RESOLUCIÓN 6738 DE 2001 

(Julio 30)

“Por la cual se modifica la Resolución 5291 del 30 junio de 2000, adoptando el manual de contingencias – procedimientos manuales, para todas las administraciones aduaneras de todo el país”.

El Director de Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los literales b) y q) del artículo 23 del Decreto 1071 de 1999,

CONSIDERANDO:

Que se hace necesario actualizar el manual de contingencias de acuerdo a los requerimientos propios de las operaciones de comercio exterior, a fin de garantizar y facilitar su debida aplicación;

Que los literales b) y q) del artículo 23 de Decreto 1071 de 1999, señalan como funciones del director de aduanas, las de dirigir, planear, organizar, controlar y supervisar las operaciones relacionadas con la función aduanera, así como las de impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos técnicos de las normas aduaneras en lo de su competencia.

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el manual de contingencias para los procedimientos manuales de importación en todas las administraciones con operación aduanera de todo el país.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D. C, a 30 de julio de 2001.

Manual de contingencia, procedimiento manual

Procedimiento para el trámite aduanero en el régimen de importación y tránsito aduanero

Servicio al comercio exterior

Introducción

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el marco de la reglamentación del Decreto 2685 de 1999, ha adelantado un plan de contingencia para el área de servicio al comercio exterior, dirigido a establecer las estrategias que garanticen la prestación ininterrumpida del servicio aduanero frente a posibles situaciones que impidan el uso de los sistemas informáticos.

En desarrollo de este plan, se ha definido un procedimiento manual para atender el trámite de los regímenes de importación y tránsito aduanero, aplicable únicamente frente a los siguientes eventos:

1. Por la decisión institucional de interrumpir el funcionamiento de los sistemas informáticos Siglo XXI y Sidunea 2.62, para bajar y asegurar la información contenida en los equipos que soportan estos sistemas;

2. Por fallas eventuales en los sistemas informáticos en el momento de la reconexión de los equipos y/o de la implantación del nuevo software.

3. Por fallas posteriores a la reconexión de los equipos y/o de la implantación del nuevo software. Para este evento deberá decretarse el estado de contingencia por parte de la dirección de aduanas – subdirección de comercio exterior del nivel central cuando éste tenga cobertura nacional y si es de cobertura regional, especial o local deberá ser decretada por la respectiva administración, a través de los respectivos administradores y los jefes de divisiones de comercio exterior o de aduanas, según sea el caso.

4. Por fallas que se presenten en la plataforma tecnológica de los usuarios, (siempre y cuando se cumplan estándares mínimos), cuando la contingencia técnica del centro de servicio aduanero-CESA, no permita tampoco el desarrollo del respectivo trámite aduanero, previo análisis y autorización del coordinador del CESA o quien haga sus veces.

5. Por lentitud e inestabilidad generalizada o en casos particulares de fallas en el sistema siempre y cuando éstos no se deban a problemas de comunicación inherentes a las capacidades del usuario (contingencia técnica), caso en el cual se trataría de contingencia parcial.

Alcance

El presente procedimiento de contingencia está orientado a atender las contingencias que se presentan en:

1. El sistema Siglo XXI de las administraciones con operación aduanera de Bogotá.

2. El sistema Sidunea versiones 2.62. y 2.63 de las administraciones con operación aduanera, en donde hoy el proceso de importación se soporta en este sistema.

I. Consideraciones para la aplicación del procedimiento manual

1. Bajo ninguna circunstancia podrá interrumpirse o suspenderse el trámite del proceso aduanero en cualquiera de sus etapas, con motivo de la interrupción del sistema informático, por lo cual deberán aplicarse las medidas contempladas en el presente manual.

2. Toda actuación que se haya iniciado en forma manual, culminará bajo el mismo procedimiento manual.

3. Para garantizar la agilidad de los procesos, en lo posible la selectividad manual para determinar la verificación de carga y la inspección física de la mercancía previa al levante, será del 10%.

— Para el efecto, en carga se debe seleccionar este porcentaje por manifiesto de carga, con base en el número de documentos de transporte de la carga arribada.

— En la inspección previa al levante, este porcentaje se tendrá en cuenta de acuerdo al número de declaraciones entregadas en cada depósito o en la administración y tipo de mercancía declarada, esto es, además de la cantidad de declaraciones se deberá verificar que para inspección física se seleccionen declaraciones con mercancías catalogadas como de alto riesgo de contrabando.

4. Las actuaciones que se hayan iniciado por los sistemas Siglo XXI o Sidunea 2.62 y 2.63, cuyo trámite no hubiere sido culminado al momento de iniciarse la contingencia, deben finalizar manualmente.

5. Cuando se interrumpa un trámite iniciado con formularios habilitados para el sistema Sidunea y que no hayan obtenido levante, la culminación del trámite deberá hacerse con el mismo formulario.

6. En aplicación del procedimiento manual, se utilizarán las formas, formatos y formularios establecidos oficialmente para el trámite de importación de mercancías. Para ello, cada administración deberá disponer de los stocks suficientes con el fin de garantizar la prestación del servicio durante la contingencia. De igual manera, deberá proveerse de los recibos oficiales de pago en bancos, formularios de tránsito aduanero y demás documentos que sean necesarios para atender el estado de contingencia.

7. Cada administración y cada depósito, deberán llevar los registros, libros, y archivos necesarios a fin de disponer de los controles efectivos de las actuaciones manuales generadas durante el período de contingencia. Los archivos, libros y registros se llevarán en forma independiente de las demás actuaciones. No obstante, los depósitos podrán continuar con los mismos libros haciendo la salvedad relativa a la contingencia.

8. La numeración de los diferentes documentos asignada por la administración, los depósitos o la zona franca durante el estado de contingencia, será independiente de la numeración ordinaria y empezará para todos los documentos con el Nº 001, hasta culminar la contingencia.

9. Los nuevos campos de la numeración adoptada se estandarizan para todas las administraciones con operación aduanera del país, con referencia a la estructura del sistema Siglo XXI.

10. Al ocurrir fallas en los sistemas informáticos una vez reconectados los equipos computacionales y sistemas de comunicación, se aplicará frente a cada sistema informático, la contingencia establecida para cada aplicación, así:

— Frente a Siglo XXI, la alternativa de contingencia es Sidunea 2.62

— Frente a Sidunea 2.63 la alternativa es Sidunea 2.62

— Frente a Sidunea 2.62 la alternativa de contingencia es SRDI

— Frente a SRDI la alternativa de contingencia es el procedimiento manual.

11. Cuando se autorice un trámite manual, pero que no se haya ejecutado y durante ese lapso se restablezca el sistema informático, el usuario o funcionario deberá actualizar el trámite manual en el sistema y continuar la operación a través de éste.

II. Determinación de la contingencia

Una vez dados los presupuestos previstos para la determinación de la contingencia ésta deberá decretarse por parte de la subdirección de comercio exterior o por parte del administrador regional, especial o local de aduanas según el caso, mediante un memorando en el cual se determine claramente las causas que generan el estado de contingencia. El memorando que determine la contingencia deberá ser divulgado mediante comunicación general y oportuna entre los usuarios de comercio exterior, a través del sistema informático aduanero, cartelera o de cualquier otro medio de comunicación posible.

