RESOLUCIÓN 8017 DE 2008 

(Noviembre 7)

“Por medio de la cual se adopta el Código de Buen Gobierno de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

La Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de las funciones establecidas en el Decreto 412 de 2007, artículo 12 numerales 1º, 2º, 4º, 10 y en el artículo 13 numerales 3º, 4º, 8º, 14, 20, 21, 27, 28 y

CONSIDERANDO:

Que mediante acta del comité de coordinación del sistema de control interno de la Superintendencia de Notariado y Registro, en sesión de fecha 15 de septiembre de 2008, se aprobó la adopción del Código de Buen Gobierno, que compila las pautas y prácticas en asuntos de administración y divulgación de la información que se debe aplicar en la entidad, tendiente a dar cumplimiento a normas constitucionales, legales, directivas presidenciales sobre planes y programas generales de la administración pública y decisiones del consejo directivo de esta superintendencia, cuyo texto se inserta en la presente resolución;

Que el Superintendente de Notariado y Registro tiene facultades para adoptar y reformar el Código de Buen Gobierno;

Que a través del Código de Buen Gobierno se pretende asumir con mayor responsabilidad, compromisos específicos en relación con las distintas dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro;

Que el Código de Buen Gobierno, según el documento “modelo de gestión ética para las entidades del Estado”, desarrollado por Usaid/Casals, en su glosario se define como: “... disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el gobierno de las entidades, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, íntegra y transparente en la administración pública”. ... Además, “... las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de dirección, administración y gestión de las entidades públicas, con el fin de generar confianza en los públicos internos y externos hacia el ente estatal”.

Que este código se inspira en principios constitucionales y normas legales y permite una mejor operación en las actividades que competen legalmente a la entidad.

Que el anexo técnico MECI 1000:2005, que forma parte integral del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, establece que los acuerdos, compromisos o protocolos éticos, son el elemento de control que define el estándar de conducta de la entidad pública. Así mismo, estipula que son las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado.

Que en virtud de las nuevas competencias, asignadas a la Superintendencia de Notariado y Registro y en cumplimiento del plan de desarrollo 2006-2010 “Estado comunitario desarrollo para todos”, se expiden una serie de disposiciones de orden legal, que deben estar enmarcadas en el Código de Buen Gobierno.

Que mediante la Ley 1152 de 2007 se le asignó a la Superintendencia de Notariado y Registro y a las oficinas de registro, el trámite de las solicitudes individuales de protección de los derechos de la población desplazada, sobre los predios abandonados por causa de la violencia y la administración del registro único de predios y territorios abandonados por la violencia, Rupta.

Que la Ley 975 de 2005, ley de justicia y paz, asigna a la entidad otra serie de competencias, reguladas por medio del Decreto 3391 de 2006, por medio del cual se ordena crear un sistema de información con varias entidades, para el recuento de los bienes entregados por los postulados, a fin de utilizarlos para la reparación de las víctimas del conflicto.

Que La Ley 1182 de 2008, estableció un proceso especial para el saneamiento de los títulos que conllevan la falsa tradición a través de proceso judicial, el cual una vez el juez competente profiera la providencia de saneamiento del título y esta se encuentre en firme, se someterá a registro.

Que la Ley 1183 de 2008 determinó, que los poseedores de inmuebles urbanos de estratos uno y dos que carezcan de título inscrito, podrán solicitar ante notario la declaratoria de poseedores, la cual una vez autorizada por el notario, deberá ser inscrita en las oficinas de registro de instrumentos públicos donde se encuentre ubicado el inmueble. Igualmente, los poseedores podrán solicitar ante notario del círculo donde esté ubicado el inmueble la declaratoria de la prescripción adquisitiva de dominio, siempre que no exista oposición por parte de terceros, y una vez autorizada la escritura que declare la prescripción del bien, esta será objeto de registro.

Que se hace necesario adoptar el Código de Buen Gobierno para la Superintendencia de Notariado y Registro.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adóptese el Código de Buen Gobierno de la Superintendencia de Notariado y Registro, bajo las condiciones expuestas en la parte motiva, cuyo texto, que se inserta a continuación, forma parte integrante de esta resolución con los siguientes términos:

Superintendencia de Notariado y Registro

Código de Buen Gobierno

El presente documento forma parte del “modelo de gestión ética para entidades del Estado” desarrollado por Usaid/Casals. Sobre el modelo de Código de Buen Gobierno tiene derechos reservados Usaid. Su reproducción solamente está permitida para uso interno de las entidades públicas beneficiarias del programa “eficiencia y rendición de cuentas en Colombia”, otorgando el crédito al programa.

Tabla de contenido

Presentación

Glosario de términos

TÍTULO I

De la orientación estratégica de la entidad

TÍTULO II

De las políticas de buen gobierno para la administración de la Superintendencia de Notariado y Registro

Capítulo primero: Políticas para la dirección de la entidad.

Capítulo segundo: Políticas de relación con los órganos de control externo.

TÍTULO III

De las políticas de buen gobierno para la gestión de la entidad

1. Políticas frente al sistema de desarrollo administrativo.

Capítulo primero: Políticas para la gestión ética.

Capítulo segundo: Políticas de gestión del recurso humano.

Capítulo tercero: Políticas de comunicación e información.

Capítulo cuarto: Política de calidad.

2. Políticas de responsabilidad social.

Capítulo quinto: Políticas de responsabilidad social con la comunidad.

Capítulo sexto: Política de responsabilidad frente al medio ambiente.

3. Políticas frente a los grupos de interés.

Capítulo séptimo: Política sobre conflictos de interés.

Capítulo octavo: Políticas con contratistas.

4. Política de contratación pública.

Capítulo noveno: Política con los gremios económicos.

5. Políticas frente al sistema de control interno.

Capítulo décimo: Política frente al control interno.

Capítulo décimo primero: Políticas sobre riesgos.

