Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 7109 DE 2012 

(Agosto 30)

“Por la cual se actualizan y adoptan las tablas de retención documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas en el numeral 1º del artículo 26 del Decreto 2241 de 1986, artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 872 de 2003 y la norma técnica de calidad NTCGP 1000-2004 establece el requisito 4.2 para la gestión documental.

Que el literal b) del artículo 2º de la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 que creó el Archivo General de la Nación, preceptúa: “Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva”.

Que el artículo 8º del Decreto 1777 de 1990, establece las funciones de la junta directiva del Archivo General de la Nación y en su literal a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional” y en su literal c) establece: “Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción e investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional”.

Que el Acuerdo 16 del 4 de febrero de 2000 del Archivo General de la Nación, aprobó las tablas de retención documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que el artículo 25 numeral 4º del Decreto 1010 del 6 de junio de 2000, establece entre otras funciones del Registrador Nacional: “Dirigir como autoridad de la organización electoral, las labores administrativas y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de acuerdo con la Constitución y la ley”.

Que el artículo 24 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000, Ley General de Archivos, obliga a las entidades del Estado elaborar y adoptar las tablas de retención documental.

Que mediante Resolución 2454 del 12 de julio del 2001, se conformó el comité de archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que la secretaría general del Archivo General de la Nación, mediante Comunicación 3734 del 2 de octubre de 2003, manifestó “Teniendo en cuenta que su tabla de retención documental fue aprobada por el consejo directivo del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 016 del 4 de febrero de 2000, es importante que realicen los ajustes pertinentes y la apliquen sin que sea obligación informar acerca de esto al AGN. Como es sabido en el proceso de aplicación de las TRD de la Registraduría es probable que surjan nuevos ajustes, los cuales deben dar a conocer al comité de archivo de su entidad”.

Que la entidad mediante Resolución 4833 del 27 de noviembre de 2003, adoptó las tablas de retención documental.

Que el señor Registrador Nacional del Estado Civil, creó los grupos de trabajo de gestión de recursos físicos, unidad de atención a población vulnerable (UDAV), soporte técnico de informática para identificación, soporte técnico de informática para registro civil y quejas y reclamos.

Que mediante Acta 01 del 6 de agosto de 2012, el comité de archivo de la entidad aprobó la actualización y adopción de las tablas de retención documental.

Que se hace necesario actualizar y adoptar las tablas de retención documental de la entidad, en consideración a la creación de nuevos grupos de trabajo, de conformidad con el artículo 4º del Decreto 1012 de 2000.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Actualizar y adoptar las setenta y cinco (75) tablas de retención documental para las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

ART. 2º—La divulgación y aplicación de las tablas de retención documental serán responsabilidad la gerencia administrativa y financiera y su verificación estará a cargo de la coordinación del grupo de archivo y correspondencia. Igualmente, se gestionará ante la gerencia del talento humano, la capacitación a nivel central y desconcentrado.

ART. 3º—Todas las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, obligatoriamente conformarán los archivos de gestión según la tabla de retención documental y siguiendo las disposiciones de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás que le sean contrarias, en especial la Resolución 2252 de abril 20 de 2009.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de agosto de 2012.