RESOLUCIÓN 6805 DE 2004 

(Diciembre 31)

“Por la cual se fijan procedimientos para el manejo, registro y control de los bienes patrimoniales y transitorio de la Fiscalía General de la Nación”.

El Fiscal General de la Nación,

en ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas por los numerales 17 y 22 del artículo 11 de la Ley 938 de diciembre 30 de 2004,

CONSIDERANDO:

La Constitución Política otorga a las entidades sujetas a control fiscal, autonomía administrativa en el manejo de sus bienes y fijación de procedimientos para tales efectos;

El numeral 17 del artículo 11 de la Ley 938 de 2004 preceptúa que al Fiscal General de la Nación le corresponde expedir reglamentos, órdenes, circulares y los manuales de organización y procedimientos conducentes a la organización administrativa y al eficaz desempeño de las funciones de la Fiscalía General de la Nación;

La Ley 938 de 2004 faculta al Fiscal General de la Nación, a los directores administrativos y financieros, nacional y seccionales, para dirigir y controlar el manejo de los recursos físicos, económicos y financieros de la Fiscalía General de la Nación;

Uno de los objetivos del sistema de control interno es proteger los recursos de la organización mediante una adecuada administración;

En mérito de lo considerado,

RESUELVE:

CAPÍTULO PRIMERO

Generalidades

ART. 1º—Definición de bien. Se entiende por bien todo lo que sea susceptible de valoración económica o sobre lo cual pueda recaer derecho de dominio, corporal o incorporal, mueble o inmueble, tangible o intangible, así como los documentos o instrumentos que pongan de manifiesto el derecho sobre los mismos.

ART. 2º—Tipo de bienes muebles.

1. Bienes de consumo:

• Aquellos que se consumen por el primer uso que se hace de ellos dentro de un período corto.

• Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros.

2. Bienes devolutivos:

Bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, sobre los cuales se ejerce manejo y control permanente por los funcionarios competentes, sujetos a registro contable hasta cuando sean retirados del patrimonio de la entidad.

3. Bienes inmuebles:

Son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro y las que se adhieren permanentemente a ellas y que no pueden separarse sin menoscabo del bien.

ART. 3º—Procedencia.

1. Bienes patrimoniales: ingresan al patrimonio de la Fiscalía General de la Nación por:

1.1. Compra: adquisición de bienes con recursos provenientes del presupuesto nacional.

1.2. Donación: bienes cedidos, a título gratuito, a favor de la entidad, por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

1.3. Por sentencia judicial ejecutoriada: cuando en cualquier caso, mediante sentencia judicial ejecutoriada, se disponga la titularidad de los bienes a favor de la Fiscalía General de la Nación.

1.4. Cambio por garantía: son los bienes que están cubiertos por contrato de mantenimiento o bienes adquiridos recientemente y amparados por una póliza de garantía y que al presentar fallas técnicas irreparables, son remplazados por otros de similares características, sin que esto implique erogación por parte de la entidad.

1.5. Cesión: es la subrogación de la titularidad de los bienes a favor de la entidad.

1.6. Permuta: es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro, soportados administrativa y físicamente.

1.7. Reposición de bienes: son los bienes recibidos por la entidad en calidad de indemnización, por parte de la aseguradora o en restitución, por parte de los servidores responsables de su tenencia.

1.8. Negociación anticipada de penas, beneficio por colaboración y dación en pago: son bienes que encontrándose registrados como pendientes de legalizar, pasan al patrimonio de la entidad, de manera definitiva, cuando se haya realizado la entrega material de bien o legalizado el título de propiedad del mismo, en los casos en que ello proceda.

2. Bienes transitorios: bienes que no son propiedad de la Fiscalía General de la Nación, sobre los cuales esta ejerce manejo, custodia y control, sujetos a registro contable a través de las cuentas de orden. Ingresan al almacén de la Fiscalía General de la Nación como:

2.1. Comodato: bienes entregados para el uso de la fiscalía por diferentes entidades en calidad de préstamo gratuito, con la obligación de restituirlos en el plazo establecido.

