Contaduría General de la Nación

RESOLUCIÓN 718 DE 2012 

(Diciembre 14)

“Por la cual se modifica el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública”

El Contador General de la Nación,

En ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por el literal a) del artículo 4º de la ley 298 del 23 de julio de 1996 y el Decreto 143 de 2004,

CONSIDERANDO

Que mediante la Resolución 354 de 2007 se adoptó el régimen de contabilidad pública, conformado por el plan general de contabilidad pública, el manual de procedimientos y la doctrina contable pública,

Que mediante la Resolución 356 de 2007 se adoptó el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, integrado por el catálogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables,

Que el artículo 18 de la Ley 1444 de 2011 otorgó facultades extraordinarias al Presidente de la República para crear, escindir, fusionar y suprimir, así como para determinar la denominación, número, estructura orgánica y orden de precedencia de los departamentos administrativos,

Que el Gobierno Nacional en cumplimiento de facultades extraordinarias otorgadas por el Congreso de la República decretó la supresión de organismos del Estado para trasladar sus funciones, activos y pasivos a otras entidades públicas, y estableció que algunas de las entidades suprimidas continuarán prestando algunos servicios por un tiempo determinado durante el proceso de supresión,

Que la información contable pública busca satisfacer el conjunto de necesidades específicas y demandas de los distintos usuarios, para facilitar la toma de decisiones tendientes a optimizar la gestión eficiente de los recursos y el mantenimiento del patrimonio público,

Que se requiere modificar el catálogo general de cuentas y el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surgen como consecuencia de los procesos de liquidación, fusión y escisión para incorporar las operaciones de los procesos de supresión,

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear la siguiente subcuenta en la estructura del catálogo general de cuentas:

CódigoDenominación
326004Supresión

ART. 2º—Modificar la denominación de las siguientes cuentas en la estructura del catálogo general de cuentas:

CódigoDenominación actualNueva denominación
3111Resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidaciónResultado del ejercicio de entidades en procesos especiales
3233Resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidaciónResultado del ejercicio de entidades en procesos especiales

ART. 3º—Modificar la descripción y dinámica de las siguientes cuentas del catálogo general de cuentas.

Clase Grupo Cuenta
3313111
PatrimonioHacienda públicaResultado del ejercicio de entidades en procesos especiales

DESCRIPCIÓN

Representa el excedente o déficit obtenido por la entidad contable pública, como resultado de las operaciones efectuadas durante el periodo contable, en desarrollo del proceso de supresión y/o liquidación.

La contrapartida corresponde a la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos.

Dinámica

Se debita con:

1- El déficit del ejercicio.

2- La reclasificación del excedente del ejercicio a la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, al inicio del periodo contable.

Se acredita con:

El excedente del ejercicio.

La reclasificación del déficit del ejercicio a la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, al inicio del periodo contable.

ClaseGrupoCuenta
3323233
PatrimonioPatrimonio institucionalResultado del ejercicio de entidades en procesos especiales

Descripción

Representa el excedente o déficit obtenido por la entidad contable pública, como resultado de las operaciones efectuadas durante el periodo contable, en desarrollo del proceso de supresión y/o liquidación.

La contrapartida corresponde a la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos.

Dinámica

Se debita con:

1. El déficit del ejercicio.

2. La reclasificación del excedente del ejercicio a la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, al inicio del periodo contable.

Se acredita con:

El excedente del ejercicio.

La reclasificación del déficit del ejercicio a la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, al inicio del periodo contable.

Clase Grupo Cuenta
3323260
PatrimonioPatrimonio institucionalPatrimonio de entidades en procesos especiales

Descripción

Representa los valores reclasificados del capital fiscal, los resultados de ejercicios anteriores, los superávit por valorización de activos y donación, y la incorporación de bienes, derechos y obligaciones de las entidades contables públicas que entran en procesos de liquidación, supresión, fusión o escisión. En las empresas societarias no incluye los saldos de las cuentas 3203 - aportes sociales, 3204 - Capital suscrito y pagado y 3210 - Prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social.

La contrapartida corresponde a las cuentas de patrimonio reclasificadas y a los pasivos trasladados.

