Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses

RESOLUCIÓN 675 DE 2012 

(Septiembre 20)

“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de cobro coactivo”

El Director General,

en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias conferidas en las leyes 938 de 2004, 6ª de 1992, 1066 de 2006 y 1437 de 2011,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1066 de 2006, por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública establece en su artículo 5º que las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado colombiano y que en virtud de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos, del nivel nacional, territorial, incluidos los árganos autónomos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política, tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor, para lo cual deberán seguir el procedimiento descrito en el estatuto tributario;

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley 938 de 2004, por la cual se expide el estatuto orgánico de la Fiscalía General de la Nación y 5º del Acuerdo 6 de 2005, expedido por la junta directiva del instituto, mediante el cual se desarrolla la estructura interna del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, al director general de esta entidad le corresponde expedir los manuales de funciones, procesos y procedimientos del instituto;

Que el Decreto Nacional 4473 de 15 de diciembre de 2006, reglamentario de la Ley 1066 de 2006, señala la obligación que tienen las entidades destinatarias de esta ley, de expedir el reglamento interno de recaudo de cartera;

Que el artículo 98 de la Ley 1437 de 2011 reviste de la prerrogativa de cobro coactivo a las entidades públicas y establece el deber de recaudar las obligaciones creadas en su favor, que consten en documentos que presten mérito ejecutivo;

Que el parágrafo del artículo 104 ibídem define a la entidad pública como todo órgano, organismo o entidad estatal, con independencia de su denominación; las sociedades o empresas en las que el Estado tenga una participación igual o superior al 50% de su capital; y los entes con aportes o participación estatal igual o superior al 50%;

Que para el ejercicio del cobro coactivo de los créditos a favor del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, es necesario adoptar el respectivo manual, de acuerdo con las disposiciones legales señaladas.

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el manual de cobro coactivo para el recaudo de las obligaciones creadas en favor del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias, cuyo texto es el siguiente:

Manual de cobro coactivo

1. Cobro coactivo.

El cobro coactivo es el procedimiento por medio del cual las entidades de derecho público, cobran por intermedio de sus agentes las sumas adeudadas en razón de la facultad privilegiada y excepcional que les es propia, conforme con lo establecido en el artículo 5º de la Ley 1066 de 2006, su Decreto Reglamentario 4473 de 2006 y el artículo 98 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.

2. Competencia para el cobro coactivo en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

El artículo 112 de la Ley 6ª de 1992, establece que de conformidad con los artículos 68 y 79 del Código Contencioso Administrativo, las entidades públicas del orden nacional como ministerios, departamentos administrativos, organismos adscritos y vinculados, la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Registraduría Nacional del Estado Civil, tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivos los créditos exigibles a favor de las mencionadas entidades y de la Nación. Para este efecto, la respectiva autoridad competente otorgará poderes a funcionarios abogados de cada entidad o podrá contratar apoderados especiales que sean abogados titulados.

El numeral 29 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, impone el deber al jefe de la entidad, ordenar el adelantamiento del trámite de jurisdicción coactiva, para el cobro de la sanción de multa, cuando el pago no se hubiere efectuado oportunamente, con ocasión de una sanción disciplinaria.

De otra parte, de conformidad con lo estatuido por el artículo 8º numeral 9º del Acuerdo 8 de 2012 expedido por la junta directiva del instituto, la competencia para el cobro coactivo en el instituto, está en cabeza de la oficina jurídica; en consecuencia, dicha dependencia deberá ejercer los cobros sobre:

Obligaciones impuestas a favor del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses mediante providencias proferidas por los diferentes funcionarios judiciales.

Obligaciones dinerarias impuestas por otras autoridades a favor del Instituto y que no haya sido atribuido por ley su cobro a otras entidades.

Obligaciones dinerarias resultantes de la imposición de multas a los contratistas que hayan sido pactadas en los contratos celebrados por el Instituto o cuando se deba hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en los mismos, si el pago no se ha logrado obtener por otros medios, de acuerdo con lo señalado en el parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

Las sumas dinerarias resultantes de multas impuestas como sanción disciplinaria.

Las sumas dinerarias resultantes de las multas aplicables a los quejosos temerarios, de acuerdo con lo señalado en el parágrafo 2º del artículo 150 de la Ley 734 de 2002.

Las sumas dinerarias resultantes de las multas aplicables al testigo renuente cuando este sea un particular, de acuerdo con lo establecido en el artículo 139 de la Ley 734 de 2002.