TÍTULO IV

De la administración del Código de Buen Gobierno

Capítulo primero: De los comités para las buenas prácticas en la función pública.

1. Comité de buen gobierno.

2. Comité de ética.

3. Comité de control interno y calidad.

Capítulo segundo: De la administración y resolución de controversias.

Capítulo tercero: De los indicadores de gestión del Código de Buen Gobierno.

Capítulo cuarto: De la adopción, vigencia, divulgación y reforma del Código de Buen Gobierno.

Presentación

Este Código de Buen Gobierno de la Superintendencia de Notariado y Registro es el aprobado por el comité de coordinación del sistema de control interno de la entidad, en sesión del día 15 de septiembre de 2008, adoptado mediante la presente resolución.

Se trata de un documento desarrollado, bajo los parámetros de la Constitución Política, la legislación, planes, programas, directivas presidenciales; por las cuales corresponde a las entidades y organismos estatales establecer los mecanismos o sistemas tendientes a asegurar un adecuado y oportuno funcionamiento de esta superintendencia.

Es el producto de la activa participación de los directivos y de algunos funcionarios que prestaron su valioso aporte.

Por tanto, es un instrumento al servicio de variados destinatarios como: la administración pública en general, el consejo directivo y funcionarios vinculados a la entidad; además las relaciones especiales para con los usuarios de los servicios públicos de competencia asignados a la misma, que en conjunto permitan cumplir y consolidar con sus objetivos, misión y visión.

Representa el compromiso institucional, para el desempeño de la función pública, tendiente a la realización efectiva de los fines del Estado.

De otra parte, se traduce dicho código en resaltar la importancia de valores y principios que guían u orientan las actuaciones encomendadas, el cual podrá ser consultado en las condiciones reglamentadas.

Por tanto, se constituye en el estándar de control correspondiente al elemento de control acuerdos, compromisos o protocolos éticos del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005, el cual impactará en el elemento de control estilo de dirección.

Lida Beatriz Salazar Moreno

Superintendente de Notariado y Registro

Glosario de términos

Para efectos de la comprensión de los diferentes aspectos que consagra el presente Código de Buen Gobierno de la Superintendencia de Notariado y Registro, se establecen los siguientes significados de las palabras y expresiones empleadas en el texto:

Administrar: Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. Dirigir una institución. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.

Código de Buen Gobierno: Disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el gobierno de las entidades, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, íntegra y transparente en la administración pública. Este documento recoge las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de dirección, administración y gestión de las entidades públicas, con el fin de generar confianza en los públicos internos y externos hacia el ente estatal.

Código de ética: Documento de referencia para gestionar la ética en el día a día de la entidad. Está conformado por los principios, valores y directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo servidor público de la entidad debe observar en el ejercicio de su función administrativa.

Comité de Buen Gobierno: Instancia encargada de ejercer la veeduría sobre el cumplimiento del Código de Buen Gobierno, y el facultado en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la entidad.

Comité de ética: Instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética para entidades del Estado, encauzado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficacia, transparencia, integridad y servicio a la ciudadanía, por parte de todos los servidores públicos de la entidad.

Conflicto de interés: Situación en virtud de la cual una persona, en razón de su actividad, se encuentra en una posición en donde podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta.

Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o un objetivo.

Gobernabilidad: Conjunto de condiciones que hacen factible a un gobernante o director el ejercicio real del poder que formalmente se le ha entregado para el cumplimiento de los objetivos y fines bajo la responsabilidad de su cargo. Esta capacidad de conducir al colectivo se origina en el grado del legitimación que los diversos grupos de interés conceden a la dirigencia, y se juega en el reconocimiento de: a) Su competencia e idoneidad para administrar la entidad en el logro de los objetivos estratégicos —eficiencia—; b) El cumplimiento de principios y valores éticos y la priorización del interés general sobre el particular —integridad—; c) La comunicación para hacer visibles la forma como se administra y los resultados obtenidos, transparencia.

Gobierno corporativo: Manera en que las entidades son dirigidas, mejorando su funcionamiento interna y externamente, buscando eficiencia, transparencia e integridad, para responder adecuadamente ante sus grupos de interés, asegurando un comportamiento ético organizacional.

Grupos de interés: Personas, grupos o entidades sobre las cuales el ente público tiene influencia, o son influenciadas por ella. Es sinónimo de “Públicos internos y externos”, o “Clientes internos y externos”, o “partes interesadas”.

Misión: Definición del quehacer de la entidad. Está determinado en las normas que la regulan y se ajusta de acuerdo a las características de cada ente público.

Modelo estándar de control interno MECI 1000:2005: Modelo establecido por el Estado para sus entidades mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005. Proporciona una estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación, con el propósito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las oficinas de control interno, unidades de auditoría interna o quien haga sus veces.

Políticas: Directrices u orientaciones por las cuales la alta dirección define el marco de actuación con el cual se orientará la actividad pública en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.

Principios éticos: Creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se erige el sistema de valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben.

Rendición de cuentas: Deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos, de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados, y los respectivos resultados, en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. De esta manera se constituye en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la corrupción.

Riesgos: Posibilidad de ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales de una entidad pública, entorpeciendo el desarrollo normal de sus funciones.

Transparencia: Principio que subordina la gestión de las instituciones a las reglas que se han convenido y que expone la misma a la observación directa de los grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión encomendada.

Valor ético: Forma de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Los valores éticos se refieren a formas de ser o de actuar para llevar a la práctica los principios éticos.

Visión: Establece el deber ser de la entidad pública en un horizonte de tiempo, desarrolla la misión del ente e incluye el plan de gobierno de su dirigente, que luego se traduce en el plan de desarrollo de la entidad.

TÍTULO I

De la orientación estratégica de la Superintendencia de Notariado y Registro

ART. 1º—Identificación, naturaleza jurídica, adscripción, domicilio.

