RESOLUCIÓN 643 DE 2003 

(Marzo 7)

“Por la cual se reglamenta el procedimiento de reparto de minutas”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 y en los artículos 2º numeral 8º y el artículo 9º, numeral 3º del Decreto-Ley 2158 de 1992,

CONSIDERANDO:

Que el objetivo básico del reparto es establecer una distribución justa y equitativa de los ingresos notariales entre las diferentes notarías de un mismo círculo, con relación a los actos y contratos que según la ley, deban celebrar por escritura pública uno cualquiera de los organismos o entes señalados en el artículo 38 de la Ley 489 de 1998, con el fin de evitar privilegios a favor de alguna o algunas notarías;

Que el numeral 2º del artículo 62 de la Ley 734 de 2002 estableció como deber de los notarios someter a reparto de minutas, las escrituras públicas correspondientes a todos los actos en los cuales intervengan organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios a que se refiere el artículo 38 de la Ley 489 de 1998;

Que el incumplimiento de este deber, constituye falta disciplinaria que conlleva sanción conforme a lo dispuesto en el Código Disciplinario Único;

Que en razón de que la norma en mención, derogó el inciso segundo del artículo 144 del Decreto 2148 de 1983, respecto de las excepciones señaladas para el reparto de las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos de los establecimientos bancarios oficiales o semioficiales cuando no tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz;

Que es obligación de los notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras en que intervenga cualquier ente administrativo, sin tener en cuenta su naturaleza, objeto o porcentaje de aporte estatal en la constitución del mismo;

Que por ser la Ley 734 de 2002, posterior a la Ley 29 de 1973 y al Decreto 2148 de 1983, la cual es específica con relación a los repartos de minutas de las escrituras públicas de todos los organismos del nivel central, del sector descentralizado territorial y por servicios, incluyendo las nuevas entidades descentralizadas por servicios que se creen, organicen o autoricen por la ley y que formen parte de la rama ejecutiva del poder público, conforme a la remisión expresa del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, se hace procedente reglamentar el reparto sin que se exoneren del mismo a ninguna de estas entidades;

Que de acuerdo a los principios de “hermenéutica jurídica”, la ley posterior prevalece sobre la ley anterior y en caso de que una ley posterior sea contraria a otra anterior, y ambas preexistentes al hecho que se juzga, se aplicará la ley posterior (L. 153/87, art. 2º);

En mérito de todo lo anteriormente expuesto, el Superintendente de Notariado y Registro,

RESUELVE:

ART. 1º—Deberán someterse a reparto, las minutas de las escrituras públicas, en los que intervengan todos los organismos administrativos y entidades del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios, creados o a crear para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998.

ART. 2º—La diligencia de reparto de minutas se adelantará en forma sistematizada y estará a cargo de la Superintendencia de Notariado y Registro por conducto del grupo de actividades notariales, con relación a las notarías del Círculo de Bogotá y por las oficinas de registro de instrumentos públicos correspondientes, para las demás ciudades del país, en cuyo círculo notarial exista más de una notaría.

PAR.—cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito no opere el sistema computarizado, el reparto se realizará manualmente.

ART. 3º—Los registradores de instrumentos públicos zona norte y sur de Bogotá efectuarán el reparto de las minutas sometidas a dicho régimen, correspondientes a los municipios de Chía y Soacha, respectivamente.

En la ciudad de Medellín, en donde hay más de una (1) oficina de registro de instrumentos públicos, la diligencia de reparto se efectuará por turnos semestrales establecidos de común acuerdo entre los respectivos registradores, de lo cual deberán informar oportunamente a los notarios, organismos y entidades interesadas y al grupo de actividades notariales de la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 4º—Para efectos del estudio y clasificación de las minutas, las entidades deberán entregarlas sin borrones, repisados o enmendaduras y si así lo estuvieren, que Éstas se encuentren debidamente salvadas, con la expresión clara e inequívoca del acto o contrato a celebrar y su valor.

PAR.—Cuando las minutas no reúnan los requisitos señalados, serán devueltas al interesado en el momento del recibo, expresándose el motivo de la evolución.

ART. 5º—Reparto ordinario. La diligencia de reparto se llevará a cabo dos (2) veces por semana, los días lunes y jueves a las 4:00 p.m. en la oficina del grupo de actividades notariales de la Superintendencia de Notariado y Registro y en las oficinas de registro de instrumentos públicos una (1) hora antes de culminar la jornada laboral diaria establecida.

ART. 6º—Reparto extraordinario. En caso de urgencia inaplazable, procede el reparto extraordinario en días y horas distintos a los señalados, previa autorización del Superintendente de Notariado y Registro o de su delegado, con base en la petición escrita, debidamente motivada y que demuestre la justificación de la urgencia, suscrita por el representante legal del ente u organismo interesado.

