Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible

RESOLUCIÓN 70 DE 2011 

(Noviembre 10)

“Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y del Fondo Nacional Ambiental (Fonam)”.

El Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 208 de la Constitución Política, el artículo 5º de la Ley 99 de 1993, las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, el artículo 2º del Decreto 3570 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la función administrativa y las actuaciones de quienes intervienen en la contratación estatal deben desarrollarse conforme a los principios constitucionales previstos en el artículo 209 de la Carta Política, como son: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, y publicidad, y legales contenidos en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, de transparencia, economía y responsabilidad.

Que el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y el Fondo Nacional Ambiental (Fonam), forman parte de la estructura administrativa del Gobierno Nacional.

Que para el cumplimiento de sus fines las entidades antes descritas desarrollan actividades de selección de contratistas y se sujetan a las normas establecidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de conformidad con el artículo 2º de la Ley 80 de 1993.

Que mediante Resolución 1239 de junio 30 de 2009: “por medio de la cual se adopta el manual de contratación del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, el Fondo Nacional de Vivienda (Fonvivienda) y Fondo Nacional Ambiental (Fonam)”, se determinaron los procesos y procedimientos que se deben adelantar al interior del mismo para la celebración de contratos en la modalidad de contratación directa, así como los procesos y procedimientos relacionados con los contratos y convenios adelantados con créditos de la banca multilateral y demás convenios celebrados por el ministerio.

Que mediante la Ley 1444 de 2011, el Congreso de la República otorgó facultades extraordinarias al Presidente de la República para modificar la estructura de la administración pública.

Que el artículo 11 de la Ley 1444 de 2011 ordenó escindirse del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial los objetivos y funciones asignados por las normas vigentes a los despachos del Viceministro de Vivienda y Desarrollo Territorial y al despacho del Viceministro de Agua y Saneamiento Básico.

Que el artículo 12 de la Ley 1444 de 2011, ordenó la reorganización del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, el cual en adelante se denominará Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y continuará cumpliendo los objetivos y funciones señalados en las normas vigentes, salvo en lo concerniente a la escisión referida en el artículo 11 de esa misma ley.

Que mediante Decreto 3570 de 2011, se modificaron los objetivos y la estructura del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y se integra el sector administrativo de ambiente y desarrollo sostenible.

Que el artículo 3º del Decreto 3570 de 2011, establece que el sector de ambiente y desarrollo sostenible estará integrado por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y las entidades adscritas y vinculadas mencionadas en ese mismo artículo.

Que el Fondo Nacional Ambiental (Fonam), en virtud de lo establecido en el artículo 3º del Decreto 3570 de 2011, es una de las entidades adscritas que integra el sector de ambiente y desarrollo sostenible.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 87 y siguientes de la Ley 99 de 1993; corresponde a este ministerio dar apoyo administrativo y de personal al Fondo Nacional Ambiental (Fonam), en razón a que, no obstante gozar de personería jurídica y patrimonio independiente, carece de estructura administrativa y planta de personal, por lo que se hace necesario que los procesos de contratación que deban adelantarse para cumplir con los fines legales y reglamentarios del mismo, se desarrollen con observancia de los procesos y procedimientos previstos en el manual de contratación que se adopta mediante el presente acto administrativo.

Que en razón a las anteriores consideraciones, el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y el Fondo Nacional Ambiental (Fonam), actualizan y adicionan el manual para la contratación administrativa que rige para estas entidades, en razón a que se hace indispensable establecer los procesos y procedimientos a seguir al interior del reorganizado Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y de esta manera dar cabal cumplimiento al estatuto de contratación estatal vigente, por las mencionadas entidades.

Que en consideración a lo anterior y dando cumplimiento al artículo 89 del Decreto 2474 de 2008 y de lo anteriormente expuesto, se hace necesario derogar en su totalidad el manual de contratación adoptado por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial (hoy Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible) en virtud de la Resolución 1239 del 30 de junio de 2009, con el fin de adoptar un nuevo manual de contratación para el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y el Fondo Nacional Ambiental.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el manual de contratación del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y del Fondo Nacional Ambiental (Fonam) versión 1.0; conforme a lo expuesto en la parte considerativa de la presente resolución.