1.1. La Superintendencia de Notariado y Registro fue creada mediante el Decreto Ley 3346 de 28 diciembre de 1959 “por el cual se da adecuada dirección y un ordenamiento racional al servicio público de notariado y registro”, expedido por el Presidente de la República, en uso de las facultades extraordinarias conferidas por la Ley 19 de 18 de noviembre de 1958 “Sobre reforma administrativa”. La publicación del decreto de creación, efectuada en el Diario Oficial 30.144 del viernes 29 de enero de 1960.

1.2. Para todos los efectos, cuando se haga referencia en el “Código de Buen Gobierno de la Superintendencia de Notariado y Registro”; a la Superintendencia de Notariado y Registro, se le puede denominar en adelante como: “la entidad”, “esta superintendencia”, “la superintendencia”, con las iniciales SNR y, cualquier otra expresión que permita, sin confusión, aludirla directamente. De lo que extensivamente se aplicará, en lugar de Superintendente de Notariado y Registro, simplemente “superintendente”, “representante legal” o “jefe de la entidad”.

1.3. El Decreto 412 de 15 de febrero de 2007, “por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro, en su artículo 1º en su naturaleza la define como: “una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial”.

1.4. La entidad, por disposición del artículo 2º del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, está adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia.

1.5. La Superintendencia de Notariado y Registro tiene como domicilio principal la ciudad de Bogotá, D.C., y desarrollará sus competencias en el ámbito nacional, por mandato del artículo 8º del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007.

ART. 2º—Objetivos de la Superintendencia de Notariado y Registro. De acuerdo con el artículo 3º del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, la SNR: “...ejercerá la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los notarios y los registradores de instrumentos públicos: atenderá la organización, administración y sostenimiento de las oficinas de registro de instrumentos públicos, y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral”.

En cuanto los “objetivos estratégicos”, entendidos como los resultados esperados de los propósitos de cambio; claramente determinados por la entidad para un período establecido, tendientes al logro de su mejor desarrollo institucional y coherente con la misión como su fundamento y para la realización de la visión propuesta.

ART. 3º—Dirección, administración y representación legal de la SNR.

3.1. Dado lo previsto en el artículo 4º del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, la dirección y administración de la entidad, está a cargo de un consejo directivo y del Superintendente de Notariado y Registro, quien para todos los efectos será su representante legal.

3.2. Al consejo directivo de la entidad, dentro de la estructura de la misma, que trata el artículo 11 del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, se le reconoce como el organismo colegiado y máxima autoridad según lo indicado anteriormente y presidido por el Ministro del Interior y de Justicia o su delegado.

En relación con el secretario del organismo y sus funciones, quien a la vez, es el secretario general de esta superintendencia se tendrán en cuenta los artículos 5º, 6º y 7º del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007.

ART. 4º—Compromiso con los objetivos, la misión y la visión de la entidad. El superintendente y su equipo directivo se comprometen, a orientar todas sus actuaciones en el ejercicio de la función pública hacia el logró de los objetivos y el cumplimiento de la misión y la visión de la Superintendencia de Notariado y Registro.

La misión, consiste en que en virtud de su naturaleza, la Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano.

La visión, consiste en que en el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como la orientación y control del servicio público notarial, con un talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública.

ART. 5º—Del comité de ética de la entidad. Para lo que hubiere lugar, se aplicará la regulación contenida en la Resolución 6132 del 2 de septiembre de 2008 de esta superintendencia, “Por la cual se crea el comité de ética” y, las disposiciones posteriores que la complementen o adicionen, modifique o afecte el algún sentido a aquella.

ART. 6º—Principios éticos. Son los que presiden las actuaciones de los servidores públicos vinculados a la Superintendencia de Notariado y Registro, de los que se establecen los siguientes:

6.1. Transparencia: Es la claridad que debe mostrar todo acto humano. Es ponerse en evidencia ante sí mismo y ante los demás.

6.2. Publicidad: Divulgar las actuaciones y documentos que se producen en la administración pública.

6.3. Responsabilidad: Hacer de la mejor manera lo que nos corresponde, con efectividad, calidad y compromiso, sin perder de vista el beneficio colectivo.

6.4. Moralidad: Cualidad que define una persona íntegra y recta, que cumple sus deberes sin fraudes, engaños ni trampas.

6.5. Igualdad e imparcialidad: Consiste en dar a cada uno lo que le corresponde según sus necesidades, méritos, capacidades o atributos.

6.6. Preservación del medio ambiente: Es aprovechar los recursos de la tierra de manera sostenible y prudente.

6.7. Eficiencia: Cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo.

6.8. Eficacia: Capacidad para lograr lo que nos proponemos con el menor uso de recursos.

6.9. Economía: Uso racional de los recursos del Estado.

6.10. Celeridad: Actuar eficaz y efectivamente en el menor tiempo.

ART. 7º—Valores institucionales.

7.1. Consisten en enunciados rectores, tendientes a incidir en las conductas o comportamientos del personal vinculado a la entidad, equivalentes a pautas para la adopción de decisiones y en las acciones generales que se emprenden.

7.2. Dichos valores institucionales implican compromiso de los servidores públicos para con los ciudadanos y en general con la administración pública, con el liderazgo del Gobierno Nacional.

7.3. Los valores institucionales carecen de vinculación a teorías partidistas, ideológicas y programáticas, entre otras. Sus proyecciones positivas son las de unir, sumar, convocar; en contrario de lo negativo de: dividir, restar, inconformidad o desacuerdo.

7.4. Son los que definen la forma de ser y de actuar de los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro en el ejercicio de la función pública. Son altamente deseables como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Se establecen los siguientes:

7.4.1. Respeto: Miramiento, consideración, deferencia por el otro. Reconocimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno. Empatía, amabilidad, cortesía y calidez en el trato con el otro. Cumplir con las responsabilidades, resultados y logros propuestos para beneficio de los demás.

