RESOLUCIÓN 643 DE 2004 

(Febrero 17)

“Por la cual se definen las reglas para el envío electrónico de las copias de las escrituras públicas sujetas a registro en las cámaras de comercio”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 9º del Decreto 302 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 527 de 1999 otorga a los medios electrónicos el mismo valor jurídico que los medios físicos tradicionales, siempre y cuando cumplan con los estándares mínimos de confiabilidad que garanticen la autenticidad y la integridad de la información;

Que el Decreto 898 de 2002 establece que la solicitud de inscripción de cualquier acto o documento relacionado con los registros públicos o la realización de cualquier otro trámite ante las cámaras de comercio podrá efectuarse mediante el intercambio electrónico de mensajes de datos;

Que la Ley 29 de 1973 faculta a los otorgantes para constituir depósitos de dinero en poder del notario para el pago de impuestos y contribuciones surgidas de los actos y escrituras que se otorguen ante él;

Que el Decreto 302 de 2004, por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro y se dictan otras disposiciones, estipula como una de las funciones de la superintendencia el establecimiento de sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente atención de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización;

Que uno de los objetivos corporativos de la Superintendencia de Notariado y Registro para el período 2003 - 2006 es mejorar el servicio a usuarios y clientes;

Que para lograr este propósito, se deben acercar los servicios al usuario para generar una pronta y cómoda respuesta a sus necesidades;

Que dentro del mencionado objetivo, una de las actividades que se emprenderá es el mejoramiento de los canales de comunicación con los clientes internos y externos;

Que los mensajes de datos, por sus características y facilidad de uso, son un medio ideal para comunicar, obtener, utilizar y compartir información, y se deben convertir en el modo de transmisión de información más utilizado en la comunicación del notariado con las entidades encargadas de registros públicos;

Que como parte de la estrategia de simplificación de trámites para el sector empresarial, la Superintendencia de Notariado y Registro y la Cámara de Comercio de Bogotá suscribieron el 17 de septiembre de 2003, un convenio de cooperación institucional, que ofrece a los ciudadanos la posibilidad de tramitar los documentos de origen notarial que deban inscribirse en alguno de los registros públicos administrados por las cámaras, electrónicamente y en general que todo el procedimiento de inscripción en el registro mercantil y de entidades sin ánimo de lucro pueda hacerse usando los medios electrónicos de transmisión de información;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer las pautas necesarias para que en las notarías se ofrezca a los ciudadanos la posibilidad de remitir electrónicamente copia de las escrituras públicas que deban inscribirse en alguno de los registros públicos a cargo de las cámaras de comercio.

Este servicio podrá ser prestado en las notarías que dispongan de los recursos tecnológicos necesarios para permitir el intercambio electrónico seguro de información.

ART. 2º—Requisitos tecnológicos. Las notarías que realicen el envío electrónico de las copias de las escrituras públicas que deban registrarse por las cámaras de comercio deben contar con equipos que cumplan los siguientes requisitos tecnológicos mínimos:

a) Sistema operativo Windows, versión 98 o superior;

b) Procesador de texto, compatible con el sistema Microsoft Word;

c) Lector de CD-ROM y lector de diskette de 3,5 pulgadas;

d) Módem, conexión xDSL, fibra óptica o mecanismos similares que permitan el acceso a Internet.

Si se establecieren requisitos adicionales, la entidad de certificación correspondiente será la encargada de comunicarlo oportunamente a los notarios.

ART. 3º—Escrituras públicas que se envían a las cámaras de comercio. Las escrituras públicas sujetas a inscripción en el registro mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, y cuyas copias se envíen electrónicamente por los notarios a las cámaras de comercio, son las definidas por la ley y sus reglamentos.

ART. 4º—De la recepción de los documentos y entrega de formularios. En la notaría, al momento de la recepción de las minutas que tengan por objeto la constitución de sociedades, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo o entidades sin ánimo de lucro, se entregarán a los usuarios los formularios empleados por las cámaras de comercio para la matrícula o inscripción de la nueva persona jurídica en los registros públicos. Estos formularios serán suministrados por las cámaras de comercio a las notarías.

ART. 5º—Consulta de nombre. Una vez el otorgante entregue los formularios diligenciados, tendrá la posibilidad de utilizar el servicio de consulta de nombre en línea desde la notaría, por medio del sistema de registro en línea de la cámara de comercio respectiva, para verificar si el nombre propuesto por el usuario está inscrito en el registro mercantil o en el de entidades sin ánimo de lucro, según corresponda.

Si el nombre indicado en la minuta no está inscrito, se procederá a elaborar la escritura pública correspondiente. Si el nombre aparece inscrito, se comunicará dicha circunstancia al usuario y se le aconsejará modificar el nombre propuesto. Si el usuario insiste en utilizar dicho nombre, el notario autorizará la escritura pública luego de dejar constancia de la advertencia realizada, y la copia electrónica de la escritura se enviará a la cámara de comercio, para que esta decida.

ART. 6º—Anexos. En la escritura pública de constitución de sociedades, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo o entidades sin ánimo de lucro, se incorporará a la escritura y se dejará constancia de los anexos y formularios diligenciados y firmados por los otorgantes. Esta constancia servirá a las cámaras de comercio para verificar el cumplimiento de los requisitos formales que les corresponde controlar para efectos de la inscripción.

Si en la notaría se cuenta con los medios para la digitalización de los anexos presentados, enviará a la cámara de comercio copias electrónicas de dichos anexos y no incorporará dichos documentos a la escritura, dejando solo la constancia de la presentación de los mismos.

ART. 7º—Del envío de la copia electrónica de la escritura pública a las cámaras de comercio. Autorizada la escritura pública, el notario podrá enviar una copia electrónica de la misma a la cámara de comercio que corresponda, para que la cámara realice su calificación e inscripción en el registro correspondiente. La expedición de esta copia electrónica causará los mismos derechos que la expedición de una copia auténtica en soporte tradicional.

El archivo que se enviará a las cámaras de comercio deberá estar firmado digitalmente por el notario.

ART. 8º—Liquidación de derechos e impuestos. La liquidación de los derechos de matrícula o inscripción y del impuesto de registro de los actos, contratos o negocios jurídicos documentales que deban registrarse en las cámaras de comercio, será realizada por el sistema de la cámara de comercio correspondiente, al cual podrán acceder los notarios mediante Internet.

Los derechos a favor de la cámara de comercio se pagarán en la notaría.

ART. 9º—Término para el pago de los derechos e impuestos recaudados. Los dineros recaudados en la notaría para el pago de los derechos e impuestos correspondientes a la inscripción de la escritura en la cámara de comercio se pagarán a la cámara respectiva dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a los días 15 y 30 de cada mes respecto de lo que se recaudó efectivamente en la quincena anterior por parte de la notaría.

PAR.—No obstante lo preceptuado, desde la notaría se informará diariamente a la cámara de comercio respectiva, sobre los recaudos recibidos.

ART. 10.—De los notarios encargados. Al retirarse temporalmente de la notaría, los notarios titulares instruirán al encargado de sus obligaciones respecto a este servicio, para lo cual el encargado tendrá su propio certificado digital.

ART. 11.—Divulgación y capacitación. La Superintendencia de Notariado y Registro y las cámaras de comercio definirán un plan para la divulgación y capacitación de los notarios, sus empleados y del público en general, en los nuevos servicios que se prestarán en cumplimiento de lo establecido en esta resolución dentro del plan de modernización institucional.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 17 de febrero de 2004.

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