RESOLUCIÓN 72 DE 2002 

(Febrero 14)

“Por la cual se aprueba el plan institucional de capacitación”.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,

en uso de sus facultades legales y en especial por lo señalado en el artículo 59 del Decreto 854 de 2001, y

CONSIDERANDO:

Que la capacitación, de acuerdo con lo señalado en la Ley 443 de 1998, está orientada entre otros a propiciar el mejoramiento en la prestación de los servicios, a subsanar las deficiencias detectadas en la evaluación de desempeño y a desarrollar las potencialidades, destrezas y habilidades de los empleados, para lo cual las unidades de personal formularán los planes y programas de capacitación para el logro de estos objetivos;

Que el Decreto 1567 de 1998, como norma expedida en desarrollo de la Ley 443 de 1998, establece como propósito fortalecer la capacidad de los servidores públicos y proporcionar a éstos, a través de la capacitación los elementos que permitan dinamizar la carrera administrativa y lograr el mejoramiento de la administración pública, objetivo para el cual el plan nacional de formación y capacitación se convierte en uno de sus principales instrumentos;

Que el numeral 2º del artículo 32 de la Resolución 707 de 2000, señala dentro de las funciones del comité de capacitación recomendar la aprobación del plan de capacitación de la secretaría general;

Que el comité de capacitación en reunión del 17 de enero de 2002, recomendó la aprobación del plan de capacitación para la vigencia 2002, cuyo contenido incluye el marco legal, políticas institucionales y sectoriales, beneficiarios, horario, procedimiento, objetivos general y específicos, indicadores de gestión y el cuadro “plan de acción 2002”, con la distribución temática y ocupacional, el cronograma y los costos estimados,

RESUELVE:

ART. 1º—Aprobar el plan institucional de capacitación de la secretaría general, para la vigencia de 2002, el cual forma parte integrante de esta resolución.

ART. 2º—Autorizar al subsecretario general, para que pueda modificar el plan de gestión y el cronograma de actividades correspondiente.

ART. 3º—Autorizar a los subsecretarios de despacho, jefes de oficinas asesoras, gerente CADE y director de la UCPI, para seleccionar a los funcionarios, que participarán en los diferentes programas de capacitación.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de su publicación y modifica en lo pertinente el artículo 32 de la Resolución 707 de 2000.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de febrero de 2002.

Plan institucional de capacitación año 2002

El plan de capacitación que se propone mediante este documento, busca a través de los procesos de formación y capacitación actualizar los conocimientos y generar el mejoramiento continuo de las competencias de los colaboradores y colaboradoras de la secretaría general, de acuerdo con las exigencias que el entorno hace para responder favorablemente a los requerimientos de la sociedad, a las exigencias de eficiencia en el servicio y a las necesidades de desarrollo personal.

Dicho plan se encuentra estructurado dentro del criterio del concepto técnico de capacitación y su campo de aplicabilidad, que consulta los parámetros formulados por el Gobierno Distrital, los principios generales de formación y capacitación establecidos en las disposiciones legales y la propia programación institucional. En el mismo se definen los recursos previstos en el presupuesto para atender los diferentes eventos académicos y los recursos humanos correspondientes, los cuales se integran mediante mecanismos de coordinación y cooperación institucional, tanto públicos como privados, que hacen posible utilizar con una mayor eficiencia los recursos disponibles.

Para el efecto, se establecen el marco legal, las políticas, objetivo general y específicos, cobertura, cronograma, metodología de evaluación mediante indicadores de gestión y definición de tiempos y movimientos traducidos en costos y gastos que demandan tal actividad.

Su estructura responde a las orientaciones de las políticas institucionales con la finalidad de ofrecer mayores oportunidades de capacitación, a la cual accedan la mayoría de los servidores públicos en todos los niveles, fortaleciendo las habilidades técnicas y los conocimientos específicos que requieren las actividades propias desarrolladas en el cumplimiento de las funciones de cada cargo.

Este marco permite no sólo el cumplimiento de los parámetros previstos en las normas que regulan la materia, sino la motivación de los servidores publicas como estrategia para el fortalecimiento de sus habilidades en busca del crecimiento personal, profesional y laboral, el cambio de actitudes con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva y en últimas contribuir a la mejor prestación de los servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo integral de la persona.

Marco legal

Las normas que constituyen el marco legal del plan son las siguientes:

Constitución Política de Colombia. Título II y capítulo 20, inciso 2º del artículo 53, artículos 67 y 70, relacionados con los aspectos de educación y capacitación.