La terminación del estado de contingencia, también se determinará por escrito.

Lo anterior sin perjuicio, de que los Cesas autoricen trámites manuales por casos especiales, que no sean posibles efectuarlos a través del sistema informático aduanero.

III. Procedimiento para actuaciones aduaneras iniciadas manualmente

Al momento de interrumpirse totalmente el sistema informático aduanero trátese de Siglo XXI o Sidunea 2.6, los usuarios internos y externos que no hayan iniciado trámites a través de estos, deberán iniciarlos manualmente desde el comienzo de la operación hasta la obtención del levante de la mercancía, de acuerdo con el procedimiento descrito a continuación.

1. Usuario: transportador, sociedad portuaria y/o muelles.

Aviso de llegada, entrega de documentos de viaje y planilla de envío.

El transportador deberá:

1. Informar la llegada del medio de transporte dentro del término establecido por la norma, presentando el formato manual “aviso de llegada” en original y copia al GRD o de la dependencia que haga sus veces. Dicho formato deberá llevar la firma y sello del representante de la aerolínea o empresa transportadora.

Si se restableciera el servicio de manera normal dentro de las tres (3) horas siguientes al inconveniente, el transportador deberá actualizar la información en el sistema global de información aduanera Siglo XXI para continuar a través del mismo el trámite, cuando ello sea posible en la respectiva administración.

2. Antes de iniciar el descargue del medio de transporte, entregará físicamente el manifiesto de carga de toda la mercancía destinada al lugar de arribo, con sus adiciones, modificaciones o explicaciones, y/o del documento donde conste que el medio de transporte arribará sin carga o en lastre, en dos (2) ejemplares ante el GRD o la dependencia que haga sus veces.

3. Presentar y entregar, dentro de las doce (12) horas siguientes a la entrega del manifiesto de carga o del arribo del medio de transporte en el modo aéreo o dentro de las veinticuatro (24) horas en el modo marítimo, los documentos de transporte, así como los documentos consolidadores y los documentos hijos, salvo lo referente a los medios de transporte que arriben con pasajeros y carga, que tienen un tratamiento especial previsto en el parágrafo del artículo 63 de la Resolución 4240 de 2000.

4. Informar sobre las sustancias químicas controladas por el Consejo Nacional de Estupefacientes, que hayan sido relacionadas en el manifiesto de carga.

5. Presentar, al GRD o grupo que haga sus veces, el informe de finalización del descargue del medio de transporte. Entendida la finalización con el despaletizaje o vaciado de contenedores, de conformidad con el artículo 98 del Decreto 2685 de 1999 (modificado, D. 1198/2000, art. 7º) y el parágrafo del artículo 65 de la resolución 4240 de 2000.

6. Presentar, al GRD o grupo que haga sus veces, el informe de inconsistencias a que hace referencia el artículo 98 del Decreto 2685 de 1999, dentro de las tres (3) horas siguientes a la finalización del descargue.

7. Presentar por escrito la justificación de los excesos o sobrantes, a la división de servicio al comercio exterior o a la dependencia que haga sus veces, con los documentos soporte y todas las pruebas necesarias que permitan verificar la información correcta, dentro de los términos establecidos para este efecto, en los artículos 98 y 99 del Decreto 2685 de 1999 y 4 del Decreto 2791 de 2000.

8. Elaborar la planilla de envío en forma manual en original y copia, y entregarla al GRD o la dependencia que haga sus veces. Para facilitar la elaboración de planillas de envío manuales cada transportador podrá realizarla en un sistema propio consignando ella la misma información que se establece para el formato electrónico. En el espacio destinado para las observaciones, el transportador podrá explicar el motivo de la manualidad, el cual debe ser consistente con la información consignada por el funcionario en la bitácora del grupo CESA, la cual será avalada por el funcionario aduanero de registro en el momento de la autorización, constituyéndose en la información de la contingencia, hacia el depósito. Ante tales circunstancias los depósitos no estarán obligados a reportar incumplimiento de términos previstos en el artículo 113 del Decreto 2685 de 1999, a la división de fiscalización de la respectiva administración.

9. El transportador entregará al depósito o a la zona franca según corresponda copia de la planilla de envío, en el momento de la entrega de la mercancía, y guardará para sí una fotocopia de la misma.

10. En el evento que por alguna circunstancia sea necesario modificar la planilla de envío, se debe solicitar la autorización del GRD o la dependencia que haga sus veces por escrito, explicando el motivo por el cual se da el cambio, sin perjuicio de las verificaciones del caso que deba efectuar la autoridad aduanera.

2. Grupo: registro de documentos de viaje (GRD).

Recepción y registro de documentos de viaje y autorización de planilla de envío

El funcionario responsable deberá:

1. Recibir del transportador el aviso de llegada en original y copia, verificar y devolver debidamente firmada una copia con la indicación de la fecha y hora de recepción.

2. Archivar en forma secuencial, por fecha, el original de los avisos de llegada.

3. Remitir al área de fiscalización los avisos de llegada extemporáneos para lo de su competencia de conformidad con lo previsto en el artículo 91 del Decreto 2685 de 1999, salvo cuando la extemporaneidad se haya dado por razón de la contingencia ocurrida por la disfunción del sistema informático aduanero.

4. Antes del inicio del descargue del medio de transporte, recibir del transportador el manifiesto de carga de acuerdo con las indicaciones precisadas en el numeral III-2.

5. Asignar el número de manifiesto de carga y registrarlo en cada uno de los folios de las copias del manifiesto presentado, dejando constancia de la fecha y hora de llegada del medio de transporte y entregar la copia correspondiente al transportador.

El número de registro manual estará conformado por quince (15) dígitos alfanuméricos de la siguiente forma: dos primeros, el código de la administración; los cuatro siguientes, el año completo; el siguiente la letra M que indica procedimiento manual y los ocho últimos, el consecutivo. Este número se asignará únicamente a los ejemplares del manifiesto de carga, debiendo el transportador asignarlo a los demás documentos de viaje.

6. Registrar toda la información del manifiesto de carga en el libro de control de manifiestos de que trata el literal c) del artículo 77 de la Resolución 4240 de 2000.

7. El funcionario deberá controlar que dentro de las doce (12) horas siguientes a la entrega del manifiesto de carga o del arribo del medio de transporte en el modo aéreo o dentro de las veinticuatro (24) en el modo marítimo, se presenten los documentos de transporte, así como los documentos consolidadores y los documentos hijos. Para el efecto, una vez se presenten estos documentos se deberá verificar que correspondan con los inicialmente informados en el manifiesto de carga y dejar constancia de la fecha y hora de su recibo. Esta información deberá, igualmente, ser registrada en el libro de control de manifiestos.