7. Las demás obligaciones impuestas a favor del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, por medio de sus propios actos administrativos.

3. Título ejecutivo.

Según el artículo 99 de la Ley 1437 de 2011, prestarán mérito ejecutivo para su cobro coactivo, siempre que en ellos conste una obligación clara, expresa y exigible.

Para el ejercicio del cobro coactivo, se requiere del documento o providencia que presten mérito ejecutivo, como los siguientes:

3.1. Todo acto administrativo ejecutoriado que imponga a favor de las entidades públicas a las que alude el parágrafo del artículo 104, la obligación de pagar una suma líquida de dinero, en los casos previstos en la ley.

3.2. Las sentencias y demás decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas que: impongan a favor del tesoro nacional, o de las entidades públicas a las que alude el parágrafo del artículo 104, la obligación de pagar una suma líquida de dinero.

3.3. Los contratos o los documentos en que constan sus garantías, junto con el acto administrativo que declara el incumplimiento o la caducidad. Igualmente lo serán el acta de liquidación del contrato o cualquier acto administrativo proferido con ocasión de la actividad contractual.

3.4. Las demás garantías que a favor de las entidades públicas, antes indicadas, se presten por cualquier concepto, las cuales se integrarán con el acto administrativo ejecutoriado que declare la obligación.

3.5. Actos administrativos en firme que imponen multas a los contratistas que hayan sido pactadas en los contratos celebrados por el Instituto o que ordenen hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en los mismos, si el pago no se ha logrado obtener por otros medios, de acuerdo con lo señalado en el parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

3.6. Actos administrativos ejecutoriados que imponen multas como sanción disciplinaria.

Para iniciar el cobro coactivo por este concepto se debe seguir previamente el procedimiento establecido en el artículo 173 de la Ley 734 de 2002 así:

3.6.1. El descuento de la suma de dinero correspondiente a la multa impuesta debe ser por nómina y se podrá hacer efectiva en forma proporcional durante los doce meses siguientes a la decisión que ordena ejecutar la sanción.

3.6.2. Si el sancionado no se encuentra vinculado al Instituto, pero sí a otra entidad, se debe oficiar a esta para que efectúe el descuento y realice las consignaciones respectivas a la cuenta del instituto.

3.6.3. Si el sancionado no se encuentra vinculado a ninguna entidad oficial, deberá hacer la cancelación de la multa dentro de los treinta (30) días siguientes a la ejecutoria de la decisión que la impuso; de no hacerlo, el nominador promoverá el cobro coactivo.

3.6.4. Acto administrativo en firme que impone multas a los quejosos temerarios, de acuerdo con lo señalado en el parágrafo 2º del artículo 150 de la Ley 734 de 2002.

3.6.5. Las demás decisiones que impongan obligaciones a favor del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

4. Requisitos del título ejecutivo.

De acuerdo con lo señalado en los artículos 99 de la Ley 1437 de 2011, 488 del Código de Procedimiento Civil, 1527 del Código Civil y 12, 29 y 66 de la Ley 446 de 1998, los títulos ejecutivos deben cumplir los siguientes requisitos:

4.1. Contener una obligación clara, expresa y actualmente exigible.

4.2. Que se trate de primera copia de la providencia que la contiene.

4.3. Que dicha copia sea auténtica.

5. Del cobro persuasivo.

El cobro persuasivo es la gestión administrativa que debe realizar el funcionario competente como acción previa a la ejecución misma, en procura de la satisfacción total e inmediata del crédito por medio de la invitación a los obligados a cancelarlo, gestión que deberá enmarcarse como mínimo dentro de las siguientes acciones:

5.1. Ubicación del deudor, para lo cual se consultará a las diferentes entidades públicas o privadas que sean competentes para suministrar la información requerida (Fosyga, EPS, Cifín, secretarías de tránsito, oficinas de registro de instrumentos públicos, Ministerio de la Protección Social, Instituto Geográfico Agustín Codazzi, etc.).

5.2. Requerimientos verbales o escritos, utilizando para estos últimos el servicio de correo o cualquier otro medio que permita poner en conocimiento del deudor la obligación a su cargo. En dicha comunicación se le informará al obligado el monto de dinero a pagar y los datos necesarios para realizar el pago y se le invita a la oficina ejecutora para convenir mecanismos de pago.

