Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible

RESOLUCIÓN 71 DE 2011 

(Noviembre 10)

“Por la cual se crea el Comité de Conciliación del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y se señalan sus funciones.

El Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible,

en ejercicio de sus facultades conferidas por la Ley 446 de 1998, la Ley 1285 de 2009, el Decreto 1716 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional deben integrar un comité de conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Que el artículo 70 de la citada ley otorga a los representantes legales de las personas jurídicas de derecho público, la facultad de conciliar, total o parcialmente en las etapas prejudicial y judicial, sobre conflictos de carácter particular y contenido económico que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo contencioso administrativo a través de las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo.

Que el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, que adicionó el artículo 42 A de la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia, dispone que los asuntos que en materia contencioso administrativa sean conciliables, siempre constituirá requisito de procedibilidad de las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo o en las normas que lo sustituyan, el adelantamiento del trámite de la conciliación extrajudicial.

Que el Decreto 1716 de 2009 por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, contempla que podrán conciliar, total o parcialmente las entidades públicas por conducto de apoderado, sobre los conflictos de carácter particular y contenido económico de los cuales pueda conocer la jurisdicción de lo contencioso administrativo a través de las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo o en las normas que los sustituyan.

Que el Decreto 1716 de 2009 establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles deberán poner en funcionamiento los comités de conciliación, de acuerdo con las reglas que, se establecen en el mismo.

Que la Directiva Presidencial 05 de mayo 22 de 2009, señala las instrucciones para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad en materia de lo contencioso administrativo.

Que los conceptos técnicos emitidos por las diferentes dependencias o grupos internos de trabajo, relacionados con los asuntos sometidos al comité de conciliación, obligatoriamente deberán ser sustentados por el responsable de la dependencia o grupo interno de trabajo, con el objeto de que el comité, tome una mejor decisión para la entidad. Esta actuación administrativa es indelegable.

RESUELVE:

ART. 1º—Del comité de conciliación. El comité de conciliación del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

ART. 2º—Integración. El comité de conciliación estará integrado por los siguientes funcionarios quienes tendrán la condición de miembros permanente y participarán en el mismo con voz y voto:

1. El Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible, o su delegado.

2. El secretario general, quien presidirá el comité.

3. El jefe de la oficina asesora jurídica.

4. El jefe de la oficina asesora de planeación.

5. Subdirector administrativo y financiero.

PAR. 1º—La participación de los miembros permanentes del comité de conciliación será indelegable y obligatoria, con excepción de la del señor ministro.

PAR. 2º—Concurrirán sólo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, así como el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el jefe de la oficina de control interno y el secretario técnico del comité.

PAR. 3º—El comité invitará a sus sesiones a un delegado de la dirección de defensa jurídica de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz y voto.

PAR. 4º—El comité citará con carácter obligatorio a sus sesiones al responsable de la dependencia o grupo interno de trabajo, a fin de que sustenten el concepto técnico que haya sido solicitado por la coordinación de procesos judiciales de la oficina asesora jurídica, con relación a las peticiones de conciliación prejudicial o judicial, con el objeto de que el comité, tome una mejor decisión para la entidad. Esta actuación administrativa es indelegable.

ART. 5º (Sic)—Sesiones y votación. El comité de conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan de manera extraordinaria. Sesionará con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ART. 4º—Funciones. El comité de conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daños por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades; así como las deficiencias de las actuaciones por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos y disponer o adoptar por el competente las acciones del caso.

4. Decidir, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, así como de la acción de repetición y el llamamiento en garantía con fines de repetición.

5. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

6. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

7. Estudiar la solicitud de conciliación extrajudicial de manera oportuna, y en el mismo orden de ingreso, salvo que exista justificación para alterar el correspondiente orden. La decisión acerca de su viabilidad debe tomarse en el menor tiempo posible y con la debida antelación a la citación a audiencia.

8. Buscar prioritariamente solucionar las controversias que se presenten entre el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y otras entidades estatales, a través de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, de conformidad con el procedimiento establecido en la Directiva Presidencial 02 de 2003, con el propósito de descongestionar los despachos judiciales o las jurisdicciones coactivas de las entidades.

9. Identificar los casos en que se presente indebida legitimación de la parte convocada, a fin de decidir oportunamente la improcedencia de la conciliación y comunicar de manera inmediata tal pronunciamiento, tanto al convocante como al agente del Ministerio Público ante quien se adelante el trámite extrajudicial.

10. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar a los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en los que se decida no instaurar la acción de repetición.

11. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

12. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

PAR. 1º—La decisión del comité de conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación del gasto.

PAR. 2º—La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

PAR. 3º—El comité de conciliación deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total, de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes ante la coordinación de procesos judiciales de la oficina jurídica, la cual podrá a consideración del comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

PAR. 4º—La oficina de control interno del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, deberá verificar el cumplimiento de lo establecido en el parágrafo segundo del presente artículo.

ART. 5º—Secretaría técnica. El secretario del comité de conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité, las cuales deben estar suscritas por quien haya presidido la sesión y por el secretario técnico del comité, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión, en ellas se deberá dejar constancia de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas se acompañarán de las fichas técnicas y soportes documentales presentados para el estudio en la sesión y formarán parte integral de las mismas.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

4. Diligenciar y remitir semestralmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, el formato único de información litigiosa y conciliaciones, conforme a las instrucciones de esa entidad.

5. Remitir a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, en los meses de junio y diciembre el reporte sobre acciones de repetición y llamamiento en garantía, el cual debe contener:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente y la indicación de la decisión adoptada por el comité de conciliación;

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

f) Número de llamamientos en garantía y fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión. En caso de no presentarse ninguna de estas acciones durante el semestre, enviar un comunicado informando esta situación.

6. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ministerio.

7. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

8. Remitir con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles a los miembros del comité el informe y concepto del apoderado o de la dependencia que conozca cada asunto a tratar.

9. Organizar el archivo correspondiente a los asuntos del comité.

10. Asignar un número consecutivo a las peticiones de conciliación extrajudicial en el respectivo orden de ingreso.

11. Citar a reuniones ordinarias y extraordinarias del comité, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, salvo en el caso de que las circunstancias extraordinarias de reunión lo imposibiliten.

12. Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR.—La secretaría técnica del comité de conciliación será ejercida por el coordinador del grupo de procesos judiciales de la oficina asesora jurídica y tanto la designación como el cambio de secretario técnico de este comité deberán ser informados inmediatamente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ART. 6º—Causales de impedimento y recusación. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002, entre otras, las siguientes:

1. Cuando el miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público.

3. Tener el miembro del comité, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

4. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el miembro o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

5. Ser el miembro del comité, cónyuge, compañero o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

6. Haber sido el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

7. Existir pleito pendiente entre el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7º, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

8. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el miembro del comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

9. Haber formulado el miembro del comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquellos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

10. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el miembro del comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

11. Ser el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en, segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

12. Ser el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

13. Haber dado el miembro del comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en este como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

14. Ser el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7º, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

15. Tener el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ART. 7º—Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los integrantes del comité de conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás integrantes del comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los integrantes del comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, quien preside el comité podrá designar servidores públicos del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado impedido(s) o recusado, los cuales deberán ser del nivel directivo o asesor. Cuando esté actuando el delegado del secretario general, queda comprendida en dicha delegación la facultad de designar a los integrantes ad hoc.

PAR.—La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará por el presidente del comité de conciliación, mediante acto administrativo.

ART. 8º—Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, la presidencia del comité instalará la sesión.

A continuación, la secretaría técnica del comité informará a la presidencia sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del comité por parte de la presidencia.

Los apoderados harán una presentación verbal de su concepto escrito al comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar, de forma posterior a la presentación que del caso haga la secretaría técnica.

Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

La deliberación del caso por parte del comité no podrá exceder de 30 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de sus miembros asistentes.

Una vez se haya efectuado la deliberación, la secretaría técnica procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del comité, la secretaría técnica informará al presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el presidente a levantar la sesión.

ART. 9º—Apoderados. Las decisiones adoptadas por el comité de conciliación serán de obligatorio cumplimiento por parte de los apoderados de la entidad. Los apoderados del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible deben estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo y presentar informe escrito al comité de conciliación.

ART. 10.—Conciliación extrajudicial. Las solicitudes de conciliación deben tramitarse con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad.

PAR.—Serán objeto de control y medición las actividades desarrolladas por el comité de conciliación en cumplimiento de la Ley 1285 de 2009 y de la Directiva Presidencial 02 de 2003 teniendo en cuenta los siguientes indicadores:

1. La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución de procesos en contra de la entidad.

2. La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución porcentual de condenas contra la entidad.

3. La efectividad de las decisiones del comité de conciliación traducidas en el porcentaje de conciliaciones aprobadas judicialmente, y

4. El ahorro patrimonial que se logre con ocasión de los acuerdos conciliatorios aprobados por la jurisdicción. El resultado de estos indicadores deberá ser reportado bimestralmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces.

ART. 11.—Publicación. El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, publicará en su página web las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de noviembre de 2011.