Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 785 DE 2016

(Enero 27)

“Por la cual se reestructura el comité de defensa judicial y conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF”.

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras,

en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias, en especial las conferidas en los artículos 75 de la Ley 446 de 1998, 78 de la Ley 489 de 1998, 27 del Decreto 1138 de 1999, 28 literal b) de la Ley 7ª de 1979, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 446 de 1998, en su artículo 75, estableció que en “las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios de nivel directivo que se designen y cumplirán las funciones que le señalen”.

Que mediante la Directiva Presidencial 5 del 22 de mayo de 2009, el Presidente de la República impartió instrucciones a los ministros, directores de departamentos administrativos, superintendentes, gerentes directores, representantes legales de entidades descentralizadas del orden nacional y miembros de los comités de conciliación de los organismos y entidades del orden nacional para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad en materia de lo contencioso administrativo; de la misma manera señala que los indicadores sobre la eficacia de la conciliación deben ser remitidos como informe bimestral a la dirección de defensa jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

Que mediante Resolución 1741 de 2010 se estableció la regulación y el funcionamiento del comité de defensa judicial y conciliación en la dirección general y en las regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras.

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 987 de 2012, por medio del cual modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, determinó en el numeral 12 de su artículo 6º, como función de la oficina asesora jurídica, “Atender las diligencias de carácter extrajudicial, judicial y administrativo en las cuales deba ser parte el instituto, y mantener actualizada la información sobre el estado de las demandas instauradas contra o por la entidad”.

Que con el propósito de establecer mecanismos más expeditos en la gestión de la defensa judicial y prevención del daño antijurídico, se suprimieron los comités de defensa judicial y conciliación de las direcciones regionales, quedando como única instancia el comité de la dirección general, de acuerdo con los principios de eficacia, eficiencia y efectividad y lo establecido en el artículo 75 de la Ley 446 de 1998.

Que mediante Resolución 5722 del 6 de septiembre de 2012, modificada parcialmente por la Resolución 7646 del 23 de diciembre de 2014 y que a su vez derogó la Resolución 1741 de 2010, se reestructuró el comité de defensa judicial y conciliación en la dirección general del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras.

Que mediante el Decreto 1069 de 2015 se establecieron las normas de obligatorio cumplimiento de los comités de conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, señalando su integración, sus funciones, la periodicidad de sus sesiones y las reglas para la adopción de sus decisiones, las funciones de la secretaría técnica, la red nacional de información y lo relacionado con las acciones de repetición, los llamamientos en garantía y los llamamientos en garantía con fines de repetición.

Que en virtud de las múltiples funciones que conlleva realizar la secretaría técnica del comité de defensa judicial y conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, se requiere que las mismas sean desempeñadas por un funcionario distinto al coordinador del grupo de representación judicial, atendiendo los principios de eficiencia, eficacia y oportunidad del servicio.

Que igualmente se hace necesario ajustar los procedimientos para facilitar la interacción y el flujo de información con las direcciones regionales y las áreas misionales y de apoyo.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. El comité de defensa judicial y conciliación de la dirección general del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, como única instancia, tiene por objeto decidir sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, en defensa de los intereses de la entidad, así como la procedencia de realizar llamamientos en garantía con fines de repetición, instaurar acción de repetición y formular políticas sobre prevención del daño antijurídico.

ART. 2º—Integración. Para todas las sesiones ordinarias, extraordinarias y virtuales, convocadas por la secretaría técnica del comité de defensa judicial y conciliación del ICBF, el comité estará integrado por:

1. El director general o su delegado. Para todos los casos, dicha delegación estará en cabeza del subdirector general.

2. El secretario general.

3. El director administrativo.

4. El director financiero.

5. El jefe de la oficina asesora jurídica.

PAR. 1º—Asistentes. Concurrirán con voz pero sin voto el jefe de la dependencia donde se originó la controversia, el jefe de la oficina de control interno y los funcionarios que por su condición deban asistir según el caso concreto, el apoderado que en cada caso o proceso represente los intereses del instituto, el secretario técnico del comité y los demás asesores que sean invitados a las sesiones.