5.3. Identificación de bienes del deudor.

Si el obligado comparece para celebrar acuerdo de pago, este podrá suscribirse con un plazo no superior a un (1) año contado a partir de la fecha de suscripción del mismo, plazo durante el cual podrá concederse la congelación de intereses. El acuerdo pactará pagos mensuales, los cuales empezarán a efectuarse a partir del mes siguiente a la fecha de su suscripción.

Todo acuerdo de pago deberá contar con garantías otorgadas a favor de la entidad por el obligado. Solo se podrá prescindir de la exigencia de garantías cuando la obligación no supere los 2 salarios mínimos legales mensuales vigentes, siempre que el obligado denuncie bienes para su posterior embargo o secuestro, para lo cual deberá aportar los documentos que acrediten la propiedad y que los mismos no estén fuera del comercio.

Si el obligado incumple el acuerdo, el abogado ejecutor, transcurridos veinte días hábiles siguientes a la fecha del vencimiento para el pago de la segunda cuota en mora, proferirá resolución que declare dicho incumplimiento, se dejará sin efecto el acuerdo y se ordenará iniciar la etapa de cobro coactivo.

La resolución que declara el incumplimiento del acuerdo, será notificada personalmente al deudor, para lo cual, se le citará mediante oficio a la dirección que obre en el expediente. Si el obligado no comparece dentro de los cinco (5) días siguientes a la puesta de la citación en el correo la resolución será notificada por edicto el cual se fijará por el término de diez (10) días en la oficina jurídica o en la sede laboral donde prestó sus servicios el deudor.

Si el obligado efectúa el pago y aporta la prueba de este, se dará por terminada la etapa de cobro persuasivo mediante acto administrativo en el cual se hará constar este hecho y se ordenará el archivo de las diligencias de lo cual se comunicará al funcionario que impuso la obligación.

6. Procedimiento del cobro coactivo.

Finalizada la etapa de cobro persuasivo o incumplida la facilidad de pago si la hubiere, se dará trámite al proceso de cobro coactivo, cuya iniciación no podrá exceder el término de dos (2) años, contados a partir de la fecha de ejecutoria del título ejecutivo, en consideración al fenómeno de pérdida de fuerza ejecutoria contemplado en el numeral 3º del artículo 91 de la Ley 1437 de 2011.

6.1. Mandamiento de pago.

La etapa de cobro coactivo se inicia con el mandamiento de pago el cual consiste en un acto administrativo emitido por el abogado ejecutor, el cual ordena el pago a favor del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses del saldo de la deuda pecuniaria a cargo del accionado. Dicha orden de pago deberá contener por lo menos los siguientes aspectos:

6.1.1. Parte motiva.

6.1.1.1. Nombre de la entidad ejecutora.

6.1.1.2. Identificación de la decisión que impuso la obligación objeto de ejecución, así como la mención de que es clara, expresa y actualmente exigible y de los documentos que integran el título ejecutivo y la dependencia de su procedencia y el valor de la suma adeudada.

6.1.1.3. Nombre, apellido y número de identificación del obligado.

6.1.1.4 Citación de las normas que otorgan la facultad para adelantar el cobro coactivo.

6.1.2. Parte resolutiva.

6.1.2.1. Mención de librar mandamiento de pago indicando su valor y el nombre e identificación del obligado.

6.1.2. 2. Intereses y la tasa a cobrar desde que se hicieron exigibles hasta la cancelación de la deuda.

6.1.2.3. La mención de la no procedencia de recursos contra la decisión de mandamiento de pago, de acuerdo con el artículo 830 del estatuto tributario.

6.1.2.4. La orden de notificación personal del mandamiento de pago y el término dentro del cual aquella debe surtirse.

6.1.2.5. La orden de pagar la obligación, más los intereses respectivos, dentro de los quince días siguientes a la notificación personal del mandamiento de pago.

6.2. Notificación del mandamiento de pago.

6.2.1. Notificación personal. Dentro de los tres días siguientes a la expedición del mandamiento de pago, se librará citación por escrito y por correo certificado al obligado o a su apoderado, para que dentro del término de diez (10) días contados a partir de la puesta en el correo de la mencionada citación, se presente a la oficina de la sede del abogado ejecutor con el fin de notificarlo de manera personal, conforme lo establece el artículo 826 del estatuto tributario.

6.2.2. Notificación por correo. Si el obligado o su apoderado no comparecen al cabo del término en mención, dentro de los tres (3) días siguientes al mismo se oficiará a las entidades del Estado o EPS en las que pueda estar registrada la última dirección del obligado a la cual se remitirá por correo el acto administrativo contentivo del mandamiento de pago con la copia de la decisión que impuso la sanción de multa o la obligación de pagar una suma de dinero.