2.2. Incautados: bienes muebles puestos a órdenes de la fiscalía, que se encuentran vinculados a un proceso penal con fines de comiso.

2.3. Ocupados: bienes inmuebles puestos a órdenes de la fiscalía, que se encuentran vinculados a un proceso penal con fines de comiso.

2.4. Asignados provisionalmente por otras entidades: son bienes asignados de manera provisional a la entidad con fines de uso y serán devueltos cuando la autoridad competente lo requiera.

2.5. Sobrante de inventario físico: son los bienes que se encuentran físicamente al servicio de la entidad durante el proceso de los inventarios físicos reales y materiales y cuya procedencia se desconoce.

2.6. Bienes pendientes por legalizar: son bienes que se encuentran físicamente en la entidad, cuya procedencia se desconoce y no se cuenta con los documentos soportes respectivos para su incorporación.

Este registro es de carácter provisional. No obstante, el grupo de administración de bienes velará por la oportuna legalización de los bienes así registrados.

ART. 4º—Responsabilidad. Es responsabilidad de los servidores vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados por la entidad.

Los funcionarios que administren, manejen, custodien, controlen o usen bienes patrimoniales o transitorios, están sujetos a control. Por lo tanto, deberán dar cuenta de su gestión a los órganos de control administrativo y fiscal.

Así mismo, es deber del servidor entregar la totalidad de los bienes inventariados a su nombre, bajo la coordinación del grupo de inventarios, cuando se traslade de puesto de trabajo, de dependencia, de sede o se retire de manera definitiva de la entidad.

PAR.—La pérdida o daño de un bien puede dar lugar a tres investigaciones:

Penal: para determinar si las personas responsables de la pérdida o daño incurrieron en conductas delictuosas.

Disciplinaria: para establecer si el servidor o ex servidor cometió una falta que conlleve una sanción de la misma naturaleza.

Fiscal: para determinar la responsabilidad pecuniaria de las personas encargadas de la administración, custodia y manejo de los bienes.

ART. 5º—Control interno. Los jefes y demás servidores que intervienen en los procedimientos establecidos en el respectivo manual, son responsables de establecer los controles pertinentes para la salvaguarda de los bienes patrimoniales y transitorios de la entidad.

La oficina de control interno, en cumplimiento de sus funciones, verificará y evaluará periódicamente que los controles establecidos sean eficientes, eficaces y se apliquen efectuando las recomendaciones respectivas.

CAPÍTULO SEGUNDO

Ingreso de bienes al almacén

ART. 6º—Definición. Entrada física de bienes a la Fiscalía General de la Nación al almacén, de conformidad con los soportes administrativos y fiscales. Constituyen soportes, entre otros, contratos, convenios interadministrativos, actas, decisiones judiciales, resoluciones y normas, en general.

ART. 7º—Ingreso de bienes patrimoniales. Efectuados los trámites administrativos que soportan el ingreso de los bienes, de acuerdo con su procedencia, los funcionarios competentes enviarán la documentación al jefe de almacén, en el nivel central o seccional, conforme a los procedimientos establecidos en el manual.

PAR.—Los bienes que no estén de conformidad con la información de los documentos soporte, no serán recibidos, de lo cual se informará al grupo de contratación de la oficina jurídica o al grupo de servicios administrativos, según el caso, para que se realice la gestión pertinente o se impulse la reclamación respectiva.

ART. 8º—Ingreso de bienes transitorios. Efectuados los trámites administrativos de acuerdo con su procedencia, los funcionarios competentes enviarán la documentación al jefe de almacén en el nivel central o seccional, de conformidad con el procedimiento señalado en el manual.

CAPÍTULO TERCERO

Egresos de bienes del almacén

ART. 9º—Definición. Corresponde al procedimiento de entrega física del elemento solicitado, previa autorización, en el nivel central o seccional por parte del jefe competente.