Dinámica

Se debita con:

1. El valor de la reclasificación del déficit del ejercicio anterior al inicio del periodo contable.

2. El valor del traslado de los activos.

3. El valor de los pasivos incorporados.

Se acredita con:

La reclasificación de los saldos de las cuentas del patrimonio al iniciarse los procesos de liquidación, supresión, fusión o escisión.

El valor del traslado de los pasivos.

El valor de la reclasificación del excedente del ejercicio anterior al inicio del periodo contable.

El valor de los activos incorporados.

ART. 4º—Modificar el nombre del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surgen como consecuencia de los procesos de liquidación, fusión y escisión, el cual se denominará procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surgen como consecuencia de los procesos de supresión, liquidación, fusión y escisión.

ART. 5º—Modificar los numerales 1º al 24 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surgen como consecuencia de los procesos de supresión, liquidación, fusión y escisión, contenido en el manual de procedimientos, los cuales quedarán así:

1. Supresiones y liquidaciones.

Considerando que el principio de gestión continuada no aplica tratándose de una entidad contable pública sobre la que se ordena la supresión y/o liquidación, a continuación se relacionan los procedimientos de carácter específico que debe aplicar.

Las operaciones derivadas del proceso de supresión y/o liquidación deben registrarse en los mismos libros de contabilidad de la entidad contable pública sobre la cual se ordenó el respectivo proceso.

Para efectos de este procedimiento, la supresión de una entidad implica su desaparición de la estructura de la administración pública, la cesación o el traslado de sus funciones, el licenciamiento o traslado de su personal y el traslado de activos y pasivos a otras entidades. Por su parte la liquidación implica, adicionalmente, la obligación expresa de realizar los activos para el pago de los pasivos, dando al remanente el tratamiento establecido en las disposiciones legales.

La supresión se puede presentar con propósitos de liquidación, fusión o escisión, en cuyo caso aplicará el procedimiento definido para cada uno de esos procesos. También puede ordenarse la supresión, permitiendo que la entidad continúe temporalmente con el desarrollo de algunas funciones, mientras estas se trasladan a otras entidades contables públicas.

2. Cierre contable de las operaciones de las entidades sobre las que se ordena la supresión y/o liquidación.

La entidad contable pública sobre la cual se ordene la supresión, y que conforme a las disposiciones legales deba continuar desarrollando temporalmente algunas funciones, realizará el cierre contable al final del periodo contable en el cual se ordena la supresión, una vez se haya efectuado la reclasificación de las cuentas del patrimonio señaladas en el numeral 3º de este procedimiento.

Por su parte, la entidad contable pública sobre la cual se ordena la liquidación debe proceder a efectuar el cierre contable de sus operaciones a la fecha de entrada en vigencia del respectivo acto o a la última fecha de operación, previo cumplimiento de la norma de cierre contable. Este cierre contable consiste en debitar las subcuentas de las cuentas de ingresos y acreditar las subcuentas de las cuentas de gastos y costos, utilizando como contrapartida las subcuentas de la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos. El saldo neto del cierre se traslada a la subcuenta que corresponda de la cuenta 3110 - Resultado del ejercicio o 3230 - Resultados del ejercicio.

3. Reclasificación de las cuentas del patrimonio.

Una vez conocido el acto administrativo con el cual se ordena la supresión, la entidad contable pública debe proceder a reclasificar los saldos de las cuentas que conforman el patrimonio a la subcuenta 314004 - Supresión de la cuenta 3140 – Patrimonio de entidades en procesos especiales o 326004 - Supresión de la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, según corresponda.

En el caso de las entidades sobre las cuales se ordena la liquidación, una vez efectuado el cierre contable, se deben reclasificar los saldos de las cuentas que conforman el patrimonio, a la subcuenta 314001 - Liquidación o 326001 - Liquidación, de la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales o 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, según corresponda. Tratándose de entidades contables públicas de carácter societario, este procedimiento se aplica a todas las cuentas del patrimonio, excepto a las cuentas 3203 - Aportes sociales, 3204 - Capital suscrito y pagado y 3210 - Prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social.

