Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 7769 DE 2016 

(Julio 21)

“Por la cual se reglamenta lo previsto en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016”.

(Nota: Derogada por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por al artículo 13 de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016; artículo 11 numerales 2º, 3º y 19 del Decreto 2723 de 2014, y

CONSIDERANDO QUE:

Por disposición expresa del artículo 365 de la Constitución Política, es deber del Estado asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos, en tanto son inherentes a la finalidad social de este.

Corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro, en armonía con el mandato contenido en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016, reglamentar y vigilar el reparto notarial de los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública y en los cuales intervengan los organismos administrativos del nivel central y del sector descentralizado territorial y por servicios conforme lo prevé el artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría.

Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-216 de 1994, con ponencia del Magistrado Vladimiro Naranjo Mesa, declaró exequible la disposición precedente y, entre sus apartes, expuso: “(...) La ley está autorizada por la misma Constitución para señalar los límites de la autonomía territorial, de suerte que la Carta prevé la función delimitante del legislador, y en este orden de ideas el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 está conforme a derecho. Dicha autonomía se concreta en la gestión de intereses propios mediante autoridades propias, en consonancia con el artículo 287 constitucional. Entonces, como el servicio público notarial es de interés general, y no de interés particular, no es consecuente que un municipio, por ejemplo, gestione como interés propio algo que por mandato de la Constitución es general y apto, por ende, de ser regulado por la ley”. (...) La facultad de “rogación”, en estricto sentido, se origina de un derecho de los particulares, y se expresa libremente, con el solo límite de no contrariar el orden jurídico. Es por ello que el particular puede hacer todo aquello que no esté prohibido pretender que la administración local tenga la facultad de escoger a su arbitrio la notaría, equivale a darle un tratamiento jurídico desproporcionado a la naturaleza de la función pública, equiparándola en absoluto a la facultad de los particulares. Es así como el principio de la rogación solo es aplicable a los usuarios particulares, al paso que las autoridades tienen la obligación de reparto”.

(…)”.

Por disposición expresa del artículo 13 de la Ley 1796 de 2016, se estableció que la Superintendencia de Notariado y Registro reglamentaría un nuevo procedimiento de asignación, en el cual las entidades sometidas al régimen de reparto notarial fueran responsables directas de asignar los actos de escrituración, conforme a los parámetros establecidos en dicho procedimiento; por lo anterior, corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro establecer reglas claras y concretas que aseguren que la administración no establezca privilegios en favor de ningún notario, y que la asignación se efectúe en términos de equidad.

A su vez, la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en su artículo 62 ordinal 2º preceptúa que:

“Es deber de los notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría”.

En el mismo sentido, el inciso 2º del artículo 44 de la Ley 1537 de 2012 estableció que “para los mismos efectos, la referida Superintendencia establecerá un trámite especial de reparto para los casos en que las entidades territoriales comparezcan a la celebración de escrituras públicas que involucren la constitución de propiedad horizontal, adquisición o transferencia de inmuebles definidos como vivienda de interés social y prioritaria”.

El principio de equidad, estará presente en la asignación que cada entidad responsable adelante sobre sus propios actos, de tal manera, que en ningún caso el reparto vulnere dicho principio, ni establezca privilegios en favor de un notario.

En cumplimiento de lo anterior, se procede a fijar un procedimiento de asignación respecto de aquellos actos que deban celebrarse por escritura pública y que debe ser acatado e incorporado dentro de los procedimientos internos de las entidades a que hace alusión el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016, y sobre el cual esta Superintendencia de Notariado y Registro, ejercerá la vigilancia de manera permanente.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—El reparto notarial. El reparto notarial es un procedimiento de carácter administrativo, reglamentado por la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del cual, los actos de escrituración tramitados por alguna de las entidades establecidas en el artículo 2º de la presente resolución, que deban tramitarse en círculos notariales con más de una notaría, se asignan a cada una de ellas en orden ascendente.