ART. 10.—Tipos de egreso. Los procedimientos de egreso de bienes patrimoniales se regulan por el respectivo manual.

1. Bienes patrimoniales.

1.1. Egreso para el servicio: se presenta cuando se asigna el bien al servidor bajo quien estará la responsabilidad del manejo y cuidado.

1.2. Egreso para el consumo: se presenta cuando se asignan los bienes a la dependencia o al servidor, para ser utilizados en el desarrollo de sus funciones. Corresponde al jefe de la dependencia efectuar el control sobre el uso de los mismos.

1.3. Remesas entre almacenes de la entidad: es el traslado físico de los bienes del nivel central a las direcciones seccionales o viceversa o entre direcciones seccionales.

1.4. Bajas: corresponde al procedimiento de egreso físico y contable de los bienes que por su pérdida, desgaste u obsolescencia son retirados del patrimonio de la entidad.

1.5. Permuta: es la salida física y del registro contable de los bienes patrimoniales de la entidad, que son permutados por otros.

2. Bienes transitorios.

2.1. Devolución de bienes: se presenta al vencimiento del contrato de comodato, a solicitud de cualquiera de las entidades que han dejado el bien a disposición de la Fiscalía General de la Nación o cuando el juez o fiscal, dependiendo del caso, autoriza la entrega física del bien su propietario, poseedor o tenedor legítimo.

2.2. Para el servicio: es la asignación provisional de bienes devolutivos a cargo del servidor responsable de su manejo y uso.

2.3. Incorporación de bienes transitorios a bienes patrimoniales: es el ingreso definitivo a favor de la Fiscalía General de la Nación de bienes transitorios, en cumplimiento de orden judicial debidamente ejecutoriada.

2.4. Remesas con asignación provisional: es la salida física y provisional de los bienes del nivel central a las direcciones seccionales o viceversa o entre direcciones seccionales.

2.5. Entrega de bienes vacantes y mostrencos al ICBF: es la salida física de los bienes muebles o inmuebles que han ingresado a la entidad de manera transitoria, sin dueño aparente o conocido o que teniendo dueño conocido, no se presenta a recibirlos dentro de los términos de ley, a favor del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

CAPÍTULO CUARTO

Baja de bienes

SECCIÓN PRIMERA

Generalidades

ART. 11.—Clasificación.

1. Baja de bienes inservibles: es el egreso físico y contable de los bienes que, por su desgaste, no pueden ser reutilizados por la entidad.

2. Baja de bienes obsoletos: es el egreso físico y contable de los bienes cuando, por avance tecnológico, resultan no utilizables por la entidad a pesar de estar en buenas condiciones.

3. Baja de bienes por pérdida: es el egreso contable por falta absoluta del bien, en poder del responsable del manejo y tenencia.

4. Baja por muerte de semovientes: es el egreso contable en caso de muerte de los semovientes de propiedad de la entidad.

ART. 12.—Periodicidad. Las direcciones nacional y seccionales administrativas y financieras deben efectuar el proceso de baja de bienes, como mínimo, cada tres meses.

SECCIÓN SEGUNDA

Legalización de bajas y manejo de responsabilidades

ART. 13.—Legalización para baja de bienes inservibles u obsoletos. Las bajas se legalizan mediante resolución expedida por el Fiscal General de la Nación, director nacional administrativo y financiero, jefe de la división administrativa o los directores seccionales administrativos y financieros, soportada por acta de reclasificación y solicitud de baja, de acuerdo con la delegación del gasto efectuada (sic) por el Fiscal General de la Nación.

ART. 14.—Legalización para baja por pérdida, daño o deterioro de bienes muebles de la entidad. Cuando un servidor de la oficina de control interno, jefe inmediato o servidor responsable, conozca de la pérdida de un bien de la entidad o detecte daños no atribuibles al desgaste normal de los mismos, informará por escrito a los grupos de administración de bienes e inventarios, quienes una vez verificada la ocurrencia del hecho, realizarán el trámite de reclamación ante la compañía aseguradora, el registro contable de la responsabilidad en proceso e informarán a la oficina de veeduría y control disciplinario interno, para lo de su competencia, según lo estipulado en el artículo 15 de la presente resolución.