4. Inventario de la entidad en supresión y/o liquidación.

La entidad contable pública sobre la cual se ordene la supresión y/o liquidación debe realizar los inventarios de activos, pasivos, contingencias y bienes y derechos de terceros, de conformidad con las disposiciones legales, para efectos de adelantar el respectivo proceso.

La información financiera, económica, social y ambiental debe ser confrontada con la existencia y valor de los activos y pasivos establecidos en el inventario, y en caso de presentarse diferencias, deben realizarse los ajustes contables a que haya lugar.

5. Restitución de recursos embargados.

La restitución a bancos de los recursos embargados con anterioridad a la vigencia del acto que ordena la liquidación de la entidad contable pública, se registra debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110 - Depósitos en instituciones financieras y acreditando la subcuenta 142503 - Depósitos judiciales, de la cuenta 1425 - Depósitos entregados en garantía.

Tratándose de bienes que fueron embargados y tal condición fue registrada en cuentas de orden, con la restitución, la entidad contable pública debita la subcuenta 891590 - Otras cuentas deudoras de control, de la cuenta 8915 - Deudoras de control por contra (CR) y acredita la subcuenta 839006 - Recursos embargados, de la cuenta 8390 - Otras cuentas deudoras de control.

6. Venta de activos.

El registro de la venta de bienes se efectúa por su valor en libros, y la diferencia con respecto al valor del derecho a cobrar (precio de venta), cuando este último sea mayor, debe registrarse en la subcuenta 480805 - Utilidad en venta de activos, de la cuenta 4808 - Otros ingresos ordinarios y, en caso contrario, en la subcuenta 580801 - Pérdida en venta de activos, de la cuenta 5808 - Otros gastos ordinarios. En caso de haberse registrado valorizaciones y superávit por valorizaciones, se debita la subcuenta 314001 - Liquidación o 314004 - Supresión, de la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales o la subcuenta 326001 - Liquidación o 326004 - Supresión, de la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, y se acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1999 - Valorizaciones.

7. Registros contables en la entidad que traslada bienes y derechos a otra que los recibe.

Si en el acto administrativo que determina la supresión y/o liquidación de una entidad contable pública se establece el traslado de bienes y derechos a otra entidad contable pública, dicho acto debe reconocerse en el momento de la entrega de los bienes.

La entidad contable pública que traslada los bienes y derechos, los retira por el valor en libros, debitando las subcuentas que correspondan a las depreciaciones, amortizaciones y provisiones de los bienes y derechos trasladados y acreditando las subcuentas de las cuentas de activo relacionadas, de acuerdo con el bien o derecho que se entrega. Si el valor en libros es distinto de cero, la diferencia se registra con un débito en la subcuenta 314001 - Liquidación o 314004 - Supresión de la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos, o la subcuenta 326001 - Liquidación o 326004 - Supresión de la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, según corresponda. Así mismo, retira las valorizaciones y el superávit por valorizaciones correspondientes, con un débito en la subcuenta 314001 - Liquidación o 314004 - Supresión, de la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales o a la subcuenta 326001 - Liquidación o 326004 - Supresión, de la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales y un crédito en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1999 - Valorizaciones.

8. Registros contables en la entidad que recibe bienes y derechos de otra que los traslada.

La entidad contable pública receptora de los bienes y derechos, los incorpora con un débito en las subcuentas y cuentas de activo, de acuerdo con su naturaleza y un crédito en la subcuenta 312525 - Bienes o 312526 - Derechos, de la cuenta 3125 - Patrimonio público incorporado, si la entidad pertenece al sector central. En el caso de las entidades descentralizadas se acredita la subcuenta 325525 - Bienes o 325526 - Derechos, de la cuenta 3255 - Patrimonio institucional incorporado, según corresponda. El valor por el cual deben registrarse los activos es el definido en el acto que ordena la liquidación; en su defecto, se utiliza el valor convenido, que puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico. El valor por el cual se reconocen los bienes debe actualizarse de conformidad con las normas sobre la materia.

La incorporación de bienes y derechos debe realizarse sin perjuicio de garantizar el cumplimiento de las características cualitativas de la información contable pública.