6.2.3. Notificación por aviso. Si la documentación enviada por correo no fue recibida y ha sido devuelta, la notificación se efectuará mediante aviso que será publicado en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar de acuerdo con lo estipulado por los artículos 826 y 568 del estatuto tributario. La copia de la página respectiva del periódico se anexará al expediente y se dejará constancia de los gastos de publicación para que sean tenidos en cuenta al momento de la liquidación de los gastos del proceso.

6.2.4. Notificación por medios de comunicación electrónicos. Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del obligado o su apoderado, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en el correo electrónico que sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente.

6.3. Reconocimiento de personería jurídica de apoderado.

Surtida la notificación del mandamiento de pago, el deudor podrá designar apoderado para que lo represente, en tal caso, el abogado ejecutor dentro de los tres (3) días siguientes a la presentación del poder reconocerá personería jurídica por auto que será notificado por estado.

6.4. Excepciones.

El deudor podrá presentar excepciones dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago, caso en el cual, el abogado ejecutor, mediante resolución debidamente motivada, las resolverá dentro del mes siguiente a la recepción del escrito que las contiene, de acuerdo con lo indicado en el artículo 832 del estatuto tributario.

6.4.1. Clases de excepciones. Según el artículo 831 del estatuto tributario, se podrá presentar las excepciones de:

6.4.1.1. Pago efectivo. Se sustenta con la presentación del recibo de consignación en la cuenta del instituto.

6.4.1.2 Existencia de acuerdo de pago. Si este se ha celebrado con anterioridad y se esté cumpliendo.

6.4.1.3 Falta de ejecutoria del título ejecutivo. Se presenta cuando la constancia secretarial no indica que el acto administrativo que impuso la multa o la obligación de pago se encuentra ejecutoriado ni se acompaña del soporte que contiene la fecha en que quedó en firme la decisión.

6.4.1.4. Falta de título ejecutivo. Se presenta cuando la copia de la providencia que dio origen al proceso de cobro, no contiene la constancia secretarial de que tratan los artículos 115 y 394 del Código de Procedimiento Civil.

6.4.1.5. Prescripción de la acción de cobro. Según el artículo 331 del Código de Procedimiento Civil la acción de cobro prescribe en cinco (5) años contados a partir de la ejecutoria de la providencia que impuso la obligación. El término de prescripción se interrumpe con la notificación del mandamiento de pago o la celebración del acuerdo de pago.

6.4.2. Pronunciamiento sobre las excepciones. La resolución que resuelve las excepciones se notificará al deudor, para lo cual, se le enviará citación para que se presente a la oficina del ejecutor. Si no se presenta dentro de los diez (10) días se procederá a notificar por correo.

Contra la resolución que rechaza o declara no probadas las excepciones, procede el recurso de reposición y en subsidio el de apelación. En este evento, la resolución que resuelve el recurso de reposición se notifica en la misma forma que el mandamiento de pago y se enviará copia del expediente completo al juez administrativo si la cuantía no excede de los 500 smlmv., pero si excede este valor, deberá enviarse ante el tribunal administrativo, como lo disponen los artículos 41 y 42 de la Ley 446 de 1998. Durante el trámite de la apelación el proceso de cobro puede continuar hasta antes de la diligencia de remate y esta sólo podrá realizarse una vez la jurisdicción contenciosa haya decidido a favor del instituto.

Para la continuación del proceso se requiere proferir una resolución que lo ordene, en la cual puede disponerse, además, la liquidación del crédito, el secuestro, avalúo y remate de los bienes embargados, así como condenar en gastos al deudor, los cuales comprenderán los que haya incurrido la entidad con ocasión del proceso, sin que el valor a cobrar por las costas exceda el 10% del valor total de la deuda al momento del pago, según lo establecido en el artículo 836 del estatuto tributario.

De la decisión con la cual se liquidan los intereses y costas, contra la cual no procede recurso, se correrá traslado por el término de tres (3) días como lo ordena el artículo 521 del Código de Procedimiento Civil. Si la liquidación no es objetada dentro de este término, se proferirá auto que la aprueba el cual se notificará por estado.

