RESOLUCIÓN 66 DE 2006 

(Enero 31)

“Por la cual se adopta el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 en el Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital”.

La Directora del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y,

CONSIDERANDO QUE:

• La Constitución Política en su artículo 209, establece: “La administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”;

• El artículo 269 de la Constitución Política establece que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley”;

• Respecto a la responsabilidad del control interno, la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, dispuso en el artículo 6º que: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;

• Mediante el Acuerdo 78 de 1960, se crea la entidad bajo la denominación de Departamento Administrativo de Protección y Asistencia Social, la cual se modificó por Departamento Administrativo de Bienestar Social, de conformidad con el Decreto 3133 de 1968, artículo 18. Mediante el Decreto 334 del 30 de septiembre de 2003 se adoptó su estructura interna y se determinaron sus funciones.

• En el marco del Plan de desarrollo económico, social y de obras públicas Bogotá 2004 - 2008, Acuerdo 119 del 3 de junio de 2004 “Bogotá sin indiferencia un compromiso social contra la pobreza y la exclusión” y de acuerdo con el Decreto 311 del 6 septiembre de 2005 “Por el cual se modifica la estructura interna del Departamento Administrativo de Bienestar Social”, se establece que la entidad tiene como misión, liderar, de manera concertada, la formulación y puesta en marcha de las políticas sociales del Distrito Capital, conducentes a la promoción, prevención, restablecimiento y garantía de los derechos de las ciudadanas y los ciudadanos, fortaleciendo la autonomía, la equidad de géneros y la participación en los ámbitos distrital y local.

• Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005”, en su artículo 1º establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado decreto.

• Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su artículo 34, numeral 31 establece entre los deberes de todo servidor público: “Adoptar el sistema de control interno y la función independiente de auditoría interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.

• Que el numeral 1º - i) del artículo 2º, del Decreto 334 de septiembre 30 de 2003 “Por el cual se adopta la estructura interna del Departamento Administrativo de Bienestar Social y se determinan las funciones de sus dependencias”, dispone como función de la dirección del departamento: “Establecer las políticas para la implementación y desarrollo del sistema de control interno de la entidad”.

• Que se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos del sistema de control interno de la entidad, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz.

RESUELVE:

TÍTULO I

Sistema de control interno

ART. 1º—Adopción del modelo estándar de control interno - MECI 1000:2005. Adoptar para el Departamento Administrativo de Bienestar Social el modelo estándar de control interno y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.

ART. 2º—Definición de control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

ART. 3º—Principios del sistema de control interno. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del sistema de control interno que a continuación se establecen:

3.1. De autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política para asegurar el cumplimiento de la misión, el logro de los objetivos institucionales y la ejecución de los planes, programas y proyectos del departamento, en el marco del plan de desarrollo distrital.

3.2. De autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior del departamento, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

3.3. De autogestión: Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

ART. 4º—Objetivos específicos del sistema de control interno. Los objetivos específicos que debe alcanzar el sistema de control interno son los siguientes:

4.1. Objetivos de control de cumplimiento: Constituyen objetivos de control al cumplimiento de la función administrativa del departamento, los siguientes:

a) Establecer las acciones que le permitan garantizar el cumplimiento de la misión, el logro de los objetivos institucionales y la ejecución de los planes, programas y proyectos, en el marco del plan de desarrollo distrital.

b) Determinar, con base en el principio de autorregulación, que el marco legal que le es aplicable al DABS, constituido en primera instancia por el Decreto 1421 de 2003, por el Acuerdo 119 del 3 de junio de 2004 “Bogotá sin indiferencia un compromiso social contra la pobreza y la exclusión”, por el Decreto 334 del 30 de septiembre de 2003, por el cual se adoptó su estructura interna y se determinaron sus funciones y por el Decreto 311 del 6 septiembre de 2005 “Por el cual se modifica la estructura interna del Departamento Administrativo de Bienestar Social”.

c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.

4.2. Objetivos de control estratégico: Constituyen objetivos de control estratégico del departamento, los siguientes:

a) Crear conciencia en todos los servidores públicos del departamento sobre la importancia del control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del modelo estándar de control interno.

b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional del departamento de acuerdo con su naturaleza, con sus características y son(sic) sus propósitos que le son inherentes.

c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan al departamento cumplir su misión institucional y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar, prevenir y afrontar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.

