RESOLUCIÓN 69 DE 2006 

(Abril 5)

“Por la cual se adopta el reglamento del centro de documentación del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, Ideam”.

El director general del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, Ideam,

en uso de sus facultades legales y en especial el numeral 8º del artículo 5º del Decreto 291 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con los numerales 15, 16 y 17 del artículo 11 del Decreto 291 de 2004, es competencia de la secretaría general del instituto administrar el centro documental, responder por la atención al cliente y la gestión de correspondencia y archivo, así como organizar y conservar debidamente los documentos técnicos como planos, mapas, discos, libros, cintas, material fotográfico y videográfico y demás material de consulta de propiedad del instituto. Igualmente es función de dicha dependencia realizar los procesos de microfilmación y archivo de documentos científico-técnicos para suministrar la información al público, a las dependencias y al personal del instituto;

Que con el fin de modificar y adecuar la organización, conformación y funciones de los grupos internos de trabajo adscritos a la secretaría general, a las nuevas condiciones y competencias señaladas en el Decreto 291 de 2004 y en la ley, se expidió la Resolución 150 del 9 de agosto de 2004;

Que en el capítulo VIII, artículo 27 de la Resolución 150 del 9 de agosto de 2004, se estableció que el grupo de documentación, correspondencia y archivo del Ideam, creado mediante Resolución 280 del 22 de diciembre de 2000, asistirá a la secretaría general, en el cumplimiento y ejecución de sus funciones de administración del centro de documentación, atención al usuario y gestión de correspondencia y archivo de la entidad;

Que de conformidad con el numeral 6º y 9º del artículo 27 de la Resolución 150 del 9 de agosto de 2004, le corresponde al grupo de documentación, correspondencia y archivo, planear, programar y coordinar las acciones administrativas y técnicas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del centro de documentación, así como velar por la organización y correcta prestación de los servicios de atención al público y de consulta de documentos en las salas de investigación del instituto;

Que en aras de cumplir con los reglamentos internos de la entidad y en especial lo ordenado en la Resolución 150 del 9 de agosto de 2004, es necesario establecer los manuales y procedimientos para el funcionamiento y prestación del servicio del centro de documentación, con el fin de organizar, preservar y controlar los documentos científico-técnicos que hacen parte del patrimonio del instituto;

En mérito de lo expuesto el director general del instituto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptase el reglamento del centro de documentación del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, Ideam, con el fin de establecer métodos y procedimientos generales para el uso de colecciones e instalaciones del centro de documentación.

CAPÍTULO I

Misión, visión, funciones y administración del centro de documentación

ART. 2º—Misión. Administrar, organizar y suministrar la información científica y técnica ambiental que reposa en el Ideam, aplicando las técnicas de la bibliotecología para su procesamiento, análisis y difusión, garantizando la prestación eficiente del servicio y en consecuencia la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios.

ART. 3º—Visión. Ser el centro de documentación líder en el servicio de información científica y técnica ambiental, encargado de administrar con altos niveles de eficiencia, eficacia y actitud de servicio la información documental, científico-técnica en materia ambiental, a través del desarrollo de nuevos servicios de información respaldados con herramientas de tecnología de punta, mediante una eficiente utilización de los recursos.

ART. 4º—Administración. El centro de documentación del Ideam estará administrado por el coordinador del grupo de documentación, correspondencia y archivo, de conformidad con la Resolución 150 del 9 de agosto de 2004.

ART. 5º—Funciones. En desarrollo de lo dispuesto en la Resolución 150 del 9 de agosto de 2004, son funciones del centro de documentación, entre otras, las siguientes:

a) Planear, programar y coordinar las acciones administrativas y técnicas que se requieran para garantizar el cumplimiento de los objetivos del centro de documentación;

b) Establecer y mantener relaciones con entidades nacionales e internacionales que participen en la producción y difusión de información sobre el medio ambiente;

c) Organizar, conservar y manejar el archivo central o intermedio del instituto para el servicio de los usuarios;

d) Velar por la organizada y correcta prestación de los servicios de atención al público y de consulta de documentos en las salas de investigación del instituto;

e) Ejercer el control y propender por la conservación temática y cronológica, de las adquisiciones que realice el Ideam bajo diferentes soportes y tipos de materiales;

f) Facilitar el acceso rápido a la información precisa en todos sus soportes: Impresa, no impresa, computarizada y otros medios tecnológicos.