Ley 190 de 1995. Estatuto anticorrupción, artículo 7º en donde se indica que la capacitación deberá favorecer a todos los servidores públicos que no solo lo proyecten en el escalafón de carrera administrativa sino en su perfil profesional.

Ley 200 de 1995. Código Disciplinario Único, en su artículo 39 señala entre otros derechos de los servidores públicos, recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones.

Ley 443 de 1998,por la cual se expiden normas sobre la carrera administrativa. Artículo 31 y título IV, relacionado con los programas de capacitación, objetivos y reglamentación para la elaboración del Plan que ha de servir como herramienta de gestión.

Decreto 1567 de 1998, por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos. Artículos 3º al 13 que señalan los parámetros que versan sobre el sistema nacional de capacitación.

Decreto 682 del 16 de abril de 2001, por el cual se adopta el plan nacional de formación y capacitación de servidores públicos.

Decreto 440 del 1º de junio de 2001, por el cual se adopta el plan de desarrollo económico, social y de obras para Bogotá D.C., 2001-2004 “Bogotá para vivir todos del mismo lado”.

Resolución 707 del 25 de septiembre de 2000, por la cual se reglamenta el programa de educación no formal, informal y formal en la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y Resolución 210 del 4 de mayo de 2001, por la cual se modifica el parágrafo 1º del artículo 26 de la Resolución 707 de 2001.

Políticas institucionales

Para la secretaría general la capacitación se constituye en un medio de apoyo que busca generar en los funcionarios cambios significativos en las formas de pensar, sentir y actuar, a través de un proceso de aprendizaje contínuo. Se trata de un proceso que permita la creación colectiva de capacidades nuevas (no sólo una suma de capacidades individuales) en función de los propósitos institucionales, traducidos en la consecución de los objetivos del plan de desarrollo económico, social y de obras para Bogotá D.C. 2001-2004 “Bogotá para vivir todos del mismo lado”.

Como quiera que la secretaría general está inscrita en el objetivo de la gestión pública admirable, la estrategia en materia de capacitación se orientará a fortalecer el compromiso de los servidores públicos y de todas las personas con una gestión efectiva y transparente para elevar la confianza y el respeto de los habitantes de Bogotá hacia las instituciones y los organismos distritales.

En este sentido, y siguiendo los lineamientos del plan nacional de capacitación, los procesos de gestión humana, de formación y capacitación de los funcionarios, deberán orientarse hacia el mejoramiento de la capacidad de la organización para desarrollar sus actividades y prestar más eficientemente los servicios públicos bajo nuestra responsabilidad, lo cual supone capacidad de aprendizaje colectivo para comprender el entorno y sus demandas, de tal forma que se garantice la supervivencia institucional, dependiendo en gran medida del desarrollo y fortalecimiento de las competencias laborales de los servidores públicos.

El plan integral de capacitación se estructura como herramienta de gestión de un sistema que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.-secretaría general, consultando el conjunto coherente de políticas, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las oficinas de la secretaría general y en los servidores de la misma, una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios.

Con el objeto de organizar la capacitación internamente, la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.-secretaría general, formula sobre este esquema el plan institucional de capacitación con la periodicidad de un año.

Políticas sectoriales

La administración ha considerado importante fortalecer los procesos de formación y capacitación para el desarrollo de las competencias a través de las diferentes modalidades (capacitación en el puesto de trabajo, participación en proyectos especiales, talleres, cursos, etc.), como una estrategia que permita garantizar al servidor que se desempeña en un puesto determinado, estar en capacidad de acceder o adaptarse a empleos o a modalidades laborales diferentes en virtud de su capacidad de aprender y de las competencias desarrolladas.

En este sentido la capacitación podrá impartirse bajo modalidades que respondan a los objetivos, principios y obligaciones señalados en el Decreto-Ley 1567 de 1998, como son la educación no formal e informal, así como lo dispuesto en el plan nacional de capacitación relacionado con el proceso de formación y capacitación de los servidores públicos y en los programas de inducción y reinducción, así como las jornadas de reflexión y la participación en la red interinstitucional de apoyo a la formación y a la capacitación para el sector público.

Programa de inducción. Está dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional, en lo que tiene que ver con el sistema de valores, formación ética, servicio público, la organización y las funciones del Estado, la misión de la entidad y las funciones de su dependencia, entre otros aspectos. Este programa se realizará en coordinación con el Departamento Administrativo del Servicio Civil y con la Escuela de Alto Gobierno de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP.

