Superintendencia del Subsidio Familiar

RESOLUCIÓN 659 DE 2014

(Agosto 12)

“Por medio de la cual se adoptan dos componentes del sistema de información de la superintendencia”.

La Superintendente del Subsidio Familiar,

en ejercicio de sus facultades legales y, en especial de las conferidas en el Decreto 2150 de 1992, la Ley 789 de 2002, el Decreto 2595 de 2012, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 2º del Decreto 2150 de 1992, establece con los objetivos que deberá cumplir la Superintendencia del Subsidio Familiar, así:

1. Ejercer la inspección y vigilancia de las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar, con el propósito de que su constitución y funcionamiento se ajusten a la ley y a sus estatutos internos;

(...).

4. Adoptar políticas de inspección y vigilancia orientadas a que las instituciones vigiladas se modernicen e incorporen desarrollos tecnológicos que aseguren un progreso adecuado de las mismas” (resaltado fuera de texto).

De conformidad con lo ordenado en el artículo 3º ibídem, corresponde a la Superintendencia del Subsidio Familiar la vigilancia e inspección, entre otras, de las cajas de compensación familiar, lo cual es concordante con lo dispuesto en el artículo 1º del Decreto 2595 de 2012, según el cual, la “Superintendencia del Subsidio Familiar tiene a su cargo la supervisión de las cajas de compensación familiar, organizaciones y entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar en cuanto al cumplimiento de este servicio y sobre las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a su vigilancia, con el fin de preservar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a la población de trabajadores afiliados y sus familias bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y solidaridad en los términos señalados en la ley”.

El artículo 5º del Decreto 2595 de 2012, “por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias”, señala como funciones a cargo del Superintendente del Subsidio Familiar la de:

“1. Dirigir y adoptar la acción administrativa de la Superintendencia y el cumplimiento de las funciones que a esta corresponde”.

El cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y control requiere respaldarse en las modernas tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC).

En cumplimiento de la ejecución del proyecto de inversión “mejoramiento del sistema de información de la SSF para efectuar la inspección, vigilancia y control hacia los entes vigilados a nivel nacional”, la superintendencia ha avanzado en el desarrollo e implementación de varios subproyectos que apoyan directamente ese objetivo de IVC a los vigilados.

La superintendencia ha implementado dos módulos del sistema de información de la entidad denominados Sirevac y Siger. Con el primero de ellos se automatizó y estandarizó el proceso de validación, recepción y cargue de los datos de las cajas de compensación familiar y con el segundo se implementó una herramienta de procesamiento y análisis de los datos, fundamentado en un enfoque de inteligencia de negocios, en sus diferentes etapas de gestión, desde el nivel operativo hasta los niveles de análisis y decisión gerencial.

En virtud de lo anterior, la superintendencia, expidió las circulares 2 y 10 de 2014 bajo las cuales se instruyó a las cajas de compensación familiar en los procedimientos, formatos y mecanismos para el reporte de datos a la entidad.

Estos procesos y esta información son indispensables para apoyar al Gobierno Nacional y a otros organismos externos en las labores de análisis y definición de políticas del sistema de subsidio familiar.

Además, deben existir procedimientos y herramientas estándares al interior de la superintendencia para garantizar el efectivo y eficiente flujo y análisis de la información.

Por último, el esfuerzo y la inversión realizada por la entidad en el desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas deben protegerse.

Este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar como un modelo y estándar de uso obligatorio, por parte de los vigilados y los funcionarios de la entidad, el proceso y el sistema Sirevac desarrollado e implementado para la validación, recepción y cargue de los datos que deben reportar las cajas de compensación, de conformidad con los procedimientos, formatos e instructivos que defina la superintendencia por medio de circulares.

ART. 2º—Prohibir la solicitud de datos a los vigilados por medio de formatos y mecanismos diferentes a los implementados con el sistema Sirevac. Se exceptúan de esta obligación, requerimientos urgentes e inaplazables que no puedan integrarse en el corto plazo al sistema ni esperar el proceso de adaptación al mismo.

PAR.—En cualquier caso, los requerimientos urgentes que se tengan por mecanismos diferentes al Sirevac, deben ser integrados a ese sistema en un período no superior a un (1) mes.

ART. 3º—Adoptar como un modelo y estándar de uso obligatorio por parte de funcionarios de la entidad, el sistema de inteligencia de negocios Siger desarrollado e implementado para el procesamiento y análisis de los datos recibidos de las cajas de compensación familiar, por medio de Sirevac o cualquier otro mecanismo excepcional que se utilice. Los funcionarios deberán atender los eventos y jornadas de inducción y capacitación sobre el uso del sistema, que la superintendencia programe.

ART. 4º—Comunicar el contenido de la presente resolución a los funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

ART. 5º—Publicar la presente resolución de conformidad con lo señalado en el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de agosto de 2014.