8. Recibir el informe de finalización del descargue verificando que en él se especifique la fecha y la hora del descargue total de la mercancía (incluyendo el despaletizaje o el vaciado de los contenedores), con las formalidades establecidas en las normas pertinentes. Esta información deberá, igualmente, ser registrada en el libro de control de manifiestos.

9. Controlar que el informe de inconsistencias a que hace referencia el artículo 98 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 7º del Decreto 1198 de 2000, se presente por escrito a la división de servicio al comercio exterior o a la dependencia que haga sus veces dentro de las tres (3) horas siguientes a la finalización del descargue. Verificando:

• La consistencia de las pruebas acreditadas por las inconsistencias.

• Que cuando el transportador no justifique la inconsistencia reportada, se procederá a reportar el caso a la división de fiscalización para lo de su competencia.

10. Entregar al grupo de control de carga la segunda copia de los documentos.

11. Recepcionar del transportador la planilla de envío a depósito o a zona franca en original y copia y autorizarla con su firma dejando constancia de la fecha y hora, dejando constancia de la contingencia ocurrida con el sistema informático aduanero.

12. Controlar que para las mercancías respecto de las cuales se hayan advertido inconsistencias por excesos o sobrantes y mientras éstas no sean justificadas, no se permitirá la expedición o autorización de la planilla de envío para su traslado o entrega al declarante, ya que vencidos los términos previstos en el artículo 99 del Decreto 2685 de 1999 procederá la aprehensión de las mercancías, conforme con el artículo 502 del Decreto 2685 de 1999.

13. Asignar a la planilla de envío el número consecutivo de contingencia, el cual estará conformado manualmente la letra “M” (sic) y por cuatro (4) dígitos en forma consecutiva y en estricto orden ascendente iniciando desde el Nº 0001, de conformidad con los parámetros establecidos en el artículo 74 de la Resolución 4240 de 2000.

14. Devolver el original y archivar la copia de la planilla de envío a depósito o a zona franca.

15. En el evento que por alguna circunstancia sea necesario modificar la planilla de envío, el GRD o el grupo que haga sus veces deberá conservar copia de la planilla inicial y de la modificación con su respectiva justificación.

16. Entregar los documentos de viaje al grupo control de carga, mediante el libro radicador de manifiestos de carga.

3. Grupo: Control de carga.

Reconocimiento de carga

1. El jefe de la división de carga o el funcionario que haga sus veces de acuerdo con los perfiles de riesgo previamente establecidos por la administración y atendiendo los parámetros establecidos en el presente procedimiento, seleccionará los documentos de transporte de la carga objeto de reconocimiento.

2. Como resultado del reconocimiento de carga, el funcionario diligenciará la “hoja de trabajo para reconocimiento de carga” adjuntándole el documento de transporte.

4. Usuario: depósitos.

Trámite en depósitos habilitados

1. Recepcionar la mercancía e indicar en el original y copia de la planilla de envío la constancia de recibo físico de la mercancía con fecha y hora (este momento será el válido en cuanto al cumplimiento de los términos para trasladar a depósito), teniendo en cuenta que la copia original de la guía, está en posesión del cliente y no de la aerolínea. El depósito devolverá la copia debidamente firmada y sellada al transportador. Conservar la segunda copia de la planilla de envío y no habrá lugar a reporte dirigido a la división de fiscalización.

2. Registrar en el “libro control de mercancías” el ingreso de la carga indicando: número y fecha del manifiesto de carga, número y fecha de la planilla de envío, número del documento de transporte, nombre del consignatario, número de bultos y peso registrado por el depósito.

3. Registrar en el “libro de declaraciones de importación aceptadas”, la declaración con la siguiente información: número preimpreso de la declaración, fecha de presentación, Importador, declarante, y número de aceptación de la declaración; este último, de acuerdo con lo establecido en el punto siguiente.

4. Asignar el número de aceptación la declaración recepcionada previa la verificación del cumplimiento de los requisitos contemplados en los artículos 121, 122 y 123, el cual estará conformado por quince (15) dígitos de la siguiente manera:

— Los cuatro (4) primeros dígitos, corresponden al código de la administración y al código que Sidunea le asigna al depósito.

— El siguiente dígito corresponde al primer número de la modalidad.

— El siguiente dígito al tipo de declaración (1. Inicial, 2. Legalización, 3. Anticipada, 4. Corrección, 5. Modificación y 6. Simplificada).

— Los dos siguientes dígitos, corresponden a los dos últimos números del año.

— El siguiente a la letra M que indica procedimiento manual, y

— Los seis (6) restantes corresponderán al consecutivo arrojado por el sistema Sidunea, en el cual el primer dígito siempre será la constante uno (1).

En los casos en que la contingencia no sea el sistema informático aduanero Sidunea, los seis últimos dígitos correspondientes al consecutivo, se asignarán de forma manual iniciando por 000001.

5. Devolver la declaración de importación al declarante, para que éste cancele los tributos aduaneros.

6. Mientras se mantenga el estado de contingencia del sistema, el depósito deberá enviar diariamente a la división de servicio al comercio exterior de la administración, antes de las 4:00 de la tarde, la relación de las declaraciones recepcionadas durante el día. Esta relación, deberá contener la siguiente información: Nombre del depósito, número y fecha de aceptación, la declaración y nombre del importador.

7. Una vez se hayan cancelado los correspondientes tributos aduaneros, recibir las declaraciones de importación con el fin de incorporarlos nuevamente al sistema Sidunea y solicitar su correspondiente levante (el sistema informático aduanero, determinará de acuerdo con los perfiles de riesgo, la procedencia de levante automático, inspección física o documental).

8. Recibir las declaraciones actuadas por el inspector junto con sus documentos soporte para el trámite que corresponda.

9. Verificar que el funcionario de la división de servicio al comercio exterior o el inspector, según el tipo de levante, haya asignado a la declaración el número de levante respectivo.

10. Registrar en el “libro control de mercancía” y en el “libro declaraciones de importación aceptadas” el número de levante otorgado a las diferentes declaraciones y proceder a entregar la mercancía.

5. Usuario: Declarante (SIAS, UAPS, declarante directo).

Solicitud de levante

1. El declarante deberá diligenciar la declaración de importación en el formulario habilitado por la DIAN.

2. Presentar la declaración en el depósito donde se encuentre la mercancía o en la administración, según corresponda, con todos los documentos soporte, a efectos de solicitar el número de aceptación de la declaración.

3. Si se trata de una importación que de acuerdo con las normas requiere presentación de la declaración andina de valor, ésta se diligenciará en el formulario habilitado por la DIAN.

4. Una vez la declaración tenga el número de aceptación, presentarla en los bancos autorizados y cancelar los tributos correspondientes a la declaración de importación.

5. Una vez cancelados los tributos aduaneros, dirigirse al correspondiente depósito, ante el cual surtirá el trámite de la determinación del levante de la mercancía.

Si la contingencia se efectúa a través del SRDI, una vez cancelados los tributos aduaneros, deberá dirigirse a la respectiva administración, ante la cual surtirá el trámite de la determinación del levante de la mercancía.