PAR.—Cualquier modificación al manual de contratación se realizará de acuerdo con el procedimiento establecido en el sistema de gestión de calidad del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

ART. 2º—La presente resolución deroga en su totalidad el manual de contratación adoptado por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial (hoy Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible) en virtud de la Resolución 1239 del 30 de junio de 2009 con el fin de adoptarlo de conformidad con la nueva estructura de la administración pública.

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y formará parte integral de los documentos del sistema de gestión de calidad del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

PAR. TRANS.—Los procesos de selección de contratistas y las actuaciones administrativas adelantadas para la revisión de eventuales incumplimientos por parte de contratistas, que se encuentren en curso a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, continuarán su trámite de conformidad con el manual vigente a la fecha de inicio del respectivo proceso.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y página web de la entidad.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de noviembre de 2011.

 

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Manual de contratación

Presentación

El Estatuto General de Contratación contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios ha sido reformado con ocasión de la expedición de la Ley 1150 de 2007 y a su vez la de sus decretos reglamentarios.

Entre estos últimos, el Decreto 2474 de 2008 en su artículo 89 establece que: “Manual de contratación. Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual, en los términos establecidos en el presente decreto”.

Por consiguiente, el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, en adelante el Ministerio y el Fondo Nacional Ambiental, en adelante el Fonam, establece el manual para la contratación administrativa, teniendo en cuenta las nuevas modalidades de selección en la contratación pública, y los aspectos previstos para la etapa preparatoria, precontractual, contractual y poscontractual.

Mediante la Ley 1444 de 2011, artículos 12, 13 y 17, se determinó la escisión del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y se estableció el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, materia que a su vez desarrollo el Decreto 3570 de 2011, “Por el cual se modifican los objetivos y la estructura del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y se integra el sector administrativo de ambiente y desarrollo sostenible”. Conforme a ello se hace necesario ajustar los mecanismos y procedimientos necesarios para posibilitar la operatividad de las normas antes mencionadas, especialmente en cuanto hace referencia a la procedencia y pertinencia de adoptar el manual de contratación de esta entidad.

CAPÍTULO I

Marco conceptual

1.1. Campo de aplicación

El presente manual tiene aplicación para la actividad de contratación que lleve a cabo el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, como una entidad pública de carácter nacional del nivel central y el Fondo Nacional Ambiental (Fonam).

1.2. Intervinientes

— Ordenador del gasto: En virtud del artículo 11 de la Ley 80 de 1993 es el jefe de la entidad, en el numeral 1.7 se detalla quién es el ordenador del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y el Fonam, el cual a su vez conforme a las disposiciones legales podrá delegar estas funciones en el Viceministerio de Ambiente y en la secretaría general.

— Dependencia solicitante: Es la dependencia del ministerio que requiere adquirir o recibir un bien o servicio a través de un acuerdo de voluntades.

— Grupo de contratos: Grupo interno de trabajo, dependiente de la subdirección administrativa financiera de la secretaría general que tiene a su cargo apoyar y asesorar a las dependencias del ministerio, así como al Fonam en materia contractual en las fases preparatoria, precontractual, contractual o poscontractual y adelantar los procedimientos correspondientes a las diferentes modalidades de selección de contratistas, así como la elaboración de las respectivas minutas, documentos y actuaciones derivadas, y/o complementarias.

— Supervisor o interventor: La supervisión y/o interventoría de los contratos es una función pública que realiza una persona natural o jurídica designada por el ordenador del gasto en el texto del contrato o convenio para controlar, exigir, colaborar, absolver inquietudes, prevenir en lo posible fallas en la ejecución contractual y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios y actividades contratadas. Todo esto con el objetivo de realizar un monitoreo eficaz y oportuno al desarrollo de la ejecución de los contratos y convenios hasta su liquidación, de conformidad con lo establecido en el manual de interventoría y/o supervisión del ministerio.

— Se denominará supervisor aquella persona natural designada por el ordenador del gasto, para ejercer la supervisión, control y vigilancia de la ejecución de los contratos. Puede ser funcionario que pertenezca a la planta de personal del ministerio o contratista que presta sus servicios profesionales de manera personal y directa a la entidad cuyo objeto contractual contemple la realización de esta labor de supervisión en atención a las actividades pactadas.

— Se denominará interventor aquella persona natural o jurídica que previo agotamiento del procedimiento de selección establecido en el estatuto contractual colombiano suscriba un contrato de consultoría, cuyo objeto sea ejercer una interventoría.

— Proponente u oferente: Particular (persona natural o jurídica) que aspira a suscribir contrato con el ministerio y el Fonam a través de su participación en un proceso de selección o por contratación directa.

— Contratista (contratista, consultor o proveedor): Persona (natural o jurídica) que tiene a su cargo una obligación de hacer, dar o entregar a favor del ministerio o el Fonam. Su selección puede ser resultado de un proceso de selección pública (licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos) o como resultado de una contratación directa.

— Comité asesor de procesos de contratación: Es una instancia asesora del ordenador del gasto cuya conformación y funciones se establecen en el capítulo III del presente manual.

— Comité asesor - evaluador para licitaciones públicas y selecciones abreviadas: Funcionarios y/o contratistas designados por el ordenador de gasto con obligaciones específicas detalladas en el numeral 3.11 del capítulo III del presente manual.

— Comité asesor - evaluador para concursos de méritos (parágrafo 2º art. 12 y art. 58 del D. 2474/2008): Conformado por servidores públicos o particulares para la evaluación de las propuestas en procesos de selección por concurso de méritos, con obligaciones específicas detalladas en el numeral 3.12 del capítulo III del presente manual.

1.3. Fundamento legal del manual

El contenido del presente manual se fundamenta en los parámetros señalados por el Estatuto General de Contratación Estatal, esto es, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, así como la Ley 1474 de 2011, sus decretos reglamentarios y todas las normas que las modifiquen, complementen o adicionen.

1.4. Principios orientadores de la contratación

En las contrataciones a las cuales se aplica este manual se atenderán los principios consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y especialmente los siguientes:

PrincipiosObjetivo
Buena feLas actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten el ministerio y el Fonam y quienes contraten con estas.
CalidadEs deber de quienes intervengan en la contratación, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares en los bienes y servicios contratados y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos del ministerio y el Fonam.
CeleridadLas normas establecidas en este manual, deberán ser utilizadas por quienes intervienen en la contratación de la entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trámites se enmarquen dentro de los principios de eficiencia y eficacia. Los intervinientes en el trámite al interior del Ministerio y el Fonam impulsarán los procesos de contratación encaminados a lograr que una vez iniciados, estos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.
EconomíaLos procesos de contratación se adelantarán de tal manera que la administración pueda seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos; los recursos destinados para la contratación deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.
PlaneaciónEs la etapa de concepción del contrato o de definición de los requerimientos de una contratación. Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la Entidad para el cumplimiento del servicio público que le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados; es decir, la adquisición de bienes y servicios debe corresponder al plan de acción y/o al plan anual de compras del ministerio y el Fonam, sin que deban ejecutarse producto de la improvisación, salvo urgencia manifiesta.
ResponsabilidadQuienes intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos del ministerio y el Fonam, del contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos actores deberán responder por sus actuaciones y omisiones e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. De igual manera, los contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados, y responder por ello.
TransparenciaEl Ministerio y el Fonam deben escoger al contratista con cualquiera de las modalidades de contratación previstas en las normas legales vigentes, en especial las señaladas en la Ley 1150 de 2007, tales como licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa. Los procesos contractuales que adelante la entidad deben dar aplicación a la selección objetiva prevista en el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007; por consiguiente, los pliegos de condiciones deben tener en cuenta los criterios y reglas claras las cuales deben ser conocidas con oportunidad, para que los interesados conozcan los informes, conceptos y decisiones, y formulen las observaciones requeridas.
Selección objetivaEs objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Los factores de escogencia y calificación deben ser adecuados y proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
PublicidadDe conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual, contractual y poscontractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, para lo cual se dará cumplimiento a lo establecido por el sistema electrónico para la contratación pública (Secop).
Debido procesoExige de la administración el acatamiento pleno de la Constitución y la ley en el ejercicio de sus funciones (arts. 6º, 29 y 209 de la Constitución), que garantizan no vulnerar derechos fundamentales de quienes acceden o son vinculados a las actuaciones de la administración, garantizando el derecho de defensa y contradicción.

