RESOLUCIÓN 670 DE 2001 

(Mayo 10)

“Por la cual se establecen los procedimientos y las especificaciones técnicas con las cuales el Ministerio de Salud reporta al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la información necesaria para la operación del registro único de aportantes, RUA”.

Los ministros de Hacienda y Crédito Público y de Salud,

en ejercicio de sus facultades legales, y en especial las que les confiere el artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 99 de la Ley 633 de 2000, y

CONSIDERANDO:

1. Que el inciso 5º del artículo 99 de la Ley 633 de 2000 establece la obligación de las entidades administradoras de los distintos riesgos que conforman el sistema de seguridad social integral, y de las entidades administradoras de los regímenes especiales que existan en materia de seguridad social, de suministrar a la entidad encargada de la administración del registro único de aportantes, RUA, la información relativa a sus aportantes, afiliados y beneficiarios, dentro de los términos y con los requisitos que establezca el respectivo reglamento.

2. Que de conformidad con el citado inciso, el registro único de aportantes, RUA deberá contar con la información completa, confiable y oportuna sobre los aportantes, afiliados y beneficiarios del sistema de seguridad social integral y sobre los afiliados y beneficiarios de los regímenes especiales en materia de seguridad social, de tal manera que el mismo se constituya en una herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en materia de seguridad social.

3. Que resulta necesario establecer los procedimientos y las especificaciones técnicas con los cuales el Ministerio de Salud enviará al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para todos los efectos del RUA, la información correspondiente a las entidades administradoras de los regímenes contributivo y subsidiado de salud, así como la información correspondiente a las entidades administradoras de regímenes especiales de seguridad social en salud que están sujetas al proceso de compensación,

RESUELVEN:

ART. 1º—Suministro de información. El Ministerio de Salud reportará al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con la periodicidad que se establezca para la correcta operación del RUA, la información correspondiente a los aportantes, afiliados y beneficiarios de las diferentes entidades administradoras de los regímenes contributivo y subsidiado de salud, así como de las entidades administradoras de los regímenes especiales de seguridad social en salud que están sujetas al proceso de compensación.

La información a reportar deberá hacerse llegar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, o a la empresa designada por dicho ministerio para la administración del RUA, mediante sobres cerrados que contengan los medios que la almacenan. Estos sobres deberán ser entregados dentro de los primeros diez (10) días del mes en que deba efectuarse dicho reporte, y sobre su recibo se entregará la respectiva constancia.

ART. 2º—Medios utilizados para el suministro de la información. La información a que hace referencia el artículo anterior deberá hacerse llegar en medio magnético o transferirse en forma electrónica.

Para la remisión en medio magnético se utilizará CD-ROM, de 74 min, 650 Megabytes o superior. Por su parte, para la transferencia electrónica de la información, deberá existir un acuerdo previo entre los dos Ministerios, en el cual se establezcan las condiciones técnicas para la utilización de este mecanismo.

ART. 3º—Características de formato de los archivos suministrados. Los archivos remitidos por el Ministerio de Salud serán de tipo texto, y deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

• El separador de campos debe ser tabulador

• Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.

• Los campos tipo fecha deben tener el formato Datatime que genera SQL.

• Los campos numéricos deben venir sin separación de miles, y no deben traer decimales.

• El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.

• Para optimizar el proceso de envío de los archivos, se pueden comprimir con formato WINZIP.

• No se debe colocar ningún carácter especial de fin de archivo ni de registro

• Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos o numéricos según se indique en los formatos respectivos.

• No debe existir ningún campo sin información, a excepción de los que se indique en los formatos respectivos.

• El nombre de cada archivo estará conformado por 8 caracteres y una extensión de tres dígitos, de la siguiente manera:

 LongitudValores permitidos
Tipo de archivo1C- Cotizantes
 B- Beneficiarios
Tipo de entidad1E- Régimen contributivo y regímenes especiales
 S- Régimen subsidiado
Período6Período en formato MMAAAA
Extensión3Es un consecutivo que corresponde al número de volumen

ART. 4º—Contenido de la información. La información que reporte el Ministerio de Salud, corresponderá al antepenúltimo período de compensación e incluirá las novedades de afiliación y compensación que afecten el periodo reportado. De esta forma se estará suministrando la información de los afiliados y beneficiarios con derecho a prestación de servicios durante el período reportado, la cual será cruzada en el RUA con la información reportada por las entidades administradoras de los demás subsistemas durante el mismo período.

El Ministerio de Salud entregará la información correspondiente a las entidades administradoras del subsistema de salud - régimen contributivo y a las entidades administradoras de los regímenes especiales de seguridad social en salud sujetas al proceso de compensación, dividida en dos archivos: El primero corresponderá a la información de los cotizantes, y el segundo a los beneficiarios y beneficiarios adicionales. Por su parte, la información correspondiente a las entidades administradoras del subsistema de salud – régimen subsidiado, será entregada en un solo archivo.