De la misma manera se procederá cuando el grupo de inventarios o administración de bienes detecte el faltante o el daño del bien como resultado de un inventario físico.

En todo caso, en el acto administrativo por el cual se pone en conocimiento alguna de las novedades descritas, se deberá relacionar y adjuntar el comprobante de ingreso del bien a la entidad, el documento mediante el cual el servidor responsable lo recibió y copia de la denuncia en caso de haberse formulado.

ART. 15.—Reposición o pago voluntario del bien por parte del servidor responsable. Cuando el servidor responsable ponga en conocimiento de los grupos de inventarios y administración de bienes, sobre la pérdida o daño del bien a su cargo y al mismo tiempo manifieste su intención de efectuar reposición o pago del mismo, contará con 15 días hábiles a partir de la fecha en que se recibió el informe, para devolver el bien de iguales o mejores características al almacén general, efectuar el pago del mismo de conformidad con el valor que determine el grupo de administración de bienes o suscribir un acuerdo de pago, con la dirección nacional o seccional administrativa y financiera, según corresponda.

El mismo tiempo se le concederá al servidor responsable, cuando se encuentre faltante de bienes a su cargo por parte de las dependencias respectivas. Este tiempo se contará a partir de la fecha de notificación que del mismo se haga.

Cuando la reposición o pago se realice de manera total y satisfactoria, el grupo de inventarios se abstendrá de registrar el valor del bien en la cuenta de responsabilidades en proceso, informará a la oficina de veeduría y control disciplinario y presentar (sic) la reclamación ante la compañía de seguros.

En el evento en que se suscriba acuerdo de pago, el grupo de contabilidad constituirá una cuenta por cobrar por el valor determinado a cargo del servidor o ex servidor responsable.

Si después de manifestar el servidor responsable su intención de reposición o pago del bien no lo hiciere efectivo en el término estipulado, se procederá conforme a lo establecido en el artículo 14 de esta resolución.

PAR.—El grupo de administración de bienes podrá aprobar la reposición de los bienes cuyo valor sea inferior o igual a 5 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Cuando el costo del bien exceda dicho valor, corresponderá a la dirección nacional o seccional administrativa y financiera autorizar dicha reposición.

ART. 16.—Pérdida o faltantes de armas o bienes que no tienen libre comercio o son de uso privativo de la entidad. En el caso de pérdida o faltante de armas o bienes que no tienen libre comercio o son de uso privativo de la entidad, aun cuando el servidor responsable efectúe el pago del bien, el grupo de inventarios deberá informar la novedad a la oficina de veeduría, quejas y reclamos, junto con los documentos soportes, a fin de que se adelante la respectiva investigación disciplinaria.

ART. 17.—Deterioro o pérdida considerada como normal. En los eventos en que los bienes de la entidad sufran deterioro o se vuelvan inservibles por el transcurso del tiempo u otros factores o por desgaste natural, no habrá lugar al establecimiento de responsabilidades de los servidores y se efectuarán los ajustes contables conforme a los procedimientos establecidos para la baja de bienes.

ART. 18.—Pérdida o deterioro por hechos constitutivos de caso fortuito o fuerza mayor. En los eventos de pérdida o deterioro causados por hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, no habrá lugar a determinar responsabilidad del servidor conforme a las normas civiles sobre la materia. En el evento de encontrarse los bienes asegurados contra tales riesgos, se adelantarán inmediatamente los trámites correspondientes para el cobro de las indemnizaciones a que haya lugar.

ART. 19.—Valoración de la pérdida o daño patrimonial. Determinada disciplinariamente la responsabilidad del servidor o ex servidor en la pérdida o deterioro del bien, corresponderá a la dirección administrativa y financiera a la cual esté o estuvo adscrito el servidor o ex servidor, exigir su pago o reposición y determinar el valor del bien a recuperar o el monto por el cual el patrimonio de la entidad resulte afectado, mediante acto administrativo susceptible de agotamiento de la vía gubernativa, debidamente soportado con base en el costo de reposición.