6. Cuando se requiera utilizar recibo oficial de pago de tributos aduaneros, se deberá diligenciar el formato determinado por la DIAN. Si por alguna circunstancia frente al pago de los tributos existe una inconsistencia, la DIAN se reservará el derecho de conceder el levante hasta tanto sea imputado el pago.

7. Para efectos de cumplir con la obligación de los UAP de presentar las declaraciones de pago consolidado, se deberá presentar una declaración que ampare el pago consolidado por las declaraciones que se tramitaron en forma manual y otro pago consolidado por las declaraciones que se tramitaron a través del sistema informático.

6. División de servicio al comercio exterior.

Trámite de selectividad para levante e inspección física o documental con declaración inicial, corrección, legalización y modificación, declaración de equipajes no acompañados y menajes.

1. Radicar las declaraciones presentadas en los depósitos en el libro de reparto de declaraciones indicando el número de aceptación de la declaración, fecha de pago en el banco, depósito y modalidad de importación. El funcionario deberá comprobar que tales declaraciones han sido informadas en la relación de que trata el punto 6 del trámite en los depósitos.

2. Radicar las declaraciones presentadas en la administración en el libro de reparto de declaraciones indicando el número de aceptación de la declaración, fecha de pago en el banco, depósito y modalidad de importación.

Así mismo, radicar las solicitudes de menajes y equipajes no acompañados en el “libro de reparto de viajeros” indicando número de radicado, fecha, nombre del viajero y número de pasaporte o cédula.

3. Con base en las declaraciones anteriores, para la selectividad de las declaraciones, el jefe de la división aplicará los perfiles de riesgo, establecidos previamente por la administración, atendiendo los parámetros establecidos en el presente procedimiento y determinará la forma jurídica para el levante de la mercancía: Inspección documental o inspección física.

4. De acuerdo con el resultado del punto anterior, la división de servicio al comercio exterior, elaborará la programación de reparto, distribuyendo cargas de trabajo y asignando los inspectores o los funcionarios competentes para conceder levante por inspección documental, por cada depósito y expidiendo los respectivos autos comisorios, en los casos de inspección física o documental.

5. Hacer entrega a cada inspector del paquete de declaraciones que debe actuar así como de las solicitudes de menajes o equipajes no acompañados.

6. El inspector efectuará la inspección, física o documental, diligenciando el acta respectiva. Si la importación cumple los requisitos de ley, asignará el número de levante consecutivo de contingencia. Acto seguido, firmará y sellará todas las copias de la declaración y del acta de inspección, dejando constancia de la utilización parcial o total de los documentos soporte.

7. El número de levante estará conformado por quince dígitos así: los dos primeros el código de la administración, cuatro siguientes el año completo, el siguiente, la letra M que indica procedimiento manual, los dos siguientes el tipo de declaración, los dos siguientes el código del inspector o del funcionario que autorizó el levante automático y los cuatro restantes para el consecutivo correspondiente de contingencia manual.

8. Cuando en la diligencia de inspección se establezcan causales de improcedencia o no procedencia del levante, el inspector deberá elaborar la correspondiente acta de inspección, dejando constancia de su actuación.

9. Si como resultado de la diligencia de inspección, procede la aprehensión total o parcial de la mercancía objeto de declaración, el inspector deberá diligenciar manualmente la respectiva “acta de aprehensión” en el formato homologado por la DIAN, haciéndola firmar por quienes en ella intervinieron, entregando copia al declarante de la misma y anexando el original a la declaración.

10. Si se suspende la diligencia de inspección, se dejará constancia en el acta de inspección de dicha circunstancia y la causa que motivó la suspensión del levante.

11. Finalizada la actuación de inspección, el inspector o el funcionario que autorizó el levante por inspección documental, deberá entregar al depósito o a la zona franca, el paquete de declaraciones actuadas, a fin de que éstos procedan a hacer entrega de la mercancía que haya obtenido levante o a devolver las declaraciones con causales de improcedencia del levante al declarante, para que proceda a efectuar su corrección cuando a ello hubiere lugar.

12. El inspector deberá devolver a la jefatura de la división las copias de las actas de inspección y entregar las actas de aprehensión con los soportes respectivos.

7. Trámite de comprobación de las declaraciones iniciales, de modificación, legalización y corrección entregadas por el declarante en la administración.

El funcionario encargado de recepcionar las declaraciones procederá a:

1. Recibir de los usuarios, las declaraciones diligenciadas en el formulario habilitado por la DIAN, previa verificación de los requisitos para actuar ante la entidad y radicarlas en el libro de declaraciones de importación aceptadas.

2. Comprobar y verificar la información contenida en la declaración frente a los documentos soporte.

3. Si como resultado de la comprobación, determina la conformidad, asignar el número de aceptación de la declaración, que consta de 15 dígitos así: los dos primeros al código de la administración, los cuatro siguientes al año completo, el siguiente, a la letra M que indica procedimiento manual, los dos siguientes al tipo de la declaración y los seis restantes para el consecutivo de contingencia manual. En caso contrario, devolver la declaración al interesado informándole sobre las causales de rechazo.

4. Radicar en el “libro de declaraciones de importación aceptadas” la declaración con la siguiente información: Número de aceptación de la declaración y fecha, importador, declarante, número preimpreso de la declaración, tipo de declaración y número y fecha de la declaración anterior, cuando a ello hubiere lugar.

5. Entregar diariamente a la jefatura de la división las declaraciones comprobadas y registradas en el “libro registro de declaraciones y control de levantes”, para la correspondiente selectividad del levante y reparto a inspectores, cuando sea necesario.

Nota: En el evento en que se hayan tramitado declaraciones de importación anticipadas y al momento de solicitar su levante el sistema informático aduanero no permita finalizar el proceso de nacionalización, la división de servicio al comercio exterior o la dependencia que haga sus veces, deberá efectuar el trámite de autorización de levante, siguiendo los parámetros establecidos en el numeral 6º correspondiente a la “división de servicio al comercio exterior” del título III referido al procedimiento para actuaciones aduaneras iniciadas manualmente del presente manual de contingencias.

IV. Procedimiento para actuaciones iniciadas por Sidunea 2.6 e interrumpidas por contingencia en sistemas

1. Módulo de carga: número de registro.

1.1. Cuando el sistema Sidunea haya asignado número de registro oficial al manifiesto de carga y la información no se haya podido capturar por interrupción del sistema, se continuará el trámite con el procedimiento manual registrándolo en los correspondientes libros.

1.2. Cuando el sistema Sidunea no haya alcanzado a asignar el número oficial de registro al manifiesto de carga por interrupción del sistema, éste se asignará manualmente iniciando consecutivo independiente de 6 dígitos, en estricto orden ascendente desde el 000001 y se registrará en libros.

1.3. Cuando el sistema Sidunea 2.63 no haya generado la planilla de envío, ésta deberá ser elaborada manualmente de conformidad con lo previsto en el artículo 74 de la Resolución 4240 de 2000 y por el funcionario competente del GRD asignando en forma consecutiva y en estricto orden ascendente el número de la planilla que constará de una letra “M” y de 4 dígitos, iniciando con el número 0001.

