Superintendencia de Industria y Comercio

RESOLUCIÓN 723 DE 2015

(Enero 15)

“Por la cual se modifica el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014”.

El Superintendente de Industria y Comercio,

en ejercicio de sus facultades legales y, en particular, las previstas en la Ley 594 de 2000 y en los Decretos números 2578 y 2609 de 2012 y 4886 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 26 del Decreto 2578 de 2012 establece la obligación que tienen las empresas e instituciones privadas que estén bajo la vigilancia del Estado, a contar con archivos creados, organizados, preservados y controlados, teniendo en cuenta los principios archivísticos, el ciclo de vida de los documentos, las normas que regulan cada sector, así como las establecidas en la Ley 594 de 2000;

Que en los artículos 35 y 36 del Decreto 2609 de 2012 se prevé la responsabili­dad de los ministerios y las superintendencias, en sus respectivos sectores, para establecer normas en cuanto a la formulación, implementación y evaluación del programa de gestión documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia; así mismo, dispone que el Archivo General de la Nación coordinará con los ministerios y superintendencias el desarrollo de la normativa que en materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades;

Que la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y los decretos 2578 y 2609 de 2012, expidió la Resolución 8934 del 19 de febrero de 2014, mediante la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta entidad;

Que en el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014 se señala:

“La presente resolución establece un plazo de un (1) año, contado a partir de su entrada en vigencia, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados”;

Que se han recibido solicitudes de algunos vigilados solicitando la ampliación del término otorgado para la elaboración de las tablas de retención documental y la adopción del programa de gestión documental(1);

Que se hace necesario modificar el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de ampliar el término otorgado para la elaboración de las tablas de retención documental y la adopción del programa de gestión documental;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modifícase el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014, el cual quedará así:

“ART. 12.—La presente resolución otorga plazo hasta el 31 de octubre de 2015, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados”.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 15 de enero de 2015.

(1) Solicitud presentada por Confecámaras con el radicado 14231709.