Ejecutoriado este acto administrativo y en el evento en que el servidor o ex servidor no reconozca voluntariamente el pago de los perjuicios ocasionados y valorados, se adelantará por conducto de la oficina jurídica el correspondiente cobro por jurisdicción coactiva.

En estos casos, el grupo de inventarios cancelará la responsabilidad en proceso e informará al grupo de contabilidad, para que se registre la cuenta por cobrar a nombre del servidor o ex servidor responsable.

ART. 20.—Daño o pérdida conexo a la ocurrencia de un eventual delito. En los eventos en que la pérdida o daño de los bienes de la entidad esté conexo o tenga como causa posible la comisión de un ilícito en el que esté involucrado el servidor o ex servidor, corresponderá al competente constituirse en parte civil dentro del proceso penal, para perseguir las indemnizaciones correspondientes, conforme lo establecen las leyes que rigen la materia.

ART. 21.—Reclamaciones frente a las aseguradoras. En los eventos de pérdida o daño de bienes de la entidad por cualquier causa, excepto cuando el servidor responsable reponga o pague el bien dentro del término establecido en el artículo 15 de esta resolución, se evaluará por el competente si estos riesgos se encuentran cubiertos por las pólizas de seguros de bienes vigentes.

En caso positivo, se adelantarán las reclamaciones correspondientes por el competente, de manera ágil y oportuna, a efectos de obtener las respectivas indemnizaciones.

Los deducibles correspondientes a esas indemnizaciones por seguros serán asumidos por el servidor o ex servidor, cuya responsabilidad en la pérdida o daño del bien haya sido determinada.

ART. 22.—Cancelación del registro de responsabilidad en proceso. El registro de responsabilidad en proceso se cancela en los siguientes casos:

a) Cuando el servidor o ex servidor responsable reponga o pague el bien a satisfacción;

b) Cuando el servidor o ex servidor responsable suscriba acuerdo de pago con la respectiva dirección administrativa y financiera, frente a lo cual se constituye una cuenta por cobrar a su cargo;

c) Cuando la compañía aseguradora cancele la respectiva indemnización;

d) Cuando la oficina de veeduría y control disciplinario, mediante resolución ejecutoriada, declara no responsable al servidor o ex servidor de la pérdida o daño del bien;

e) Cuando la oficina de veeduría y control disciplinario ordene el archivo del expediente o decrete la prescripción de la acción disciplinaria;

f) Por muerte;

g) Cuando determinada la responsabilidad disciplinaria del servidor o ex servidor, se envía a cobro coactivo y se registra en la cuenta por cobrar.

(Nota: Véase Resolución 1376 de 2005 artículo 1º de la Fiscalía General de la Nación)

SECCIÓN TERCERA

Destino de los bienes dados de baja

ART. 23.—Cesión de bienes a título gratuito. La cesión de bienes dados de baja se hará a entidades de derecho público, con preferencia al sector penitenciario y carcelario, de asistencia social y de educación.

ART. 24.—Venta.

a) Venta directa.

Cuando el valor de los bienes dados de baja no supere el monto establecido para la celebración de contratos de menor cuantía, el ordenador del gasto podrá proceder a la venta directa de estos, de conformidad con el artículo 24, numeral 1º, literal a) de la Ley 80 de 1993, reglamentado en el artículo 14 del Decreto 855 de 1994, el manual de contratación de la Fiscalía General de la Nación y las normas generales de contratación estatal.

b) Venta por el sistema de martillo.

Si el avalúo comercial de los bienes dados de baja supera el monto previsto para los contratos de menor cuantía, se podrá efectuar la venta de estos por el sistema de martillo, a través del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras debidamente autorizadas por la Superintendencia Bancaria.

ART. 25.—Permuta. Las disposiciones relativas a la venta, se aplicarán a la permutación en todo lo que no se oponga a la naturaleza de este contrato.

