RESOLUCIÓN 690 DE 2004 

(Junio 10)

“Por la cual se establecen unos mecanismos de control para la correcta utilización de los recursos del Fondo Nacional de Regalías”.

(Nota: Véase Resolución 38 de 2008 artículo 4° del Departamento Nacional de Planeación)

El Director del Departamento Nacional de Planeación,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren el numeral 5º del artículo 8º de la Ley 141 de 1994 y el numeral 15 del artículo 7º del Decreto 195 de 2004,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 52 del Decreto 195 de 2004, en concordancia con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 149 de 2004, dispuso que todas las referencias que hagan las disposiciones legales vigentes a la Comisión Nacional de Regalías, se entenderán referidas, en lo pertinente, al Departamento Nacional de Planeación;

Que mediante el artículo 49 del Decreto 195 de 2004, la representación legal del Fondo Nacional de Regalías fue asignada al Director del Departamento Nacional de Planeación;

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 34 del artículo 4º del Decreto 195 de 2004, corresponde al Departamento Nacional de Planeación, controlar y vigilar directamente o mediante la contratación de interventores, la correcta utilización de los recursos provenientes de regalías y compensaciones causadas por la explotación de recursos naturales no renovables de propiedad del Estado y tomar los correctivos necesarios en los casos que se determine una mala utilización de dichos recursos;

Que de acuerdo con lo establecido en el numeral 15 del artículo 7º del Decreto 195 de 2004, corresponde al Director General del Departamento Nacional de Planeación, dirigir y coordinar las políticas de inversión referentes al Fondo Nacional de Regalías y al control y vigilancia de la correcta utilización de los recursos provenientes de regalías y compensaciones causadas por la explotación de recursos naturales no renovables de propiedad del Estado y tomar los correctivos necesarios en los casos que se determine una mala utilización de dichos recursos;

Que se hace necesario implementar mecanismos para lograr un adecuado control a la ejecución de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalías,

RESUELVE:

ART. 1º—Obligaciones generales de los entes ejecutores de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías. Son obligaciones de los entes ejecutores de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías:

1. Incorporar en su presupuesto los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalías mediante, resolución, ordenanza, o acuerdo, según sea el caso y abrir una cuenta bancaria en la cual se identifique el nombre completo del proyecto tal y como se señala en el acuerdo de aprobación del mismo. Dicha cuenta deberá generar rendimientos financieros.

2. Remitir a la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente a la subdirección de regalías del Departamento Nacional de Planeación, copia de los siguientes documentos:

a) Copia del acto de incorporación en el presupuesto de conformidad con lo señalado en el numeral 1º del presente artículo;

b) Certificado de apertura de la cuenta bancaria donde se efectuará el manejo de los recursos del proyecto;

c) Copia del acta de posesión del representante legal del ente ejecutor del proyecto;

d) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal del ente ejecutor;

e) Fotocopia del NIT del ente ejecutor;

f) Certificación expedida por el representante legal del ente territorial ejecutor de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías sobre la inexistencia de doble financiación para el proyecto;

g) Certificación expedida por el representante legal del ente territorial beneficiario de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías de que el proyecto no ha sido ejecutado; para el caso de proyectos de sostenibilidad en ampliación de cobertura educativa, certificación de que el proyecto se está ejecutando;

h) Solicitud de giro de recursos del Fondo Nacional de Regalías.

3. Suscribir los contratos necesarios para la ejecución del proyecto, así como el de interventoría técnica. Para efectos de la contratación de la interventoría técnica, el ente ejecutor podrá disponer hasta de un seis por ciento (6%) de los recursos efectivamente autorizados a girar por el Fondo Nacional de Regalías para el proyecto. En la selección del interventor técnico se deberá tener en cuenta la experiencia e idoneidad del mismo para desarrollar esta clase de actividad.

4. Llevar una contabilidad separada por cada proyecto de los recursos entregados en virtud del acto de aprobación, y mantener sus libros a entera disposición de los organismos de control y vigilancia, de los interventores administrativos y financieros y del Departamento Nacional de Planeación cuando así lo requieran.

5. Utilizar los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalías exclusivamente en la ejecución del proyecto, dando estricto cumplimiento a las condiciones financieras y técnicas establecidas para el proyecto aprobado.

