiende que se cumplen con los requisitos de legalización por ser aquellos ordenados por ley, decretos reglamentarios, reglas del manual de contratación, por el pliego de condiciones o solicitud de oferta diferentes a los de perfeccionamiento y ejecución, tales como el pago de impuestos.

Una vez cumplidos los requisitos mencionado se procederá a publicar el contrato en el Secop, de conformidad con el artículo 2.2.5.

2.30. Remisión de documentos al supervisor.

Cumplidos los anteriores requisitos se remitirán los antecedentes y el contrato perfeccionado con sus requisitos de ejecución al supervisor o interventor según el caso, quien asumirá el control de la ejecución.

2.31. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación.

Remitidos los documentos al supervisor o interventor según el caso, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato siempre y cuando esta fecha esté condicionada a la aprobación de la garantía.

2.32. Liquidación del contrato.

Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación(62), conforme el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

33. Concurso de méritos.

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último se conforma una lista de precalificados mediante convocatoria pública, pudiendo integrarse listas limitadas de oferentes, utilizando criterios como el de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes.

Mediante el concurso se contratan los servicios de consultoría enunciados en el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, como los estudios necesarios para ejecutar proyectos de inversión; los estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos; las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión: la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos; la dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos y los proyectos de arquitectura.

Respecto a la asesoría técnica y para diferenciarla de otras que son objeto del contrato de prestación de servicios, se tiene que el parágrafo del artículo 3.3.1.1 del Decreto 734 de 2008 al reglamentar el artículo 32, numeral 2º de la Ley 80 de 1993, señala que por labores de asesoría y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión, se entienden las realizadas con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2º de la Ley 842 de 2003.

33.1. Etapas del concurso de méritos.

El Decreto 734 de 2012 en su artículo 3.3.4.1 establece las etapas del concurso de méritos así:

ART. 3.3.4.1.—Etapas del concurso de méritos. El concurso de méritos tendrá las siguientes etapas, sin perjuicio de lo señalado en el título II del presente decreto:

1. Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se haga uso de precalificación, solo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos.

2. Publicación del pliego de condiciones.

3. Invitación a presentar propuestas, en los concursos en los que se haga uso de precalificación.

4. Presentación de las ofertas.

5. Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas.

6. Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas.

7. Traslado del informe de evaluación por un término no superior a tres (3) días hábiles.

8. Apertura de la propuesta económica del primer elegible.

9. Verificación de la consistencia de la propuesta económica.

10. Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.

PAR.—Salvo los expresamente señalados en el presente decreto, en el pliego de condiciones se señalarán los términos y plazos que gobiernan el concurso de méritos. El término para presentar ofertas se contará a partir de la expedición del acto administrativo de apertura.

No obstante que el precitado artículo 3.3.4.1 inicia las etapas del concurso de méritos con el acto administrativo de apertura, debe cumplirse previo a la expedición de tal acto unos procedimientos, así:

33.2. Publicidad del procedimiento en el Secop.

La entidad garantizará la publicidad de los procedimientos y actos asociados al proceso, salvo aquellos expresamente sometidos a reserva de acuerdo con el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.

33.3. Expedición de la circular designando gerentes y comités estructuradores y evaluadores.

El Ministro de Defensa Nacional, o el delegado en cada unidad ejecutora, emite un acto administrativo designando comités estructuradores y evaluadores.

33.4. Elaboración del estudio previo.

El artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 20012 señala que los estudios y documentos previos están conformados por los documentos definitivos que soportan la elaboración del proyecto de pliego. El estudio previo es una aplicación de los principios de economía y planeación de la actividad contractual, que garantiza que la escogencia del contratista, la celebración, ejecución y liquidación de un contrato, no sea producto de la improvisación. Así cualquier contrato que celebre y ejecute una entidad pública estará precedido de estudios encaminados a determinar su viabilidad técnica y económica; del conocimiento que al interior de la entidad se tiene para satisfacer una necesidad específica en cumplimiento de su función pública, de sus planes y programas. Es entonces la planeación el fundamento del contrato, permitiendo que se ajuste a las necesidades de la entidad y el cumplimiento de su misión.

El estudio previo contendrá un análisis serio, completo y suficiente de los aspectos objeto del contrato a celebrar, entre los cuales están los citados expresamente en el artículo 2.1.1 en comento. Así la determinación de la forma más adecuada para satisfacer la necesidad de la entidad estatal, las características y el costo de los bienes y servicios requeridos, las condiciones de experiencia y financieras de los potenciales oferentes y del valor total del contrato suponen una indagación exhaustiva sobre todos estos aspectos. Por consiguiente cuando no se realizan estos análisis, o es insuficiente, se desconoce la planeación de la contratación y en consecuencia se afecta el estudio previo.

33.5. Aviso de convocatoria.

Mediante aviso público se convocará a las veedurías, a las Mypes y a las Mipymes, a estas últimas cuando se cumplan los requisitos del Decreto 734 de 2012, el cual será publicado en el Secop. Este aviso informará a los interesados sobre el objeto a contratar; la modalidad de selección a aplicar; el presupuesto oficial del contrato; el lugar físico o electrónico donde pueda consultarse el proyecto de pliego, así como los estudios y documentos previos.

33.6. Aviso de convocatoria para presentar expresiones de interés en el concurso de méritos con precalificación.

El artículo 3.3.3.1 del Decreto 734 de 2012 indica que la precalificación es un procedimiento previo y autónomo, respecto del concurso de méritos, el cual deberá hacerse mediante audiencia pública de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 3.3.3.5 del Decreto 734 de 2012, así:

ART. 3.3.3.5.—Audiencia de conformación de lista corta o multiusos. La precalificación se conformará en audiencia pública, la cual se realizará conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1. En la audiencia los interesados podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la manifestación de interés.

En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su manifestación de interés se hayan presentado por los intervinientes.

3. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el interesado, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado con anterioridad.

4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.

5. Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de conformación de la lista, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de los oferentes.

6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda y se notificará a los presentes de conformidad con el artículo 219 del Decreto-Ley 19 de 2012.

Aplicando este procedimiento la entidad estatal conforma una lista limitada de oferentes con un proceso simplificado y público de selección objetiva abierto. La convocatoria es pública e indeterminada y tiene como finalidad identificar una lista concreta de los proponentes en el subsiguiente procedimiento de escogencia del consultor. Dentro de las modalidades de listas la normatividad señala:

ART. 3.3.3.1.—Definición de los procedimientos de precalificación. La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un solo proceso de concurso de méritos se denominará lista corta. La que se realice para varios concursos de méritos determinados o determinables se denominará lista multiusos.

Para proceder a precalificar e integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, la entidad aplicará el procedimiento que se señala en el presente decreto para la lista corta y para la lista multiusos.

El procedimiento de precalificación es anterior e independiente de los procesos de concurso de méritos para los que se aplique.

El aviso de convocatoria para integrar una lista corta o una lista multiusos que se publicará en el Secop, incluirá la siguiente información acorde con el artículo 3.3.3.2 del Decreto 734 de 2012:

ART. 3.3.3.2.—Solicitud de expresiones de interés para la precalificación. Con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista multiusos la entidad realizará una convocatoria pública a través del Secop.

Con base en la solicitud, el aviso de convocatoria incluirá la siguiente información:

1. La fecha límite para presentar la expresión de interés.

2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes.

3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos.

4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes.

Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria a que se refiere el presente artículo, y acompañarán dicha manifestación con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado.

Para conformar la lista corta el comité asesor designado por la entidad verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y valorará la información allegada con la expresión de interés, observando los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública, el interés de la entidad y el fin de la contratación. La entidad conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se presente una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se presente una propuesta técnica simplificada. En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2) interesados, la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes necesarios en los criterios para su conformación, generando una nueva convocatoria. En el evento en que en la segunda oportunidad no se conforme la lista y se presente un solo interesado, podrá ejecutarse el proceso si la propuesta cumple con los requisitos habilitantes exigidos, y satisface los requerimientos del pliego.

El comité preparará el informe de lista corta que servirá para adoptar la decisión que la integre y la corta se publicará en el Secop. Conforme el artículo 77 de la Ley 80 de 1993 contra esta decisión solo procede el recurso de reposición, previa notificación a los interesados.

Acorde con el artículo 3.3.3.4 del Decreto 734 de 2012 la lista multiusos es la que resulta de la precalificación hecha por la entidad estatal a los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS). Su vigencia no podrá exceder de seis (6) meses y contendrá un mínimo de veinticinco (25) integrantes. Para su integración la entidad hará una convocatoria pública a través del Secop, señalando las condiciones, criterios y requisitos que cumplirán los interesados para su inclusión, los cuales se determinarán conforme las reglas para integrar la lista corta. Las condiciones de habilitación de los interesados se verificarán al momento de elaborar las listas multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia según disponga el manual de contratación. Las listas multiusos se publicarán en el Secop con el fin de comunicarlas a los interesados y se notificaran de conformidad con lo establecido en el artículo 3.3.3.5 del Decreto 734 de 2012. Conforme el artículo 77 de la Ley 80 de 1993 contra esta decisión solo procede el recurso de reposición, previa notificación a los interesados.

33.7. Acto administrativo de apertura.

El artículo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012 indica que la entidad mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del concurso identificando el objeto de la contratación a realizar; la modalidad de selección que corresponda a la contratación; el cronograma del proceso, expresando las fechas y lugares en que se celebrarán las audiencias que correspondan; el lugar físico o electrónico en que se consultará y retirará el pliego y los estudios y documentos previos; la convocatoria para las veedurías ciudadanas; el certificado de disponibilidad presupuestal; los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección. Dentro de los demás asuntos para el caso del concurso de méritos, se tiene que el acto de apertura solo procederá cuando esté en firme la conformación de la lista corta.

Sobre la invitación a presentar propuestas el artículo 3.3.4.2 del Decreto 734 de 2012 dispone:

ART. 3.3.4.2.—Invitación a presentar propuestas. Salvo en el concurso de méritos que se realice con el sistema de concurso abierto, la entidad, junto con la expedición del acto administrativo de apertura, enviará a los integrantes de la lista corta o de la lista multiusos, una carta de invitación a presentar propuestas, que contendrá:

1. El nombre de la entidad contratante.

2. La fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas.

3. La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

Los interesados presentarán en dos sobres sellados sus propuestas, en los parámetros señalados en el pliego de condiciones. Uno de los sobres contendrá la oferta económica y el otro, la propuesta técnica y la demás documentación exigida.

33.8. El pliego de condiciones.

Es la fuente principal de los derechos y obligaciones de la administración y de los proponentes, por cuanto es el reglamento que disciplina el procedimiento de selección del contratista y delimita el contenido y alcance del contrato y señala una preceptiva jurídica obligatoria para la administración y el contratista, no solo en la etapa precontractual sino también en la de ejecución del contrato. El artículo 2.2.3 del Decreto 734 de 2012 ordena que el pliego detalle claramente los requerimientos para presentar la propuesta; dentro de este contexto y como aspectos especiales del concurso de méritos, el artículo 3.3.1.3 del Decreto 734 de 2012 dispone:

ART. 3.3.1.3.—Contenido del pliego de condiciones y requerimientos técnicos. El pliego de condiciones para el concurso de méritos deberá contener, además de lo señalado en el artículo 2.2.3 del presente decreto, el anexo de los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar. En los mismos se señalará cuando menos lo siguiente:

1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.

2. La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

3. El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.

4. El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

5. La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos.

33.9. La publicación del pliego de condiciones.

El artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 impone a la entidad contratante la responsabilidad de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al proceso de selección, dentro de los cuales está el proyecto y el pliego definitivo, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad de estos actos se hace en el Secop a través del portal único de contratación en la fecha de expedición de tales actos, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición.

El artículo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012 establece que la entidad estatal publicará el proyecto de pliego cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso del concurso de méritos con propuesta técnica detallada (PTD). La publicación del proyecto de pliego no genera obligación para la entidad de abrir el proceso de selección.

33.10. Adendas[12].

La modificación del pliego se realiza a través de adendas. La entidad señalará en el pliego el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes dispongan del tiempo suficiente para ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

33.11. La oferta.

Es la formulación de una invitación que una persona le hace a otra con el propósito de celebrar un contrato. En contratos estatales la oferta se presenta dentro de un proceso de selección, por cuanto la administración hace una invitación pública a terceros interesados en contratar con ella, para que presenten ofertas acorde con el pliego, en armonía con el numeral 2º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. La oferta contendrá los requisitos esenciales del negocio jurídico descrito en el pliego y de su concordancia con tales requisitos, dependerá que la administración como destinataria de la misma la acepte, sin adicionar o modificar algunos de sus términos, puesto que de lo contrario se estaría ante un condicionamiento que puede derivar en una nueva oferta.

La oferta debe ser pura y simple, es decir que cumplirá todas las exigencias del pliego como lo indica el numeral 6º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, que expresa que aquella debe referirse y sujetarse a todos los requerimientos del el pliego; debe ser temporal, es decir que debe presentarse dentro del plazo señalado en el pliego como lo expresa el numeral 5º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 89 de la Ley 734 de 2011; y finalmente debe exteriorizarse, es decir que se conoce al momento de su presentación ante la entidad que la requiere. En relación con su contenido, la oferta se ajustará a los requerimientos del pliego y finalmente se tiene que ella se perfecciona con la aceptación de la administración al momento de adjudicar expresa y motivadamente el contrato.

En relación con exigencias adicionales de tipo legal que deba incluir la propuesta dentro de un concurso de méritos, el artículo 3.3.4.5 del Decreto 734 de 2012, dispone:

ART. 3.3.4.5.—Propuesta económica. La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros:

1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.

2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.

3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor.

4. Gastos de administración.

5. Utilidades del consultor.

6. Gastos contingentes.

Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.

33.12. El informe de evaluación y su traslado.

El principio de selección objetiva obliga a cumplir las reglas del pliego las cuales en cumplimiento de un esquema legalmente definido, no se pueden variar, excepto en los casos en que procedan las adendas, so pena de incurrir en responsabilidad para el funcionario competente. La evaluación de una oferta está basada en una calificación cuya asignación no es subjetiva, ya que ella se obtiene únicamente con el criterio indicado en el pliego. No puede la entidad asignar los puntajes discrecionalmente, de manera que verificado el ofrecimiento y comparado con el sistema de calificación del pliego, la calificación necesariamente debe otorgarse.

El artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 define como objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Así los factores de escogencia y calificación establecidos en el pliego tendrán en cuenta criterios como la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para participar y no otorgarán puntaje, con excepción de los procesos para la selección de consultores, donde se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores.

El artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012 en su numeral 2 expresa que el ofrecimiento más favorable para la entidad en el concurso de méritos, es aquel que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el decreto ibídem y en el pliego, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación.

Posteriormente el parágrafo 2º del precitado artículo 2.2.9 del decreto en comento, estipula que para la evaluación de las propuestas en el concurso de méritos, la entidad designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, que evaluará objetivamente las propuestas, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego. Dicho comité evaluador, está sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, quien recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar acorde con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, lo justificará en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

El artículo 3.3.1.5 del Decreto 734 de 2012, establece:

ART. 3.3.1.5.—Comité asesor. Para los efectos previstos en el parágrafo 2º del artículo 2.2.9 del presente decreto, el comité asesor que se conforme para el desarrollo del concurso de méritos estará integrado por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas. En caso que la entidad no cuente total o parcialmente con las mismas, podrá celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para ello.

El comité asesorará a la entidad, entre otras cosas, en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.

La entidad podrá, de manera motivada, apartarse de las recomendaciones que con ocasión del proceso de concurso de méritos le realice el comité asesor.

El comité evaluador es designado por el Ministro de Defensa Nacional o su delegado y está conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto. Está sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y su tarea consiste en recomendar al jefe de la entidad o a su delegado, el sentido de la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. Ejercerá sus funciones con plena autonomía respecto del competente contractual y sus integrantes tendrán conocimientos respecto de los bienes y/o servicios objeto del contrato, poseerán un perfil profesional o técnico que garantice una selección objetiva. Sus recomendaciones e informes son el soporte técnico, jurídico y económico para decidir sobre la selección de un contratista, pero el competente contractual podrá apartarse bajo su total responsabilidad del concepto emitido, motivando su decisión acorde con el parágrafo 2º del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

El comité iniciará su función con la notificación y el recibo del oficio de su designación, del pliego de condiciones, sus adendas si las hay, el acta de la audiencia de aclaraciones, los formularios de preguntas y respuestas, el cronograma del proceso y una copia de las ofertas presentadas. Su función finalizará cuando esté firme la resolución de adjudicación.