2. Módulo de levante: incorporación de la declaración de importación y obtención del levante.

2.1. Cuando en el momento de la interrupción del sistema, éste haya alcanzado a asignar el número de aceptación de la declaración, el trámite deberá continuarse en forma manual, utilizando el número de aceptación generado por el sistema.

• Si el sistema no alcanzó a generar el número de aceptación, el funcionario lo asignará manualmente iniciando un consecutivo de contingencia y lo radicará en libros.

2.2. Cuando los datos de la declaración de importación se hayan incorporado al sistema, se esté en proceso de solicitar y el sistema no alcance a disparar la selectividad por la contingencia, se aplicará la selectividad manual de acuerdo con los perfiles de riesgo y el rango establecidos y se efectuará el registro en libros.

2.3. Para asignar el número de levante manual, el inspector deberá llevar su propio consecutivo en estricto orden ascendente conservando la estructura de los campos indicados para el plan de contingencia. Deberá registrarlo en la declaración y en el acta respectiva, reportarlo diariamente al jefe de la división para lo de su competencia.

El jefe de la división debe llevar el archivo de los reportes diarios de los levantes otorgados, para fines estadísticos y de control posterior.

2.4. En el evento de haberse otorgado levante parcial y suspendido el levante para la mercancía restante, y una vez cumplidos los requisitos por el declarante, el trámite deberá culminarse en forma manual.

2.5. Una vez realizado el pago en la declaración de importación o en recibo oficial de pago, el declarante deberá, al momento de solicitar el levante, entregarla al depósito o a la división de servicio al comercio exterior de la administración de su jurisdicción según corresponda, para que se proceda a la verificación del pago. De no ser posible la verificación del pago, en todos los casos deben enviarse las declaraciones a la división de fiscalización para control posterior.

V. Procedimiento manual de las contingencias parciales o totales para actuaciones iniciadas por Siglo XXI e interrumpidas por falta de sistemas

Teniendo en cuenta los posibles inconvenientes que se puedan presentar en el funcionamiento de la aplicación Siglo XXI, se establece el siguiente instructivo general, como el procedimiento que determinará las acciones a tomar por cada una de las partes involucradas en el proceso de nacionalización de mercancías (administraciones, usuarios aduaneros, bancos), ante una contingencia total o parcial o una falla prolongada del sistema Siglo XXI, eventos que deben ser determinados por los técnicos que soportan la operación de Siglo XXI.

1. Anuncio del arribo de medios de transporte.

a) Cuando el transportador, antes del vencimiento del término legal (1 hora) para el anuncio de arribo del medio de transporte, no pueda efectuar la transmisión electrónica vía internet o PBX, recurrirá al CESA informando de la situación al coordinador o quien haga sus veces, allegando las pruebas pertinentes.

b) Si no es posible la confirmación electrónica en el CESA, antes del vencimiento del término legal, se diligenciará el formato establecido por la administración y se entregará o enviará por fax al grupo de registro, confirmando la recepción del mismo. Se deberá dejar constancia de ello tanto en la bitácora del CESA como en los documentos soportes, por parte del funcionario del grupo CESA, documentando cada caso.

c) Cumplida la formalidad del anuncio a través del formato referido, el transportador efectuará la transmisión electrónica del mismo dentro de las tres (3) horas siguientes, como prerrequisito de la incorporación de los documentos de viaje, siguiendo las directrices del numeral 1.1.

Nota 1: De esta forma, los términos empezarán a contarse a partir del restablecimiento del sistema global de Información aduanera Siglo XXI.

Nota 2: Como dicho aviso será registrado por el sistema como extemporáneo, el grupo de registro llevará un consecutivo de estos casos, aclarando que la extemporaneidad no es imputable al usuario y por ende deberá abstenerse de reportar tal situación como irregularidad.

• Si dentro del nuevo término, no es posible incorporar el aviso, el coordinador del grupo CESA o quien haga sus veces, autorizará la continuación manual del proceso hasta su finalización (número de manifiesto, planillas de envío, planillas de recepción, declaración de importación, etc.) y dejará por escrito sobre los soportes del caso y la bitácora del CESA, prueba de la autorización, lo cual será suficiente, para que el jefe del grupo registro, no reporte a la división de fiscalización el caso. La información que debe contener el aviso de llegada manual, es la misma que se establece para el formato electrónico.

Nota: El jefe de la división de carga informará vía fax o correo electrónico a la división de comercio exterior de la respectiva administración de aduanas y a la división de servicio al comercio exterior de la subdirección de comercio exterior, del otorgamiento manual del número de manifiesto. El transportador por su parte, informará al declarante del mismo hecho para que proceda a la continuación del trámite con apoyo en el sistema Sidunea.

2. Captura de documentos de viaje.

1. En el caso de que las empresas transportadoras, no puedan realizar la captura y entrega de los documentos de viaje desde sus instalaciones, por fallas en el funcionamiento de la aplicación Siglo XXI, utilizando el acceso vía internet y PBX, recurrirán antes del vencimiento del término autorizado (12 horas), a las instalaciones del CESA para informar dicha situación al coordinador o quien haga sus veces, allegando las pruebas pertinentes y procurarán la incorporación de los mismos utilizando los recursos allí existentes.

Nota: Las doce (12) horas se contarán a partir de la entrega física del manifiesto de carga.

2. De no ser posible la incorporación total de los documentos al sistema y la entrega electrónica y física dentro de los términos establecidos, el coordinador del grupo CESA o quien haga sus veces (con el apoyo del coordinador del grupo de registro a quien se le informará de los hechos), autorizará la prórroga del término para incorporación y presentación tanto electrónica como física hasta por tres (3) horas más y registrará en la bitácora este hecho, aclarando que la extemporaneidad no es imputable al usuario.

Nota: Dicha prórroga deberá solicitarse antes del vencimiento del término para entrega de documentos doce (12) horas.

3. Si cumplido el nuevo término, la operación de incorporación no ha podido ser ejecutada o culminada, el coordinador del CESA o quien haga sus veces, previa información del hecho al coordinador del grupo de registro o quien haga sus veces, autorizará que se otorgue número manual de manifiesto, previa entrega física de los documentos. Se dejará además registro en la bitácora del grupo CESA, aclarando que la extemporaneidad no es imputable al usuario.

Nota: El jefe de la división de carga informará vía fax o correo electrónico a la división de comercio exterior de la respectiva administración de aduanas y a la división de servicio al comercio exterior de la subdirección de comercio exterior, del otorgamiento manual del número de manifiesto. El transportador por su parte, informará al declarante del mismo hecho para que proceda a la continuación del trámite con apoyo en el sistema Sidunea.

