Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio

RESOLUCIÓN 703 DE 2013 

(Noviembre 18)

“Por la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio”.

El Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en la Ley 87 de 1983, las resoluciones 354 y 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación y en especial las conferidas en el Decreto-Ley 3571 de 2011 artículo 6º numerales 12 y 17

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado”.

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que en el parágrafo del artículo 1º de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 establece: — “El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal”.

Que el artículo 4º de la Ley 87 de 1993 señala, entre otros, como elementos de control, la simplificación y aplicación de normas y procedimientos por parte de los organismos o entidades de las ramas del poder público.

Que mediante Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación.

Que mediante Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007 de la Contaduría General de la Nación se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública de obligatorio cumplimiento por todos los entes públicos.

Que en consecuencia es necesario reglamentar la clasificación, codificación y administración de bienes tomando como referencia las normas vigentes en materia de administración y el PGCP (Plan General de la Contabilidad Pública) expedido por la Contaduría General de la Nación.

Que el Decreto 734 de 2012 artículo 3.7.2.1 y siguientes establece el procedimiento para la enajenación y donaciones de los bienes que sean propiedad de las entidades públicas lo que es de obligatorio cumplimiento por parte del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio.

Que de conformidad con lo expuesto, se requiere expedir el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del ministerio que permita dar cumplimiento a lo establecido en las normas antes citadas, de modo que se garantice el normal y eficiente uso de los bienes del ministerio ajustados a las normas que lo reglamenten.

En mérito de lo expuesto

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en los términos que se describen a continuación:

CAPÍTULO I

Objetivo

1. Objetivo del manual

Establecer las políticas y lineamientos generales para la administración y manejo de los Bienes del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, de conformidad con la normatividad vigente en la materia.

Diseñar, unificar y establecer los métodos, normas y procedimientos para el manejo, registro, bajas, responsabilidad, control y comercialización de los bienes de propiedad del Ministerio para que sirvan de guía e instrumentos de consulta permanente con el trámite administrativo de dichos bienes.

CAPÍTULO II

2. Clasificación y definiciones

2.1. Marco conceptual de los bienes

2.1.1. Concepto de bien

Son todos los bienes tangibles e intangibles que posee el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, para el desarrollo de su cometido estatal. Se manejarán y controlarán de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

2.1.2. Clasificación de los bienes.

2.1.2.1. Bienes tangibles.

Son bienes que ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con sus especificaciones físicas y técnicas.

2.1.2.1.1. Muebles.

Cualesquiera bienes que puedan trasladarse de un lugar o sitio.

2.1.2.1.1.1. En tránsito.

Comprende la propiedad, planta y equipo que se encuentra en trámite de transporte, legalización, importación o entrega, por parte de los proveedores o terceros responsables.

2.1.2.1.1.2. Bienes devolutivos.

Se clasifican en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque se deterioren y perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza, y que su vida probable es superior a un año. También, porque deben ser devueltos por los funcionarios o contratistas, a quienes la administración se los entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas.

2.1.2.1.1.2.1. Bienes muebles en bodega.

Representa el valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia, consumo y explotación, para ser utilizados en el futuro por parte de las dependencias del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, en desarrollo de su función administrativa o en cumplimiento de la misión. Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como de consumo, en los almacenes del ministerio.

2.1.2.1.1.2.2. Bienes muebles en mantenimiento.

Representa el valor de los bienes muebles, que requieren mantenimiento preventivo o correctivo, con el fin de recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización del bien.

2.1.2.1.1.2.3. Bienes muebles no explotados.

Representa el valor de los bienes muebles, que por características o circunstancias especiales diferentes al mantenimiento no están siendo utilizados por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Es el conjunto de bienes usados que han sido devueltos a los almacenes del ministerio.

2.1.2.1.1.3. Bienes de consumo.

Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal funcionamiento del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Se caracterizan porque se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen, como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de los nuevos. No son objeto de depreciación, provisiones y amortización.

2.1.2.1.1.4. Bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados.

Es la propiedad, planta y equipo a la cual se le reconoció contablemente, el 100% de su capacidad operativa, puede o no encontrarse en servicio. Los bienes depreciados en su totalidad o cuyo valor en libros sea igual a cero (0), y que se encuentren en uso, se mantendrán en la cuenta propiedades, planta y equipo, respectiva.

2.1.2.2. Construcciones en curso.

Corresponde a todos los costos y demás cargos incurridos en el proceso de edificación o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en las labores productivas, operativas o administrativas del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

2.1.2.3. Bienes inmuebles.

Bienes inmuebles considerados como aquellos que no se pueden trasladar de un lugar a otro sin su destrucción o deterioro como terrenos, minas, etc., y los adheridos permanentemente a ellos como edificios, casas, construcciones, etc.

2.1.3. Bienes intangibles.

Son todos aquellos bienes que no tienen ninguna forma física, pero que tienen un valor a causa de los derechos o privilegios que confieren al Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio. Los intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiéndose como tal, el costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo, como son: las licencias, software, patentes, marcas y derechos, entre otros.