6. Enviar mensualmente a la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente a la subdirección de regalías del Departamento Nacional de Planeación, dentro de los primeros veinte (20) días de cada mes:

a) Fotocopia de los contratos o convenios que se celebren durante el mes anterior en desarrollo del proyecto aprobado por el consejo asesor del Fondo Nacional de Regalías, junto con los documentos que forman parte de los mismos;

b) Copia de los convenios o contratos celebrados con terceros, a través de los cuales se administren o inviertan los recursos del Fondo Nacional de Regalías, debidamente numerados y fechados, acompañados de todos los soportes precontractuales y contractuales que sustentan dicha contratación;

c) Copia del contrato o contratos de interventoría técnica suscritos en el mes anterior o certificación de la misma cuando no se necesite contratar la interventoría con personas independientes de la entidad contratante. Si se contrata con terceros se deberán adjuntar los respectivos soportes contractuales;

d) Los documentos de modificaciones a los contratos o convenios suscritos, realizadas en el mes anterior, si las hubiere;

e) Informes de interventoría técnica debidamente firmados por el interventor técnico designado, que contengan la descripción y concepto sobre la ejecución de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto;

f) Relación actualizada de los reintegros a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público de los rendimientos financieros generados, indicando los valores, fechas y cuenta de reintegro;

g) Copia de los movimientos correspondientes al mes anterior del libro de bancos y de los comprobantes generados.

7. Enviar trimestralmente a la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente a la subdirección de regalías del Departamento Nacional de Planeación, copia de los extractos bancarios de la cuenta del proyecto de los tres (3) meses anteriores.

8. Colocar o tener instalada una valla que indique el nombre del proyecto, las fuentes de financiación y los nombres de la interventoría administrativa y financiera y de la interventoría técnica del mismo.

9. Aportar o haber aportado los recursos de cofinanciación propios o de entidades diferentes al Fondo Nacional de Regalías cuando el proyecto se haya aprobado con fuentes de financiación adicionales, las cuales deben señalarse y discriminarse expresamente con el fin de garantizar la ejecución completa del proyecto.

10. Reintegrar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público los rendimientos financieros de conformidad con las normas que regulan la materia, así como los saldos no ejecutados. Las cuentas bancarias a las que deberán consignarse estos reintegros, serán comunicadas directamente por la subdirección de regalías del Departamento Nacional de Planeación o por intermedio de las interventorías administrativas y financieras.

11. Reintegrar los recursos no utilizados en el proyecto, cuando desde el punto de vista material o jurídico resulte imposible la ejecución del mismo, o cuando así lo establezcan las normas vigentes.

ART. 2º—Informes. Los entes beneficiarios y ejecutores de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías, sin perjuicio de la obligación de suministrar toda la información relativa a la ejecución y correcta utilización de los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalías que le sea exigida por los entes competentes, deberán rendir ante la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, a la subdirección de regalías del Departamento Nacional de Planeación, los siguientes informes:

1. Un primer informe de avance en el cual se debe evidenciar un mínimo del cuarenta por ciento (40%) de ejecución del proyecto, y que comprenderá la entrega de los siguientes documentos:

a) Copia de las respectivas actas que deban ser suscritas en virtud de lo exigido en cada uno de los contratos o en la ley y su reglamento, entre otras, para la iniciación, avance, suspensión y reiniciación de los contratos;

b) Informes de la interventoría técnica, sobre la ejecución del cuarenta por ciento (40%), debidamente firmados por el interventor técnico designado y que contengan como mínimo:

— El avance de las obras o trabajos.

— Cantidad de obra o de trabajos ejecutados.

— Calidad de obras o de trabajos ejecutados.

— Información adicional relevante para la evaluación de la obra o los trabajos.

— Cronograma actualizado de obra o trabajos.

— Duración prevista de cada componente del proyecto.

— Fecha prevista de culminación del proyecto y programación de pagos.

— Registro fotográfico del avance del proyecto y de la valla señalada en el numeral 8º del artículo 1º;

c) Certificaciones sobre el aporte y ejecución de los recursos de cofinanciación, expedida por el ente beneficiario o ejecutor;

d) Certificación de los rendimientos financieros generados, expedida por el ente ejecutor.

2. Un segundo informe de avance en el cual se debe evidenciar un mínimo del noventa por ciento (90%) de ejecución del proyecto, que contendrá la información actualizada del primer informe de avance.

3. Un informe final que deberá presentarse cuando finalice la ejecución del proyecto, que contendrá además de la información actualizada de los informes de avance, de que hablan los numerales 1º y 2º del presente artículo, la siguiente documentación:

a) Acta final de obra o de recibo de los trabajos debidamente aprobada por el interventor técnico o el ente ejecutor;

b) Fotocopia de las pólizas de estabilidad de obra, calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento, cuando sea el caso, acompañadas de los respectivos oficios de aprobación de las mismas;

c) Constancia del reintegro a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público del saldo de los recursos del Fondo Nacional de Regalías no ejecutado, indicando el valor, fecha de giro y cuenta de reintegro;

d) Certificación de cancelación de la cuenta bancaria en la que se efectuó el manejo de los recursos del proyecto, expedida por la entidad bancaria respectiva.