3. Entrega electrónica de documentos.

a) Si dentro del término establecido, el transportador no puede entregar electrónicamente los documentos utilizando el acceso vía internet y PBX, recurrirá antes del vencimiento de dicho término, a las instalaciones del CESA para informar dicha situación al coordinador o a quien haga sus veces, allegando las pruebas pertinentes y procurará la entrega electrónica de los mismos utilizando los recursos allí existentes;

b) Si habiendo acudido al CESA no se obtiene evidencia de la culminación exitosa del proceso (hoja de descripción de los documentos entregados – “panela”), el coordinador del CESA o quien haga sus veces, acudirá con el usuario al grupo de registro para desarrollar los siguientes cursos de acción:

1. Verificar si el manifiesto aparece efectivamente informado. En tal caso, el grupo de registro solicitará impresión del árbol de documentos para soportar la recepción física (verificar cantidad de documentos, número de piezas y peso entregados) e informará al transportador el número oficial de manifiesto otorgado por el sistema.

2. Si el manifiesto no aparece informado o el sistema registra la información de manera anómala o parcial, el coordinador del Cesa dará aviso al coordinador del centro de cómputo y allegará vía fax o correo electrónico los soportes de la situación.

3. Si dentro de las tres (3) horas posteriores al vencimiento del término para entrega de documentos no hay corrección de la problemática presentada, el coordinador del Cesa o quien haga sus veces, autorizará que se otorgue número manual de manifiesto a los documentos de transporte a que haya lugar, previa entrega física de los documentos. Se dejará además registro en la bitácora del grupo Cesa, y en los soportes del caso, aclarando que la extemporaneidad no es imputable al usuario.

El plazo anterior podrá ser disminuido en los casos de entregas urgentes, perecederos y otros especiales debidamente justificados por el usuario ante el coordinador del grupo Cesa o quien haga sus veces.

Nota: El jefe de la división de carga informará vía fax o correo electrónico a la división de comercio exterior de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá, y a la división de servicio al comercio exterior de la subdirección de comercio exterior, del otorgamiento manual del número de manifiesto. El transportador por su parte, informará al declarante del mismo hecho para que proceda a la continuación del trámite con apoyo en el sistema Sidunea.

4. Recepción/registro electrónico de documentos de viaje.

a) Si dentro del plazo establecido para la recepción de documentos, no es posible efectuar la devolución electrónica al transportador cuando hay inconsistencias, el coordinador del grupo de registro o quien haga sus veces, informará al coordinador del Cesa o a quien haga sus veces de la ocurrencia del hecho.

b) Si dentro de las tres (3) horas posteriores, la anomalía no ha sido corregida, el coordinador del Cesa o quien haga sus veces, con el objeto de que este último autorice que se otorgue número manual de manifiesto, continuando el proceso de forma manual. Se dejará además registro en la bitácora del grupo Cesa, aclarando que la extemporaneidad no es imputable al usuario.

El plazo anterior podrá ser disminuido en los casos de entregas urgentes, perecederos y otros especiales debidamente justificados por el usuario ante el coordinador del grupo Cesa o quien haga sus veces.

Nota: El jefe de la división de carga informará vía fax o correo electrónico a la división de comercio exterior de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá, y a la división de servicio al comercio exterior de la subdirección de comercio exterior, del otorgamiento manual del número de manifiesto. El transportador por su parte, informará al declarante del mismo hecho para que proceda a la continuación del trámite con apoyo en el sistema Sidunea.

5. Finalización del descargue y presentación de inconsistencias.

Una vez el transportador presente informe manual de finalización del descargue, contará con las mismas tres (3) horas para presentar inconsistencias en forma manual si el sistema no permite realizarlo a través del mismo. Si el servicio se interrumpe una vez presentada la finalización del descargue electrónicamente, y habiendo presentado inconsistencias manuales, una vez se restablezca el sistema, el transportador deberá actualizar el informe vía electrónica.

6. Reconocimiento de la carga.

a) Cuando no sea posible determinar las guías que fueron seleccionadas para reconocimiento por el sistema Siglo XXI, se seleccionará una muestra del 10% del total de documentos de transporte, previo análisis de los libros de criterios de selectividad y aprehensiones y la combinación de las variables consignadas en los documentos de transporte. Si habiendo realizado este proceso manual se restablece el sistema y el transportador incorpora las inconsistencias en el sistema, el funcionario del grupo carga o quien haga sus veces, actualizará la información en el mismo respecto a las guías seleccionadas, con el fin de dar continuidad al proceso electrónico. Los reconocimientos manuales serán los válidos en este caso.

b) En los casos de que el sistema no permita elaborar el acta de reconocimiento, se reportará al grupo Cesa para el análisis y búsqueda de solución. De no ser posible una solución dentro de las dos (2) horas siguientes, se autorizará la elaboración de planillas de envío manuales para tales casos. La hoja de trabajo será soporte del reconocimiento de la carga.

El plazo anterior podrá ser disminuido en los casos de entregas urgentes, perecederos y otros especiales debidamente justificados por el usuario ante el coordinador del grupo Cesa o quien haga sus veces; en estos casos se procederá a autorizar el descargue directo, incorporando la respectiva declaración de importación por el sistema Sidunea o la elaboración de la planilla manual para traslado a depósito según corresponda.

Nota: El jefe de la división de carga informará vía fax o correo electrónico a la división de comercio exterior de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá y a la división de servicio al comercio exterior de la subdirección de comercio exterior, de la autorización de planillas de envío manuales y de la contingencia del sistema.

7. Aprehensiones por reconocimiento de carga.

a) Cuando no se pueda generar el acta de aprehensión a través del sistema Siglo XXI, después de doce (12) horas, se elaborará manualmente en los formatos establecidos por la administración;

b) Para aquellas aprehensiones incluidas en la aplicación Siglo XXI, a las cuales posteriormente, se les autorice la continuación del trámite de nacionalización o exista solicitud de legalización, dicha nacionalización o legalización deberán tramitarse en formulario oficial e incorporarse en el sistema informático Sidunea.

8. Planillas de envío.

1. Si dentro de las doce (3) (sic) horas siguientes a la culminación de todo el proceso de recepción de la carga (incluso aquellas sobre las cuales se debió efectuar el reconocimiento de la carga), no se ha logrado elaborar y confirmar electrónicamente a través de internet o PBX la planilla de envío, el transportador informará esta situación al funcionario responsable del Cesa quien consignará en el libro de control tal situación y facilitará la utilización de los recursos allí existentes.

2. Si habiendo acudido al Cesa no se obtiene evidencia de la culminación exitosa del proceso dentro de la hora siguiente, el coordinador del Cesa o quien haga sus veces, comunicará al jefe de la división control carga, para que proceda a autorizar la elaboración de planillas de envío manuales, en el formato establecido por la administración.

3. Una vez trasladada la carga, el transportador adquiere el compromiso de actualizar la información si se restableciera el servicio de manera normal dentro de las tres (3) horas siguientes a la autorización de planillas manuales, para que se pueda continuar con el proceso de recepción de planillas en el respectivo depósito, de lo contrario se continuará con el proceso a través del trámite manual.

