Centro Nacional de Memoria Histórica

RESOLUCIÓN 78 DE 2016 

(Abril 14)

“Por la cual se crea y reglamenta el Comité de contratación y el comité evaluador del Centro Nacional de Memoria Histórica”.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 256 de 2016 del Centro Nacional de Memoria Histórica)

El Director General,

en uso de las facultades legales que le confiere, los artículos 9º y 78 de la Ley 489 de 1998 y especialmente las concedidas mediante el Decreto 4803 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que mediante el artículo 146 de la Ley 1448 de 2011 se creó el Centro de Memoria Histórica como un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera;

Que con sujeción a lo establecido en el artículo 81 de la Ley 489 de 1989, los actos unilaterales que expidan los establecimientos públicos en ejercicio de funciones administrativas son actos administrativos y se sujetan a las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, y los contratos que celebren los establecimientos públicos se rigen por las normas del estatuto contractual de las entidades estatales contenido en la Ley 80 de 1993 y las disposiciones que lo complementen, adicionen o modifiquen, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas especiales;

Que la función administrativa, de conformidad con los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 9º de la Ley 489 de 1989, las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias;

Que con fundamento en lo anterior y, en concordancia, con el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, mediante la Resolución 221 del 11 de noviembre de 2015, modificada por la Resolución 46 del 26 de febrero de 2016, se efectuó la delegación de la ordenación del gasto del Centro Nacional de Memoria Histórica en las direcciones técnicas y en la dirección administrativa y financiera, así como en la asesora de cooperación internacional, e igualmente se asignaron unas funciones en relación con dicha labor;

Que en las aludidas resoluciones quedó exceptuada de la delegación la facultad de ordenación del gasto respecto de los contratos o convenios cuando la entidad actúe como donante, comodante, o vendedora de bienes inmuebles, así como en los contratos o convenios interadministrativos cuya ejecución no sea de carácter administrativo de la entidad, los convenios de asociación donde estén involucradas entidades públicas, así como los convenios de cooperación internacional, los cuales sólo podrán ser suscritos por el Director General;

Que, de otra parte, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, establece que los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán, además de delegar la competencia para celebrar contratos, desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes;

Que dentro de las facultades del Director General establecidas en el artículo 9º del Decreto 4803 de 2011, se contempla la de crear, organizar y conformar comités, comisiones y grupos internos de trabajo, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados para el adecuado funcionamiento de la entidad;

Que en virtud de lo anterior, y con sujeción a lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, mediante la Resolución 47 de fecha veinticuatro (24) de julio de 2012, se creó y reglamentó el funcionamiento de Comité de contratación y el comité asesor del Centro Nacional de Memoria Histórica, en aplicación de la figura de la desconcentración de las funciones allí comprendidas;

Que por su parte, el aludido Decreto 734 de 2012 fue derogado por el Decreto 1510 de 2013, que a su vez fue derogado por el Decreto 1082 de 2015, el cual se encuentra actualmente vigente;

Que el artículo 2.2.1.1.2.2.3 del mencionado Decreto 1082 de 2015, establece lo siguiente:

“La entidad estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad estatal no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de interés previstos en la Constitución y la ley.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural”;

Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario derogar la Resolución 47 de 2012 y ajustar los aludidos Comités a las disposiciones del Decreto 1082 de 2015, como quiera que la norma que le sirvió de sustento ya no se encuentra vigente;

Que, así mismo, y dada la limitada planta de personal con la que cuenta el Centro Nacional de Memoria Histórica y la complejidad para que coincidan las agendas del nivel directivo y asesor, se hace necesario, por recomendación del mismo Comité de contratación, emplear el término “delegado” en lugar de “representante” frente a los miembros de dicho órgano y, así mismo, permitir que en ausencia del Director General, el referido comité sea presidido por quien funja como ordenador del gasto en el respectivo proceso de selección;

Que, a su vez, y en atención a las funciones del comité establecidas en la Resolución 47 de 2012, concretamente, la de conocer y recomendar la suscripción de contratos cuando se haga uso de la opción de contratación directa, siempre y cuando supere el 50% de la menor cuantía(1), el mismo Comité de contratación ha recomendado modificar la función en el sentido de que la misma opere solamente cuando el contrato bajo la modalidad de la contratación directa supere el máximo legal de la menor cuantía;

Que, de igual forma, y atendiendo a la trascendencia que reviste la gestión contractual para todas las direcciones y áreas de la entidad, y dada la necesidad de contar con la presencia de todos los miembros del Comité de contratación para decidir sobre los temas sometidos a su consideración y decisión, se exigirá la presencia obligatoria de todos los miembros del mismo, o de su representante, so pena de la eventual actuación disciplinaria que de este hecho se derive. Igualmente, se exigirá que las decisiones sobre los asuntos sometidos a su consideración se deban tomar con el voto favorable de al menos 4 de sus miembros, sin perjuicio de las respectivas constancias o aclaraciones de los miembros que no emitan su voto favorable;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Créase el Comité de contratación del Centro Nacional de Memoria Histórica.

ART. 2º—(Modificado).* El Comité de contratación estará integrado por los siguientes miembros:

1. Director general o su representante.

2. Directora administrativa y financiera o su representante.

3. Jefe de la oficina jurídica o su representante.

4. Director de acuerdos de la verdad o su representante.

5. Director del museo de la memoria o su representante.

6. Director de archivo de derechos humanos o su representante.

7. Director para la construcción de la memoria histórica o su representante.

PAR. 1º—El representante al que se refiere este artículo debe tener como mínimo el cargo de profesional.

PAR. 2º—El Comité de contratación será presidido por el director general y, en ausencia de este, por quien funja como ordenador del gasto para el respectivo proceso de contratación. La presencia del ordenador del gasto será indelegable.

PAR. 3º—La secretaría técnica será ejercida por un profesional especializado de la dirección administrativa y financiera, el cual tendrá voz pero no voto.

PAR. 4º—El Comité de contratación podrá solicitar la comparecencia de funcionarios o contratistas que de acuerdo con su conocimiento técnico o experticia puedan apoyarlos sobre los asuntos materia de deliberación, los cuales en cualquier caso quedarán supeditados al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, y conflicto de intereses señalados en la ley.

(Nota: Modificado por la Resolución 256 de 2016 numeral 3° del Centro Nacional de Memoria Histórica)

ART. 3º—Naturaleza jurídica del Comité de contratación. El Comité de contratación será una instancia consultiva y asesora del representante legal o de quien este haya delegado como ordenador del gasto.

ART. 4º—Funciones. El Comité de contratación tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Asesorar al representante legal o a los ordenadores del gasto en los procesos de contratación adelantados por el Centro Nacional de Memoria Histórica.

2. Velar por la aplicación de los principios de la contratación pública en todas las actuaciones de la entidad, independientemente de la modalidad de selección del contratista.

3. Revisar los proyectos de pliegos de condiciones y pliegos definitivos de las licitaciones públicas, concurso de méritos y selecciones abreviadas, así como las invitaciones en los procesos de mínima cuantía.

4. Conocer y recomendar la suscripción de contratos cuando se haga uso de la opción de contratación directa o convenios de asociación, siempre y cuando superen el máximo legal de la menor cuantía.

5. Revisar los proyectos de informes de evaluación de las propuestas y ofertas que se originen en desarrollo de los procesos de contratación.

6. Revisar los proyectos de respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes en desarrollo de los procesos de contratación.

7. Revisar las posibles solicitudes de modificación, adendas y demás variaciones a los pliegos de condiciones.

8. Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación del contrato o la declaratoria de desierto del proceso de conformidad con los resultados obtenidos en los informes de evaluación y demás documentos puestos a su consideración, con sujeción a la respuesta emitida por el Comité evaluador.

PAR.—El Comité de contratación fundamentará sus recomendaciones y conceptos en los informes y demás documentos emanados del Comité evaluador.

ART. 5º—(Modificado).* Quórum. El Comité de contratación deliberará y decidirá con la presencia obligatoria de todos sus miembros o sus representantes. La aprobación de los asuntos sometidos a su consideración requerirá del voto favorable de por lo menos 4 de sus miembros, dejando la respectiva constancia de los votos desfavorables, si existieren.

PAR.—La inasistencia a las sesiones del comité por parte de los miembros del comité distintos al director general o su representante, motivarán los respectivos traslados a que hubiere lugar con el fin de establecer la ocurrencia de una eventual falta disciplinaria.

(Nota: Modificado por la Resolución 256 de 2016 numeral 4° del Centro Nacional de Memoria Histórica)

ART. 6º—Sesiones. El Comité de contratación sesionará con la regularidad que demande la planeación, dinámica y las necesidades de contratación del Centro Nacional de Memoria Histórica, conforme al cronograma de cada proceso de selección, para lo cual el secretario técnico convocará con una antelación mínima de un (1) día hábil, acompañando la citación, cuando sea posible de los documentos objeto de deliberación.

PAR. 1º—Cuando las necesidades del servido lo demanden, a solicitud del presidente del Comité de contratación se podrán realizar sesiones extraordinarias.

PAR. 2º—El presidente del Comité de contratación o, en su defecto, el ordenador del gasto delegado, podrá citar excepcionalmente a sesiones virtuales con una antelación mínima de un (1) día hábil, en las cuales el voto deberá expresarse por correo electrónico dentro la misma oportunidad, precisándose que el silencio en relación a los temas objeto de análisis por parte del Comité, se entenderá como aval a lo allí expresado. En todo caso la no manifestación sobre lo deliberado no exime de responsabilidad a ninguno de los miembros. Las citaciones a las sesiones virtuales de que trata el presente parágrafo deberán realizarse en todo caso dentro de la jornada laboral.

ART. 7º—Funciones de la secretaría técnica del comité. Deberá cumplir las siguientes funciones:

1. Efectuar las convocatorias a cada una de las sesiones que deba realizar el comité de contratación.

2. Realizar la publicación de todas las determinaciones del Comité de contratación en el portal de Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, así como las del proceso de contratación.

3. Registrar documentalmente las determinaciones y deliberaciones del Comité de contratación.

4. Archivar las actas del Comité de contratación con sus respectivos soportes documentales.

ART. 8º—Del Comité evaluador. Es la instancia asesora responsable de elaborar los informes de evaluación financiera, jurídica y técnica de las propuestas o de las manifestaciones de interés en procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía, proyectar las respuestas a las observaciones de cada uno de los proponentes frente al proyecto de pliego de condiciones o pliego de condiciones definitivo, así como aquellas relacionadas con el informe de evaluación recibidas en el término de traslado, o las formuladas en el decurso de las audiencias previstas en el cronograma del proceso de contratación, remitiendo para el efecto los respectivos informes a la secretaría técnica del comité de contratación.

ART. 9º—Conformación. El comité evaluador se conformará de la siguiente manera:

1. La evaluación financiera deberá ser desarrollada por un profesional especializado de la dirección administrativa financiera.

2. La evaluación jurídica será adelantada por el jefe de la oficina jurídica o su delegado.

3. La evaluación técnica deberá desarrollarla un servidor de la dependencia interesada en el respectivo proceso de contratación.

PAR. 1º—Excepcionalmente podrán hacer parte del comité evaluador particulares contratados para el efecto.

PAR. 2º—En los procesos de mínima cuantía la evaluación de las ofertas la surtirá el servidor designado para el efecto por el ordenador del gasto.

PAR. 3º—El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador o por el comité de contratación, deberá justificar su decisión.

ART. 10.—De los impedimentos. Tanto los miembros del comité de contratación como los del comité evaluador, así como los servidores estarán sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses, de conformidad con lo previsto en la Constitución y en la ley.

ART. 11.—Comunicar la presente resolución por conducto de la dirección administrativa y financiera a todas las dependencias del Centro Nacional de Memoria Histórica.

ART. 12.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial, la Resolución 47 del 24 de julio de 2012 y la Resolución 193 del 16 de septiembre de 2015.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 14 de abril de 2016.

1 Numeral 4º del artículo 3º de la Resolución 47 de 2012.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 256 de 2016 del Centro Nacional de Memoria Histórica)