RESOLUCIÓN 8 DE 2014

 

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

RESOLUCIÓN 8 DE 2014 

(Enero 7)

“Por la cual se regula el comité técnico de sostenibilidad contable del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y del Fondo de Inversión para la Paz, FIP”.

El director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social,

en ejercicio de las atribuciones legales conferidas por la Ley 489 de 1998 y el Decreto 4155 de 2011, en concordancia con lo dispuesto en la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al contador general la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territoriales o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

Que el artículo 3º de la Ley 87 de 1993, establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad.

Que en el marco del modelo estándar de control interno —MECI 1000:2005— es necesario implementar controles al proceso contable público, para que la información contable de las entidades logre las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del plan general de contabilidad pública.

Que el Contador General de la Nación expidió la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”.

Que el subnumeral 3.11 del numeral 3º Procedimiento de control interno contable, del anexo Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable de la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación, faculta a los entes públicos para evaluar la pertinencia de constituir e integrar el comité técnico de sostenibilidad contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades que procura por la generación de información contable, confiable, relevante y comprensible, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público.

Que el artículo 65 de la Ley 489 de 1998 establece que en los departamentos administrativos funcionarán las unidades, consejos, comisiones o comités técnicos que se requieran para el cumplimiento de sus funciones legales.

Que mediante Resoluciones 4844 de julio 24 de 2009 y 10877 de diciembre 30 de 2010, se creó el comité técnico de sostenibilidad contable de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional Acción Social y sus fondos adscritos.

Que el Decreto 4155 de 2011 transformó la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional Acción Social Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. Además, el numeral 16 del artículo 10 de dicha norma estableció como función del director general del DPS, la de “crear y organizar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio, comités y grupos internos de trabajo para atender las necesidades del servicio teniendo en cuenta los planes, programas y proyectos definidos por el departamento administrativo”.

Que dada la estructura administrativa, financiera y presupuestal del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, se considera necesario crear el comité técnico de sostenibilidad contable,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. El comité técnico de sostenibilidad contable del DPS funcionará como una instancia asesora de la Subdirección Financiera del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, cuya finalidad es propender por la generación oportuna, confiable, relevante y comprensible de información contable, y contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos de la entidad.

ART. 2º—Conformación del comité. El comité estará integrado por los siguientes funcionarios:

1. El subdirector financiero, quien lo presidirá.

2. Un delegado del secretario general.

3. El coordinador de gestión integral y sostenibilidad ambiental e innovación de la oficina asesora de planeación, monitoreo y evaluación; profesional especializado 2028 grado 18 o quien haga sus veces.

4. El coordinador del grupo de presupuesto; profesional especializado 2028 grado 24, o quien haga sus veces.

5. El contador, profesional especializado 2028 grado 24 o quien haga sus veces, quien actuará como secretario técnico.

PAR. 1º—La asistencia al comité será indelegable, a excepción de los miembros expresamente autorizados.

PAR. 2º—El jefe de la oficina de control interno y el jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado, asistirán en calidad de invitados permanentes, con voz pero sin voto. En caso de que se requiera la asistencia de otros funcionarios o servidores públicos que puedan apoyar los asuntos que se tratarán en cada sesión, los mismos asistirán en calidad de invitados.

ART. 3º—Funciones del comité. Son funciones del comité técnico de sostenibilidad contable, las siguientes:

1. Determinar las acciones a implementar a efectos de depurar la información contable, y aprobar los procedimientos que se propongan para el efecto, así como el registro de los ajustes contables correspondientes, de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública.

2. Establecer los controles que deban implementar las áreas responsables para mejorar la calidad de la información contable.

3. Definir las acciones administrativas que deban ejecutarse frente a las siguientes situaciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes y obligaciones ciertos para la entidad;

b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva;

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;

d) Derechos u obligaciones que carecen de soportes idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;

e) Valores respecto de los cuales no haya sido posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;

f) Mecanismos utilizados, administrativos y/o jurisdiccionales, para el cobro o legalización de saldos deudores, los resultados de los mismos y la determinación de las deudas de difícil cobro que presentan situación de incobrabilidad;

g) Derechos y obligaciones que por tratarse de mínimas cuantías, no procede adelantar gestiones para obtener su cobro o pago, considerada para el efecto la relación costo-beneficio.

4. Formular directrices, políticas y estrategias que garanticen la presentación de información confiable, razonable, oportuna, relevante y comprensible.

5. Estudiar y evaluar los informes que presente la oficina de control interno, relacionados con las debilidades detectadas en el proceso de sostenimiento contable y sugerir alternativas de solución.

6. Evaluar los eventos de fuerza mayor y caso fortuito, que puedan tener incidencia en la información contable.

7. Recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento del proceso financiero y contable en el DPS.

8. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.

PAR.—Se consideran de mínima cuantía, aquellos montos equivalentes o inferiores a dos (2) salarios diarios mínimos legales vigentes.

ART. 4º—Sesiones. El comité técnico de sostenibilidad contable del DPS se reunirá de manera ordinaria una vez al año, y extraordinariamente cuando se estime necesario, previa citación de sus integrantes por parte del secretario del comité.

El comité sesionará con un quórum deliberatorio de mínimo 3 miembros y las decisiones serán tomadas por mayoría simple. De las reuniones que se lleven a cabo se levantarán actas, las cuales serán aprobadas y suscritas por sus miembros.

PAR.—En concordancia con lo preceptuado por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, el comité podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios.

ART. 5º—Secretaría. La secretaría del comité técnico de sostenibilidad contable del DPS estará a cargo del contador de la entidad.

ART. 6º—Funciones del secretario del comité técnico de sostenibilidad contable.

a) Convocar a reunión ordinaria o extraordinaria con una antelación no menor de cinco (5) días hábiles a la misma, por escrito o a través de medios electrónicos;

b) Suministrar a los miembros del comité, con una antelación no menor de cinco (5) días hábiles, los documentos e informaciones necesarias para su adecuada intervención en la sesión convocada;

c) Preparar la agenda a tratar en las sesiones del comité;

d) Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el comité;

e) Preparar los informes de gestión del comité y de ejecución de sus decisiones, los cuales serán entregados al director general del DPS y a los miembros del comité dentro de los 15 días hábiles siguientes a la celebración del comité;

f) Las demás que correspondan a la naturaleza de esta secretaría.

ART. 7º—Castigo de derechos u obligaciones. La oficina asesora jurídica presentará al comité informe de los casos que se encuentran en su dependencia para adelantar procesos judiciales, sobre los cuales se concluya que no es posible su recuperación por cuanto están agotadas todas las gestiones legales, o que la misma no resulta viable por diversas causas. La depuración de los demás activos y pasivos, diferentes de los anteriores que no representen un valor patrimonial para el DPS, será propuesto al comité por la dependencia responsable y competente para ello.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 enero de 2014.