Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Dirección General

RESOLUCIÓN 7000 DE 2013

(Agosto 23)

“Por la cual se actualiza y se estructura el Comité institucional de desarrollo administrativo y se derogan unas resoluciones”.

La Subdirectora General,

encargada de las funciones del despacho de la dirección general del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y los decretos 987, 2482, 2578 de 2012.

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto 2482 de 2012, se derogó el Decreto 3622 de 2005 y se establecieron los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, señalando que el mejoramiento continuo de la administración pública se fundamenta, entre otros aspectos, en el fortalecimiento de herramientas de gestión y en la coordinación interinstitucional que facilita la implementación de las políticas públicas, mediante la ejecución de planes, programas y proyectos.

Que en el artículo 1º, del decreto señalado dispone que este será aplicable en su integridad a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional organizados en los términos señalados en el artículo 42 de la Ley 489 de 1998.

Que el decreto en mención establece igualmente la necesidad de adoptar el modelo integrado de planeación y gestión como un instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual debe ser liderado, coordinado e implementado por medio del Comité institucional de desarrollo administrativo en el nivel institucional.

Que de otro lado el decreto en cita, en su artículo 3º adopta las políticas de desarrollo administrativo que contienen aspectos comunes, tales como i) Gestión misional y de gobierno, ii) Transparencia, participación y servicio al ciudadano, iii) Gestión del talento humano, iv) Eficiencia administrativa, y v) Gestión financiera.

Que mediante Resolución 3377 de 2007, el ICBF instituyó formalmente el Comité técnico institucional de desarrollo administrativo con fundamento en el artículo 13 del Decreto 3622 de 2005, mediante el cual el Gobierno Nacional había adoptado las políticas de desarrollo administrativo.

Que posteriormente la mencionada resolución fue derogada por la Resolución 1177 de 2010, por medio de la cual se estructuró el Comité técnico institucional de desarrollo administrativo.

Que mediante Decreto 987 de 2012, se modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, y determinó las funciones de sus dependencias, estableciendo en el articulo 18 las funciones de la dirección de planeación y control de gestión, entre otras: “(...) numeral 3) liderar la formulación y trámites de aprobación de los planes institucionales, plan indicativo, plan de desarrollo administrativo, plan de acción y gobierno en línea; y lo relacionado con la planeación de la operación del Instituto, articulado con el plan nacional de desarrollo”.

Que el artículo 21, numeral 2º del mismo decreto, establece las funciones de la subdirección de monitoreo y evaluación, como la encargada de “proponer y actualizar la política institucional de monitoreo y evaluación, articulando con las directrices del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social”.

Que según la metodología determinada por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, para la implementación del “Modelo integrado de planeación y gestión”, se estableció que el Comité institucional de desarrollo administrativo fuese la instancia orientadora del modelo integrado de planeación y gestión, en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo; además, dispone que este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal, con el fin de obtener ventajas como: i) articulación de la planeación, ii) racionalización de reportes en informes, iii) reducción de requerimientos, iv) alineación de los planes a las metas de plan nacional de desarrollo, y v) único instrumento de reporte de avances.

Que por otra parte, el Decreto 2578 de 2012, reglamenta el sistema nacional de archivos y establece la red nacional de archivos, cuyo fin esencial es la articulación, la modernización y la homogenización metodológica de la función archivística del Estado y de los archivos de las entidades públicas en los diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, y en su artículo 4º como instancia asesora en el orden nacional, establece el Comité de desarrollo administrativo señalado en el Decreto 2482 de 2012, el cual cumplirá entre otras las funciones de Comité interno de archivo.

Que mediante la Resolución 90 de 1999, el ICBF creó el Comité de archivo, la cual fue modificada por las resoluciones 1112 de 2001, 540 de 2004, 2086 de 2006 y, posteriormente fue derogada por la Resolución 1800 de 2010, por la cual se estructuró el Comité de archivo nacional del ICBF y se creó el Comité de archivo en el nivel regional.

Que el Decreto 2693 de 2012, en su artículo 4º parágrafo 1º estableció que: “el Comité institucional de desarrollo administrativo de que trata el artículo 6º del Decreto 2482 de 2012 será la instancia orientadora de la estrategia de gobierno en línea al interior de cada entidad. Las entidades podrán definir otras instancias adicionales si lo consideran necesario”.

Que mediante Resolución 9595 de 2012, el ICBF estructuró el Comité antitrámites y gobierno en línea con el objeto de velar por el cumplimiento de los criterios y lineamientos establecidos para la prestación del servicio al ciudadano en los niveles nacional, regional y zonal, y garantizar la implementación del proceso de racionalización de trámites al interior de la entidad.

Que con fundamento en lo anterior, el ICBF encuentra necesario actualizar y estructurar el Comité institucional de desarrollo administrativo, y a su vez derogar las resoluciones 1800 de 2010 y 9595 de 2012; así, en cuanto a las funciones del Comité de archivo del ICBF de la sede de la dirección general, estas se asignarán al Comité institucional de desarrollo administrativo, y respecto de las funciones del Comité de archivo regional este quedará igual en su estructura y funciones; en cuanto al Comité antitrámites y gobierno en línea del ICBF, las funciones serán asumidas por el Comité institucional de desarrollo administrativo, como la instancia orientadora de la estrategia de gobierno en línea al interior de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF, continuará operando el “Comité institucional de desarrollo administrativo”, con el objeto de orientar, coordinar y facilitar la implementación del modelo integrado de planeación y gestión de la entidad.