CAPÍTULO II

Colecciones y servicios

ART. 6º—Colecciones. Son todas las agrupaciones de documentos bibliográficos oficiales y privados en diferentes soportes para su consulta, como son:

a) Memoria institucional bibliográfica. Son las publicaciones del Ideam, editadas o inéditas en cortos tirajes de contenidos especiales, tales como hidrología, meteorología, estudios ambientales, ecosistemas, geomorfología, entre otros;

b) Obras de referencia. Obras de carácter general para dar y obtener información rápida y precisa, como son las enciclopedias, diccionarios, manuales, guías, atlas, índices, entre otras;

c) Colección de reserva. Pertenece a esta, la colección especial de documentos que por su demanda o escaso número de ejemplares, debe estar siempre disponible al usuario.

Los jefes de áreas técnicas o programas de investigación, comunicarán por escrito al centro de documentación los documentos que en su consideración deben formar parte de la colección de reserva o por su condición deben ser de uso restringido para su consulta;

d) Colección general de libros. Corresponde a los libros y monografías de contenidos específicos en cualquier área del conocimiento, en especial en el área ambiental, con énfasis en hidrología, meteorología, ecosistemas, geomorfología, biología, geografía, población;

e) Colección patrimonial bibliográfica. Conformada por los fondos bibliográficos, recibidos del antiguo Himat e Inderena;

f) Hemeroteca. Integrada por las publicaciones seriadas. Incluyen: Revistas, anuarios, memorias, diarios, boletines, periódicos entre otros;

g) Planoteca. Conformada por planos, cartografía, mapas y planchas que se conservan en el centro de documentación;

h) Fototeca. Contendrá las fotografías, negativos y demás documentos gráficos que se conserven en el centro de documentación;

i) Colección digital. Constituida por documentos en formato electrónico;

j) Colección de audiovisuales. Conformada por aquellos documentos en formato casette (Vhs y Beta).

ART. 7º—Servicios. Con el fin de entregar al usuario la información de manera oportuna, el centro de documentación ofrecerá los servicios básicos y especiales, que se enuncian a continuación:

a) Servicios básicos:

1. Referencia. servicio de atención inmediata, que ofrece asesoría y orientación en la búsqueda bibliográfica de materiales a través del catálogo electrónico y manejo de fuentes.

2. Consulta de catálogo en línea. Suministra las referencias bibliográficas de material analizado y disponibles en el centro de documentación y su consulta se realiza a través de internet.

3. Consulta en sala. Permite al usuario la utilización de las colecciones en la sala de lectura.

4. Atención personalizada. Apoyo al usuario en la búsqueda de un tema especializado en el área específica ambiental.

5. Correo electrónico. Disponibilidad del buzón: documentacion@ideam.gov.co para solicitudes, sugerencias y recomendaciones.

b) Servicios especiales:

1. Préstamo externo o domiciliario. Permite el préstamo de materiales por varios días para su consulta, fuera de las instalaciones del centro de documentación, de conformidad con el artículo 13 del presente reglamento.

2. Préstamo interbibliotecario. Servicio cooperativo y retributivo de préstamo de materiales realizado entre diferentes centros de documentación y/o bibliotecas de Bogotá, previa suscripción de un convenio el cual deberá renovarse cada año.

El centro de documentación del Ideam establecerá el convenio con unidades de información del sector público y/o privado, respetando las normas de cada unidad de información.

3. Diseminación selectiva de información. Servicio a través del cual se suministra en forma regular información a usuarios individuales o a grupos seleccionados, con una temática común de interés.

4. Boletín de últimas adquisiciones. Servicio por el cual se informa a los usuarios del Ideam, acerca del material nuevo que ha ingresado al centro de documentación.