4.3. Objetivos de control de ejecución: Constituyen objetivos de control de ejecución del departamento los siguientes:

a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.

b) Velar por que todas sus actividades y recursos estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.

c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad.

d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa con el fin de dar a conocer la información que genera de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

4.4. Objetivos de control de evaluación. Constituyen objetivos de control de evaluación del departamento los siguientes:

a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión por parte de los subdirectores, gerentes, asesores, jefes de oficina asesora y jefes de oficina, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.

b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del control interno.

c) Garantizar el ejercicio de la función de evaluación independiente de la oficina de control interno, como mecanismo de verificación a la efectividad del control interno.

d) Propiciar el mejoramiento continuo del control, de la gestión, y de su capacidad para responder efectivamente a las diferentes instancias internas y externas del departamento.

e) Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los órganos de control fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la entidad.

4.5. Objetivos de control de información. Constituyen objetivos de control a la información del departamento, los siguientes:

a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna.

b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo.

c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la entidad.

d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas.

ART. 5º—Estructura de control. Con base en los artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, a fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación del departamento, configurándose para este fin los subsistemas, componentes y elementos que interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una estructura de control para garantizar el cumplimiento de los objetivos del departamento, así:

1. Subsistema de control estratégico.

1.1. Componente ambiente de control.

Elementos de control:

1.1.1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos.

1.1.2. Desarrollo del talento humano.

1.1.3. Estilo de dirección.

1.2. Componente direccionamiento estratégico.

Elementos de control:

1.2.1. Planes y programas.

1.2.2. Modelo de operación por procesos.

1.2.3. Estructura organizacional.

1.3. Componente administración del riesgo.

Elementos de control:

1.3.1. Contexto estratégico.

1.3.2. Identificación del riesgo.

1.3.3. Análisis del riesgo.

1.3.4. Valoración del riesgo.

1.3.5. Políticas de administración del riesgo.

2. Subsistema de control de gestión.

2.1. Componente actividades de control.

Elementos de control:

2.1.1. Políticas de operación.

2.1.2. Procedimientos.

2.1.3. Controles.

2.1.4. Indicadores.

2.1.5. Manual de procedimientos.

2.2. Componente información.

Elementos de control:

2.2.1. Información primaria.

2.2.2. Información secundaria.

2.2.3. Sistemas de información.

2.3. Componente comunicación pública.

Elementos de control:

2.3.1. Comunicación organizacional.

2.3.2. Comunicación informativa.

2.3.3. Medios de comunicación.

3. Subsistema de control de evaluación.

3.1. Componente autoevaluación.

Elementos de control:

3.1.1. Autoevaluación del control.

3.1.2. Autoevaluación de gestión.

3.2. Componente evaluación independiente.

Elementos de control:

3.2.1. Evaluación del sistema de control interno.

3.2.2. Auditoría interna.

3.3. Componente planes de mejoramiento.

Elementos de control:

3.3.1. Plan de mejoramiento institucional.

3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.

3.3.3. Planes de mejoramiento individual.

PAR.—Los artículos siguientes definen los subsistemas, los objetivos de los componentes y los criterios básicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo y puesta en operación del sistema de control interno.

TÍTULO II

Subsistemas, componentes y elementos

CAPÍTULO I

Subsistema de control estratégico

ART. 6º—Susbistema de control estratégico. Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el acatamiento de la orientación estratégica y organizacional del departamento, así como el cumplimiento de su misión, el logro de sus objetivos institucionales y la ejecución de sus planes, programas y proyectos.

ART. 7º—Componente ambiente de control. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control al departamento, influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, en el marco del plan de desarrollo distrital y las normas que rigen al departamento.

ART. 8º—Elementos del componente ambiente de control. El componente ambiente de control está integrado por los siguientes elementos de control:

8.1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: Elemento de control, que define el estándar de conducta del departamento. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado.

8.2. Desarrollo del talento humano: Elemento de control, que define el compromiso del departamento con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por el departamento, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado.

8.3. Estilo de dirección: Elemento de control, que define la filosofía, los lineamientos y las directrices con base en las cuales se ejecutarán las políticas, los planes, los programas y los proyectos del departamento, en el marco del plan de desarrollo distrital, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por la dirección del departamento para guiar u orientar sus acciones hacia el cumplimiento de su misión y al logro de sus objetivos institucionales, en el contexto de los fines sociales del Estado.

