Instituto Geográfico Agustín Codazzi

RESOLUCIÓN 765 DE 2015 

(Junio 30)

“Por la cual se adopta la metodología para la determinación de la provisión de contingencias judiciales del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi””.

El Director General del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el Decreto 2113 de 1992 y 208 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 1º de la Ley 448 de 1998, reglamentado por el Decreto Nacional 423 de 2001 las entidades territoriales y las entidades Descentralizadas de cualquier orden deberán incluir en sus presupuestos de servicio de deuda, las apropiaciones necesarias para cubrir las posibles pérdidas de las obligaciones contingentes a su cargo, de conformidad con la Ley Orgánica de Presupuesto de la Nación.

Que acorde con la Ley 819 de 2003, las valoraciones de los pasivos contingentes nuevos que resulten de la celebración de operaciones de crédito público, otros contratos administrativos y sentencias y conciliaciones cuyo perfeccionamiento se lleve a cabo con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 448 de 1998, serán aprobados por la dirección general de crédito público y tesoro nacional del Ministerio de Hacienda según el artículo 3º de esta misma ley y se manejarán de acuerdo a lo establecido en dicha ley.

Que en el capítulo V del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública adoptado mediante Resolución 356 de septiembre de 2007, estableció el procedimiento para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias y su registro contable. A su vez, el numeral 3.2 contenido en el procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable adoptado mediante Resolución 357 de 2008.

Que según el artículo 194 de la Ley 1437 de 2011, “Todas las entidades que constituyen una sección del presupuesto general de la Nación, deberán efectuar una valoración del contingente judicial, en los términos que defina el Gobierno Nacional, para todos los procesos judiciales que se adelanten en su contra”.

Que la determinación de la provisión de las contingencias judiciales en el Instituto se ha venido realizando teniendo en cuenta el valor de las pretensiones de cada demanda actualizadas trimestralmente dando aplicación a la siguiente fórmula:

R= Rh x índice final 

Índice Inicial 

Donde el valor presente (R) se determina multiplicando el valor histórico (Rh), que es el valor de la (s) pretensión (es) contenida en la demanda, por el guarismo que resulte de dividir el índice final del IPC (series de empalme) certificado por el DANE vigente para los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada año, sobre el índice inicial del IPC (series de empalme) que certificó el DANEs (SIC) a la fecha de la admisión de la demanda.

Que el IGAC debe adoptar el procedimiento para determinar el contingente judicial mediante acción de mejora en cumplimiento del hallazgo 21 del informe de auditoría del año 2014 de la Contraloría General de la República. Que indica:

“No se cuenta con una política para provisión de las demandas debidamente documentada, ni se cuenta con una metodología de reconocido valor técnico que contenga la etapa de valoración cualitativa y cuantitativa del contingente que determine los criterios, variables, y factores aplicados y su nivel de cumplimiento para obtener información pertinente sobre el grado de probabilidad del fallo en contra del Instituto”.

Que es necesaria la determinación de los pasivos contingentes y su correspondiente provisión, entendidos como el valor estimado para cubrir el importe a cargo de la entidad y a favor de terceros por conciliaciones, demandas, por un fallo adverso y su valor cuantificable.

Que la definición de las contingencias debe ser el resultado de la evaluación del riesgo por la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico o el estado del proceso, que determina si la contingencia es probable y se procede a su reconocimiento como pasivo estimado.

Que el principio de prudencia en la contabilidad de los entes indica que, cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificar un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Que es un principio generalmente aceptado que la contabilidad de los entes debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación generadora de desarrollo social, económico y tecnológico, procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información.

Que para efectos de reconocer el pasivo estimado por demandas interpuestas en contra de la entidad, se establecerá el método de reconocido valor técnico que se debe utilizar para establecer la provisión para la contingencia, de tal manera que este le permita garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental relacionada con los procesos judiciales que cursan en contra, contenga las características cualitativas de la información contable pública de contabilidad, relevancia y comprensibilidad, definidas en el régimen de contabilidad pública.

Que como consecuencia de los riesgos operacionales que implica la actividad y funcionamiento de la entidad, contra la misma se presentan conciliaciones, demandas y reclamaciones de carácter jurisdiccional cuyos resultados están sujetos a una contingencia.

Esta metodología de provisión para contingencias judiciales debe ser aplicada y establecida en todos aquellos procesos en los que el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” haya sido demandado y cuyas pretensiones impliquen el pago de sumas de dinero.

Que por lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adoptar la metodología de provisión para las contingencias judiciales, entendida como los lineamientos generales que permitirán revelar en la contabilidad del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” el valor estimado de pérdida de las contingencias, igualmente para el establecimiento de parámetros para el cálculo y calificación de las mismas.

ART. 2º—Alcance. La metodología de provisión para contingencias judiciales debe ser aplicada y establecida en todos aquellos procesos en los que el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” haya sido demandado y cuyas pretensiones impliquen el pago de sumas de dinero.