7.4.2. Confianza: Esperanza firme que se tiene en una persona o cosa. Es el resultado del juicio que se hace sobre una persona para asumirla como veraz, competente o interesada en el bienestar de uno mismo.

7.4.3. Compromiso: Obligación contraída. Palabra dada, fe empeñada. Palabra que se da uno mismo para hacer algo. Ser fiel a sus convicciones y efectivo en el cumplimiento de las obligaciones contraídas. Disposición para asumir como propios los objetivos estratégicos de la organización a la cual pertenece.

7.4.4. Integridad: Es comportarse de manera consistente con sus valores y creencias. Es ser abierto, honesto y hablar siempre con la verdad. Ser coherente entre lo que “se dice y se hace”. Comportamiento probo, recto e intachable.

7.4.5. Solidaridad: Adhesión y apoyo a las causas o empresas de otros.

ART. 8º—Grupos de interés de la entidad. La Superintendencia de Notariado y Registro reconoce como sus grupos de interés a la ciudadanía en general, el Estado, el consejo directivo, los contratistas, los notarios, los organismos de control, las otras entidades públicas, los servidores públicos, las agremiaciones notariales, los registradores de instrumentos públicos y las agremiaciones registrales.

TÍTULO II

De las políticas de un buen gobierno para la administración de la entidad

CAPÍTULO PRIMERO

Políticas para la dirección de la entidad

ART. 9º—Directivos y gerentes públicos. Se consideran directivos y gerentes públicos con responsabilidad especial en la aplicación del presente Código de Buen Gobierno, los siguientes servidores públicos:

• Superintendente de Notariado y Registro.

• Secretario general.

• Superintendente delegado para el notariado.

• Superintendente delegado para el registro de instrumentos públicos.

• Director financiero.

• Director de registro.

• Director de gestión notarial.

• Jefe oficina asesora jurídica.

• Jefe oficina asesora de planeación.

• Jefe oficina control interno.

• Jefe oficina de investigación y capacitación.

• Jefe oficina informática.

• Jefe oficina control disciplinario interno.

Para la evaluación y control de su actividad, los anteriores servidores públicos están sometidos externamente al control social, político, fiscal y disciplinario e, internamente, al control disciplinario interno y al control interno que evalúa el desempeño de los gerentes públicos, garantizando los resultados, la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa.

ART. 10.—Compromiso con los fines del Estado. La Superintendencia de Notariado y Registro, enmarcada en la función pública que cumple, tiene como fines primordiales orientar, instruir, controlar, vigilar e inspeccionar los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos, asesorar al Gobierno Nacional en la fijación de las políticas y los planes relacionados con los servicios anotados, prestar este último y disponer la organización y administración de las oficinas de registro respectivas.

Para cumplir tal cometido, el Superintendente de Notariado y Registro y su equipo directivo se comprometen a administrar la entidad bajo los preceptos de la integridad, la transparencia, los resultados; gestionar eficientemente los recursos públicos, rendir cuentas, ser eficaces en la realización de sus cometidos, coordinar y colaborar con los demás entes públicos y responder efectivamente a las necesidades de la población; para ello llevará a cabo las siguientes prácticas:

a) Establecer las políticas necesarias para cumplir los fines misionales;

b) Asegurar que las políticas trazadas se cumplan;

c) Asegurar los resultados planeados;

d) Cumplir las disposiciones constitucionales y legales;

e) Ejecutar eficientemente el plan estratégico y los planes anuales de gestión;

f) Adelantar las gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestación del notariado;

g) Prestar en forma eficaz y transparente el servicio público del registro de instrumentos públicos;

h) Tener un compromiso personal, profesional con el servicio público y la calidad.

ART. 11.—Compromiso con la gestión. El Superintendente de Notariado y Registro y su equipo directivo se comprometen a destacarse por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública, actuando con objetividad y alto desempeño o profesionalismo en el ejercicio de su cargo, guiando las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión en el contexto de los fines sociales del Estado, formulando las políticas públicas o acciones estratégicas y siendo responsables por su ejecución. Para ello, se comprometen a orientar sus capacidades personales y profesionales hacia el cumplimiento efectivo de los fines misionales de la entidad, cumplir cabalmente con la normatividad vigente, al mantenimiento de la confidencialidad en la información que lo requiera, al acatamiento de los procedimientos para el sistema de evaluación de desempeño, y al cumplimiento efectivo de la rendición de cuentas a la sociedad sobre su gestión y resultados.

ART. 12.—Responsabilidad con el acto de delegación. Cuando el superintendente o algún miembro autorizado del equipo directivo deleguen determinadas funciones, será consecuente con las obligaciones que asumieron al ser parte del sector público, de modo que fijará por escrito claramente los derechos y obligaciones del delegado, obligándose a mantenerse informado del desarrollo de los actos delegados, impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones entregadas, y establecer sistemas de control y evaluación periódica de las mismas.

CAPÍTULO SEGUNDO

Políticas de relación con los órganos de control externo

ART. 13.—Órganos de control y vigilancia externos de la Superintendencia de Notariado y Registro. Son la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación. Por otra parte, la entidad está sujeta al control social o de veeduría de la ciudadanía.

ART. 14.—Política frente al control externo de la entidad. El Superintendente de Notariado y Registro y su equipo directivo se comprometen a mantener unas relaciones armónicas con los órganos de control y a suministrar la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente, se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento institucional que los órganos de control recomienden en sus respectivos informes. El control interno de la entidad será entendido como una oportunidad de mejoramiento continuo.

ART. 15.—Compromisos en relación con el órgano de control político. La superintendencia se compromete a colaborar armónicamente, con el Congreso de la República, para lo cual practica el respeto por la independencia de los poderes públicos, por las ideologías y creencias políticas, religiosas. Además, de sexo o raza, cumple con la entrega periódica de informes de gestión y de resultados.

