RESOLUCIÓN 668 DE 2005 

(Abril 27)

“Por medio de la cual se adopta el manual de supervisión e interventoría del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena”.

El Director General del Sena,

en uso de las facultades legales que le confiere el numeral 4º del artículo 4º del Decreto 249 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el estatuto contractual, en la Ley 29 de 1990 y sus decretos reglamentarios, es necesario en todo contrato o convenio designar un funcionario de la entidad o contratar la interventoría externa cuando a ello haya lugar, para que supervise, controle, vigile y verifique la ejecución de los contratos o convenios, con miras a determinar su cumplimiento, y por ende la satisfacción del fin perseguido;

Que con el fin de señalar los procedimientos que deben adelantar de manera óptima los interventores y/o los supervisores de los contratos o convenios que suscriba el Sena, se hace indispensable señalar las funciones e instrumentos que deben ser diligenciados para obtener los mejores resultados en ejercicio de tal labor, garantizar el cumplimiento de las obligaciones convencionales o contractuales, sus fines, al igual que los deberes a cargo de los supervisores o interventores;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente resolución, en la actividad contractual o convencional del Sena, se entiende incorporado el siguiente glosario.

Acta de iniciación: documento en el cual consta el inicio de la ejecución del objeto del contrato o convenio, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista o conviniente y el interventor o supervisor.

Acta de suspensión: es el documento expedido por quienes suscribieron el convenio o contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la interventoría o del supervisor según el caso. En la misma deberá incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato o convenio así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo.

Acta de liquidación: es el documento suscrito por el Sena y el contratista o conviniente, con el visto bueno del supervisor o interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato, constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo.

Contrapartida: recursos en dinero y/o especie que el conviniente aporta para el desarrollo de un proyecto enmarcado en un convenio.

Contratista: persona natural o jurídica con quien se celebra el respectivo contrato.

Conviniente: persona de derecho privado o público con quien se celebra el convenio.

Interventor: es la persona natural o jurídica que representa al Sena en el contrato o convenio para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual o convenio.

La entidad puede contratar los servicios de una persona natural o jurídica para realizar la interventoría del contrato o convenio, bien por que la ley lo exija, como en el caso de los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso licitatorio (L. 80/93, art. 32, num. 1º), o bien por decisión de la entidad luego que certifique la inexistencia de personal de planta para desarrollar las actividades que se pretenden contratar.

Legalización y ejecución: el contrato se legaliza de conformidad con lo establecido en el artículo 41 del estatuto único de contratación administrativa, en concordancia con el Decreto 327 de 2002, con el registro presupuestal, aprobación por parte del Sena de la garantía única, la consignación de pago correspondiente de la publicación del contrato en el Diario Único de Contratación Pública y el impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Los convenios especiales de cooperación deben reunir los requisitos exigidos en el Decreto 393 de 1991.

Modificación del contrato o convenio: es el acuerdo que suscriben las partes, previo concepto del interventor o del supervisor, si fuere necesario realizar cambios o variaciones en el contrato o convenio.

Perfeccionamiento: los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este se eleve a escrito.

Plazo de ejecución: es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato o convenio.

Plazo de vigencia del convenio o contrato: es el período comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del convenio o contrato.

Supervisor: es el funcionario que representa al Sena en el contrato o convenio, encargado de ejercer la vigilancia de la correcta ejecución del contrato o convenio.

ART. 2º—Objeto de la interventoría y/o de la supervisión. Controlar y vigilar las acciones del contratista o conviniente para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos, en los convenios y sus respectivos planes operativos.

ART. 3º—Objetivos de la interventoría y de la supervisión. Son objetivos generales de la interventoría y de la supervisión de los contratos o convenios:

1. Acompañar a las partes para llegar a las soluciones pertinentes que aseguren la finalización de un contrato y/o convenio con éxito, facilitando la interacción entre las mismas.

2. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas logrando que se desarrolle el objeto del contrato o convenio, dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los intereses del Sena.

3. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.

4. Mantener informado al respectivo director de área, jefe de oficina o superior inmediato en forma continua, oportuna y periódica, sobre el avance, presentado en el desarrollo del contrato o convenio.

5. Facilitar una óptima interacción entre las partes.

6. Vigilar que las asignaciones presupuestales definidas dentro de los contratos y convenios se cumplan tal como fueron acordadas.