ART. 3º—Definiciones. Para efecto de la metodología que se adopta en la presente resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a) Obligación de contingencias judiciales. Con base en el marco normativo se entiende por obligaciones contingentes judiciales las obligaciones pecuniarias sometidas a condición que puedan generarse por causa de sentencias, conciliaciones y demás pronunciamientos judiciales en contra de la entidad y serán consideradas de impacto adverso representativo;

b) Provisión. Valor de las estimaciones que debe efectuar la entidad para cubrir contingencia de pérdidas;

c) Pasivo. Lo conforman las obligaciones adquiridas por la entidad y que deben ser canceladas;

d) Pasivo contingente. Obligación posible, cuya existencia ha de ser confirmada solo por la ocurrencia o no, de uno o más eventos inciertos en el futuro, que no se han reconocido contablemente porque no es probable que la entidad tenga que satisfacerla, o bien, el importe de la obligación no puede ser medido con la suficiente fiabilidad;

ART. 4º—Calificación y valoración trimestral de procesos. Los apoderados del instituto calificarán y valorarán los procesos judiciales a su cargo y para el efecto deberán diligenciar respecto de cada proceso lo siguiente:

4.1. Datos del proceso

Nombre del apoderado

Número del expediente

Jurisdicción

Demandante

Autoridad judicial competente

Ciudad

Cuantía de las pretensiones

Instancia

Resumen del proceso a la fecha

Última actuación

Siguiente etapa procesal

4.2. Calificación del proceso

4.2.1. Tipo de Calificación: La calificación de los procesos judiciales podrá ser de:

• Riesgo bajo

• Riesgo medio

• Riesgo alto

Dentro de la valoración se incluirá un nuevo cuadro en el que se informará si ante una eventual condena esta se traslada a un tercero como, por ejemplo, un llamamiento a garantía.

Para la calificación se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

4.2.2. Fortalezas, debilidades y riesgos para tener en cuenta en la calificación:

1. Fortaleza de los parámetros de la demanda, su presentación y desarrollo.

2. Debilidad de las excepciones propuestas al contestar la demanda.

3. Presentación de riesgos procesales.

4. Suficiencia de material probatorio contra la entidad.

5. Debilidad de las pruebas con las que se pueda considerar la prosperidad de las excepciones propuestas.

6. Cantidad de años probable que dure el proceso.

7. Existencia de jurisprudencia reiterada donde se haya condenado al Estado por hechos similares.

4.2.3. Factores que se deben tener en cuenta para la calificación

1. De riesgo alto: Serán los procesos en donde exista condena de primera instancia.

2. De riesgo medio: Serán los procesos en donde existe sentencia favorable de primera instancia a favor de la entidad, y exista jurisprudencia reiterada donde se haya condenado al Estado por casos similares.

3. De riego bajo: Los procesos donde en la etapa prejudicial fue objeto de estudio por parte del comité de conciliación y el apoderado de la entidad y se recomendó no conciliar.

4.2.4. Procesos que deben ser calificados

1. Medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho

2. Medio de control de reparación directa

3. Medio de control controversias contractuales

4. Acciones populares

5. Medio de control de reparación de los perjuicios causados a un grupo

6. Medio de control de repetición

7. Medio de control de cumplimiento de normas y/o actos administrativos

8. Procesos penales

9. Procesos laborales

10. Procesos civiles

11. Procesos de jurisdicción coactiva

12. Investigaciones tributarias

13. Conciliaciones judiciales

4.2.5. Término para calificar los procesos por parte de los apoderados

Se hará cada tres (3) meses; así como cada vez que se profiera sentencia dentro del mismo.

4.3. Valoración: Del análisis anterior se desprenderá el valor de la contingencia y la probabilidad de pérdida que será calificada por el apoderado de la entidad de la siguiente manera: riesgo bajo, riesgo medio, y riesgo alto de conformidad con los factores de calificación establecidos con anterioridad en la presente resolución.

ART. 5º—Cálculo de la provisión - registro contable. Teniendo en cuenta el concepto del apoderado, se deben registrar contablemente la provisión de acuerdo con el siguiente porcentaje:

• Riesgo bajo10% de la contingencia

• Riesgo medio50% de la contingencia

• Riesgo alto100% de la contingencia

ART. 6º—Revisión y ajustes. La valoración y calificación de contingencias judiciales podrán ser objeto de reconsideración y ajuste de conformidad con los eventos surgidos en el proceso o de considerarse pertinente. Será responsabilidad de los apoderados del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”, efectuar la valoración y calificación de la contingencia e informarlo a la oficina asesora jurídica.

En todo caso, el análisis, valoración y calificación de la contingencia debe ser efectuada por los apoderados inmediatamente se conteste la demanda.

ART. 7º—La oficina asesora jurídica reportará la información de calificación y valoración de los procesos judiciales suministrada por los apoderados del instituto a la coordinación GIT gestión financiera, trimestralmente. El (la) coordinador (a) del GIT gestión financiera será responsable de la contabilización de la provisión.

ART. 8º—En todo caso, la valoración y calificación de la contingencia, así como la cuantificación de la provisión, se entienden sujetas a los riesgos e incertidumbres propios de los procesos judiciales y de la normativa que llegue a expedirse.

ART. 9º—El grupo interno de trabajo de gestión financiera una vez establecida la provisión de los procesos judiciales, solamente podrá excluirla de la contabilidad cuando se haya proferido sentencia favorable en instancia definitiva o el pago del pasivo real, lo que primero ocurra.

ART. 10.—Acciones posteriores al análisis y control de riesgo. Actualización de cálculos, actualización de calificaciones.

ART. 11.—La metodología que por este acto administrativo se adopta, se hace sin perjuicio de la que a futuro pueda expedir la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Andje) o la entidad que la reemplace o la sustituya.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de junio de 2015.