RESOLUCIÓN 6456 DE 1997 

(Diciembre 18)

“Por la cual se reglamenta en la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil el trámite interno del derecho de petición y de quejas y reclamos”.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en ejercicio de sus atribuciones legales y en cumplimiento de lo ordenado en el numeral 1º del artículo 26 del Código Electoral Colombiano, y de los artículos 53 y 55 de la Ley 190 de 1995, y

CONSIDERANDO:

1. Que los artículos 23 de la Constitución Política, 5º al 42 del Código Contencioso Administrativo, consagran en favor de las personas el derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular, en forma verbal o escrita y de obtener pronta resolución.

2. Que la Organización Electoral - Registraduría Nacional del Estado Civil, debe propender por que el cumplimiento del derecho de petición y de quejas y reclamos se realice con arreglo a principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción.

3. Que el numeral 1º del artículo 26 del Código Electoral Colombiano, señala que es competencia del Registrador Nacional del Estado Civil: “Dirigir el funcionamiento de todas las dependencias de la Registraduría Nacional”.

4. Que el artículo 74 de la Constitución Política, establece que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establece la ley.

5. Que los artículos 53 y 55 de la Ley 190 de 1995, establecen que en toda entidad pública, deberá existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen, las cuales se resolverán o contestarán siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición.

6. Que la multiplicidad y variedad de derechos de peticiones y de quejas y reclamos que se formulan ante la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, hacen necesario la expedición de un reglamento interno, para atenderlos de manera ágil y eficaz,

RESUELVE:

ART. 1º—De la formulación de peticiones. Las solicitudes que se presenten ante la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, en ejercicio del derecho de petición, podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio que permita a la administración su conocimiento.

Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos, los siguientes requisitos:

1. La designación de la autoridad a quien se dirige.

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y/o de su representante legal o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección.

3. El objeto de la petición.

4. Las razones en que se apoya.

5. La relación de documentos que se acompañan.

6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso.

7. Indicación de la tarjeta profesional cuando la petición sea formulada por periodista.

PAR. 1º—Cuando se actúe a través de mandatario, éste deberá acompañar el respectivo poder en los términos señalados en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.

PAR. 2º—El escrito respectivo, deberá allegarse ante la sección de archivo y correspondencia en Santafé de Bogotá, dependencia que lo rotulará con indicación de la fecha de recibo y el número de radicación. Con los datos suministrados en el rótulo correspondiente, el peticionario podrá requerir información sobre el estado de su solicitud.

PAR. 3º—Las peticiones pueden presentarse:

a) En interés general, y

b) En interés particular.

PAR. 4º—Las peticiones escritas y verbales elevadas ante las delegaciones departamentales, registraduría distrital, registradurías especiales y municipales, se recibirán y radicarán en las secretarías de las respectivas dependencias en la forma y términos indicados en este artículo.

PAR. 5º—Cuando la petición sea verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los demás casos la respuesta se resolverá por escrito.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 2º—De los traslados de peticiones. La sección de archivo y correspondencia enviará al organismo o entidad oficial competente, aquellas peticiones escritas no relacionadas con las funciones de la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, dentro del término de diez (10) días a partir de su recepción, e informará dentro del mismo término al peticionario. En la misma forma procederá la dependencia de la Registraduría Nacional que reciba una petición no relacionada con las actividades de la entidad.

Si el asunto corresponde a otra dependencia de la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil se procederá a su traslado a más tardar al siguiente día de su recibo, sin necesidad de informar sobre el particular al peticionario.

PAR. 1º—El titular encargado de la dependencia competente resolverá directamente la petición o la asignará a más tardar al día siguiente de su recibo, previa radicación a uno de sus colaboradores para el trámite respectivo.

PAR. 2º—No obstante lo dispuesto en el parágrafo anterior la decisión respecto de informaciones, consultas y expedición de copias, corresponde únicamente al jefe de la respectiva dependencia de la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil o al funcionario a quien se haya delegado esta función.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 3º—De la verificación de requisitos. Recibida la petición escrita, en la dependencia a la que corresponda resolverla o contestarla, el funcionario competente verificará el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 1º de esta resolución, o los que sean necesarios para decidir de fondo. Si observare el incumplimiento de alguno de ellos, oficiará al peticionario para que subsane las faltas de que adolece, cuando ello fuere posible.