ART. 9º—Componente direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta al departamento hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.

ART. 10.—Elementos del componente direccionamiento estratégico. El componente direccionamiento estratégico está integrado por los siguientes elementos de control:

10.1. Planes y programas: Elementos de control, que permiten orientar la proyección del DABS a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.

10.2. Modelo de operación por procesos: Elemento de control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación del departamento, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de sus objetivos.

10.3. Estructura organizacional: Elemento de control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión.

ART. 11.—Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten al departamento evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.

ART. 12.—Elementos del componente administración del riesgo. El componente administración del riesgo está integrado por los siguientes elementos de control:

12.1. Contexto estratégico: Elemento de control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones del departamento, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.

12.2. Identificación de riesgos: Elemento de control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no, bajo el control del departamento, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.

12.3. Análisis del riesgo: Elemento de control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos con el fin de determinar la capacidad del departamento para su aceptación y manejo.

12.4. Valoración del riesgo: Elemento de control, que determina el nivel o grado de exposición del departamento a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.

12.5. Políticas de administración de riesgos: Elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior del departamento.

CAPÍTULO II

Subsistema de control de gestión

ART. 13.—Subsistema de control de gestión. Conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la función que ejercen los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos del departamento, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.

ART. 14.—Componente actividades de control. Conjunto de elementos de control, que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad, haciendo efectivas las acciones necesarias para la prevención y el manejo de los riesgos, orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

ART. 15.—Elementos del componente actividades de control. El componente actividades de control está integrado por los siguientes elementos de control:

15.1. Políticas de operación: Elemento de control, que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución del departamento; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de la administración del riesgo previamente definidos por la entidad.

15.2. Procedimientos: Elemento de control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, el cual permite guiar las diferentes acciones para el cumplimiento de la misión, el logro de los objetivos institucionales y la ejecución de los planes, programas y proyectos del departamento, en el marco del plan de desarrollo distrital. Estos elementos de control se encuentran contextualizados en los lineamientos técnicos, contenidos en el manual de procedimientos establecido para cada proyecto de la entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional.

15.3. Controles: Elemento de control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos del departamento.

15.4. Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión del departamento. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

15.5. Manual de procedimientos: Elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. En la actualidad los procedimientos generales que desarrolla el departamento para el cumplimiento de su misión, el logro de sus objetivos institucionales y la ejecución de sus planes, programas y proyectos, se encuentran establecidos en el manual de procedimientos para la contratación, en el manual de funciones, en el manual manejo de bienes y en el manual expedido para cada uno de los proyectos.

ART. 16.—Componente información. Conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para las diferentes instancias del departamento a las que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación del departamento al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.

ART. 17.—Elementos del componente información. El componente información está integrado por los siguientes elementos de control:

17.1. Información primaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales el departamento está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño.

17.2. Información secundaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior del departamento, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad.

17.3. Sistemas de información: Elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad.

ART. 18.—Componente comunicación pública. Conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas del departamento con sus diferentes instancias y con los usuarios y beneficiarios de sus programas y proyectos y la comunidad en general, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en el marco del plan de desarrollo distrital, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.

ART. 19.—Elementos del componente comunicación pública. El componente comunicación pública está integrado por los siguientes elementos de control:

19.1. Comunicación organizacional: Elemento de control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del departamento para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

19.2. Comunicación informativa: Elemento de control, que garantiza la difusión de información sobre el funcionamiento del departamento, su gestión y los resultados, en forma amplia y transparente hacia los usuarios y beneficiarios de sus programas y proyectos y hacia la comunidad en general.

19.3. Medios de comunicación: Elemento de control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el departamento para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia las diferentes instancias del departamento.

CAPÍTULO III

Subsistema de control de evaluación

ART. 20.—Subsistema de control de evaluación. Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno del departamento; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad.

ART. 21.—Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control, que al actuar en forma coordinada en el departamento, permite en cada una de sus instancias medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

ART. 22.—Elementos del componente autoevaluación. El componente autoevaluación está integrado por los siguientes elementos de control:

22.1. Autoevaluación del control: Elemento de control, que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada una de sus instancias, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.

22.2. Autoevaluación a la gestión: Elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos del departamento, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

ART. 23.—Componente evaluación independiente. Conjunto de elementos de control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del sistema de control interno, la gestión y resultados corporativos del departamento por parte de la oficina de control interno. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de mejoramiento de la entidad.

