RESOLUCIÓN 770 DE 2006 

(Mayo 22)

Por medio de la cual se establecen procedimientos y otras disposiciones en materia de prestaciones económicas.

La Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le confieren el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el numeral 1º del artículo 15 de la Ley 33 de 1985, al Fondo de Previsión Social del Congreso de la República le corresponde “efectuar el reconocimiento y pago de las prestaciones sociales de los congresistas, de los empleados del Congreso y de los empleados del mismo fondo”;

Que el inciso 4º del artículo 130 de la Ley 100 de 1993, estableció que “El Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, creado por la Ley 33 de 1985, continuará siendo responsable del reconocimiento y pago de las pensiones de vejez o jubilación, de invalidez y de sobrevivientes…, de los congresistas y de los empleados del Congreso y del fondo que aporten para los sistemas de pensiones... de conformidad con las normas de la presente ley”;

Que de conformidad con el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, al representante legal de la entidad le corresponde dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la organización y de su personal, en orden a optimizar la organización y funcionamiento de la entidad. Igualmente, dicha responsabilidad está contemplada en el artículo 15 de los estatutos de Fonprecon, contenidos en el Acuerdo 1 de 1985, aprobados por el Gobierno Nacional mediante Decreto 1203 del 29 de abril de 1985;

Que es procedente definir los criterios fundamentales de los procedimientos relativos al reconocimiento de las prestaciones económicas, especialmente referidos a pensiones de vejez, invalidez y sobrevivientes, indemnizaciones sustitutivas y auxilios funerarios, lo mismo que lo relacionado con la liquidación de cesantías parciales y definitivas, en el marco de los principios inherentes a la función administrativa pública;

En virtud de lo anterior, la directora general del Fondo de Previsión del Congreso de la República,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer procedimientos y otras disposiciones en materia de prestaciones económicas, de acuerdo con en el siguiente articulado:

CAPÍTULO I

Aspectos generales y conceptuales

ART. 2º—Principios. Las actuaciones previstas en la presente resolución están enmarcadas en los principios generales previstos en el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, los cuales son de obligatoria observancia por cada uno de los servidores de Fonprecon.

ART. 3º—Definiciones. Para efectos de la presente resolución, deberán tenerse en cuenta las siguientes:

Proceso. Conjunto de acciones lógicamente relacionadas que involucran los recursos de una organización a fin de obtener resultados en función de las necesidades de los usuarios y los objetivos institucionales.

Procedimiento. Método específico de efectuar las diferentes etapas y actividades de un proceso, mediante la descripción de la secuencia que debe observarse, la oportunidad de la intervención de las personas; los insumos, elementos y tiempos que deben emplearse, las transformaciones que deben obtenerse y los productos o servicios resultantes.

ART. 4º—Sinopsis de procesos y procedimientos en el área de prestaciones económicas. De conformidad con lo establecido en el Decreto 2508 del 1º de noviembre de 1989 y en el Decreto 1700 del 20 de junio de 2003, los procedimientos inherentes a la función institucional de reconocimiento y pago de prestaciones económicas, son los siguientes:

ProcesosProcedimientos
Reconocimiento, liquidación y pago de pensiones1. Reconocimiento de pensiones de jubilación.
2. Reconocimiento de pensiones de vejez.
3. Reconocimiento de pensiones de invalidez.
4. Reconocimiento de pensiones de sobrevivientes.
5. Reconocimiento de indemnización sustitutiva de pensiones.
6. Pago de nómina de pensionados.
Reconocimiento, liquidación y pago de cesantías y auxilios funerarios1. Liquidación y pago de cesantías parciales.
2. Liquidación y pago de cesantías totales.
3. Transferencia de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.
4. Reconocimiento y pago de auxilio funerario.

La presente resolución desarrolla los procedimientos en lo que respecta al reconocimiento y liquidación de prestaciones económicas. Lo relativo a pagos, está contenido en las resoluciones internas 1375 del 15 de septiembre de 2005, sobre preparación, pago y reporte de la nómina de pensionados y en la Resolución 2148 del 23 de diciembre de 2005 sobre procedimientos de tesorería y contabilidad.

A efectos del propósito de la presente resolución, se consideran como etapas generales para el proceso de reconocimiento y liquidación de las prestaciones económicas, los siguientes:

• Radicación.

• Reparto.

• Verificación.

• Sustanciación.

• Decisión.

• Notificación.

ART. 5º—Etapa de radicación de los documentos. En esta etapa, común a todos los procedimientos, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Las solicitudes que presentan los interesados, se consignarán en formatos, dependiendo la clase de prestación que se solicita. En cada formulario se especificarán los documentos que deben acompañar dicha solicitud. Los formularios podrán ser obtenidos en la página web del fondo: www.fonprecon.gov.co.

El funcionario que recibe los documentos, debe confrontar que estos correspondan al listado previsto y verificar que estén completos, expedidos con las formalidades legales que se requieran y establecer el número de folios que corresponda a dicha documentación.

En caso de que la documentación esté incompleta, se devolverá al interesado indicándole lo que hace falta; si este insiste en que se le reciba, así se hará, dejando constancia expresa de los documentos que quedan pendientes, advirtiéndole que si no se presentan los documentos faltantes dentro de los dos (2) meses siguientes se procederá al archivo de la solicitud, lo cual se hará mediante auto expedido por el jefe de la división de prestaciones económicas.

Cuando los documentos se hayan recibido por correo certificado, la comunicación al interesado, en la cual se le informe el recibo de los mismos, podrá ser a través de correo electrónico, cuando aquel lo haya indicado como alternativa. De este hecho se dejará evidencia en el expediente.

El funcionario que reciba la documentación, informará al interesado el número de radicación de la solicitud. Dicho número será el referente para solicitar información acerca del trámite.

Una vez recibidos los documentos, se digitará la información en el sistema y se dispondrán en la carpeta destinada a contener el expediente. Seguidamente, el funcionario encargado del archivo en la división de prestaciones económicas, digitará todos los datos correspondientes contenidos en el expediente, para ingresarlos al sistema de información utilizado. Terminada esta tarea, el documento pasará al despacho del jefe de la división, para su información y reparto.

Con fundamento en los artículos 6º y 10 de la Ley 962 de 2005, los formularios destinados a recopilar y sistematizar la información de los solicitantes de servicios ante el fondo, incluirán campos referidos a los datos del correo electrónico del interesado, pudiendo hacerse uso de este recurso para agilizar las comunicaciones, sin perjuicio de los principios de confidencialidad, autenticidad, disponibilidad e integridad documental que caracterizan los procesos.

ART. 6º—Reparto de expedientes. El reparto de expedientes se llevará a cabo por parte del jefe de la división de prestaciones económicas, quien asignará responsabilidades, orientará y controlará las actividades, de acuerdo con su naturaleza y complejidad, teniendo en cuenta la organización del trabajo en la dependencia y los términos establecidos para cada procedimiento. En todo caso, se respetará el derecho de turno de que trata el artículo 15 de la Ley 962 del 8 de julio de 2005, o ley antitrámites.

Una vez el jefe de la división decida a quién corresponde estudiar cada una de las solicitudes, devolverá el expediente a la persona encargada del archivo en la división, con el fin de que se haga el traslado respectivo del expediente según la designación efectuada; surtido lo cual le dará copia de la actuación realizada al jefe de la división para efectos de control.

ART. 7º—Control de expedientes. La división de prestaciones económicas, deberá mantener un control permanente sobre cada expediente en especial de aquellos que se encuentran en proceso, el cual debe reposar en una carpeta especial creada especialmente para el efecto, cuya actualización le corresponderá a la persona encargada del archivo en la división de prestaciones económicas, bajo control y supervisión del jefe de la misma.

Dicho control deberá indicar como mínimo las siguientes variables:

1. Número de expediente.

2. Tipo de procedimiento.

3. Apellidos, nombre y número de identificación del interesado.

4. Fecha de radicación.

5. Nombre del funcionario responsable del expediente.

Este control o registro deberá mantenerse al día para consulta permanente. En todo caso, el jefe de la división de prestaciones económicas, deberá tener acceso permanente a dicho control, en forma virtual y lo utilizará como herramienta para la organización y monitoreo del trabajo del grupo.

Todos los expedientes que estén a cargo del funcionario responsable de su archivo, deberán permanecer guardados o custodiados y solamente aquellos que sean objeto de solicitud alguna, estarán a disposición de los funcionarios designados durante el tiempo dedicado a su estudio y decisión.

Sin excepción, todos los traslados de expedientes, deberán ser realizados mediante el formato correspondiente y a través del sistema de información utilizado en la entidad, anotando claramente el nombre de la persona que entrega y que recibe el expediente, las dependencias a las cuales pertenecen cada uno de ellos, el número del expediente, la razón por la cual se desarchiva el expediente, el número de folios de que consta, la fecha en que se efectúa el traslado y la firma de cada una de las personas que intervienen en el traslado.

Teniendo en cuenta que quien recibe el expediente debe verificar que el mismo se encuentre completo, con el fin de verificar la integridad de los mismos, la última persona que aparezca firmando el recibido de un expediente en el formato diseñado para tal fin, será la responsable de la pérdida total o parcial del mismo.

ART. 8º—Verificación de solicitudes. El funcionario responsable del archivo en la división de prestaciones económicas, consultará en la base de datos utilizada para tal fin, las solicitudes previas relacionadas con la misma persona, verificará la información correspondiente a las prestaciones reconocidas al peticionario y reportará el historial correspondiente.

ART. 9º—Solicitud de confirmación de documentos. La solicitud de confirmación de tiempos laborados y de certificados de salario, se hará mediante oficio, el cual se enviará por correo certificado. En dicha comunicación se estipulará el término de respuesta y los efectos correspondientes.

ART. 10.—Conteo de tiempos de servicio. Una vez efectuada la verificación de los tiempos, se realizará el conteo de tiempos válidos para el reconocimiento de la pensión. Esta operación se debe realizar a través del aplicativo del sistema de información institucional utilizado para el efecto.

ART. 11.—Determinación del tipo de prestación. La revisión del expediente en la etapa de sustanciación, tendrá como principales objetivos los siguientes:

1. Comprobar la legalidad, pertinencia y suficiencia de los documentos obrantes en el expediente y el cumplimiento de los requisitos por parte del solicitante para acceder a la prestación.

2. Determinar la necesidad de ampliación de las pruebas que sean del caso y proceder de conformidad con la situación que se presente.

3. Establecer la normatividad que debe aplicarse para efectos del reconocimiento pertinente, según el tipo de prestación de que se trate.

4. Determinar la forma de financiación de la concurrencia, sus proporciones y proyecciones, pudiendo tratarse de bonos pensionales o cuotas partes pensionales.

5. Fijar los valores correspondientes a la prestación y la concurrencia de otras entidades para el pago a través del tiempo, previa consulta sobre las cuotas partes.

6. Comprometer a las entidades concurrentes en el cumplimiento de las obligaciones que les corresponde para el pago de las pensiones reconocidas por el fondo.

El desarrollo de estos objetivos, deberá dar como producto, el proyecto de acto administrativo de reconocimiento o negativa a reconocer la prestación, incluyendo lo correspondiente a los valores y la forma de concurrencia.

La obtención del valor del ingreso base de liquidación, valor de la prestación y forma de concurrencia estará a cargo de la persona encargada de la liquidación en la división de prestaciones económicas, sin que sea válida para efectos de inclusión en proyectos de actos administrativos y actos administrativos definitivos, liquidaciones que no lleven el visto bueno del liquidador y del jefe de la división.

En los oficios que se envíen a otras entidades para consultar y confirmar la concurrencia en el pago de la prestación en el caso de cuotas partes pensionales, deberá estipularse el plazo para la respuesta, el cual será de quince (15) días hábiles, pasados los cuales, si no se ha recibido objeción o manifestación al respecto, proseguirá el proceso y se darán por aceptadas las condiciones, liquidación y términos expuestos por Fonprecon.

CAPÍTULO II

Pensiones de jubilación y de vejez

ART. 12.—Documentos necesarios. Para el estudio de las solicitudes de reconocimiento de pensiones de jubilación o de vejez, el interesado debe presentar en forma personal o por intermedio de apoderado, los siguientes documentos:

1. Solicitud de reconocimiento de la pensión, mediante formulario totalmente diligenciado, indicando nombre, dirección, teléfono y correo electrónico actualizados.

2. Original o copia auténtica del registro civil de nacimiento o de la partida de bautismo si nació antes del 15 de junio de 1938. Se entiende por copia auténtica, la fotocopia del registro debidamente firmada por el notario donde se efectuó el respectivo registro.

3. Fotocopia ampliada del documento de identidad: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería.

4. Documentos probatorios del cumplimiento del tiempo mínimo para acceder a la pensión solicitada.

5. Declaración donde conste que no está afiliado a otra administradora de pensiones, ni se encuentra tramitando pensión, bono pensional o indemnización ante otra entidad de previsión social.

6. Certificados salariales de lo devengado en los últimos diez (10) años.

7. Certificado de supervivencia si se efectúa la solicitud a favor de terceros sin presentación personal.

8. Certificación expedida por la EPS correspondiente, en la cual conste el valor sobre el cual, se hicieron aportes para salud con posterioridad al mes de marzo de 2003.