TÍTULO III

De las políticas de buen gobierno para la gestión de la entidad

1. Políticas frente al sistema de desarrollo administrativo.

CAPÍTULO PRIMERO

Políticas para la gestión ética

ART. 16.—Compromiso con la integridad. La Superintendencia declara su disposición a autorregularse, para lo cual se compromete a encaminar sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución, las demás normas vigentes, el presente Código de Buen Gobierno y el Código de Ética, orientándose hacia una gestión íntegra, con principios y valores éticos frente a todos sus grupos de interés.

ART. 17.—Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas. La superintendencia se compromete a luchar contra la corrupción, para lo cual creará compromisos tendientes a lograr este objetivo por parte de sus servidores públicos y contratistas.

En el marco de lo expuesto, todos aquellos que se vinculen directa o indirectamente con la entidad firmarán un compromiso estándar de conducta que excluya la aceptación u ofrecimiento de sobornos; este compromiso incluye a aquellos que deseen participar en cualquier forma de contratación con la entidad.

Igualmente la entidad se compromete a capacitar a sus altos directivos y demás equipo humano —y cuando lo crea conveniente a sus grupos de interés— en políticas y acciones anticorrupción.

En el desarrollo de esta política de lucha anticorrupción, la entidad vinculará a la ciudadanía por medio de los mecanismos de participación ciudadana para el control social de la gestión.

ART. 18.—Compromiso con el servicio. La superintendencia y todos sus servidores públicos, se comprometen con la excelencia en la prestación del servicio público y con el mejoramiento del índice de satisfacción del ciudadano.

ART. 19.—Acciones para la integridad y la transparencia. La superintendencia está en contra de toda práctica corrupta; para impedir, prevenir y combatir estos fenómenos, adoptará como mínimo las siguientes medidas:

a) Guiar sus actuaciones orientadas por los principios éticos establecidos en el Código de Ética;

b) Dar publicidad a la promulgación de normas éticas y advertir sobre la determinación inquebrantable de cumplirlas en el giro ordinario de sus actividades;

c) Promover la suscripción de pactos de integridad y transparencia en su interior y con otros entes;

d) Garantizar que todos los procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes;

e) Denunciar las conductas irregulares, tanto para que las entidades competentes conozcan de los hechos, como para que la sociedad esté al tanto del comportamiento de sus servidores;

f) Capacitar al personal en materia de ética ciudadana y responsabilidad social en todos los niveles;

g) Articular las acciones de control social con los programas gubernamentales;

h) Efectuar la rendición de cuentas a los grupos de interés, garantizando la disposición al público de la información no confidencial de la entidad;

i) En materia de contratación, implementar y adoptar las normas vigentes; publicar la contratación de servicios y la adquisición de bienes de acuerdo con lo prescrito por la legislación vigente y el presente Código de Buen Gobierno; y establecer mecanismos de seguimiento a los contratos.

j) Ejercer la gerencia pública y todas las actividades de los procesos con fundamento en la austeridad del gasto y la optimización de costos.

ART. 20.—Colaboración interinstitucional en la erradicación de prácticas corruptas. La superintendencia, a fin de combatir la corrupción, se compromete a mejorar los sistemas de comunicación e información, sosteniendo una comunicación fluida con otras instituciones públicas, privadas y gremiales, y estableciendo pactos éticos frente al desempeño de la función administrativa y la contratación estatal, con el gran objetivo de construir cadenas éticas que vayan configurando unas buenas prácticas de integridad, transparencia y eficiencia en el ejercicio ce la función pública.

ART. 21.—Compromiso en la lucha antipiratería. La superintendencia se compromete con el respeto de las normas de protección a la propiedad intelectual y los derechos de autor, estableciendo una política antipiratería. En ella la entidad se compromete a excluir de la entidad el uso de cualquier tipo de software o archivo de audio y video que no esté debidamente licenciado. Igualmente a reconocer los derechos de autor sobre los trabajos de investigación desarrollados por sus funcionarios.

CAPÍTULO SEGUNDO

Políticas de gestión del recurso humano

ART. 22.—Compromiso con la protección y el desarrollo del talento humano. La superintendencia se compromete con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus servidores públicos, determinando políticas y prácticas de gestión humana que deben incorporar los principios constitucionales de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, promoción y evaluación del desempeño. En este sentido, la entidad propenderá por la vinculación de los más capaces e idóneos a la administración, bien sea como servidores públicos o como contratistas. Es un compromiso de la superintendencia contribuir con el crecimiento personal y profesional de todos sus servidores.

CAPÍTULO TERCERO

Políticas de comunicación e información

ART. 23.—Compromiso con la comunicación pública. La superintendencia se compromete a asumir la comunicación y la información como bienes públicos, a conferirles un carácter estratégico y orientarlas hacia el fortalecimiento de la identidad institucional y a la expansión de la capacidad productiva de los miembros de la entidad, para lo cual las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos comunicacionales y el plan de comunicación de la entidad.

ART. 24.—Compromiso con la comunicación organizacional. La comunicación organizacional estará orientada a la construcción de sentido de pertenencia y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores públicos de la entidad; para ello la administración establecerá procesos y mecanismos comunicativos que garanticen la interacción, la construcción de visiones comunes, la comunicación asertiva y el flujo de la información en todos los niveles de la superintendencia.

ART. 25.—Compromiso de confidencialidad. La superintendencia se compromete a vigilar que los servidores públicos que manejan información privilegiada que es reserva de la entidad no sea publicada o conocida por terceros. Quienes incumplan estos acuerdos o compromisos de confidencialidad serán sancionados de acuerdo con el régimen disciplinario.

Ninguno de los grupos de interés podrá directa o indirectamente utilizar información privilegiada y confidencial de la entidad para sus propios intereses.

ART. 26.—Compromiso con la circulación y divulgación de la información. La superintendencia se compromete a establecer una política de comunicación informativa adecuada para establecer un contacto permanente y correlativo con sus grupos de interés. Con este fin se adoptarán mecanismos para que la información llegue a sus grupos de interés de manera integral, oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable, bajo políticas efectivas de producción, manejo y circulación de la información, para lo cual se adoptarán los mecanismos de información a los cuales haya acceso, de acuerdo con las condiciones de la comunidad a la que va dirigida.