El plazo dentro del cual se evaluarán las ofertas y solicitarán a los proponentes por conducto del funcionario competente las aclaraciones pertinentes, se indicará en el pliego de acuerdo con la naturaleza del proceso de selección. Concluido este plazo el comité presentará el informe de evaluación al jefe del área de contratación de cada unidad ejecutora, quien previo a su traslado considerará dentro del cronograma la realización de una reunión previa que permita analizar y discutir con los evaluadores y el gerente del proyecto los resultados de la evaluación. El informe de evaluación estará a disposición de los proponentes por un término no superior a tres (3) días hábiles para que sobre el mismo presenten observaciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

ART. 3.3.4.3.—Criterios de evaluación de las propuestas técnicas. Los factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto son aquellos criterios de selección que permiten escoger la oferta o proyecto más favorable para la entidad contratante, por brindar las mejores condiciones para la ejecución del contrato y la calidad del servicio, según lo establezca el pliego de condiciones. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones.

Los criterios que las entidades podrán utilizar según la naturaleza y complejidad del servicio de consultoría a contratar, son entre otros:

1. Experiencia específica del proponente: es aquella directamente relacionada con el objeto a contratar, que de acuerdo con las necesidades que la entidad pretende satisfacer, permite a la entidad valorar la idoneidad de los proponentes, en exceso de la mínima habilitante.

2. Experiencia específica del equipo de trabajo: es aquella que se acredite con base en el personal propuesto en la oferta, directamente relacionada con las actividades que desarrollarán en la ejecución contractual y que permite a la entidad valorar la idoneidad de aquel.

Los pliegos de condiciones podrán señalar aquellas condiciones que deban acreditar las ofertas a efecto de ser elegibles, de tal manera que si a pesar de cumplir con los requerimientos habilitantes de los pliegos de condiciones para participar, no alcanzaron el nivel mínimo de calidad establecido en dichas condiciones, no sea posible tenerlas en cuenta para efectos del orden de adjudicación.

Los criterios técnicos de la oferta o del proyecto deberán ser proporcionales y razonables a la naturaleza del contrato a suscribir. Para tal efecto, se debe tener en cuenta la incidencia de estos criterios en la ejecución del contrato conforme el campo de que se trate.

La valoración del equipo de trabajo deberá realizarse únicamente sobre aquel que ejecutará el contrato.

La entidad estatal contratante verificará que el equipo de trabajo presentado esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la consultoría.

El criterio de formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo es el factor fundamental a calificar en todo concurso de méritos, debiendo la entidad constatar que el equipo propuesto está en capacidad real de cumplir con la carga y el plan de trabajo de la consultoría. De ahí que el artículo 3.3.4.8 del Decreto 734 de 2012 prevea que solo se puede sustituir algún miembro del equipo de trabajo con la autorización expresa de la entidad contratante, quien verificará si el nuevo miembro propuesto cumple con las calidades similares o superiores a las que detentaba el miembro presentado en la oferta original. Respecto al procedimiento de evaluación, el artículo 3.3.4.4 del Decreto 734 de 2012, señala:

ART. 3.3.4.4.—Procedimiento de evaluación de las propuestas técnicas e informe de evaluación. El comité asesor valorará el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones del respectivo concurso en desarrollo del artículo 3.3.4.3 del presente decreto.

El comité entregará a la entidad su informe de evaluación, el cual contendrá el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto. El informe de evaluación estará suscrito por cada uno de los miembros del comité, el cual será publicado por la entidad en el Secop para que los proponentes puedan formularle observaciones dentro de los tres (3) días siguientes, las cuales se resolverán en el acto de adjudicación.

33.13. Apertura de la propuesta económica del primer elegible.

El artículo 3.3.4.6 del Decreto 734 de 2012, señala:

ART. 3.3.4.6.—Apertura y revisión de la propuesta económica. La apertura del sobre con la propuesta económica y la revisión de su consistencia con la oferta técnica se llevarán a cabo de conformidad con las siguientes reglas:

1. Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas.

2. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente.

3. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificación, y así sucesivamente.

4. La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.

5. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el numeral anterior.

6. La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato. Los acuerdos no podrán versar sobre aspectos que hayan sido objeto de ponderación en el proceso contractual.

7. La entidad adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado.

La propuesta económica se presenta simultáneamente con la propuesta técnica simplificada, pero en sobre separado y sellado, que se abrirá en la audiencia pública de apertura y revisión de la propuesta económica. La propuesta económica detallará y contendrá la información que indica el artículo 3.3.4.5 del Decreto 734 de 2012, en la cual se entienden incluidos todos los gastos que hará el contratista al ejecutar el contrato propuesto.

La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica con las actividades descritas en la propuesta técnica, para aclarar y ajustar lo que sea necesario. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse en lo sustancial, los requerimientos técnicos, ya que los ajustes versarán sobre aspectos formales. El estudio de consistencia no puede generar cambios, adiciones, o supresiones de la oferta económica, ni a modificar, suprimir o alterar la oferta técnica, puesto que se desvirtúa el sentido del proceso ya que por la vía de los acuerdos no se puede modificar la oferta. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica o no se logra un acuerdo final sobre los aspectos técnicos o económicos objeto de discusión, se dará por terminada la revisión de dicha propuesta, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad.

Si el valor contenido en el sobre económico del proponente que obtuvo el mayor puntaje excede la disponibilidad presupuestal, su propuesta será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de elegibilidad, y así sucesivamente. La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato, y no podrán versar sobre aspectos que hayan sido objeto de ponderación en el proceso contractual. La entidad adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado.

33.14. Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.

El artículo 9º de la Ley 1150 de 2007 establece que a solicitud de cualquiera de los proponentes, del Contralor General de la República y demás autoridades de control fiscal competentes, ordenarán que el acto de adjudicación de una licitación tenga lugar en audiencia pública, adjudicación que se hará mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia. A renglón seguido señala que el acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

El numeral 2º del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2008, establece que el ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, en el concurso de méritos, será para la oferta que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el presente decreto y en el pliego, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación.

ART. 3.3.4.7.—Declaratoria de desierto. Si la entidad declara desierto el concurso, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.

33.15. La selección del consultor mediante concurso abierto.

El sistema de concurso abierto implica una convocatoria pública encaminada a la presentación de una propuesta técnica que es el objeto de la consultoría, que es de carácter abierto y que genera la evaluación de unas ofertas de proponentes indeterminados. Sobre el particular el artículo 3.3.2.1 del Decreto 734 de 2012, establece:

ART. 3.3.2.1.—Procedimiento de concurso abierto. El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto se desarrollará de conformidad con el proceso señalado en el presente capítulo, prescindiendo de los procedimientos de precalificación, de que trata la Sección III del mismo.

PAR.—Para la selección de proyectos de arquitectura mediante el uso de concurso abierto por medio de jurados se aplicará el procedimiento señalado en el Decreto 2326 de 1995, hasta tanto no se expida el reglamento que lo modifique.

33.16. Delimitación entre propuestas técnicas detalladas (PTD) y propuestas técnicas simplificadas (PTS).

Acorde con la complejidad del objeto de la consultoría, según lo establece el artículo 3.3.1.2 del Decreto Reglamentario 734 de 2012, el pliego definirá si se trata de una propuesta técnica simplificada (PTS) o de una propuesta técnica detallada (PTD) en función de si la entidad, conforme el proyecto que pretende desarrollar con la consultoría, define o no, dentro de los requerimientos técnicos, la metodología exacta para su ejecución o, si por el contrario, al admitir que pueden desarrollarse diferentes enfoques en el curso de la misma, no establece dicha metodología ni el plan de cargas de trabajo, como parte de las determinaciones de la entidad, trasladando esa definición a los proponentes como una exigencia de la oferta técnica a presentar. Tal es la diferencia entre una propuesta técnica simplificada (PTS) cuando la entidad suministra en los requerimientos técnicos la metodología exacta, el plan y las cargas de trabajo para ejecutar la consultoría y una propuesta técnica detallada (PTD), que ocurre cuando los servicios de consultoría pueden desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías que se dejan a la opción o libertad del proponente para que este la someta en su oferta a la evolución de la entidad.

Debe observarse que el tipo de propuesta técnica incide o afecta la cuantificación de la disponibilidad presupuestal. Como regla general se tiene que la disponibilidad presupuestal previa al Concurso, guarda correspondencia con el valor o costo estimado de la consultoría, cuyo detalle se coloca a disposición del proponente calificado en el primer puesto de la lista de elegibles. En el caso de la propuesta técnica detallada (PTD) la entidad podrá contar con una disponibilidad superior al valor de la estimación de costos generada por el estudio previo y consecuentemente certificar los recursos disponibles por un valor superior, justificado en el hecho de que en este evento la entidad deja a discreción del proponente la metodología, el plan de cargas de trabajo, es decir la definición de cómo se ejecutará la consultoría. En este orden de ideas puede surgir un margen distinto en su valor final, ocasionado por la iniciativa del proponente.

En razón a la complejidad que generan las propuestas técnicas detalladas (PTD), la ley prevé que para estos casos la selección del consultor proceda solo por el sistema de precalificación de lista corta, es decir, no puede usarse directamente el concurso abierto, sino que debe usarse un sistema de preselección que genere un listado limitado de oferentes.

33.17. Concurso de méritos para la selección del intermediario de seguros.

Para la escogencia de intermediarios de seguros, se deberá observar lo contenido en el artículo 3.3.5.1, del Decreto 734 de 2012, el cual establece:

ART. 3.3.5.1.—Oportunidad del concurso y término de vinculación. La selección de intermediario de seguros deberá realizarse a través del concurso de méritos abierto, en forma previa a la escogencia de la entidad aseguradora. En casos excepcionales debidamente justificados por la entidad estatal, podrá efectuarse esta selección de manera concomitante.

34. Contratación directa.

La Ley 1150 de 2007 en su título I trata sobre la eficiencia y la transparencia en el proceso de selección y en su artículo cita las modalidades de selección, dentro de las cuales está la contratación directa. La entidad estatal puede acudir a la contratación directa de dos formas:

1. Celebrando el contrato directamente con el fabricante, o con quien esté en capacidad de suministrar el bien o servicio, o si existen varios con tal capacidad, formularles invitación (contratación directa con pluralidad de ofertas).

2. Celebrando un convenio de gobierno a gobierno.

En ambos casos se aplicará el procedimiento descrito a continuación, el cual tiene un matiz propio cuando se trate de gobierno a gobierno, siempre encasillado en las causales del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

34.1. Causales de contratación directa.

La contratación directa opera por disposición expresa de la ley cuando se presente una de las causales taxativas establecidas en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. Estas causales son:

a) Urgencia manifiesta

La Ley 80 de 1993 autoriza al jefe o representante legal de la entidad estatal a declarar la urgencia “manifiesta”, cuando se presenten situaciones excepcionales relacionadas con calamidades, desastres, hechos de fuerza mayor, guerra exterior o conmoción interior, emergencia económica, social o ecológica o vinculadas a la imperiosa necesidad de impedir la parálisis de un servicio público y, como consecuencia, para prescindir de la licitación o concurso público, que ordinariamente aplicará para seleccionar al contratista. En este evento, puede hacerlo directa e inmediatamente, sin prescindir del cumplimiento del deber de selección objetiva.

La Ley 80 de 1993 no exige para la declaratoria de urgencia manifiesta autorización previa. Por ello dada la inmediatez en la contratación puede procederse directamente a su declaratoria; inclusive si la urgencia no permite la suscripción de contrato escrito. Igualmente puede prescindirse del acuerdo acerca de la remuneración, dejando constancia de la autorización impartida por la administración. Celebrados los contratos originados en dicha urgencia, se remitirán con el acto administrativo que la declaró, al órgano que ejerce el control fiscal en la entidad.

La urgencia manifiesta puede decretarse por cualquier autoridad administrativa, sin que medie autorización previa a través de acto motivado. Se configura cuando se acredite que la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, o que se presenten situaciones relacionadas con estados de excepción, o que se busque conjurar situaciones relacionadas con hechos de calamidad o de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas, o en general, que se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a un proceso normal de selección.

Sobre el particular la Corte Constitucional en Sentencia 772 del 10 de diciembre de 1998, indicó que: “La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado”.

En esos casos, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1o. del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, impugnado por el actor, “... la autoridad administrativa directamente realizará los ajustes o modificaciones presupuestales a que haya lugar de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto”.

Dicha disposición se reitera y complementa con lo dispuesto en el parágrafo único del artículo 42 de la Ley 80 de 1993, también objeto de demanda, el cual establece lo siguiente:

“PAR.—Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente”.

Del análisis sistemático de las normas citadas se concluye lo siguiente:

a) Que la “urgencia manifiesta” es una situación que puede decretar directamente cualquier autoridad administrativa, sin que medie autorización previa, a través de acto debidamente motivado.

b) Que ella existe o se configura cuando se acredite la existencia de uno de los siguientes presupuestos:

Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro.

Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción.

Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y,

— En general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos.

c) Que la declaratoria de “urgencia manifiesta” le permite a la correspondiente autoridad administrativa:

Realizar de manera directa, en sus propios presupuestos, los ajustes o modificaciones presupuestales a que haya lugar, de conformidad con lo previsto en la ley orgánica de presupuesto (L. 80/93, art. 41, par. 1º).

Hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente (L. 80/93, art. 42, par. único).

d) Que dada la mayor autonomía con que se dota a las autoridades administrativas, para afrontar situaciones de urgencia y excepción, la vigilancia sobre las actuaciones que se deriven de su declaratoria, deberá ejercerla el organismo de control de manera especial e inmediata, según lo establece el artículo 43 de la Ley 80 de 1993.

Tales disposiciones se confrontarán a continuación con el ordenamiento superior y con las disposiciones del estatuto orgánico de presupuesto, contenido actualmente en el Decreto 111 de 1996, para establecer si efectivamente vulneran o contrarían la normativa constitucional y/o la normativa orgánica vigente en materia presupuestal.

En el régimen colombiano la urgencia manifiesta está prevista como una excepción legal al deber general de selección de contratistas a través del mecanismo de la licitación pública (L. 80/93, art. 24, num. 2º, lit. f). Ello permite en determinadas circunstancias, contratar directamente y de ser necesario, prescindir de la celebración del contrato y del acuerdo sobre el precio como lo indica el artículo 42 de la Ley 80 de 1993.

b) Contratación de empréstitos (competencia exclusiva del Ministro de Defensa Nacional)

Implica el endeudamiento de la Nación y de ahí que la competencia para celebrarlos está en cabeza del Presidente de la República en virtud de la Constitución Política. Esta competencia ha sido delegada a los ministros y jefes de departamentos administrativos, no pudiéndose delegar lo delegado, de ahí que estas contrataciones son parte de la competencia remanente del Ministro de Defensa Nacional en la resolución de delegación.

Las contrataciones de empréstitos en la medida en que involucran operación de crédito público, se regulan por el Decreto 2681 de 1993 que reglamenta parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas; y el Decreto 2283 de 2003 que reglamenta algunas operaciones relacionadas con crédito público.

El empréstito es una operación de crédito público como lo expresa el parágrafo 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993:

PAR. 2º—Operaciones de crédito público. Sin perjuicio de lo previsto en leyes especiales, para efectos de la presente ley se consideran operaciones de crédito público las que tienen por objeto dotar a la entidad de recursos con plazo para su pago, entre las que se encuentran la contratación de empréstitos, la emisión, suscripción y colocación de bonos y títulos valores, los créditos de proveedores y el otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de las entidades estatales...

Cuando las operaciones señaladas en el inciso anterior se refieran a operaciones de crédito público externo o asimiladas, se requerirá autorización previa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que podrá otorgarse en forma general o individual, dependiendo de la cuantía y modalidad de la operación.

Para la gestión y celebración de toda operación de crédito externo y operaciones asimiladas a estas de las entidades estatales y para las operaciones de crédito público interno y operaciones asimiladas a estas por parte de la Nación y sus entidades descentralizadas, así como para el otorgamiento de la garantía de la Nación se requerirá la autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previos los conceptos favorables del Conpes y del Departamento Nacional de Planeación...