Antes de iniciar el proceso de permuta, las direcciones nacional y seccionales administrativas y financieras deberán sanear el registro de propiedad de los bienes a nombre de la entidad, atendiendo a su naturaleza.

ART. 26.—Destrucción o incineración según la naturaleza del bien. Los bienes que mediante resolución hayan sido dados de baja y que por su naturaleza o destinación no puedan ser donados, vendidos o permutados, deberán ser destruidos o incinerados por el grupo de almacén, diligencia de la cual se levantará un acta que se firmará por todos los servidores presentes, con participación de un representante de la oficina de control interno.

CAPÍTULO QUINTO

Valoración de bienes

ART. 27.—Valoración de bienes. Todo bien que ingrese al almacén debe estar valorizado.

El reconocimiento de los bienes que constituyen las propiedades, planta y equipo de la entidad, se efectuará así:

1. El ingreso de bienes patrimoniales se realizará por el costo histórico, el cual está constituido por el costo de adquisición, adicionado con las erogaciones necesarias para su colocación en funcionamiento y el valor de las adiciones y mejoras objeto de capitalización.

2. Cuando no exista ninguna de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos devaluación (sic) alternativos.

ART. 28.—Actualización de valores. Se trata de aproximar los valores de los bienes a la realidad económica, con el fin de establecer y revelar cifras razonables en los estados financieros.

1. Los bienes muebles devolutivos cuyo costo valor en libros individualmente considerado sea inferior a 35 salarios mínimos mensuales vigentes, no serán objeto de actualización.

Entiéndase como valor en libros individualmente considerado, el valor neto resultante de adicionar al costo histórico, los ajustes por inflación y las valorizaciones y disminuir las depreciaciones, amortizaciones, provisiones y desvalorizaciones, según corresponda.

2. Para efectos de la valuación de los bienes de consumo, se aplicará el costo promedio.

En los demás casos, este valor se actualizará cada dos años, de la siguiente manera:

1. Parque automotor: la actualización se realizará de acuerdo con el valor asegurado.

2. Bienes inmuebles: cada dos años deben efectuarse los avalúos mediante un método de reconocido valor técnico, considerando los criterios de ubicación, estado, capacidad productiva y situación de mercado, de acuerdo con las normas vigentes.

3. Otro tipo de bienes devolutivos: estos bienes mantendrán su valor registrado en libros.

ART. 29.—Método de depreciación. El método de depreciación aplicable para los activos fijos que sean de propiedad de la Fiscalía General de la Nación, es el de línea recta.

ART. 30.—El registro de los decimales se ajustará al peso inmediatamente superior o inferior, así:

a) Si la cifra es igual o mayor a 50 centavos, se ajustará al límite superior;

b) Si la cifra es menor a 50 centavos, se ajustará al límite inferior.

CAPÍTULO SEXTO

Inventarios

ART. 31.—Definición. Procedimiento de verificación de los bienes devolutivos en servicio, mediante el cual se actualiza e individualiza el inventario a cargo de los servidores responsables y se establecen faltantes o sobrantes de inventarios.

ART. 32.—Clases.

Por su ubicación, el inventario se clasifica en:

1. Inventario de bienes devolutivos en servicio.

2. Inventario de bienes en almacén.

PAR.—La administración de bienes en el nivel central o seccional debe llevar inventarios actualizados de los bienes patrimoniales y transitorios en servicio y los transitorios en almacén.

ART. 33.—Periodicidad.

a) Inventario anual: conteo físico y valoración de las existencias en almacén o en servicio de los bienes de propiedad o transitorios, el cual deberá iniciarse con fecha de cierre de junio de cada vigencia.