En cuanto al derecho de petición, la entidad se compromete a establecer políticas encaminadas a dar respuesta oportuna y de fondo a las peticiones planteadas por la comunidad, con el fin de que el acceso a la información sea eficaz. La respuesta a las solicitudes de los ciudadanos se considera un servicio público, un derecho del ciudadano y un deber de la entidad.

ART. 27.—Compromiso con el gobierno en línea. Entendido “Gobierno en línea” como el portal de la agenda de conectividad de información y servicios del Estado colombiano (PEC) y, punto central de acceso a informaciones relativas a los trámites y servicios de responsabilidad de entidades públicas en los sitios web, el superintendente y su equipo directivo se comprometen a poner especial interés en la aplicación efectiva del gobierno en línea, a través de la implantación de las acciones necesarias para mantener actualizado el sitio web o página electrónica de la entidad de acuerdo con lo estipulado por la Directiva Presidencial 2 de 2000, sobre “Gobierno en línea”.

CAPÍTULO CUARTO

Política de calidad

ART. 28.—Compromiso con la calidad. La superintendencia se compromete a orientar su gestión a la obtención de beneficios y resultados para la comunidad, por lo cual se obliga a implementar el sistema de gestión de la calidad y a mejorar continuamente los procesos, contando con funcionarios idóneos, con la participación ciudadana, y ejerciendo un autocontrol integral en forma eficiente, eficaz y efectiva. En la superintendencia la calidad está orientada hacía el mejoramiento continuo de la prestación del servicio al ciudadano y el mejoramiento del índice de satisfacción de este.

2. Políticas de responsabilidad social.

CAPÍTULO QUINTO

Políticas de responsabilidad social con la comunidad

ART. 29.—Compromiso con la comunidad. La superintendencia se orientará hacia la prestación de un servicio con responsabilidad social que le garantice a la ciudadanía la seguridad en el manejo de la información y tradición jurídica de la propiedad inmueble y los derechos reales derivados de ella.

ART. 30.—Información y comunicación con la comunidad. Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control por la entidad, así como cualquier otra información sustancial, serán dados a conocer y estarán disponibles para la comunidad, la cual tiene derecho a informarse permanentemente de todos los hechos que ocurran dentro de la entidad y que no sean materia de reserva. De igual manera se publicarán los informes y recomendaciones que los órganos de regulación y control presenten a la entidad respecto a su gestión y mejoramiento continuo. Los medios de información que podrán utilizarse son, entre otros, la oficina de atención a la ciudadanía, boletines, folletos, instrucciones administrativas, resoluciones, circulares, línea telefónica gratuita, correo electrónico, página web y medios de comunicación en general.

ART. 31.—Compromiso con la rendición de cuentas. La superintendencia se compromete a realizar una efectiva rendición de cuentas de manera periódica, con el objeto de informar a la ciudadanía sobre el proceso de avance y cumplimiento de las metas contenidas en el plan de desarrollo de la administración nacional, y de la forma como se está ejecutando el presupuesto de la entidad. El mecanismo preferente serán las audiencias públicas con el fin de que la actividad pueda llegar a todos los ciudadanos interesados. Para el efecto se compromete a suministrar la información necesaria como mínimo con quince (15) días de anticipación a la realización de la audiencia, a través de su sitio web y demás medios de comunicación institucional.

ART. 32.—Atención de quejas y reclamos. A través de la línea directísima, del grupo de atención al ciudadano, y de las oficinas de registro de instrumentos públicos, la comunidad podrá presentar quejas, solicitudes, reclamaciones, consultas e informaciones referentes a la administración, a las cuales se les dará respuesta en los términos previstos por la ley; esta oficina contará con un procedimiento claro y público para tramitar las quejas que se instauren; en ella reposará un ejemplar del Código de Buen Gobierno y del Código de Ética para su consulta permanente por parte de todos los interesados. Es un compromiso de la superintendencia, hacer seguimiento a las quejas y reclamos presentados por la ciudadanía, con el fin de mejorar continuamente y garantizar la satisfacción del ciudadano.

ART. 33.—Control social. La superintendencia promoverá la participación de la ciudadanía, organizaciones sociales y comunitarias, usuarios y beneficiarios, veedurías y comités de vigilancia, entre otros, para prevenir, racionalizar, proponer, acompañar, vigilar y controlar la gestión pública, sus resultados y la prestación de los servicios públicos suministrados por el Estado y los particulares, garantizando la gestión al servicio de la comunidad. Así mismo se compromete a facilitar de manera oportuna la información requerida por la ciudadanía para el ejercicio del control social.

CAPÍTULO SEXTO

Política de responsabilidad frente al medio ambiente

ART. 34.—Responsabilidad con el medio ambiente. La superintendencia se compromete a respetar los procesos naturales, protegiendo la diversidad de fauna y flora y el medio ambiente en general. Con dicho fin, la entidad se compromete a establecer lineamientos en esta materia que comprendan mecanismos de educación y promoción; uso de tecnologías limpias, manejo de desechos y uso de recursos no renovables.

Según las circunstancias y cuando fuere necesario, para el efecto se procederá a dar aplicación a las normas de administración ambiental ISO 14000:2004.

3. Políticas frente a los grupos de interés.

CAPÍTULO SÉPTIMO

Política sobre conflictos de interés

ART. 35.—Compromiso frente a los conflictos de interés. La superintendencia se compromete a aplicar en forma permanente los siguientes lineamientos, que garantizan la prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos de interés.

Prácticas que deben evitarse para la prevención de conflictos de interés

ART. 36.—La superintendencia rechaza, condena y prohíbe que el superintendente y su equipo directivo, miembros de comités especiales, servidores públicos y todos aquellos vinculados con la entidad incurran en cualquiera de las siguientes prácticas:

a) Recibir remuneración, dádivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o especie por parte de cualquier persona jurídica o natural, en razón del trabajo o servicio prestado a la entidad o a sus grupos de interés;

b) Otorgar compensaciones no autorizadas por las normas pertinentes;

c) Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial para obtener provecho o salvaguardar intereses individuales propios o de terceros;

d) Realizar proselitismo político o religioso aprovechando su cargo, posición o relaciones con la entidad, no pudiendo comprometer recursos económicos para financiar campañas políticas; tampoco generará burocracia a favor de intereses políticos o cualquier otra persona natural o jurídica.

e) Todas aquellas acciones que atenten contra la integridad y a transparencia de la gestión de la entidad y en contra del buen uso de los recursos públicos.

f) Todo tráfico de influencias para privilegiar trámites.

g) Utilizar indebidamente las relaciones de poder otorgadas por el cargo desempeñado, para beneficio propio o para lograr bondades o dádivas de sus compañeros de trabajo o de terceros.

Deberes del equipo humano relacionados con los conflictos de interés

ART. 37.—Sin perjuicio del establecimiento de otros, los deberes de los servidores públicos de la superintendencia, son:

a) Revelar a tiempo y por escrito a los entes competentes cualquier posible conflicto de interés que crea tener.

b) Contribuir a que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a los órganos de control interno y externo de la entidad.

c) Guardar y proteger la información que la normatividad legal haya definido como de carácter reservado.

d) Contribuir a que se le otorgue a todos los ciudadanos y habitantes del territorio nacional un trato equitativo, y a que se le garanticen sus derechos.

e) Revelar a tiempo cuando incurran en alguna de las situaciones enunciadas en el artículo sobre prevención de conflictos.

Prohibiciones para el personal sobre conflictos de interés

ART. 38.—Sin perjuicio de la ampliación de estas prohibiciones, el personal de la superintendencia se abstendrá de utilizar las siguientes práctica en su accionar diario:

a) Utilizar indebidamente información privilegiada y confidencial en contra de los intereses de la administración.

b) Participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia de la administración o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.

c) Realizar actividades que atenten contra los intereses de la administración.

d) Gestionar, por sí o por interpuesta persona, negocios que le originen ventajas que conforme a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y el Código de Ética, lesionen los intereses de la administración.

e) Utilizar su posición en la entidad o el nombre de la misma para obtener para sí o para un tercero tratamientos especiales en negocios particulares con cualquier persona natural o jurídica.

f) Entregar dádivas a otros servidores públicos a cambio de cualquier tipo de beneficios.

g) Utilizar los recursos de la entidad para labores distintas de las relacionadas con su actividad, ni encausarlos en provecho personal o de terceros;

h) Gestionar o celebrar negocios con la entidad para sí o para personas relacionadas, que sean de interés para los mencionados.

i) Aceptar, para sí o para terceros, donaciones en dinero o especie por parte de proveedores, contratistas o cualquier persona relacionada o no con la administración, o de personas o entidades con las que la entidad sostenga relaciones en razón de su actividad, que conlleven a generar cualquier clase de compromiso no autorizado.

j) Participar en procesos de selección o contratación cuando estén incursos en alguna de las situaciones enunciadas en el acápite sobre prevención de conflictos.

Procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de intereses

ART. 39.—Los grupos de interés de la superintendencia deberán revelar los conflictos de intereses en los cuales pudieran estar involucrados o incursos, o en los que crean que otro de ellos lo está, informando al comité de buen gobierno y al ente de control competente.

Los grupos de interés deberán consultar con el comité de buen gobierno los eventos que puedan ofrecer dudas en relación con un posible conflicto de interés o manejo de información privilegiada.

CAPÍTULO OCTAVO

Políticas con contratistas

Política de contratación pública

Compromiso con la finalidad de la contratación pública

ART. 40.—La superintendencia dará cumplimiento formal y efectivo al estatuto de la contratación pública, para lo cual se compromete a observar las disposiciones legales con prontitud, exactitud y diligencia, de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados oportuna, suficiente y equitativamente, y a que las decisiones para otorgar los contratos se tomen sin ningún tipo de sesgos o preferencias, sino de manera exclusiva con base en el análisis objetivo de las propuestas presentadas por los participantes.

CAPÍTULO NOVENO

Política con los gremios económicos

ART. 41.—Información y corresponsabilidad. La superintendencia dispondrá de una plataforma informativa que permita a los gremios económicos el acceso a su información no reservada por mandato de ley, y fomentará pactos éticos entre los sectores privado y público sobre contratación estatal.

Adicionalmente, bajo el criterio de corresponsabilidad social, promoverá acciones con los gremios tendientes al mejoramiento de la calidad de vida de la población más vulnerable.

4. Políticas frente al sistema de control interno.

CAPÍTULO DÉCIMO

Política frente al control interno

ART. 42.—Compromiso frente al MECI. La superintendencia se compromete a aplicar el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 (establecido por el Estado para sus entidades y adoptado por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005) y velar por su cumplimiento por parte de todos los servidores públicos, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente, por medio de la autorregulación, la autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo para el cumplimiento de los fines del Estado, y propiciando el control estratégico, el control de gestión y el control de evaluación.

PAR.—Sobre el MECI 1000:2005, se procederá a dar cumplimiento a las regulaciones expedidas por esta superintendencia, en la Resolución 4691 de 26 de julio de 2006, “Por la cual se integra el equipo para la implementación del modelo estándar de control interno, MECI, y se determina su funcionamiento y operación”; además la Resolución 4732 de 16 de julio de 2007, “Por la cual se modifica la Resolución 4691 del 26 de julio de 2006”, que trata entre otros aspectos, sobre la delegación al jefe de la oficina asesora de planeación de la entidad, las actuaciones previstas en los artículos 2º y 5º de la Resolución 4691 del 26 de julio de 2006, y demás actos administrativos que se expidan para el efecto.