 

1.5. Alcance del manual de contratación

El manual comprende la actividad contractual desde su formación hasta su culminación, esto es, todos los trámites preparatorios, precontractuales, contractuales y poscontractuales.

El manual de contratación se aplicará con plena observancia de lo establecido en los procesos y procedimientos de la entidad, y en las normas que conforman el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

El presente manual está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas encargados de adelantar los procesos de la contratación pública en el ministerio y el Fonam y tiene por objeto señalar los parámetros básicos a los que se refieren los procedimientos que detallan cada una de las actividades del subproceso de gestión de contratación.

1.6. Excepciones

Están exceptuadas de la aplicación de este manual:

a) Las adquisiciones de bienes y servicios financiados con fondos de organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros y/o personas extranjeras de derecho público, los cuales se someten a las normas e instructivo que existen para tal fin, lo anterior según lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.

b) Las adquisiciones de bienes y servicios financiados en un 50% o más con fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, los cuales se podrán someter a los reglamentos y procedimientos de tales entidades, lo anterior según lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.

Los reglamentos especiales a los que se refieren los literales anteriores deberán hacer parte integral del convenio suscrito, ante la ausencia de estos, tales entidades serán las que determinarán el procedimiento de contratación a seguir.

c) La contratación directa (num. 4.4 capítulo IV del presente manual).

1.7. Capacidad para contratar

Es la facultad que tiene el representante legal del ministerio y el Fonam, para ordenar adelantar los procesos de selección incluyendo todos los actos inherentes a estos, celebrar contratos, verificar su ejecución y liquidación, facultad que ha sido delegada en virtud del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado en el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 8º de la Ley 489 de 1998.

Representación legal del Ministerio y el Fonam

El Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible es el representante legal del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y del Fondo Nacional Ambiental (Fonam).

Son facultades del ordenador del gasto: La ordenación de la apertura de procesos de selección y su adjudicación, así como los actos relacionados con la contratación no precedida de convocatoria pública; la celebración del contrato, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; la terminación del contrato, ya sea terminación anticipada (unilateral o de mutuo acuerdo), imposición de multas, caducidad, y la liquidación y en general todas aquellas que tengan relación con la actividad contractual.

1.8. Conflicto de intereses

Los intervinientes en el proceso de contratación deberán informar en caso de estar ante cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses del ministerio y el Fonam, con el propósito de que el comité asesor de procesos de contratación analice los fundamentos de hecho y derecho, emitirá concepto e informe al ordenador del gasto para la adopción de las medidas a que haya lugar.

1.9. Capacidad de los contratistas

Podrán celebrar contratos con el ministerio y el Fonam las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces, incluidas todas las formas asociativas de conformidad con las normas legales vigentes, sean estas nacionales o extranjeras.

1.10. Inhabilidades e incompatibilidades

No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con el ministerio y el Fonam, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad, señaladas en la Constitución Política, y especialmente, las contempladas en el artículos 8º de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y el 9º de la Ley 80 de 1993, el artículo 5º de la Ley 828 de 2003, el artículo 74 del Decreto 2474 de 2008, las previstas en el Código Contencioso Administrativo, en el Estatuto Anticorrupción (L. 1474/2011) y las demás establecidas en las normas legales vigentes.