2.1.4. Propiedad, planta y equipo.

Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, y por tanto, no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales y siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiéndose esta como, el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien. Son objeto de: depreciación, provisión, valorización y amortización. Incluye los bienes para uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades públicas del Gobierno Nacional.

2.1.4.1. Bienes de uso permanente sin contraprestación.

Comprende los bienes recibidos por las dependencias del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio de Entidades del Gobierno Nacional, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución, sin que medie, el traslado de la propiedad, ni el reconocimiento de contraprestación alguna.

2.1.5. Conceptos que afectan el valor de los bienes.

2.1.5.1. Depreciación.

Reconocimiento racional y sistemático de la pérdida de capacidad operacional de la propiedad, planta y equipo, por el uso u otros factores normales, teniendo en cuenta su vida útil estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras.

2.1.5.2. Avalúo.

Es la valuación de los bienes con el propósito de establecer el valor de realización de los mismos, establecido mediante avalúo técnico practicado por autoridad competente, con estricta sujeción a las disposiciones legales vigentes.

2.1.5.3. Agotamiento.

Distribución del costo asignado a un recurso natural no renovable durante la vida útil de explotación o extracción, de acuerdo con la estimación efectuada mediante estudios técnicos.

2.1.5.4. Provisión.

Representa el menor valor de las propiedades, planta y equipo, resultante de comparar el valor en libro de los bienes sobre su valor de realización o costo de reposición, establecido mediante avalúo.

2.1.5.5. Valorización.

Aumento neto del valor en libros de los activos, resultante de comparar el valor en libro de los bienes sobre su valor de realización o costo de reposición, establecido mediante avalúo.

2.1.5.6. Amortización.

Reconocimiento gradual de la pérdida de capacidad productiva del activo (semovientes, plantaciones agrícolas, intangibles, bienes de beneficio y uso público, bienes entregados a terceros), en razón al tiempo esperado de productividad.

2.1.6. Reconocimiento de bienes.

2.1.6.1. De las propiedades, planta y equipo.

Los bienes muebles e inmuebles clasificados en la cuenta contable 16 Propiedades, planta y equipo, se deben reconocer por su costo histórico. Las adiciones y mejoras que aumenten la vida útil, amplíen la capacidad productiva y eficiencia operativa, mejore la calidad de los productos y servicios o permitan una reducción significativa de los costos, se reconocen como mayor valor de la propiedad, planta y equipo.

2.1.6.2. De los bienes de consumo.

Los bienes que tengan las características de ser bienes de consumo, se reconocerán al costo de adquisición.

2.1.6.3. Sistema de identificación.

Es el código numérico o alfanumérico asignado a cada bien de uso devolutivo, que lo identifica para todos los eventos.

2.1.7. Estado diario de propiedades, planta y equipo en bodega.

Es el informe mediante el cual se reflejan los movimientos diarios de entradas y salidas de bienes, por grupo o categoría de elementos, de acuerdo con la desagregación contable; documento que se constituye en el único soporte para confrontar las cifras de los estados contables de los almacenes, así como la propiedad, planta y equipo en servicio.

2.1.8. Informe de propiedades, planta y equipo en servicio.

Se entenderá por informe de propiedades, planta y equipo a la relación ordenada, completa y detallada de todos los bienes que se encuentran a disposición de los funcionarios y hacen parte del patrimonio de las dependencias. El cual se constituye en una herramienta en la elaboración del plan de compras.

La verificación, cuantificación, clasificación, valoración, control y análisis del estado de los bienes, será el producto del control permanente de los bienes, con el propósito de conocer de manera real sus existencias, evitar riesgos de errores, pérdidas, deterioro, merma, inmovilización o desperdicio de sus activos. Adicionalmente, a través del conteo físico y la comparación, se mantendrá actualizada la propiedad, planta y equipo en uso, el cual se realizará por lo menos una vez por año, durante la vigencia fiscal.

CAPÍTULO III

3. Codificación de los bienes.

La codificación de los bienes del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio se efectuará de conformidad con el plan de cuentas de la administración pública emanado de la Contaduría General de la Nación y las normas que los adicionen, modifiquen o deroguen.

CAPÍTULO IV

4. Movimientos de almacén.

4.1. Entrada de bienes al almacén.

La entrada de bienes se produce con el diligenciamiento del formato denominado genéricamente, comprobante de ENTRADA, que acredita el ingreso físico y real de un bien mueble, soportado legalmente por un contrato, orden de compra, compra por caja menor, reintegro, transferencia, donación, sobrante, recuperación, producción, reposición, préstamo o comodato, constituyéndose en el único soporte de registro en almacén y de contabilidad.

Los ingresos originados por compras de bienes muebles e inmuebles deberán estar soportados por el plan anual de compras y sus respectivos ajustes. Por ello la subdirección de servicios administrativos del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio o la autoridad competente envía al almacén copia del Plan general de compras de las dependencias debidamente ajustado para que el responsable del manejo de almacén programe el recibo y entrega de los bienes.

El comprobante debe firmarlo el responsable del manejo de almacén, como aceptación del ingreso físico y real del bien al almacén, asumiendo la responsabilidad de su custodia, manejo y conservación. La entrada se perfecciona cuando el responsable del manejo de almacén recibe el bien firmado el comprobante de entrada, responsabilizándose de su cuidado, custodia y conservación.