PAR.—Para los efectos de lo previsto en la presente resolución, los informes a los que se refiere este artículo deberán ser aprobados por la interventoría administrativa y financiera designada y en su defecto por la subdirección de regalías del Departamento Nacional de Planeación.

ART. 3º—Requisitos para el giro de recursos del Fondo Nacional de Regalías. Las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías, serán giradas a los entes ejecutores, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Para el primer giro de los recursos, que será del cincuenta por ciento (50%) de los mismos, el ente ejecutor de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías deberá acreditar el cumplimiento de las obligaciones previstas en los numerales 1º y 2º del artículo 1º de la presente resolución.

2. Para el segundo giro de los recursos, que será del cuarenta por ciento (40%) de los mismos, el ente ejecutor de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías deberá acreditar el cumplimiento de la obligación prevista en el numeral 3º del artículo 1º y haber obtenido la aprobación del informe que se establece en el numeral 1º del artículo 2º de la presente resolución.

3. Para el último giro de los recursos, que será del diez por ciento (10%) de los mismos, el ente ejecutor de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías deberá acreditar el cumplimiento de la obligación prevista en el numeral 2º del artículo 2º de la presente resolución.

Considerando las características de duración, costo, naturaleza de los proyectos o de los ejecutores de los mismos, así como del esquema de cofinanciación para la ejecución del los proyectos aprobados por el consejo asesor del Fondo Nacional de Regalías, respectivamente, el Departamento Nacional de Planeación, podrá establecer un plan de giros diferente al señalado en el presente artículo.

ART. 4º—Sustitución de mecanismos de control. A partir de la fecha de publicación de la presente resolución todos los proyectos que se ejecuten con recursos del Fondo Nacional de Regalías se sujetarán a las disposiciones aquí previstas, que sustituyen a los convenios interadministrativos celebrados entre la Comisión Nacional de Regalías y los entes ejecutores de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías como mecanismos para el correcto manejo y utilización de los recursos.

ART. 5º—Transitorio. Son obligaciones de los entes ejecutores de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías, que a la fecha han recibido recursos del Fondo Nacional de Regalías y que no hayan terminado la ejecución de proyectos aprobados con anterioridad a 31 de diciembre de 2003:

1. Abstenerse de utilizar los recursos destinados a la ejecución del proyecto, hasta tanto no se obtenga el concepto favorable por escrito del interventor financiero y administrativo designado por el Departamento Nacional de Planeación y si este no se encontrare designado, de la subdirección de regalías del Departamento Nacional de Planeación, de acuerdo con las siguientes reglas:

a) Concepto favorable para utilizar la suma equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor girado por el Fondo Nacional de Regalías, previa acreditación del cumplimiento de las obligaciones previstas en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 1º de la presente resolución;

b) Concepto favorable para utilizar la suma equivalente al cuarenta por ciento (40%) del valor girado por el Fondo Nacional de Regalías, y haber obtenido la aprobación del informe que se establece en el numeral 1º del artículo 2º de la presente resolución;

c) Concepto favorable para utilizar el saldo del valor girado por el Fondo Nacional de Regalías, previa presentación del informe final señalado en el numeral 3º del artículo 3º de esta resolución.

2. Remitir el primer informe de avance señalado en el numeral 1º del artículo 2º, cuando se alcance el cuarenta por ciento (40%) de ejecución del proyecto.

3. Presentar cuando se finalice la ejecución del proyecto el informe que se establece en el numeral 3º del artículo 2º de la presente resolución.

PAR.—Los entes ejecutores de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías a los cuales hace referencia el presente artículo, podrán optar por la aplicación inmediata de las disposiciones previstas en el mismo, solicitando por escrito a la subdirección de regalías del Departamento Nacional de Planeación, la respectiva terminación y liquidación por mutuo acuerdo del convenio interadministrativo implementado como mecanismo para el correcto manejo y utilización de los recursos o en su defecto sujetarse a lo dispuesto en los mencionados convenios hasta su vencimiento.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de junio de 2004.

(Nota: Véase Resolución 38 de 2008 artículo 4° del Departamento Nacional de Planeación)

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