Las operaciones a que se refiere el presente artículo y las conexas con estas se contratarán en forma directa...”.

Para contratar este tipo de operaciones se cumplirán requisitos previos al inicio de cualquier proceso contractual como:

Inclusión del proyecto en el plan de desarrollo propuesto por el Presidente de la República y aprobado por el Congreso de la República.

Concepto favorable del Conpes.

Concepto previo favorable de la honorable Comisión interparlamentaria de Crédito Público.

Resolución de autorización de gestiones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por el valor del proyecto.

Adjudicado o aceptada la propuesta se cumplirán con los siguientes requisitos:

Concepto definitivo de la honorable Comisión Interparlamentaria de Crédito Público.

Aprobación de la minuta del contrato por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Si la financiación es a través de un banco se denomina crédito comprador, de cuya operación surgen dos contratos así:

— El contrato de empréstito a suscribirse por el banco financiador, el Ministro de Hacienda y Crédito Público y el Ministro de Defensa Nacional.

— La minuta de compraventa o suministro suscrita por el proveedor y el Ministro de Defensa Nacional.

Si la financiación se otorga por el proveedor se denomina crédito proveedor y de esta operación surge un contrato, de compraventa o suministro, que incluye además de las cláusulas propias de los contratos estatales, la de financiación aprobada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

c) Contratos Interadministrativos

Acorde con el literal c, numeral 4º del artículo 2º, literal 20 de la Ley 1150 de 2008 modificado por los artículos 92 y 95 de la Ley 1474 de 2011, los contratos interadministrativos se pueden contratar directamente así:

Siempre que las obligaciones derivadas de los mismos (del contrato interadministrativo a celebrarse) tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos (lo que está en el paréntesis es nuestro).

Planteamiento reiterado por el artículo 3.4.2.1.1 del Decreto 734 de 2012 así:

Las entidades señaladas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993 celebrarán directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal.

Lo anterior también tiene sus excepciones:

a) Si la unidad ejecutora es una institución de educación superior pública o una sociedad de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o una persona jurídica sin ánimo de lucro conformada por la asociación de entidades públicas, o una federación de entidades territoriales y se trate de contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos encargo fiduciario y fiducia pública, estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o de contratación abreviada de acuerdo con lo dispuesto en los numerales 1º y 2º del presente artículo (refiriéndose al artículo 2º de la Ley 1150 de 2007).

Esto fue reiterado también por el artículo 3.4.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, así:

Las instituciones públicas de educación superior, o las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales podrán ejecutar contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargo fiduciario y fiducia pública siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada, y acrediten la capacidad requerida para el efecto.

La ejecución de dichos contratos estará sometida al estatuto general de contratación de la administración pública y el presente decreto así la entidad ejecutora tenga régimen de contratación especial, salvo lo previsto en el inciso 2º del literal c) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 95 de la Ley 1474 de 2011 (negrilla fuera de texto).

La Ley 1150 de 2007, modificada por la Ley 1474 de 2011 expresa:

b) En aquellos eventos en que el régimen aplicable a la contratación de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecución del contrato interadministrativo tenga relación directa con el desarrollo de su actividad.

En aquellos casos en que la entidad estatal ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación directa con el objeto del contrato principal.

c) Estarán exceptuados de la figura del contrato interadministrativo, los contratos de seguro de las entidades estatales conforme el Decreto 734 de 2012, parágrafo del artículo 3.4.2.1.1 que expresa:

Los contratos de seguro de las entidades estatales estarán exceptuados de celebrarse por contrato interadministrativo.

d) La contratación de bienes y servicios en el sector defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.

Causal establecida en razón a la naturaleza de entidad que contrata y a la del bien a adquirir.

En razón a la entidad que contrata puede aplicarse por las entidades que conforman el sector defensa y la Dirección Nacional de Inteligencia.

Las entidades que conforman al sector defensa son:

Ministerio de Defensa Nacional, sus Fuerzas Militares y la Policía Nacional.

Indumil

Agencia Logística de las Fuerzas Militares 

Fondo Rotatorio de la Policía Nacional

La CIAC

Cotecmar

Caja Promotora de Vivienda

Instituto de Casas Fiscales

Universidad Militar Nueva Granada

Club Militar

Sociedad Hotelera Tequendama

Círculo de Suboficiales

Hospital Militar Central

Caja de Sueldos y Retiros de la Policía Nacional

Caja de Retiros de las Fuerzas Militares

Corporación Matamoros

Defensa Civil Colombiana

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Nacional

Satena

La Ley 1150 de 2007 en su artículo 16 prevé una excepción para cinco empresas del sector defensa así:

ART. 16.—De las Entidades exceptuadas en el sector defensa. Los contratos que celebren Satena, Indumil, el Hotel Tequendama, la Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial (Cotecmar) y la Corporación de la Industria Aeronáutica Colombiana (CIAC), no estarán sujetos a las disposiciones del estatuto general de contratación de la administración pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad.

En todo caso su actividad contractual se someterá a lo dispuesto en el artículo 13 de la presente ley. Es decir lo relacionado con los principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública, en el que se establece que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de contratación de la administración pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

ART. 209.—La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

ART. 267.—El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. Esta podrá, sin embargo, autorizar que, en casos especiales, la vigilancia se realice por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y contratadas previo concepto del Consejo de Estado.

La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial. La Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.

El Contralor será elegido por el Congreso en pleno en el primer mes de sus sesiones para un período igual al del Presidente de la República, de terna integrada por candidatos presentados a razón de uno por la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado, y no podrá ser reelegido para el período inmediato ni continuar en ejercicio de sus funciones al vencimiento del mismo. Quien haya ejercido en propiedad este cargo no podrá desempeñar empleo público alguno del orden nacional, salvo la docencia, ni aspirar a cargos de elección popular sino un año después de haber cesado en sus funciones. Solo el Congreso puede admitir las renuncias que presente el Contralor y proveer las vacantes definitivas del cargo; las faltas temporales serán provistas por el Consejo de Estado.

Para ser elegido Contralor General de la República se requiere ser colombiano de nacimiento y en ejercicio de la ciudadanía; tener más de 35 años de edad; tener título universitario o haber sido profesor universitario durante un tiempo no menor de 5 años; y acreditar las calidades adicionales que exija la ley.

No podrá ser elegido Contralor General quien sea o haya sido miembro del Congreso u ocupado cargo público alguno del orden nacional, salvo la docencia, en el año inmediatamente anterior a la elección. Tampoco podrá ser elegido quien haya sido condenado a pena de prisión por delitos comunes. En ningún caso podrán intervenir en la postulación o elección del Contralor personas que se hallen dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil o legal respecto de los candidatos.

Con la excepción anterior podemos concluir que solo las entidades del sector defensa que les aplica el estatuto general de contratación de la administración pública, pueden aplicar la contratación directa, para adquirir los bienes relacionados en el artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012, así:

1. Ministerio de Defensa Nacional, Unidades Ejecutoras y sus dependencias que según resolución de delegación número 0001 del 2 de enero de 2012, o la que la adicione, modifique o sustituya, son:

El comando general de las Fuerzas Militares

El Ejército Nacional

La Armada Nacional

La Fuerza Aérea Colombiana

La Dirección General de Sanidad Militar

La Gestión General

La Dirección General Marítima (Dimar)

La Comisión Colombiana del Océano (CCO)

La Justicia Penal Militar

El Fondo para la Defensa de la Libertad Personal (Fondelibertad)

La Agencia de Compras Ubicada en Fort Lauderdale

2. La Policía Nacional

3. Agencia Logística de las Fuerzas Militares

4. Fondo Rotatorio de la Policía Nacional

5. Caja Promotora de Vivienda

6. Instituto de Casas Fiscales

7. Universidad Militar Nueva Granada

8. Club Militar

9. Círculo de Suboficiales

10. Hospital Militar Central

11. Caja de Sueldos y Retiros de la Policía Nacional

12. Caja de Retiros de las Fuerzas Militares

13. Corporación Matamoros

14. Defensa Civil Colombiana

15. Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Nacional

En razón a la naturaleza del bien o servicio que se adquiera:

El bien o servicio debe requerir reserva, es decir que sus características técnicas, o sus condiciones operativas, no puedan revelarse por cuanto afecta la defensa y seguridad nacional y la soberanía. El Decreto 734 de 2012 en su artículo 3.4.2.2.1, los enlista taxativamente, de allí que el bien o servicio debe encuadrarse específicamente en uno de esos elementos, o si no no es posible aplicar la contratación directa.

ART. 3.4.2.2.1.—Contratación reservada del sector defensa y la Dirección Nacional de Inteligencia. Para los efectos previstos en el numeral 4 literal d) del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, entiéndase por bienes y servicios en el sector defensa que necesitan reserva para su adquisición los siguientes:

1. Armas y sistemas de armamento mayor y menor de todos los tipos, modelos y calibres con sus accesorios, repuestos y los elementos necesarios para la instrucción de tiro, operación, manejo y mantenimiento de los mismos.

2. Elementos, equipos y accesorios contra motines.

3. Herramientas y equipos para pruebas y mantenimiento del material de guerra, defensa y seguridad nacional.

4. Equipos optrónicos y de visión nocturna, sus accesorios, repuestos e implementos necesarios para su funcionamiento.

5. Equipos y demás implementos de comunicaciones, sus accesorios, repuestos e implementos necesarios para su funcionamiento.

6. Equipos de transporte terrestre, marítimo, fluvial y aéreo con sus accesorios, repuestos, combustibles, lubricantes y grasas, necesarios para el transporte de personal y material del sector defensa y de la Dirección Nacional de Inteligencia.

7. Todo tipo de naves, artefactos navales y fluviales, así como aeronaves destinadas al servicio del ramo de defensa nacional, con sus accesorios, repuestos y demás elementos necesarios para su operabilidad y funcionamiento.

8. Municiones, torpedos y minas de todos los tipos, clases y calibres para los sistemas de armas y armamento mayor o menor.

9. Equipos de detección aérea, de superficie y submarinas, sus repuestos y accesorios, equipos de sintonía y calibración para el sector defensa.

10. Equipos de inteligencia que requieran el sector defensa y la Dirección Nacional de Inteligencia.

11. Las obras públicas cuyas características especiales tengan relación directa con la defensa y seguridad nacionales, así como las consultorías relacionadas con las mismas, de acuerdo con lo señalado en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

12. La prestación de servicios relacionados con la capacitación, instrucción y entrenamiento militar y policial del personal de la Fuerza Pública, así como para el diseño de estrategias relacionadas con la defensa y/o seguridad nacional.

13. Los convenios de cooperación industrial y social (offset) que se celebren con los contratistas de los bienes y servicios a que se refieren el artículo 53 y el presente artículo, los cuales tendrán como propósito incentivar la transferencia de tecnología tanto al sector público como al sector real, así como favorecer el desarrollo industrial y social del país. El convenio será autónomo en relación con el contrato o contratos que les sirven de origen en todos sus aspectos, y en él se acordarán los objetivos de cooperación, las prestaciones mutuas que se darán las partes para la obtención del objetivo buscado, así como las condiciones que se acuerden entre las partes, incluyendo garantías en el evento en que se estimen necesarias. En ningún caso los convenios supondrán compromisos presupuestales de la entidad contratante, sin perjuicio de la realización de inversiones que resulten necesarias para materializar el objeto de la cooperación. Se entienden incluidos dentro de la presente causal los acuerdos derivados del convenio, tanto con la entidad transferente de tecnología, como con los beneficiarios.

14. El mantenimiento de los bienes y servicios señalados en el presente artículo, así como las consultorías que para la adquisición o mantenimiento de los mismos se requieran, incluyendo las interventorías necesarias para la ejecución de los respectivos contratos.

15. Bienes que tengan por finalidad garantizar la vida e integridad del comandante supremo de las Fuerzas Armadas de la República, tales como elementos de protección personal; equipos de transporte de cualquier naturaleza así como sus repuestos y mantenimiento; equipos de comunicaciones con sus accesorios, repuestos e implementos necesarios para su funcionamiento; mantenimiento y adecuación de instalaciones y, en general, todos aquellos servicios que para tal finalidad deban ser adquiridos bajo esta modalidad por el sector defensa y la Dirección Nacional de Inteligencia.

16. La contratación de personas naturales o jurídicas para la administración, conservación, clasificación, ordenación, guarda y sistematización de los archivos generales como de inteligencia que hacen parte del DAS en supresión.

PAR.—Los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes o servicios a que hace referencia el presente artículo no requerirán de la obtención previa de varias ofertas y tendrán como única consideración la adquisición en condiciones de mercado. Las condiciones técnicas de los contratos a que se refiere este artículo no pueden ser reveladas y en consecuencia se exceptúan de publicación.

Para aplicar esta causal y el procedimiento de contratación directa hay que tener en cuenta también la imputación presupuestal de los recursos. Para gastos reservados, existe una norma que regula la forma de comprometerlos contenida en la Ley 1219 del 16 de julio de 2008, por medio de la cual se establece el régimen de contratación con cargo a gastos reservados. Esa disposición tiene carácter especial y predomina normativamente sobre el Decreto 734 de 2012, de allí que su aplicación es preferente frente a las regulaciones ordinarias de los procesos de selección. Así lo considera el parágrafo del artículo 6º del título VI de la Resolución de delegación 1 del 2 de enero de 2012:

PAR.—Para adelantar las contratación con cargo a gastos reservados, el funcionario competente, deberá tener en cuenta lo previsto en la Ley 1219 de 2008 por la cual se establece el régimen de contratación con cargo a gastos reservados.

La Ley 1219 de 2008 establece:

Se entiende que las contrataciones de bienes y servicios que hagan las entidades y organismos de la comunidad de inteligencia, relacionadas directamente con el cumplimiento de la función de inteligencia, constituyen adquisiciones relacionadas con la defensa y seguridad nacional por lo que están cobijadas por el literal d) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, siempre y cuando no se hagan con cargo al presupuesto de gastos reservados, caso en el cual se aplicará lo dispuesto en la Ley 1097 de 2006, por la cual se regulan los gastos reservados, o las normas que la modifiquen o complementen.

Según fue establecido en la Ley 1097 de 2006, las erogaciones que se ejecuten con cargo a gastos reservados que de conformidad con el concepto del ordenador del gasto no puedan ser ejecutadas por los canales ordinarios, no se sujetarán a las normas y procedimientos previstos en el estatuto de contratación estatal. Dichas erogaciones se someterán al procedimiento especial creado a través de esta ley.

Lo anterior no impide que el ordenador del gasto acuda a los procedimientos ordinarios del estatuto de contratación estatal (L. 80/93, L. 1150/2008, decretos reglamentarios), como norma general siempre y cuando el bien esté dentro de cada una de las causales taxativamente señaladas en la ley para aplicar una modalidad de selección. Cuando se dan los supuestos de la norma para acudir a la contratación directa, no dependerá del criterio subjetivo del ordenador del gasto el invitar a uno o a varios, sino en primer lugar de la naturaleza del bien o servicio a adquirir y de las justificaciones técnico-económicas del mercado para contratar con uno solo. La norma es imperativa cuando dice en el parágrafo del artículo 3.4.2.2.1 del Decreto 734 de 2012 que:

Los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes o servicios a que hace referencia el presente artículo no requerirán de la obtención previa de varias ofertas...”, es decir el ordenador del gasto dentro del proceso de contratación directa no está en la obligación de pedir varias ofertas solo una y con ella contratará teniendo en cuenta como única consideración la adquisición en condiciones de mercado.

Cuando la dice la norma que es única es esa y no otra. Esto no quiere decir que previo al proceso y para efectos de decidir con quién se contrata, la entidad no haya hecho un análisis del mercado con obtención de varias ofertas (de ser posible), puesto que dicho estudio, es el que servirá de soporte y justificación para la contratación con la empresa seleccionada.

El estudio previo es vital para no caer en una selección a dedo, de allí que cuando el análisis del mercado es claro y determina que hay una oferta más favorable a la entidad entre todas las recibidas previamente, el ordenador del gasto aplicará la contratación directa con los supuestos de la norma. No obstante lo anterior, cuando no hay claridad en el estudio previo y hay dudas en el análisis del mercado, así el supuesto de la norma se dé, puede el competente contractual acudir a la contratación directa con pluralidad de ofertas para garantizar el principio de transparencia, puesto que en caso contrario se podría estar violando el principio de economía.

Cuando un bien tiene la dos connotaciones, es decir que cae expresamente en una de las causales del precitado artículo 79 y cuando aplican las justificaciones que exige la norma para que el ordenador del gasto comprometa recursos de gastos reservados, debe aplicarse la norma especial contenido en la Ley 1219 de 2008. Por lo anterior, la decisión de acudir al procedimiento ordinario o al especial, dependerá de la clase de bienes y/o servicios y los recursos imputados a la contratación. El procedimiento especial para gastos reservados es el siguiente:

1. Elaborar un estudio sucinto que determine la necesidad y la condición técnica.

2. La entidad tendrá en cuenta los precios y las condiciones del mercado cuando ello aplique.

3. El ordenador del gasto emitirá en forma escrita la autorización para adelantar el procedimiento especial. En esta autorización, que se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento, constarán las circunstancias a que se refiere este numeral, conforme a lo dispuesto en el artículo 8º de la Ley 890 de 2004.

4. Los contratos de adquisición de bienes o servicios para la ejecución de actividades de inteligencia, contrainteligencia o investigación criminal podrán celebrarse sin que requiera obtenerse previamente cotizaciones de ninguna clase, cuando se trate de operaciones en cubierto que pongan en peligro la seguridad de las personas que intervienen en las mismas o de la información.

5. La escogencia del bien o servicio a contratar se hará de acuerdo con la conveniencia institucional y buscando satisfacer la necesidad planteada para favorecer el cumplimiento de la misión.

6. El contrato originado en procedimientos especiales deberá constar siempre por escrito.

7. Cuando el contrato establecido en el numeral anterior, sea de adquisición de bienes devolutivos, al cabo del cumplimiento de la misión, la entidad adquiriente deberá incorporarlos a sus inventarios, siempre y cuando sean recuperables.

8. En los contratos de prestación de servicio originado en el procedimiento especial mediará certificación de quien recibió el servicio a satisfacción.

e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas por orden expresa del artículo 3.4.2.3.1 del Decreto 734 de 2012, para estos contratos se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto-Ley 591 de 1991, y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. En todo caso, en el acto administrativo que inicie el proceso, la entidad justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal.

El decreto 591 de 1991 regula los contratos celebrados por la Nación y sus entidades descentralizadas para el fomento de actividades científicas y tecnológicas. Este decreto fue derogado por el artículo 81 de la Ley 80 de 1993 con excepción de los artículos 2º, 8º, 9º, 17 y 19. Transcribimos solo los artículos vigentes así:

ART. 2º—Para los efectos del presente decreto, entiéndase por actividades científicas y tecnológicas las siguientes:

1. Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos, y conformación de sedes de investigación e información.

2. Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología.

3. Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metrología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica.

4. Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica.

5. Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras.

6. Cooperación científica y tecnológica nacional o internacional.

ART. 8º—La Nación y sus entidades descentralizadas podrán celebrar contratos de financiamiento destinados a actividades científicas y tecnológicas, que tengan por objeto proveer de recursos al particular contratista o a otra entidad pública, en una cualquier de las siguientes formas:

a) Reembolso obligatorio. El contratista beneficiario del financiamiento deberá pagar los recursos en las condiciones de plazo e intereses que se hayan pactado;

b) Reembolso condicional. La entidad contratante podrá eximir parcial o totalmente la obligación de pago de capital y/o intereses cuando, a su juicio, la actividad realizada por el contratista ha tenido éxito. Esta decisión se adoptará mediante resolución motivada;

c) Reembolso parcial. Para inversiones en actividades precompetitivas, de alto riesgo tecnológico, de larga maduración o de interés general, la entidad contratante podrá determinar en el contrato la cuantía de los recursos reembolsables y la de los que no lo son;

d) Recuperación contingente. La obligación de pago del capital e intereses solo surgen cuando, a juicio de la entidad contratante, se determine que se ha configurado una de las causales específicas de reembolso que se señalen en el contrato. La existencia de la obligación será establecida mediante resolución motivada.

ART. 9º—Para el desarrollo de las actividades científicas y tecnológicas previstas en este decreto, la Nación y sus entidades descentralizadas podrán celebrar con personas públicas o privadas contratos de administración de proyectos.

ART. 17.—Para adelantar actividades científicas o tecnológicas la Nación y sus entidades descentralizadas podrán celebrar con los particulares y con otras entidades públicas de cualquier orden convenios especiales de cooperación. En virtud de estos convenios, las personas que los celebran aportan recursos en dinero, en especie o de industria, para facilitar, fomentar o desarrollar alguna de las actividades científicas o tecnológicas previstas en el artículo 2º de este decreto.

ART. 19.—Cuando la naturaleza del contrato así lo exija, se pactarán las medidas conducentes para los efectos de la transferencia tecnológica, conforme a los lineamientos que defina el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo de reestructuración de pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público (No aplica a entidades del sector defensa).

Para aplicar esta causal se presentarán conjuntamente los presupuestos de la norma así:

Presupuesto 1: Se trate de una entidad territorial.

El artículo 286 de la Constitución Política de 1991, decretó como entidades territoriales los departamentos, los distritos, los municipios y los territorios indígenas.

Presupuesto 2. Se inicie el acuerdo de restructuración de pasivos.

Aplicar lo previsto en la Ley 550 de 1999 por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales, para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley.

Para aplicar la Ley 550 de 1999 observar las siguientes notas de vigencia:

Modificada por la Ley 1116 de 2006 por la cual se establece el régimen de insolvencia empresarial en la República de Colombia y se dictan otras disposiciones.

Prorrogada por la Ley 922 de 2004 por la cual se prorroga la vigencia de la Ley 550 de diciembre 30 de 1999.

Para la interpretación del artículo 51 de esta ley consultar el artículo 20 de la Ley 905 de 2004 por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.

Ley declarada exequible únicamente respecto del vicio de trámite examinado en la sentencia de la Corte Constitucional C-1405-00 de 19 de octubre de 2000, ponente doctora Martha Victoria Sáchica Méndez.

Mediante Sentencia C-955-00 de 26 de julio de 2000, ponente doctor José Gregorio Hernández Galindo, la Corte Constitucional se declaró inhibida para resolver de fondo sobre esta ley por ineptitud sustancial de la demanda.

Modificada por la Ley 617 del año 2000 por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto 1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.

Adicionada por la Ley 590 de 2000, por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa, modificada por la Ley 1151 de 2007 y Ley 1450 de 2011. Para interpretar el artículo 51 de la Ley 550 de 1999 se debe consultar el artículo 41 de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 21 de la Ley 905 del 2004 que remite a la Ley 617 de 2000 referida a la categorización de las entidades territoriales. De allí que con esa ley se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el decreto extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional. Esta ley también tiene sus notas de vigencias que deben consultarse para su aplicación, reglamentada así:

Reglamentada por el Decreto 192 de 2001.

Reglamentada por el Decreto 735 de 2001.

Reglamentada parcialmente por el Decreto 1248 de 2001.

Reglamentada parcialmente por el decreto 3202 de 2002.

Ver el Decreto 1222 de 1986.

Ver sentencia Corte Constitucional C-540-2001.

Ver artículo 1º Decreto 1248 de 2001.

Ver la exposición de motivos Ley 617 de 2000.

Reglamentada parcialmente por el Decreto 3968 de 2004.

Reglamentada parcialmente por el Decreto 4515 de 2007.

Reglamentada por el Decreto 734 de 2012.

Presupuesto 3. Que el encargo fiduciario se celebre con una entidad financiera del sector público.

g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

El artículo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2012 considera que no existe pluralidad de oferentes:

1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP.

2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.

Estas circunstancias constarán en el estudio previo que soporta la contratación.

h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

El artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012 establece que para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal, podrá contratarse directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto dejará constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.

Para contratar trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales (contratos intuito personae), la entidad justificará dicha situación en el acto administrativo de que trata el artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012.

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

El artículo 3.4.2.6.1 del Decreto 734 de 2012, establece que sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa.

Para la adquisición de inmuebles las entidades estatales solicitarán un avalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.

De igual manera, la entidad pública adquirente contará con un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector del municipio de que se trate, cuando en el mismo existan inmuebles de similares características, caso en el cual serán comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo con las características técnicas requeridas.

La entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad para establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escrita en el expediente de la contratación.

De la misma manera, para este tipo de contratos no será obligatoria la exigencia de garantías de conformidad con lo establecido en el presente decreto.

PAR.—Se entiende que la causal a que se refiere el literal i) del numeral 4 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, comprende la posibilidad para la entidad estatal de hacerse parte de proyectos inmobiliarios, prescindiendo del avalúo a que se refiere el presente artículo, debiendo en todo caso adquirir el inmueble en condiciones de mercado.

34.2. Procedimiento de contratación directa.

Principios aplicables.

Se aplicarán los de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa. El procedimiento de contratación directa es el resultado de armonizar las normas del estatuto de contratación administrativa y el manual de contratación.

34.3. Contratación directa único proveedor o con pluralidad de ofertas.

34.3.1. Estudio previo.

El ordenador del gasto o a quién este delegue solicita a la gerencia de proyecto o a la unidad usuaria del bien, el estudio previo. El estudio previo contendrá como mínimo:

a) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación, considerando:

Descripción de cada uno de los bienes o servicios a adquirir, su utilidad y destino, señalando el aporte que el cubrimiento de dicha necesidad tiene.

Verificación en el plan de compras, allegando copia del mismo.

Registro de inventarios y existencias, indicando el promedio de consumo y el tiempo estimado en el cual se hará uso de los mismos.

Relación de las adquisiciones de los bienes en vigencias anteriores y cómo afecta la satisfacción de la necesidad, de tal suerte que se consideren las entregas pendientes. En caso de existir tablas de organización y equipo (TOE) la necesidad estará relacionada con el cumplimiento de las mismas.

Si el bien o servicio no ha sido adquirido con anterioridad, indicar esta circunstancia y las razones que motivan esta primera adquisición.

b) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

Especificaciones esenciales. Se señalarán las especificaciones técnicas esenciales que correspondan al bien o servicio a contratar, presentadas de forma consolidada y común para todas las unidades ejecutoras involucradas cuando sea el mismo elemento. Contendrá las características técnicas del bien a adquirir, acorde a las exigencias y necesidades de la fuerza y al mercado, el cual formará parte integrante de la solicitud de oferta, como anexo separado.

Identificación del contrato a celebrar. Señalar el contrato a celebrar al término del proceso de selección como compraventa, suministro, prestación de servicios, obra pública, etc.

c) La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

Indicar los apartes del estatuto general de contratación pública que fundamentan la modalidad de contratación directa, justificándola desde el punto de vista legal, técnico y operativo.

d) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.

El primer juicio de valor a hacer está relacionado con el presupuesto disponible según la asignación hecha del rubro respectivo, frente al requerimiento técnico requerido para satisfacer mí necesidad. Es usual que con un presupuesto pequeño se quiera, un equipo o servicios que supera en su valor mis expectativas y lo que ofrece el mercado.

Otro juicio de valor es el de hacer real mi adquisición con lo que el mercado ofrece. Las variables pueden ser muchas según el bien o servicio:

1. La variación de la tasa de cambio en caso de operaciones en moneda extranjera.

2. La forma de pago y la modalidad de entrega.

3. Las exigencias de los porcentajes de las garantías den contrato.

e) La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012:

ART. 2.2.9.—Ofrecimiento más favorable a la entidad. El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, se determinará de la siguiente manera:

1. En la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio.

2. En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el presente decreto y en el pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación.

3. En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones;

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá:

I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

II. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

III. Las condiciones económicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, servicios o bienes adicionales a los presupuestados por la entidad y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.

Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo-beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo-beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja.

La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.

PAR. 1º—En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos.

PAR. 2º—Para la evaluación de las propuestas o de las manifestaciones de interés en procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía, la entidad designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.4.2.5.1 del presente decreto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o en la invitación pública, según el caso.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad.

El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

El artículo no se refiere a las contrataciones directa por la previsión de que aun existiendo varios proveedores, la entidad elegirá uno para contratar, aplicando lo que usualmente se usa en la institución inclusive antes de las nueva ley. Que el cumplimiento de especificaciones técnicas excluyentes, en algunos casos una ponderación de aspectos técnicos que puedan ser superadas las condiciones mínimas y la puntuación del menor precio.

En cuanto a los aspectos técnicos excluyentes, se limitan a las especificaciones técnicas del bien o servicio. No es posible incluir dentro de esos aspectos, condiciones que tiene que ver con la calidad los proponentes o documentos relacionados con la futura contratación o relativos a la ejecución del contrato resultante. Estos aspectos no obstante ser técnicos, deben considerarse como otros aspectos técnicos a verificar, que no tienen el carácter de excluyentes.

f) El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

Este es un tema novedoso ajeno al de las garantías del futuro contrato, sino que está referido a los riegos previsibles que las partes asumen y que afecten el equilibrio económico del contrato. Sobre el particular se tienen documentos soportes para cumplir la exigencia legal como el Conpes 3133 de septiembre 3 de 2001.

Lo que realmente debe hacerse en los casos de contratación directa analizar cada una de las variables del desarrollo contractual del proyecto, con el fin de precisar sus riesgos y poderles dar su estimación y asignación justas.

g) El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

Se refiere a las garantías contractuales.

Certificado de disponibilidad presupuestal. Corresponderá al rubro presupuestal y cumplirá con el principio de la anualidad.

Documentos designando gerentes de proyecto (según el caso) y comités estructuradores y evaluadores de proceso.

Inicio y desarrollo del proceso.

34.3.2. Acto administrativo de justificación.

El artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012 (concordante con el artículo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012) exige que cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá lo siguiente:

1. El señalamiento de la causal que se invoca.

2. La determinación del objeto a contratar.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

34.3.3. Exigencia del acto administrativo de justificación.

Se expedirá cuando se está frente a las siguientes causales de contratación directa:

1. Urgencia manifiesta. Esta justificación se hace en un solo acto, que corresponde al mismo acto que la declara.

2. Los contratos interadministrativos que no los celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República.

3. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

4. Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo de reestructuración de pasivos a que se refieren las leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.

5. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, salvo que se trate de la adquisición de bienes y servicios en el sector defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS(63), que necesiten reserva para su adquisición (L. 1150/2007, art. 2º, num. 4º, lit. d).

6. El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

34.3.4. Excepción al acto administrativo de justificación y a la publicación de los estudios previos.

No se requiere para las siguientes causales de contratación directa:

1. Contratación de empréstitos (L. 1150/2007, art. 2º, lit. b).

2. La contratación de bienes y servicios en el sector defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición (L. 1150/2007, art. 2º, num. 4º, lit. d).

3. Los Interadministrativos pero solamente los que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República.

4. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

34.3.5. Etapa de prenegociación.

Se podrán celebrar reuniones entre el ministerio-unidad ejecutora, a través de la oficina delegada para ellos y el proveedor para concertar las condiciones técnicas, económicas y jurídicas del proceso de contratación. En estas reuniones la entidad y el proveedor, podrán contar con las asesorías técnicas, económicas y jurídicas necesarias para la toma de decisiones, de lo cual se dejará constancia mediante acta firmada por todos los intervinientes.

34.3.6. Solicitud de oferta.

Parágrafo del artículo 2.2.3 del Decreto 734, establece que no se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa (...).

Por lo anterior en este manual se considera la solicitud de oferta como el documento firmado por el competente contractual y remitido al proveedor, solicitándole presentar oferta en los términos y dentro del plazo señalado en el mismo.

34.3.7. Anexos de la solicitud de oferta.

a) Anexo 1 datos del proceso: se incluyen las etapas de la contratación directa, fecha de presentación de la propuesta, verificación de documentos jurídicos, técnicos y económicos.

b) Anexo 2 objeto del convenio, cantidades, forma de pago y plazo, lugar de entrega (se elabora por el comité económico estructurador, en coordinación con el comité jurídico estructurador).

c) Anexo 3 especificaciones técnicas (se elabora por el comité técnico estructurador).

d) Anexo 4 minuta del contrato.

e) Anexo 5 offset (cuando aplique).

El Ministerio de Defensa Nacional es autoridad gubernamental en temas de offset y requiere cooperación industrial y social de los proveedores extranjeros de equipos militares, sistemas de armas y servicios para la defensa y seguridad nacional; así como los bienes y servicios del sector defensa que necesiten reserva para su adquisición, con monto superior al millón de dólares (US$ 1.000.000,00) o cuando lo considere conveniente. Es potestad del Ministerio de Defensa Nacional requerir compensación por adquisiciones de un valor inferior a un millón de dólares (US$ 1.000.000,00), o no solicitar en algunas compras que superen esta suma.

Como excepción en los casos de bienes con carácter militar pero que son perecederos o de consumo (como el caso de la munición) se debe requerir compensación en las compras que superen la suma de cinco millones de dólares (US$ 5.000.000,00) o cuando el ministerio lo considere conveniente, con fundamento en la naturaleza de dichos bienes y en las grandes cantidades a adquirir para considerarse una compra significativa. De acuerdo con la práctica internacional, no se requerirá offset por las compras hechas en el sector defensa de bienes y servicios que tengan carácter civil. En este punto se recalca que lo que define la aplicación de la política de cooperación industrial y social es la naturaleza del bien o servicio y no en cabeza de quién se hace la adquisición.

El único competente para suscribir acuerdos offset es el Ministro de Defensa Nacional (documento Conpes 3522: lineamientos generales para la implementación de acuerdos de cooperación industrial y social —offset— relacionados con adquisiciones en materia de defensa en Colombia).

Adicionalmente la intención de celebrar estos acuerdos y negociarlos se canaliza a través del grupo de cooperación industrial y social (Offset) del ministerio, tendiendo presente las políticas impartidas en las directivas permanentes 14 de 2007, 6 y 29 del 2009 y circulares 265 y 300 del 28 de agosto y 1º de octubre de 2007, respectivamente, Circular 41 del 18 de febrero de 2008.

34.3.8. Presentación de oferta.

Es la respuesta del proveedor a la solicitud de oferta del Ministerio por medio de la cual presenta su propuesta.

34.3.9. Evaluación de la oferta.

El comité asesor y evaluador designado en la parte técnica, económica y jurídica, emiten el concepto sobre la viabilidad de aceptar la oferta del proveedor en las condiciones planteadas. En caso de tener observaciones a la oferta, se expresarán por cada comité en un documento que se remitirá al proveedor para que ajuste su oferta a lo solicitado, hasta lograr su conformidad. Ajustada la oferta se emitirá el concepto definitivo.

34.3.10. Negociación del contrato.

Se celebrarán las reuniones necesarias entre el ministerio-unidad ejecutora, a través de la oficina delegada para ellos y el proveedor para concertar el contenido final de la minuta del contrato a celebrarse. En estas reuniones la entidad y el proveedor, podrán contar con las asesorías técnicas económicas y jurídicas necesarias para la toma de decisiones.

34.3.11. Firma del contrato.

Se contará con el concepto previo de la dirección de finanzas del ministerio para concepto presupuestal y de comercio exterior (cuando aplique este) anexando copia del formulario de beneficiario de la cuenta SIIF y de la certificación bancaria (este trámite debe darse por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la firma del competente contractual). El contrato resultante lo suscriben el competente contractual, el proveedor y el supervisor del contrato.

34.3.12. Registro presupuestal.

Se expide por la fuerza respectiva previa entrega de la copia del contrato suscrito por las partes y el supervisor del contrato. La copia del contrato se remitirá al gerente de proyecto para el cumplimiento requisito.

34.3.13. Aprobación de la garantía.

Para su cumplimiento el ministerio entregará al proveedor copia del contrato suscrito y este dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, constituirá una garantía a favor del ministerio. El ministerio aprobará la garantía expidiendo el volante respectivo.

34.3.14. Publicidad de los actos en la contratación directa.

No se publica ningún acto

La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)(64), que necesiten reserva para su adquisición (L. 1150/2007, art. 2º, num. 4º, lit. d). Así lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, cuando indica que la entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de selección salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva (...).

34.3.15 Excepción del RUP(65).

No se requerirá de este registro, ni de clasificación, en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos de mínima cuantía; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole. En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes.

34.4. Matriz acuerdos o convenios interinstitucionales entre gobiernos.

(Competencia exclusiva del Ministro de Defensa Nacional)

34.4.1. Fundamento legal de los acuerdos o convenios interinstitucionales entre gobiernos.

El Decreto 734 de 2012, en su inciso 4º del artículo 3.6.1, establece:

Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público, así como aquellos a los que se refiere el inciso 2º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, se ejecutarán de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales marco y complementarios, y en los convenios celebrados, o sus reglamentos, según sea el caso, incluidos los recursos de aporte de fuente nacional o sus equivalentes vinculados a tales operaciones en dichos documentos, sin que a ellos le sea aplicable el porcentaje señalado en el inciso primero del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007. En los demás casos, los contratos o convenios en ejecución al momento de entrar en vigencia la Ley 1150 de 2007 continuarán rigiéndose por las normas vigentes al momento de su celebración hasta su liquidación, sin que sea posible adicionarlos ni prorrogarlos (negrilla fuera del texto).

En cuanto a las exigencias y estipulaciones que contendrán los acuerdos celebrados bajo el esquema de acuerdo o convenio interinstitucional entre Gobiernos se regula por las convenciones mutuamente convenidas entre las partes, cumpliendo la Ley 80 de 1993 en el procedimiento para adelantar la etapa previa de las contrataciones públicas, con un estudio previo y una disponibilidad presupuestal.

34.4.2. Requisitos previos a los acuerdos o convenios de ventas interinstitucionales entre gobiernos.

Para contratar bajo el esquema de acuerdo o convenio interinstitucional entre gobiernos el país extranjero interesado en que su industria genere negocios en Colombia, debe tener relaciones comerciales con nuestro país bien a través de un tratado internacional, memorando de entendimiento o convenio de cooperación industrial o comercial, en los cuales se refleja la intención de los dos países de realizar intercambios comerciales.

Conforme concepto de la oficina jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores de 24 de enero de 2006, “... las instituciones gubernamentales colombianas pueden suscribir instrumentos con sus homólogos de otros Estados sobre asuntos de su competencia y e conformidad con las disposiciones legales que rigen a la entidad, siendo ellas las comprometidas, más no el Gobierno Nacional o el Estado Colombiano como sujeto de derecho internacional. Así, en consideración a no existir acuerdo intergubernamental alguno del cual se pueda derivar el pretendido acuerdo interinstitucional o el memorando de entendimiento, creemos que la adquisición de los bienes, servicio y equipo militar deberá hacerse de conformidad con las normas sobre contratación pública, a menos que el Ministerio de Defensa Nacional cuente con otros mecanismos jurídicos para el efecto”. En este sentido el memorando de entendimiento no niega la legislación colombiana, posición corroborada por la oficina de asuntos internacionales del ministerio en Concepto OFI07-51661 MDNAI de 13 de agosto de 2007.

El memorando de entendimiento tiene por objeto de promover la cooperación entre las partes en el campo de industria de defensa y cooperación logística basado en los principios de reciprocidad y beneficio mutuo. Representa la totalidad del entendimiento entre las partes relacionado a la cooperación para el intercambio de información y materiales, con la consecución, producción, mantenimiento y prueba de artículos de defensa, investigación conjunta de artículos de defensa producción y mantenimiento, entrenamiento técnico conjunto de personal en la operación y administración de artículos de defensa, estimulo a la cooperación entre las industrias de defensa de los dos países, consecución conjunta o reciproca de artículos de defensa, adquisición de materiales y equipos de industria de defensa y cualquier otra área de cooperación que conjuntamente sea decidida entre las partes, del cual origina la suscripción de acuerdos específicos, previa solicitud de oferta por el ministerio.

34.4.3. Aplicación del procedimiento de contratación directa.

Para la contratación bajo el esquema de acuerdo o convenio interinstitucional entre gobiernos, se aplica el mismo procedimiento antes enunciado pero con la siguiente matriz.

La solicitud de oferta se envía al gobierno respectivo a través de la embajada, con un anexo 1 que incluye el objeto del convenio, cantidades, forma de pago y plazo, lugar de entrega y especificaciones técnicas.

A través de la embajada de cada país se presenta la oferta, que se evalúa y se acepta, con el fin de proceder a hacer las reuniones de negociación de la minuta.

No se anexa minuta del contrato por cuanto esta será la acordada entre las partes.

34.5. Procedimientos comunes a la contratación directa.

El procedimiento de contratación directa será el que tenga como fundamento el Ministerio de Defensa Nacional y las unidades ejecutoras. No obstante lo anterior el competente contractual podrá establecer mayor número de actividades de las anteriormente previstas cuando a su juicio, estas garanticen los principios que rigen la contratación pública.

34.6. Confidencialidad de la información técnica de proyectos.

Por la naturaleza de algunos bienes y servicios que el Ministerio de Defensa Nacional adquiere y su carácter de reservados para la defensa y la seguridad nacional, el ministerio se reserva la facultad de divulgar la información técnica de los proyectos. Esta información será comunicada a los interesados en presentar oferta, previa suscripción de un compromiso de confidencialidad.

Los gerentes de proyecto, como los miembros de los comités de un proceso que por su naturaleza sea clasificado como reservado o confidencial, deberán suscribir un compromiso de confidencialidad, en el que se estipule que no podrán divulgar información del mismo, por tratarse de información de seguridad y defensa nacional.

35. Mínima cuantía.

De conformidad con el artículo 274 de la Ley 1450 de 2011, se adiciona el numeral 5º al artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, con lo cual se adiciona como modalidad de selección a la Mínima Cuantía.

5. Contratación mínima cuantía. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:

a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas.

b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil.

c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas.

d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

Las particularidades del procedimiento previsto en este numeral, así como la posibilidad que tengan las entidades de realizar estas adquisiciones en establecimientos que correspondan a la definición de “gran almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinarán en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

La contratación a que se refiere el presente numeral se realizará exclusivamente con las reglas en él contempladas y en su reglamentación. En particular no se aplicará lo previsto en la Ley 816 de 2003, y en el artículo 12 de la presente ley.

En igual sentido, el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, adiciona otro numeral al artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, así:

6. Transparencia en contratación de mínima cuantía. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:

a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas;

b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil;

c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas;

d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

PAR. 1º—Las particularidades del procedimiento aquí previsto, así como la posibilidad que tengan las entidades de realizar estas adquisiciones en establecimientos que correspondan a la definición de “gran almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinarán en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

PAR. 2º—Reglamentado por el Decreto Nacional 2516 de 2011. La contratación a que se refiere el presente artículo se realizará exclusivamente con las reglas en él contempladas y en su reglamentación. En particular no se aplicará lo previsto en la Ley 816 de 2003, ni en el artículo 12 de la Ley 1150 de 2007.

En atención a las modificaciones normativas aludidas, se encuentra que la modalidad de selección de mínima cuantía es aquella que no excede el 10% de la menor cuantía y que los procedimientos aplicables para la misma serán aplicables independientemente del objeto. Igualmente, la reglamentación aplicable a esta modalidad será la contenida en el capítulo V del Decreto 734 de 2012.

Las pautas generales de esta modalidad de selección son:

35.1. Publicidad del procedimiento en el Secop.

La entidad garantizará la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al proceso, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva conforme el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.

35.2. Elaboración del estudio previo.

Conforme el artículo 3.5.2 del Decreto 734 de 2012 y las demás normas que se refieran a requisitos previos a la contratación.

35.3. Circular designando gerentes y comités estructuradores y evaluadores.

El Ministro de Defensa Nacional o su delegado en cada unidad ejecutora, emitirá un acto administrativo designando los comités estructuradores y evaluadores, respectivamente.

35.4. Apertura del proceso de selección.

Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

35.5. Publicación de la invitación pública en el portal único de contratación(66).

La publicación en el Secop se realizará con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita conocer los documentos y formular observaciones al contenido de los mismos.

La invitación pública se publicará por un término no inferior a un día hábil(67), lo cual será competencia del ordenador del gasto establecer un término razonable de conformidad con la naturaleza de la modalidad y del proceso. Las observaciones a la invitación pueden presentarse dentro del término que se fije.

35.6. Recepción de observaciones(68).

Las observaciones a la invitación pública se recibirán en el despacho del competente contractual o donde se indique en el precitado proyecto; y las mismas constarán por escrito y/o por el correo electrónico establecido en el proyecto de pliego. Radicadas las observaciones el competente contractual dará traslado al o a los comités estructuradores y remitidas al gerente del área funcional y/o comité jurídico, técnico y económico, las cuales serán analizadas, resueltas y consolidadas en el formulario de preguntas y respuestas a la invitación el cual se publicará en el Secop.

35.7. Respuesta a observaciones a la invitación e integración y análisis.

Con las observaciones recibidas se integrará un formulario de preguntas y respuestas, suscrito por el competente contractual.

35.8. Integración a la invitación pública.

Con base en los formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos tramitados, se incorporaran a la invitación las respectivas observaciones a las que haya lugar.

La invitación pública que sirve de base para adelantar el proceso de selección incluirá como mínimo la siguiente información:

1. El objeto.

2. Plazo de ejecución.

3. Forma de pago.

4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.

6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999.

7. Requisitos habilitantes: se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, los que se regirán exclusivamente por lo previsto en el artículo 3.4.2.5.1 del presente decreto.

8. Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

35.9. Disposición de la invitación para consulta.

La invitación será puesta a disposición para consulta en el sitio que se indique en el Secop.

35.10. Término para devolución de propuestas.

Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso. En este caso la devolución, se hará sin la apertura de sobres.

35.11. Recepción de propuestas.

El término para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil(69). Previo al plazo señalado para la recepción de ofertas, la entidad podrá recibirlas, mediante el diligenciamiento de una planilla que dejara constancia de su entrega. Cumplido el plazo, en el lugar, fecha y hora prevista en la invitación, de la diligencia de entrega de propuestas se levantara un acta en la que se indicará la siguiente información: proponente, nombre de la persona que la presenta, número de carpetas en original, copias y medio magnético presentados, folios contentivos de la propuesta original, garantía presentada, entre otros. Para este acto los oferentes presentaran los documentos exigidos en la invitación pública.

35.12. Término para verificar requisitos habilitantes.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad(70). Dicha función podrá ser ejercida por funcionarios o por particulares contratados para el efecto, quienes deberán realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en la invitación pública, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado. A lo cual se verificarán los requisitos mínimos de la propuesta dentro del término señalado en la invitación y elaborará el informe de cumplimiento de los requisitos de habilitación de las propuestas. Esta información y la recomendación para la clasificación de oferta hábil no podrán revelarse a los proponentes, ni a terceros, hasta la publicación del informe de cumplimiento de los requisitos de habilitación de las propuestas. Vencido el término para presentar ofertas la entidad las evaluará en las condiciones señaladas en la invitación.

En todo caso la verificación de los requisitos enunciados para esta modalidad de selección se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012. En caso de que este no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en el artículo 2.2.10 del Decreto 734 de 2012, con relación a la propuesta de menor precio cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente o por declarar desierto el proceso.

En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

El término de evaluación de las propuestas se fijará en la invitación pública.

35.13. Publicidad del informe de verificación o evaluación.

El informe de evaluación y verificación de los requisitos habilitantes, se publicará en el Secop y permanecerá en el lugar y por el tiempo que la invitación establezca, o en su defecto en la secretaria del Despacho del competente contractual, por un término de un (1)(71) día hábil para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes.

35.14. Publicidad de las observaciones.

Dentro del día hábil siguiente al vencimiento del término establecido en la invitación (no puede ser inferior a un (1) día hábil), para subsanar y presentar observaciones, el Ministerio de Defensa Nacional o la unidad ejecutora, publicará en el Secop las observaciones simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

35.15. Declaratoria desierta proceso de mínima cuantía(72).

En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el Secop. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

35.16. Comunicación de aceptación de la oferta y adjudicación(73).

Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el Secop el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

Vencido el término anterior la entidad dentro del plazo previsto en la invitación, adjudicará el contrato al oferente que presentó la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

El acto de adjudicación se publicará en el Secop con el fin de enterar de su contenido a todos los participantes en el proceso de selección.

35.17. Inaplicabilidad de reglas de otras modalidades de selección.

En virtud de lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, en desarrollo de los procesos de selección de mínima cuantía las entidades estatales se abstendrán de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma y en el Decreto 734 de 2012.

35.18. No obligatoriedad de garantías y no exigibilidad del RUP.

Las garantías no serán obligatorias. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007. Igualmente, no se requerirá en ningún caso del registro único de proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto-Ley 19 de 2012. En consecuencia, no se podrá exigir el registro único de proponentes.

35.19. Perfeccionamiento del contrato.

El perfeccionamiento del contrato ocurre con la comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal(74).

35.20. Remisión de documentos al supervisor.

Cumplidos los anteriores requisitos se remitirán los antecedentes y el contrato perfeccionado con sus requisitos de ejecución al supervisor o interventor según el caso, quien asumirá el control de la ejecución.

35.21. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación.

Remitidos los documentos al supervisor o interventor según el caso, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato siempre y cuando esta fecha esté condicionada a la aprobación de la garantía.

35.22. Liquidación del contrato.

Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación(75), conforme el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

36. Ejecución de los contratos.

36.1. De la ejecución de los contratos.

Los contratos se ejecutarán con sujeción a las condiciones pactadas.

36.2. De la supervisión o interventoría de los contratos.

Todo contrato celebrado bajo las disposiciones previstas la ley en el presente manual, contará con un interventor o supervisor, quien ejercerá su función bajo la guía de supervisión y/o interventoría contenida en este manual.

Los supervisores e interventores deben ser designados en el contrato, convenio o acuerdo, por razón del cargo que se ocupe en ese momento, en caso contrario, su nombramiento debe realizarse dentro de los (5) días hábiles siguientes a la firma del respectivo acto.

De conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, dispone la supervisión o interventoría de los contratos, según corresponda, toda vez que realiza las siguientes diferencias:

ART. 83.—Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la entidad estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor.

El contrato de interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

PAR. 1º—En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría.

PAR. 2º—El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

Nota: es importante señalar que la supervisión y la interventoría no son concurrentes, y que la interventoría es exclusiva para el seguimiento técnico que suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

36.3. Del ejercicio de las funciones de supervisión y/o interventoría de los contratos.

Comprenderá entre otras funciones las siguientes:

1.1. La revisión de los antecedentes del contrato suscrito, de los derechos y obligaciones de las partes y de los mecanismos pactados para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.

1.2. La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se han cumplido y que permita a la entidad tramitar los pagos al contratista.

1.3. La presentación mensual de informes sobre la ejecución del contrato, en especial el informe anexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el pago de las obligaciones cumplidas por el contratista.

1.4. La elaboración y envió del proyecto de acta de liquidación de los contratos acompañada de sus documentos soportes, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes en caso de divergencias presentadas.

1.5. En los contratos en que se realicen mantenimiento, renovaciones y mejoras a los bienes, se debe determinar por el supervisor si los trabajos realizados al bien generan un mayor valor del mismo, toda vez que amplíen su vida productiva, su utilidad y su eficiencia operativa. El supervisor deberá en el acta de liquidación expresar técnicamente si hubo un aumento del valor del bien, toda vez que ese mayor valor deberá reflejarse por la entidad en su balance contable.

36.4. Del procedimiento para ejercer la función de supervisión y/o seguimiento a la ejecución de los contratos.

1. Momento y plazo para ejercer la función de supervisión y/o seguimiento:

1.1. Los supervisores de los contratos, serán funcionarios designados por el competente contractual. Inician su actividad cuando el contrato esté perfeccionado, esto es suscrito, registrado el compromiso y legalizado, es decir aprobadas las garantías.

1.2. El director de contratación del Ministerio de Defensa Nacional, le informará al supervisor mediante un memorando sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos, remitiendo copia de los siguientes documentos:

• Del contrato.

• Copia de la propuesta.

• De las garantías con su correspondiente aprobación.

1.3 Para confrontar información podrá consultar el expediente original en la dirección de contratación estatal o quien haga sus veces.

1.4 El supervisor del contrato vigilará su ejecución y cumplimiento del objeto durante todo el tiempo que esté vigente y su función termina cuando se suscriba el acta de liquidación.

2. Manifestaciones de inconformidad del supervisor del contrato frente a su ejecución:

2.1. Cuando el supervisor del contrato manifieste su desacuerdo con la ejecución de un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas, formulará sus reparos por escrito.

2.2. Los reparos serán motivados en hechos, circunstancias y normas y abarcarán las observaciones y objeciones correspondientes.

2.3. El supervisor comunicará al competente contractual, a la dependencia interesada en el contrato y a la dirección de contratación del Ministerio de Defensa Nacional, los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las actuaciones para su normal ejecución.

2.4. El supervisor podrá solicitar al competente contractual, la revisión de los actos que considere perjudiciales para los intereses de la Nación - Ministerio de Defensa Nacional.

2.5. Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su paralización, es obligación del supervisor informar por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al competente contractual y al director de la dependencia que ha contratado el bien o servicio, para que estos inicien las acciones correspondientes.

3. Cumplimiento de órdenes del competente contractual, como consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten la normal ejecución de un contrato.

Los supervisores de los contratos suscritos por Ministerio de Defensa Nacional están obligados a acatar las observaciones y decisiones del competente contractual, en los eventos de discrepancias en su ejecución y no están autorizados a expedir cumplidos para pagar obligaciones, hasta tanto no se pronuncie favorablemente el competente contractual.

4. Liquidación de las obligaciones contraídas.

Los supervisores de los contratos suscritos por el Ministerio de Defensa Nacional están obligados a entregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes, utilizando el formato entrado por la dirección de contratación estatal. En este momento quedará documentalmente acreditado el cumplimiento de todos los requisitos necesarios para cumplir la obligación a cargo del ministerio y del cumplimiento de las obligaciones del contratista.

El contratista suscribirá el acta de liquidación remitida en un plazo de 15 días hábiles, posteriores a su recibo. Si al vencimiento de este plazo el contratista no se allanare a su suscripción, el ministerio liquidará unilateralmente el contrato.

5. Funciones generales de los supervisores de contratos.

Este numeral enlista una serie de funciones que competen a nivel general a la función de seguimiento en el aspecto técnico, administrativo y legal, que describirá en forma general los procesos de esta labor. Para facilitar la comprensión de estas funciones, es importante tener en cuenta que en el proceso contractual y en la ejecución de los contratos, intervienen diferentes funcionarios, dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir cada una de las dependencias del ministerio. Quien ejerza la supervisión de un contrato en el Ministerio de Defensa Nacional, tendrá pleno conocimiento del objeto contratado para constatar su debida ejecución cumplir las funciones descritas a continuación:

6. En el aspecto técnico - administrativo.

6.1. Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato. De presentarse dudas sobre este particular se formularán por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su ocurrencia, a la dirección de contratación estatal del ministerio. La dirección de contratación responderá este requerimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo clarificando la situación.

6.2. En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo requiere, el supervisor suscribirá conjuntamente con el contratista y el competente contractual, las actas de iniciación o de recibo de bienes y/o servicios, dentro del término establecido en el contrato. Copia de estas actas se enviarán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma, a la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional para su incorporación en la carpeta del contrato.

6.3. Cuando se requieran cronogramas o programación de actividades al contratista para ejecutar el objeto contratado, el supervisor los exigirá y recibirá para su revisión y control, dentro de los plazos estipulados en el contrato. Copia de estos cronogramas se remitirán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, a la dirección de contratación estatal para su archivo en la carpeta del contrato.

6.4. Cuando se trate de la supervisión o interventoría de contratos de obras, las personas naturales o jurídicas o los funcionarios designados para este efecto, abrirán y llevarán conjuntamente con el contratista, o la persona delegada por este, una memoria diaria de la obra, en donde constarán las acciones realizadas diariamente en ella, así como las actas de los comités técnicos de obra o administrativos que periódicamente deban realizarse y las observaciones que se consideren pertinentes. Este documento formará parte integral del contrato y la copia mensual del documento se remitirá al área de contratos del Ministerio para que repose en la carpeta del contrato.

6.5. El supervisor podrá citar o convocar a reuniones al contratista, al competente contractual, a quienes tengan interés directo en la ejecución del contrato, a quienes participaron en la elaboración del pliego y elaboración de la minuta del contrato, cuando tenga dudas sobre los términos del contrato y/o se considere necesario para su normal ejecución.

6.6. De estas reuniones levantará una ayuda memoria suscrita por los que en ella intervinieron y la misma contendrá como mínimo los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar. Copia de ella se enviará a la dirección de contratación estatal del ministerio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, para su correspondiente archivo.

6.7. Los supervisores de los contratos si la naturaleza del mismo lo requiere y así se ha estipulado en la minuta del contrato, elaborarán actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribirá conjuntamente con el contratista. El valor de los bienes o servicios que por estas actas se recibe no será inferior al porcentaje estipulado en el contrato. Copia de estas actas se remitirá al área de contratos del ministerio para lo de su competencia.

6.8. El supervisor exigirá la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios contratados y se abstendrá de dar el respectivo cumplido si estos no corresponden a las calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas. El supervisor mantendrá el control y coordinación permanente sobre la ejecución del contrato, de tal manera que implemente actividades, tales como, reuniones con el comité evaluador y contratista, visitas que sean pertinentes a las empresas y las que se estimen necesarias.

6.9. El supervisor verificará que el contratista entregue los bienes y/o servicios que ofertó. En el evento que por concepto técnico, algunos de los bienes y/o servicios no sean acordes con el contrato y la oferta, este exigirá al contratista su modificación en el menor tiempo posible, o en el indicado en el contrato. En este evento se procederá así:

6.9.1. Si el bien y/o servicio es entregado por el contratista con algún defecto menor, el supervisor podrá devolverlo para que aquel corrija o subsane los defectos, en un término que el supervisor considere perentorio sin afectar el plan logístico de la fuerza.

6.9.2. Si el bien entregado presenta un defecto que no afecte su funcionalidad, o que disminuya su durabilidad, pero que no sea susceptible de corrección, el supervisor los recibirá y autorizará su distribución, conservando las muestras defectuosas del total de muestras evaluadas según el plan de muestreo previsto en la norma técnica o especificación técnica o dejando cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar las cuales serán marcadas y etiquetadas de manera que se identifiquen suficientemente, para practicar sobre las mismas las pruebas que el comité técnico receptor del material considere procedentes e iniciar las acciones legales a que haya lugar.

6.9.3. Si el bien entregado presenta defectos mayores será rechazado por el supervisor, conservando las muestras defectuosas del total de muestras evaluadas según el plan de muestreo previsto en la norma técnica o especificación técnica, dejando cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar las cuales serán marcadas y etiquetadas de manera que se identifiquen suficientemente para efectos de practicar sobre las mismas las pruebas que el comité técnico receptor del material considere procedentes y determinar las acciones legales a que haya lugar.

6.9.4. Para todos los eventos el supervisor se apoyará en los conceptos emitidos por los comités receptores del bien, (técnico) quienes se pronunciarán sobre sus defectos indicando si son mayores o menores, o si afectan su durabilidad, funcionalidad, o el aspecto que resulte pertinente.

6.10. El supervisor verificará conforme con la naturaleza jurídica y tipo del contrato suscrito, que el contratista tenga previstos todos los medios y recursos para mantener la seguridad e integridad de las personas que laboran en el ministerio.

6.11. El supervisor exigirá el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y solo podrá recomendar su modificación cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario. Cualquier modificación que afecte el plazo de ejecución del contrato será previamente autorizada por el competente contractual.

6.12. El supervisor resolverá todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan resolverse por el supervisor, este las remitirá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su ocurrencia, al competente contractual para su consulta y decisión.

6.13. El supervisor, si es necesario puede solicitar por escrito la suspensión temporal de la ejecución de un contrato por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando las circunstancias de tiempo, modo y lugar que originan tales hechos, ante el competente contractual para que este emita su autorización. Si el competente contractual aprueba y suscribe la suspensión del contrato, la dirección de contratación estatal del ministerio, elaborará el acta de suspensión, copia de la cual se remitirá supervisor del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su legalización, para lo de su competencia. El supervisor para todos los eventos de suspensión de un contrato, al desaparecer los hechos que originaron su suspensión, solicitará su reiniciación, dejando constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.

6.14. El Supervisor constatará a la fecha de vencimiento del contrato su total cumplimiento. Si llegaré a tener dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final, hasta no clarificar las dudas.

6.15. Para que el supervisor expida el acta de recibo final del contrato verificará que todas las obligaciones estén cumplidas y procede el pago final. Esta acta contendrá como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes si proceden. Copia del acta se enviará a la dirección de contratación estatal para su respectivo archivo.

6.16. Los supervisores de los contratos suscritos por el Ministerio de Defensa Nacional, al finalizar el contrato y emitir el último cumplido de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados, elaborarán dentro del mes siguiente a su terminación un acta de liquidación final del contrato, acompañada de los documento soportes siguiendo el formato entregado por la dirección de contratación estatal del ministerio.

6.17. El supervisor elaborara el acta de liquidación la cual deberá comprender la siguiente información: datos generales sobre el contrato principal, sus adiciones y modificatorios (si los hay), datos sobre los certificados de disponibilidad y registro correspondientes al contrato principal, sus adiciones y modificaciones, se hará referencia a la garantía - incluyendo la extensión de las mismas si a ello hubiere lugar, garantía técnica indicada en el contrato (si aplica). Las prestaciones y obligaciones cumplidas por el contratista, relacionando las actas de recibo, número de elementos, cantidades recibidas y entrada al almacén (si aplica), el Cumplimiento de las obligaciones por la entidad estatal, esto es el corte de cuentas sobre el estado económico del contrato, adjuntado los comprobantes de egreso, obligación y orden de pago debidamente suscritos (sin ajuste y con ajuste), el reporte Swift, y las declaraciones de importación debidamente canceladas (si aplica). Es pertinente indicar, si el contrato se celebró en moneda extranjera, el balance del acta de liquidación será en pesos colombianos y en la moneda contratada. Lo anterior de conformidad con lo establecido con el inciso 6º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que señala que las entidades estatales ejecutoras de los presupuestos públicos solo pueden iniciar procedimientos de selección de contratistas si se cuenta con disponibilidad presupuestal , las multas debidas o canceladas (si aplica) y finalmente la verificación del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral, así como el pago de las obligaciones fiscales y parafiscales a cargo del contratista, adjuntando certificación emitida por el revisor fiscal del contratista (si aplica).

6.18. El supervisor remitirá el acta con el lleno de los requisitos enunciados en el numeral anterior dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, a la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional para revisión, aceptación y trámite de firmas.

6.19. La obligación atrás establecida solo se entenderá cumplida por el supervisor cuando esté suscrita el acta de liquidación por el contratista y el competente contractual. Si el contratista no acude a suscribirla la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional, procederá mediante acto administrativo motivado a liquidar unilateralmente el contrato.

6.20. Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del acta de liquidación, se le remitirá nuevamente al supervisor dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista. En este evento el supervisor no podrá tomarse más de un (1) mes en informar al jefe del área de contratos sobre los resultados del nuevo análisis, para que este realice los trámites que considere pertinentes.

6.2. En el aspecto legal.

6.2.1. Cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales.

6.2.2 Solicitar a la dependencia de contratos, si las requiere, copia de las garantías constituidas por el contratista y de su aprobación por el Ministerio de Defensa Nacional y de las modificaciones exigidas a estas durante la ejecución del contrato. En cumplimiento de esta obligación verificará que las vigencias de las garantías y de sus modificaciones estén dentro de los términos del contrato.

6.2.3. Informar por escrito a la dependencia de contratos del ministerio si el contratista omite alguna o algunas de sus obligaciones, para que la dependencia de contratos decida si procede o no aplicar sanciones y/o declarar la caducidad. La omisión o el retardo injustificado al deber de informar oportunamente los incumplimientos, acarreará para el supervisor acción disciplinaria y las demás que para el efecto concurran.

6.2.4. Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplados en el contrato y en la ley, con copia a la dirección de contratación estatal del ministerio, la aplicación de los principios de terminación, modificación e interpretación unilateral, o cuando se pretenda su terminación por mutuo acuerdo.

6.2.5. Enviar copia del acta de recibo final y/o parcial a la dependencia de contratos del ministerio, cada mes o en el plazo previsto en el contrato.

6.2.6. El supervisor tiene la obligación legal de remitir a la dependencia de contratos del ministerio, dentro de los términos aquí establecidos, copia de todos los documentos soporte de la supervisión y los conceptos y observaciones de las modificaciones al mismo, para garantizar que se realicen los trámites a que haya lugar en el menor tiempo posible.