1.11. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevivientes

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de un procedimiento de selección, se entenderá que renuncia a la participación en dicho procedimiento y a los derechos surgidos del mismo, en su defecto, la entidad declarará la existencia de tal circunstancia en forma unilateral.

Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este debe ceder el contrato previa autorización escrita del ministerio y el Fonam, si ello no es posible, renunciará a su ejecución y darán las partes por terminado el contrato.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal contratista, aquel debe ceder su participación a un tercero, previa autorización escrita del ministerio y el Fonam. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal (L. 80/93, art. 9º).

CAPÍTULO II

Del proceso de contratación

2.1. Etapas del proceso de contratación

El proceso de contratación se desarrollará en cuatro (4) etapas, que se detallan así:

2.1.1. Preparatoria: En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la entidad y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, que incluye entre otros, los estudios de prefactibilidad y factibilidad, diseños, planos, topografía, documentos, autorizaciones, certificaciones, identificación de las fuentes presupuestales y de recursos pertinentes y elaboración del estudio previo y determinación de los aspectos técnicos (requisitos técnicos mínimos, factores de evaluación de los aspectos técnicos, anexos técnicos, por citar algunos) del proyecto de pliegos de condiciones, que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista.

El área que tenga la necesidad de contratación tendrá como antecedente e insumo principal del proceso preparatorio contractual el plan de acción y el plan de compras del ministerio y el Fonam.

Se elaborarán los estudios previos que contendrán como mínimo los requisitos establecidos en el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008 y de cualquier otra norma que lo adicione o modifique.

2.1.2. Precontractual: Define los trámites que debe realizar la administración dependiendo de la clase de contrato a realizar y la modalidad de selección a aplicar de conformidad con las normas legales vigentes. De manera general el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 2025 de 2009, establece que la entidad debe seleccionar a los contratistas, a través de las siguientes modalidades:

1. Licitación pública

2. Selección abreviada

3. Concurso de méritos

4. Contratación directa.

2.1.3. Contractual: Es el periodo comprendido entre la suscripción y la liquidación del contrato, esto es, el perfeccionamiento, legalización, ejecución y liquidación.

2.1.4. Poscontractual: Actuaciones que se puedan derivar de la ejecución del contrato o de su liquidación.

CAPÍTULO III

Comité de contrataciones

3.1. Naturaleza

El comité asesor de procesos de contratación es una instancia asesora de los ordenadores del gasto del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y del Fondo Nacional Ambiental (Fonam).

3.2. Miembros del comité asesor de procesos de contratación

El comité asesor de procesos de contratación estará integrado así:

a. El Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible y en su defecto el secretario general del ministerio, quien lo presidirá.

b. El secretario general o quien este designe.

c. El jefe de la oficina asesora jurídica o quien este designe.

d. El subdirector administrativo y financiero o quien este designe.

e. El coordinador del grupo de contratos, quien ejercerá la secretaría técnica.

f. El asesor para temas financieros.

Tendrán voz y voto los miembros del comité asesor de procesos de contratación en las decisiones que se adopten al interior de él.

3.3. Invitados permanentes

Los jefes de la oficina de control interno y de la oficina asesora de planeación o quienes estos designen, el profesional del grupo de contratos que tenga asignado el proceso de contratación, según los temas a tratar en la sesión respectiva.

Los invitados permanentes participarán en las sesiones con voz pero sin voto.

3.4. Invitados no permanentes

Los directores, jefes o coordinadores de las dependencias del ministerio que requieran de la contratación bajo estudio del comité o quienes estos designen.

3.5. Secretaría técnica del comité

La secretaría técnica estará a cargo del coordinador del grupo de contratos. Esta secretaría será quien convoque a las reuniones, verifique su quórum y redacte las actas de tales reuniones.

3.6. Funciones del comité

Son funciones del comité las siguientes:

— Analizar y recomendar la aprobación de los pliegos de condiciones definitivos de licitaciones, concursos y procesos de selección abreviada y de los avisos de convocatoria en la modalidad de concurso de méritos.

— Analizar y conceptuar sobre los conflictos de intereses puestos a su consideración.

3.7. Sesiones del comité

El comité asesor de procesos de contratación se reunirá previa convocatoria del secretario técnico para tratar los temas de su competencia.

3.8. Citación del comité

La secretaría técnica del comité será la encargada de citar a los miembros, con una antelación mínimo tres (3) días hábiles, mediante comunicación en la que conste el día, la hora y lugar de la reunión, anexando el orden del día. Adicionalmente remitirá los documentos soportes necesarios para que los miembros del comité procedan a revisar y analizar los pliegos de condiciones del proceso correspondiente, previa solicitud del área interesada en la contratación, quien debe informar sobre la necesidad de adelantar un proceso de contratación y adjuntar el estudio previo y el pliego de condiciones (en medio magnético).

3.9. Quórum

El comité asesor de procesos de contratación podrá sesionar y deliberar con la mitad más uno de sus integrantes y recomendar válidamente al ordenador del gasto con el voto favorable de la mayoría de los mismos.

En el caso de presentarse voto desfavorable por parte de alguno de los miembros del comité, este deberá dejar constancia de los argumentos de hecho y/o derecho que dan origen al voto negativo, lo cual quedará consignado en el acta respectiva.

3.10. Actas

De las sesiones del comité, se levantarán actas en las que deberá constar la fecha, lugar, temas tratados, conclusiones y recomendaciones. Las actas serán firmadas por el presidente y secretario del comité, previa circulación del proyecto de acta a los asistentes a la sesión para las observaciones del caso. Las actas serán redactadas por el secretario técnico del comité, quien tendrá la responsabilidad de su custodia.

3.11. Comité asesor evaluador de licitaciones y selecciones abreviadas

Son los funcionarios y/o contratistas designados por el ordenador del gasto y tienen como obligaciones:

— Analizar el pliego de condiciones del respectivo proceso, sus adendas y demás documentos generados durante el proceso.

— Revisar, analizar y estudiar cada una de las ofertas presentadas en el respectivo proceso, este análisis es de tipo jurídico, administrativo, técnico y financiero o económico.

— Solicitar a los oferentes las aclaraciones a que haya lugar a fin de precisar aspectos de la oferta, sin que esto constituya una instancia para mejorar la propuesta.

— Presentar un informe de evaluación al ordenador del gasto.

— Proyectar las respuestas a las observaciones a los informes de evaluación en caso de que los hubiere, las cuales deben ser enviadas al grupo de contratos.

— Acompañar al ordenador del gasto a la audiencia de adjudicación en caso que el proceso así lo requiera.

— Obrar con responsabilidad, imparcialidad y buena fe durante el proceso de selección, sin interés diferente al servicio público y conveniencia para la entidad.

El (los) miembro(s) que efectué(n) la calificación técnica será(n) postulado(s) por la dependencia del ministerio que requiera de la contratación, en el momento en que se solicite al grupo de contratos la publicación del proyecto de pliego de condiciones del proceso.

Por su parte, el (los) miembro(s) que efectué(n) la verificación y/o evaluación financiera y jurídica será(n) propuesto(s), el primero por el subdirector administrativo y financiero, y el segundo por el coordinador del grupo de contratos.

Los postulados como miembros del comité evaluador serán ratificados por el ordenador del gasto, dentro del acto administrativo de apertura del proceso de contratación.

3.12. Comité asesor evaluador para concursos de méritos (par. 2º art. 12 y art. 58 del D. 2474/2008)

Es un comité integrado por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas en procesos de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos; para estos últimos, este comité asesorará a la entidad en:

— El proceso de precalificación y selección (según el caso).

— En la validación del contenido de los requerimientos técnicos.

— En la conformación de la lista corta o de las listas multiusos.

— En la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y,

— En la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación.

La designación de los miembros que conformarán el comité asesor evaluador se efectuará en los términos establecidos en el numeral 3.11 del capítulo III del presente documento.

