Instituto Geográfico Agustín Codazzi

RESOLUCIÓN 642 DE 2017

(Junio 5)

“Por medio de la cual se establecen los parámetros para el funcionamiento de las Ventanillas Únicas, en los municipios para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, IGAC”.

El Director General del Instituto Geográfico Agustín Codazzi,

en uso de las facultades conferidas por el numeral 12 del artículo 14 del Decreto 2113 de 1992, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 2° “Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad (…)”. Para dar cumplimiento a este mandato constitucional, las entidades de la Administración Pública Nacional deben poner a disposición los instrumentos, canales y recursos necesarios para interactuar con la ciudadanía y satisfacer sus peticiones, quejas, reclamos y sugerencias bajo principios de racionalidad, eficiencia, eficacia, oportunidad y transparencia garantizando el goce efectivo de sus derechos y a su vez, propender por el respeto a la diversidad étnica y cultural del país, en especial, por la prestación de servicios que consideren las necesidades y condiciones específicas de sus beneficiarios. Así mismo en el artículo 113 se estipula en su inciso segundo “Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines” y el artículo 209 establece “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones” y que “las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado”.

Que el Decreto 2150 de 1995, “por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, establece en su artículo 32 las “Ventanillas únicas. Para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, los Despachos Públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario”. Adicionalmente aclara que con las oficinas o ventanillas únicas se pretende que las entidades estatales en ese solo sitio se le facilite a los particulares la recepción de documentos, los cuales deben ser debidamente radicados en el sistema de correspondencia, las solicitudes y atención de sus requerimientos con el fin de agotar toda la actuación administrativa, y no poner al peticionario a dar vueltas de un sitio a otro dentro de la misma entidad o lo que es peor, fuera de ella.

Que, es un principio de la guía para la racionalización de trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, racionalizar, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización, los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales.

Que el Decreto 208 de 2004, por medio del cual se modifica la estructura del IGAC y se dictan otras disposiciones, establece en su artículo 28, que el IGAC “contará con veintidós (22) direcciones territoriales, las cuales serán organizadas por el director general del instituto de acuerdo con las necesidades del servicio, quien determinará su jurisdicción y sede”.

Que mediante la Resolución IGAC 1096 del 2 de diciembre de 2010, se determinó la jurisdicción y sede de las direcciones territoriales y se organizan las unidades operativas de Catastro para adelantar procesos de conservación catastral.

Que el Documento Conpes 3649 de 2010 fija “La Política Nacional de Servicio al Ciudadano”, la cual tiene por objetivo contribuir a la generación de confianza y satisfacción de la ciudadanía con los servicios prestados por la Administración Pública Nacional y por los particulares autorizados para la prestación de los mismos. En este sentido, la estrategia se centrará en actividades específicas de desarrollo institucional para el mejoramiento de la gestión y en el fortalecimiento de los canales de atención al ciudadano.

Que aunado a lo anterior en diciembre de 2013 se aprobó el Documento Conpes 3785 “Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano y concepto favorable a la nación para contratar un empréstito externo con la banca multilateral hasta por la suma de USD 20 millones destinados a financiar el proyecto de eficiencia al servicio del ciudadano” en el cual se previeron los lineamientos estratégicos para la implementación de un “Modelo de Gestión Pública Eficiente al Servicio del Ciudadano”, que pretende mejorar la efectividad, la colaboración y la eficiencia de las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y sus capacidades para atender oportunamente y con calidad los requerimientos de los ciudadanos.

Que teniendo en cuenta que en las unidades operativas de catastro (UOC) y direcciones territoriales se genera un alto número de peticiones, quejas, reclamos y demás trámites administrativos, que no alcanzan a cubrir la totalidad del territorio nacional, se considera pertinente y conforme a la normativa legal vigente contar en forma complementaria con las ventanillas únicas, como mecanismo de participación ciudadana para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos al Instituto y se efectúe la aproximación de nuestros servicios a la comunidad.

Que la Resolución IGAC 70 de 2011, “por la cual se reglamenta técnicamente la formación catastral, la actualización de la formación catastral y la conservación catastral, vigente a partir del 1º de junio de 2011, en su artículo 58 señala “Financiación del catastro. La financiación del servicio de formación, actualización de la formación, conservación y perfeccionamiento del catastro estará a cargo de los gobiernos nacional, departamental, distrital o municipal, y demás entidades públicas y privadas interesadas en apoyar a las autoridades catastrales. PAR.—Para este fin, las autoridades catastrales podrán celebrar y ejecutar convenios y contratos. (...)” subrayas fuera del texto.

Que para la organización de las ventanillas únicas, deberá mediar solicitud del alcalde municipal, con el fin de aunar esfuerzos técnicos y administrativos entre el municipio y el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, mediante la suscripción de un Convenio Interadministrativo.

