Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Dirección General

RESOLUCIÓN 6684 DE 2013

(Agosto 15)

“Por la cual se actualizan los informes que las direcciones regionales deben enviar a la dirección general, se define un mecanismo para su remisión y se deroga una resolución”.

La Subdirectora General encargada de las funciones del despacho de la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras,

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 987 de 2012 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que el ICBF implementó un sistema de gestión de la calidad orientado a mejorar la prestación de los servicios a la ciudadanía, para dar cumplimiento a lo dispuesto por las leyes 87 de 1993 y 872 de 2003 y a los decretos reglamentarios 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública, los cuales fueron expedidos por el Gobierno Nacional.

Que mediante el Decreto 4155 de 2011 y de conformidad con lo establecido en el inciso 2º del artículo 170 de la Ley 1448 de 2011, se transformó el establecimiento público Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional (Acción Social) en Departamento Administrativo, el cual se denominará Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, como organismo principal de la administración pública del sector administrativo de inclusión social y reconciliación.

Que mediante Decreto 4156 de 2011, se determinó la adscripción del ICBF al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS).

Que mediante Decreto 987 de 2012, por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias, se estableció en el numeral 13 del artículo 42 como función de las direcciones regionales, además de las contenidas en los decretos 2388 de 1979, y 1137 de 1999 y, en los estatutos del instituto entre otras, la de preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

Que mediante la Resolución 4094 de 2010, se establecen los informes que las direcciones regionales deben enviar a la dirección general, se define un mecanismo para su remisión y se derogan unas resoluciones.

Que para el cumplimento de las funciones de la dirección general, además de las señaladas en la Ley 7ª de 1979, el Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que las adicionen o modifiquen, se requiere de manera periódica la información que debe ser reportada por las direcciones regionales.

Que para mejorar el flujo y oportunidad de la información que las direcciones regionales reportan a la dirección general, se requiere determinar y actualizar cuáles son los informes que estas deben reportar, su periodicidad, destino y fecha de envío, y en consecuencia, se debe derogar la Resolución 4094 de 2010.

Que para alcanzar estos propósitos es necesario definir las responsabilidades frente a la organización y el flujo de información.

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar los formatos en los cuales las direcciones regionales reportarán sus informes a la dirección general.

PAR.—Para el diligenciamiento de los formatos se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones:

El nombre de los formatos está conformado por los siguientes campos que permiten su identificación, dando cuenta de la dependencia que solicita, fecha de reporte, periodicidad y grupo de la dirección regional que reporta, así:

Consecutivo formato por procesoProcesoPeriodicidadVersión
2 letras2 dígitos1 o 2 letrasversión v 2 dígitos

Ejemplo: F01.PA03.A Versión 1.0

Consecutivo formato por procesoProcesoPeriodicidadVersión
F01PA01AVersión 1.0

Se lee como:

Formato 1 del proceso gestión humana, periodicidad de entrega anual. Versión 1.0 (plan de bienestar social y estímulos).

Periodicidad:

Anual Semestral Cuatrimestral Trimestral Bimestral Mensual Quincenal Semanal Diario Permanente Eventual
ASMCTBMQSEDPE

La siguiente tabla relaciona los códigos que identifican los procesos del ICBF y que hacen parte del código dado a los formatos que encontrará relacionados en el artículo segundo de la presente resolución:

Código del proceso Nombre del proceso
 
PM04Coordinación y articulación del SNBF
PA02Gestión financiera
PA03Gestión administrativa
PA04Gestión jurídico administrativa
PEV02Evaluación independiente del sistema de control interno

ART. 2º—Los informes que las direcciones regionales deben reportar a la dirección general que no se encuentren establecidos en los procedimientos del sistema integrado de gestión son los siguientes:

Proceso gestión financiera

Grupo de tesorería

F19.PA02.SEProyección de pagos semanalesVersión 1.02 días hábiles después de cada mes
F20.PA02.MArqueo caja fuerteVersión 1.04 primeros días hábiles
F21.PA02.BControl de cuentas bancariasVersión 1.07 primeros días hábiles
F22.PA02.SESolicitud de efectivoVersión 1.0Jueves de cada semana
F23.PA02.DRelación de consignación y traslados al nivel nacionalVersión 1.0Todos los días hábiles antes de las 5 p.m.