9. Registros contables en la entidad que traslada obligaciones a otra que las recibe.

Si en el acto administrativo que determina la supresión y/o liquidación de una entidad contable pública se establece el traslado de obligaciones a otra entidad contable pública, dicho acto debe reconocerse en el momento de su entrega.

La entidad contable pública traslada el saldo de la obligación con los correspondientes costos de endeudamiento por pagar y la prima y descuento en colocación de bonos y títulos pendientes de amortizar, acreditando la subcuenta 314001 - Liquidación o 314004 - Supresión de la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, o la subcuenta 326001 - Liquidación o 326004 - Supresión de la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, según corresponda.

10. Registros contables en la entidad que recibe obligaciones de otra que las traslada.

La entidad contable pública receptora de las obligaciones, las incorpora, registrando el detalle de los conceptos asociados, en las subcuentas y cuentas respectivas, debitando la subcuenta 312527 - Obligaciones (Db), de la cuenta 3125 - Patrimonio público incorporado o la subcuenta 325527 - Obligaciones (Db), de la cuenta 3255 - Patrimonio institucional incorporado, según corresponda.

Cuando la entidad contable pública sobre la cual se ordene el proceso de supresión y/o liquidación, tenga a su cargo el reconocimiento de pensiones, y el acto administrativo correspondiente determine su traslado a otra entidad, aplica lo definido en el procedimiento para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional.

La incorporación de obligaciones debe realizarse sin perjuicio de garantizar el cumplimiento de las características cualitativas de la información contable pública.

11. Registro de pasivos no reconocidos.

Si en el proceso de supresión y/o liquidación, como producto del emplazamiento por acreencias y reclamaciones, se establecen pasivos no reconocidos basados en documentos idóneos, estos deben ser incorporados, debitando las subcuentas y cuentas de activos, gastos y patrimonio de entidades en procesos especiales y acreditando las subcuentas y cuentas respectivas del pasivo, según corresponda.

12. Procesos judiciales y demás reclamaciones.

La entidad contable pública debe reconocer los procesos judiciales y demás reclamaciones, en cuentas de orden, pasivos estimados o pasivo real, dependiendo de la evolución de los procesos o la evaluación del riesgo, de conformidad con lo establecido en el procedimiento para el registro contable de los procesos judiciales. De igual forma registra los derechos judiciales reconociéndolos en cuentas de orden o como derechos judicialmente reconocidos, según corresponda. Los registros contables se indican en el procedimiento de procesos judiciales y embargos.

13. Cancelación de pasivos con bienes como dación en pago.

Si durante el proceso de liquidación se cancelan pasivos con bienes como dación en pago, se debitan los pasivos y se acreditan los activos por su valor en libros. El valor de la operación será conforme lo establezcan las normas vigentes.

14. Gastos relacionados con la supresión y/o liquidación.

Los gastos del personal que continúe vinculado a la entidad para el desarrollo de funciones asociadas con el proceso de supresión y/o liquidación, se registran debitando las subcuentas y cuentas del grupo 51 - De administración y acreditando las subcuentas, de las cuentas 2425 - Acreedores y 2505 - Salarios y prestaciones sociales, según corresponda.

Las indemnizaciones que se originen en la cancelación de contratos de trabajo deben registrarse con un débito en la subcuenta 510203 - Indemnizaciones, de la cuenta 5102 - Contribuciones imputadas y un crédito en la subcuenta 250508 - Indemnizaciones, de la cuenta 2505 - Salarios y prestaciones sociales.

La contratación de personas especializadas para la realización de las actividades propias del proceso de supresión y/o liquidación, así como la remuneración asignada al liquidador, deben registrarse debitando las subcuentas que correspondan de la cuenta 5101 - Sueldos y salarios y/o la subcuenta 511111 - Comisiones, honorarios y servicios, de la cuenta 5111 - Generales y acreditando la subcuenta 242552 - Honorarios, de la cuenta 2425 - Acreedores o la subcuenta que corresponda de la cuenta 2505 - Salarios y prestaciones sociales.