ART. 4º—Funciones de los interventores y de los supervisores. En general, son funciones de los interventores y/o supervisores las siguientes:

1. Verificar que el contratista o conviniente haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalización, antes de la iniciación del contrato o convenio.

El interventor o supervisor no podrá autorizar el inicio a la ejecución del contrato y/o convenio sin haberse aprobado la garantía única y sin que haya constancia del pago por concepto de publicación del contrato o convenio y el pago del impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Los ordenadores del gasto, es decir los funcionarios delegados para la celebración de contratos o convenios deben hacer entrega al supervisor o interventor en el momento de su designación o contratación, de copia del contrato o convenio, de la propuesta, términos de referencia, de la póliza, de la constancia de aprobación de la garantía única y del recibo de consignación de los derechos de publicación y pago del impuesto de timbre.

2. Suscribir como mínimo las actas a que haya lugar con ocasión a la ejecución del contrato y/o convenio; salvo estipulación contractual o convencional diferente, deberán suscribirse:

a) Acta de iniciación cuando se estipule expresamente en el contrato y/o convenio;

b) Actas o informes de avance parcial a efectos de controlar el desarrollo del objeto;

c) Acta o informe definitivo de recibo a satisfacción. Dicho documento deberá contener la constancia del recibo definitivo de los proyectos, bienes, trabajos o servicios a satisfacción, la cual generalmente es requisito para el último pago y para la liquidación del contrato o convenio; se suscribe a efectos de hacer constar el estado en que se reciben los proyectos, obras, bienes o servicios, con las observaciones, las modificaciones o los pendientes.

3. Conformar un expediente en forma cronológica, debidamente foliado de toda la documentación que se produzca en desarrollo de la ejecución del contrato o convenio, así como de la correspondencia realizada por el contratista o conviniente, copia de las respuestas dadas, copia de los oficios producidos por la oficina de control interno con ocasión del contrato o convenio, al igual que las actuaciones que con respecto al mismo haya adelantado o haya requerido cualquier órgano de control.

4. Llevar el control del archivo en forma permanente, sobre el desarrollo del contrato o convenio, con la finalidad de lograr una adecuada y oportuna toma de decisiones en el proceso de ejecución del objeto.

5. Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y/o convenio y de los riesgos amparados de la garantía única. Debe tenerse en cuenta que los términos que se determinan en cada caso son perentorios, a efectos de lograr en cada caso el cometido que los señala.

6. Controlar los amparos de la garantía única (manejo del anticipo, cumplimiento del contrato o convenio, calidad de los bienes y/o servicios, responsabilidad civil extracontractual, prestaciones sociales, etc.) y la vigencia (término de duración) de cada uno de ellos, ante un posible incumplimiento por parte del contratista o conviniente de conformidad con lo pactado en el contrato y/o convenio.

7. Exigir al contratista o conviniente la presentación de los certificados de modificación a la póliza matriz cuando se suscriban prórrogas, adiciones o suspensiones, para su correspondiente aprobación por el servidor público competente.

8. Controlar que el contratista o conviniente cancele cumplidamente las obligaciones laborales y tributarias que se deriven de la ejecución del convenio o contrato.

9. Controlar que el contratista o conviniente cumpla con las obligaciones relacionadas con los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, incluyendo el contrato de aprendizaje.

En cumplimiento al artículo 1º de la Ley 828 de 2003, el interventor o supervisor deberá informar a la dirección jurídica en el nivel central, o al ordenador del gasto en las regionales y centros de formación profesional, el incumplimiento de esta obligación, la cual será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se dé el cumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora.

Cuando durante la ejecución del contrato o del convenio o a la fecha de su liquidación se observe la persistencia de este incumplimiento, por cuatro (4) meses, la entidad estatal dará aplicación a la cláusula excepcional de caducidad administrativa.

10. Constatar con inmediatez los proyectos, obras, servicios o bienes realizados; si para ello necesita desplazarse, deberá solicitar oportunamente la comisión de servicios al ordenador del gasto.

11. Vigilar que la ejecución del contrato o convenio se realice conforme a lo estipulado en el mismo, es decir, que se efectúe de acuerdo con los requerimientos contractuales, tales como: el objeto, las obligaciones, el plazo de ejecución, el valor y la forma de pago, etc.

12. Verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o conviniente, lo cual incluye la verificación del cumplimiento de las especificaciones inherentes o propias de los proyectos, bienes, obras o servicios contratados previstos en la oferta, catálogos, pliegos o términos de referencia, plan operativo y obligaciones del contrato o convenio. Como mínimo, deberá realizarse un informe de cumplimiento de las obligaciones, por parte del interventor y/o supervisor, previo a cada pago pactado en el contrato o convenio, especificando con claridad el desarrollo del mismo; este documento es indispensable para que se efectúe el pago correspondiente al contratista o conviniente.

Para cumplir la anterior función, el interventor debe tener en cuenta los informes presentados por el contratista o conviniente, junto con el análisis efectuado sobre los mismos, y toda la documentación de soporte del convenio o contrato, para determinar las conclusiones a que se puede llegar, respecto de la ejecución del objeto y demás obligaciones pactadas.

13. Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo a efectos de solicitar en su oportunidad una eventual prórroga, adición, modificación o suspensión, la cual debe estar debidamente justificada y suscrita por el contratista o conviniente, con el concepto técnico del interventor o supervisor del contrato o convenio. Como resultado de lo anterior debe producirse de común acuerdo con las partes, el nuevo cronograma de ejecución.

El aval o concepto sobre la necesidad y viabilidad de los actos antes mencionados debe emitirse por el interventor o supervisor con un mes de antelación al vencimiento del plazo de ejecución.

14. Verificar, de acuerdo a la naturaleza del contrato o convenio, que se cumplan a cabalidad las normas técnicas de acuerdo con el objeto del contrato o convenio, entre ellas, las de protección al medio ambiente, seguridad industrial (señalización apropiada, suministro al personal de elementos de seguridad) y salud ocupacional, cuando a ello hubiere lugar.

15. Comprobar, de acuerdo a la naturaleza del contrato o convenio, la existencia de los permisos, licencias y documentación exigida por las autoridades competentes antes de iniciar las obras y durante la ejecución de las mismas.

16. Vigilar los registros y soportes de la ejecución de la inversión de los recursos asignados para la ejecución del objeto, es decir, analizar que se utilice en debida forma y para los fines estipulados, el valor pactado.

17. Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista o conviniente al Sena, en caso de ser necesarias. Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato o convenio.

18. Verificar la apertura de las cuentas bancarias, el manejo de las mismas, el pago de los rendimientos financieros a que haya lugar, mediante extractos bancarios trimestrales, de conformidad con lo estipulado en los contratos y convenios.

19. Vigilar que no se asuman compromisos que no tengan la respectiva disponibilidad presupuestal, toda vez que no se puede superar el monto de los recursos disponibles.

En caso de necesitarse mayores recursos, debe solicitar el contratista o conviniente la oportuna y respectiva adición con la debida motivación, la cual debe contar con el visto bueno del interventor o supervisor del convenio o contrato.

20. Sustentar las decisiones que se adopten por su parte, frente al desarrollo del contrato o convenio.

21. Presentar por escrito al contratista o al conviniente las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones, sin que ello implique modificación al objeto o plazo del convenio o contrato y remitir copia de ello a la carpeta original donde reposa el contrato.

22. Estudiar y preparar la respuesta a cualquier solicitud del contratista o conviniente, en relación con aspectos relacionados con la ejecución del contrato o convenio, dentro de los 15 días siguientes al recibo de la comunicación en el Sena, y remitirlas en forma inmediata al funcionario que celebró el contrato o convenio, con el objeto de evitar que se configure el silencio administrativo, de conformidad con el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

23. Avisar dentro de los dos (2) días siguientes a la ocurrencia de los hechos y por escrito al ordenador del gasto y a la dirección jurídica, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato o convenio, para que se adopten oportunamente las medidas pertinentes.

Para dar cumplimiento a lo anterior junto con el informe se debe allegar copia del respectivo expediente del contrato o convenio.

La anterior función tiene vital importancia por cuanto se encuentra estrechamente relacionada con la aplicación de las medidas como la caducidad administrativa, la cláusula penal pecuniaria, las multas, las cláusulas excepcionales de interpretación, modificación y terminación unilateral, y por último la efectividad de la póliza única de garantía.

24. Prestar asesoría al contratista y al conviniente orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos del Sena.

25. Presentar a la finalización del contrato o convenio el informe del balance final de ejecución del convenio o contrato, a efectos de la elaboración del acta de liquidación respectiva. En caso de convenios o contratos celebrados en la dirección general el expediente debe ser remitido al grupo de convenios de la dirección administrativa y financiera. En las regionales y centros de formación, deberá remitirse al ordenador del gasto.