9. Si el solicitante requiere curador, se deberá acompañar a la solicitud copia auténtica, con constancia de ejecutoria, de la sentencia mediante la cual se declara la interdicción, junto con las providencias que designen, disciernan y se tome posesión del cargo de curador.

PAR.—En el evento de que se trate de una solicitud de pensión de vejez de que trata el parágrafo 4º del artículo 33 de la Ley 100 de 1993 (pensión de vejez por invalidez y pensión para padres trabajadores de hijo inválido), se hace necesario que se alleguen además, los siguientes documentos:

1. Dictamen sobre pérdida de capacidad laboral del solicitante, expedido por la junta regional o nacional de calificación de invalidez en caso de pensión de vejez por invalidez.

2. Dictamen sobre pérdida de capacidad laboral del hijo del solicitante, expedido por la junta regional o nacional de calificación de invalidez, en caso de pensión de vejez para padres trabajadores de hijo inválido.

3. Copia auténtica de la sentencia, con constancia de ejecutoria, mediante la cual se declara interdicto al hijo inválido y de las providencias mediante las cuales se designa, discierna y se toma posesión del cargo de curador (en el evento que la invalidez sea de origen mental o por la misma no pueda valerse por sí mismo).

4. Registro civil de nacimiento del hijo del solicitante, en caso de padres trabajadores de hijo inválido.

5. Registro civil de defunción de la madre y declaración del padre en el cual manifieste quién tiene la patria potestad del hijo menor inválido.

ART. 13.—Conceptos y normas aplicables para el reconocimiento de las pensiones de jubilación y de vejez. Para la determinación de la normatividad aplicable en los diferentes casos, el funcionario responsable del estudio de los expedientes relacionados con pensiones de jubilación y vejez, deberá tener en cuenta las siguientes disposiciones relativas al tema, con especial atención a las normas aplicables a cada caso y sin perjuicio de aplicar una norma diferente dependiendo de la situación particular de cada solicitante, previo el visto bueno del jefe de la división de prestaciones económicas:

a) Pensiones de congresistas

Normas generalesLey 4ª de 1992 en armonía con la Sentencia C-608 de 1999.
Ley 100 de 1993.
Ley 797 de 2003.
Ley 860 de 2003.
Acto Legislativo 1 de 2005.
Régimen de transición de congresistasDecreto 1293 de 1994.
Decreto 1359 de 1993.
Régimen de transición generalLey 100 de 1993, artículo 36.
Normas aplicables en virtud del régimen de transición generalLey 33 de 1985.
Ley 71 de 1988.
Pensión de vejezLey 100 de 1993.

b) Pensiones de funcionarios del Congreso y de Fonprecon

Normas generalesLey 100 de 1993.
Ley 797 de 2003.
Ley 860 de 2003.
Acto Legislativo número 01 de 2005.
Régimen de transición de empleados del Congreso y de FonpreconDecreto 1293 de 1994.
Decreto 2837 de 1986.
Régimen de transición generalLey 100 de 1993, artículo 36.
Normas aplicables en virtud del régimen de transición generalLey 33 de 1985.
Ley 71 de 1988.
Pensión de vejezLey 100 de 1993.

Las demás normas que modifiquen o sustituyan a las anteriores.

PAR. 1º—Para el reconocimiento de las pensiones en virtud del régimen de transición general previsto en el artículo 36 de la Ley 100 de 1993 no solamente serán aplicables las normas anteriormente enunciadas, sino que también se respetarán las condiciones de edad, tiempos de servicio y monto de la pensión previstos en cualquier normatividad aplicable a cada uno de los solicitantes estudiado su caso particular con anterioridad a la entrada en vigencia del sistema general de pensiones.

PAR. 2º—El área de prestaciones económicas, deberá mantener una compilación actualizada de normas aplicables a cada uno de los procedimientos de su competencia, al alcance de todos los funcionarios por medios virtuales. La información pertinente, también se actualizará en la página web de la entidad, cuando sea del caso.

CAPÍTULO III

Pensiones de invalidez por riesgo común

ART. 14.—Naturaleza de la pensión de invalidez. Tendrán derecho a la pensión de invalidez, los afiliados que hayan sido declarados como inválidos, por cualquier causa de origen no profesional, no provocada intencionalmente, con una pérdida de capacidad laboral igual o superior a la exigida en las normas y cumplan los requisitos de semanas cotizadas exigidas en la ley.