ART. 2º—Integración. El Comité institucional de desarrollo administrativo, estará integrado así:

a) El secretario general, quien lo presidirá;

b) El subdirector general;

c) El director de la dirección administrativa;

d) El director de planeación y control de gestión;

e) El director de información y tecnología;

f) El jefe de la oficina asesora jurídica;

g) El subdirector de monitoreo y evaluación;

h) Coordinador de gestión documental.

PAR.—A las sesiones del comité será invitado permanente, previa citación por la secretaría técnica del comité, el jefe de la oficina de control interno. Las demás dependencias podrán asistir de acuerdo a la agenda y temas concertados en cada sesión del comité.

ART. 4º(sic)—Funciones del comité. Sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en el Decreto 2482 de 2012, el Comité institucional de desarrollo administrativo tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo integrado de planeación y gestión en el instituto.

2. Socializar el plan de acción integral al interior de la entidad, para facilitar el conocimiento y generar compromiso en sus colaboradores con el efectivo cumplimiento de las metas establecidas.

3. Velar por que el instituto ponga a disposición de la ciudadanía, en lugares visibles y en medios electrónicos de fácil acceso, información general sobre la gestión institucional.

4. Adelantar las funciones del Comité interno de archivo definidas en el artículo 16 del Decreto 2578 de diciembre de 2012.

5. Garantizar que dentro del plan de acción anual integrado de la entidad, se definan acciones para la implementación de la estrategia gobierno en línea (GEL), y la racionalización de trámites, de acuerdo con los estándares definidos por el Gobierno Nacional.

6. Definir los lineamientos y políticas de uso, disponibilidad, privacidad y seguridad de los servicios soportados en medios electrónicos de la entidad.

7. Las demás que le sean asignadas por la dirección general del ICBF.

PAR. 1º—El subdirector de mejoramiento organizacional es el coordinador del sistema único de información de trámites (SUIT), y del portal de Estado colombiano (PEC), y del proceso de racionalización de trámites al interior de la entidad, y la dirección de servicios y atención será el líder de la estrategia de gobierno en línea.

ART. 5º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del Comité institucional de desarrollo administrativo será ejercida por el director de planeación y control de gestión en lo competente al modelo integrado de planeación y gestión y por el coordinador de gestión documental de la dirección administrativa en lo competente a la gestión documental, tendrán las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del comité a las reuniones ordinarias, o a las extraordinarias que le indique el presidente del comité.

2. Elaborar las actas de cada sesión del comité.

3. Recopilar y consolidar la información necesaria para reportar el seguimiento de las políticas del plan de desarrollo administrativo.

4. Elaborar y presentar el informe de avance trimestral del plan de desarrollo administrativo a los miembros del comité. Una copia del mismo será remitida a la oficina de control interno.

5. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de las políticas de desarrollo administrativo de la entidad.

6. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 6º—Sesiones y votación. El Comité institucional de desarrollo administrativo se reunirá por lo menos una (1) vez cada tres (3) meses o cuando las circunstancias lo requieran. Las decisiones del comité se tomarán por mayoría simple.

ART. 7º—Del Comité de archivo en el nivel regional. En el ICBF continuará el Comité de archivo regional con la función de responder por el cumplimiento de las directrices, criterios, políticas y programas orientados por el Comité institucional de desarrollo administrativo, en sus respectivas jurisdicciones. Será el espacio de planeación, coordinación, control y evaluación regional, en el cual se dan a conocer las políticas, objetivos y lineamientos, se aclaran procedimientos, se analizan y resuelven problemas y se profundiza sobre los temas de interés regional.

ART. 8º—Integración del Comité de archivo en el nivel regional. El Comité de archivo regional estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes actuarán con voz y voto:

El director regional, quien lo presidirá.

El coordinador del grupo jurídico.

El coordinador del grupo administrativo.

El coordinador del grupo financiero.

El coordinador del grupo de asistencia técnica.

El coordinador del grupo de planeación y sistemas.

PAR.—En las direcciones regionales Antioquia, Bogotá y Valle del Cauca, asistirán el coordinador del grupo de atención y ciclos de vida y nutrición y el coordinador del grupo de protección. En la dirección regional Bogotá, igualmente, asistirá el coordinador del grupo de gestión humana y grupo de recaudo.

ART. 9º—Funciones del Comité de archivo en el nivel regional. El Comité de archivo regional ejercerá las siguientes funciones:

1. Responder en su respectiva jurisdicción por el cumplimiento de las directrices, criterios, políticas y programas impartidos por el Comité institucional de desarrollo administrativo.

2. Presentar a consideración del Comité institucional de desarrollo administrativo la propuesta de actualización de las tablas de retención documental (TRD), regional, quien dará la aprobación final, así como propender por su aplicación en la respectiva jurisdicción.

