Secretaría Distrital de Ambiente

RESOLUCIÓN 771 DE 2016 

(Junio 20)

“Por la cual se unifica la normatividad relativa a las funciones, integrantes, sesiones, quórum, reglamento interno y demás temas atinentes al Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente”.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

La Secretaria Distrital de Ambiente,

en uso de sus facultades en especial las conferidas en por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, artículo 2.2.4.3.1.2.1 del Decreto Nacional 1069 de 2015, el artículo 8º del Decreto Distrital 109 de 2009 modificado por el artículo 1º del Decreto 175 de 2009 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público de orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

Que la Secretaría Distrital de Ambiente, mediante la Resolución 1440 de 2012, conformó el comité de conciliación de la entidad, corregida mediante la Resolución 372 de 2013, modificada parcialmente por la Resolución 964 de 2014.

Que la Alcaldía Mayor de Bogotá, dentro de la conformación del modelo de gestión jurídica pública para el Distrito Capital, expidió el Decreto 690 del 30 de diciembre de 2011, “Por el cual se dictan lineamientos sobre la conciliación y los comités de conciliación en Bogotá, D.C.”, tomando en consideración disposiciones normativas de carácter nacional como el Decreto Nacional 1716 de 2009 y la Directiva Presidencial 05 de 2009.

Que el referido Decreto Nacional 1716 de 2009 fue compilado bajo el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho, correspondiente al Decreto Nacional 1069 de 2015, en su Libro Segundo, Parte 2, Título Cuarto, Capítulo Tercero, Sección Primera.

Que dentro del proceso de mejoramiento continuo de la entidad, se encontró necesario efectuar unas modificaciones a la Resolución 1440 de 2012, relacionadas con las funciones previstas para esta instancia en el artículo 3º, de conformidad y en armonía con las funciones normativas que se han asignado desde el nivel nacional y distrital a los comités de conciliación y cuya modificación fue establecida por la Secretaria Distrital de Ambiente a través de la Resolución 1169 de 2015.

Que el reglamento del Comité de conciliación, fue aprobado mediante el acta Nº 6, en la sesión adelantada el día cuatro (4) de junio del año 2015, como consta a folio 140 de la carpeta del comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Que mediante el Memorando con radicación 2016IE04294, de fecha ocho (8) de enero del año en curso, enviado por la oficina de control interno de esta entidad, se comunicó el Informe definitivo de auditoría interna al Comité de conciliación y acción de repetición en la Secretaría Distrital de Ambiente, a través del cual se estableció la siguiente observación: “en los considerandos del Acuerdo 1 del 6 de junio de 2015 “Por medio del cual se adopta el reglamento interno del Comité de conciliación”, se señaló que “El presente reglamento fue aprobado por los miembros del comité, en la sesión adelantada el pasado día 6 de junio de 2015. (Fl. 3), pero en la carpeta que incluye las actas del Comité de conciliación, se encuentra que el acta del Comité de Conciliación es la Nº 6 del 4 de junio de 2015 (Fl. 140)”.

Que al efecto se procede en razón de las disposiciones legales y lo observado en el informe definitivo enviado por la oficina de control Interno, a subsanar el error encontrado en las consideraciones del reglamento de la instancia, el cual contiene las reglas claras de participación y decisión en el comité.

Que de igual forma mediante el memorando en referencia, se recomendó realizar una única resolución sobre las funciones, integrantes, sesiones, quórum y reglamento interno del Comité de conciliación.

Que como consecuencia de todo lo expuesto y con el fin redefinir, ajustar y unificar en un solo acto administrativo todos los temas atinentes al Comité de conciliación de esta entidad, así como también para subsanar la observación realizada por la oficina de control interno de la Secretaría Distrital de Ambiente, se hace necesario adoptar la presente resolución, favoreciendo la solidez e integralidad de la información en referencia, simplificando el conocimiento, aplicación, seguimiento y control de este asunto.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Alcance. Unificar la normativa relativa a las funciones, integrantes, sesiones, quórum, reglamento interno y demás temas atinentes al Comité de conciliación.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 2º—Objeto. Integrar el Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente y definir su reglamento, como instancia administrativa de estudio, análisis y formulación de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 3º—Ámbito de aplicación. El Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente decidirá sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público a cargo de la entidad.

PAR.—La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de las acciones de repetición contra los miembros del Comité, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto Nacional 1069 de 2015.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

CAPÍTULO II

Integración y funciones

ART. 4º—Funciones: Se adelantarán a cargo del Comité de Conciliación las funciones establecidas en el artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009, compilado bajo el Decreto Nacional 1069 de 2015, y artículo 3º del Decreto Distrital 690 de 2011, en los siguientes términos:

1. Conocer y decidir sobre la viabilidad de las conciliaciones judiciales y extrajudiciales, que se adelanten con ocasión de los actos, hechos, omisiones u operaciones que la Secretaría Distrital de Ambiente expida, realice o en que incurra o participe, o que se relacionen con asuntos inherentes a cada uno de ellos, conforme a su objeto y funciones.

2. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

3. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

4. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

5. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

6. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

7. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia de formular o presentar propuestas de pacto de cumplimiento en las acciones populares relacionadas con la entidad, previa solicitud del subdirector distrital de defensa judicial y prevención del daño antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad atribuida por el artículo 3º, numeral 3.3 del Decreto Distrital 690 de 2011, al Comité de conciliación de la secretaría general para conocer y decidir en última instancia sobre la posición institucional del distrito capital en la materia.

8.(Modificado).* Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición, e informar a los coordinadores de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión, en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

*(Nota: Modificado por la Resolución 693 de 2017 artículo 2° de la Secretaría Distrital de Ambiente)

9.(Modificado).* En el evento de que el pago hubiere afectado el presupuesto de varios organismos del nivel central, si la decisión del Comité de conciliación fuera la de iniciar acción de repetición, el secretario técnico deberá remitir oportunamente a la subdirección distrital de defensa judicial y prevención del daño antijurídico de la dirección jurídica distrital, copia de los antecedentes y de las decisiones del Comité de conciliación, a fin de presentar la correspondiente demanda dentro del plazo establecido por el artículo 26 del Decreto Nacional 1716 de 2009, compilado bajo el artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto Nacional 1069 de 2015, es decir, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión motivada de iniciar la acción, con el propósito de que el subdirector distrital de defensa judicial y prevención del daño antijurídico designe el apoderado que iniciará la acción, en representación del Distrito Capital.

*(Nota: Modificado por la Resolución 693 de 2017 artículo 3° de la Secretaría Distrital de Ambiente)

10. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de un organismo del nivel central, el Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente deberá remitir su posición institucional al Comité de conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos.

11. En caso de que la representación judicial o extrajudicial del asunto recaiga sobre la Secretaría Distrital de Ambiente, el apoderado designado requerirá el pronunciamiento del de los respectivo(s) comité(s) de conciliación, que servirá(n) como fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria.

12. Implementar estrategias que permitan establecer los asuntos susceptibles de conciliación o de acuerdo de terminación anticipada de procesos, atendiendo el precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por supuestos fácticos análogos, a efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal de la entidad por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse.

13. Adoptar e implementar el módulo de conciliación de SIPROJWEB y mantenerlo actualizado de conformidad con las fichas técnicas presentadas por los apoderados y las actas de sus sesiones.

14. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

15. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del Comité, preferiblemente un profesional del derecho.

16. Dictar su propio reglamento.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 5º—Integración. El Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, se integrará de la siguiente manera:

1. El (la) Secretario (a) Distrital de Ambiente, quien lo presidirá.

2. El (la) Subsecretario (a) general y de control disciplinario.

3. El (la) Director (a) legal ambiental, quien ejercerá la secretaría técnica.

4. El (la) Director (a) de gestión corporativa.

5. El (la) Director (a) de control ambiental.

PAR. 1º—La participación de los integrantes es indelegable, salvo el del (la) Secretario (a) Distrital de Ambiente, quien podrá delegar en el (la) asesor (a) de despacho u otro profesional del nivel directivo.

PAR. 2º—Serán invitados el (la) jefe de control interno, el (la) subdirector (a) financiero (a), el (la) apoderado (a) que represente los intereses de la entidad y los servidores públicos que por su condición o especialidad en determinados temas deban asistir para un caso concreto, quienes tendrán únicamente derecho a voz dentro de la respectiva sesión.

PAR. 3º—Se podrá invitar a un funcionario de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y de la subdirección de defensa judicial y prevención del daño antijurídico de la Alcaldía Mayor de Bogotá, quienes tendrán derecho a voz.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 6º—Sesiones y quórum: De conformidad con el artículo 18 del Decreto Nacional 1716 de 2006, compilado bajo el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto Nacional 1069 de 2015, el Comité de conciliación sesionará no menos de dos (2) veces al mes de forma ordinaria, conforme a la convocatoria elaborada para el efecto por el (la) secretario (a) técnico (a) y, de forma extraordinaria, sin que se requiera convocatoria previa, cuando las circunstancias lo exijan y así lo decidan los integrantes.

Habrá quórum deliberatorio con mínimo tres (3) de los integrantes del Comité de conciliación. Las decisiones se adoptarán válidamente por mayoría simple.

Se podrá sesionar de manera virtual, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones, tales como teleconferencia, conferencia virtual, chat, y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del comité.

PAR. 1º—Una vez presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité tendrá quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que conste el fundamento.

