Ministerio de Relaciones Exteriores

RESOLUCIÓN 7022 DE 2016

(Octubre 28)

“Por la cual se reglamenta la pasantía de estudiantes colombianos que cursen estudios de pregrado en instituciones colombianas de educación superior”.

La Ministra de Relaciones Exteriores,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, especialmente las conferidas por el artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 55 de 2015, el artículo 19 del Decreto 869 de 2016, la Ley 1780 de 2016, y

CONSIDERANDO:

Que la pasantía universitaria es una extensión de la formación académica superior, a través de la cual los estudiantes realizan una práctica relacionada con su estudio y formación en las dependencias de alguna organización, empresa o entidad, desarrollando actividades conformes con el programa académico que estén cursando, con el objetivo de que dicha actividad resulte formativa para el estudiante y genere un aporte para la entidad.

Que el Ministerio de Relaciones Exteriores está en capacidad de contribuir a la formación educativa permitiendo que los estudiantes colombianos realicen su pasantía universitaria en asuntos propios del ministerio, en las misiones permanentes, embajadas y oficinas consulares de Colombia acreditadas en el exterior, de acuerdo con los lineamientos académicos del centro educativo superior en el que se encuentren matriculados.

Que teniendo en cuenta la Ley 1780 del 2 de mayo de 2016, se hace necesario reglamentar el procedimiento para que los estudiantes colombianos que se encuentren cursando estudios de pregrado en instituciones colombianas de educación superior, debidamente reconocidas y acreditadas por las autoridades correspondientes, puedan adelantar su pasantía en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, las misiones permanentes, embajadas y oficinas consulares de Colombia acreditadas en el exterior.

Que el procedimiento de pasantías debe estar en cabeza de la dirección de talento humano, al encontrarse entre sus funciones la formulación, ejecución y evaluación de los planes y programas dirigidos a la gestión del capital humano acorde a lo establecido en el artículo 19 del Decreto 869 de 2016 y el Decreto-Ley 274 de 2000.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Asignar. Asignar a la dirección de talento humano del Ministerio de Relaciones Exteriores, en marco de la función asignada en el artículo tercero de la Resolución 3279 de 2016, el trámite correspondiente para identificar los escenarios de aprendizaje disponibles en la entidad, así como la potestad para convocar, seleccionar y aprobar los estudiantes que deseen realizar la pasantía profesional en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

ART. 2º—Convenios con instituciones de educación superior. El Ministerio de Relaciones Exteriores celebrará convenio académico con las instituciones de educación superior que operen en Colombia, debidamente reconocidas y acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, con las cuales se coordinarán las pasantías universitarias y deberán contener por lo mínimo los siguientes parámetros:

1. Derechos y obligaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores de las instituciones de educación superior y del pasante, antes de iniciar la pasantía, durante el desarrollo de la pasantía y después de culminada la pasantía.

2. Duración total de la pasantía en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, las misiones permanentes, embajadas y oficinas consulares de Colombia acreditadas en el exterior, de conformidad como la institución educativa lo requiera.

3. Los horarios de la pasantía serán establecidos de tal forma que permitan al estudiante continuar con sus labores educativas y por ningún motivo podrá ser superior al horario laboral de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores. En todo caso, estará sujeto a lo establecido en el respectivo convenio o acuerdo académico.

4. Lugar, oficina o dependencia en la cual el estudiante desarrollará la pasantía, que será en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, las misiones permanentes, embajadas y oficinas consulares de Colombia acreditadas en el exterior, teniendo en cuenta la disponibilidad de personal y el perfil académico del estudiante.

5. Las actividades por desarrollar por el pasante, que serán establecidas en observancia al perfil académico del estudiante y las funciones específicas de la oficina o dependencia a la cual será asignado.

6. Supervisión al estudiante durante el desarrollo de la pasantía en el Ministerio de Relaciones Exteriores, mediante el cual el supervisor designado, trimestralmente enviará un informe a la dirección de talento humano de las anotaciones y calificaciones dadas al pasante universitario.

PAR.—Solo podrán acceder a pasantías profesionales los estudiantes que se encuentren matriculados durante todo el tiempo de duración de la pasantía en una institución colombiana de educación superior, con la cual se encuentre suscrito y vigente el convenio académico.

ART. 3º—Aspectos a considerar en los convenios con instituciones colombianas de educación superior. El Ministerio de Relaciones Exteriores deberá tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de suscribir un convenio académico con las instituciones de educación superior:

1. Programas académicos afines a la misión del Ministerio de Relaciones Exteriores: Únicamente podrán desarrollar la pasantía en el Ministerio de Relaciones Exteriores, los estudiantes matriculados en programas académicos afines a los objetivos, misión y funciones encomendadas constitucionalmente al Ministerio de Relaciones Exteriores como organismo rector de la política exterior de Colombia.