La entidad podrá, de manera motivada, apartarse de las recomendaciones que con ocasión del proceso de concurso de méritos le realice el comité asesor.

CAPÍTULO IV

Modalidades de selección del contratista

4.1. Licitación pública

Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública.

4.2. Selección abreviada

La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual, la cual se efectuará en los términos establecidos en el Estatuto General de Contratación (L. 1150/2007, art. 2º, num. 2º). Igualmente, se incluyen en esta modalidad de selección los procedimientos de selección para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios, cuyo valor no exceda del 10% de la menor cuantía de la entidad (D. 2516/2011).

4.3. Concurso de méritos

Proceso reglado de selección para la adquisición de servicios de consultoría, y para la contratación de los intermediarios de seguros. Puede ser abierto o con precalificación en este último caso podrá ser por lista corta o lista multiusos, así mismo puede hacerse para presentación de propuesta técnica simple o propuesta técnica detallada.

4.4. Contratación directa

Modalidad de contratación que procede exclusivamente en los casos previstos en la Ley 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios y demás normas especiales que de manera explícita establezcan esta modalidad de selección a casos particulares. Entre ellos los contratos interadministrativos con entidades del orden nacional o territorial y la contratación con empresas de servicios públicos con título habilitante de prestador exclusivo; los convenios interadministrativos de cooperación y/o de asociación previstos en los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998 y los contratos de prestación de servicios profesionales a los que hacen mención los artículos 81 y 82 del Decreto 2474 de 2008.

CAPÍTULO V

Etapa contractual

5.1. Perfeccionamiento y requisitos de legalización y de ejecución de los contratos

Sin importar la modalidad utilizada para seleccionar al contratista, la etapa contractual en todas ellas, guarda semejanza en aspectos que se señalan a continuación.

5.1.1. Elaboración, suscripción y contenido del contrato

El grupo de contratos será el encargado de elaborar la minuta del mismo y de impulsar el trámite de suscripción.

5.1.2. Requisitos de perfeccionamiento del contrato

Una vez suscrito por las partes, se procede a su numeración consecutiva e imposición de la fecha, si el contrato involucra recursos presupuestales de la nación colombiana (sean propios, del presupuesto general, de crédito o donación) requiere además del registro presupuestal, como requisito de perfeccionamiento de esta actuación administrativa. Para este efecto, una vez numerado y fechado se entregará el contrato acompañado del expediente contractual que le dio origen al grupo de finanzas y presupuesto para que proceda al registro presupuestal.

5.1.3. Requisitos de ejecución del contrato

El contrato requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos para el inicio de su ejecución, así:

• En los contratos en los que se pacta la obligación de constituir una garantía, se iniciará la ejecución una vez esta es aprobada por el coordinador del grupo de contratos, garantía que solo es aprobada si es suficiente para amparar los riesgos identificados en la forma y oportunidad que se describen en el contrato y de acuerdo con los parámetros normativos pertinentes. La garantía deberá mantenerse vigente hasta la liquidación del contrato.

• En los contratos en los que no se pacta la obligación de constituir garantía por encontrarse en uno cualquiera de los eventos que lo permite a la luz del artículo 8º del Decreto 4828 de 2008, bastará cumplir con los requisitos de perfeccionamiento (suscripción y registro) para dar inicio a su ejecución.

• El inicio de la ejecución puede diferirse a la suscripción de un acta de inicio, evento este que solo puede realizarse previa la aprobación de la garantía.

• Una vez cumplidos los requisitos de ejecución, el grupo de contratos remitirá una comunicación al supervisor y al grupo de finanzas y presupuesto (cuando el contrato suscrito involucre recursos), con un ejemplar del contrato, indicándole que puede iniciar su ejecución; en caso de que la misma esté supeditada al acta de inicio, así se lo hará conocer al supervisor.

5.1.4. Requisitos de legalización del contrato

Además de los anteriores requisitos, los contratos deben cumplir con el pago de impuesto de timbre, según la cuantía, y la publicación en el diario único de contratación estatal, cuando a ello hubiere lugar.

Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización, según corresponda, el ordenador del gasto, cuando el texto del contrato no lo establezca directamente o en los eventos en que se requiera el cambio, procederá a designar mediante comunicación escrita quien ejercerá la supervisión del contrato.

5.2. Modificación del contrato

A juicio del supervisor, o por solicitud del contratista debidamente avalada por el supervisor, podrán modificarse aspectos del contrato que no afecten el objeto del mismo, o que no vulneren normas de carácter presupuestal.

Estas modificaciones constarán en acuerdo escrito por las partes, y deberán cumplir con las mismas formalidades aplicables para el contrato principal. No obstante cuando se trate de una aclaración a un error involuntario generado por la entidad (sin incidencia en el objeto, el valor o el plazo del contrato), el ordenador del gasto suscribirá un documento haciendo la precisión respectiva.

5.3. Cesión del contrato

Los contratos estatales son intuito personae, y en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante, de acuerdo con el proceso establecido para el efecto.

5.4. Liquidación de contrato

“Los contratos o convenios de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación (L. 80/93, art. 60). Si las partes no llegan a un acuerdo se procederá a la liquidación unilateral del contrato o convenio.

El procedimiento de liquidación del contrato o convenio se realizará dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes o en el contrato mismo, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal definición del término, se acudirá a los plazos señalados por la Ley 1150 de 2007 o la que la modifique posteriormente.

CAPÍTULO VI

Etapa poscontractual

Son aquellas actividades que se puedan derivar de la ejecución del contrato o como consecuencia de la liquidación de este.

Estas actividades pueden ser, entre otras, de carácter administrativo tales como liberación de saldos, devolución de bienes y/o recursos, comunicaciones a la cámara de comercio, etc., de carácter sancionatorio, como las declaratorias de incumplimiento, de carácter indemnizatorio como es el caso de hacer efectivas las garantías, también pueden ser de carácter judicial ante el contencioso administrativo como consecuencia de ejercer la acción contractual, o en sede extrajudicial como las conciliaciones y transacciones.

CAPÍTULO VII

Manejo del archivo de gestión

Los expedientes contractuales que se conformen con ocasión de la actividad contractual estarán bajo custodia del grupo de trabajo correspondiente, para lo cual dispondrá de un archivo de gestión que velará por su mantenimiento e integridad atendiendo los principios y procesos archivísticos establecidos en la Ley 594 de 2000.

Dichos expedientes no podrán ser utilizados, sino para los propósitos de la actividad contractual y siempre bajo la vigilancia de quien tenga el proceso correspondiente a su cargo, por tanto no podrán ser trasladados a ninguna dependencia distinta de aquellas que tengan injerencia directa en la actividad contractual.

En todo caso son responsables de la custodia y vigilancia de dichos expedientes, además de los encargados del archivo de gestión, quienes en el respectivo momento del proceso tengan contacto con los mismos, por tanto es su deber reintegrar tales expedientes una vez concluido el trámite que corresponda a ese archivo. El incumplimiento de este deber dará lugar a las investigaciones disciplinarias de rigor en el caso de los funcionarios y de terminación del contrato en tratándose de los contratistas.

CAPÍTULO VIII

Reglamentación de las disposiciones del manual de contratación

Las disposiciones establecidas en el presente acto, serán objeto de reglamentación mediante circulares informativas y procedimentales expedidas por la secretaría general, así como las inherentes a la actividad contractual como son la imposición de sanciones contractuales, declaratoria de caducidad y declaratoria de incumplimiento y liquidación de contratos, entre otros.

Control de cambios

Fecha Versión del manual modifica Motivo de la modificación
Elaboró: Javier Miguel Gámez Vizcaíno
Cargo: Asesor
Firma:
Fecha: 2 de noviembre de 2011
Revisó: Rafael José Espinosa Ortega
Cargo: Subdirector administrativo y financiero
Firma:
Fecha:
Aprobó: Álvaro Barragán Ramírez
Cargo: Secretario general
Firma:
Fecha: