Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 768 DE 2018

(Marzo 7)

“Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la operación del sistema de afiliación transaccional (SAT)”.

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002, en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011 y los artículos 2.1.2.1, 2.1.2.2 y 2.1.2.5 del Decreto 780 de 2016, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 42.6 del artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la nación, la dirección del Sector Salud y del sistema general de seguridad social en salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del sistema integral de información en salud, con la participación de las entidades territoriales.

Que mediante el artículo 2.1.2.1 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, se contempló que este ministerio, administrará el sistema de afiliación transaccional y definirá la responsabilidad de cada uno de los actores en el registro y reporte de información en el sistema, la estructura de datos y los medios magnéticos o electrónicos que se requieran para procesar la información del mismo.

Que el artículo 2.1.2.2 Ibidem facultó a esta cartera ministerial para solicitar la información que considere relevante relacionada con algunos de los elementos del sistema de afiliación transaccional, como son la información de referencia y el registro de aportantes y afiliados.

Que el artículo 2.1.2.5 eiusdem previó medidas de transición al sistema de afiliación transaccional, entre otras, estableció que si el documento de identidad del afiliado no figura o no coincide con la información de referencia, tratándose de mayores de edad no ingresarán a la Base de datos de afiliados del sistema de afiliación transaccional y para el caso de los menores de edad, este ministerio definirá el plazo y los términos para su ingreso a la misma.

Que se hace necesario definir la responsabilidad de los diferentes actores en el registro y reporte de información, la estructura de datos y los medios magnéticos o electrónicos que se requieran para procesar la información, así como definir la información relevante para la entrada en operación y adoptar las medidas necesarias para la transición entre el proceso de reporte y actualización de la información a la base de datos única de afiliados (BDUA) y la gradualidad de la información a registrar en el sistema de afiliación transaccional para su plena operación.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales para la operación del sistema de afiliación transaccional (SAT), y las reglas que deben cumplir quienes intervengan en la afiliación, el reporte de novedades y de la información relevante para la operación del sistema.

ART. 2º—Ámbito de aplicación. Las condiciones y reglas fijadas en esta resolución aplican a las personas que van a afiliarse, a los afiliados al sistema general de seguridad social en salud (SGSSS), a las entidades e instituciones responsables de la afiliación colectiva, institucional y de oficio, a los empleadores y otros aportantes, a las entidades promotoras de salud (EPS) de los regímenes contributivo y subsidiado, a las entidades obligadas a compensar (EOC), a las entidades territoriales, a las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), a la administradora de los recursos del sistema general de seguridad social en salud (ADRES), a los operadores de información de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), a la Superintendencia Nacional de Salud, a las entidades que administran los regímenes especiales y de excepción, y a quienes deban adelantar trámites en el SAT.

ART. 3º—Definiciones. Para los efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones:

Afiliación Institucional: es aquella que realizan las instituciones responsables de la elaboración de los listados censales y la selección de EPS del régimen subsidiado de acuerdo con la normativa vigente.

Autenticación: es el proceso mediante el cual la persona ingresa su usuario y clave para acceder al SAT.

Autorizaciones: son permisos que el usuario otorga al SAT, para el uso y disposición de su información en los procesos que se requieran.

Declaraciones: son manifestaciones generales o específicas, que el usuario debe hacer al realizar transacciones en el SAT.

Registro: es el proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se registran en el SAT, previa validación de su identificación, con base en la información de referencia de las entidades responsables de la expedición de los documentos de identificación.

Rol: es la condición de un usuario registrado y autenticado en el SAT, que le da la competencia para realizar determinadas transacciones.

Transacción: es el trámite en línea que puede realizar un usuario en el SAT.

Usuario: persona que se registra y autentica en el SAT para realizar transacciones.

CAPÍTULO II

Operación del sistema de afiliación transaccional

ART. 4º—Operación del sistema de afiliación transaccional (SAT). El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá, en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”, las funcionalidades para que los usuarios puedan registrarse y autenticarse, realizar las transacciones de afiliación, reportar novedades, registrarse con el “Rol empleador” y consultar sobre la condición de afiliación en el SGSSS.

La operación del SAT no releva a las EPS o EOC, del cumplimiento de sus obligaciones legales relacionadas con la afiliación y verificación de novedades, así como de las obligaciones derivadas de la gestión del riesgo en salud.

ART. 5º—Registro en el sistema de afiliación transaccional (SAT). La realización de transacciones en el SAT requiere que los usuarios se registren con su documento de identificación vigente en el portal web www.miseguridadsocial.gov.co, del Ministerio de Salud y Protección Social. El sistema validará el documento de identificación con la información de referencia y asignará una clave, con la que se podrá acceder al SAT.

Si los datos del documento de identidad de los mayores de edad no coinciden con la información de referencia, la persona no podrá registrarse y deberá resolver su situación con la entidad que le expidió el documento.

ART. 6º—Registro de personas autorizadas por las entidades e instituciones competentes para la afiliación de oficio o institucional. Las entidades e instituciones que tienen la competencia para realizar afiliaciones institucionales o de oficio, deberán reportar la información del representante legal de la entidad o institución y, efectuado dicho reporte, podrá autorizar o delegar a otras personas para adelantar las transacciones en el SAT.

ART. 7º—Acceso al sistema de afiliación transaccional (SAT). Los usuarios deberán estar previamente registrados en el SAT para poder realizar las transacciones de acuerdo con los diferentes roles, para los cuales se encuentre autorizado de manera previa.

Los roles del SAT están definidos en el numeral 1º del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 8º—Transacciones en el sistema de afiliación transaccional (SAT). Los usuarios podrán realizar en el SAT las transacciones de afiliación, reporte de novedades y el registro con el “Rol empleador”.

Cuando el SAT no disponga de información de referencia, los usuarios que tienen la calidad de cotizante o cabeza de familia deberán adjuntar al SAT los documentos y soportes documentales de que tratan los artículos 2.1.3.5 y 2.1.3.7 del Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de la EPS. Si se trata de la novedad de traslado por unificación de grupo familiar, para su aprobación la EPS verificará el soporte documental adjuntado, de manera previa a la fecha en que se haría efectivo el traslado.

Las entidades territoriales realizarán transacciones relacionadas con las novedades de la población a su cargo y que son de su competencia, a través de la funcionalidad que para tal fin se disponga en el SAT.

Las funcionalidades asociadas a los roles del SAT están definidas en el numeral 2º del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

PAR.—Las autoridades de las entidades territoriales del orden departamental, municipal, y distrital deberán apoyar y acompañar a las personas que residan en zonas rurales y tengan dificultades para acceder al SAT, a realizar las transacciones en el sistema.

ART. 9º—Disposición de las transacciones efectuadas. El SAT reportará la información a cada EPS y entidad territorial las transacciones de afiliación y reporte de novedades de los afiliados inscritos en la EPS o de la respectiva entidad territorial, sin perjuicio de que tales entidades consulten dichas transacciones en el sistema.

El SAT dispondrá para la consulta de los empleadores y otros aportantes, los datos básicos de la afiliación de las personas por las cuales se encuentran obligados a efectuar aportes al sistema general de seguridad social en salud.

La disposición de información de que trata el presente artículo está definida en el numeral 3º del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 10.—Disponibilidad horaria del sistema de afiliación transaccional (SAT). Las transacciones de afiliación y reporte de novedades se podrán realizar desde las 04:00 horas a las 24:00 horas, los 365 días del año.

ART. 11.—Operación simultánea del sistema de afiliación transaccional (SAT) y la base de datos única de afiliados (BDUA). Durante la incorporación gradual del reporte de novedades a través del SAT y hasta cuando el Ministerio de Salud y Protección Social determine la operación plena del SAT, se mantendrán sincronizadas la base de datos única de afiliados (BDUA) y el SAT, para lo cual el SAT reportará a la BDUA en los archivos establecidos en la Resolución 4622 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, las novedades que se reporten a través de este. Asimismo, ADRES dispondrá al Ministerio de Salud y Protección Social las novedades reportadas por las EPS y EOC, las entidades territoriales a través de la BDUA y la información reportada por entidades responsables de los regímenes especiales y de excepción.

Cuando las novedades sean reportadas a través del SAT, los usuarios no requerirán el diligenciamiento del “Formulario único de afiliación y registro de novedades al SGSSS”, establecido en la Resolución 974 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.

Durante el término de operación simultánea, la información correspondiente a los datos de afiliación al SGSSS, para la consulta pública solo podrá efectuarse a través de la base de datos única de afiliados (BDUA).

ART. 12.—Prevalencia del medio de reporte de novedades. Durante el término de operación simultánea de la BDUA con el SAT, el reporte de novedades que se realice a través del SAT y de la BDUA, para efectos de la afiliación, primará la novedad reportada en el SAT. Si la novedad se reporta en el SAT y en la planilla integrada de aportes (PILA), primará la novedad reportada en el SAT.

Si el traslado ha sido aprobado por el SAT y la entidad territorial hubiere reportado a través de la BDUA la novedad “Afiliado no pertenece al municipio reportado en BDUA (N13 causal 2)” dicha novedad no afectará el traslado.

CAPÍTULO III

Reporte de Información al SAT

ART. 13.—Reporte de información de los usuarios. Los usuarios deberán adjuntar el soporte documental para su identificación, cuando el SAT no disponga de la información de referencia.

Los afiliados podrán reportar, el último día calendario de cada mes, la internación del afiliado cotizante, cabeza de familia o de algún miembro del grupo familiar en una institución prestadora de servicios de salud (IPS) que para ese día se encuentren internados.

ART. 14.—Reporte de información del empleador y otros aportantes. Las personas jurídicas que tienen la calidad de empleador o de otros aportantes, al momento de la activación del “Rol empleador”, deberán adjuntar el registro único tributario (RUT), cuando el SAT no tenga esta información de referencia.

ART. 15.—Reporte de información de las entidades autorizadas para la afiliación institucional y de oficio. Las entidades e instituciones autorizadas para adelantar la afiliación institucional y de oficio deberán reportar, por una única vez o cuando una institución o entidad adquiera tal calidad, los datos en la estructura del archivo definida en el numeral 4.2 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

El reporte de información por una única vez deberá efectuarse a más tardar el día 30 de abril de 2018.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) deberá reportar las dependencias, defensorías y comisarías de familia autorizadas para la afiliación institucional o de oficio y las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal reportarán las personerías municipales, las dependencias, entidades e instituciones autorizadas para adelantar la afiliación institucional y de oficio.

ART. 16.—Reporte de información de las EPS y EOC. Las EPS y EOC deberán reportar, a través del SAT, la siguiente información:

a) IPS primarias;

b) Acuerdos de pago suscritos con empleadores y trabajadores independientes;

c) Verificación de documentos de parentesco;

d) La modificación a la capacidad de afiliación, si estuvieren sometidas al régimen de autorización general;

e) Los afiliados que en el último día calendario de cada mes se encuentren internados, información que deberá reportarse ese mismo día.

Esta información se reportará a través de las funcionalidades definidas en los numerales 4.1 y 4.4 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 17.—Reporte de información de la Superintendencia Nacional de Salud (SNS). La Superintendencia Nacional de Salud, en aplicación de los numerales 4º y 5º del artículo 2.1.7.3 del Decreto 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, efectuará el reporte a través del SAT, informando los datos de las personas que tienen excepción a la regla general de permanencia.

De igual manera, reportará la información de la cobertura de habilitación de las EPS y los actos administrativos relacionados con los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 2.1.7.3 y el artículo 2.1.13.8 del Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya y de cualquier acto administrativo que, en ejercicio de sus competencias limite la capacidad de afiliación de una EPS.

Esta información se reportará a través de las funcionalidades y estructuras de datos definidas en el numeral 4.3 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 18.—Reporte de información de las instituciones prestadoras de servicios de salud - IPS. Las instituciones prestadoras de servicios de salud deberán reportar el último día calendario del mes, a través del SAT, la información de aquellos afiliados que para ese día se encuentren internados.

Esta información se reportará a través de las funcionalidades y estructuras de datos definidas en el numeral 4.4 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 19.—Reporte de información de las entidades responsables de los regímenes especial y de excepción. Las entidades responsables de los regímenes especial y de excepción deberán reportar, a través del SAT, la información relacionada con sus afiliados en salud, sin perjuicio del reporte a la BDUA durante el periodo de operación simultánea de que trata el artículo 11 de la presente resolución.

ART. 20.—Incumplimiento de los plazos, términos y condiciones para el reporte de información. De conformidad con lo previsto en los artículos 116 y 130 de la Ley 1438 de 2011, los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del sistema general de seguridad social en salud, serán reportados por el Ministerio de Salud y Protección Social, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que hubiere lugar.

ART. 21.—Incumplimiento del deber de suministrar información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna. Los usuarios que no cumplan con el deber de suministrar información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna o que no correspondan a la verdad material de las transacciones que realicen en el SAT, podrán ser reportados por la EPS ante las autoridades competentes.

ART. 22.—Incumplimiento de reporte por parte de las EPS y EOC. En el caso de la afiliación y de la novedad de inclusión de beneficiarios, si la EPS o EOC no realiza la verificación de los documentos dentro de los tres (3) meses siguientes a la disposición del soporte documental para la verificación, la EPS o EOC no tendrá derecho al reconocimiento de la UPC y tendrá la obligación de garantizar la prestación de los servicios de salud a los afiliados por los cuales se debió realizar la verificación.

Cuando el afiliado se encuentre internado en una IPS sin que se hubiere efectuado el reporte de la internación, y el traslado se aprueba en el SAT y se hace efectivo, la EPS de la cual se traslada será responsable del pago de los servicios de salud que demande el afiliado durante la internación y está facultada para solicitar a la EPS a la cual se trasladó, el reembolso de la UPC percibida durante el periodo de internación.

El Ministerio de Salud y Protección Social informará a la Superintendencia Nacional de Salud como una práctica no autorizada, cuando la EPS reporte una internación que no sea cierta.

ART. 23.—Inoportunidad en la información de los regímenes de excepción o especiales. Las entidades responsables de los regímenes especiales y de excepción, deberán garantizar la prestación de los servicios de salud de sus afiliados hasta tanto reporte su retiro en el SAT o la BDUA, según corresponda.

CAPÍTULO IV

Disposiciones finales

ART. 24.—Cartas de derechos y deberes del afiliado y del paciente y de desempeño. Toda persona que se afilie o se traslade de EPS podrá acceder a la “Carta de derechos y deberes del afiliado y del paciente” y la “carta de desempeño” de las EPS y EOC a través del SAT, sin perjuicio de la obligación de estas entidades de entregarlas y mantenerlas publicadas, actualizadas y disponibles en su portal web, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 2º y 9º de la Resolución 4343 de 2012 o la norma que la modifique o sustituya.

ART. 25.—Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con su tratamiento, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada sobre los datos a los cuales tiene acceso.

ART. 26.—Conservación de los documentos y soportes documentales requeridos por el SAT. Las EPS y EOC deberán conservar los documentos y soportes documentales que alleguen los usuarios a través del SAT, de manera física o en medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, por el término señalado en la normativa vigente.

En aquellos casos en que el SAT no contenga el soporte documental, será obligación de la EPS de la cual se traslada, un afiliado con su grupo familiar, entregar a la EPS a la cual se traslada, los documentos soporte de la afiliación de que tratan los artículos 2.1.3.5 y 2.1.3.7 del Decreto 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. Para tal efecto, la EPS contará con un plazo no mayor a treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que se hizo efectivo el traslado. En ningún caso, podrá trasladarse al afiliado el suministro de estos soportes documentales.

ART. 27.—Divulgación del sistema de afiliación transaccional (SAT). Las EPS y entidades territoriales apoyarán la implementación del sistema de afiliación transaccional a través de sus oficinas de atención al afiliado o la dependencia correspondiente, para lo cual el Ministerio dispondrá los tutoriales en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”.

Las entidades señaladas en el artículo 2º de la presente resolución, en el ámbito de sus competencias, podrán adelantar acciones tendientes a la divulgación del SAT.

ART. 28.—Validez del reporte de internación. El reporte de la internación de un afiliado al SAT, por cualquiera de los facultados, implica el aplazamiento de la efectividad del traslado.

ART. 29.—Migración de la base de datos única de afiliados (BDUA) al sistema de afiliación transaccional (SAT). El Ministerio de Salud y Protección Social realizará la migración de la información de afiliados, empleadores y otros aportantes con inscripción vigente al corte del primer proceso BDUA del mes de marzo de 2018.

Las reglas de validación para la migración de afiliados, empleadores y otros aportantes son las señaladas en el numeral 5º del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

Las inconsistencias que se detecten durante el proceso de migración serán reportadas a las EPS o EOC, entidades que deberán resolverlas en los procesos de BDUA de acuerdo con la Resolución 4622 de 2016, o la norma que la modifique o sustituya, y dentro del plazo definido en el parágrafo del artículo 2.1.2.5 del Decreto 780 de 2016; para menores de edad la EPS o EOC dispondrá de un término de cuatro (4) meses para resolver la inconsistencia. Una vez validadas y aceptadas las correcciones de inconsistencias en la BDUA, estas se actualizarán en el SAT, mediante el proceso de sincronización.

Los registros que no sean migrados de la BDUA al SAT se mantendrán en la BDUA hasta que se adelante la auditoría y depuración, en todo caso, la EPS o EOC continuará garantizando la prestación de los servicios de salud a los afiliados cuyos registros no migraron.

ART. 30.—Gradualidad en la implementación del sistema de afiliación transaccional (SAT). La entrada en operación del SAT se realizará de manera gradual, a partir del 15 de marzo de 2018 se podrá realizar la transacción de la novedad de traslado y en el transcurso del segundo trimestre de 2018, se incorporarán las transacciones de afiliación y demás novedades del SGSSS.

A partir del mes de mayo de 2018, las EPS no podrán requerir los documentos para acreditar la calidad de empleadores y otros aportantes que hubieren realizado el registro del “Rol empleador” en el SAT, ni cuando estos realicen las transacciones de novedades que se encuentren en operación en el SAT. La anterior información deberá ser consultada por las EPS directamente al SAT.

ART. 31.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 de marzo de 2018.

Anexo

El presente anexo está dividido en 5 capítulos así:

1. Roles en SAT

2. Funcionalidades EN SAT

3. Disposición de información

4. Reporte de información al SAT

5. Migración

1. Roles en el SAT

En el SAT, las transacciones se efectuarán de acuerdo con los roles que se describen a continuación:

a) Rol administradora o pagadora de pensiones: Condición del representante legal de una entidad reconocedora o pagadora de pensiones para efectuar las transacciones de acuerdo con sus obligaciones en el SGSSS. También será aplicable a las personas naturales que se encuentren obligadas al pago de pensiones.

b) Rol afiliado: Condición de la persona que tiene una afiliación previa al SGSSS o realiza su afiliación por primera vez a través de SAT.

c) Rol caja de compensación familiar: Condición del representante legal de una caja de compensación familiar que otorga el mecanismo de protección al cesante, para efectuar las transacciones de acuerdo con sus obligaciones en el SGSSS.

d) Rol ciudadano: Condición de la persona que no tiene una afiliación previa al SGSSS y accede al SAT para realizar la afiliación.

e) Rol empleador: Condición del representante legal de una persona jurídica o la personal natural que tienen la calidad de empleador para efectuar las transacciones, de acuerdo con sus obligaciones en el SGSSS.

f) Rol entidad afiliación institucional: Condición del representante legal de una entidad responsable de las afiliaciones institucionales, para efectuar las transacciones que son de su competencia en el régimen subsidiado del SGSSS.

g) Rol entidad afiliación de oficio: Condición del representante legal de una entidad responsable de las afiliaciones de oficio, para efectuar las transacciones de acuerdo con sus obligaciones en el SGSSS.

h) Rol entidad obligada a compensar: Condición del representante legal de una entidad obligada a compensar para acceder a las transacciones que realicen sus afiliados y reporte de novedades, realizar las verificaciones de su competencia y reportar toda la información relacionada con la afiliación de su población afiliada.

i) Rol entidad promotora de salud: Condición del representante legal de una entidad promotora de salud para acceder a las transacciones que realicen sus afiliados o entidades responsables de afiliación y reporte de novedades, realizar las verificaciones de su competencia y reportar toda la información relacionada con la afiliación de su población afiliada.

j) Rol entidad territorial: Condición del representante legal de una entidad territorial, para efectuar las transacciones que son de su competencia en el régimen subsidiado del SGSSS.

k) Rol institución prestadora de servicios de salud: Condición del representante legal de una IPS para acceder a consultas, reporte de información de internación y demás información que requiera el SAT.

l) Rol Superintendencia Nacional de Salud: Condición del representante legal de la Superintendencia Nacional de Salud para el reporte de información de las actuaciones que incidan o se relacionen con la afiliación al SGSSS y aquella que sea requerida para la operación de las funcionalidades del SAT.

m) Rol usuarios de información (reporte o requerimiento): Condición del representante legal de aquellas entidades que por una o varias obligaciones frente al SGSSS deban reportar o acceder a la información sobre la afiliación al mismo, de acuerdo con los requerimientos que defina este ministerio. También le corresponderá a las entidades de vigilancia y control que requieran consultar el sistema de acuerdo con los accesos que se definan. Estos roles podrán ser determinados de manera individual según la especificidad que pueda tener.

Los anteriores roles, según la utilización de las funcionalidades se presentan de manera agregada en la siguiente tabla:

Tabla 1 Roles agregados

Entidades relacionadas con la afiliación y reporte de novedadesEntidades obligadas al reporte de informaciónEntidades de disposición de información
Administradora o pagadora de pensiones Administradora o pagadora de pensiones  
Caja de compensación familiar Caja de compensación familiar  
Empleador   
Entidad afiliación institucional Entidad afiliación institucional  
Entidad afiliación de oficio Entidad afiliación de oficio  
 Entidad obligada a compensar Entidad obligada a compensar
 Entidad promotora de salud Entidad promotora de salud
Entidad territorial Entidad territorial Entidad territorial
 Institución prestadora de servicios de salud Institución prestadora de servicios de salud
 Superintendencia Nacional de Salud  
 Usuarios de información Usuarios de información

Una persona puede desempeñar uno o varios roles en el SAT, según las transacciones que quiera o deba realizar en el sistema.

Los representantes legales indicados en los numerales (sic) b), d), e), f), g), h), i), j), k), l) y m) deberán ingresar en tal calidad por primera vez y podrán delegar y autorizar a funcionarios o empleados para realizar las transacciones o acceder a las funcionalidades que en el rol que les corresponda. Los autorizados o delegados lo podrán ser para una o más transacciones o funcionalidades de acuerdo con lo definido por el representante legal.

Cuando los representantes legales de las entidades descritas en los roles de los literales b), d), e), f), g), h), i), j), k), l) y m) activan el “Rol empleador”, de manera automática, se habilitan los roles indicados en los respectivos literales.

2. Funcionalidades en el SAT.

De acuerdo con los roles señalados en el numeral precedente, las funcionalidades que según el rol pueden realizar en el SAT son:

Tabla 2 Funcionalidades según rol

FuncionalidadesRoles
CiudadanoAfiliadoEntidades relacionadas con la afiliación y reporte de novedadesEntidades obligadas al reporte de informaciónEntidades de disposición de información
AfiliaciónX X  
Novedades XX  
Reporte de información X X 
Disposición de información X XX

Las transacciones relacionadas con el reporte de novedades que afectan la afiliación asociadas a cada rol, son:

Tabla 3. Transacciones de novedades según rol

Transacciones de novedadRoles
AfiliadoEmpleadorEntidad territorialCaja de compensación familiarAdministradora o pagadora de pensionesAfiliación institucional
1Modificación de datos básicos de identificaciónX    X
2Corrección de datos básicos de identificaciónX    X
3Actualización del documento de identidadX    X
4Actualización y corrección de datos complementariosX    X
5Terminación de la inscrip- ción en la EPS/EOCX X  X
6Reinscripción en la EPSX    X
7Inclusión de beneficiarios o de afiliados adicionalesX     
8Exclusión de beneficiarios o de afiliados adicionalesX     
9Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizarXX    
10Terminación de relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizandoXX    
11Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivasX     
12Desvinculación de una entidad autorizada para realizar afiliaciones co- lectivasX     
13MovilidadX     
14TrasladoX    X
15FallecimientoX X  X
16Protección al cesanteX  X  
17Calidad de prepensionadoX     
18Calidad de pensionadoX   X 

3. Disposición de información del SAT.

3.1 Entidades promotoras de salud o entidades obligadas a compensar.

El SAT a través del SFTP dispondrá un archivo plano a cada EPS o EOC de las transacciones de afiliación y reporte de novedades que se realicen en el SAT y que afecten información de sus afiliados inscritos. El nombre del archivo es CODIGOEPS-FECHAREPORTE.txt, y la estructura utilizada por el SAT será la siguiente:

Tabla 4. Estructura del archivo para la disposición de información a las EPS o EOC

Nombre del campoLongitud permitidaValores permitidosObligatorio
1ID8NuméricoX
2Transacción3Numérico, según tabla 3X
3Número de radicación100AlfanuméricoX
4Fecha de radicación10AAAA-MM-DDX
5Entidad que realiza la transacciónTipo de documento2Según normativa vigenteX vacío
6Número de documento17AlfanuméricoX vacío
7Razón social500AlfanuméricoX vacío
8Usuario que realiza la transacciónTipo de documento de identificación2AlfanuméricoX
9Número de documento de identificación17AlfanuméricoX
10Primer apellido60AlfanuméricoX
11Segundo apellido60AlfanuméricoX vacío
12Primer nombre60AlfanuméricoX
13Segundo nombre60AlfanuméricoX vacío
14Régimen vigente1C - Contributivo
S - Subsidiado
X
15Código EPS/EOC actual6AlfanuméricoX
16Código habilitación IPS primaria12Numérico, como aparece registrado en el REPSX
17Traslado / Movilidadcódigo EPS a trasladar/ movilidad6AlfanuméricoX vacío
18causal traslado / movilidad200Definidos en el Decreto 780 de 2016, artículos 2.1.7.2 y 2.1.7.3X vacío
19Tipo afiliado1C - Cotizante
F - Cabeza de familia
B - Beneficiario
A - Adicional
X
20AfiliadoTipo de documento de identificación vigente en SAT2Según normativa vigenteX
21Número de documento de identificación vigente en SAT17AlfanuméricoX
22Tipo documento de identificación BDUA2Según normativa vigenteX
23Número de documento de identificación BDUA17AlfanuméricoX
24Primer apellido60AlfanuméricoX
25Segundo apellido60AlfanuméricoX vacío
26Primer nombre60AlfanuméricoX
27Segundo nombre60AlfanuméricoX vacío
28Sexo1H – Hombre
M - Mujer
X
29Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDX
30Departamento de afiliación2Código DANE departamentoX
31Municipio de afiliación5Código DANE municipioX
32Zona de afiliación1U - Urbana
R - Rural
X
33Correo electrónico de contacto100AlfanuméricoX vacío
34Teléfono de contacto7NuméricoX vacío
35Celular de contacto10NuméricoX vacío
36Dirección de contacto100AlfanuméricoX vacío
37Departamento de contacto2Código DANE departamentoX vacío
38Municipio de contacto5Código DANE municipioX vacío
39Zona de contacto1U - Urbana
R - Rural
X vacío
40Condición de discapacidad20Temporal
Permanente
Ninguno
X
41Tipo de discapacidad20Física
Neurosensorial
Mental
Ninguno
X
42Etnia201 Indígena
02 ROM
03 Raizal
04 Palenquero
05 Negro
06 Ninguno
X
43Código población especial2Según normativa vigenteX vacío
44Puntaje Sisbén2Fuente DNP según la última base disponibleX vacío
45Grupo sanguíneo2A
B
O
AB
X
46RH1+ Positivo
- Negativo
X
47Parentesco33 - Cónyuge
CYC - Cónyuge cotizante
CP - Compañero permanente
CPC - Compañero permanente cotizante
HI - Hijos menores de 25 años
HD - Hijos con discapacidad
HC - Hijos de cónyuge o compañero permanente
HB – Nieto
SMD – Sobrino
TMD - Tío
BMD – Bisnieto
PD - Padres
MC - Menores de 18 años en custodia
AA - Hasta cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad
HE - Hermano
X vacío
48Tipo cotizante1I - Independiente
D - Dependiente
P - Pensionado
X
49Subtipo cotizante3Según normativa vigenteX vacío
50AportanteTipo de documento2Según normativa vigenteX vacío
51Número de documento17AlfanuméricoX vacío
52Razón social500AlfanuméricoX vacío
53Fecha de inicio novedad10AAAA-MM-DDX vacío
54Fecha fin novedad10AAAA-MM-DDX vacío
55IBC o salario8NuméricoX vacío
56Dirección100AlfanuméricoX vacío
57Departamento2Código DANE departamentoX vacío
58Municipio5Código DANE municipioX vacío
59Teléfono7NuméricoX vacío
60Correo electrónico100AlfanuméricoX vacío
61Actividad económica4Código CIIU vigenteX vacío
62Fecha efectividad novedad10AAAA-MM-DDX vacío
63Código administradora de pensiones6AlfanuméricoX vacío
64Código administradora de riesgos laborales6AlfanuméricoX vacío

3.2. Entidades territoriales.

El SAT dispondrá en un archivo plano en el SFTP asignado a cada entidad territorial, las afiliaciones y novedades que se realicen en el SAT que afecten la información de los afiliados inscritos en cada una de las EPS de su jurisdicción.

El nombre del archivo es CODIGOENTETERRITORIAL-FECHAREPORTE.txt, y la estructura utilizada por SAT será la siguiente:

Tabla 5. Estructura del archivo para la disposición de información a las entidades territoriales

Nombre del campoLongitud permitidaValores permitidosObligatorio
1ID8NuméricoX
2Transacción3Numérico, según tabla 3X
3Número de radicación100AlfanuméricoX
4Fecha de radicación10AAAA-MM-DDX
5Entidad que realiza la transacciónTipo de documento2Según normativa vigenteX vacío
6Número de documento17AlfanuméricoX vacío
7Razón social500AlfanuméricoX vacío
8Usuario que realiza la transacciónTipo de documento de identificación2Según normativa vigenteX
9Número de documento de identificación17AlfanuméricoX
10Primer apellido60AlfanuméricoX
11Segundo apellido60AlfanuméricoX vacío
12Primer nombre60AlfanuméricoX
13Segundo nombre60AlfanuméricoX vacío
14Régimen vigente1C - Contributivo
S - Subsidiado
X
15Código EPS actual6AlfanuméricoX
16Código habilitación IPS primaria12Numérico, como aparece registrado en el registro especial de prestadores de servicios de saludX
17Traslado / movilidadCódigo EPS a trasladar / movilidad6AlfanuméricoX vacío
18Causal traslado / movilidad200Definidos en el Decreto 780 de 2016, artículos 2.1.7.2 y 2.1.7.3X vacío
19Tipo afiliado1C - Cotizante
F - Cabeza de familia
B - Beneficiario
A -Adicional
X
20AfiliadoTipo de documento de identificación vigente en SAT2Según normativa vigenteX
21Número de documento de identificación vigente en SAT17AlfanuméricoX
22Tipo documento de identificación BDUA2Según normativa vigenteX
23Número de documento de identificación BDUA17AlfanuméricoX
24Primer apellido60AlfanuméricoX
25Segundo apellido60AlfanuméricoX vacío
26Primer nombre60AlfanuméricoX
27Segundo nombre60AlfanuméricoX vacío
28 Sexo1H - Hombre
M - Mujer
X
29Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDX
30Departamento de afiliación2Código DANE departamentoX
31Municipio de afiliación5Código DANE municipioX
32Zona de afiliación1U - Urbana
R - Rural
X
33Correo electrónico de contacto100AlfanuméricoX vacío
34Teléfono de contacto7NuméricoX vacío
35Celular de contacto10NuméricoX vacío
36Dirección de contacto100AlfanuméricoX vacío
37Departamento de contacto2Código DANE departamentoX vacío
38Municipio de contacto5Código DANE municipioX vacío
39Zona de contacto1U - Urbana
R - Rural
X vacío
40Condición de discapacidad20Temporal
Permanente
Ninguno
X
41Tipo de discapacidad20Física
Neurosensorial
Mental
Ninguno
X
42Etnia2Indígena
02 ROM
03 Raizal
04 Palenquero
05 Negro
06 Ninguno
X
43Código población especial2Según normativa vigenteX vacío
44Puntaje Sisbén2Fuente DNPX vacío
45Grupo sanguíneo2A
B
O
AB
X
46RH1+ Positivo
- Negativo
X
47Parentesco3CY - Cónyuge
CYC - Cónyuge cotizante
CP - Compañero permanente
CPC - Compañero permanente cotizante
HI - Hijos menores de 25 años
HD - Hijos con discapacidad
HC - Hijos de cónyuge o compañero permanente
HB - Nieto
SMD - Sobrino
TMD - Tío
BMD - Bisnieto
PD - Padres
MC - Menores de 18 años en custodia
AA - Hasta cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad
HE - Hermano
X vacío
48Fecha efectividad novedad10AAAA-MM-DDX

4. Reporte de información al SAT.

4.1. Entidades promotoras de salud o entidades obligadas a compensar.

Las EPS deberán reportar y mantener actualizada la siguiente información:

Administración IPS Primarias: El SAT inicialmente tendrá parametrizadas las IPS primarias reportadas a este ministerio. Las EPS o EOC deberán suministrar la información de la supresión o adición de IPS primarias de su red prestadora en la funcionalidad dispuesta para el efecto por el SAT.

Ampliación de cobertura geográfica de la EPS: La EPS que se encuentre sometida al régimen de autorización general para modificar la capacidad de afiliación deberá reportar al SAT, en la funcionalidad dispuesta para el efecto, la modificación pretendida sin perjuicio del registro y radicación ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Acuerdos de pago: Las EPS informarán en la funcionalidad del SAT, la suscripción, el cumplimiento o no de acuerdos de pago y si se trata de empleadores la información de los empleados comprendidos en el mismo.

Verificación documentos de parentesco: Las EPS o EOC deberán reportar, en la funcionalidad del SAT la aprobación o rechazo de los documentos de parentesco adjuntados por los afiliados para la afiliación, inclusión de beneficiarios y traslado por unificación familiar.

4.2. Entidades responsables de la afiliación institucional y de oficio.

Las entidades e instituciones responsables de la afiliación institucional y de oficio deberán reportar los datos de estas en la siguiente estructura y reportarlo en el archivo a través del SFTP que para tal fin ha sido creado por este ministerio.

Tabla 6. Estructura del archivo entidades autorizadas para la afiliación institucional y de oficio

Nombre del campoLongitud permitidaValores permitidosObligatorio
1Número de identificación de la persona jurídica 9Numérico X
2Dígito de verificación 1Numérico X
3Nombre o razón social de la persona jurídica 500Alfanumérico X
4Tipo de documento del representante legal 2Según normativa vigente X
5Número de identificación del representante legal 3-17Alfanumérico X
6Primer apellido del representante legal 60Alfanumérico X
7Segundo apellido del representante legal 60Alfanumérico X vacío
8Primer nombre del representante legal 60Alfanumérico X
9Segundo nombre del representante legal 60Alfanumérico X vacío
10Municipio persona jurídica 5Código DANE del municipio de la persona jurídica X
11Sede 500Nombre de la dependencia, regional, u otra desagregación en la entidad X vacío
12Municipio sede 5Código DANE del municipio de la sede X vacío
13Estado 10 - inactivo
1 - activo
X
14Clasificación de afiliación 1O - Oficio
I - Institucional
X

4.3. Superintendencia Nacional de Salud (SNS).

La Superintendencia Nacional de Salud será responsable de reportar de manera oportuna al SAT, la siguiente información:

4.3.1. Capacidad de afiliación de las EPS.

La Superintendencia Nacional de Salud reportará la información al SAT sobre la capacidad de afiliación de las EPS cada vez que se modifique o actualice para una EPS en la siguiente estructura:

Tabla 7. Capacidad de afiliación

Nombre del campoLongitud permitidaValores permitidosObligatorio
1Código entidad territorial 5Código DANE del municipio del ente territorial X
2NIT 9Numérico X
3Código EPS 6Alfanumérico, código de la EPS X
4Código movilidad 6Alfanumérico, código de la EPS de movilidad X
5Código régimen 1C - Contributivo
S - Subsidiado
X
6Población autorizada 8Numérico, correspondiente al número de afiliados X
7Código tipo acto 2R - Resolución
NA - No aplica
X vacío
8Fecha de autorización 10DD/MM/AAAA X vacío

4.3.2. Excepciones a la regla general de permanencia asociadas a la revocatoria, disolución o retiro de la EPS.

La Superintendencia Nacional de Salud reportará la información al SAT sobre las entidades que han sido objeto de la medida de revocatoria, disolución o retiro para efectos del traslado de manera excepcional de conformidad con los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 2.1.7.3 del Decreto 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. La estructura para el reporte se detalla en la Tabla 7 “Capacidad de afiliación”. En este reporte el campo 9 - Fecha de autorización es obligatorio.

4.3.3. EPS en vigilancia especial y demás medidas que limiten la capacidad de afiliación.

La Superintendencia Nacional de Salud reportará al SAT, a través de la funcionalidad dispuesta para ello, la información de las EPS a las que les hubiere impuesto medida de vigilancia especial, medidas de que trata el artículo 2.1.13.8 del Decreto 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya así como, cualquier otra medida que limite la capacidad de afiliación y el levantamiento de estas.

4.4. Reporte de internación.

Las EPS e IPS deberán registrar la internación de manera individual o masiva. Para realizarlo de manera masiva se podrá utilizar la funcionalidad que para tal efecto se disponga, mediante un archivo plano a través del SAT, con la siguiente estructura:

Tabla 8. Estructura del archivo para el reporte de internación

Nombre del campoLongitud permitidaValores permitidosObligatorio
1Código de habilitación de la IPS 12Numérico, de acuerdo con el registrado en el registro especial de prestadores de servicios de salud - REPS X
2Tipo de documento del internado 2Según normativa vigente X
3Número de identificación del internado 3-17Alfanumérico X
4Primer apellido del internado 60Alfanumérico X
5Segundo apellido del internado 60Alfanumérico X vacío
6Primer nombre del internado 60Alfanumérico X
7Segundo nombre del internado 60Alfanumérico X vacío

4.5. Características de los archivos planos.

Cuando aplique, los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Los valores permitidos no especificados se deben entender como texto con caracteres especiales;

b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI;

c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos serán grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes;

d) El separador de campos es pipe (|) y es usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones o direcciones no incluyen el carácter especial pipe (|);

e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir irá vacío y se reportará en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato 2 está vacío se reportará así: dato1||dato3;

f) Ningún dato en el campo irá encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

g) Los campos numéricos se enviarán sin ningún formato de valor ni separación de miles. No se utilizarán decimales;

h) Los campos de tipo fecha se enviarán en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos;

i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo;

j) Los valores registrados en los archivos planos no tendrán ninguna justificación, por lo tanto, no se les completará con ceros ni espacios;

k) Los archivos planos no traerán ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro;

l) Los archivos planos no llevan el nombre del campo en su contenido;

4.6. Registro de control.

En la información de control del reporte está el primer registro de los archivos que serán enviados, de la siguiente manera:

Tabla 9. Estructura del registro de control en los archivos para la disposición de información

Nombre del campoLongitud permitidaValores permitidosObligatorio
1Tipo de registro 11: valor que significa que el registro es de control X
2Tipo de Identificación de la entidad a la que se dispone la información 2Según normativa vigente X
3Número de identificación de la entidad a la que se dispone la información 17Alfanumérico X
4Fecha de corte de la información reportada 10AAAA-MM-DD. Corresponde a la fecha de corte del nombre del archivo X
5Número total de registros de detalle contenidos en el archivo 10Numérico, correspondiente a la cantidad de registros reportados X
6Razón social de la entidad a la que se dispone la información 500Alfanumérico X
     

5. Migración.

5.1. Migración de afiliados.

Todos los registros, datos de los afiliados con inscripción vigente a la primera semana del proceso de BDUA del mes de marzo de 2018, serán migrados al SAT, con excepción de:

1. Los mayores de edad identificados con registro civil de nacimiento, tarjeta de identidad, cédulas de ciudadanía, permiso especial de permanencia, carné diplomático, salvoconducto de permanencia y cédula de extranjería en la BDUA, cuyos documentos no hayan sido reportados por la RNEC o Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad responsable de su expedición al momento de iniciar la migración, o no coincidan sus datos básicos.

2. Los mayores de edad registrados en BDUA como adulto sin identificar y que pertenezcan al régimen subsidiado y que no hayan sido reportados en el listado censal por la entidad responsable de conformidad con el artículo 2.1.5.1 del Decreto 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, o no coincidan sus datos básicos.

3. Los menores de edad identificados con tarjeta de identidad que no haya sido reportada por la RNEC.

4. Las personas que pertenezcan al régimen especial o de excepción y se encuentren registradas en el SGSSS.

Los registros que no sean migrados de la BDUA al SAT se mantendrán en la BDUA hasta cuando se adelante el proceso de depuración y de corrección de las inconsistencias. En todo caso, las EPS o EOC continuarán garantizando la prestación de los servicios de salud a los afiliados cuyos registros no migraron.

5.2. Migración de empleadores y otros aportantes.

Todos los empleadores y otros aportantes, con inscripción vigente a la primera semana del proceso de BDUA del mes de marzo de 2018, serán migrados al SAT con los datos de las fuentes de referencia, con excepción de:

1. Aportantes personas naturales que no sean migradas al SAT, por no cumplir las condiciones para los afiliados descritas en el numeral anterior.

2. Las personas jurídicas que no se encuentren en las fuentes de referencia deberán solicitar la activación con el “Rol empleador” en el SAT.