La asistencia de los funcionarios del instituto es de obligatorio cumplimiento, y cuando por un deber legal no pueda comparecer, previo al desarrollo de la sesión a la cual fue citado, deberá presentar al secretario técnico del comité la justificación de su inexistencia, so pena de incurrir en las acciones disciplinarias a que haya lugar.

PAR. 2º—Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito o por correo electrónico, enviando a la secretaría técnica la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión; o haciendo llegar a la sesión del comité el escrito antes señalado.

PAR. 3º—Secretaría técnica. En cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, el comité designará al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del derecho de la oficina asesora jurídica de la sede nacional del ICBF.

PAR. 4º—Asistencia y delegación. La asistencia y participación de los integrantes será indelegable, salvo para la dirección general, quien delegará en cabeza del subdirector general del ICBF.

PAR. 5º—Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. El comité podrá invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien tendrá la facultad de asistir con derecho a voz.

PAR. 6º—Miembros del comité y controversias. En caso de que la controversia sobre la materia que deba tratar el comité se origine en una de las dependencias representadas por uno de sus miembros, y este manifieste estar impedido, deberá justificarlo, y este será resuelto por el superior jerárquico del funcionario incurso. En caso de prosperar el impedimento no tendrá derecho a voto frente a e se tema en particular.

PAR. 7º—Presidencia. Cuando el presidente no participe de la sesión, por razones de inasistencia o impedimento, la presidencia la ejercerá en orden numérico el siguiente integrante.

ART. 3º—Responsable de la gestión técnica de las fichas de conciliación. El coordinador del grupo jurídico de la regional donde se suscite la controversia deberá enviar al secretario técnico del comité, por escrito, una ficha con la síntesis de los fundamentos fácticos y jurídicos que motivan la solicitud de conciliación, la descripción del problema jurídico, la relación de las pruebas, conceptos técnicos unificados con las áreas misionales y/o de apoyo involucradas y los documentos necesarios para ilustrar al comité, en las fichas que para el efecto implemente la oficina asesora jurídica.

PAR. 1º—Información y términos. El coordinador del grupo jurídico de la regional al quinto día siguiente al recibo de la solicitud de conciliación, deberá enviar al secretario técnico del comité la información necesaria, previo aval del director regional, con todos los soportes técnicos y probatorios, por medio electrónico.

Por excepción, y solo cuando el secretario técnico del comité así lo autorice, podrá prorrogarse por cinco (5) días más el envío de la información, previa solicitud que justifique esta prórroga.

Si el coordinador del grupo jurídico regional no envía la ficha en los términos establecidos, este deberá exponer el caso ante el comité, mediante videoconferencia.

PAR. 2º—Cuando la controversia se suscite en la regional Cundinamarca o Bogotá, el abogado apoderado de la regional deberá asistir y presentar ante el comité la ficha de análisis.

ART. 4º—Informes técnicos de las dependencias involucradas. Cuando el caso así lo requiera, podrán tanto el jefe de la oficina asesora jurídica como los coordinadores de los grupos jurídicos regionales, requerir informe escrito y pormenorizado a las dependencias misionales o de apoyo donde se originó la controversia para obtener información para la efectiva defensa de los intereses del instituto, las dependencias misionales contarán con un término de cinco (5) días hábiles para rendir el mencionado informe.

ART. 5º—Funciones. El comité de defensa judicial y conciliación tendrá las siguientes funciones:

1. Determinar la procedencia de la conciliación en cada caso y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

2. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la conciliación, arbitraje, entre otros.

3. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

4. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

5. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del instituto, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

6. Evaluar los procesos y las conciliaciones que hayan sido en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del llamamiento en garantía, llamamiento en garantía con fines de repetición y de la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia de la autorización que se someta a mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, los conflictos de carácter judicial o extrajudicial, actuales o eventuales con entidades del orden nacional.

8. Designar de su pleno al funcionario que fungirá como presidente y al que ejercerá la secretaría técnica del comité. Dicha designación se hará mediante resolución expedida por el director general.

PAR. 1º—Poderes para conciliar. Conforme con lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 6º del Decreto 987 de 2012, los poderes para conciliar prejudicial, judicial o extrajudicialmente serán conferidos exclusivamente por el jefe de la oficina asesora jurídica.

PAR. 2º—Recomendaciones del comité. Las recomendaciones formuladas por el comité de defensa judicial y conciliación del ICBF constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del representante o apoderado del ICBF.

Con el fin de mitigar las fuentes de riesgo productoras de daños antijurídicos, las regionales, las áreas misionales o dependencias del ICBF deberán registrar las actuaciones en el aplicativo Isolución para su correspondiente seguimiento.

ART. 6º—Quórum deliberatorio y decisorio. El comité sesionará con un mínimo de tres (3) integrantes y decidirá con la mayoría simple de los votos presentes en la sesión.

ART. 7º—Sesiones y votación. El comité se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

ART. 8º—Sesiones no presenciales. El comité podrá ser convocado a sesionar sin que estén físicamente presentes sus miembros y siempre que pueda probarse, haciendo uso de los medios tecnológicos disponibles, garantizando la intervención y la deliberación mediante comunicación simultánea o sucesiva; en este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado y en el lapso de tiempo establecido por la secretaría técnica del comité.

La sesión virtual debe seguir el quórum requerido para la aprobación y la mayoría para la decisión, para lo cual deberá observarse lo siguiente:

a) La convocatoria del comité se hará según lo dispuesto en el artículo 9º de la presente resolución, se informará el medio tecnológico seleccionado para la sesión convocada y las instrucciones sobre la forma de comprobación del quórum y la deliberación de sus miembros;

b) El medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación deberá permitir la prueba de las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, correos electrónicos o videoconferencia, chat, fax, etc.;

c) El secretario técnico, a solicitud de los integrantes del comité, puede ampliar el término inicial previsto para la deliberación y votación;

d) La votación deberá ser precisa, es decir, se debe indicar si se acoge o no la recomendación del abogado, y en caso de apartarse de lo recomendado, el integrante del comité debe manifestar los argumentos;

e) Los votos recibidos después de vencido el término establecido por la secretaría técnica, se considerarán extemporáneos y no se tendrán en cuenta.

PAR.—Instrucciones para las sesiones no presenciales. El secretario técnico en el texto de la convocatoria, deberá especificar el procedimiento para llevar a cabo la reunión, estableciendo las instrucciones de la sesión no presencial, en las cuales deberá garantizar la plena intervención de los miembros del comité, fijando la forma de intervención, la manera de correr traslado de esta a los demás miembros y la forma de pronunciarse al respecto.

ART. 9º—Convocatoria. La convocatoria a las reuniones del comité de defensa judicial y conciliación del ICBF se hará por medio del correo electrónico institucional de cada uno de los miembros del comité y los asistentes. En ella se especificarán los temas por tratar y las fichas de análisis sobre los respectivos casos que serán objeto de estudio por el comité.

La convocatoria no podrá ser menor a dos días o en caso excepcional, se podrá convocar y sesionar de manera inmediata.

ART. 10.—Secretaría técnica. Son funciones del secretario técnico del comité:

1. Citar a los miembros del comité.

2. Certificar la presencia de los miembros del comité y establecer si hay quórum deliberatorio y decisorio para llevar adelante la sesión.

3. Elaborar el orden del día de cada sesión.

4. Elaborar las actas de cada sesión del comité.

5. Archivar y salvaguardar las actas de cada sesión del comité, los antecedentes y demás soportes documentales de las respectivas solicitudes de conciliación, en el espacio físico asignado para ello.

6. Verificar que el abogado apoderado del ICBF, en cada proceso o trámite conciliatorio presente el resumen, análisis y documentos necesarios para ilustrar al comité sobre el caso estudiado.

7. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité; para lo cual, el coordinador del grupo jurídico de la regional remitirá semestralmente un informe al secretario técnico con las actuaciones adelantadas en los casos sometidos a estudio ante el comité.

8. Publicar las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios en la página web del ICBF, según lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.15 del Decreto 1069 de 2015. Para ello, los apoderados del ICBF, al día siguiente de la suscripción del acuerdo, deben remitir a la secretaría técnica copia del mismo.

9. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a la dirección general y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

10. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del instituto.

11. Informar al agente del Ministerio Público ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

12. Elaborar las certificaciones sobre la posición del comité frente al caso en concreto.

13. Solicitar aplazamiento de las diligencias prejudiciales, judiciales y administrativas en los casos que se requiera, cuando no se haya realizado el análisis del caso por los miembros del comité o a solicitud de los mismos.

14. Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR.—El jefe de la oficina asesora jurídica informará a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado sobre el funcionario que se desempeña como secretario técnico del comité, que en todos los casos será preferentemente un profesional del derecho de la oficina asesora jurídica de la sede nacional del ICBF.

ART. 11.—Aprobación de actas de conciliación. La secretaría técnica enviará por correo electrónico el proyecto de acta a los integrantes del comité a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión, los cuales deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los dos (2) días siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.

En caso de que existan observaciones o comentarios, se procederá a realizar los ajustes sugeridos si son procedentes, y si hacen parte de la sesión, la secretaría técnica enviará nuevamente el proyecto a todos los miembros del comité con las indicaciones propuestas para que sea aprobada.

Surtido el trámite anterior, el acta será impresa y pasará a firmas de los integrantes.

PAR.—El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente, el secretario técnico y por todos los integrantes del comité que participaron de la sesión.

ART. 12.—Acción de repetición. Frente al trámite que debe surtirse en el comité sobre la acción de repetición, el ordenador del gasto, al día siguiente de realizado el pago total de una sentencia, conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, previa comunicación del tesorero o pagador del ICBF, deberá remitir al coordinador del grupo de representación judicial, al secretario del comité de defensa judicial y conciliación y a la regional involucrada, copia de la resolución y el comprobante de pago de tesorería emitido por el grupo financiero.

El comité, en un término no superior a seis (6) meses, debe adoptar la decisión motivada de iniciar o no la acción de repetición. Cuando la misma resulte procedente, la demanda deberá iniciarse dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

PAR. 1º—Responsable de la gestión técnica de las fichas de análisis de acción de repetición. El coordinador del grupo jurídico de la regional donde se haya suscitado la controversia, deberá enviar al secretario técnico del comité, por escrito, al quinto día siguiente a la notificación del pago por parte del ordenador del gasto, la ficha de análisis de la acción de repetición firmada por el director regional, coordinador jurídico y el profesional que proyecta la ficha. Esta deberá contener los datos de la resolución de pago, comprobante de pago, conceptos técnicos si se requieren, fallo de primera y segunda instancia, laudos arbitrales y conciliaciones, con la constancia de ejecutoria, respectivamente.

ART. 13.—Llamamiento en garantía con fines de repetición. Los apoderados del ICBF deberán presentar informe al comité de defensa judicial y conciliación del ICBF para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior sin perjuicio de la obligación de iniciar o no acción de repetición.

PAR.—Responsable de la gestión técnica de las fichas de análisis de llamamiento en garantía con fines de repetición. El coordinador del grupo jurídico de la regional donde se suscite la controversia, en el formato que para el efecto implemente la oficina asesora jurídica, deberá enviar al secretario técnico del comité, por escrito, una ficha con la síntesis de los fundamentos fácticos y jurídicos que permitan determinar la procedencia o no de llamar en garantía con fines de repetición, a servidores o exservidores públicos del Instituto o particulares investidos de funciones públicas que hayan estado involucrados en la controversia.

ART. 14.—Vigencia y derogaciones. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 5722 del 6 septiembre de 2012 y todas aquellas que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de enero de 2016.