2. La suscripción del convenio entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y las instituciones de educación superior, estará sujeta a la aprobación por parte de la secretaría general, atendiendo las recomendaciones presentadas por la dirección de talento humano.

3. Se establecerá de conformidad con lo establecido en el Decreto 55 de 2015, la entidad que realizará afiliación y pagos de aportes al sistema general de riesgos laborales.

ART. 4º—Procedimiento. La dirección de talento humano definirá el procedimiento aplicable a cada convocatoria, teniendo en cuenta las siguientes etapas:

1. Definición de los escenarios de aprendizaje disponibles en la entidad.

2. Publicación de la convocatoria en las instituciones de educación superior.

3. Recepción de las postulaciones enviadas por la institución de educación superior.

4. Selección de los estudiantes postulados.

5. Aprobación y designación de los estudiantes elegidos para realizar la pasantía universitaria.

ART. 5º—Duración. El término de duración de la pasantía en el Ministerio de Relaciones Exteriores dependerá del convenio educativo estipulado con la universidad en marco de la autonomía universitaria, término que no será prorrogable.

PAR.—Cuando la institución educativa no tenga un plazo previsto para la realización de la pasantía universitaria, el término de la práctica será de seis (6) meses, término que no será prorrogable.

ART. 6º—Requisitos para la postulación de estudiantes. La institución de educación superior deberá remitir por cada estudiante los siguientes documentos para la aprobación de la pasantía universitaria:

1. Carta de presentación emitida por parte de la institución de educación superior, donde presenta al estudiante y lo autoriza para la realización de la pasantía. La comunicación debe expresar que el estudiante ha sido seleccionado previamente, que reúne los requisitos académicos y de perfil, se encuentra matriculado y es requisito para su grado realizar la pasantía.

2. Formato de hoja de vida del Ministerio de Relaciones Exteriores de pasantías.

3. Copia de la cédula de ciudadanía. En todo caso si el estudiante está entre los quince (15) y diecisiete (17) años de edad y requiere realizar la pasantía universitaria, deberán presentar la respectiva autorización de su tutor conforme lo establece el Código de Infancia y Adolescencia.

4. Certificado de antecedentes judiciales (Policía Nacional), antecedentes disciplinarios (Procuraduría), y antecedentes fiscales (Contraloría), expedidos por la autoridad competente.

5. Para los estudiantes seleccionados para realizar la pasantía en las instalaciones de la planta interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, será necesario hacer entrega de una certificación donde conste que el estudiante se encuentra afiliado a una empresa promotora de salud, en calidad de beneficiario o cotizante.

6. En caso de ser necesario por el Ministerio de Relaciones Exteriores, las misiones permanentes, embajadas y oficinas consulares de Colombia en donde se realizará la pasantía, se deberá acreditar el conocimiento del idioma requerido.

7. Exclusivamente para los estudiantes seleccionados para realizar pasantías en las misiones permanentes, embajadas y oficinas consulares de Colombia, será necesario hacer entrega de los siguientes documentos:

a) Copia del pasaporte colombiano expedido por las autoridades consulares respectivas, con vigencia no menor al periodo de duración de la pasantía y con al menos quince (15) días adicionales a su vencimiento;

b) Copia de la visa o del permiso migratorio de estadía emitido por parte del Estado receptor donde se realizará la pasantía universitaria;

c) Certificación que cuenta con un seguro médico internacional o póliza de salud con cobertura en el lugar donde se desarrollará la pasantía universitaria, y con vigencia no menor al periodo de duración de la pasantía y con al menos quince (15) días adicionales a esta.

ART. 7º—Financiación de la pasantía. A través del mecanismo de protección al cesante y con cargo al Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Protección al Cesante (Fosfec), podrá financiarse la práctica universitaria que se efectúe en la planta externa del Ministerio de Relaciones Exteriores.

PAR.—El estudiante interesado en la financiación de la pasantía deberá cumplir las etapas y requisitos establecidos por el Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Protección al Cesante (Fosfec).

ART. 8º—Prohibición. Queda prohibida gestión alguna por parte de funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el fin de obtener la visa correspondiente a los estudiantes que deseen adelantar su pasantía en las embajadas y misiones permanentes de Colombia acreditadas en el exterior.

PAR.—El Ministerio de Relaciones Exteriores se abstendrá de aceptar cualquier pasantía universitaria de quien no reúna la totalidad de la documentación descrita anteriormente.