4. De no ser posible la incorporación en sus instalaciones vía internet y PBX, recurrirán a las instalaciones del Cesa. Si dentro de las seis (6) horas siguientes persiste dicha imposibilidad, se anotará en la bitácora de informática y el Cesa autorizará la continuación manual del trámite.

5. En los casos que no pueda elaborarse la planilla de envío, por inconsistencias en la información digitada respecto del documento de transporte o la planilla de envío, la empresa transportadora deberá oficiar y enviar vía fax y sustentar la solicitud ante el Cesa, quien anotará en la bitácora de informática y el Cesa autorizará la continuación manual del trámite.

Si no es posible la solución transcurrido el lapso referido, se anotará en la bitácora de informática y el Cesa autorizará la continuación manual del trámite.

En todo caso, el transportador deberá velar por el cumplimiento del término de traslado a depósito dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al arribo de la mercancía. Los procedimientos de contingencia deberán realizarse dentro de dicho término.

Nota 1: El jefe de la división de carga informará vía fax o correo electrónico a la división de comercio exterior de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá y a la división de servicio al comercio exterior de la subdirección de comercio exterior, la autorización definitiva de planillas manuales. El transportador por su parte, informará al declarante del mismo hecho para que proceda a la continuación del trámite con apoyo en el sistema Sidunea.

Nota 2: Las planillas deberán presentarse al grupo GRD en original y copia, para ser validadas con los documentos físicos que reposan allí. A éstas se asignará un número consecutivo y un visto bueno del funcionario aduanero.

Nota 3: La información de las planillas manuales autorizadas, se envía vía fax o correo electrónico a la jefe de la división de servicio al comercio exterior de la administración y al funcionario del grupo de zona franca, indicando el número de manifiesto, número de guía, número consecutivo de la planilla y depósito.

Nota 4: Se recomienda a las transportadoras que en la medida en que vayan cargando los camiones presenten las planillas de envío manuales ante GRD, para evitar congestiones en los fines de semana y fines de mes.

Nota 5: La planilla manual con destino a zona franca debe contener la misma información de la planilla electrónica en lo referente a las casillas 6, 7 y 8, las cuales deben ser diligenciadas totalmente.

9. Planillas de recepción.

1. Si existe planilla electrónica de envío y los diferentes depósitos autorizados y habilitados, dentro de las seis (6) horas siguientes a la recepción física de la mercancía, no han logrado elaborar y confirmar electrónicamente a través de internet o PBX la planilla de recepción, informarán de esta situación al funcionario responsable del Cesa quien consignará en el libro de control, tal situación y autorizará la utilización de los recursos allí existentes.

2. Si el responsable del Cesa ha verificado que la planilla de recepción no es efectivamente aceptada por la aplicación Siglo XXI, autorizará por escrito la incorporación en los libros de ingreso de mercancías y continuará el proceso de nacionalización por el sistema informático Sidunea.

3. Si el depósito recibe mercancía con planilla de envío manual, deberá procurar la elaboración y confirmación de la planilla de recepción electrónica dentro de las seis (6) horas siguientes a la incorporación exitosa de la planilla de envío por parte del transportador. De no ser posible la incorporación por parte del transportador dentro del término anterior, se continuará con el trámite de la nacionalización a través del sistema Sidunea.

Nota: El depósito deberá registrar la fecha de ingreso físico y/o electrónico, según el caso, de la mercancía en el respectivo sellamiento del documento de transporte.

En los casos en que a pesar de existir planilla de recepción, se presenten por inconsistencias generadas por los errores cometidos en la digitación, el depósito deberá oficiar y enviar vía fax al Cesa y al declarante, con el objeto de que el Cesa en coordinación con la división de servicio al comercio exterior de la administración especial de aduanas de Bogotá, autoricen la continuación manual del trámite de encontrarla procedente, debiendo el Cesa, anotar en la bitácora de informática.

10. Diligenciamiento de declaraciones.

a. En los casos en que el usuario, no pueda elaborar la declaración a través del sistema Siglo XXI, usando internet y PBX, utilizará el Cesa para la búsqueda de alternativas de solución con los recursos allí existentes. De no ser posible definitivamente por el sistema Siglo XXI, el coordinador del grupo Cesa, autorizará por escrito la presentación en los formularios autorizados por la DIAN y la incorporación de la declaración por el sistema informático Sidunea en cada una de las administraciones, comunicando tal hecho al jefe de la división técnica de la administración especial de servicio aduanero del Aeropuerto El Dorado o el jefe de la división de servicio al comercio exterior de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá, según corresponda.

11. Verificación de pagos.

a) Descargue directo.

En los casos en que, después de las tres (3) horas de la realización del pago, no sea posible verificarlo por problemas en la aplicación Siglo XXI o en el proceso de transmisión por parte de los bancos, el jefe de la división técnica autorizará el levante manual. No obstante, en algunos casos, se tendrán en cuenta los criterios de selectividad establecidos por la administración, para solicitar la certificación del pago, ante la división de recaudación de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá. En ningún caso dicho trámite podrá exceder el término legal de los dos (2) días.

El importador o el intermediario aduanero deberán informar al transportador del trámite de nacionalización, con el objeto de que este último no efectúe el traslado de la carga a depósito, dentro del término establecido en el artículo 113 del Decreto 2685 de 1999.

En los casos para los cuales no proceda el levante, con la constancia en el auto y acta de inspección, el grupo de registro autorizará el traslado al depósito que solicite la aerolínea. Lo anterior será argumento suficiente para que el depósito no remita el caso a la división de fiscalización, por extemporaneidad.

El funcionario inspector, una vez restablecido el sistema Siglo XXI, actualizará la información correspondiente al levante de la mercancía, ante lo cual no será necesario la realización de reportes a la subdirección de servicio al comercio exterior.

Nota: El plazo anterior podrá ser disminuido en los casos de entregas urgentes, perecederos y otros especiales debidamente justificados por el usuario, ante el coordinador del grupo Cesa o quien haga sus veces, quien comunicará al jefe de la división técnica para lo de su competencia;

b) Declaración de Sidunea.

Los depósitos, antes de iniciar el proceso de solicitud de levante en el sistema Sidunea, deberán consultar en la aplicación Siglo XXI el reporte de pago o presentación en bancos. En caso de no encontrarse registrado el pago en el sistema dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su realización, el declarante deberá acercarse a la ventanilla única de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá, para informar el número de autoadhesivo, número interno, fecha de pago en bancos y valor pagado (TP) de la declaración, con el objeto que esta dependencia solicite la transmisión del pago o ante la imposibilidad de transmitirlo verifique la cancelación de los tributos, pero exigiendo al respectivo banco que anexe el informe de las causas que le impidieron efectuar la correspondiente transmisión electrónica.

En el evento en que se confirme la imposibilidad de transmitir el pago, la oficina competente de la DIAN para verificar el pago, lo reportará al respectivo depósito vía fax, una vez lo haya confirmado, salvo para aquellas declaraciones sobre las cuales se deba efectuar inspección física;

c) Declaración en depósito - Siglo XXI.