PAR. 2º—El apoderado de los casos sometidos a consideración del Comité preparará una ficha técnica relacionando los aspectos fácticos, procesales y jurisprudenciales del mismo, donde incluirá su recomendación personal; ficha que deberá ser entregada con mínimo tres (3) días de antelación a la fecha en que sesionará el comité a efectos que sea aprobada por el (la) secretario (a) técnico (a), y este (a) la remita a los miembros del Comité, previo a la celebración de la sesión correspondiente.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 7º—Secretaría técnica. El (la) director (a) legal ambiental ejercerá la secretaría técnica del Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente y tendrá a su cargo las funciones establecidas en el artículo 20 del Decreto Nacional 1716 de 2009, compilado bajo el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto Nacional 1069 de 2015, correspondientes a:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el (la) presidente (a) y el (la) secretario (a) del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención de daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Respecto de los casos de conciliación y pacto de cumplimiento en procesos judiciales cuya representación judicial de Bogotá, D.C. es competencia de la secretaría general, en caso de que se requiera la posición del Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, deberá remitir el acta o certificación respectiva sobre la posición institucional de la entidad al Comité de conciliación de la secretaría general.

7. Gestionar las actualizaciones, informes y verificaciones señalados en el artículo 12 del Decreto Distrital 690 de 2011, haciendo uso del sistema de información de procesos judiciales - SIPROJWEB Bogotá, en lo que resulte pertinente.

7. (sic) Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR.—El (la) secretario (a) técnico (a) del Comité, será el (la) responsable de la guarda y custodia de las actas de cada sesión junto con sus antecedentes y soportes documentales, y de remitir a la subdirección de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico todos los informes que sobre el tema se requieran.

(Nota: Suprimido en lo pertinente por la Resolución 693 de 20107 artículo 1° de la Secretaría Distrital de Ambiente)

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

CAPÍTULO III

Reglamento interno

ART. 8º—Principios. El Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, desarrollará sus sesiones y adoptará decisiones atendiendo estrictamente a las disposiciones del artículo 209 de la Constitución Política, artículo 3º de la Ley 1437 de 2011, y en todo se regirá por las disposiciones del Decreto Nacional 1716 de 2009, compilado bajo el Decreto Nacional 1069 de 2015, en su Libro Segundo, Parte 2, Título Cuarto, Capítulo Tercero, Sección Primera, o la norma que lo modifique derogue o sustituya.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 9º—Formalidad de las convocatorias. Los integrantes del Comité de conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos necesarios para ilustrar a los integrantes al momento de adoptar una decisión.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 10.—Inasistencia a las sesiones. Teniendo en cuenta que la asistencia a las sesiones es indelegable de conformidad con el parágrafo primero del artículo 5º de la presente resolución, cuando alguno de los integrantes del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo a la secretaría técnica, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar durante la misma.

PAR.—En la correspondiente acta el secretario técnico dejará constancia de las excusas presentadas por los integrantes, siempre y cuando las mismas hayan sido presentadas de forma oportuna.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 11.—Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados de acuerdo con la convocatoria elaborada por el (la) secretario (a) técnico (a) o la decisión de los integrantes en relación con las sesiones extraordinarias, conforme a los parámetros dispuestos en el artículo sexto de esta resolución, las sesiones del comité se desarrollarán de la siguiente manera:

1. El (la) presidente (a) o el (la) secretario (a) técnico (a) llevará a cabo la instalación y apertura de la sesión.

2. El (la) secretario (a) técnico (a) informará verbalmente de la convocatoria y el cumplimiento de las formalidades previstas para la misma, así como si se llevó a cabo la invitación a otras personas, la existencia de justificación por inasistencia de los integrantes, verificará el quórum de conformidad con lo previsto en los artículos 5º y 6º de la presente resolución, y dará lectura al orden del día propuesto.

3. Los miembros del Comité considerarán y aprobarán el orden del día.

4. Se efectuará lectura y aprobación del acta anterior.

5. Se seguirá con la presentación verbal por parte de los apoderados, a los miembros del Comité, de los casos sometidos a consideración y se absolverán las dudas e inquietudes que se formulen, si a ello hubiere lugar.

6. Los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las decisiones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

7. Una vez se haya efectuado la deliberación, el secretario técnico preguntará a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.

8. Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el secretario técnico informará de tal circunstancia y el sentido de las decisiones adoptadas para cada uno de ellos.

9. Concluido el orden del día, procederá el presidente o secretario técnico a levantar la sesión.

PAR.—Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el secretario técnico. Con base en las mismas, se elaborarán actas ejecutivas del desarrollo de la sesión.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 12.—Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su desacuerdo, de las cuales se dejará constancia en el acta o en documento separado, según sea presentado por el miembro disidente.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

CAPÍTULO IV

Publicación y vigencia

ART. 13.—Publicación. Publíquese la presente resolución en el Registro Distrital, de conformidad con el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011.

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)

ART. 14.—Vigencia y derogatoria. La represente resolución rige partir de su publicación y deroga la Resolución 1333 de 2010, la Resolución 1440 del 15 de noviembre de 2012, la Resolución 372 del 8 de abril de 2013, la Resolución 964 del 31 de marzo de 2014, la Resolución 1169 del 31 de julio de 2015, el Acuerdo 1 de 2015 del Comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente y demás normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá a los veinte (20) días del mes de junio de dos mil dieciséis (2016).

(Nota: Derogada por la Resolución 3667 de 2018 artículo 18 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente)