RESOLUCIÓN 642 DE 2006 

(Febrero 1º)

“Por la cual se conforma el Grupo Interno Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano – GIAA”.

La Registradora Nacional del Estado Civil,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 962 de julio 8 de 2005 dictó nuevas disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Que el inciso primero del numeral 3 del artículo 1º de la Ley 962 de 2005 establece que: “Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el sistema único de información de trámites, Suit, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal”.

Que el inciso segundo del numeral 3º del artículo 1º de la Ley 962 de 2005 establece que: “Toda entidad y organismo de la administración pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el sistema único de información de trámites, Suit”.

Que el numeral 4º del artículo 1º de la Ley 962 de 2005 establece que: “Con el fin de articular la actuación de la administración pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la administración pública”.

Que la Ley 489 de 1998 estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública, además de disponer la supresión y simplificación de trámites como un objetivo permanente de la administración pública, le atribuyó al Departamento Administrativo de la Función Pública la responsabilidad de orientar la política de simplificación de trámites.

Que en desarrollo de tal competencia, el Departamento Administrativo de la Función Pública diseñó las estrategias operativas y actividades que deben implementar las entidades públicas con el fin de ejecutar la política antitrámites y de atención efectiva al ciudadano.

Que en virtud de las disposiciones emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil conformar el grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano – GIAA,

RESUELVE:

ART. 1º—(Modificado).* Conformar el grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, conformado por los siguientes funcionarios:

• El secretario general, quien ejercerá el liderazgo del GIAA.

• El jefe de la oficina de planeación quien se desempeñará como coordinador al interior de la entidad, del sistema único de información de trámites (perfil coordinador).

• El gerente del talento humano.

• Un delegado de la Registradora Nacional del Estado Civil.

• Un representante de la gerencia del talento humano, quien será el responsable de la administración de la información que la entidad reporte en el sistema único de información de trámites, módulo que permite a los ciudadanos consultar la información relativa a los trámites del Estado colombiano, a través del portal del Estado colombiano —PEC—, www.gobiernoenlinea.gov.co. Sus responsabilidades directas están relacionadas con el desarrollo de conocimiento y destreza en el manejo del módulo de administración entidad del Suit, el ingreso de la información contenida en las hojas de vida de los trámites Suit, la actualización de la información de los trámites (efectuando las modificaciones necesarias) cuando estos sean racionalizados o cuando haya cambios en los costos, lugares, etc. (perfil Suit). Este funcionario será designado por el gerente del talento humano.

• Un representante de la gerencia de informática, quien será el responsable de la administración de los contenidos que la entidad reporte en el portal del Estado colombiano —PEC—, relacionados con la información básica de la entidad y eventos de interés público. Sus responsabilidades directas están relacionadas con la actualización de los datos de la entidad en cuanto a nombre, representante legal, dirección, teléfono, naturaleza jurídica, sigla/ abreviatura, sitio web URL, clasificación orgánica, nivel sector, sede, líneas de atención al ciudadano, otros sitios web, sedes, puntos de atención y la clasificación temática de dichos contenidos (perfil PEC). Este funcionario será designado por el gerente de informática.

• El jefe de la oficina de control interno, quien será el responsable de realizar el seguimiento y verificación del cumplimiento del plan de acción definido por el grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano – GIAA (perfil seguimiento).

• Dos representantes de la registraduría delegada para el registro civil y la identificación, que al interior de sus dependencias intervengan en la gestión y ejecución de procesos interrelacionados con los trámites misionales, que estén dirigidos a los ciudadanos, servidores públicos y empresarios (perfil general). Estos funcionarios serán designados por el registrador delegado para el registro civil y la identificación.

• Dos representantes de la registraduría delegada en lo electoral, que al interior de sus dependencias intervengan en la gestión y ejecución de procesos interrelacionados con los trámites misionales, que estén dirigidos a los ciudadanos, servidores públicos y empresarios (perfil general). Estos funcionarios serán designados por el registrador delegado en lo electoral.

• Un representante de la oficina de planeación, quien será designado por el jefe de la oficina de planeación.

*(Nota: Modificado por la Resolución 2251 de 2008 artículo 1º de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 2º—Funciones. El grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, desarrollará las siguientes funciones:

• Realizar un análisis de los trámites de la entidad para identificar cuáles son transversales e involucran a otras entidades del sector o de otros sectores, con el objeto de proceder a su racionalización, simplificación o automatización.

• Definir un plan de acción de acuerdo al número de trámites vigentes en la entidad, para el levantamiento o revisión de la información contenida en la hoja de vida de los mismos.

• Efectuar el seguimiento al plan de acción y verificar los datos ingresados al sistema para garantizar la calidad en la información.

• Liderar el proceso de aprobación de los trámites mediante acto administrativo firmado por el representante legal de la entidad.

• Verificar que las normas relacionadas en la parte normativa de la hoja de vida de cada trámite realmente correspondan al trámite y que no se incluyan requisitos o se exijan documentos como autorizaciones o permisos que no estén previstos por la ley.

• Enviar para consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública las novedades para los trámites nuevos en la entidad.

ART. 3º—Autorizar al jefe de la oficina de planeación para emitir una relación de los integrantes del grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con indicación de nombre, cargo, teléfono, extensión y correo electrónico, identificando claramente a quienes hagan las veces de coordinador, perfil Suit, perfil PEC, perfil seguimiento y demás responsabilidades de los funcionarios que lo conformen y enviar dicho documento al Departamento Administrativo de la Función Pública. Así mismo autorizarlo para suministrar la información que de acuerdo con su competencia como coordinador del grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIAA, le sea solicitada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de febrero de 2006.

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