Programa de reinducción. Se trata de actualizar y enterar a los empleados acerca de reformas en la organización del Estado y sus funciones, informarles sobre la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo. Este programa se realizará en coordinación con el Departamento Administrativo del Servicio Civil.

Jornadas de reflexión sobre ciudad y derecho. Dentro de los objetivos del plan de desarrollo económico, social y de obras públicas 2001-2004 “Bogotá para VIVIR todos del mismo lado”, se ha contemplado bajo el concepto de “gestión pública admirable” una serie de actividades que tienen como finalidad aumentar el nivel de confianza y el respeto de los habitantes de la ciudad hacia las instituciones y los organismos distritales y el compromiso de los servidores públicos y de todas las personas con una gestión efectiva y transparente. En el marco de este objetivo la secretaría general, ha considerado conveniente organizar unas jornadas de reflexión sobre aspectos que tienen incidencia en el devenir de la administración distrital.

Beneficiarios. Serán beneficiarios de las políticas, planes y programas de capacitación, los empleados que pertenecen a la planta de personal de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. De esta manera se aspira tener una cobertura de capacitación del 100% del personal, contando para ello con las asignaciones presupuestales correspondientes. En ningún caso, podrá ser beneficiario, salvo cuando se trate de procesos de inducción, el empleado que haya sido objeto de sanción disciplinaria en el último año.

Horario. Este plan de capacitación también contiene unas políticas de manejo del tiempo en los que tanto el empleador como el servidor público aporten un espacio de atención que podrá distribuirse en horario dentro y fuera de la jornada laboral establecida.

Procedimiento. Para el desarrollo del plan de capacitación se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

Diagnóstico de necesidades de capacitación. Se cuenta con el diagnóstico de necesidades de capacitación del año 2001, el cual sirvió de base para la elaboración del plan de capacitación, cuya ejecución se cumplió en un 80%, razón que lleva a proponerlo como instrumento que se valida para el año 2002, teniendo en cuenta que los contenidos propuestos como necesidades responden a los lineamientos señalados por la actual administración.

Informe de evaluación de desempeño 2000-2001. Los resultados de la evaluación del desempeño también permiten soportar los programas en materia de capacitación, toda vez que allí se señalan los aspectos de mayor y menor concentración de puntajes que sirven de referencia para el fortalecimiento en los diferentes niveles jerárquicos de la secretaría general.

Nivel ejecutivo: Las fortalezas se encuentran en los factores de responsabilidad, delegación, trabajo en equipo y compromiso institucional. Los menores registros corresponden a planeación, utilización de recursos, liderazgo, toma de decisiones y relaciones interpersonales.

Nivel profesional: Las fortalezas se presentan en los factores de responsabilidad y competencia técnica e iniciativa y los menores registros en planeación, relaciones interpersonales y tratamiento de la información.

Nivel administrativo: Las fortalezas se encuentran en los factores de conocimiento del trabajo, responsabilidad, atención al usuario y colaboración. Los menores registros en utilización de recursos, calidad, relaciones interpersonales, iniciativa y compromiso institucional.

De acuerdo con los resultados del análisis de la evaluación de desempeño, a través del plan de capacitación se pretende superar las debilidades encontradas en temas como son planeación, uso eficiente de recursos, liderazgo, toma de decisiones, relaciones interpersonales y comunicación, sin desconocer el papel que los evaluadores cumplen para mantener los aspectos fuertes y aminorar los más débiles.

Clima organizacional. Los resultados de la encuesta sobre el clima organizacional efectuada el año anterior, por parte de la oficina asesora de planeación, alrededor de la percepción que los colaboradores tienen de los comportamientos, las actitudes, los valores, las normas, la estructura y las jerarquías que existen en la secretaría general, permitió establecer que el clima organizacional es satisfactorio, lo que significa que el ambiente de trabajo es percibido como aceptable tanto para el funcionario como para la organización. La tendencia positiva en todos los criterios evaluados, supera en promedio el 60%. La secretaría general a través de los programas de capacitación, fortalecerá los factores destacados en este instrumento a saber: administración, toma de decisiones, cooperación, motivación, información - seguimiento y liderazgo.

Evaluaciones programas de capacitación.

Adicionalmente, es de señalar las evaluaciones de los programas de capacitación desarrollados durante el año 2001, que en términos de contenidos fue satisfactoria, con sugerencias de los asistentes hacia temas de crecimiento personal, habilidades y metodologías grupales, planeación, contratación, motivación, gestión pública, financiera, derecho penal, calidad de servicio entre otros, temas que han sido recogidos en la propuesta del plan para la actual vigencia.

