RESOLUCIÓN DSH-7 DE 2005 

(Agosto 12)

“Por medio de la cual se modifica la Resolución 588 del 2 de mayo de 2002 sobre creación, conformación y reglamentación del comité de archivo de la Secretaría de Hacienda”.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

El Secretario de Hacienda de Bogotá D.C.,

en uso de sus atribuciones legales, y en especial las conferidas en el artículo 2º del Decreto 333 del 2003.

CONSIDERANDO:

Que en el artículo 19 del Acuerdo 7 de 1994, expedido por la junta directiva del archivo general de la Nación, por medio del cual se adopta y se expide el reglamento general de archivos, modificado por el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995, se señala que:

“Cada entidad establecerá un comité de archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.

Que en el parágrafo del artículo mencionado en el párrafo anterior, se establece lo siguiente:

“El comité de archivo estará conformado, entre otras por las siguiente personas: el funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (secretario general o subdirector administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la oficina jurídica o su delegado; el jefe de la oficina de planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la unidad de control interno, técnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros).

(...)”.

Que en el acta del comité de archivo 27 realizado el 25 de julio de 2005, se expresa lo siguiente:

“El comité en pleno aprobó y recomendó al señor secretario de hacienda la modificación de la Resolución 588 del 2 de mayo de 2002, en los términos de la propuesta de resolución analizada y con las observaciones definidas, la copia forma parte integral de esta acta”.

Que se hace necesario adaptar la Resolución 588 del 2 de mayo de 2002 a las nuevas necesidades administrativas y archivísticas de la Secretaría de Hacienda.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar la Resolución 588 del 2 de mayo de 2002, mediante la cual se creó, conformó y reglamentó el comité de archivo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C., como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad; con el objeto de adaptarla a las nuevas necesidades administrativas y archivísticas de la entidad. El texto de la Resolución 588 quedará así:

1. Conformación del comité de archivo

El comité de archivo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C. estará conformado por los siguientes miembros:

a) El director administrativo y financiero o su delegado, quien lo presidirá.

b) El director jurídico o su delegado.

c) El director distrital de contabilidad o su delegado.

d) El director de sistemas e informática o su delegado.

f) El jefe de la oficina asesora de planeación o su delegado.

g) El subdirector administrativo.

h) El coordinador del grupo de administración documental, quien actuará como secretario.

2. Delegados e invitados al comité de archivo

Los delegados de los miembros del comité de archivo deberán ser como mínimo subdirectores, asesores, jefes de unidad o coordinadores de grupo, toda vez que les corresponderá adoptar medidas y tomar decisiones de importancia para la entidad. Esta delegación se hará mediante memorando dirigido a la dirección administrativa y financiera.

A las reuniones del comité de archivo podrán asistir como invitados los funcionarios de la Secretaría de Hacienda y otras personas que el comité estime conveniente, teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos a tratar.

3. Convocatoria del comité de archivo

El comité de archivo deberá ser convocado por su presidente cada vez que las circunstancias lo requieran y como mínimo dos (2) veces al año, en el día, lugar y hora que defina el presidente del mismo. De cada reunión del comité se levantará un acta suscrita por el presidente, el secretario y los participantes, cuyo original reposará en la secretaría del comité.

4. Quórum deliberatorio y decisorio

El comité de archivo requerirá para deliberar, la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser aprobadas por consenso, o en su defecto, por el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes.

5. Funciones del comité de archivo

Las funciones del comité de archivo serán las siguientes:

1. Analizar, promover y apoyar las actividades pertinentes para cumplir con las leyes y normatividad archivística.

2. Analizar, aprobar y adoptar políticas, planes y programas que regulen la función archivística de la entidad, coadyuvando su ejecución, control, seguimiento y contribuyendo en el mejoramiento y normalización de los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental y la administración de los archivos de la Secretaría de Hacienda.

3. Analizar y aprobar en primera instancia la tabla de retención documental (TRD) y la tabla de valoración documental (TVD), ya que la aprobación definitiva le corresponde a la dirección distrital de archivos de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

4. Unificar, aprobar y expedir la reglamentación sobre formas, procedimientos y normas respecto a la organización, transferencia, consulta, préstamo, retención, selección, conservación y reproducción técnica de documentos.

5. Analizar y aprobar las propuestas de selección y eliminación, de conformidad con lo establecido en la tabla de retención documental y la tabla de valoración documental de la entidad.

6. Analizar y aprobar el programa de gestión documental (PGD) de la entidad.

7. Analizar y aprobar el sistema integrado de conservación (SIC) de la entidad.

8. Analizar y aprobar las tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los soportes documentales diferentes al papel, que empleen cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, que se requieran incorporar en la entidad, siempre y cuando las mismas, cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones legales y normatividad pertinentes.

9. Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento de las metas del plan estratégico, de acción y operativo, relacionados con el archivo.

10. Servir de órgano consultivo a los directivos de la Secretaría de Hacienda y otras entidades del Distrito o la Nación, si es el caso.

11. Las demás funciones que sean requeridas o le sean asignadas por norma legal o autoridad competente.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 2º—La presente resolución deberá ser comunicada a los miembros que conforman el comité de archivo de la entidad y a los miembros que dejaron de serlo.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias,

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de agosto de 2005.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

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