Para el reconocimiento de la pensión de invalidez, deberán tenerse en cuenta las normas vigentes para la fecha de estructuración de la invalidez determinada por la junta de calificación de invalidez correspondiente.

ART. 15.—Documentos necesarios. Para efectos de tramitación del reconocimiento de pensiones de invalidez, el interesado debe presentar al fondo, los siguientes documentos:

1. Solicitud de reconocimiento de la pensión, mediante formulario totalmente diligenciado, indicando nombre, dirección, teléfono y correo electrónico actualizados.

2. Original o copia auténtica del registro civil de nacimiento o de la partida de bautismo si nació antes del 15 de junio de 1938. Se entiende por copia auténtica, la fotocopia del registro debidamente firmada por el notario donde se efectuó el respectivo registro.

3. Fotocopia ampliada del documento de identidad: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería.

4. Declaración donde conste que no está afiliado a otra administradora de pensiones, ni se encuentra tramitando pensión, bono pensional o indemnización ante otra entidad de previsión social.

5. Certificados salariales de lo devengado en los últimos diez (10) años.

6. Dictamen sobre pérdida de capacidad laboral, expedido por la junta regional o nacional de calificación de invalidez.

7. Copia auténtica de la sentencia, con constancia de ejecutoria, mediante la cual se declara interdicto al hijo inválido y de las providencias mediante las cuales se designa, discierna y se toma posesión del cargo de curador (en el evento que la invalidez sea de origen mental o por la misma no pueda valerse por sí mismo).

ART. 16.—Revisión del estado de invalidez. La división de prestaciones económicas por lo menos una vez cada tres meses deberá iniciar los trámites con el fin de que las juntas regionales o nacional de calificación de invalidez revisen el dictamen de todos aquellos pensionados por Fonprecon con ocasión de su estado de invalidez y que cuenten con más de 3 años de haber sido calificados por última vez por parte de la entidad competente, con el fin de proceder a extinguir, disminuir o aumentar la prestación a que haya lugar.

CAPÍTULO IV

Pensiones de sobrevivientes

ART. 17.—Naturaleza de la pensión de sobrevivientes. La pensión de sobrevivientes, se origina con la muerte de un afiliado al régimen de pensiones que administra Fonprecon o de un pensionado por vejez o invalidez, beneficiando al grupo familiar del causante.

ART. 18.—Documentos necesarios. Para el trámite de la pensión de sobrevivientes, los interesados deberán presentar los siguientes documentos:

Para todas las solicitudes de pensión de sobrevivientes:

1. Solicitud de reconocimiento de la pensión, mediante formulario totalmente diligenciado, indicando nombre, dirección, teléfono y correo electrónico actualizados.

2. Original o copia auténtica del registro civil de nacimiento o de la partida de bautismo si nació antes de 1938, del causante y de los sobrevivientes. Se entiende por copia auténtica, la fotocopia del registro debidamente firmada por el notario donde se efectuó el respectivo registro.

3. Fotocopia ampliada del documento de identidad: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, tanto del causante como de los sobrevivientes.

4. Declaración donde conste que no está afiliado a otra administradora de pensiones, ni se encuentra tramitando pensión, bono pensional o indemnización ante otra entidad de previsión social.

5. Certificados salariales de lo devengado en los últimos diez (10) años.

6. Registro civil de defunción del causante, en original.

Si la solicitud la presenta cónyuge o compañera(o) permanente:

1. Declaración extrajuicio de convivencia para los cónyuges o compañero(a) permanente supérstite, en original.

2. Registro civil de matrimonio, expedido por notaría.

Si la solicitud la presentan hijos:

1. Registro civil de nacimiento.

2. Si solicitan hijos mayores de edad, declaración extrajuicio en la cual establezcan la fuente de sus ingresos a la fecha del fallecimiento del causante.

3. Certificado de estudios para estudiantes entre dieciocho (18) y veinticinco (25) años, expedido en original por un establecimiento educativo aprobado por el Ministerio de Educación, en el cual se establezca la naturaleza de la institución y el número de horas semanales de estudio.

4. Si solicitan hijos inválidos, dictamen sobre pérdida de capacidad laboral, expedido por la junta regional o nacional de calificación de invalidez.

5. Copia auténtica de la sentencia, con constancia de ejecutoria, mediante la cual se declara interdicto al hijo inválido y de las providencias mediante las cuales se designa, discierna y se toma posesión del cargo de curador (en el evento que la invalidez sea de origen mental o por la misma no pueda valerse por sí mismo).

