Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas

RESOLUCIÓN 681 DE 2014

(Octubre 24)

“Por la cual se aprueban y adoptan las tablas de retención documental para la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.

El Director General,

en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 3º de la Ley 80 de 1989, la Ley 594 de 2000 y en especial las que le confiere el artículo 9º del Decreto 4801 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 por medie de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. La cual determina las pautas generales sobre la forma y los procedimientos para la organización y planeación de archivos a través de las entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles.

Que el artículo 11 del Decreto 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado. Establece la aprobación del programa de gestión documental.

Que el Decreto 2482 de 2012 establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, considerando que el mejoramiento continuo de la administración pública se basa, entre otros aspectos, en el fortalecimiento de herramientas de gestión y en la coordinación interinstitucional que facilita la implementación de las políticas públicas, mediante la ejecución de planes, programas y proyectos.

Que el Decreto 2578 de 2012, reglamenta el sistema nacional de archivos y establece la red nacional de archivos, cuyo fin esencial es la articulación, la modernización y la homogenización metodológica de la función archivística del Estado y de los archives de las entidades públicas en les diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, y de conformidad con el inciso a) del artículo 40, se establece como instancia asesora en el orden nacional, el comité de desarrollo administrativo señalado en el Decreto 2482 de 2012, el cual cumplirá entre otras las funciones de comité interno de archivo.

Que así mismo, el Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación que reglamentó parcialmente los decretos 2609 de 2012 y 2578 de 2012 y modificó el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental, dispuso en su artículo 8º “Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el comité institucional de desarrollo administrativo en el caso de entidades del orden nacional y por el comité interno de archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

Que mediante la Resolución 880 de 2013, por medio de la cual se modifica la Resolución 947 de 2012 que crea el comité integrado de gestión y eficiencia organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras, dispone que tendrá como una de sus funciones establecer las políticas, lineamientos para planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades relacionadas con la gestión documental, con el fin de garantizar la aplicación de los principios y directrices establecidas en las normas que regulan la materia.

Que para garantizar la producción, conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la unidad, se hace necesario la adopción de las tablas de retención documental para la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Aprobar y adoptar las tablas de retención documental de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas aprobadas por el comité integrado de gestión y eficiencia organizacional mediante acta del proceso de mejoramiento continuo del 15 de septiembre de 2014.

ART. 2º—Proveer las herramientas necesarias para la difusión y aplicación de las tablas de retención documental a todos los colaboradores de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas con el apoyo del órgano asesor en esta materia como lo es el comité integrado de gestión y eficiencia organizacional.

ART. 3º—Atender las recomendaciones, metodología y normas en materia de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y se aplicará a todas las dependencias y grupos internos de trabajo que fueron creados mediante Decreto 4801 de 2011 expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública y resoluciones internas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, una vez sean convalidas por el Archivo General de la Nación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de octubre 2014.