En todo caso, los gastos originados en la supresión y/o liquidación deben ser reconocidos por la entidad contable pública en la cual se esté adelantando dicho proceso, con independencia de que la apropiación presupuestal haya sido asignada a otra entidad contable pública. Cuando las normas establezcan que los recursos deben ser restituidos, la entidad en supresión y/o liquidación debe reconocer el pasivo a favor de la entidad que efectuó los pagos y cancelar los pasivos causados en la liquidación, para lo cual debita la subcuenta que generó para el pago de la obligación y acredita la subcuenta 249015 - Obligaciones pagadas por terceros, de la cuenta 2490 - Otras cuentas por pagar. Por su parte, la entidad que efectúa el pago debita la subcuenta 147064 - Pago por cuenta de terceros, de la cuenta 1470 - Otros deudores y acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110 - Depósitos en instituciones financieras.

En caso de que las normas no establezcan la restitución de los recursos, la entidad en supresión y/o liquidación, así como la entidad que efectúa los pagos, deben aplicar lo definido en este procedimiento para el traslado de obligaciones.

15. Reconocimiento de costos y gastos en entidades que continúen produciendo bienes o prestando servicios durante el proceso de supresión y/o liquidación.

Si de conformidad con las disposiciones legales, durante el proceso de supresión y/o liquidación la entidad continúa prestando el servicio o produciendo bienes, debe reconocer los gastos y costos que correspondan, sin perjuicio de cumplir con el procedimiento contable para las supresiones y/o liquidaciones.

16. Depreciaciones, amortizaciones, provisiones y valorizaciones de activos.

Los activos de una entidad que se encuentre en proceso de supresión y/o liquidación no son objeto de reconocimiento de provisiones y valorizaciones. Tampoco son objeto de reconocimiento de depreciaciones y amortizaciones, los activos de una entidad que se encuentre en proceso de supresión y/o liquidación, excepto los que se utilizan en la producción de bienes y servicios, cuando el Estado deba garantizar la continuidad en la producción de estos o la prestación del servicio; así mismo, son objeto de depreciaciones o amortizaciones los bienes que se destinen para el funcionamiento de la entidad durante el proceso de supresión y/o liquidación, se concesionen o se arrienden.

17. Devolución de bienes de terceros.

La devolución de bienes de una entidad en supresión y/o liquidación que pertenece al gobierno general a otra entidad del gobierno general se efectúa por el valor en libros, debitando la subcuenta 314001 - Liquidación o 314004 - Supresión de la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, o la subcuenta 326001 - Liquidación o 326004 - Supresión de la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, según corresponda, y acreditando las subcuentas de las cuentas de activo conforme a la naturaleza de los bienes.

Cuando la devolución de los bienes la realice una entidad en proceso de supresión y/o liquidación que pertenece al gobierno general, a una empresa, o la devolución se realice entre empresas, la entidad del gobierno o empresa que devuelve los bienes debita la subcuenta 934619 - Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 9346 - Bienes recibidos de terceros y acredita la subcuenta 991506 - Bienes recibidos de terceros, de la cuenta 9915 - Acreedoras de control por contra (DB).

18. Restitución de bienes a la entidad en supresión y/o liquidación.

Si una entidad del gobierno general le restituye bienes a otra entidad del gobierno general que se encuentra en supresión y/o liquidación, esta última los debe incorporar debitando las subcuentas de las cuentas del grupo 16 - Propiedades, planta y equipo y acreditando la subcuenta 314001 - Liquidación o 314004 - Supresión de la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, o la subcuenta 326001 - Liquidación o 326004 - Supresión, de la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, según corresponda.

Por su parte, cuando las empresas le restituyen bienes a la entidad en proceso de supresión y/o liquidación, esta debita las subcuentas de las cuentas que correspondan del grupo 16 - Propiedades, planta y equipo por el valor neto que resulte de acreditar las subcuentas relacionadas, de la cuenta 1920 - Bienes entregados a terceros y debitar las subcuentas de la cuenta 1925 - Amortización acumulada de bienes entregados a terceros (CR).

19. Cierre contable durante el proceso de supresión y/o liquidación.

Al finalizar el periodo contable, la entidad contable pública debe efectuar el cierre de las operaciones con ocasión de la supresión y/o liquidación, para lo cual debita las cuentas de ingresos y acredita las cuentas de gastos y costos, utilizando como contrapartida las subcuentas de la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos. El saldo neto del cierre se traslada a la subcuenta que corresponda de la cuenta 3111 - Resultado del ejercicio de entidades en procesos especiales o 3233 - resultado del ejercicio de entidades en procesos especiales.