Si el acto de escrituración versa sobre inmuebles, se deberá tener en cuenta la ubicación de los mismos. En las ciudades en las que haya más de un círculo registral, la asignación de los actos escriturarios deberá efectuarse en las notarías que se ubiquen dentro de la comprensión territorial del círculo registral correspondiente. Para tales efectos, las entidades responsables del reparto, podrán consultar la Información en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro a través del link denominado “Distribución reparto notarial”,

El procedimiento de asignación, se fija teniendo en cuenta criterios de equidad, de manera que no se establezca ningún privilegio en favor de un notario.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 2º—Entidades sometidas a reparto. Deberán someterse al procedimiento de asignación los actos que deban celebrarse por escritura pública, siempre que en ellos intervengan:

a) La Nación, los departamentos, los distritos y los municipios.

b) Los organismos administrativos del sector central y el sector descentralizado territorial y por servicios.

c) Los establecimientos bancarios oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz.

d) En los que intervengan las empresas oficiales de servidos públicos domiciliarios.

e) En los que intervengan los organismos estatales en desarrollo de un proceso de intervención o liquidación de personas naturales o jurídicas, mientras se encuentren bajo la administración del ente estatal o hasta cuando sea nombrado el liquidador.

f) Los demás que determine la ley.

PAR. 1º—La obligatoriedad del reparto se consagra para las entidades de que trata el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016 y los demás casos que determine la ley, sin que les sea potestativa la aplicación del principio de rogación.

PAR. 2º—Tratándose de donaciones, si en el domicilio del donante solo existe una notaría, a esta corresponderá la autorización del respectivo acto escriturario, en caso contrario, se someterá a reparto.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 3º—Responsables de administrar el procedimiento de asignación. Cada una de las entidades sometidas al régimen establecido en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016, será responsable de ejecutar el procedimiento de asignación, en estricto cumplimiento de los parámetros establecidos en la presente resolución. Para tal efecto, deberán disponer de los mecanismos manuales o tecnológicos que permitan desarrollar el proceso y llevar un control minucioso de cada una de las asignaciones de minutas, en el círculo notarial respectivo.

En el evento en que en un acto de escrituración intervengan dos o más entidades sometidas a reparto, las mismas deberán concertar sobre cuál de ellas efectuará la asignación.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 4º—Asignación. Cada entidad responsable del reparto, remitirá el mismo día de la diligencia, por correo electrónico, la documentación a los notarios a quienes se les haya asignado el reparto junto con la certificación prevista en el artículo 10 de la presente resolución.

En ningún caso los notarios podrán rechazar los trámites asignados por reparto notarial. Si se presentara tal eventualidad, la entidad responsable del reparto deberá reportarlo a la Superintendencia de Notariado y Registro dentro del informe de que trata el artículo 5º, en el ítem de novedades, salvo lo previsto en los literales c) y d) del artículo 10 de la presente resolución.

El notario deberá manifestar de manera expresa y por este mismo medio a la entidad la recepción de dicho reparto, a más tardar, el día siguiente al envío de la comunicación de acuerdo al horario establecido en el despacho notarial correspondiente, so pena de perder el respectivo reparto, sin que haya lugar a la restitución del turno. Por su parte la entidad asignará el reparto a la notaría siguiente en orden ascendente.

Del mismo modo, el notario deberá iniciar el trámite al día siguiente de haber recibido la asignación.

Tratándose de actos escriturarios de vivienda nueva o usada, diferentes a los descritos en el parágrafo 1º del artículo 7º y artículo 8º de la presente resolución, si pasados cinco (5) días contados a partir de la fecha de la recepción del reparto, no se ha realizado el otorgamiento de la escritura pública por causas atribuibles exclusivamente al despacho notarial, este perderá el reparto y no habrá lugar a la restitución del turno y el mismo se asignará a la Notaría siguiente en orden ascendente.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 5º—Informe mensual de reparto. A través del correo electrónico informerepartonotarial@supernotariado.gov.co, las entidades responsables del procedimiento de asignación, deberán remitir en formato excel, a la dirección de administración notarial, dentro de los primeros 5 días de cada mes, un informe detallado de las asignaciones efectuadas en el mes inmediatamente anterior, el cual tendrá como mínimo la siguiente información:

a) Fecha y hora de radicación de la minuta

b) Tipo de acto

c) Intervinientes

d) Categoría

e) Turno o notaría asignada

f) Número total de asignaciones

g) Novedades.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 6º—Categorización de las minutas sujetas al reparto. Se establecen las siguientes categorías para determinar su clasificación para efectos del reparto, considerando para ello los siguientes aspectos, según el caso:

I) La naturaleza jurídica de la (s) entidad (es) obligada (s) al reparto; II) la cuantía si la tuviere; III) el número de unidades inmobiliarias que comprenda el respectivo proyecto; IV) si la minuta contiene varios actos o negocios jurídicos, esta se asignará considerando aquel en que interviene el obligado al reparto, o el mayor valor de la cuantía que se determine, si el obligado comparece a otorgar todos los actos.

Categoría primera: Actos de cuantía igual o superior a seiscientos cincuenta millones de pesos ($ 650.000.000) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan más de quinientas una (501) unidades inmobiliarias.

Categoría segunda: Actos de cuantía igual o superior a cuatrocientos cincuenta millones de pesos ($ 450.000,000) y hasta seiscientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y, nueve pesos ($ 649.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan entre trescientas una (301) hasta quinientas (500) unidades inmobiliarias.

Categoría tercera: Actos de cuantía igual o superior a doscientos cincuenta millones de pesos ($ 250.000.000) y hasta cuatrocientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 449.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan entre ciento una (101) hasta trescientas (300) unidades inmobiliarias.

Categoría cuarta: Actos de cuantía hasta doscientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 249.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan hasta cien(100) unidades inmobiliarias.

Categoría quinta: Actos sin cuantía.

Categoría sexta: Actos a los cuales concurran únicamente entidades exentas del pago de derechos notariales.

Categoría séptima. Los actos referidos a la declaración de posesión regular de inmuebles urbanos de estratos uno (1) y dos (2) que carezcan de título inscrito, en los términos de la Ley 1183 de 2008.

PAR. 1º—Los actos sin cuantía y los exentos, están definidos en el Decreto 188 de febrero 12 de 2013.

PAR. 2º—Entidades exentas de derechos notariales. Aquellos actos en que comparezcan como otorgantes un ente exento del pago de derechos notariales y otro no exento, se clasificarán según su cuantía o unidades inmobiliarias que se constituyan.

PAR. 3º—Reparto para urbanizaciones o parcelaciones. El régimen de reparto de las minutas referidas a la constitución de urbanizaciones o parcelaciones seguirá la clasificación prevista en este artículo.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 7º—Actos accesorios. Cuando alguna de las entidades sometidas a reparto concede préstamos para la adquisición de vivienda o mejoras de la misma, la escritura se otorgará en la notaría que se asigne por reparto, a menos que el negocio jurídico de la compraventa, como acto principal, haya sido previamente repartido, caso en el cual el trámite se realizará en la misma notaría.

PAR. 1º—Los actos de enajenación de las unidades inmobiliarias resultantes de la constitución de la propiedad horizontal, urbanizaciones o parcelaciones, en los que intervengan las entidades obligadas al reparto, se otorgarán en la misma notaría donde se haya autorizado el acto de su constitución ya repartido.

PAR. 2º—Las escrituras contentivas de cancelación de hipoteca, en las que intervenga una de las entidades sometidas a reparto, se otorgarán en la misma notaría donde se autorizó la escritura constitutiva del gravamen, ya repartido. Igual procedimiento se seguirá respecto de las escrituras públicas contentivas de aclaración, modificación o adición que se deriven de los actos escriturarios de constitución, enajenación o gravamen, ya repartidos. Si al momento de la constitución del gravamen o del otorgamiento de la escritura objeto de aclaración, modificación o adición, no se estaba obligado al reparto, estas se sujetarán a las reglas aquí previstas, es decir deben someterse al reparto.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 8º—Vivienda Nueva. Los proyectos de vivienda nueva en los cuales la entidad sometida a reparto tuviere a su favor como acreedora una hipoteca de mayor extensión, los actos de liberación de dicha hipoteca, enajenación a cualquier título de las unidades inmobiliarias resultantes de la propiedad horizontal, urbanizaciones o parcelaciones, constitución de hipoteca y cualquier otro acto necesario para el perfeccionamiento de los respectivos negocios jurídicos, deberán realizarse en la misma notaría asignada por reparto donde inicialmente se constituyó la hipoteca de mayor extensión.

En los demás proyectos nuevos de vivienda, el reparto se iniciará con la radicación de la primera minuta, la cual se identificará por única vez con el NIT del proyecto. Una vez asignada la notaría, la entidad que efectuó el reparto comunicará a la misma que tendrá a su cargo cada una de las minutas que se generen por unidades de vivienda de dicho proyecto hasta su culminación, siempre que en ellas intervenga la entidad correspondiente.

PAR.—De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 15 de la Ley 29 de 1973 modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016, el procedimiento anterior se aplicará a los actos que involucren la constitución de propiedad horizontal, constitución o levantamiento de gravámenes, adquisición o trasferencia del derecho de propiedad y adquisición o transferencia de inmuebles definidos como vivienda de interés social y prioritaria donde comparezcan las entidades financieras del Estado de orden nacional que otorguen o que otorgaron el crédito para la adquisición de vivienda. En este caso no estará sometido a las categorías establecidas en el artículo 6º de la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 9º—Constancia de la diligencia de reparto y su protocolización. La diligencia de reparto se formalizará a través de una constancia emitida por la entidad responsable en la que se consignará, entre otros: I) la fecha y hora del reparto, II) los nombres de los otorgantes, III) la determinación jurídica del acto (s) o contrato (s) que involucra IV) la cuantía si la tuviere, V) la categorización en que fue clasificada, si hay lugar a ello, VI) el notario al que le correspondió, VII) firma y nombre del funcionario responsable del reparto. La constancia deberá ser remitida junto con los demás documentos que hacen parte del trámite.

Copia de esta constancia deberá protocolizarse con la respectiva escritura pública. Los notarios no podrán autorizar escrituras públicas en las que se omita protocolizar la constancia que determine el cumplimiento de los trámites legales reglamentados en la presente resolución, so pena de sanción disciplinaria.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 10.—Restitución de turno. Habrá lugar a la restitución del turno, en la categoría correspondiente, cuando se presente una cualquiera de las siguientes circunstancias: a) Cuando por razones debidamente justificadas ante el notario a quien se le asignó el reparto, los interesados no otorguen la escritura pública, b) Cuando transcurridos dos (2) meses desde la firma del primer otorgante, esta diligencia no se haya completado por alguno o algunos de los demás intervinientes en el acto escriturario, c) Cuando por causa legal que competa al notario, este se abstenga de autorizar la correspondiente escritura pública, d) Cuando el notario advierta error en la clasificación de la minuta sometida a reparto.

En los anteriores casos, el siguiente trámite de la misma categoría, deberá ser asignado a la notaría a la cual había correspondido el trámite fallido.

El notario tendrá un término hasta de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de la radicación en la notaría, para avisar el acaecimiento del hecho a la entidad responsable y solicitar la restitución del turno en la categoría correspondiente. Vencido este lapso no se autorizará la restitución del turno.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 11.—Corrección de errores en el reparto. Los errores en que se incurra en la diligencia de reparto se subsanarán mediante la expedición de acto administrativo motivado, suscrito por la entidad responsable. Dicho acto, no es susceptible de recurso alguno. Copia del mismo se remitirá al funcionario que corresponda, para lo de su competencia.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 12.—De la vigilancia. La Superintendencia de Notariado y Registro a través de la delegada para el notariado, vigilará el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución en lo que compete a la prestación del servicio notarial.

PAR.—En lo que respecta a las entidades obligadas a reparto, el incumplimiento de lo establecido en la presente resolución dará lugar a la remisión del Informe correspondiente a las autoridades competentes.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 13.—Transición. Los trámites cuya solicitud de reparto, a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, haya sido radicada, se encuentre en trámite o haya sido repartido bajo el régimen anterior a la expedición de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016, culminarán su trámite ante la notaría asignada.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 14.—Divulgación y publicación. Copia de la presente resolución será fijada en lugar visible para el público de las notarías.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 15.—Videncia. Esta resolución regirá a partir de su publicación.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 16.—Derogatoria. La presente resolución regula de manera íntegra la materia y deroga las resoluciones 10137 de 2011, 10935 de 2011, 10391 de 2015, 13503 de 2015, 9698 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de julio de 2016.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

(Nota: Derogada por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)