Ministerio de Relaciones Exteriores

RESOLUCIÓN 6454 DE 2018

(Agosto 3)

“Por medio de la cual se adopta el estatuto de auditoría interna del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”.

La Ministra de Relaciones Exteriores,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en particular las conferidas por el numeral 3 del artículo 59 y el artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7º del Decreto 869 de 2016, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209 en armonía con el artículo 269, establece la existencia de un control interno en todos los ámbitos de la administración pública.

Que en desarrollo del artículo 209 de la Carta Magna, el Congreso de la República expidió la Ley 87 de 1993, la cual determina que es obligación de las entidades públicas del orden nacional y territorial adoptar los mecanismos necesarios para el control interno de estas.

Que la Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y define la oficina de control interno (o quien haga sus veces) como uno de los componentes del sistema de control interno encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Que el Decreto 648 de 2017 por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, especifica que se ha establecido en el más alto nivel gerencial, la oficina de control interno (o quien haga sus veces), con las responsabilidades de asesorar a la administración en materia de control interno, liderar el proceso de auditoría interna de la entidad, realizar la evaluación independiente del sistema de control interno, evaluar la manera como la entidad está administrando los riesgos y fomentar el desarrollo de la cultura de control entre todos los servidores de la entidad.

Que mediante el Decreto 1499 de 2017 por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, se establece que la actualización del modelo estándar de control interno para el Estado colombiano (MECI), se efectuará a través del Manual operativo del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), el cual será de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de 1993.

Que las normas emitidas por el Instituto de Auditores Internos (IIA) en el “Marco internacional para la práctica profesional de auditoría interna” proporcionan un esquema estructurado que facilita el desarrollo, la interpretación y aplicación de conceptos, metodologías y técnicas de la auditoría interna.

Que conforme a las funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, establecidas en el artículo 5º de la Resolución 4264 del 9 de junio de 2017, se estipula en su numeral 3 la aprobación del estatuto de auditoría interna y el código de ética del auditor, así como la verificación de su cumplimiento.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO 1

Denominación, naturaleza jurídica y objeto de la auditoría interna

ART. 1º—Denominación. Para todos los efectos legales se denomina control interno, el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

ART. 2ºObjeto de la auditoría interna. Determinar las actividades, operaciones y actuaciones de la auditoría interna así como la administración de información y los recursos, el acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la alta dirección; para ello desarrollará el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación para ser adoptados por la entidad de acuerdo a lo establecido en la Ley 87 de 1993.

La actividad de auditoría interna deberá medir y evaluar y contribuir efectivamente a la mejora de los procesos, mejora en la gestión de riesgos, a través de la evaluación sobre la idoneidad de los controles, para lo cual desarrollará su labor a través de un enfoque sistemático y disciplinado.

ART. 3º—Alcance de los servicios de auditoría y de asesoría.

3.1. El alcance de los servicios de auditoría comprende la verificación de la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del control interno, así como la gestión de riesgos para el logro de los objetivos organizacionales.

3.2. El alcance de los servicios de asesoría estará enmarcado en actividades relacionadas con orientaciones técnicas para la mejora en la estructura y gestión del riesgo, garantizando la independencia y aportando recomendaciones para el logro de los objetivos. La asesoría se prestará mediante:

a) La participación en comités permanentes o temporales, formalmente establecidos. Participación que será con voz, pero sin voto;

b) La participación en equipos de proyectos, a solicitud o requerimiento de las áreas interesadas;

c) La participación en la autoevaluación de los controles;

d) La contribución al fomento de la cultura del control y del autocontrol, promoviendo la ética y los valores de la entidad y la gestión y responsabilidad eficaces en el desempeño;

e) La formulación de recomendaciones para la atención, con oportunidad y calidad de los requerimientos que realicen los entes externos de control, cuando lo soliciten las áreas responsables de atenderlos.

La prestación de los servicios de asesoría estará supeditada a la disponibilidad de recursos y al potencial de los trabajos de asesoría para agregar valor. Estas actividades deberán ser programadas y puestas a consideración del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el fin de formalizar sus actividades y alcances, garantizando la independencia y objetividad del personal de auditoría.

CAPÍTULO 2

Autoridades, funciones y responsabilidades

ART. 4ºAutoridades y responsabilidades. La auditoría interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, estará integrada por: el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, que se rige de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 4264 del 9 de junio de 2017 y el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión.

CAPÍTULO 3

Del auditor interno, funciones y responsabilidades

ART. 5ºResponsabilidades de la auditoría interna. El Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, bajo el liderazgo del Coordinador, en el cumplimiento de su función evaluadora y asesora, será responsable de:

a) Establecer un programa anual de auditoría basado en los riesgos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, que incluya las solicitudes del ministro, viceministros, secretaría general, directivos y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, a fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna. Dicho programa debe ser consistente con las metas de la entidad y se debe asegurar que los recursos de auditoría interna sean apropiados, suficientes y eficazmente asignados para cumplirlo;

b) Comunicar el programa y los requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisionales significativos, a la secretaría general y al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para su revisión y aprobación. También se debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos;

c) Informar periódicamente a la secretaría general y al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno sobre la actividad de auditoría en lo referente al propósito, autoridad, responsabilidad y desempeño del programa;

d) Evaluar en forma independiente el sistema de control interno, la gestión de riesgos de la entidad y proponer recomendaciones para mejorarlos;

e) Elaborar un informe con el resultado del trabajo de auditoría o asesoría y comunicarlo a quienes puedan asegurar que se dé a los resultados la debida consideración. Incluir en el informe objetivos de la auditoría, actividades desarrolladas, fortalezas encontradas, oportunidades de mejora, exposiciones de riesgos, cuestiones de control, otros asuntos necesarios o requeridos, por la Alta Dirección y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno;

f) Establecer un proceso de seguimiento para asegurar que los planes de mejoramiento producto de las auditorías se han gestionado adecuadamente y verificar la eficacia de las acciones implementadas. Del resultado del seguimiento informará a la alta dirección y al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno;

g) Informar y realizar recomendaciones al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno cuando la auditoría interna considere que se ha aceptado un nivel de riesgo residual inaceptable para la entidad y que no se han implementado las acciones de mejora requeridas;

h) Informar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, cuando la auditoría interna identifique incumplimientos o materialización de riesgos que impactaron negativamente a la entidad y al cumplimiento de sus objetivos e informar al directivo responsable para que se adelante la investigación administrativa pertinente y se informen los resultados a la oficina de control disciplinario interno y/o instancias correspondientes para que desde sus competencias se adelanten los procedimientos respectivos;

i) Desarrollar y mantener un programa de aseguramiento y mejora de la calidad con el cual respalde la calidad de las actividades de auditoría interna y el cumplimiento de las normas internacionales de auditoría. Comunicar los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad a la alta dirección;

j) Utilizar las tecnologías y herramientas disponibles que le permitan realizar su labor con eficiencia y confiabilidad. Además, considerar los procedimientos, políticas y estándares de operación definidos en el Manual de auditoría interna;

k) Coordinar actividades con otros proveedores internos y externos de servicios de auditoría y asesoría para asegurar una cobertura adecuada y optimizar recursos;

l) Evaluar el riesgo sobre posibles actos de corrupción y cómo la entidad gestiona este riesgo. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio definirán las estrategias necesarias para la prevención, detección y respuesta a riesgos sobre posibles actos de corrupción;

m) Fomentar al interior de la entidad, el desarrollo de la cultura del control, basada en la ética y los valores de la entidad.

ART. 6ºIndependencia y objetividad. La actividad de auditoría interna debe ser independiente y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo. Para asegurar la independencia y la objetividad, la actividad de auditoría interna estará libre de la interferencia de cualquier persona de la entidad, incluidas cuestiones como la selección de auditorías, el alcance, los procedimientos, la frecuencia, la duración o el contenido del informe de auditoría.

Los auditores internos no tendrán ninguna responsabilidad operativa directa o autoridad sobre las actividades auditadas. En consecuencia, ellos no podrán diseñar o implementar los controles internos, desarrollar los procedimientos, instalar sistemas, gestionar los riesgos o dedicarse a cualquier otra actividad que pueda alterar su juicio.

Los auditores internos deben exhibir el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar la información acerca de la actividad o proceso examinado. Los auditores internos deben hacer una evaluación equilibrada de todas las circunstancias pertinentes y no ser indebidamente influenciados por sus propios intereses o por otros en la formación de sus juicios.

ART. 7º—De la confidencialidad del auditor interno. El auditor interno en su actividad de auditoría interna deberá manejar la información que le sea otorgada de manera confidencial y la misma no deberá ser divulgada sin la debida autorización quedando sujeto a las normas legales que amparan esta reserva. En desarrollo de sus actividades, deberá observar lo dispuesto en el Código de Ética del auditor interno adoptado por el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, el cual hace parte de la presente resolución.

ART. 8ºAutoridad de la auditoría interna. Los auditores internos del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio con estricta responsabilidad por la confidencialidad y la salvaguarda de la información y de los registros, están autorizados a:

a) Asignar el equipo auditor, establecer fechas y frecuencias, seleccionar temas, determinar alcances de trabajo y aplicar las técnicas requeridas para cumplir los objetivos de auditoría;

b) Acceder a todos los registros, información, bases de datos, personal y bienes de la entidad que sean necesarios para lograr el objetivo y alcance de la auditoría, incluso aquellos bajo el control de terceros;

c) Solicitar la colaboración necesaria del personal en las áreas de la entidad en las cuales se realizan las auditorías, así como de otros servicios especializados propios y ajenos a la entidad;

d) Desarrollar pruebas de vulnerabilidades técnicas y humanas que permitan identificar potenciales riesgos para la entidad que comprometan la confidencialidad e integridad de la información y recursos de la misma.

PAR.—Los auditores internos no están autorizados a realizar auditorías en las que pudieran tener conflictos de interés.

ART. 9º—Reconocimiento de la definición de auditoría, las normas y el código de ética como guías para el ejercicio de la auditoría interna. La actividad de auditoría interna en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se autorregulará mediante la adopción de las guías emitidas por el Instituto de Auditores Internos y adaptadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, incluyendo la definición de auditoría interna, el código de ética y las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna.

La aplicación y el cumplimiento de las normas emitidas por el Instituto de Auditores Internos se hará siempre en concordancia con las normas que regulen la actividad de auditoría en el país emitidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

ART. 10.—Código de ética de la actividad de auditoría interna. Con la presente resolución, se adopta el Código de Ética de la actividad de auditoría interna, que hace parte de los documentos del proceso de evaluación independiente incluidos en el sistema integrado de gestión de la entidad, dicho código se aplicará a los profesionales que proveen servicios de auditoría y asesoría en el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el propósito de promover una cultura ética en el ejercicio de la auditoría interna en la entidad. Este código no reemplaza, ni modifica ningún código de la entidad.

ART. 11.—Vigencia y derogatoria. La presente resolución empezará a regir a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de agosto de 2018.