Si la solicitud la presentan los padres:

1. Declaración extrajuicio en la cual establezcan la fuente de sus ingresos a la fecha del fallecimiento del causante.

Si la solicitud la presenta los hermanos inválidos:

1. Declaración extrajuicio en la cual establezcan la fuente de sus ingresos a la fecha del fallecimiento del causante.

2. Dictamen sobre pérdida de capacidad laboral, expedido por la junta regional o nacional de calificación de invalidez.

3. Copia auténtica de la sentencia, con constancia de ejecutoria, mediante la cual se declara interdicto al hijo inválido y de las providencias mediante las cuales se designa, discierna y se toma posesión del cargo de curador (en el evento que la invalidez sea de origen mental o por la misma no pueda valerse por sí mismo).

ART. 19.—Beneficiarios de la pensión de sobrevivientes. Para identificar a los beneficiarios de las pensiones de sobrevivientes, en el estudio de los casos que se le presenten al Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, el funcionario responsable del estudio del respectivo expediente, deberá tener en cuenta lo dispuesto en la normatividad vigente en la época del fallecimiento sobre la materia; en especial lo establecido en el artículo 47 de la Ley 100 de 1993 y el Decreto 1889 de 1994, junto con las demás normas que las modifiquen o sustituyan.

ART. 20.—Trámite adicional. Una vez se reciba una solicitud de pensión de sobrevivientes por parte de la dependencia correspondiente, se deberá proceder a oficiar a la sección de servicios generales con el fin que se inicien los trámites tendientes a obtener la publicación del respectivo edicto por parte de esta sección.

Así mismo, una vez se tenga conocimiento del fallecimiento de un pensionado, se deberá proceder inmediatamente a su retiro de la nómina de pensionados y a solicitar, por parte de la sección de tesorería, el reintegro del valor girado con posterioridad a la muerte, de lo cual se hará una constancia que deberá reposar en el expediente respectivo, la cual deberá contener además, la fecha en la cual se realizó el último pago a favor del causante y el valor de la mesada pensional cancelada.

CAPÍTULO V

Indemnizaciones sustitutivas de pensiones

ART. 21.—Tipos de indemnizaciones sustitutivas de pensiones. De acuerdo con los artículos 37, 45 y 49 de la Ley 100 de 1993 y los decretos 1730 de 2001 y 4640 de 2005, pueden presentarse tres clases de afiliados a quienes no puede reconocérseles pensiones, pero sí indemnizaciones sustitutivas, en su orden:

1. Las personas que habiendo cumplido la edad para obtener la pensión de vejez no hayan cotizado el mínimo de semanas exigidas, y declaren su imposibilidad de continuar cotizando.

2. El afiliado que al momento de invalidarse no hubiere reunido los requisitos exigidos para la pensión de invalidez.

3. Los miembros del grupo familiar del afiliado que al momento de su muerte no hubiesen reunido los requisitos exigidos para la pensión de sobrevivientes.

Tales situaciones dan origen a las indemnizaciones sustitutivas de la pensión de vejez, de invalidez o de sobrevivientes, según el caso.

En cualquiera de las tres (3) situaciones, los beneficiarios tienen derecho a una indemnización equivalente a un salario base de liquidación promedio semanal multiplicado por el número de semanas cotizadas; al resultado así obtenido se le aplica el promedio ponderado de los porcentajes sobre los cuales haya cotizado el afiliado.

Salvo lo correspondiente a la determinación de bonos y cuotas partes pensionales, que no proceden para los casos de indemnización sustitutiva, los demás pasos relacionados con radicación, verificación de requisitos, revisión de los documentos, liquidación de la prestación, expedición y notificación del acto administrativo, serán similares a los del procedimiento seguido para el reconocimiento de pensiones de vejez.

ART. 22.—Documentos necesarios. Para solicitar el reconocimiento de indemnizaciones sustitutivas de pensión, los interesados deberán aportar la misma documentación prevista para los diferentes tipos de pensiones, señalada en la presente resolución, más la declaración de imposibilidad de continuar cotizando para pensión.

CAPÍTULO VI

Auxilios funerarios

ART. 23.—Naturaleza del auxilio funerario. El auxilio funerario es la prestación que busca compensar a la persona que sufragó los gastos de entierro de un afiliado al fondo o uno de sus pensionados, otorgando una prestación equivalente al último salario o al valor correspondiente a la última mesada pensional, sin que pueda ser inferior a cinco (5) salarios mínimos, ni superior a diez (10) veces dicho salario.

En este orden de ideas, solamente deja derecho al auxilio funerario, el afiliado y el pensionado, mas no el sustituto, según lo establece el Decreto 1889 de 1994.

ART. 24.—Documentos necesarios. Para solicitar el reconocimiento del auxilio funerario, se deberán allegar los siguientes documentos:

1. Formulario de solicitud de auxilio funerario totalmente diligenciado, indicando nombre, dirección, teléfono y correo electrónico actualizados.

2. Certificado de vínculo laboral y factores salariales del fallecido, si este era empleado.

3. Si el afiliado era pensionado se requiere el certificado de mesada pensional (no es obligatorio, pero ayuda a agilizar el trámite).

4. Cédula de ciudadanía del causante y del solicitante.

5. Registro civil de defunción.

6. Recibo de pago expedido por la entidad que prestó los servicios funerales a nombre del solicitante.

7. Número de cuenta bancaria para consignación del auxilio funerario.

ART. 25.—Trámite adicional. Una vez se reciba por parte del grupo de atención al usuario, una solicitud de auxilio funerario, se deberá proceder a oficiar a la sección de servicios generales con el fin que se inicien los trámites tendientes a obtener la publicación del respectivo edicto.

Si el causante contaba con un contrato preexequial, el pago solamente se podrá efectuar a favor de la persona que cancela el valor de las pólizas; en el evento que esta persona sea el mismo causante, el pago se hará a favor de sus herederos, para lo cual se deberá publicar un edicto en este sentido.

CAPÍTULO VII

Cesantías

ART. 26.—Normas que regulan el trámite. Las normas que rigen este tipo de prestaciones son:

• Decreto 2837 de 1986.

• Ley 50 de 1990.

• Decreto 906 de 1992.

• Ley 244 de 1995.

• Ley 432 de 1998.

• Decreto 1582 de 1998.

Adicionalmente, de conformidad con el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 10 de la Ley 962 de 2005, los documentos relacionados con trámites para solicitar el reconocimiento de cesantías o el traslado de las mismas al Fondo Nacional de Ahorro, también podrán ser enviados por los interesados a través de correo certificado, en cuyo caso, una vez radicados los documentos, se le informará al interesado mediante oficio también certificado, el número de radicación, el del expediente, se le indicará que su solicitud inicia el estudio correspondiente y si es del caso, se pedirán los documentos complementarios que sean pertinentes.

ART. 27.—Requisitos. Para proceder al reconocimiento y pago de las cesantías es necesario:

• Laborar en el Congreso de la República (congresista o empleado).

• No haber trasladado las cesantías al Fondo Nacional de Ahorro o a uno de los fondos privados de cesantías.

• Presentarse personalmente o a través de un tercero debidamente autorizado.

• Demostrar las causas por las cuales solicita las cesantías, en caso de cesantías parciales.

ART. 28.—Documentos necesarios. Para solicitar el reconocimiento de cesantías, se deberán allegar los siguientes documentos:

Necesarios para todas las solicitudes de cesantías:

1. Cédula de ciudadanía del solicitante.

2. Certificado laboral donde consten datos personales del afiliado, fecha de ingreso, fecha de retiro, cargo, remuneración y novedades durante la vinculación.

3. Formulario de solicitud de cesantías totalmente diligenciado, indicando nombre, dirección, teléfono y correo electrónico actualizados.

4. Certificación de factores salariales recibidos durante el período laborado.

5. Datos de la cuenta bancaria para consignar el valor de la prestación.

Documentos para cesantías parciales para compra de vivienda:

1. Copia del contrato o promesa de contrato correspondiente.

Documentos para cesantías parciales para remodelación de vivienda:

1. Copia del contrato o promesa de contrato de servicios con ingeniero o arquitecto.

Documentos para cesantías definitivas pos mortem:

1. Registro civil de defunción del causante.

Si la solicitud la presenta el o la cónyuge o compañera(o) permanente:

1. Registro civil de matrimonio, si se trata de cónyuge.

2. Declaración extrajuicio de convivencia para los cónyuges o compañero(a) permanente supérstite, en original.

3. Documento de identificación del cónyuge o compañero(a) permanente supérstite.

Si la solicitud la presentan hijos:

1. Registro civil de nacimiento de los hijos.

2. Fotocopia de los documentos de identidad.

Si la solicitud la presentan los padres:

1. Registro civil de nacimiento del causante.

2. Fotocopia de los documentos de identidad.

Si la solicitud la presentan los hermanos:

1. Registro civil de nacimiento del causante.

2. Registro civil de nacimiento de los solicitantes.

Documentos para cesantías de secuestrados:

1. Sentencia u orden expresa de autoridad judicial competente.

CAPÍTULO VIII

Otros aspectos complementarios de los procedimientos

ART. 29.—Términos para resolver los trámites. De conformidad con lo estipulado en el parágrafo 1º del artículo 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 9º de la Ley 797 de 2003, Fonprecon deberá decidir sobre las solicitudes de reconocimiento de pensiones de jubilación o vejez, en un tiempo no superior a cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de radicación de los documentos completos por parte del interesado.

Para efectos de control o cumplimiento de términos, se entenderá que estos se inician a partir del día siguiente al de la radicación de la documentación completa exigida, cualquiera que sea la forma en que se hayan presentado al fondo, es decir, personalmente o por correo certificado.

Para los demás procedimientos, los términos máximos para decidir serán los siguientes:

Pensión de jubilaciónCuatro (4) meses
Pensión de invalidezCuatro (4) meses
Pensión de sobrevivientesCuatro (4) meses
Indemnización sustitutiva de pensionesDos (2) meses
Cesantías definitivas o parcialesQuince (15) días
Auxilios funerariosQuince (15) días

Se entenderá que la decisión se toma, cuando se firma y numera el correspondiente acto administrativo.

ART. 30.—Notificación y recursos de los actos administrativos que resuelven los trámites. La notificación de los actos administrativos se surte de conformidad con lo establecido para tal efecto en el Código Contencioso Administrativo.

Contra las decisiones emitidas por el Fondo de Previsión Social del Congreso solamente procederá el recurso de reposición, decidido el cual se entenderá agotada la vía gubernativa.

Por tratarse de decisiones de prestaciones económicas, la interposición de los recursos se entenderá efectuada en el efecto devolutivo y no en el suspensivo, con el fin de no menoscabar los derechos prestacionales de nuestros afiliados.

ART. 31.—Documentos para ingreso a nómina. Cuando se trate de resoluciones de reconocimiento de pensiones de jubilación o vejez, el beneficiario, una vez notificado debe presentar los siguientes documentos para efectos de ser incluido en la nómina de pensionados:

1. Declaración juramentada de retiro, en la cual conste que no percibe emolumento alguno del Estado.

2. Acto administrativo de desvinculación.

3. Formulario de afiliación a una EPS.

4. Certificado de supervivencia, si no se notifica personalmente el interesado.

5. Fotocopia ampliada del documento de identidad.

6. Datos del número de la cuenta bancaria (corriente o de ahorros) en donde se le deben consignar las mesadas.

7. Datos actualizados de su dirección para correspondencia y teléfono de contacto.

ART. 32.—Organización documental. Todos los expedientes que se refieran a procedimientos de prestaciones económicas, deberán organizarse de acuerdo con lo previsto en el manual de aplicación de las tablas de retención documental.

La disposición física de los expedientes, tanto en el archivo de gestión como en el archivo central, se hará teniendo en cuenta la codificación de las series y subseries predeterminadas en la tabla de retención documental. A su vez, dentro de cada subserie, el arreglo se hará según número de expediente, en congruencia con el principio del orden original y para facilitar el control del ciclo vital de los documentos.

En todo caso, en la organización y administración de los archivos y expedientes del área de prestaciones económicas, deberán acatarse las normas sobre gestión documental establecidas en la Ley 594 de 2000 y sus reglamentaciones, lo mismo que las directrices y requerimientos del Archivo General de la Nación.

El área de prestaciones económicas, deberá contar con el inventario documental actualizado según subserie, dispuesto en una base de datos que permita su ubicación inmediata, en el momento que se requiera.

ART. 33.—Certificaciones. Los certificados en que conste que una persona es pensionada por el fondo y en general aquellos relacionados con el reconocimiento de prestaciones económicas, cuyo contenido no haga alusión a pagos, serán firmados por el jefe de la división de prestaciones económicas.

ART. 34.—Aspectos disciplinarios. La inobservancia a lo dispuesto en la presente providencia, en especial al cumplimiento de las obligaciones derivadas del calendario establecido para el desarrollo normal de la elaboración y pago de la nómina de pensionados, podrá ser causal de acciones disciplinarias, en congruencia con lo establecido en la Ley 734 de 2002.

ART. 35.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 22 de mayo de 2006.

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