ART. 9º—Regulación de la pasantía. Al inicio de la pasantía se celebrará un acuerdo de voluntades firmado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, la institución educativa de educación superior y el pasante, por medio del cual se dará alcance a lo establecido en el convenio suscrito para el desarrollo de la pasantía.

ART. 10.—Confidencialidad. Al inicio de la pasantía universitaria los estudiantes deberán suscribir un acuerdo de confidencialidad y compromiso, por medio del cual se comprometen a guardar la reserva y confidencialidad que exigen las actuaciones diplomáticas y con respecto de los asuntos y actividades asignadas al estudiante, e igualmente, a no hacer uso personal de cualquier información que hayan conocido con ocasión del ejercicio de sus actividades.

Asimismo, no podrán obtener copias de documentos ni archivos digitales o magnéticos. Las bases de datos y archivos, según su naturaleza, estarán restringidos cuando se considere necesario.

ART. 11.—Finalización de la pasantía. Para los estudiantes universitarios que hayan finalizado la práctica en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, las misiones permanentes, embajadas y oficinas consulares de Colombia acreditadas en el exterior, y hayan cumplido de manera integral los deberes y obligaciones estipulados en el convenio con la institución educativa, la dirección de talento humano expedirá un certificado que describirá la calificación obtenida por el estudiante y las funciones que desempeñó.

PAR.—Cuando el estudiante que por motivos personales no haya podido cumplir el tiempo estipulado en el convenio académico para la terminación de la pasantía, la dirección de talento humano expedirá un certificado por el tiempo que estuvo realizando la pasantía y con la anotación de su no terminación.

ART. 12.—Cancelación o pérdida de la pasantía. Los estudiantes durante el término autorizado para el desarrollo de la pasantía universitaria, deberán respetar y seguir los deberes consignados en el correspondiente convenio, así como mantener en todo momento una conducta respetuosa y responsable, acatando la reglamentación interna del Estado receptor y guardando las formas de cortesía diplomática que caracterizan las actuaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Cualquier falta a los deberes señalados en el convenio o al compromiso de reserva y confidencialidad, así como el uso de la información conocida para bien propio o de un tercero, o la realización de cualquier actividad que atente contra el ordenamiento jurídico, la normativa interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, la seguridad pública y la moralidad, serán causales de cancelación de la pasantía universitaria, además de las acciones legales a que haya lugar.

El jefe de la dependencia o misión deberá informar a la dirección de talento humano, cualquier situación o circunstancia que pueda ser causal de cancelación o pérdida de la pasantía universitaria, en donde se estudiará el caso y decidirá acerca de la situación presentada.

PAR.—En el caso de configurarse la cancelación o pérdida de la pasantía universitaria el estudiante deberá devolver todos los elementos y documentos de trabajo asignados, así como el carné o credencial que acredita y autoriza al estudiante el ingreso a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Del mismo modo la dirección de talento humano del Ministerio de Relaciones Exteriores comunicará la cancelación o pérdida de la pasantía a la institución de educación superior y al Estado receptor, y bajo ningún motivo se certificará la pasantía que se haya perdido o cancelado bajo los supuestos señalados.

ART. 13.—Situación migratoria. De conformidad con el término autorizado en la visa, otorgada por el Estado receptor para el desarrollo de la pasantía universitaria, una vez terminado este, el estudiante es responsable de su condición migratoria, exonerando al Ministerio de Relaciones Exteriores de todo compromiso.

ART. 14.—Derechos de autor. El estudiante conservará los derechos morales de autor fijados por los literales a) y b) del artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y b) y c) del artículo 11 de la Decisión Andina 351. Los derechos patrimoniales de autor sobre ensayos, documentos, estudios, investigaciones que realice el estudiante en desarrollo de su práctica o pasantía profesional en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, las misiones permanentes, embajadas y oficinas consulares de Colombia acreditadas en el exterior, corresponden en su totalidad al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

ART. 15.—Representación. Los pasantes no pueden representar al Ministerio de Relaciones Exteriores en escenario alguno.

ART. 16.—De la vigencia, derogatoria y transición. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 1330 de 2011, 5552 de 2010, 2347 de 2014, y 1769 de 2015 y demás normas relacionadas. Los convenios educativos suscritos entre universidades extranjeras y las embajadas, misiones diplomáticas u oficinas consulares antes de la fecha de vigencia de la presente resolución estarán vigentes hasta que terminen. A Los estudiantes que hayan iniciado su pasantía o práctica profesional amparados bajo la Resolución 1769 de 2015, les será aplicable la normativa que estaba vigente al momento de su selección como pasantes universitarios en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de octubre de 2016.