RESOLUCIÓN 646 DE 2001 

(Mayo 31)

“Por medio de la cual se fijan las directrices para la ejecución de programas de mejoramiento institucional, oficialización de manuales de procesos y procedimientos administrativos, operativos y de funciones y en general sobre todo lo relacionado con el desarrollo organizacional de la Fiscalía General de la Nación”.

El Fiscal General de la Nación,

en uso de sus facultades legales y en especial las que le confieren los numerales 1º, 8º y 21 del artículo 17 del Decreto-Ley 261 de 22 de febrero de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la oficina de planeación de la Fiscalía General de la Nación, de conformidad con el numeral 1º del artículo 20 del Decreto-Ley 261 del 22 de febrero de 2000, tiene la función de asesorar al Fiscal General de la Nación en la planeación y programación de actividades inherentes al desarrollo actual y futuro de la Fiscalía General de la Nación;

Que la oficina de planeación, en desarrollo del numeral 6º de la citada norma, debe elaborar e impulsar programas de mejoramiento institucional, estructura orgánica, racionalización de procesos y procedimientos, así como validar y recomendar su implantación;

Que igualmente, la oficina de planeación, en desarrollo del numeral 4º de la norma en mención, debe realizar estudios sobre asignación de funciones, distribución de cargas de trabajo, planta de personal, escala salarial y en general sobre todo lo relacionado con el desarrollo organizacional de la entidad en coordinación con la secretaría general y las respectivas dependencias;

Que, las dependencias del nivel central y seccional vienen implantando procesos, procedimientos y funciones no documentados con sus respectivos manuales, ni oficializados por parte de la Fiscalía General de la Nación;

Que, en vista de lo anterior, es necesario fijar directrices para la ejecución de programas de mejoramiento, oficialización de manuales de procesos y procedimientos administrativos, operativos y de funciones en la Fiscalía General de la Nación, teniendo en cuenta la calidad, la racionalización de los recursos, eficiencia y fortalecimiento de la gestión administrativa y judicial y el mejoramiento del servicio;

Que por lo antes expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—La elaboración y oficialización de manuales de procesos y procedimientos administrativos, operativos, de funciones, estudios de distribución de cargas de trabajo, planta de personal, escala salarial y en general sobre todo lo relacionado con el desarrollo organizacional de la Fiscalía General de la Nación, la oficina de planeación deberá realizarlo conforme a las siguientes directrices:

1. Acordará conjuntamente con la dependencia respectiva la realización de estudios relacionados con desarrollo organizacional, que se elaborarán de acuerdo con las funciones asignadas.

2. Levantará la información en coordinación con la dependencia correspondiente, sobre la forma como se adelantan los procesos y se desarrollan los procedimientos administrativos u operativos en concordancia con las funciones a cargo.

3. Propondrá con base en el análisis técnico de la información recopilada, el mejoramiento de los procesos y procedimientos administrativos, operativos y de las funciones.

4. Validará la propuesta y realizará los ajustes necesarios en coordinación con la jefatura de la dependencia respectiva y la secretaría general.

5. Realizará en coordinación con la dependencia respectiva, las pruebas necesarias en el nivel central y seccional para garantizar el éxito en la implantación del nuevo proceso o procedimiento administrativo, u operativo.

6. Adelantará lo necesario para la oficialización de los manuales correspondientes.

7. Implantará en coordinación con la dependencia respectiva, los procesos y procedimientos descritos en los manuales.

8. Realizará en coordinación con la dependencia respectiva y la secretaría general, las réplicas a nivel seccional con el fin de estandarizar o unificar los procesos y procedimientos administrativos y operativos en la Fiscalía General de la Nación.

PAR.—Corresponde al jefe de cada dependencia velar por la aplicabilidad de los procesos, procedimientos y funciones descritos en los manuales.

ART. 2º—Los ajustes, actualizaciones y el mejoramiento continuo a los manuales de procesos y procedimientos administrativos, operativos y de funciones de la Fiscalía General de la Nación se realizará conforme a las siguientes directrices:

1. Corresponde a cada despacho o director nacional respectivo, presentar y solicitar por escrito a la oficina de planeación, para ellos y sus dependencias adscritas, los ajustes, actualizaciones y propuestas de mejoramiento continuo a los manuales de procesos, procedimientos y funciones. Las diferentes seccionales, realizarán dicha labor a través del director correspondiente.

2. La oficina de planeación estudiará la viabilidad de las propuestas de mejoramiento en coordinación con la respectiva dependencia y la secretaría general, para realizar los cambios solicitados.

3. La oficina de planeación adelantará las diligencias pertinentes para oficializar e implementar la actualización de los manuales a nivel nacional y seccional.

ART. 3º—La oficina de planeación prestará la asesoría y asistencia técnica en la elaboración, ajuste, actualización y el mejoramiento continuo a los manuales de procesos y procedimientos administrativos, operativos y de funciones.

ART. 4º—La oficina de planeación realizará las gestiones pertinentes para la oficialización de los procesos y procedimientos manuales o automáticos.

PAR.—Si el proceso está automatizado, el sistema de información que lo soporte deberá disponer de manuales de usuario y técnico.

ART. 5º—La oficina de control interno, efectuará el seguimiento para evaluar el cumplimiento de los procesos, procedimientos administrativos y operativos y de funciones descritas en los manuales aprobados.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de mayo de 2001.

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