El inventario anual del nivel central o seccional deberá presentarse al grupo de contabilidad para su confrontación y registros correspondientes antes del 10 de enero del año siguiente;

b) Revisión periódica o prueba selectiva: conteo y valoración de las existencias físicas de bienes de propiedad o transitorios a cargo de la entidad, en almacén o en servicio de forma selectiva y sorpresiva, como mínimo dos veces al año;

c) Inventario de entrega y recibo de almacén: es el conteo físico y valoración de las existencias entregadas por el almacenista saliente y recibidas por el almacenista entrante y confrontación con los registros contables a la fecha de corte determinada, de todo lo cual se dejará constancia por escrito en un acta firmada por ambos servidores.

ART. 34.—Resultados. Los inventarios anuales, las pruebas selectivas y los inventarios de entrega y recibo, pueden presentar los siguientes resultados:

1. Normal: las existencias físicas son iguales en cantidades y valores a los registros contables.

2. Faltantes: las existencias físicas son menores en cantidades y valores a los registros contables. En este caso el procedimiento a seguir es el previsto en el capítulo de bajas de bienes.

3. Sobrantes: es la existencia física de bienes que no se encuentran registrados en los inventarios y en los libros contables. En este evento se procederá a comprobar sus causas y de ser el caso, el almacenista elaborará el respectivo comprobante de entrada y demás formalidades para su ingreso contempladas en la presente resolución, de acuerdo con la documentación suministrada por el coordinador del grupo de inventarios en el nivel central o administrador de bienes, en el nivel seccional.

ART. 35.—Compensaciones. Proceden las compensaciones únicamente cuando se trate de productos similares, de una misma naturaleza o clase.

De las compensaciones de bienes faltantes con bienes sobrantes se elaborará acta firmada por el almacenista y el jefe de administración de bienes en el nivel central o el director administrativo y financiero en el nivel seccional.

Cuando se trate de bienes devolutivos en servicio, intervendrá el administrador de bienes o grupo de inventarios y los funcionarios responsables de los mismos.

El acta deberá ser enviada por almacén a contabilidad para sus respectivos ajustes, conservando copia en sus archivos.

CAPÍTULO SÉPTIMO

Manejo de bienes devolutivos en servicio

ART. 36.—Las direcciones nacional y seccionales administrativas y financieras controlarán los inventarios de bienes devolutivos en servicio a través de inventarios individualizados. En caso de bienes de consumo que posean logotipo y sean de uso privativo de la Fiscalía General de la Nación, de elementos de laboratorio, criminalística, dibujo arquitectónico y transportes, existirá un control sobre su uso por parte de cada jefe inmediato.

ART. 37.—Para el manejo de bienes devolutivos en servicio se realizarán los siguientes procedimientos:

1. Registro de bienes en servicio: se presenta cuando se asigna el bien al servidor bajo quien estará la responsabilidad del manejo y cuidado.

2. Traslado de bienes entre dependencias o servidores: es el procedimiento mediante el cual el servidor efectúa la entrega física de los bienes devolutivos que se encuentran bajo su cuidado y manejo a otro servidor, cuando haya cambio de puesto de trabajo, oficina, sede o retiro de la entidad, para lo cual se debe diligenciar el formato prediseñado para tal fin.

3. Reintegro de bienes devolutivos: es el procedimiento mediante el cual el servidor efectúa la entrega física de los bienes devolutivos a su cargo al almacén general, para lo cual se deberá informar por escrito al coordinador de inventarios del nivel central o administrador de bienes del nivel seccional.

CAPÍTULO OCTAVO

Disposiciones finales

ART. 38.—Los procesos contemplados en esta resolución se regularán por los procedimientos previstos en los respectivos manuales.

ART. 39.—Ante el incumplimiento de alguna de las disposiciones de esta resolución por parte de los funcionarios de la entidad, se aplicará la reglamentación disciplinaria vigente.

ART. 40.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

ART. 41.—Se revocan en su totalidad las resoluciones 255 y 2026 de febrero 6 y septiembre 6 de 1996, respectivamente; 2383 de diciembre 16 de 1997; 317 de septiembre 20 de 2000 y 2895 de diciembre 30 de 2003 y las demás normas y procedimientos que le sean contrarios.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de diciembre de 2004.

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