7. Funciones particulares de los supervisores.

7.1. Elaborar y suscribir el acta de iniciación del contrato cuando sea del caso.

7.2. Suscribir las actas de recibo parcial y final de los bienes y servicio del contrato.

7.3. Rechazar los bienes o servicios que a su criterio no cumplan las normas técnicas descritas en el contrato.

7.4. Rendir informes periódicos o cuando lo considere necesario, sobre la ejecución del contrato.

7.5. Verificar la correcta ejecución del contrato.

7.6. Exigir el cumplimiento del contrato.

7.7. Atender y resolver en coordinación con el Ministerio de Defensa Nacional, todas las consultas sobre omisiones, errores, discrepancias o aclaraciones y complemento en los aspectos técnicas, descritos en las normas técnicas que rigieron el proceso de contratación.

7.8. Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones parafiscales de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, En caso contrario avisará de esta circunstancia al área de contratos del Ministerio.

7.9. Para material de Intendencia: verificar y seguir el cumplimiento de las actividades descritas en el cronograma de entregas, conforme con la reglamentación expedida por la oficina de investigación y normalización del Ministerio de Defensa Nacional.

7.10. Verificar que las garantías que ampara el cumplimiento del contrato, estén vigentes e informar en su oportunidad al ministerio sobre los inconvenientes presentados.

7.11. Todas las demás atribuciones contempladas en el contrato.

8. Funciones Comunes al ejercicio de la función de gerentes de proyecto, supervisores, asesores, estructuradores y evaluadores.

Principios del ejercicio de la función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento o supervisora de contratos

1. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas previstas para la toma de decisiones en la celebración y ejecución del contrato.

2. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento de los contratos suscritos por el Ministerio de Defensa Nacional, tiene carácter interno y pretende garantizar la ejecución del objeto contratado y el cumplimiento de las obligaciones pactadas.

3. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento se ejercerá previa designación del competente contractual, en funcionarios que como mínimo tengan un perfil profesional que garantice idoneidad en el desarrollo de sus funciones y el cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.

4. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento se ejercerá en sus modalidades de intervención formal y material. La intervención formal consistirá en verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios e indispensables para ejecutar el objeto contratado. En la intervención material se comprobará y certificará la efectiva ejecución del objeto contratado.

Los conceptos e informes de los gerentes de proyecto, comités estructuradores, comités evaluadores y supervisores de contratos, respecto del cumplimiento de las tareas desarrolladas siempre constarán por escrito.

9. Instrucciones generales.

Como acciones generales adicionales en materia de contratación administrativa, se establecen las siguientes:

1. El pliego de condiciones que utilizará el Ministerio de Defensa, unidades ejecutoras y la Policía Nacional serán el remitido por la dirección de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional.

2. El proceso de selección de las unidades ejecutoras, se adecuará al procedimiento descrito en este manual y los demás documentos que los desarrollen sobre los esquemas detallados en el manual.

3. El concepto que sobre temas de contratación estatal emita la dirección de contratación estatal del ministerio, para los aspectos jurídicos y económicos primará sobre el emitido por las unidades ejecutoras.

36.4. Modificación al contrato.

Conforme el artículo 16 de la Ley 80 de 1993 cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito, o el hecho de un tercero, debidamente comprobadas, que afecten la ejecución del contrato y ameriten revisar las condiciones pactadas sin alterar las condiciones que originaron la selección de la propuesta, previo pronunciamiento escrito del supervisor, se podrá modificar el contrato garantizando el cumplimiento de su fin.

36.5. Adición y prórroga del contrato.

Previa solicitud justificada del gerente de proyecto, los contratos se podrán adicionar en valor sin exceder el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes y si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. Tanto la adición como la prórroga contarán con la aprobación del ordenador del gasto, previa justificación y aprobación del interventor o supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las garantías en valor y/o plazo según proceda y publicar si a ello hay lugar. El ministerio y/o las unidades ejecutoras registrarán presupuestalmente la adición y aprobarán las garantías presentadas.

36.6. De los pagos y de la cesión de derechos patrimoniales.

Los pagos generados por la ejecución de los contratos se someterán a los trámites legales administrativos y las cuentas contarán con la aprobación de la supervisión para su legalización y desembolso, previo cumplimiento del procedimiento implementado por la dirección de finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, el cual será aplicado por todas las unidades ejecutoras.

36.7. Modificación cuenta para pago del contrato.

Cuando el contratista solicita modificar la cuenta presentada para el pago de su contrato, el funcionario competente elaborará el oficio que suscribirá el Ministro de Defensa Nacional o su delegado. De esta situación se informará al supervisor del contrato.

36.8. Conceptos solicitados por el supervisor o por el contratista.

En situaciones que generan duda frente a la interpretación del contrato y/o su adecuada ejecución, el funcionario competente proyectará concepto escrito, con el concurso del asesor económico y jurídico de contratación. Este concepto surtirá trámite por conducto del director de contratación estatal o quien haga sus veces.

36.9. Debido proceso.

En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones del contrato, se podrá hacer uso de las acciones sancionatorias previstas en el artículo trigésimo primero del presente manual, las cuales se adelantarán respetando el derecho al debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política.

La respectiva actuación administrativa se sujetará a los artículos 3º y 35 del Código Contencioso Administrativo, 17 de la Ley 1150 de 2007, artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y 8.1.10 del Decreto 734 de 2012. En atención a lo aludido se deberán observar las siguientes reglas:

Las entidades sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento:

a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;

b) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida solo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;

d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

36.10. Sanciones.

Previa aplicación del precepto constitucional del debido proceso citado en la cláusula anterior, examinados los argumentos y documentos presentados por el contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidirá sobre el mismo. Si de los mismos resulta configurado el incumplimiento, la entidad mediante acto administrativo motivado en el que se declare el incumplimiento del contratista, impondrá las multas pactadas en el contrato, con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.

37. Terminación y liquidación de los contratos.

37.1. Acta de terminación.

Vencido el plazo y cumplido el objeto del contrato, las partes suscribirán el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la que expresamente constará el cumplimiento con sujeción al contrato o a los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro del término que en esta se señale, para otorgar la garantías correspondientes (v.gr. calidad de los bienes, estabilidad de obra o cualquiera otra señalada en el contrato).

37.2. Acta de liquidación.

De conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 19 de 2012, acorde con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, con el recibo final a satisfacción del objeto del contrato, se revisarán las condiciones económicas, técnicas de ejecución y la situación jurídica del contrato, para liquidarlo dentro de los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de liquidación será visado por la interventoría y suscrito por las partes. En defecto de lo anterior procederá la liquidación unilateral.

38. Normas técnicas del ministerio de defensa nacional.

38.1. Oficina de normas técnicas del ministerio.

Corresponde a la oficina de normas técnicas del ministerio coadyuvar a las unidades ejecutoras para adquirir bienes y servicios que cuenten con norma técnica militar, o en su defecto especificaciones técnicas que requieran de aval de la misma. En desarrollo de esta función la citada oficina expedirá las normas, directrices, guías, procedimientos, conceptos obligatorios y avales necesarios para adelantar los procesos de selección.

39. Disposiciones finales.

39.1. Derogatorias.

A partir de la vigencia de este manual, quedan sin efecto todas las disposiciones que le sean contrarias.

39.2. Vigencia.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de septiembre de 2012.

(Nota: Dejada sin efecto por la Resolución 6302 de 2014 artículo 2° del Ministerio de Defensa Nacional)

Anexo 1 - normograma

Vigentes

 

1. ConstitucionalesConstitución Política de Colombia de 1991
2. Leyes• Ley 80 de 1993, por la cual se expidió el estatuto general de contratación de la administración pública.
• Ley 361 de 1997, por la cual se establecen mecanismos de integración social de las personas con limitación y se dictan otras disposiciones.
• Ley 1150 de 2007, por la cual se modificó la Ley 80 de 1993.
• Ley 1089 de 2006, por medio de la cual se regula la adquisición de bienes y servicios destinados a la defensa y seguridad nacional.
• Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
• Ley 816 de 2003, por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública.
• Ley 905 de 2004, por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.
• Ley 996 de 2005, por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 2 de 2004, y se dictan otras disposiciones.
• Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
• Decreto-Ley 19 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
3. Decretos reglamentarios• Decreto 2681 de 1993, por el cual se reglamentó parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.
• Decreto 94 de 1994, por el cual se delegó la facultad de celebrar a nombre de la Nación las operaciones a que se refiere el Decreto 2681 de 1993.
• Decreto 4890 del 23 de diciembre de 2011, por medio del cuales se reestructuró el Ministerio de Defensa Nacional.
• Decreto 2209 de 1998, referente a la contratación de personas naturales encaminada a la prestación de servicios para atender asuntos propios de la propia entidad.
• Decreto 2785 de 2011, por el cual se modifica el Decreto 2209 de 1998.
• Decreto Reglamentario 660 de 2007, trámite, certificación productor nacional ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
• Decreto 1690 del 13 de mayo de 2009, por el cual se modifica el artículo 29 del Decreto 399 de 2002 - tarifas del RUP.
• Decreto 2680 del 17 de julio de 2009, por el cual se definen los criterios para el registro de productores de bienes nacionales.
• Decreto 4054 de 2011, por el cual se reglamentan los artículos 8º de la Ley 708 de 2001 y 238 de la Ley 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones
4. Resoluciones• Resolución 456 del 14 de diciembre de 2010 expedida por el Procurador General de la Nación, referente a la actuación preventiva de las dependencias sobre su gestión contractual, y de los particulares que ejercen funciones públicas.
5. Resoluciones de delegación• Resolución Ministerial 1 del 2 de enero de 2012, por la cual se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a las fuerzas Militares y la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones.
• Resolución 976 del 27 de febrero de 2012, por la cual se modifica parcialmente la Resolución 1 del 2 de enero de 2012 por la que se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas Militares y la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones.
• Resolución 6785 del 17 de diciembre de 2010, se modifica la competencia contractual otorgada al director del Fondo Nacional para la Defensa de la Libertad Personal Fondelibertad y se asigna al director operativo para la Defensa de la Libertad Personal.
• Resolución 10 del 4 de enero de 2011, por la cual se modifican las resoluciones 1995 del 19 de mayo de 2009 y 4157 del 29 de julio de 2010 por la que se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
6. Circulares• Circular externa del 22 de marzo de 2002.
• Circular 795 del 29 de diciembre de 2009, por medio del cual se adopta el Manual de Buenas Prácticas de Contratación.
• Circular interna MDN 237 del 10 de agosto de 2010, relacionada con la exigencia del registro de productor nacional en los procesos de contratación.
7. Otras normas• Directiva 11 del 28 de enero de 2011, expedida por el señor Ministro de la Defensa Nacional, criterios y lineamientos para la ejecución de los recursos de la vigencia 2011 al 2014.

 

Histórico

 

1. ConstitucionalesConstitución Política de Colombia de 1991
2. Leyes• Ley 80 de 1993, por la cual se expidió el estatuto general de contratación de la administración pública.
• Ley 1150 de 2007, por la cual se modificó la Ley 80 de 1993.
• Ley 1089 de 2006 certificación producción nacional. Formato único solicitud certificación.
• Ley 598 del 18 de julio de 2000 por la cual se crean el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE, el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR, de los bienes y servicios.
• Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
• Ley 816 de 2003 por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública.
3. Decretos reglamentarios• Decreto 2681 de 1993 por el cual se reglamentó parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.
• Decreto 94 de 1994 por el cual se delegó la facultad de celebrar a nombre de la Nación las operaciones a que se refiere el Decreto 2681 de 1993.
• Decreto 679 de 1994 por el cual se reglamentó parcialmente la Ley 80 de 1993 (derogados los artículos 10, 16, 17, 18, 19 y 25).
• Decreto 287 de 1996 (derogado salvo los artículos 3º y 4º).
• Decretos ejecutivos 1512 de 2000, 049 de 2003 y 3123 de 2007, por medio de los cuales se reestructuró el Ministerio de Defensa Nacional.
• Decreto 2209 de 1998, referente a la contratación de personas naturales encaminada a la prestación de servicios para atender asuntos propios de la propia entidad.
• Decreto 2170 de 2002 (derogado salvo los artículos 6º, 9º y 24) por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.
• Decreto reglamentario 660/2007. Trámite certificación productor nacional ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
• Decreto 1170 de 2008 enajenación de bienes fisco.
• Decreto 3460 de 2008. Por el cual se establecen los parámetros para el otorgamiento del concepto previo favorable del Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes, para la prórroga o adición a contratos de concesión de obra pública nacional.
• Decreto 4637 de 2008 planes de enajenación onerosa.
• Decreto 066 de 2008 (derogado salvo el artículo 83).
• Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 4444 del 25 de noviembre de 2008. Por medio de la cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.
• Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008 régimen de garantías, por el cual se expide el régimen de garantías en la contratación de la administración pública.
• Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008 registro único de proponentes, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de proponentes a cargo de las cámaras de comercio y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 490 del 20 de febrero de 2009 por el cual se modifica el artículo 28 del Decreto 4828 de 2008.
• Decreto 931 del 18 de marzo de 2009 por el cual se modifica el artículo 6º del Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008.
• Decreto 1520 del 30 de abril de 2009 por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008.
• Decreto 1690 del 13 de mayo de 2009 por el cual se modifica el art. 29 del Decreto 399 de 2002.
• Decreto 2025 del 3 de junio de 2009 por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 2247 del 16 de junio de 2009 por el cual se modifica parcialmente el Decreto 4881 de 2008 y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 2493 del 3 de julio de 2009 por el cual se modifica parcialmente el Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008.
• Decreto 2680 del 17 de julio de 2009 por el cual se definen los criterios para el registro de productores de bienes nacionales.
• Decreto 3083 del 18 de agosto de 2009 por el cual se modifica el régimen de transición para la inscripción en el registro único de proponentes.
• Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009 por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 2025 de 2009.
• Decreto 4334 de 2008.
• Decreto 3806 del 30 de septiembre de 2009 por el cual se expiden disposiciones sobre la promoción del desarrollo de las Mipymes y de la industria nacional en la contratación pública.
• Decreto 129 del 21 de enero de 2010, por el medio del cual se adoptan medidas en materia de control a la evasión y elusión de cotizaciones y aportes al sistema de la protección social.
• Decreto 1039 del 30 de marzo de 2010, por el cual se adiciona el artículo 79 del Decreto 2474 de 2008.
• Decreto 1430 28 de abril de 2010, por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, en materia de garantías para la celebración de contratos sobre tecnologías espaciales y se dictan otras disposiciones para la celebración de este tipo de contratos.
• Decreto 1464 del 29 de abril de 2010, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de proponentes a cargo de las cámaras de comercio y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 2473 del 9 de julio de 2010, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, la Ley 590 de 2000, la Ley 816 de 2003 y la Ley 1150 de 2007, respecto a los factores de desempate y puntajes en los procesos contractuales.
4. Resoluciones• Resolución 5313 del 28 de febrero de 2002 por la cual se establece la organización y operación del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE, el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR.
• Resolución 5314 del 28 de febrero de 2002 por la cual se adopta el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, como elemento del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal —SICE—, y se reglamenta el funcionamiento del comité para la administración del CUBS.
• Resolución 5339 del 6 de mayo de 2002 por la cual se modifica la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.
• Resolución 5373 del 19 de julio de 2002. Por la cual se modifica la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.
• Resolución 5447 del 26 de diciembre de 2002 por la cual se subrogan los artículos 9º y 59 de la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002, que establecen la organización de las entidades públicas y su ingreso escalonado al sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
• Resolución Orgánica 5772 del 5 de julio de 2006 por la cual se adopta el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE, en el proceso auditor.
• Resolución 456 del 14 de Diciembre de 2010 expedida por el Procurador General de la Nación, referente a la actuación preventiva de las dependencias sobre su gestión contractual, y de los particulares que ejercen funciones públicas.
5. Resoluciones de delegación• Resolución Ministerial 1995 del 19 de mayo de 2009 por la cual se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a las fuerzas Militares y la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones, o la que la adicione, modifique, o complemente.
• Resolución 4157 del 29 de julio de 2010, se modificó parcialmente la Resolución 1995 del 19 de mayo de 2009 por la que se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
• Resolución 6785 del 17 de diciembre de 2010, se modifica la competencia contractual otorgada al director del Fondo Nacional para la Defensa de la Libertad Personal Fondelibertad y se asigna al director operativo para la Defensa de la Libertad Personal.
• Resolución 10 del 4 de enero de 2011. Por la cual se modifican las Resoluciones 1995 del 19 de mayo de 2009 y número 4157 del 29 de julio de 2010 por la que se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
6. Circulares• Circular externa del 22 de marzo de 2002.
• Circular Externa 1 del 17 de enero de 2008 vigencia del SICE y su articulación con el Secop. Ley 1150 del 16 de julio de 2007. Directrices.
• Circular 795 del 29 de diciembre de 2009, por medio del cual se adopta el manual de buenas prácticas de contratación.
• Circular interna MDN 237 del 10 de agosto de 2010, relacionada con la exigencia del registro de productor nacional en los procesos de contratación.
7. Otras normas• Acuerdo 12 de 2009 del comité para la operación del SICE, por el cual se ordena el ingreso de entidades al sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
• Acuerdo 11 de 2007 del comité para la operación del SICE, por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
Nota. Derogado el artículo primero. Concepto jurídico emitido por la oficina jurídica de la Contraloría General de la República.
Nota. Suspensión provisional del artículo segundo. Memorando emitido por la oficina jurídica de la Contraloría General de la República.
Nota. El Consejo de Estado, decretó la nulidad del artículo 2º del acuerdo 11 de 3 de septiembre de 2007, con fundamento en las consideraciones expuestas en la parte motiva de esa sentencia.
• Acuerdo 10 de 2006 del comité para la operación del SICE, por el cual entran en vigencia las obligaciones contenidas en los artículos 6º y 15 del Decreto 2503 del 2005 y se definen otros lineamientos.
Nota. Perdió fuerza vinculante. Concepto jurídico emitido por la oficina jurídica de la Contraloría General de la República.
• Acuerdo 9 de 2006 del comité para la operación del SICE, por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
• Acuerdo 8 de 2005 del comité para la operación del SICE, por el cual se determina el ingreso de entidades al sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
• Acuerdo 7 de 2005 del comité para la operación del SICE, por el cual se determina el ingreso de entidades al sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
• Acuerdo 6 de 2005 del comité para la operación del SICE, por el cual se determina el ingreso de entidades al sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
• Acuerdo 5 de 2005 del comité para la operación del SICE, por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
Nota. Perdió fuerza vinculante. Concepto jurídico emitido por la oficina jurídica de la Contraloría General de la República.
• Acuerdo 4 de 2005 del comité para la operación del SICE, por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento y establecen excepciones temporales del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
• Acuerdo 3 de 2005 del comité para la operación del SICE, por la cual se determina el ingreso de entidades al sistema de información para la contratación estatal SICE.
• Acuerdo 2 de 2004 del comité para la operación del SICE, por el cual se determina el ingreso de entidades al sistema de información para la contratación estatal SICE.
• Acuerdo 1 de 2004 del comité para la operación del SICE, por el cual se determina el ingreso de entidades al sistema de información para la contratación estatal SICE.
• Directiva 11 del 28 de enero de 2011, expedida por el señor Ministro de la Defensa Nacional, criterios y lineamientos para la ejecución de los recursos de la vigencia 2011 al 2014.