Grupo de contabilidad

F25.PA02.TConciliación interáreasVersión 1.05 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte establecida

Proceso gestión administrativa

F01.PA03.MInforme de servicios públicosVersión 1.05 primeros días de cada mes
F03.PA03.TReporte trimestral de responsabilidades en procesoVersión 1.010 primeros días del mes siguiente
F08.PA03.MInforme propiedad planta y equipoVersión 1.010 primeros días del mes siguiente
F10.PA03.BCuadro de control de saneamientoVersión 1.010 primeros días del mes siguiente

Proceso gestión jurídico administrativa

Oficina asesora jurídica

F04.PA04.Estado de tutelasVersión 1.05 primeros días hábiles de abril, julio, octubre y enero
F05.PA04.TRelación de denuncias hereditarias, bienes mostrencos y vocacionales hereditariasVersión 1.05 primeros días hábiles de abril, julio, octubre y enero

Proceso coordinación y articulación del sistema nacional de bienestar familiar

F01.PM04.TFormato de cofinanciaciónVersión 1.05 primeros días trimestre siguiente
F02.PM04.TConsejos para la política socialVersión 1.05 primeros días trimestre siguiente

Evaluación independiente del sistema de control interno

Oficina de control interno

F01.PEV02.MPlan de mejoramientoVersión 1.05 primeros días de cada mes

PAR. 1º—Los formatos establecidos en el presente artículo se encuentran ubicados en la intranet, sitio desde donde se podrá consultar, copiar o imprimir. La ruta para su ubicación es:

— Intranet/Macroprocesos/Valija

PAR. 2º—Los informes a los que hace referencia la presente resolución deben reportarse en los modelos establecidos y no pueden ser modificados por las direcciones regionales.

ART. 3º—Los requerimientos de información distintos de los establecidos en la presente resolución deben ser autorizados por la secretaría general o subdirección general del ICBF. Las direcciones regionales que reciban solicitudes sin esta autorización, no están obligadas a responderlas.

ART. 4º—Los informes o reportes generados por los sistemas de información, los que correspondan a formas únicas tales como hojas de vida, declaración juramentada de bienes u otros definidos por disposiciones legales, se continuarán reportando en la forma y fechas establecidas.

ART. 5º—Las direcciones regionales procederán de la siguiente manera para la organización y envío de su información a la dirección general:

1. Cada coordinador de grupo, de acuerdo con la periodicidad establecida, presentará a la dirección regional los informes correspondientes en las fechas y formatos definidos.

2. El director regional, directamente o por intermedio del grupo de planeación y sistemas o de quien haga sus veces, efectuará las validaciones que considere pertinentes para garantizar la calidad de la información que va a ser enviada.

3. Efectuada la validación, el director regional remitirá los informes al grupo, subdirección, oficina o dirección solicitante. De acuerdo con las opciones tecnológicas disponibles, los informes podrán ser remitidos por correo electrónico o medio magnético.

4. El grupo de planeación y sistemas o quien haga sus veces en las direcciones regionales, trimestralmente efectuará un análisis del cumplimiento regional en el reporte de informes y lo presentará al comité estratégico regional.

ART. 6º—La dependencia de la dirección general que reciba los informes establecidos por la presente resolución procederá a:

1. Efectuar la revisión de los informes para determinar si se ajustan o no a los formatos establecidos y evaluar la consistencia de la información.

2. Retroalimentar a las direcciones regionales, acusando recibo de los informes y formulando las observaciones que considere pertinentes.

3. En caso de que esta información soporte el cálculo de un indicador de gestión, se debe reportar a la subdirección de monitoreo y evaluación.

ART. 7º—Las modificaciones o ajustes a lo establecido por la presente resolución, deben ser solicitadas a la subdirección de mejoramiento organizacional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 4094 de 2010 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C. a 15 de agosto de 2013.