Si dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la realización del pago, el sistema no permite su verificación en el depósito por fallas en el sistema o en el proceso de transmisión de los bancos, el declarante se acercará a la ventanilla única, para informar el número de autoadhesivo, número interno, fecha de pago en bancos y valor pagado (TP) de la declaración, datos con los cuales, la administración solicitará la transmisión del pago o ante la imposibilidad de transmitirlo verificará la cancelación de los tributos, pero exigiendo al respectivo banco que anexe el informe de las causas que le impidieron efectuar la correspondiente transmisión electrónica. Para el efecto, se tendrán en cuenta los criterios de selectividad establecidos por la administración y se procederá a la terminación del proceso de nacionalización.

En el evento en que se confirme la imposibilidad de transmitir el pago, la oficina competente de la DIAN para verificar el pago, lo reportará al respectivo depósito vía fax, una vez lo haya confirmado, salvo para aquellas declaraciones sobre las cuales se deba efectuar inspección física.

Nota: El plazo anterior podrá ser disminuido en los casos de vencimiento de términos y otros especiales debidamente justificados por el usuario, ante el coordinador del grupo Cesa o quien haga sus veces, quien comunicará al jefe de la división técnica para lo de su competencia;

d) Consolidación de pagos.

Los usuarios aduaneros permanentes que no pueden generar su recibo oficial por el sistema informático Siglo XXI, deberán informar al coordinador del grupo Cesa quien verificará dicha situación, con el objeto de autorizar efectuarlo en los formularios autorizados por la DIAN, antes del vencimiento de los términos respectivos y de conformidad con el memorando 4 de 1999.

Nota 1: Con posterioridad al trámite manual, la división técnica de la administración especial de servicio aduanero Aeropuerto El Dorado o la división de servicio al comercio exterior de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá, según sea el caso, una vez sea reportado el pago por parte del banco y antes de la culminación en el sistema del plazo de nacionalización, solicitarán el levante de la mercancía en el sistema Siglo XXI, finalizando el trámite por el sistema informático.

Nota 2: La administración se encargará de documentar los levantes manuales y elaborar por cada usuario, correlativos entre el número manual de levante otorgado y el obtenido posteriormente para la misma operación por el sistema.

12. Solicitud de levante.

1. En los casos en que el sistema no permita hacer solicitud de levante exitosa ante las administraciones, depósitos autorizados y zona franca, por falta de reporte de pago en bancos o por problemas técnicos, se deberá reportar para la verificación de los funcionarios de los centros de servicios aduaneros-Cesa, quienes buscarán una solución con los recursos allí existentes. De no ser posible ésta dentro de las doce (3) (sic) o veinticuatro (6) (sic) horas siguientes según se trate del Aeropuerto El Dorado o de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá, el jefe del grupo del Cesa, previo informe al jefe de la división de servicio al comercio exterior (administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá), el grupo zona franca DIAN y la división técnica (administración especial de servicio aduanero del Aeropuerto El Dorado), autorizará por escrito el procedimiento manual como se describió anteriormente.

Nota: El plazo anterior podrá ser disminuido en los casos de perecederos, entregas urgentes, vencimientos y otros especiales debidamente justificados por el usuario ante el coordinador del grupo Cesa o quien haga sus veces.

13. Acta de inspección.

1. Si los inspectores no logran incorporar exitosamente las actas de inspección de una declaración de importación presentada en el sistema informático Siglo XXI, deberán realizar la actuación en el formato físico del acta de inspección, dejando constancia del inconveniente presentado en la declaración de importación, casilla 84, ubicando el número de levante correspondiente según consecutivo.

2. Cuando no hay declaración por Siglo XXI (autorización de trámite a través de Sidunea), el acta de inspección será elaborada en formato físico.

13. Confirmación de tránsito de llegada.

1. Cuando el depósito, al recepcionar el tránsito aduanero no pueda efectuar la incorporación de datos en el sistema informático vía internet o PBX, recurrirá al Cesa inmediatamente y siempre con antelación al vencimiento del régimen, informando de la situación al coordinador o quien haga sus veces y allegando las pruebas pertinentes, para proceder a intentar la recepción utilizando los recursos allí existentes.

2. Si no es posible la incorporación en el Cesa y cuando el vencimiento del régimen sea dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes, se autorizará el registro manual por parte del jefe del grupo Cesa previa notificación al grupo interno de trabajo importaciones, grupo interno de trabajo zona franca y grupo de tránsitos de la respectiva administración de aduanas. Dicho registro, se caracterizará por la ubicación de una letra “M” después del año y antes del consecutivo.

Nota: La solicitud y autorización de registro manual deberán efectuarse antes del vencimiento del término de finalización del régimen.

3. En el caso de que el régimen no tenga vencimiento dentro de los términos del numeral 13.2, se enviará a verificación de carga con el fin de que en las siguientes veinticuatro (24) horas se elabore el acta de verificación de carga y la obtención del registro electrónicamente.

Nota general: Las administraciones efectuarán visitas selectivas a los usuarios para apoyar el diagnóstico y solución de problemas técnicos y comprobar el estado real de la operación y la pertinencia de las acciones descritas en este instructivo.

V. Apertura y manejo de libros de contingencia

Con el fin de mantener los controles adecuados en los procesos aduaneros durante la contingencia, las administraciones, los depósitos habilitados y las zonas francas, deben hacer apertura de libros para las diferentes etapas del proceso, según corresponda:

En la importación:

1. Libro radicador de avisos de llegada.

2. Libro de documentos de viaje provisionales.

3. Libro control de mercancías.

4. Libro declaraciones de importación aceptadas.

5. Libro reparto declaraciones.

6. Libro reparto de viajeros.

En tránsito aduanero, transbordo, cabotaje y transporte multimodal

1. Libro radicación y autorización de tránsitos.

2. Libro recepción de tránsitos.

3. Libro autorización de transbordos.

4. Libro autorización de cabotajes y transporte multimodal.

VI. Formas, formatos y formularios de contingencia

En desarrollo de los procedimientos previstos en este acto administrativo, las administraciones y usuarios deberán utilizar las formas, formatos y formularios que a continuación se enuncian, sin perjuicio de los demás documentos que la administración considere pertinentes en su utilización.

1. Aviso de llegada del medio de transporte.

2. Hoja de trabajo para verificación de carga.

3. Acta de aprehensión.

4. Planilla de envío.

5. Planilla de recepción.

6. Acta de inconsistencias (para depósitos y tránsito aduanero).

7. Auto comisorio y acta de inspección.

8. Declaración de importación.

9. Declaración andina del valor.

10. Declaración de tránsito aduanero.

11. Formatos de cabotaje, transbordo y transporte multimodal.

12. Recibo oficial de pago en bancos.

Problemas de operación y procedimientos 4138454/ 2615166 / 2611688 fax 2616372. Conmutador 2610149 y 2610059, exts. 266, 206, 200.

Problemas técnicos - informáticos 5477116/ 5477124/ 2818743 / 26188583 (sic) y 42039 67. Conmutador 2610054 y 2610149 exts. 300, 302 y 330.