 

(1) Artículo 23 y subsiguientes de la Ley 80 de 1993.

(2) Resolución de delegación 1 de 2012 MDN.

(3) Verificación realizada por funcionarios del área de finanzas del MDN o de la unidad ejecutora si los hay.

(4) Entendida como la agrupación de compras que por su carácter homogéneo hace el Ministerio de Defensa Nacional respecto de las adquisiciones de bienes y servicios planificadas y previstas por las distintas unidades ejecutoras.

(5) Artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

(6) Inciso 3º del artículo 5.1.8 del Decreto 734 de 2012.

(7) Sección I capítulo II del Decreto 734 de 2012.

(8) Artículo 1226 del Código de Comercio, artículos 5.2.2.1, 5.2.2.2, 5.2.2.3, 5.2.2.4 del Decreto 734 de 2012.

(9) Artículos 5.2.3.1, 5.2.3.2, 5.2.3.3 del Decreto 734 de 2012.

(10) Artículos 5.2.4.1 y 5.2.4.1 del Decreto 734 de 2012.

(11) Artículos 1170 a 1179 del Código de Comercio y artículo 5.2.5.1 del Decreto 734 de 2012.

(12) Artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(13) Artículo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012.

(14) Artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 32 de la Ley 1450 de 2011, Ley 590 de 2000 y Decreto 734 de 2012.

(15) Artículo 4.1.3 del Decreto 734 de 2012.

(16) Numeral 3º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto-Ley 19 de 2012, en concordancia con el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007...”.

(17) Contenido del pliego de condiciones: artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 y artículos 6º y 88 del Decreto 2474 de 2008.

(18) Numeral 4º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 220 del Decreto-Ley 19 de 2012.

(19) Numeral 4º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 220 del Decreto-Ley 19 de 2012.

(20) Artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012.

(21) Segundo inciso del numeral 5º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.

“Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas solo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales”.

(22) Numeral 5º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.

(23) Parágrafo 2º del artículo 12 Decreto 2474 de 2008.

(24) Artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012.

(25) Numeral 1º del artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012.

“1. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.

En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado”.

(26) Literal e), numeral 2º, artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

“e) La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995.

En los procesos de enajenación de los bienes del Estado se podrán utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva.

En todo caso, para la venta de los bienes se debe tener como base el valor del avalúo comercial y ajustar dicho avalúo de acuerdo a los gastos asociados al tiempo de comercialización esperada, administración, impuestos y mantenimiento, para determinar el precio mínimo al que se debe enajenar el bien, de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

La enajenación de los bienes que formen parte del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado, Frisco, se hará por la Dirección Nacional de Estupefacientes, observando los principios del artículo 209 de la Constitución Política y la reglamentación que expida el Gobierno Nacional, teniendo en cuenta las recomendaciones que para el efecto imparta el Consejo Nacional de Estupefacientes.

El reglamento deberá determinar la forma de selección, a través de invitación pública de los profesionales inmobiliarios, que actuarán como promotores de las ventas, que a su vez, a efecto de avalúos de los bienes, se servirán de avaluadores debidamente inscritos en el registro nacional de avaluadores y quienes responderán por sus actos solidariamente con los promotores.

Las reglas y procedimientos que deberán atender la administración y los promotores y la publicidad del proceso deberán garantizar la libre concurrencia y oportunidad de quienes participen en el mismo.

Los bienes serán enajenados a través de venta directa en sobre cerrado o en pública subasta. La adjudicación para la venta directa deberá hacerse en audiencia pública, en donde se conozcan las ofertas iníciales y se efectúe un segundo ofrecimiento, frente al cual se adjudicará el bien a quien oferte el mejor precio. En la subasta pública, de acuerdo con el reglamento definido para su realización, el bien será adjudicado al mejor postor.

La venta implica la publicación previa de los bienes en un diario de amplia circulación nacional, con la determinación del precio base. El interesado en adquirir bienes deberá consignar al menos el 20% del valor base de venta para participar en la oferta”.

(27) Procedimiento de contratación artículo 3.2.7.1 del Decreto 734 de 2012.

“Los contratos a los que se refiere el literal h) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, y que estén directamente relacionados con el desarrollo o ejecución de los proyectos allí señalados, se celebrarán por parte de la entidad estatal competente haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía...”.

(28) Parágrafo 5º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

(29) Capítulo II, sección I, subsección I, artículo 3.2.1.1.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012.

(30) La audiencia informativa no está prevista en el estatuto contractual. En cumplimiento de los principios de publicidad, selección objetiva y economía y por política ministerial (manual de contratación estatal - procedimiento de selección - licitación pública), se adelantará la audiencia para informar los pormenores de la futura licitación pública. Lo anterior significa que el manual únicamente prevé esta audiencia informativa para la licitación pública, por lo que realizarla es potestativo del competente contractual.

(31) Contenido del pliego de condiciones: artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 y artículos 2.2.3 y 2.1.2 del Decreto 734 de 2012.

(32) Artículo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012.

(33) Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.

(34) El numeral 4º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, establece la audiencia de aclaración para la licitación pública.

(35) Numeral 4º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

(36) Artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012.

(37) Parágrafo 2º del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

(38) Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

(39) Numeral 6º del artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(40) Numeral 6º del artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(41) Numeral 6º del artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(42) Tres (3) hábiles.

(43) Artículo 3.2.1.1.4 de Decreto 734 de 2012.

(44) Artículo 28 del Decreto 2474 de 2008.

“ART. 3.2.1.1.11.—Fallas técnicas ocurridas durante la subasta inversa electrónica. Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables al Secop, a la entidad o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el Secop o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente.

Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquel pierde conexión con el Secop o con el operador tecnológico de la subasta, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento.

PAR.—La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma”.

(45) Artículo 3.2.1.1.8 del Decreto 734 de 2012.

(46) A partir de la vigencia de la Ley 1150 de 2007, quedó derogado el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 217 del Decreto-Ley 19 de 2012, con excepción de la expresión “Los contratos de tracto sucesivo. Aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación serán objeto de liquidación”.

VI. De la liquidación de los contratos

ART. 60.—De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

ART. 61.—De la liquidación unilateral. Derogado por el artículo 32, Ley 1150 de 2007. Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdos sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por la entidad y se adoptará por acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición.

(47) Capítulo II, sección I, subsección II, artículo 3.2.1.2.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012.

(48) Inciso 2º del artículo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012.

(49) La audiencia informativa no está prevista en estatuto contractual, sin embargo en cumplimiento de los principios de publicidad, selección objetiva y economía y por política ministerial (manual de contratación estatal - procedimiento de selección - licitación pública), se adelantará la audiencia para informar los pormenores de la futura contratación en el proceso de selección de la licitación pública. Lo anterior, significa que el manual únicamente la prevé para la licitación pública, por lo que realizarla es potestativo del competente contractual.

(50) La etapa de recepción de observaciones, no se encuentra prevista en estatuto contractual, sin embargo en cumplimiento de los principios de publicidad, selección objetiva y economía y por política Ministerial (manual de contratación estatal - procedimiento de selección - licitación pública), se adelantará la etapa de recepción de observaciones, la que conlleva la elaboración de formularios de preguntas y respuestas del prepliego, así como la publicación de los mismos en el Secop. con el fin de confeccionar el pliego definitivo de la licitación pública. Lo anterior, significa que el manual contratación únicamente tiene previsto la elaboración y publicación de los formularios de los prepliegos para la licitación pública, por lo que elaborarlos y publicarlos es potestativo del competente contractual.

(51) Artículo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012.

(52) Artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.

(53) Numeral 3º del artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(54) Artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(55) Artículo 2º del Decreto 2025 de 2009, mediante el cual se modificó el artículo 7º del Decreto 2474 de 2008.

(56) Parágrafo 2º del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

(57) Numeral 5º del artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(58) Numeral 6º del artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(59) Parágrafo del artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

(60) El procedimiento establecido en el artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012, aplica para la modalidad de licitación pública, razón por la cual es potestativo del competente contractual adelantar la adjudicación mediante audiencia.

(61) Numeral 1º del artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012.

“1. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.

En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado”.

(62) A partir de la vigencia de la Ley 1150 de 2007, quedó derogado el artículo 60, con excepción de la expresión “Los contratos de tracto sucesivo. Aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación serán objeto de liquidación”.

VI. De la liquidación de los contratos

ART. 60.—De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

ART. 61.—De la liquidación unilateral. Derogado por el artículo 32, Ley 1150 de 2007. Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdos sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por la entidad y se adoptará por acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición.

[12] Artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012.

(63) Por medio del Decreto 4057 de 2011, se suprime el DAS, en su artículo 3º se establece el traslado de funciones así:

ART. 3º—Traslado de funciones. Las funciones que corresponden al Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), contempladas en el capítulo I, numerales 10, 11, 12 y 14 del artículo 2º, del Decreto 643 de 2004, y las demás que se desprendan de las mismas se trasladan a las siguientes entidades y organismos, así:

3.1. Las funciones de control migratorio de nacionales y extranjeros y los registros de identificación de extranjeros de que trata el numeral 10 del artículo 2º del Decreto 643 de 2004 y las demás disposiciones sobre la materia, se trasladan a la unidad administrativa especial Migración Colombia, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores, que se creará en decreto separado.

3.2. La función comprendida en el numeral 11 del artículo 2º del Decreto 643 de 2004 de Policía Judicial para investigaciones de carácter criminal, y las demás que se desprendan de la misma, se traslada a la Fiscalía General de la Nación en armonía con lo dispuesto en el artículo 251 de la Constitución Política.

3.3. La función comprendida en el numeral 12 del artículo 2º del Decreto 643 de 2004 y las demás que se desprendan de la misma, se traslada al Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional.

Una vez culminado el proceso de incorporación de los servidores del DAS necesarios para la prestación del servicio a la planta de personal del Ministerio de Defensa Policía Nacional, así como el traslado de los elementos, bienes y equipos, las autoridades judiciales continuarán remitiendo los informes y avisos necesarios para que el Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional mantenga actualizados los registros delictivos y de identificación de nacionales y expida los certificados judiciales. Para el efecto, se suscribirá un acta de inicio por parte del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) en supresión y el Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional, el traslado se comunicará a la comunidad en general y a las autoridades correspondientes.

El Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional garantizará que la información contenida en las bases de datos mantenga los niveles de seguridad requeridos de acuerdo a su naturaleza.

Igualmente, en desarrollo de esta función el Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional deberá garantizar el acceso y consulta a la información en línea a la Fiscalía General de la Nación y demás autoridades que ejerzan funciones de Policía Judicial y autoridades administrativas que en razón a sus funciones y competencias lo requieran; los titulares de los datos tendrán acceso a la información correspondiente a su certificado judicial en los mismos términos y condiciones señalados en las normas vigentes.

3.4. La función comprendida en el numeral 14 del artículo 2º del Decreto 643 de 2004, en el Decreto 1700 de 2010 y las demás que se desprendan de la misma, se traslada a la unidad administrativa denominada unidad nacional de protección que se creará en decreto separado.

PAR.—Las entidades receptoras de las funciones sustituirán al Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), en los comités, juntas y demás instancias en los cuales participa y asiste, a la entrada en vigencia del presente decreto.

(64) En supresión, Decreto 4057 de 2011.

(65) Artículo 6º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto-Ley 19 de 2012.

(66) Artículo 3.5.3 del Decreto 734 de 2012.

(67) Literal a) artículo 6º de la Ley 1474 de 2011.

(68) La etapa de recepción de observaciones, no se encuentra prevista en estatuto contractual, sin embargo en cumplimiento de los principios de publicidad, selección objetiva y economía y por política ministerial (manual de contratación estatal - procedimiento de selección - licitación pública), se adelantará la etapa de recepción de observaciones, la que conlleva la elaboración de formularios de preguntas y respuestas de la invitación, así como la publicación de los mismos en el Secop. con el fin de confeccionar la invitación pública. Lo anterior, significa que el manual contratación únicamente tiene previsto la elaboración y publicación de los formularios de los prepliegos para la licitación pública, por lo que elaborarlos y publicarlos es potestativo del competente contractual.

(69) Artículo 274 de la Ley 1450 de 2011, que adiciona el numeral 5º al artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

(70) Inciso 2º, parágrafo 2º del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

(71) Inciso 1º del artículo 3.5.4 del Decreto 734 de 2012.

(72) Inciso 2º del artículo 3.5.5 del Decreto 734 de 2012.

(73) Artículo 3.5.5 del Decreto 734 de 2012.

(74) Artículo 274 de la Ley 1450 de 2011, que adiciona el numeral 5º al artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

(75) A partir de la vigencia de la Ley 1150 de 2007, quedó derogado el artículo 60, con excepción de la expresión “Los contratos de tracto sucesivo. Aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación serán objeto de liquidación”.

VI. De la liquidación de los contratos

ART. 60.—De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

ART. 61.—De la liquidación unilateral. Derogado por el artículo 32, Ley 1150 de 2007. Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdos sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por la entidad y se adoptará por acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición.

(Nota: Dejada sin efecto por la Resolución 6302 de 2014 artículo 2° del Ministerio de Defensa Nacional)