3. Hacer seguimiento y control del cumplimiento de las políticas y orientaciones impartidas por la dirección administrativa relacionadas con (i) la gestión documental en la regional y centros zonales, mediante el aseguramiento, centralización y correcta administración de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por medio de las unidades de correspondencia, (ii) velar por la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales, (iii) gestionar la consecución de espacios apropiados para la administración y conservación de los archivos de la regional y centros zonales, en cumplimiento de la normativa archivística, y (iv) efectuar llamados de atención a los servidores que incumplan lo dispuesto en la normativa vigente.

4. Recomendar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal, jurídico o contable y que no tengan valor histórico o carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

5. Las actas de eliminación de archivo deberán ser suscritas por el servidor público que preside el comité, el jefe de la dependencia respectiva y el coordinador del grupo administrativo de la regional, o quien haga sus veces, y hacer constar la propuesta de eliminación de documentos que se presente con atención a la aplicación de las tablas de retención documental aplicable a dicha dependencia, la cual hará parte de la propuesta de eliminación que debe presentarse al Comité institucional de desarrollo administrativo.

6. Establecer mecanismos de seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, organización y administración de documentos, así como el cumplimiento de las normas archivísticas en la regional y centros zonales.

7. Presentar proyectos de desarrollo archivístico regional y gestionar la consecución de recursos que permitan su implementación e inclusión en el plan de compras anual.

8. Gestionar la asignación de talento humano requerido para el desarrollo de actividades relacionadas con la gestión documental en el nivel regional y zonal y velar por su constante capacitación y formación de competencias laborales.

9. Velar por la optimización en la distribución y utilización de los recursos físicos, tecnológicos y de consumo entregados para el servicio y desarrollo de la función archivística en la regional y centros zonales.

10. Propiciar la articulación del programa de gestión documental en el nivel regional con el sistema de gestión de calidad, modelo estándar de control interno, sistema de gestión ambiental, manejo de identidad visual, seguridad de la información, acorde con las políticas y directrices impartidas por la dirección general.

11. Remitir al grupo de gestión documental del ICBF informes semestrales elaborados por los coordinadores administrativos y avalados por el comité, sobre las necesidades y actividades adelantadas en la respectiva regional y centros zonales para el cumplimiento de la gestión documental.

12. Apoyar al coordinador administrativo regional, o a quien haga sus veces, en la supervisión de los contratos o convenios que adelante el instituto tendiente al desarrollo de la gestión documental, efectuando permanente seguimiento y evaluación de los informes y productos entregados.

13. Atender los requerimientos emitidos por los entes de control en lo referente a la administración y conservación documental en su jurisdicción, así como velar por el cumplimiento de los planes de mejoramiento propuestos para atender hallazgos de tipo archivístico registrados por entes de control del Estado.

14. Estudiar y conceptuar sobre los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.

15. Las demás actividades que demande la implementación de la función archivística en la regional y centros zonales acordes con las orientaciones impartidas por el Comité institucional de desarrollo administrativo a través del grupo de gestión documental y la normativa archivística vigente.

ART. 10.—Secretaría técnica. La secretaría técnica del Comité de archivo regional será ejercida por el coordinador del grupo administrativo y tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a las sesiones ordinarias, y a las extraordinarias por indicación del director regional.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar, suscribir y archivar las actas de cada sesión del comité regional, los antecedentes y demás soportes documentales.

4. Velar por que las proposiciones objeto de estudio del comité regional estén acordes con la normativa vigente.

5. Coordinar el cumplimiento de las funciones del comité regional.

6. Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en el comité regional.

7. Consolidar y remitir los informes que le sean solicitados.

8. Las demás que le sean asignadas por el comité regional.

ART. 11.—Reuniones. El Comité de archivo regional se reunirá bimestralmente en forma ordinaria y extraordinariamente cuando así lo solicite cualquiera de sus integrantes o el director regional, por medio de su secretaría técnica.

PAR.—Las reuniones ordinarias deberán realizarse con veinte (20) días hábiles de antelación a la fecha de reunión programada por el Comité institucional de desarrollo administrativo con el fin de preparar, consolidar y remitir los informes correspondientes que deban ser puestos a consideración de este comité.

ART. 12.—Quórum. El Comité de archivo regional sesionará válidamente con no menos de la mitad de sus integrantes y las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los asistentes.

ART. 13.—Seguimiento. El responsable de cada dependencia se encargará de hacer el seguimiento al cumplimiento de los compromisos pactados y de elaborar el informe que se presentará en la siguiente reunión del Comité de archivo regional.

ART. 14.—El Comité institucional de desarrollo administrativo sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo integrado de planeación y gestión, con el fin de que sea el único instrumento de reporte de avances.

ART. 15.—Suprímase el Comité nacional de archivo del ICBF, el Comité antitrámites y gobierno en línea y el Comité técnico institucional de desarrollo administrativo de acuerdo a las consideraciones expuestas en la parte motiva de esta resolución.

ART. 16.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga la Resolución 1800 de 2010, y las resoluciones 1177 de 2010, y 9595 del 10 de diciembre de 2012.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de agosto de 2013.