Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 7145 DE 2012 

(Agosto 6)

“Por la cual se adoptan las políticas para la presentación de información estadística del macroproceso de direccionamiento estratégico de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

En ejercido de las funciones establecidas en el Decreto 2163 de 2011, artículo 12 numerales 1º, 2º, 10 y en el artículo 13 numerales 3º, 4º, 13, 14, 20 y 28 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 74 de la Constitución Nacional, consagra el derecho de acceder a los documentos públicos.

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, se refiere a la “publicidad” como característica básica de la función administrativa para el servicio de intereses generales.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece que las entidades públicas, están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo dispuesto en la ley.

Que la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, crea el sistema de gestión de la calidad de la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Que el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004 reglamenta la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 y adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000: 2004 la cual forma parte integral del mismo.

Que la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000: 2009 en los literales d) y e) del capítulo 4 - Requisitos generales, establece la obligación de asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos y realizar el seguimiento, la medición y el análisis de los mismos.

Que entre las funciones de la oficina asesora de planeación, establecidas por el artículo 15 numeral 1º del Decreto 2163 del 17 de junio de 2011, se establece “Asesorar al Superintendente de Notariado y Registro en la formulación y adopción de las políticas y planes de la entidad”.

Fundamentalmente y acorde a lo establecido en el artículo 15 numeral 12 del Decreto 2163 del 17 de junio de 2011 que estipula:

“12. Orientar a las dependencias de la superintendencia y oficinas de registro de instrumentos públicos, en la implementación de sistemas de medición y políticas estratégicas de estadísticas”.

Que la oficina asesora de planeación a través del grupo de estadística notarial y registral, orienta a la entidad en la definición y elaboración de las políticas estadísticas ofreciendo los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan estratégico.

Que se hace necesario adoptar las políticas de estadística para el manejo de la información de la entidad que ayuden al logro de los objetivos y metas institucionales y definan la medición y tendencias de los procesos para prevenir riesgos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Definir las políticas de operación para el proceso gestión estadística para el acceso y difusión de la información estadística generada por la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 2º—Adoptasen (sic) las políticas definidas en el anexo que hace parte integral de esta decisión para el proceso de gestión estadística, con el fin de permitir el acceso y difusión de la información estadística generada por la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 3º—Las políticas adoptadas mediante la presente resolución son de estricto cumplimiento por parte de los servidores públicos y contratistas de la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 6 de agosto de 2012.

Políticas de estadística

Superintendencia de Notariado y Registro

La Superintendencia de Notariado y Registro a través del grupo de estadística notarial y registral tiene como reto el mejoramiento continuo de la información, mediante la producción de estadísticas estratégicas para la toma de decisiones; así mismo articula los instrumentos generadores de datos, iniciativas y productos para mejorar la calidad de la información estadística, su disponibilidad, accesibilidad - oportunidad para dar respuesta a la demanda cada vez mayor.

1.1. Fundamentos legales

Artículo 74 de la Constitución Nacional que consagra el derecho que tienen todas las personas para acceder a los documentos públicos.

Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia se refiere al principio de la “publicidad” como característica básica de la función administrativa para el servicio de intereses generales.

Artículo 269 de la Constitución Política establece que las entidades públicas, están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo dispuesto en la ley.

Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad de la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004 que reglamenta la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 y adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000: 2009 la cual forma parte integral del mismo.

Literal d) y e) del capítulo 4 - Requisitos generales de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000: 2009 establece la obligación de asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos y realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.

1.2. Principios

Relevancia. Producir información estadística necesaria y útil para la superintendencia y el país mediante la solicitud de datos estrictamente necesarios para los propósitos misionales de la entidad.

Confidencialidad. Difundir los datos estadísticos en forma innominada.

Oportunidad - accesibilidad. Garantizar una amplia apertura y fluida difusión de la información utilizando mecanismos eficaces y modernos.

Precisión, transparencia y coherencia. Mantener un compromiso con la calidad de la información y el rigor técnico y profesional.

1.3. Lineamientos de las políticas de estadística de la superintendencia

1.3.1. Adecuar la oferta-demanda de estadísticas acordes a las necesidades de información de la superintendencia

La actividad estadística debe estar orientada por los requerimientos del cliente, sus necesidades deben servir como insumo para la elaboración del plan estadístico institucional, manteniendo una relación de mutua credibilidad y de fomento cultural para el trabajo en equipo y una filosofía orientada al servicio al ciudadano.

La producción estadística debe realizarse de manera coordinada e integrada en todos los niveles de la superintendencia, asegurando la prioridad de la misma en función de las necesidades de información, con un uso adecuado de los marcos conceptuales y metodológicos, así como de prácticas operativas apropiadas.

En esta línea, la elaboración de los indicadores de gestión, es una actividad prioritaria, porque su desarrollo otorga el marco conceptual para la elaboración de planes y acuerdos de gestión futuros que permitan coordinar los esfuerzos de la superintendencia en el cumplimiento de la misión y visión.

La producción estadística debe aprovechar la disponibilidad y el avance alcanzado por la tecnología de la información para mejorar la eficiencia de los procesos de producción estadísticos. Esto contribuirá de manera notable a la calidad y oportunidad de la información estadística. De igual modo, se deben desarrollar sistemas de trabajo en red para agilizar los procesos de producción y sistematización de la información.

1.4. Mantener la calidad y credibilidad de la información estadística

La calidad de la información estadística generada por la Superintendencia de Notariado y Registro debe ser expresada no solo a través de la precisión de los datos en términos de conteos y frecuencias, sino bajo los principios estadísticos de la entidad. En este sentido, el trabajo técnico, así como la práctica operativa en la generación y difusión de los datos debe ser rigurosa. Además para garantizar, la calidad de la información es necesario el fortalecimiento de la capacidad técnica del grupo de estadística notarial y registral involucrado en las diversas etapas del ciclo estadístico. La calidad de la estadística depende también del establecimiento de procesos técnicos, y de gestión eficiente del análisis de las bases de datos.

1.5. Mejorar la difusión de la información y facilitar el acceso a la misma

Las estadísticas generadas por la superintendencia en función de su misión y visión estarán al servicio de los ciudadanos dado de que la información estadística es útil en la medida que está disponible para su uso e interpretación.

El sistema de difusión considera los medios más eficaces tales como el internet y otros medios electrónicos, así como publicaciones, de anuarios, boletines y estadísticas semestrales, seminarios, conferencias, notas de prensa, etc. Del mismo modo, la difusión debe considerar la información metodológica e informes de procesos para facilitar a los usuarios la interpretación de los datos.

La actividad de difusión debe descansar en los principios rectores.

1.6. Fomentar la cultura estadística de la medición y el reporte

La superintendencia y todos sus funcionarios deben tener pleno conocimiento de la importancia de la estadística para apoyar la planeación estratégica y la toma de decisiones dado de que el uso de la información estadística reduce el riesgo e incertidumbre de tomar decisiones de modo incorrecto.

Lo que se proyecta es fomentación de una cultura estadística, “que se refiere a dos componentes interrelacionados: a) capacidad para interpretar y evaluar críticamente la información estadística, los argumentos apoyados en datos. b) Capacidad para discutir o comunicar sus opiniones respecto a tales informaciones estadísticas cuando sea relevante”.

(Gal, 2002, pp. 2-3).