El responsable del manejo de almacén será responsable de la verificación y confrontación de los bienes que recibe conforme al documento de origen.

No obstante lo anterior, cuando se trate de entrega de mercancías de proveedores o contratistas directamente en las dependencias del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, la entrada al almacén se producirá con base en el acta de recibo a satisfacción que se levante en el lugar de entrega, debidamente firmada por el interventor o supervisor de la orden, sirviendo de soporte para la asignación de los bienes recibidos.

4.2. Ingresos de bienes a las pólizas de seguros.

El responsable del manejo de almacén informará mensualmente al coordinador del grupo de recursos físicos todo ingreso a patrimonio de bienes devolutivos, con el fin de que sean a su vez incluidos en las pólizas de seguros contratadas por el ministerio.

Así mismo informará sobre cualquier cambio de dirección o ubicación de los bienes, como también todo cambio o modificación de situaciones que varíen el riesgo inicialmente amparado.

Cuando se detecte la desaparición de bienes por robo, hurto, incendio, terremoto o fuerza mayor, se debe informar inmediatamente al coordinador del grupo de recursos físicos, para así solicitar las reclamaciones ante la aseguradora de conformidad con lo pactado en las pólizas de seguro.

4.3. Identificación de los bienes.

Los bienes adquiridos o que en un futuro compre el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, deberán contener una placa que los identifique, partiendo desde la A 00.001 hasta el A 99.999. Una vez se agote esta numeración se continuará con la letra B y así sucesivamente, de tal manera que un elemento devolutivo tendrá solamente un número de identificación. Si un elemento se da de baja su numeración no se reutilizará. El responsable del manejo de almacén remitirá como mínimo, a la subdirección de finanzas y presupuesto un informe mensual sobre las transacciones o movimientos que se efectúen en los casos en que no se encuentren funcionando las interfaces del sistema.

El responsable del manejo de almacén establecerá la codificación a los bienes de consumo y devolutivos que adquiera el ministerio. Las reclasificaciones posteriores de consumo a devolutivos o viceversa, las efectuará con el visto bueno del coordinador del grupo de recursos físicos y de acuerdo a las normas legales y reglamentarias que rigen la materia y del uso y control adecuado de los bienes del ministerio.

4.4. Salida de elementos del almacén.

Es la asignación de bienes o elementos de consumo a dependencias o personal al servicio del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

Esta asignación debe hacerse por medio de un comprobante de egreso denominado Salida Almacén, el cual debe expresar clara y detalladamente la salida física y real, de todo elemento en poder del almacén.

Para tales efectos, este documento debe describir al elemento objeto de la salida, determinar el número de unidades, el código, la referencia o número de serie, el valor unitario y el valor total, el nombre y cédula de la persona que solicitó el elemento y demás información que se considere relevante. Este documento deberá ser firmado por quien reciba los elementos y por el responsable del manejo de almacén.

El comprobante no debe contener tachones, enmendadoras, adiciones, intercalaciones o correcciones.

La persona que recibe los bienes o elementos devolutivos, asignados para adelantar las funciones para las cuales ha sido nombrada, será la encargada de firmar y responsabilizarse de ellos. Dicha responsabilidad no cesará aun habiéndose producido su retiro, hasta tanto se reintegren la totalidad de los elementos.

Es obligación de la persona que tenga elementos o bienes asignados, hacer entrega al almacén de los mismos, cuando se produzca su retiro del Ministerio o traslado a otra dependencia, solicitando al responsable del manejo de almacén, copia del documento.

Cuando una persona sea reubicada en otra dependencia, no podrá trasladarse con los elementos asignados, salvo que exista autorización por escrito del jefe del grupo en donde estén a cargo los bienes.

La salida de los bienes adquiridos con recursos de crédito externo, el responsable del almacén elabora el comprobante de egreso a cargo del director del proyecto o funcionario que este determine hasta la culminación del proyecto, manejando una cuenta especial del respectivo proyecto.

Si el proyecto acaba y se debe liquidar el contrato. El director del proyecto informará al almacén la distribución de los bienes de acuerdo con lo establecido en el contrato. El responsable del almacén reclasificará de la cuenta especial del proyecto a la cuenta definitiva del ministerio (si estos bienes pasan al ministerio).

Cuando el ordenador del ministerio autorice por escrito la entrega de bienes a personas naturales o jurídicas, el comprobante será firmado por quien esté autorizado para ello.

Los despachos que haga el responsable del manejo de almacén fuera de la sede de trabajo, se comprueban con la guía o planilla de la empresa transportadora o con la certificación por escrito del encargado de archivo y correspondencia, en la cual indique que efectivamente las unidades fueron despachadas a su destinatario final. En este caso no se exigirá que el comprobante esté firmado por la otra entidad.

No obstante lo anterior, el responsable del manejo de almacén deberá hacer seguimiento a los bienes despachados hasta su legalización final.

Los pedidos serán mensuales, se solicitarán en el formato suministrado por el almacén y serán enviados al coordinador del grupo de recursos físicos a más tardar el 25 de cada mes. Las dependencias que no realicen la solicitud se les entregarán los elementos correspondientes al mes respectivo, de acuerdo con el cupo asignado.

4.5. Faltantes - sobrantes.

Si como resultado de una prueba selectiva de almacén o toma física de devolutivos en servicio, se encuentran diferencias, faltantes o sobrantes, el funcionario que adelante la diligencia averiguará las causas de la situación presentada.

Si las causas de las diferencias se originan por errores u omisiones en los registros, el funcionario que adelanta la diligencia procederá a subsanarlos.

Los sobrantes definitivos se incorporarán a los registros mediante comprobante de ingreso haciendo las observaciones respectivas en las que conste que tales elementos se encontraron como sobrantes de la diligencia practicada.

El valor de los elementos faltantes no justificados ni compensados, quedará registrado a cargo del responsable de los bienes en el acta que se levanta de la diligencia.

Si las diferencias sobrantes o faltantes indican la posibilidad de actos delictuosos, el funcionario que adelante la diligencia informará las anomalías a la coordinación del grupo de recursos físicos para que esta proceda solicitar el trámite de la investigación al Grupo de control interno disciplinario.

Cuando se evidencie la existencia de un acto delictuoso en el manejo de los bienes, además de los trámites administrativos internos, se presentará la denuncia correspondiente ante la autoridad judicial competente, adjuntando los documentos que sean necesarios.

4.6. Movimiento de inventarios.

Todo movimiento de bienes en servicio corresponderá a las necesidades reales de las dependencias, respecto de los cargos y funciones a desarrollar y no a la decisión voluntaria y querer de los funcionarios. Por esta razón, a pesar de que la responsabilidad recae directamente en la persona que tiene los bienes a cargo, todo movimiento de bienes tendrá el visto bueno del jefe de la dependencia respectiva.

El movimiento de bienes en servicio se dará por:

a) Entrega de bienes a un responsable.

b) Traslado de bienes en servicio de un responsable a otro, dentro de una misma dependencia.

c) Traslado de bienes en servicio de un responsable a otro, entre diferentes dependencias.

d) Traslado al almacén, de bienes en servicio que no requieran las dependencias para el cumplimiento de sus funciones.

e) Traspaso de bienes en servicio.

f) Reposición tecnológica.

g) Pérdida o hurto.

h) Daño.

i) Reclasificación de bienes en servicio para comercializar.

4.7. Procedimientos para el control de bienes del ministerio.

Los siguientes son los procedimientos para el control de bienes:

4.7.1. Prueba selectiva de bienes en depósito y servicio.

4.7.2. Inventario físico devolutivo en servicio.

4.7.3. Traspasos entre cuentadantes - devolutivos en servicio.

CAPÍTULO V

5. Baja y comercialización de bienes usados, obsoletos e inservibles.

Baja de bienes: Es el proceso mediante el cual el ministerio decide retirar definitivamente un bien mueble de su patrimonio.

La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargue de los registros contables y de almacén, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que lo originó.

Por ser un acto administrativo que no afecta derechos particulares, contra la resolución que ordena el retiro físico del bien, el descargo de los inventarios y los registros contables correspondientes, no procede recurso alguno.

La relación y la descripción de las causales de la baja serán firmadas por el responsable del manejo de almacén, la persona que emita el concepto técnico y el Coordinador del grupo de recursos físicos.

5.1. Clases de bajas.

5.1.1. Baja por obsolescencia técnica.

Es la baja de aquellos bienes que por sus características técnicas y de uso ya no son útiles para desarrollar las funciones técnicas, para las cuales fueron adquiridos, así se encuentren en buen estado.

5.1.2. Baja de bienes servibles.

Bienes que se encuentran en buen estado pero no son técnicamente útiles para desarrollar las actividades normales del ministerio.

5.1.3. Bajas por pérdidas, extravío o hurtos.

Esta situación se presenta cuando un bien se encuentra en bodega del almacén o en servicio (a cargo de un funcionario) y se pierde, extravía o es hurtado.

Cuando ocurra alguna de las anteriores situaciones, la persona encargada del bien procederá a denunciar el hecho ante la autoridad competente e informará al jefe inmediato y al coordinador del grupo de recursos físicos.

El coordinador del grupo de recursos físicos informará al coordinador del grupo de control interno disciplinario, con copia al secretario general, al subdirector de finanzas y presupuesto, subdirector de servicios administrativos y al responsable del manejo de almacén o quien haga las veces. De igual forma deberá reportar el hecho a la compañía de seguros para dar inicio a la reclamación correspondiente.

El responsable del manejo de almacén producirá un comprobante de salida que se denominará baja por pérdida, cuya numeración corresponde al consecutivo de las bajas por cualquier otro concepto, en el cual indicará el valor del elemento y el servidor público responsable. Este documento debe ser remitido al subdirector de finanzas y presupuesto para realizar el asiento correspondiente.

El subdirector de finanzas y presupuesto producirá el asiento contable y remitirá copia del documento al almacén para el control administrativo de los bienes perdidos en trámite de exoneración.

5.1.4. Baja de bienes inservibles.

Se ocasiona por el desgaste, deterioro u obsolescencia física de un bien, que ya no es útil para el servicio.