ART. 24.—Elementos del componente evaluación independiente. El componente evaluación independiente está integrado por los siguientes elementos de control:

24.1. Evaluación del sistema de control interno: Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos del departamento.

24.2. Auditoría interna: Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, en cumplimiento de la misión, el logro de los objetivos institucionales y la ejecución de los planes, programas y proyectos del departamento, en el marco del plan de desarrollo distrital. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de las diferentes instancias del departamento, de los usuarios y beneficiarios de sus programas y proyectos y de la comunidad en general.

ART. 25.—Componente planes de mejoramiento. Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.

ART. 26.—Elementos del componente planes de mejoramiento. El componente planes de mejoramiento está integrado por los siguientes elementos de control:

26.1. Plan de mejoramiento institucional: Elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión, el logro de los objetivos institucionales y la ejecución de los planes, programas y proyectos del departamento. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la entidad para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución y la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político, con los usuarios y beneficiarios de sus programas y proyectos y con la comunidad en general en el marco del plan de desarrollo distrital.

26.2. Planes de mejoramiento por procesos: Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro del departamento, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.

26.3. Planes de mejoramiento individual: Elemento de control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el de la instancia a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.

TÍTULO III

Roles y responsabilidades

CAPÍTULO I

ART. 27.—Responsabilidad de la dirección. La dirección del departamento debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de control interno, están definidas y comunicadas dentro de la entidad.

El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno del DABS es responsabilidad de la dirección y de los jefes de cada dependencia del departamento, así como de los demás funcionarios del mismo.

ART. 28.—Delegación. Delegar en el subdirector de planeación la función de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del sistema de control interno basado en el modelo estándar de control interno que establece el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, de acuerdo con lo señalado por la Ley 87 de 1993 y por el Decreto 1826 de 1994. El subdirector de planeación, actuará en concordancia con las políticas establecidas por el comité de coordinación de control interno.

A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del modelo estándar de control interno estará a cargo de la oficina de control interno, de conformidad con los decretos y manuales de funciones del cargo.

ART. 29.—Comité de coordinación de control interno. El comité de coordinación de control interno estará integrado de la siguiente manera:

• El subdirector de planeación, quien actúa como delegado de la dirección.

• El subdirector/a de políticas poblacionales, o su delegado.

• El subdirector/a de desarrollo local o su delegado.

• El/la jefe de la oficina asesora jurídica, o su delegado.

• El/la jefe de la oficina de control interno.

• El/la gerente administrativo/a.

• Un/a representante de las gerencias COL, designado/a por el conjunto de gerentes/as.

PAR. 1º—El comité de coordinación de control interno deberá reunirse por lo menos cada dos (2) meses.

PAR. 2º—Los miembros del presente comité, participarán tanto en el comité de coordinación de control interno como en el comité de control de calidad, dada la compatibilidad de materia y de funciones.

ART. 30.—Funciones del comité de coordinación de control interno. El comité de coordinación de control interno deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las siguientes funciones establecidas en los decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999:

• Brindar los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno del DABS.

• Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del departamento.

• Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del DABS, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

• Asesorar al director/a del departamento en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

• Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

• Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del departamento.

• Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad.

• Coordinar con las dependencias el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

• Presentar a consideración del director/a del Departamento Administrativo de Bienestar Social, propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.

• Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen. Y,

• Las demás que le sean asignadas por el director/a del Departamento Administrativo de Bienestar Social.

ART. 31.—Responsabilidad de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Los servidores públicos y/o los particulares que prestan sus servicios en el Departamento Administrativo de Bienestar Social, son responsables de los procesos, actividades y tareas que tengan a su cargo y de garantizar la eficacia de los controles integrados. Así mismo, deben desarrollar la autoevaluación permanente de los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o instancia a la cual pertenecen.

ART. 32.—Oficina de control interno. La oficina de control interno, con base en los artículos 3º numeral d), 9º y 12 de la Ley 87 de 1993, es responsable de realizar la evaluación independiente al sistema de control interno y la gestión del departamento, así como del seguimiento al plan de mejoramiento institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a dirección del departamento para su puesta en marcha.

