RESOLUCIÓN 688 DE 2003 

(Abril 1º)

“Por medio de la cual se incluye la serie expedientes judiciales a la tabla de retención documental de la Fiscalía General de la Nación y se establecen los lineamientos para su aplicabilidad”.

El Fiscal General de la Nación,

en uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas en el artículo 17 numeral 1º del Decreto 261 del 22 de febrero de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución 519 del 27 de marzo de 2000 se adoptó la tabla de retención documental para la Fiscalía General de la Nación, aprobada por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 10 de diciembre 3 de 1998;

Que mediante oficio DNAF 001289 del 12 de julio de 1999, la Fiscalía General de la Nación, remitió al archivo general de la Nación, para su estudio y aprobación la propuesta de tabla de retención para expedientes judiciales;

Que mediante oficio AGN 8688 de diciembre 12 de 2000, el Archivo General de la Nación manifiesta que la serie expedientes judiciales, que no había sido incluida en la tabla de retención de la Fiscalía General de la Nación, se ajusta a los lineamientos exigidos por el Archivo General de la Nación;

Que el Código de Procedimiento Penal, artículo 148 establece los parámetros a observarse en relación con las técnicas, de administración e informática judicial;

Que el Código de Procedimiento Penal, artículo 149 establece la actuación penal por duplicado;

Que de acuerdo con la Ley 270 de 1996, ley estatutaria de la administración de justicia, capítulo II. De la administración de la rama judicial, artículo 95. Tecnología de avanzada, establece que los documentos emitidos por medios tecnológicos, electrónicos, telemáticos e informáticos, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Al tiempo que establece que los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley;

Que el proceso de digitalización documental en discos ópticos con tecnología worm (write once read many), asegura la inviolabilidad de la información previamente digitalizada, a la vez que disminuye los espacios requeridos para su conservación;

Que por lo anteriormente expuesto este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Incluir la serie expedientes judiciales, a la tabla de retención documental debidamente aprobada por el Archivo General de la Nación.

ART. 2º—Los expedientes penales de la Fiscalía General de la Nación, que se encuentren precluidos y hayan cumplido el período de retención de siete (7) años, contados a partir de la fecha de finalización de la actuación procesal como lo establece la tabla de retención documental para expedientes, podrán ser digitalizados en discos ópticos con tecnología (worm), que aseguren y garanticen la inviolabilidad e inalterabilidad de la información.

Así mismo, se procederá a su eliminación por los medios técnicos que garanticen la confidencialidad de la información, previo análisis y aprobación del comité de archivo y correspondencia, mediante el acta de eliminación pertinente.

ART. 3º—(Modificado)* Los cuadernos copia de los expedientes penales de la Fiscalía General de la Nación, que se precluyan se les efectuará el siguiente procedimiento: en la resolución de preclusión el fiscal que adelante el proceso, ordenará que una vez ejecutoriada la resolución y cotejados los cuadernos original y copia, el cuaderno copia sea eliminado antes de entregar el proceso al archivo, siempre y cuando se garantice la integridad del original y dejando constancia en el original, avalada por la firma del Ministerio Público.

(Nota: Modificado por la Resolución 4249 de 2005 artículo 1º de la Fiscalía General de la Nación)

*(Nota: Modificado por la Resolución 2-2087 de 2007 artículo 1º de la Fiscalía General de la Nación)..

ART. 4º—En los casos en que no exista el cuaderno original por ruptura de la unidad procesal contemplada en el artículo 92 del Código de Procedimiento Penal, Ley 600 de 2000, el cuaderno copia no será eliminado y se respetará como cuaderno original.

ART. 5º—Los procesos en original y copia de los extintos juzgados de instrucción criminal, de la jurisdicción de orden público y de los juzgados especializados, anteriores a la creación de la Fiscalía General de la Nación y que se encuentren en su poder, tendrán el mismo tratamiento al mencionado en los artículos 2º y 4º de la presente resolución.

ART. 6º—Con el fin de garantizar el patrimonio histórico y cultural, se garantizará que los procesos que por su carácter y connotación hayan tenido un impacto especial en la sociedad y ameriten su conservación permanente para la investigación retrospectiva, serán seleccionados antes del descarte, garantizando su conservación en soporte papel, como patrimonio documental de la entidad y de la Nación.

ART. 7º—El comité de archivo y correspondencia, será el único encargado de verificar y aprobar los procedimientos de selección y descarte de los cuadernos copia que cumplan con lo estipulado en el artículo 3º de la presente resolución.

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de abril de 2003.

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