ART. 7º—La diligencia de reparto será responsabilidad del jefe del grupo de actividades notariales de la secretaría general de la Superintendencia de Notariado y Registro, en la cual deberán estar presentes: un representante del Superintendente de Notariado y Registro, el superintendente delegado para el notariado o su designado, los representantes de las agremiaciones de notarios y los notarios o sus representes, que a ella quieran concurrir.

ART. 8º—De la comunicación del reparto. De la diligencia de reparto se levantará el acta correspondiente, la cual será foliada, legajada cronológicamente y firmada por el jefe del grupo de actividades notariales, el superintendente delegado para el notariado o su designado y los notarios asistentes o sus representantes.

En las oficinas de registro de instrumentos públicos, el acta de reparto, será suscrita por el registrador y los representantes de las agremiaciones de notarios asistentes.

Copia del acta deberá ser enviada a los organismos y entidades interesadas y a cada uno de los notarios del respectivo circulo vía e-mail, a más tardar a la primera hora hábil del día siguiente al reparto y en la web de la entidad, deberá aparecer una información histórica sobre la forma de cómo se dio el reparto del mes y año en curso, relacionando las notarías que quedan en turno para el próximo reparto, a fin de darle mayor transparencia y publicidad al reparto.

Una vez sorteadas las minutas, éstas deberán entregarse el día hábil siguiente a cada una de las notarías favorecidas, las cuales se obligan a enviar un empleado a retirar la minuta o minutas que les hubieren correspondido en virtud del reparto.

PAR.—Copia del acta de la diligencia de reparto se enviará vía e mail al jefe del grupo cuenta especial del notariado, para efectos del control relacionado con el aporte especial del gobierno, por cada escritura que así lo amerite.

ART. 9º—Con el fin de lograr que el reparto de minutas sea equitativo, se establecen las siguientes categorías:

Primera. Actos de cuantía superior a mil millones de pesos ($ 1.000.000.000).

Segunda. Actos de cuantía superior a quinientos millones de pesos ($ 500.000.000) y hasta mil millones de pesos ($ 1.000.000.000).

Tercera. Actos de cuantía superior a doscientos cincuenta millones de pesos ($ 250.000.000) y hasta quinientos millones de pesos ($ 500.000.000).

Cuarta. Actos de cuantía hasta doscientos cincuenta millones de pesos ($ 250.000.000).

Quinta. Actos en que concurran únicamente entidades exentas del pago de derechos notariales.

ART. 10.—Las entidades que desarrollen planes de vivienda podrán solicitar que el plan sea sorteado en grupos, los que en ningún caso excederán de cincuenta (50) adjudicables para cada notaría. La cuantía se determinará sumando el valor de cada acto.

ART. 11.—El documento de clasificación y reparto de las minutas debe protocolizarse con la correspondiente escritura pública sin costo alguno para las partes y copia o fotocopia autenticada del mismo, se anexará a la copia de la escritura que la notaría expida con destino a la oficina de registro de instrumentos públicos.

ART. 12.—Si el notario observa que la minuta que le fue adjudicada quedó mal clasificada y por tanto mal repartida, la devolverá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes y solicitará la restitución del turno en la categoría de que se trate. Vencido el término señalado, no habrá restitución del turno.

Si los interesados desisten del otorgamiento de una escritura después de efectuado el reparto, o cuando transcurridos dos (2) meses no se hubiere otorgado el acto escriturario respectivo, le corresponde al notario comunicarlo por escrito solicitando la restitución del turno en la misma categoría.

ART. 13.—Corresponde a la superintendencia delegada para el notariado, velar por el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución.

Es deber del registrador de instrumentos públicos informar lo pertinente a la superintendencia delegada para el notariado, cuando advierta que los notarios pretermitieron, enviar a reparto las minutas sujetas a dicho régimen. Control e información,

Que debe ser suministrada de manera inmediata a la superintendencia delegada para el notariado.

PAR.—todos los funcionarios calificadores de las oficinas de registro e instrumentos públicos, deberán verificar que los actos escriturales señalados por la ley, hayan sido sometidos previamente al reparto y comunicar al director las irregularidades observadas para lo de su trámite ante la delegada para el notariado. La omisión de denuncia en estos casos, constituye causal disciplinaria investigable de oficio.

ART. 14.—El presente acto administrativo deberá ser fijado en lugar visible de cada notaría y la Superintendencia de Notariado y Registro divulgará ampliamente por todos los medios de comunicación, la presente resolución para el conocimiento de todos los notarios del país y de las entidades a las cuales se refiere el artículo 38 de la Ley 489 de 1998.

ART. 15.—Esta resolución rige a partir de su publicación y deroga las resoluciones 3372 de 1983, 3846 de 1987, 4804, 5246, 5507 y 7706 de 1992, sus modificatorias, complementarias y demás que les sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 de marzo de 2003.

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