TÍTULO IV

Funcionalidad de la oficina de control interno

ART. 33.—Función de evaluación independiente. Es el examen de las actividades y procedimientos ejecutados por la oficina de control interno. Este será adelantado por el comité de coordinación de control interno, de acuerdo con las funciones señaladas mediante el presente acto administrativo.

ART. 34.—Función de auditoría interna. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación pública son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: cumplimiento, soporte organizacional, gestión y resultados.

ART. 35.—Herramientas de evaluación. El grupo evaluador de la oficina de control interno, para llevar a cabo la evaluación del control interno, de la gestión y resultados de la entidad, así como el seguimiento a los planes de mejoramiento, utilizará como base de dicha función las metodologías y herramientas de evaluación establecidas por las instancias competentes del Estado y por la Contraloría de Bogotá.

ART. 36.—Informes a presentar por la oficina de control interno. La oficina de control interno del departamento, presentará al director/a, y al comité de coordinación de control interno, los siguientes informes relacionados con la evaluación independiente del control interno, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo de la entidad.

35.1. Informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno: El jefe de la oficina de control interno, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá reportar al director/a del departamento a más tardar el 30 de enero de cada año, el informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, presentando el grado de avance y desarrollo en la implementación del sistema de control interno, conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 8º del Decreto 2145 de 1999.

De otra parte, el director/a del departamento a su vez, remitirá al consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial, antes del 16 de febrero de cada año, copia del informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, conforme a lo establecido en el artículo 2º del Decreto 2539 de 2000, que contenga el resultado final, documento que servirá de base para el informe que sobre el avance del control interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República.

35.2. Informes de auditoría interna: El jefe de la oficina de control interno, deberá reportar al director/a del departamento y al comité de coordinación de control interno, las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones de la entidad, de acuerdo con los plazos que estos hayan establecido para tal efecto.

Tomará como base las normas de auditoría generalmente aceptadas, los métodos y herramientas de auditoría interna que permiten una evaluación independiente y cierta sobre la gestión y los resultados de la entidad. Los informes deberán elaborarse periódicamente con base en el plan de auditoría establecido y ejecutado formalmente por la oficina de control interno y validado por el comité de coordinación de control interno.

ART. 37.—Forma y archivo de los informes. Los informes de evaluación del control interno, elaborados y presentados por la oficina de control interno, se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte del departamento y de los órganos de control externos cuando estos lo requieran.

Para tales efectos, se implementará un archivo consecutivo que permanecerá en poder la oficina de control interno y del archivo general de la entidad, conforme a los criterios sobre tablas de retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el Archivo General de la Nación y atendiendo los requisitos de calidad contenidos en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.

ART. 38.—Comunicación de resultados sobre la evaluación del control interno. La oficina de control interno, comunicará —de acuerdo con los plazos que para tal efecto dispongan el director/a del DABS, el comité de coordinación de control interno y los organismos de control— por escrito al director/a del departamento y al comité de coordinación de control interno, los resultados de la evaluación del control interno de la entidad con las correspondientes recomendaciones para el fortalecimiento del sistema de control interno.

ART. 39.—De la aplicación de recomendaciones y correctivos. Con base en lo establecido en el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el director/a del departamento, los directivos y el comité de coordinación de control interno son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del control interno, así como también de las recomendaciones originadas en los procesos de auditoría externa de los órganos de control fiscal.

TÍTULO V

Disposiciones varias

ART. 40.—Normas de control interno contable. El Departamento Administrativo de Bienestar Social se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de control interno contable, expida la Contaduría General de la Nación con el fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar la entidad para sí misma, para los diferentes entes de control y para la comunidad en general y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información.

Los estados e informes contables señalados deberán ser presentados al director/a del Departamento Administrativo de Bienestar Social de manera semestral y a la contraloría, de acuerdo con las disposiciones generales aplicables.

ART. 41.—Métodos y procedimientos de control interno. El Departamento Administrativo de Bienestar Social, en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente resolución, expedirá a través de un acto administrativo, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del sistema de control interno, así como los procedimientos, guías, formatos, y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación. Para estos efectos adoptará los métodos y procedimientos conforme a las directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública para las entidades del Estado, de conformidad con el artículo 3º del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.

ART. 42.—Ámbito de aplicación y regulación. La presente resolución será aplicable a todas las instancias y dependencias del Departamento Administrativo de Bienestar Social y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por los cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.

ART. 43.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de enero de 2006.

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