En el momento de liquidar los contratos o convenios el supervisor o interventor deberá verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista o conviniente frente a los aportes durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

ART. 5º—Funciones especiales en materia de convenios de Ley 344 de 1996. Cuando se trate de este tipo de convenios el interventor o el supervisor, además de las funciones especificadas en el anterior artículo, que apliquen a la naturaleza de los convenios, deberá cumplir con las siguientes actividades:

1. Verificar en los convenios que el aporte o la contrapartida a cargo del conviniente se cumpla en los términos acordados por las partes en el convenio.

2. Verificar permanentemente la evolución de los negocios jurídicos derivados del convenio marco.

3. Participar en el desarrollo de un modelo de medición de impacto para los programas y proyectos, en función del impacto tecnológico y de mercadeo de los proyectos y programas financiados.

4. Verificar que en los centros de formación profesional se haga efectiva la transferencia de tecnología.

5. Verificar el cumplimiento de la política del Sena, en el manejo de su imagen institucional por su apoyo a los proyectos ejecutados.

6. En caso de no contratar con interventoría externa, el supervisor deberá realizar por lo menos una visita bimestral a cada operador y beneficiario y por lo menos una visita trimestral a un número representativo de beneficiarios por cada programa.

7. Asistir a las reuniones que se programen para revisar y validar el grado de avance de los convenios o contratos suscritos con los operadores y beneficiarios.

8. Participar, cuando sea invitado, en los comités operativos de los convenios suscritos por el Sena para la ejecución de programas y proyectos financiados con recursos de Ley 344 de 1996.

ART. 6º—Designación. Corresponde al ordenador del gasto o en quien este delegue tal facultad, designar el servidor público que actuará como supervisor, quien deberá tener experiencia y conocimientos relacionados con el objeto pactado en el contrato o convenio respectivo. La designación debe hacerse en el texto del contrato o convenio, o a más tardar dentro de los dos (2) días siguientes al perfeccionamiento de los mismos.

ART. 7º—Informes. El interventor o supervisor deber presentar, de conformidad con los términos estipulados en el convenio o contrato o en su defecto mensualmente, al ordenador del gasto, el informe de actividades, detallando el desarrollo del proyecto, obra, servicio o recepción de bienes, hasta la liquidación de los mismos.

Adicional a los anteriores, debe rendir informe, cuando se presente: traslado, retiro de la entidad, o cambio de interventor o supervisor.

ART. 8º—Prohibiciones. Constituyen prohibiciones de los interventores o supervisores:

1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato o convenio que impliquen modificaciones del valor, plazo u objeto pactado.

2. Transar diferencias.

3. Conciliar divergencias.

4. Suspender el contrato o convenio.

ART. 9º—Responsabilidades y sanciones. El interventor o el supervisor debe responder disciplinaria, fiscal, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley, sin perjuicio de las acciones administrativas a que haya lugar, de conformidad con los artículos 53 y siguientes de la Ley 80 de 1993.

Sanciones:

El servidor público que se desempeñe como interventor o supervisor podrá ser sancionado en los siguientes casos:

— Por responsabilidad disciplinaria, en los términos consagrados en la Ley 734 de 2002, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.

— Por responsabilidad fiscal, en los términos consagrados en la Ley 610 de 2000, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.

— Por declaratoria de responsabilidad civil, al pago de las indemnizaciones en la forma y cuantía que determine la autoridad judicial.

— Por responsabilidad penal, en los términos contenidos en el Código Penal.

PAR.—En el evento previsto en el artículo 54 de la Ley 80 de 1993, el Sena debe hacer uso de la acción de repetición.

ART. 10.—Contratación de interventores. Cuando se contrate interventoría externa, el interventor debe observar el contenido de la presente resolución.

Sin perjuicio de lo anterior, el Sena, dependiendo de la complejidad del objeto contratado o convenido, podrá pactar condiciones o plazos distintos a los previstos en la presente resolución, sin que se menoscaben los objetivos de la labor de interventoría contenidos en este acto administrativo.

Cuando para el desarrollo de un convenio, el Sena designe un supervisor y decida contratar adicionalmente un interventor de los mismos, el interventor responderá integralmente por la vigilancia y control del respectivo convenio.

ART. 11.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y subroga la Resolución 88 de febrero 1º de 2005.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de abril de 2005.

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