Las características de los archivos señalados en el artículo anterior, en cuanto a contenido, agrupamiento y estructura será la señalada en los siguientes formatos:

1. Formato para el archivo de cotizantes del régimen contributivo:

Registro de datos del cotizante (archivo de cotizantes)
Datos de identificación
DatoDescripciónTipo de campoLong.Valor permitidoObservaciones
1Nº de registro    Consecutivo
2Código de la EPS o EOCCódigo de la EPS o EOCAlfanumérico6Tabla de aseguradoresSegún codificación determinada por la SNS
3Tipo de identificaciónDel cotizanteAlfanumérico2CC= Cédula de ciudadanía
TI= Tarjeta de identidad
CE= Cédula de extranjería
PA= Pasaporte
RC= Registro civil
NU= Número único de identificación personal
 
4Número de identificaciónDel cotizanteAlfanumérico20  
5Nuevo valor de identificación Alfanumérico22NA= No aplica
Nuevo tipo y valor
Se informa cuando el afiliado ha tenido un cambio lógico en su identificación personal. En los 2 primeros caracteres va el tipo de identificación nuevo, y en los restantes 20 va el número de identificación nuevo. Si no existen cambios en la identificación, se informa al RUA "NA".
6Primer apellido Alfanumérico30  
7Segundo apellido Alfanumérico30Puede traer valor nulo 
8Primer nombre Alfanumérico20  
9Segundo nombre Alfanumérico20Puede traer valor nulo 
10Fecha de nacimiento Fecha El formato de fecha es Datatime generado por SQLEsta fecha no puede ser posterior a la fecha de afiliación
11SexoCódigo del sexo del afiliadoAlfanumérico1M= Masculino
F= Femenino
 
12Fecha de afiliación a la EPS o EOCFecha de inicio de cobertura integralFecha El formato de fecha es Datatime generado por SQL 
13Estado elegibilidad afiliado18 meses después de la fecha de afiliación a la EPS o entidades obligadas a compensarNumérico11= Elegible
2= No elegible
Se refiere a la elegibilidad del afiliado para ser trasladado a otra entidad, cumpliendo con los períodos de permanencia contemplados por la ley
14Tipo de cotizante Numérico21. Dependiente
2. Dependiente empleada doméstica
3. Independiente
4. Independiente madre comunitaria, con cobertura familiar
5. Independiente madre comunitaria, sin cobertura familiar
10. Pensionado
11. Pensionado por sustitución
 
15Tipo de identificación del empleador, o de la entidad que paga la pensión Alfanumérico2CC= Cédula de ciudadanía
TI= Tarjeta de identidad
CE= Cédula de extranjería
PA= Pasaporte
RC= Registro civil
NI= Nit
RM= Registro mercantil
NU= Número único de identificación personal
Este dato aplica a trabajadores dependientes, pensionados y para los trabajadores independientes corresponde al mismo tipo de identificación del cotizante
16Número de identificación del empleador, o de la entidad que paga la pensión Alfanumérico20 Este dato aplica a trabajadores dependientes, pensionados y para los trabajadores independientes corresponde al mismo número de identificación del cotizante
17Nombre del empleador, o de la entidad que paga la pensión Alfanumérico50  
18Ingreso base de cotizaciónIngreso percibido por el trabajador por los días laboradosNumérico12 Es el dato reportado en la planilla de autoliquidación (casilla 17) como resultado de la aplicación de las novedades del período correspondiente. Sin decimales
19Total días compensados Numérico2De 0 a 30 díasTotal de días a compensar por afiliado en el período, corresponde a los días trabajados manejados por el RUA
20Estado pago afiliado Numérico11= Vigente
2= Mora
Define si el afiliado se encuentra en mora o está vigente
21Novedad de licencia de maternidad Numérico110 Licencia de maternidad
2= Ninguna
 
22Fecha inicio licencia de maternidad Fecha El formato de fecha es Datatime generado por SQL 

2. Formato para el archivo de beneficiarios y cotizantes dependientes (adicionales) del régimen contributivo:

Registro de datos del beneficiario (archivo de beneficiarios y adicionales)
DatoDescripciónTipo de campoLongValor permitidoObservaciones
1Nº de registro    Consecutivo
2Código de la EPS o EOCCódigo de la EPS o EOCAlfanumérico6Tabla de aseguradoresSegún codificación determinada por la SNS
3Tipo de identificación del cotizante principal Alfanumérico2CC= Cédula de ciudadanía
TI= Tarjeta de identidad
CE= Cédula de extranjería
PA= Pasaporte
RC= Registro civil
NU= Número único de identificación personal
 