5. Bibliografía. Servicio de suministro de listados de citas bibliográficas relacionadas con el área de medio ambiente.

CAPÍTULO III

De los usuarios y acceso a los servicios

ART. 8º—Usuarios y calidades. Se consideran usuarios del centro de documentación del Ideam, los siguientes:

a) Usuarios internos. Los funcionarios de planta del Ideam y contratistas, previa presentación del carné o documento equivalente vigente;

b) Usuarios externos. Las bibliotecas, centros de documentación y/o unidades de información, de carácter público o privado, que soliciten los servicios, así como investigadores, estudiantes y público en general.

ART. 9º—Derechos y obligaciones de los usuarios. Todos los usuarios del centro de documentación, tendrán los siguientes derechos y obligaciones:

a) Derechos:

1. Recibir atención amable, oportuna y satisfactoria en la prestación de los servicios del centro de documentación y en la respuesta a sus reclamos y sugerencias.

2. Obtener información sobre los reglamentos que rigen los servicios.

3. Disfrutar de un ambiente propicio para la lectura y para la investigación.

4. Acceder a los servicios que presta el centro de documentación en los términos previstos en el presente reglamento;

b) Obligaciones:

1. Conocer y acatar el reglamento y las normas que de él se deriven.

2. Identificarse con el carné o documentos de control de usuario del centro de documentación cuando sea requerido.

3. Hacer una correcta utilización de las colecciones, equipos e instalaciones del centro de documentación.

4. Una vez entregado el material de consulta o préstamo, el usuario deberá revisar el estado del mismo, si encuentra fallas, deberá informar de inmediato al funcionario encargado con el fin de realizar las anotaciones del caso. Lo que no sea informado será responsabilidad del usuario.

5. Devolver el material bibliográfico en la fecha indicada, en el mismo estado en que le fue entregado por los funcionarios del centro de documentación.

6. Previa a la entrega del material de consulta, el usuario deberá firmar la ficha de préstamo.

7. Mientras permanezca en la sala de lectura, el usuario deberá mantener compostura y acatar las normas de respeto y buen comportamiento.

8. Abstenerse de fumar y consumir alimentos o bebidas dentro de las instalaciones del centro de documentación.

9. Al ingreso y salida del centro de documentación, permitir la revisión de sus pertenencias por parte del personal de seguridad, así como del material prestado.

CAPÍTULO IV

De los préstamos, sus requisitos y plazos

ART. 10.—Para retirar los libros en préstamo, el usuario deberá encontrarse a paz y salvo con el centro de documentación, adicionalmente cumplir con los procedimientos para el préstamo, esto es hacer la solicitud a través del módulo de circulación y préstamo diligenciando debidamente la información solicitada.

ART. 11.—De acuerdo con la colección los usuarios pueden acceder a los préstamos en la siguiente forma:

a) La colección de referencia, puede ser consultada únicamente en la sala de lectura en el horario establecido, por el tiempo necesario y por cualquier usuario;

b) Las colecciones de reserva y de hemeroteca, se prestarán únicamente para ser usadas en la sala de lectura del centro de documentación;

c) La colección general podrá ser objeto de préstamo externo o domiciliario, hasta en tres (3) libros y por un tiempo máximo de ocho (8) días hábiles, con derecho a renovación por un tiempo equivalente a la mitad del inicial, siempre y cuando el material no haya sido reservado por otro usuario;

d) El préstamo interbibliotecario deberá ser tramitado conforme a lo establecido en el “Reglamento colombiano de préstamo interbibliotecario”, elaborado por el Ministerio de Educación Nacional - Colciencias. En todo caso, el plazo de devolución oscilará entre dos (2) y cuatro (4) días hábiles, renovable por otros dos (2) días más dependiendo la demanda que tenga el material dentro del Ideam;

e) Del préstamo de material en medio magnético los usuarios internos y externos, podrán consultar la información en formato disco, únicamente en la sala de lectura y a través de medios informáticos compartidos internamente y administrados por el centro de documentación;

f) Del préstamo de material audiovisual, los usuarios internos y externos, podrán consultar la información en formato casette (Vhs, Beta);

g) Del préstamo de fotografías aéreas, solo se facilitarán para consulta en sala;

h) Del préstamo de material cartográfico, El préstamo de planchas y mapas se realizará, observando la siguiente reglamentación:

1. El préstamo relacionado con material cartográfico de DMA (planchas producidas por la agencia cartográfica de Defensa de los Estados Unidos de América a escala 1:100.000 y 1:50.000) a los usuarios internos y externos, se les prestará este material únicamente para la sala de lectura, teniendo en cuenta las restricciones que aparecen en el catálogo de publicaciones y servicios, editado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

2. El préstamo de cartografía temática en formato análogo, para los usuarios internos, se les prestará este material por un término máximo de ocho (8) días hábiles, renovable por cuatro (4) días más. A los usuarios externos se les prestará este material únicamente para la sala de lectura del centro de documentación del Ideam.

3. Cartografía Ideam, conformada por material en formato análogo, elaborado en diferentes escalas, producido por las dependencias del instituto o por convenios o contratos interinstitucionales. A los usuarios internos, se les prestará este material por un término máximo de cuatro (4) días hábiles, renovable por dos (2) días más y a los usuarios externos se les prestará este material únicamente para la sala de lectura del centro de documentación del Ideam.

PAR. 1º—Cuando un usuario interno requiera material cartográfico para realizar estudios que demanden un tiempo mayor al estipulado en el presente reglamento debe hacer la solicitud por escrito, exponiendo los motivos en que será utilizado y la fecha de devolución.

PAR. 2º—Las colecciones consideradas como de reserva, referencia y hemeroteca, únicamente se prestarán para consulta en sala.

CAPÍTULO V

Control y sanciones

ART. 12.—Del control. Se establecen como medidas de control las siguientes:

a) El funcionario que solicita y retira materiales del centro de documentación para él o para terceros es responsable de ellos y en caso de pérdida debe reponerlo o pagarlo en la cuantía que indique el Ideam, a través del centro de documentación;

b) Todo usuario que extravíe, mutile o deteriore el material prestado, debe allegar idéntica publicación al centro de documentación, en caso de no existir en el mercado, deberá reponerlo por otro de similares características y de edición actual, en ningún caso se aceptarán fotocopias ni ediciones piratas, para lo cual dispondrá de diez (10) días hábiles. Con el fin de determinar qué tipo de documento resultaría de similares características, el centro de documentación, previas las averiguaciones que correspondan, certificará dicha equivalencia;

c) La institución que incumpla con el plazo para el préstamo interbibliotecario, se le suspenderá el servicio por treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de devolución del mismo, si reincide en la falta se suspenderá por un año, una tercera vez se le suspenderá totalmente el servicio;

d) Los usuarios externos que dañen, marquen o mutilen material bibliográfico se les suspenderá definitivamente el servicio; además se dará aviso de tal circunstancia a todas las bibliotecas y centros de documentación para las medidas de prevención conducentes. Lo anterior, sin perjuicio de la reposición del material que corresponda;

e) En todo contrato de prestación de servicios que realice el Ideam con persona natural deberá estipularse la obligación de responder por el cuidado y la devolución de los materiales del centro de documentación, que solicite en tal calidad. Para lo cual además, se deberá prever como obligación del interventor para autorizar el último pago, exigir al contratista encontrase a paz y salvo con el centro de documentación;

f) Cuando el servidor público incumpla el deber legal de custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impida o evite la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos (L. 734/2002, art. 34, num. 5º), el coordinador del grupo de documentación enviará el caso a la oficina de control interno disciplinario para lo de su competencia.

ART. 13.—En caso de pérdida, sustracción, ocultamiento, demora en la devolución de los libros y documentos recibidos en préstamo por el centro de documentación, por parte de los funcionarios del Ideam y otros eventos que puedan constituir falta disciplinaria, el coordinador del grupo de documentación, informará al grupo de control interno disciplinario, con el fin de adelantar las investigaciones necesarias.