Al inicio del periodo contable siguiente, el saldo de la cuenta de resultados 3111 - Resultado del ejercicio de entidades en procesos especiales o 3233 - Resultado del ejercicio de entidades en procesos especiales se traslada a la subcuenta 314001 - Liquidación, 314004 - Supresión, 326001 - Liquidación o 326004 - Supresión, de las cuentas 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales o 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, según corresponda.

[Eliminado numeral 20 - Resolución 413 de 2011]

21. Contrato de fiducia mercantil posterior a la liquidación.

Cuando terminado el plazo de la liquidación, el liquidador celebre un contrato de fiducia mercantil por el cual transfiere al patrimonio autónomo activos para el pago de pasivos y contingencias, debe aplicar lo definido en este procedimiento para el traslado de bienes, derechos y obligaciones.

Igual tratamiento aplica la entidad contable pública beneficiaria del remanente cuando recibe bienes del patrimonio autónomo, una vez cancelados los pasivos.

22. Instrucciones adicionales para empresas de servicios públicos domiciliarios que sean intervenidas con fines de liquidación.

Las empresas de servicios públicos domiciliarios intervenidas con fines de liquidación deben causar el derecho de los recursos del Fondo Empresarial, debitando la subcuenta 147085 - Apoyo del Fondo Empresarial, de la cuenta 1470 - Otros deudores y acreditando la subcuenta 480820 - Apoyo del Fondo Empresarial, de la cuenta 4808 - Otros ingresos ordinarios.

Cuando los recursos recibidos del Fondo excedan el valor de las contribuciones realizadas por la empresa, esta debe reconocer el mayor valor recibido, debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110 - Depósitos en instituciones financieras y acreditando la subcuenta 230611 - Préstamos ó 230705 - Préstamos de los fondos empresariales, de la cuenta 2306 - Operaciones de financiamiento internas de corto plazo o 2307 - Operaciones de financiamiento internas de largo plazo, según corresponda.

23. Estados contables.

Una vez realizado el cierre contable de las operaciones de la entidad en liquidación, referido en el numeral 2º de este procedimiento, la entidad contable pública debe elaborar como mínimo el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental debidamente certificados, para efectos de establecer el balance de iniciación de la liquidación de acuerdo con lo señalado en el procedimiento de estados contables.

Para la elaboración y presentación del balance general durante el proceso de liquidación los activos y pasivos se clasifican en corriente.

La preparación y presentación del estado de flujos de efectivo para las empresas debe estructurarse con base en las actividades propias de la liquidación, identificando las entradas y salidas de efectivo producto de dicho proceso.

La entidad contable pública durante el proceso de supresión y/o liquidación debe elaborar y presentar los estados contables básicos de acuerdo con el procedimiento establecido para este fin.

Debe revelarse en notas a los estados contables la existencia del fondo con destinación específica, que de conformidad con las disposiciones legales debe crearse para atender los gastos de conservación, guarda y depuración de los archivos.

24. Reporte de la información.

Las entidades en supresión y/o liquidación deben informar oportunamente a la Contaduría General de la Nación la nueva situación o estado de la entidad mediante comunicación escrita, anexando el acto administrativo respectivo con el propósito de hacer la actualización respecto del “estado de la entidad” y la modificación del nombre de la entidad en el sistema CHIP.

Por su parte, la entidad contable pública, cuando sea el caso, incorpora en el sistema CHIP el cambio del representante legal y/o contador.

Así mismo, las entidades que se encuentran en los procesos antes mencionados seguirán reportando la información financiera, económica, social y ambiental, en la forma y términos establecidos por la Contaduría General de la Nación hasta tanto culmine dicho proceso. Para efectos de la elaboración y presentación del reporte de saldos y movimientos, los activos y pasivos de la entidad en liquidación deben clasificarse en la columna de saldo final corriente.

ART. 6º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de diciembre de 2012.