Que los municipios interesados en la apertura de una ventanilla única, deberán proveer al IGAC unos requisitos mínimos de infraestructura física y de equipamiento para el funcionamiento de la misma, consistentes en: 1. Espacio locativo con las adecuaciones necesarias para el funcionamiento de la Ventanilla Única, 2. Personal de apoyo para las actividades a ejecutar, con previo visto bueno del IGAC por parte del superior jerárquico de la Dirección Territorial con jurisdicción en esa zona, 3. Hardware necesario que cumpla con las especificaciones técnicas requeridas por la subdirección de catastro, el GIT de servicios administrativos, la Oficina de Informática y Telecomunicaciones y el GIT de Servicio al Ciudadano del IGAC.

Que con base en las consideraciones antes mencionadas, esta Dirección General considera necesario que los municipios interesados en la apertura de una Ventanilla Única para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos al IGAC, deberán cumplir los requisitos mínimos que se establecen en la presente resolución, en mérito a lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Establecer los parámetros mínimos obligatorios para el funcionamiento de las Ventanillas Únicas en los municipios, para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, y fijar las actividades que son susceptibles de desarrollar en estas.

ART. 2º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones de la presente resolución rigen para las Subdirecciones, Oficinas, GIT de trabajo de Sede Central, las Direcciones Territoriales y las Unidades Operativas Catastrales (UOC) y en particular para las Ventanillas Únicas.

ART. 3º—Parámetros de funcionamiento. El municipio interesado debe considerar en primer lugar que a su cargo se deben garantizar como mínimo una infraestructura física y de equipamiento para el funcionamiento de la ventanilla única, consistentes en:

Una vez evaluado por la entidad territorial y manteniendo el interés, se deben seguir los siguientes parámetros:

1. Solicitud del municipio interesado.

2. Suscripción de un convenio interadministrativo, en el cual el municipio se compromete como mínimo a:

a) Proveer del espacio físico con sus adecuaciones y el hardware necesario para el funcionamiento;

b) Disponer de personal de apoyo para las actividades a ejecutar, con previo visto bueno del IGAC por parte del superior jerárquico de la Dirección Territorial con jurisdicción en esa zona.

3. El IGAC designará el personal encargado de la ventanilla única.

4. El IGAC realizará la capacitación del personal designado por el municipio en los sistemas de información y competencias del Instituto.

Cumplidos los parámetros señalados, se procederá con la apertura de la Ventanilla Única y su puesta en funcionamiento.

ART. 4º—Parámetros de operación. Para su operación la Ventanilla Única deberá surtir los siguientes parámetros:

1. El funcionario del IGAC, será el responsable del funcionamiento de la Ventanilla Única y de la guarda, custodia y utilización de la información que en ella repose.

2. Las actuaciones recepcionadas en la Ventanilla Única, se seguirán por lo dispuesto en el Manual de Correspondencia, la Resolución 342 de 2017, “por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” y demás normas que al respecto se formulen.

3. Con el fin de mantener la trazabilidad de documentación y solicitudes, se deberá radicar todas las solicitudes en el sistema de correspondencia Cordis y, en la Base de Datos Catastrales del IGAC.

4. Se mantiene vigente la confidencialidad en los trámites y peticiones solicitadas.

ART. 5º—Dependencia. Las ventanillas únicas estarán adscritas a la Unidad Operativa de Catastro (UOC) o a la Dirección Territorial que se determine en Sede Central según el caso.

ART. 6º—Actividades a desarrollar. Las ventanillas únicas tendrán a su cargo el desarrollo de las siguientes actividades:

1. Actividades de difusión y comercialización de publicaciones.

2. Información y orientación al ciudadano en lo misional.

3. Información del procedimiento catastral.

4. Apoyo en las jornadas de definición del servicio militar (certificado catastral para libreta militar), con la Dirección de Reclutamiento del Ejército.

5. Recepción de solicitudes de asuntos catastrales: mutaciones, que son los cambios que experimenta la propiedad inmueble en sus aspectos físicos, jurídicos y económicos, revisiones de avalúos, rectificaciones, modificaciones catastrales y socialización de procesos de actualización catastral.

6. Surtir las diligencias de notificación de los actos administrativos de naturaleza catastral emitidos por el funcionario competente.

7. Recepción de solicitudes relacionadas con procesos de gestión geodésica, cartográfica, gestión geográfica, gestión agrológica, gestión del conocimiento entre las cuales se realizan socialización y difusión de productos;

8. Entrega de resultados de las solicitudes requeridas por los usuarios.

9. Facturación de servicios de análisis de laboratorio.

Facturación y entrega de certificados catastrales.

10. Recepción de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias,

11. Proyectar respuesta a los trámites catastrales solicitados, que serán aprobados y suscritos por el funcionario superior de la Unidad Operativa de Catastro, UOC, o a la Dirección Territorial que se determine.

ART. 7º—Vigencia. Esta resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, a 5 de junio de 2017.