4Número de identificación del cotizante principal Alfanumérico20  
5Tipo de identificaciónTipo de identificación del beneficiario o del cotizante dependiente (adicional)Alfanumérico2CC= Cédula de ciudadanía
TI= Tarjeta de identidad
CE= Cédula de extranjería
PA= Pasaporte
RC= Registro civil
NU= Número único de identificación personal
 
6Número de identificaciónNúmero de identificación del beneficiario o del cotizante dependiente (adicional)Alfanumérico20  
7Número valor de identificación Alfanumérico22NA= No aplica
Nuevo tipo y valor
Se informa cuando el afiliado ha tenido un cambio lógico en su identificación personal. En los 2 primeros caracteres va el tipo de identificación nuevo, y en los restantes 20 va el número de identificación nuevo. Si no existen cambios en la identificación, se informa al RUA "NA"
8Primer apellido Alfanumérico30  
9Segundo apellido Alfanumérico30Puede traer valor nulo 
10Primer nombre Alfanumérico20  
11Segundo nombre Alfanumérico20Puede traer valor nulo 
12Tipo de afiliado Alfanumérico11= Beneficiario
2= Cotizante dependiente (adicional)
Los registros de beneficiarios y adicionales, se diferencian por este identificador
13Relación con el cotizanteRelación del beneficiario o del cotizante dependiente (adicional) con el cotizanteNumérico11= Cónyuge o compañero permanente
2= Hijos
3= Padres o madres
4= Segundo grado de consanguinidad
5= Tercer grado de consanguinidad
6= Otro menor de 12 años, sin consanguinidad
 
14Fecha de nacimientoDel beneficiario o del cotizante dependiente (adicional)Fecha El formato de fecha es Datatime generado por SQL 
15SexoCódigo del sexoCaracter1M= Masculino
F= Femenino
 
16Fecha de afiliación a la EPS o EOC Fecha El formato de fecha es Datatime generado por SQL 
17Estado afiliación afiliado18 meses después de la fecha de afiliación a la EPS o entidades obligadas a compensarNumérico11= Elegible
2= No elegible
Se refiere a la elegibilidad del afiliado para ser trasladado a otra entidad, cumpliendo con los períodos de permanencia contemplados por la ley

3. Formato para el archivo de afiliados del régimen subsidiado:

Registro correspondiente a la información del afiliado

DatoDescripciónTipo de campoLongValor permitidoObservaciones
1Nº de registroNúmero consecutivo de registro en el contratoNumérico8  
2Código de la ARSCódigo de la ARSCaracter6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
3Tipo de identificaciónTipo de identificación del afiliadoCaracter3CC= Cédula de ciudadanía
TI= Tarjeta de identidad
RC= Registro civil
AS= Adulto sin identificar
MS= Menor sin identificar
Cambiará a dos posiciones con la modificación de la Resolución 2390 de 1998
4Número de identificaciónNúmero de identificación del afiliadoCaracter20  
5Nuevo valor de identificación Alfanumérico22NA= No aplica
Nuevo tipo y valor
Se informa cuando el afiliado ha tenido un cambio lógico en su identificación personal. En los 2 primeros caracteres va el tipo de identificación nuevo, y en los restantes 20 va el número de identificación nuevo. Si no existen cambios en la identificación, se informa al RUA "NA"
6Primer apellidoPrimer apellidoCaracter20  
7Segundo apellidoSegundo apellidoCaracter20Recibe valor nulo 
8Primer nombrePrimer nombreCaracter15  
9Segundo nombreSegundo nombreCaracter15Recibe valor nulo 
10Fecha de nacimientoFecha de nacimiento del afiliadoFecha El formato de fecha es Datatime generado por SQL 
11SexoIdentificador del sexo del afiliadoCaracter1M= Masculino
F= Femenino
 
12Código de departamentoCódigo de departamento donde reside el afiliadoCaracter2 Según codificación Divipola DANE
13Código municipioCódigo del municipio donde reside el afiliadoCaracter3 Según codificación Divipola DANE
14Fecha de afiliación a la ARSFecha de afiliación a la ARSFecha El formato de fecha es Datatime generado por SQL 
15Estado elegibilidad afiliado12 meses después de la fecha de afiliación a la ARSNumérico11= Elegible
2= No elegible
Se refiere a la elegibilidad del afiliado para ser trasladado a otra entidad cumpliendo con los períodos de permanencia contemplados por la ley
16Número de contratoNúmero de contrato suscrito entre el municipio y la ARSCaracter10  

ART. 5º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 10 de mayo de 2001.

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