Comité de capacitación. Dentro del contexto de gestión existe una voluntad administrativa para la coordinación y ejecución de los programas de capacitación previstos, que se canaliza a través del comité de capacitación de la secretaría general, el cual cuenta entre otras con las siguientes funciones según lo dispuesto en la Resolución 707 de 2000:

• Recomendar la aprobación del plan de capacitación de la secretaría general.

• Seleccionar a los empleados de la secretaría general, que participarán en los programas y modalidades de educación formal, informal y no formal, de acuerdo con la postulación que de ellos realicen los jefes inmediatos.

• Aprobar las solicitudes de financiación de los programas de educación previstos en la Resolución 707 de 2000.

Objetivo general

La capacitación entendida como el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal, tendrá como propósito en la secretaría general, la de prolongar y complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.

Objetivos específicos

• Facilitar el desarrollo integral del ser humano, potenciando actitudes, habilidades y conductas en sus dimensiones: ética, creativa, comunicativo, crítica, sensorial, emocional e intelectual, así como reforzar y complementar la capacidad cognitiva y técnica de los servidores públicos.

• Fortalecer la gestión pública orientada a resultados, el mejoramiento de las relaciones Estado-ciudadano y mejorar la calidad en la prestación del servicio.

• Fortalecer los valores éticos en el servicio, a través de la divulgación y generando espacios de reflexión y compromiso institucional de los servidores.

Control de gestión

El diseño del plan que aquí se establece consulta tanto el diagnóstico de necesidades, como los componentes del sistema, orientados a dos áreas funcionales así:

a) Misional o técnica. Integra esta área las dependencias cuyos servicios constituyen la razón de ser de la entidad. Tiene que ver con la atención a la comunidad en general.

b) De gestión. Esta área está constituida por las dependencias que tienen por objeto suministrar los bienes y servicios que requiere internamente la entidad para su adecuado funcionamiento.

Con el propósito de apoyar a la administración a alcanzar las metas y objetivos previstos, se hace necesario estructurar algunas herramientas de control de gestión que permitan medir el grado de satisfacción de las necesidades de capacitación y el mejoramiento de la productividad. En consecuencia, dentro de este proceso se debe contar con una fase de seguimiento y evaluación, la cual debe concluir con acciones tendientes a retroalimentar y reorientar, si fuere necesario, los programas establecidos tomando como referencia la práctica, el análisis de casos concretos y la solución de problemas.

Para efecto de conseguir un óptimo nivel de satisfacción laboral de los servidores públicos a los cuales va encaminado el plan de capacitación, se hace necesario manejar unos indicadores estratégicos que midan el avance de los objetivos mostrando los resultados en términos de calidad, cobertura, eficacia y calidad de convocatoria, como mecanismos de medición cuantitativa y/o cualitativa que han de permitir determinar, con el mayor grado de precisión posible, los resultados del plan:

a) Calidad de las actividades de capacitación: Calidad de la capacitación que se brinda en la entidad, a través de encuestas a los asistentes sobre el nivel de satisfacción.

b) Cobertura de la capacitación: El número total de funcionarios que son capacitados en la entidad en un período determinado.

c) Cobertura de la capacitación por niveles: El número total de funcionarios que son capacitados en la entidad en un período determinado; clasificados por niveles.

d) Eficiencia en la gestión de capacitación: El nivel de cumplimiento del plan de capacitación diseñado para la secretaría general.

e) Capacidad de convocatoria: La capacidad que tiene el área para lograr el mayor número de asistentes en sus actividades de capacitación.

Calidad de las actividades de capacitación
Indicador de calidad = Nº encuestas valoradas positivamente en el período
Nº total de encuestas diligenciadas el el período
El número de satisfechos comprende los funcionarios que evalúan como excelente, buena o regular la actividad.
Cobertura de capacitación
Indicador de cobertura = Nº de funcionarios capacitados en un período
Nº total de funcionarios en la secretaría general
Indicador de cobertura = Nº de funcionarios capacitados por cada nivel existente en la secretaría
Por niveles Nº total de funcionarios en la secretaría general
Eficacia en la gestión de capacitación
Indicador de eficacia = Nº de eventos de capacitación realizados en el período
Nº de eventos programados en el período

NOTA: Los anexos de la presente resolución pueden ser consultados en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

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