PAR. 1º—Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de cumplimiento de requisitos o de información adicional el interesado no se pronunciare al respecto, se entenderá que ha desistido de la misma, procediéndose en consecuencia a ordenar su archivo, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.

PAR. 2º—Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan o que puedan conseguir en los archivos de la Organización Electoral de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2150 de 1995.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 4º—De las peticiones verbales. Las solicitudes verbales se atenderán en las diferentes dependencias de la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, en horas hábiles de atención al público en horarios comprendidos de lunes a viernes entre 8:30 a.m. y 5:00 p.m.

Esta clase de peticiones se resolverán en la misma forma verbal e inmediatamente si fuere posible. Cuando no se puedan resolver en estas condiciones, se levantará acta en la cual se dejará constancia de la fecha y del cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 1º de esta resolución y se responderá dentro de los términos de ley contemplados para cada clase de petición. Copia del acta se entregará al peticionario si éste lo solicita.

PAR.—Cada jefe de dependencia designará un funcionario que se encargará de atender las peticiones verbales que se presenten, de manera que exista una persona de cada área dispuesta para atenderlas.

Si el funcionario encargado de atender la petición lo juzga pertinente, podrá exigir su presentación por escrito.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 5º—Del término para resolver las peticiones. Teniendo en cuenta la clase de petición, éstas deberán ser resueltas dentro de los siguientes plazos:

a) Las peticiones generales o particulares, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación;

b) Las consultas, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación;

c) Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener información, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación, y

d) Las quejas y reclamos se resolverán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la recepción.

PAR.—Cuando no fuere posible dar respuesta al interesado dentro de los términos señalados anteriormente, se le enviará comunicación en tal sentido, señalando la causa y la fecha en que se resolverá la petición.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 6º—De la interrupción de los términos para resolver o contestar. Los términos señalados en el artículo 5º de esta resolución se interrumpirán en los siguientes casos:

1. Cuando la petición no reúna los requisitos legales, hasta tanto no se cumpla con los mismos.

2. Mientras el interesado no cancele el valor de las copias solicitadas, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la presente resolución.

3. Mientras se cumple el término decretado para la práctica de pruebas.

4. En los demás casos contemplados por la ley.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 7º—Del rechazo de peticiones y de quejas y reclamos. Habrá lugar a rechazar la petición, cuando sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas y provocaciones.

PAR.—En el escrito de rechazo deberá señalarse expresamente la razón por la cual no se atendió la petición; si fuese negada se notificará al peticionario y al Ministerio Público, las demás se ejecutarán simplemente.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 8º—De la acumulación de trámites. Si se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, ante diferentes dependencias, se atenderá el trámite en una sola de ellas, de acuerdo con la naturaleza de la petición.

Dispuesta la acumulación por la dependencia competente las actuaciones continuarán tramitándose conjuntamente y se decidirán en la misma actuación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 9º—Funcionario incompetente. Si el funcionario a quien se dirige la petición, o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si este actúa verbalmente; o dentro del término de diez (10) días, a partir de la recepción si obró por escrito; en este último caso el funcionario a quien se hizo la petición deberá enviar el escrito, dentro del mismo término, al competente, y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 10.—De las pruebas. En el curso del trámite administrativo se podrán pedir y decretar pruebas y allegar informaciones. Dichas pruebas e informaciones podrán decretarse de oficio o a petición del interesado, sin formalidad ni término especial.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 11.—De la citación de terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que se lleven en la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citación se hará por correo, si no hay otro medio más eficaz, dándoles a conocer el nombre del peticionario y el objeto de la petición.

Si la citación no fuere posible o resultare demasiado costosa o demorada, o si se trata de terceros indeterminados, se hará una publicación del texto o extracto de la petición en un periódico de amplia circulación nacional o local, según sea el caso.

PAR.—El valor de las citaciones y publicaciones deberá ser cubierto por el peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden de realizarlas. Si no lo hiciere, se entenderá que desiste de la petición.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 12.—Del pago de fotocopias. La expedición de copias dará lugar al pago previo de las mismas cuando el número de hojas requeridas exceda de seis (6). Para tal efecto se indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, que el valor por cada fotocopia es de 65 pesos más el 16% correspondiente al IVA; este valor será incrementado anualmente según disposición legal, el cual deberá ser cancelado en la tesorería del fondo rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si en el término de dos (2) meses no se ha hecho efectivo el pago, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.

Una vez presentado el recibo de cancelación de las fotocopias, la entidad tendrá tres (3) días hábiles para expedirlas.

PAR. 1º—Cuando la solicitud verse sobre fotocopias auténticas, tal diligencia estará a cargo de la secretaría general de la entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 13.—De la información de carácter reservado. La Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, mediante acto debidamente motivado, cuando éstos tengan carácter reservado conforme a la Constitución y a la ley.

Para resolver sobre tales peticiones, la dependencia contará con un término máximo de diez (10) días hábiles. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el documento deberá ser entregado dentro de los (3) días inmediatamente siguientes.

PAR. 1º—De dicha actuación deberá darse traslado a la Procuraduría General de la Nación, informando los motivos que la propiciaron con copia de los antecedentes pertinentes y con indicación de las normas en que se basa para denegar la solicitud de información.

PAR. 2º—El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones; no obstante, deberán asegurar la reserva de dicho documento. Tampoco lo será a la persona sobre la cual versen dichos documentos, en cuyo evento deberá acreditar dicha calidad y podrán obtener copias y certificaciones sobre los mismos, que se entregarán en un plazo no mayor de tres (3) días.

PAR. 3º—La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento adquiere el carácter de histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que lo posea adquiere la obligación de expedir a quien lo demande, copias o fotocopias del mismo.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 14.—De la insistencia del peticionario. En el caso previsto en el artículo anterior, y atendiendo lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985, si la persona interesada insistiere en su solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente.

Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al tribunal para que éste decida, dentro de los términos de ley.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 15.—De la información personal. De conformidad con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil o de entidades públicas y privadas.

PAR.—Las peticiones de que trata el presente artículo podrán presentarse directamente o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 16.—De las peticiones de periodistas. Las peticiones sobre expedición de copias de documentos formuladas por los periodistas debidamente acreditados, se tramitarán preferentemente.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 17.—Del funcionario encargado de autorizar la consulta de documentos y la expedición de copias o fotocopias. De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 57 de 1985, corresponde al secretario general autorizar o negar la consulta de documentos y la expedición de copias o fotocopias a que haya lugar.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 18.—De la procedencia de consultas. La Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, resolverá consultas y quejas escritas o verbales relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 19.—Del trámite y plazo para atender las consultas. El trámite para formular consultas, quejas y reclamos ante la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil, será el mismo que se dejó señalado en el artículo 1º y siguientes de la presente providencia.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 20.—Del alcance de la respuesta suministrada por la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil. Las consultas y las quejas y reclamos serán resueltas mediante conceptos, los cuales no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el particular, ni comprometen la responsabilidad de esta entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 21.—De los recursos. Contra los actos administrativos que resuelven las peticiones, excepto aquellas en interés general, proceden los recursos de reposición, apelación y queja en los términos contemplados en el Código Contencioso Administrativo.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 22.—Peticiones a cargo de las delegaciones departamentales, Registraduría Distrital, Registradurías especiales y municipales. Las delegaciones departamentales, registraduría distrital, registradurías especiales y municipales, tramitarán y resolverán las peticiones que sean de su competencia conforme a lo previsto en la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 23.—Del campo de aplicación. El presente reglamento es aplicable para los casos no cobijados por procedimientos especiales. Los aspectos no contemplados se regirán por las disposiciones generales consignadas en el Código Contencioso Administrativo.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 24.—Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones que regulan el derecho de petición y de quejas y reclamos será objeto de las sanciones previstas en los artículos 76 del Código Contencioso Administrativo, 29 de la Ley 57 de 1985 y las demás normas que así lo consagren.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

ART. 25.—De la vigencia. El reglamento contenido en la presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, previa aprobación de la Procuraduría General de la Nación, en el cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 18 de diciembre de 1997.

(Nota: Derogada por la Resolución 1131 de 2003 artículo 24 de la Registraduría Nacional del Estado Civil).

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