ART. 14.—Sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior, con el propósito de lograr que todos los usuarios se beneficien del servicio de préstamo, se establecen las siguientes sanciones:

a) El retraso en la devolución de cualquier material documental, ocasionará la pérdida del derecho al préstamo por un lapso igual a su retardo;

b) Suspensión definitiva del servicio, cuando el usuario que ha extraviado un libro o documento, no procede a la reposición del bien o al pago del valor del mismo;

c) En el caso de pérdida de un material original y única edición de un plano temático producido por el Ideam, Himat, Inderena, Proyecto colombo-holandés, se dará aviso a la oficina de control interno disciplinario con el fin de adelantar las investigaciones del caso;

d) Al tratarse de la pérdida de planos producidos por el IGAC y otras entidades, el material debe reponerse por una copia con las mismas características.

PAR.—Las sanciones anteriormente descritas operarán sin perjuicio, de las demás acciones legales a que haya lugar.

CAPÍTULO VI

Otras disposiciones

ART. 15.—Los funcionarios y contratistas que reciban publicaciones de diferentes fuentes en razón de las funciones y/u obligaciones desempeñadas en el Ideam, después de hacer uso de ellas, deberán enviarlas al centro de documentación con el fin de aumentar el acervo bibliográfico del Ideam.

ART. 16.—Los funcionarios, contratistas y/o dependencias del Ideam que en razón de sus funciones y/u obligaciones produzcan documentos definitivos de carácter técnico-científico y que sean susceptibles de conocimiento público, deberán enviar mínimo dos (2) copias impresas y una digital al centro de documentación, en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles contados a partir de la edición del material, con el fin de desarrollar y mantener la colección de la memoria bibliográfica del Ideam de acuerdo con lo previsto en el presente reglamento.

ART. 17.—De las obras que publique, edite o coedite el Ideam, sean impresas, audiovisuales y/o fonográficas, susceptibles de venta al público, deberán enviarse al centro de documentación en una cantidad a discreción de la dependencia, informando el valor de las mismas, para ser administradas en lo que respecta a difusión y venta, igualmente enviará muestras del material como plegables o cubiertas para exhibición, promoción y divulgación.

ART. 18.—Igualmente, de las obras que publique, edite, o coedite el Ideam, sean impresas, audiovisuales y/o fonográficas, la dependencia responsable de la publicación deberá disponer la cantidad suficiente de ejemplares con destino a los siguientes programas del centro de documentación:

a) Depósito legal. Cuatro (4) ejemplares en los términos que dispone el Decreto 460 de 1995, los cuales serán enviados a través del centro de documentación, con el fin de realizar su control y así mismo garantizar que se tenga en cuenta el centro de documentación en el programa de canje manejado por las entidades.

PAR.—La omisión del depósito legal ocasionará una multa al Ideam en los términos que establece la Ley 44 de 1999, Decreto Reglamentario 460 de 1995 y Decreto 2150 de 1995;

b) Programa de canje y donación. El centro de documentación dispondrá de por lo menos 200 ejemplares con destino a las diferentes instituciones nacionales o extranjeras con quienes se adelanta este programa, cuya finalidad es aumentar y actualizar las colecciones en el área de medio ambiente.

ART. 19.—Los funcionarios que asisten en representación del instituto a congresos, seminarios, talleres, cursos etc., deberán entregar al centro de documentación una copia de las memorias o la documentación entregada en dichos eventos.

ART. 20.—Los funcionarios del instituto, deberán estar a paz y salvo con el centro de documentación, en el momento de salir a vacaciones, en licencias, en comisión o por retiro definitivo del servicio.

ART. 21.—Para efectos de inventario, el centro de documentación del instituto, suspenderá el servicio al finalizar cada año, por el término máximo de treinta (30) días hábiles.

ART. 22.—A 1º de diciembre de cada año los funcionarios deberán estar a paz y salvo con el centro de documentación.

ART. 23.—Horario de atención al público:

El centro de documentación atenderá en el horario de 8:00 a. m. a 4:30 p. m., jornada continua.

ART. 24.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de abril de 2006.

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