5.1.5. Bajas por exoneración de responsabilidad administrativa o fiscal.

Cuando por resultado de un proceso de responsabilidad administrativa o fiscal por exoneración se declara sin responsabilidad al solicitante, se tramitará la baja del bien, descargando de la cuenta de responsabilidades y de los registros de almacén.

Cuando dentro del proceso, el responsable efectúe el pago del bien, se produce la baja descargando de la cuenta de responsabilidades y de almacén.

Cuando el fallo sea de responsabilidad administrativa o fiscal y el responsable efectúe la reposición del bien por otro de similares condiciones, la baja se produce descargando el bien de la cuenta de responsabilidades y de los registros de almacén, dando entrada del bien al almacén, dejando constancia del hecho.

Cuando la compañía aseguradora cubra el valor total del bien, la baja se produce descargando el bien de la cuenta de responsabilidades y de los registros de almacén; si el pago es parcial, la baja se producirá solo cuando se cancele el valor total del bien, o se produzca fallo de exoneración administrativa o fiscal.

5.2. Destino de los bienes dados de baja.

5.2.1. Donación.

Habrá donación de bienes dados de baja, en los casos en que a juicio del ministro de vivienda, ciudad y territorio o su delegado, se determine su entrega a otra entidad del Estado, previa aceptación del funcionario administrativo competente. La donación se sujetará a las normas contempladas en el Código Civil.

5.2.2. Destrucción.

Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de la baja, por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho que impida su venta o no la haga aconsejable, se procederá a su destrucción, previa decisión del comité de comercialización, sin perjuicio de terceros.

De la diligencia de destrucción se levantará un acta con la intervención del responsable del manejo de almacén, el coordinador del grupo de recursos físicos y con la veeduría de un representante de la oficina de control interno, sin perjuicio de la participación de otras autoridades que deseen presenciarla.

5.2.3. Comercialización.

Acción mediante la cual el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio enajena o transfiere un bien por obsolescencia, deterioro, avería o rotura a cambio de un valor final.

5.2.4. Desmantelamiento.

Esta destinación se presenta cuando por necesidades del servicio y soportada mediante solicitud justificada previo concepto técnico de personal idóneo, la maquinaria o el equipo ha sido dado de baja por alguna de las clases de bajas contempladas en el presente capítulo y se someten a un proceso de desmantelamiento en donde parcialmente o totalmente sus partes son utilizadas como repuestos en otros equipos que por falta de esas piezas se encuentran en depósito como bienes inservibles.

Para este proceso se levantará un acta en la cual se debe indicar las partes aprovechables y el destino de las mismas. El documento será suscrito por los funcionarios que intervengan en la diligencia.

Los bienes se entregarán a la dependencia solicitante del desmantelamiento para su respectiva distribución y la entrega se efectuará mediante constancia la cual debe indicar: Cantidad, especificación del bien, fecha, dependencia y firmas de los funcionarios quienes entregan y reciben. Copia de la constancia se remitirá al grupo de recursos físicos para su respectivo control.

CAPÍTULO VI

6. Comité de comercialización de bienes muebles.

6.1. Del comité de comercialización.

Crear el comité de comercialización de bienes muebles en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio con el objeto fundamental de regular la enajenación de bienes del ministerio, en desarrollo de lo previsto en el capítulo VII Enajenación de bienes del Estado, del Decreto 734 del 19 de abril de 2012.

El comité estará integrado por los siguientes funcionarios:

• Secretario general o su delegado.

• Subdirector de servicios administrativos.

• Coordinador del grupo de recursos físicos.

• Subdirector del grupo de finanzas y presupuesto.

• El responsable del manejo de almacén o quien haga las veces en el grupo de recursos físicos.

El comité será presidido por el secretario general o su delegado. El coordinador del grupo de recursos físicos, participará en la determinación de los avalúos con voz pero sin voto y actuará como secretario del comité.

A las reuniones asistirán como invitados las personas que el comité estime conveniente.

6.1.2. Funciones.

Son funciones del comité de comercialización de bienes muebles las siguientes:

6.1.2.1. Determinar la modalidad de enajenación de los bienes atendiendo a las normas de transparencia, selección objetiva y eficiencia. En todo caso, la convocatoria pública será regla general, y se aplicarán en lo pertinente las reglas del título III capítulo VII del Decreto 734 del 19 abril de 2012, y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

6.1.2.2. El Ministerio podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros comodities, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar. También podrá hacerlo a través de la Sociedad Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual, se suscribirá el respectivo contrato interadministrativo.

6.1.2.3. Aprobar el valor de los bienes muebles dados de baja por el ministerio.

6.1.2.4. Aprobar el proceso de destrucción de los bienes dados de baja siempre que su comercialización no sea posible.

6.1.2.5. Analizar los resultados económicos del proceso de comercialización de los bienes muebles y elaborar los informes correspondientes.

6.1.2.6. Emitir concepto y tramitar el avalúo de los bienes de que trata la presente resolución en lo concerniente a las reposiciones de los mismos.

6.1.2.7. Atender las quejas que se presenten con ocasión del proceso de comercialización.

6.1.3. Reuniones.

El comité sesionará por iniciativa de sus miembros y la citación se realizará a través del secretario del mismo, mediante comunicación escrita que deberá contener la agenda a tratar.

Las decisiones del comité de comercialización del ministerio, serán adoptadas con el voto favorable de la mayoría de los miembros con derecho a voto. De cada reunión se levantará un acta, con la firma de los asistentes.

6.1.4. Procedimiento.

Estudios previos y convocatoria. En la selección abreviada para la enajenación de bienes del Ministerio, los estudios y documentos previos deberán incluir, lo señalado en el artículo 3.7.1.3 del Decreto 734 de 2012, y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta, obtenido de conformidad con lo señalado en el citado decreto.

En el aviso de convocatoria pública, que se publica en el SECOP, se deberán incluir adicionalmente los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación, así como el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta, si fueren diferentes, este último, obtenido de acuerdo con las reglas señaladas para ello, sin perjuicio del contenido del pliego de condiciones.

En el aviso se señalará, cuando menos, el municipio o distrito donde se ubican; su localización exacta; el tipo de bien; la existencia o no de gravámenes o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio; y la existencia de contratos que afecten o limiten su uso.

Si las condiciones de los bienes requieren el suministro de información adicional a la indicada, se deberá publicar la misma en el aviso de convocatoria o la indicación del lugar en donde los interesados podrán obtenerla.

El contenido del pliego debe contener lo señalado en el artículo 3.7.1.4 del Decreto 734 de 2012 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, en el pliego de condiciones se indicarán las demás condiciones particulares que deberán tener los posibles oferentes, con independencia del sistema de enajenación que se utilice.

Adicionalmente se determinarán los requisitos exigidos a las bancas de inversión, agentes inmobiliarios, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario en el comercio de bienes que se pretenda seleccionar, con el fin de realizar la enajenación por su intermedio.

Igualmente, se señalarán aspectos de la contratación tales como, la forma de pago del valor, las formalidades para la suscripción del contrato de enajenación; tiempos y reglas de otorgamiento de la escritura pública y de realización del registro y las consecuencias de no hacerla en el tiempo señalado en el pliego, entre otras, de acuerdo a la pertinencia del proceso.

La entidad o el intermediario vendedor solicitarán a cada oferente que declare por escrito sobre el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.

El responsable del manejo de almacén adelantará previamente las acciones para obtener un listado valorizado según lo registrado en libros o en el software de almacén, de los bienes objeto de la baja. Para ello indicará la descripción, código, valor unitario y el valor total.

El responsable del manejo de almacén, comunicará al coordinador del grupo de recursos físicos el hecho de tener el control físico de los bienes, adjuntando además el proyecto de resolución por medio del cual se autoriza la baja, así como los documentos soportes que estime conveniente para agilizar este trámite.

El coordinador del grupo recursos físicos dará traslado a la subdirección de servicios administrativos.

El(sic) subdirección de servicios administrativos ordenará la baja, indicando la destinación final de los bienes si se trata de destrucción, comercialización o donación, considerando para ello el proyecto remitido por el coordinador del grupo de recursos físicos.

Una vez radicada y numerada la resolución el coordinador del grupo de recursos físicos citará, en su calidad de secretario, al comité para que proceda a tramitar el avalúo comercial de los bienes.

6.1.5. Precio mínimo de venta de bienes muebles.

6.1.5.1. Señalamiento del precio mínimo de venta de bienes muebles no sujetos a registro.

Para efectos de determinar el precio mínimo de venta de bienes muebles no sujetos a registro de propiedad el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio se tendrá en cuenta el resultante del estudio de las condiciones de mercado, el estado de los bienes muebles que para el efecto se realice o el valor registrado en los libros contables.

6.1.5.2. Señalamiento del precio mínimo de venta de bienes muebles sujetos a registro.

Para efectos de determinar el precio mínimo de venta de bienes sujetos a registro el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio deberá:

6.1.5.2.1. Fijación del valor comercial:

En el caso de naves, aeronaves y vehículos automotores de más de dos (2) ejes, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio obtendrá un avalúo comercial, el cual será practicado por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrado en el Registro Nacional de Avaluadores, RNA. En el caso de automotores de dos (2) ejes, independientemente de su clase, tipo de servicio, peso o capacidad de carga y de pasajeros empleará como parámetro las tablas de valores expedidas anualmente mediante acto administrativo por el Ministerio de Transporte.

Una vez establecido el valor comercial, se deberá descontar el valor estimado correspondiente a los gastos en los cuales deba incurrir en un periodo de un año, para el mantenimiento y uso del bien, tales como conservación, administración y vigilancia, impuestos, gravámenes, seguros y gastos de bodegaje, entre otros.

6.2. Reglas especiales para la enajenación de bienes muebles.

6.2.1. Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicas.

Para efectos de la enajenación de bienes muebles, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio realizará un inventario de los bienes que ya no estén utilizando o necesitando, los cuales podrán ser ofrecidos inicialmente a título gratuito, a todas las entidades públicas de cualquier orden, mediante publicación en su página web del acto administrativo motivado que contenga el inventario.

La entidad interesada en la adquisición de estos bienes por enajenación a título gratuito, deberá manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de publicación del inventario. En dicha manifestación la entidad señalará la necesidad del bien para el cumplimiento de sus funciones y las razones que justifican la solicitud.

En el evento de existir dos o más manifestaciones de interés de diferentes entidades, por uno o varios bienes muebles, se entregará a aquella que hubiere manifestado primero su interés.

Designada la entidad a la cual se entregarán los bienes, se procederá a realizar un acta de entrega que suscribirán los representantes legales de las entidades involucradas y se entregarán materialmente los bienes muebles en un término no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.

Respecto de los bienes muebles sujetos a registro, se aplicarán las reglas contenidas en el Decreto 734 de 2012 respecto de los procedimientos para los bienes inmuebles.

6.2.2. Enajenación de bienes muebles a título oneroso.

Para la enajenación de los bienes muebles, en caso de hacerse a través de promotores, banqueros de inversión, martillos, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos, los mismos deberán tener como actividad comercial u objeto social la de promoción de enajenación especializada de bienes muebles, ya sea por su categoría, clase o naturaleza, o por la experiencia en manejo de ventas masiva de bienes. Para la selección de los promotores, banqueros de inversión, martillos, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros o profesionales idóneos, se tendrá en cuenta lo señalado en los artículos 3.7.5.1.1 y 3.7.5.1.3 del Decreto 734 de 2012, y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Cuando se trate de bienes muebles sujetos a registro, se entenderá perfeccionada la venta una vez se haya surtido dicho trámite. Para aquellos que no se encuentren sometidos a registro la enajenación se perfeccionará con la entrega material.

En caso de que no sea posible la entrega material de algunos de los bienes muebles objeto de venta y esta situación sea aceptada por el oferente adjudicado, la entrega se surtirá con la suscripción del contrato de compraventa, en el cual deberá constar dicha situación.

6.2.3. Enajenación onerosa de bienes a Central de Inversiones S.A., CISA:

El Ministerio podrá enajenar los bienes de que trata la presente resolución a título oneroso a Central de Inversiones S.A., CISA, mediante contrato interadministrativo en el cual se estipularán las condiciones de venta.

El valor de transferencia a Central de Inversiones S.A., CISA, se acordará entre las partes, para lo cual, aplicarán los modelos de valoración adoptados por la Junta Directiva de esta, de acuerdo con la naturaleza del bien. Para bienes muebles, el modelo de valoración de Central de Inversiones, partirá del avalúo comercial cuya definición se encuentra contenida en los artículos 3.7.3.1 y 3.7.4.1 del Decreto 734 de 2012, y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Mientras se desarrollan los procesos de enajenación o se perfecciona la transferencia de los bienes a Central de Inversiones S.A., el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio podrá entregar en administración la totalidad o parte de sus bienes a Central de Inversiones S.A., CISA, para que esta se encargue de realizar todas las actividades propias de la administración, saneamiento, mantenimiento y recuperación de los bienes en contraprestación del reembolso de los gastos directos y de una comisión.

CAPÍTULO VII

7. Modalidades de comercialización.

La comercialización de los bienes muebles dados de baja deberá efectuarse de acuerdo a lo contemplado en el Decreto 734 de 2012, de acuerdo a los conceptos abajo relacionados.

La comercialización de los bienes inmuebles se realizará de conformidad a lo estipulado en el capítulo VII Enajenación de bienes del Estado del Decreto 734 del 19 de abril de 2012, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

7.1. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado.

La enajenación directa por oferta en sobre cerrado de los bienes por parte del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, se realizará siguiendo el procedimiento que se señala a continuación:

7.1.1. El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio publicará en el Secop la convocatoria para la enajenación de los bienes que pretenda negociar de forma directa. Con el aviso de la convocatoria se publicará el proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar en donde pueden consultar los estudios y documentos previos. Se publicará igualmente el listado de bienes sometidos al proceso de enajenación.

7.1.2. Recibidas y respondidas las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio expedirá el acto administrativo de apertura y lo publicará en el Secop junto con el pliego definitivo.

7.1.3. Una vez recibidas las ofertas, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio hará la verificación de los requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado será publicado en el Secop junto con el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron propuestas.

7.1.4. En el lugar, día y hora señalados en el pliego de condiciones, en la audiencia convocada para tal efecto, se dará apertura a las ofertas económicas de los proponentes habilitados, y se informará la mejor oferta recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir, por una sola vez, que los asistentes la mejoren.

7.1.5. Surtido este paso, la entidad adjudicará el bien al proponente que haya ofertado el mejor precio.

7.2. Enajenación directa a través de subasta pública.

El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio podrá vender sus bienes a través del mecanismo de subasta pública, cuyas condiciones de realización deberán ser señaladas en el pliego de condiciones. En todo caso, para tales efectos se tendrá en cuenta:

7.2.1. La subasta se llevará a cabo con los oferentes habilitados de conformidad con el pliego de condiciones, de manera presencial o electrónica, en el día y hora señalados en el respectivo pliego.

7.2.2. El mayor precio ofrecido por los participantes habilitados en sus ofertas, será el valor inicial con el que comenzará la subasta.