6.5. Suspensión del procedimiento.

Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 835 del estatuto tributario, la resolución que ordena seguir adelante con la ejecución, cuando se fallan las excepciones propuestas por el deudor, es susceptible de ser demandada ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo y, de presentarse este evento, deberá suspenderse la diligencia de remate de bienes hasta que exista sentencia ejecutoriada al respecto. La suspensión de la diligencia de remate deberá disponerse mediante auto, para lo cual, debe tenerse como prueba la copia auténtica del auto admisorio de la demanda o una certificación sobre este hecho y la administración deberá, en consecuencia, abstenerse de dictar providencia que fija fecha y hora para su realización.

6.6. Embargo de bienes.

El ejecutor decretará por separado el embargo de los bienes de propiedad del deudor que hayan sido ubicados, teniendo en cuenta los límites establecidos en el artículo 838 del estatuto tributario. En caso de que no existan bienes ubicados se ordenará una nueva investigación.

Si se trata de embargo de inmuebles se deberá solicitar la respectiva inscripción en la oficina de instrumentos públicos del lugar. Si se trata de otros bienes, se informará a las entidades correspondientes para hacer efectivos los embargos y se dará aplicación al artículo 542 del Código de Procedimiento Civil, si los bienes ya se encuentran embargados en otros procesos.

Una vez recibido el informe del registro, esta circunstancia se deberá comunicar al deudor dentro de los tres días siguientes al recibo de dicho informe.

6.7. Designación de secuestre y secuestro de bienes.

La designación de secuestre se efectuará una vez verificado que el registro del embargo se haya hecho en debida forma y para tal designación se acudirá a la lista de auxiliares de la justicia que posee el Consejo Superior de la Judicatura.

La diligencia de secuestro se llevará a cabo en la fecha y hora que se haya fijado en la resolución que la ordene y, en todo caso, cuando se haya verificado el cumplimiento de los requisitos para ese efecto tales como: que se encuentre notificado en debida forma el mandamiento de pago, que el término para excepcionar haya vencido, que se hayan resuelto las excepciones y los recursos, que el bien a secuestrar se encuentre embargado y plenamente identificado.

6.8. Avalúo de los bienes secuestrados.

Realizada la diligencia de secuestro y resuelta la oposición si se presentare, se deberá proferir resolución que ordene el avalúo de los bienes secuestrados y se procederá a designar el perito evaluador quien dispondrá de un término de 15 días para presentar el trabajo respectivo ante la oficina del abogado ejecutor.

El avalúo se efectuará teniendo en cuenta el valor comercial de los bienes y se notificará en la misma forma que el mandamiento de pago.

Si el deudor no está de acuerdo con el avalúo inicial, podrá solicitar dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación, que se practique uno nuevo.

6.9. Remate de los bienes.

Mediante resolución se deberá fijar fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo el remate del bien lo cual será informado por medio de la página web del Instituto y se deberán elaborar y solicitar las publicaciones de los avisos.

El aviso de remate deberá contener los datos necesarios como la fecha, lugar y hora en que se realizará; se indicarán de manera clara las especificaciones de los bienes objeto de remate, su identificación, ubicación, avalúo de cada uno de ellos, la base de remate y el porcentaje que se debe consignar para poder hacer posturas y será publicado en uno de los diarios de amplia circulación en el lugar y en una radiodifusora local, con una antelación no inferior a diez (10) días a la fecha fijada para el remate y se procederá a agregar al expediente la copia de la página respectiva del diario y la constancia expedida por el administrador o empleado de la emisora que haya difundido la información.

Tratándose de bienes sometidos a registro, es importante que se allegue un certificado de tradición con un término de expedición no mayor a cinco días anteriores a la fecha fijada para el remate.

De la diligencia de remate se levantará el acta que contenga los aspectos relacionados con la subasta del bien la cual debe ser registrada en la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente cuando se trate de inmueble y ante las oficinas competentes si se trata de otro tipo de bienes sometidos a registro, previa aprobación del remate la cual se hará mediante acto administrativo expedido por el abogado ejecutor.

6.10. Entrega del bien rematado.

El secuestre deberá entregar el bien rematado dentro de los tres (3) días siguientes a que reciba la orden por parte del abogado ejecutor. Dentro de la diligencia de entrega no se admitirán oposiciones ni será procedente alegar derecho de retención por la indemnización que corresponda al secuestre en virtud de lo establecido en el artículo 2259 del Código Civil, teniendo en cuenta, además, que esta suma será pagada por el funcionario competente con el producto del remate antes de hacer entrega del bien al rematante.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos la resolución.

Publíquese, comuníquese, y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 20 de septiembre de 2012.