7.2.3. El bien será adjudicado al participante que haya ofertado el mayor valor a pagar, si, transcurrido el tiempo señalado en el pliego de condiciones no se logra una postura mejor. El pliego de condiciones podrá señalar el número de posibles posturas que puede realizar cada uno de los participantes, así como un valor mínimo de mejora de las mismas, y los demás asuntos propios del procedimiento de subasta que sean pertinentes y aplicables, con base en las previsiones consagradas en el Decreto 734 de 2012, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

7.3. Enajenación a través de promotores, banqueros de inversión, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos:

Cuando se elija el mecanismo de enajenación a través de uno o varios promotores, banqueros de inversión, martillos, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos, la venta siempre deberá realizarse a través de subasta pública, o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.

7.3.1. Se exceptúa de esta regla la enajenación de los bienes a través de Central de Inversiones S.A., CISA, la cual aplicará sus métodos y procedimientos para la realización de los bienes entregados para ello. El precio mínimo de venta será el señalado por el Ministerio, de conformidad con el Decreto 734 de 2012, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

7.3.2. A los intermediarios contratados por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio para la enajenación de sus bienes les serán aplicables las causales de inhabilidad e incompatibilidad y el régimen de conflicto de interés consagrado en la ley. Central de Inversiones S.A., CISA, deberá adicionalmente tener en cuenta los principios del artículo 209 de la Constitución Política.

7.3.3. Para el avalúo de los bienes, los intermediarios se servirán de avaluadores debidamente inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores, RNA, de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes responderán solidariamente con aquellos.

7.3.4. Requisito para la presentación de oferta o postura. Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, directamente o cuando la misma se realice a través de promotores, banqueros de inversión, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos, el oferente deberá consignar a favor de la entidad un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para participar en la puja y que se imputará al precio de ser el caso.

7.3.5. Al oferente cuya oferta no fuere seleccionada se le devolverá el valor consignado dentro del término establecido en el respectivo pliego de condiciones, sin que haya lugar al reconocimiento de intereses o rendimientos.

Una vez recibida la oferta, el oferente no podrá retractarse y en caso de hacerlo, o de incumplir las condiciones de pago, firma de documentos sujetos a registro, o cualquier otro asunto derivado del negocio jurídico, perderá de pleno derecho el valor consignado que se entiende como garantía de seriedad del ofrecimiento, sin perjuicio de que la entidad reclame los perjuicios derivados del incumplimiento. En consecuencia no se exigirá garantía adicional a los oferentes o al comprador.

7.3.6. Previa manifestación expresa de su parte, un oferente podrá mantener el valor consignado para otro proceso de enajenación del mismo bien o de otros bienes de la misma entidad y participará siempre y cuando dicho valor corresponda al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta del bien en el cual esté interesado o adicione recursos que representen tal porcentaje.

CAPÍTULO VIII

8. Disposiciones varias.

8.1. Destinación de los dineros recaudados por concepto de la comercialización.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 6º del Decreto 2170 de 1992, en armonía con lo establecido en el numeral 4 del artículo 33 de la Ley 734 de 2002, los dineros recaudados por concepto de la comercialización de los bienes dados de baja a que hace referencia la presente resolución, serán destinados única y exclusivamente, a financiar los programas de bienestar social, para los empleados del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

Para tales efectos, los recursos provenientes de la venta de los bienes dados de baja, ingresarán a la tesorería del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio para ser transferidos a la Dirección del Tesoro Nacional.

El Subdirector de Finanzas y Presupuesto realizará los trámites correspondientes para que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, adicione los recursos al rubro de Bienestar social del ministerio.

8.2. Custodia e integridad de los bienes.

El responsable del manejo de almacén velará por la conservación, custodia e integridad de los elementos dados de baja, hasta el momento en que sean retirados por el comprador o quien esté facultado para ello.

8.3. Control.

Sobre los procedimientos de comercialización de los bienes, se ejercerá el control correspondiente de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

La comercialización de los bienes inmuebles se realizará de conformidad a lo estipulado en el capítulo VII Enajenación de bienes del Estado del Decreto 734 del 19 de abril de 2012 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

8.4. Publicidad.

Publicidad del proceso. El Secop será el mecanismo de publicidad de las actividades y asuntos propios del proceso de enajenación de bienes a que se refiere la presente resolución. Para tal efecto se aplicará lo establecido en el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

Adicional a lo anterior, la publicación deberá hacerse simultáneamente en la página web del promotor, banca de inversión, martillo, comisionista de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, la Sociedad Central de Inversiones CISA S.A., o cualquier otro intermediario idóneo, cuya información deberá ser coherente con la publicada en el Secop, En todo caso prevalecerá la información publicada en el Secop.

El listado de bienes a ser enajenados y la indicación del precio mínimo de venta de cada uno de ellos podrán ser publicados por la entidad y su intermediario en un diario de amplia circulación nacional.

8.5. Delegación.

Delegase en el subdirector de servicios administrativos del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio la facultad de expedir resoluciones para la determinación de bajas definitivas, sin limitación de cuantía.

8.6. Modificaciones.

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al presente manual se adoptarán mediante resolución.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de noviembre de 2013.