CAPÍTULO UNDÉCIMO

Políticas sobre riesgos

ART. 43.—Declaración del riesgo. La superintendencia declara que en el desarrollo de sus actividades ocurren riesgos, por lo cual se compromete a adoptar mecanismos y acciones necesarias para la gestión integral de los mismos, para prevenir o minimizar su impacto.

Para ello adoptará mecanismos que permitan identificar, valorar revelar y administrar los riesgos propios de su actividad, acogiendo una autorregulación prudencial. La entidad determinará su nivel de exposición concreta a los impactos de cada uno de los riesgos para priorizar su tratamiento, y estructurará criterios orientadores en la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos.

TÍTULO IV

De la administración del Código de Buen Gobierno

CAPÍTULO PRIMERO

De los comités para las buenas prácticas en la función pública

ART. 44.—Comités especiales y disposiciones comunes. La superintendencia, en cumplimiento de la función pública que le es inherente y por los variados frentes en los que debe actuar, se compromete a integrar comités de buen gobierno, de ética, de implementación del sistema de control interno MECI 1000:2005, del sistema de gestión de la calidad NTCGP 1000:2004 y sistema de desarrollo administrativo Sisteda 2005, los cuales contribuirán a realizar una gestión íntegra, eficiente y transparente por parte de la administración. Las normas comunes de estos comités son:

a) La entidad facilitará el apoyo técnico y operativo que requieran los comités especiales para su adecuado funcionamiento y el cumplimiento oportuno de sus funciones.

b) Los miembros de los comités cumplirán a cabalidad sus funciones y obligaciones.

c) Los miembros de los comités registrarán en actas lo acontecido en las reuniones.

d) Los miembros de los comités guardarán la confidencialidad que los asuntos públicos requieran.

e) Los miembros de los comités respetarán las normas de conflictos de interés respectivas.

1. Comité de buen gobierno.

ART. 45.—Composición del comité de buen gobierno, nominación y período de sus miembros. La superintendencia se compromete a que el comité de buen gobierno esté compuesto por miembros que ostenten apropiada calidad.

Sus miembros pertenecerán a los siguientes colectivos: de las agremiaciones de trabajadores de la entidad y de los delegados por el superintendente.

Para constituir el comité de buen gobierno, el superintendente convocará a las comunidades mencionadas. Su período será de dos (2) años y podrán ser reelegidos por un período más. Se reunirán ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cada vez que sean citados por el superintendente.

ART. 46.—Perfil de los miembros del comité de buen gobierno y cumplimiento de sus funciones. Los miembros del comité de buen gobierno reunirán como mínimo el siguiente perfil: tener reconocidas calidades morales y éticas; gozar de buen nombre y reconocimiento por su idoneidad profesional e integridad; y poseer conocimientos en áreas como la ética, el servicio público o materias afines al Código de Buen Gobierno.

El superintendente y su equipo directivo se comprometen a verificar que los miembros del comité de buen gobierno están cumpliendo sus responsabilidades con disciplina y rigurosidad. Este compromiso podrá ser delegado en un directivo que se considere afín con la tarea, pero esta delegación administrativa no conlleva que quien delega se desprenda de su responsabilidad.

ART. 47.—Funciones y atribuciones del comité de buen gobierno. En desarrollo de su objeto, este comité tendrá las siguientes funciones:

a) Monitorear y hacer seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las políticas generales y de dirección de la entidad.

b) Asegurarse de la difusión del Código de Buen Gobierno y de una adecuada capacitación en el mismo a los colaboradores internos y grupos de interés de la entidad.

c) Realizar un seguimiento a las políticas de contratación de la entidad, en aras del cumplimiento del principio de transparencia en dichos procesos.

d) Realizar seguimiento a las políticas de eficiencia, integridad y transparencia que se determinan en el presente Código de Buen Gobierno.

e) Hacer seguimiento a las políticas de gestión del talento humano en la entidad.

f) Informarse y hacer seguimiento a los sistemas de control social que se ejercen sobre la entidad.

g) Monitorear el comportamiento de los administradores públicos.

h) Informar, por lo menos cada seis (6) meses al comité de coordinación del sistema de control interno sobre las tareas que le fueron encomendadas.

i) Darse su propio reglamento de operación.

2. Comité de ética, agentes de cambio y promotores de prácticas éticas.

ART. 48.—Instrumento de su establecimiento y puesta en práctica. La superintendencia se compromete a dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 6132 del 2 de septiembre de 2008, “Por la cual se crea el comité de ética de la Superintendencia de Notariado y Registro y se deroga una resolución”, como instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética, encauzado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficacia, transparencia, integridad y servicio a la ciudadanía por parte de todos los servidores públicos de la entidad. Igualmente es el facultado en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la entidad.

ART. 49.—Composición del comité de ética y nombramiento de sus miembros. El comité de ética, se conforma de acuerdo con el artículo 1º de la Resolución 6132 del 2 de septiembre de 2008 de esta superintendencia.

Créase el comité de ética como instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética, orientadora y consejera basada en los principios éticos, los valores y normas que darán pautas para que la entidad adelante procesos internos de formación de valores y conductas éticas deseables dentro del servicio público, tomando como base los principios éticos establecidos en el Código del Buen Gobierno de la entidad, los valores consagrados en el plan estratégico institucional y la normatividad establecida en la Superintendencia de Notariado y Registro.

El comité de ética estará conformado por la superintendente o su delegado, quien lo presidirá, denominado gestor de ética, el jefe de la oficina asesora de planeación, el jefe de la oficina de control disciplinario interno, el jefe de la oficina de investigación y capacitación, el director de registro, el director de gestión notarial, el coordinador del grupo de divulgación, el coordinador del grupo de desarrollo humano y dos representantes de los servidores públicos, que serán designados por la señora superintendente. El comité de ética tendrá una secretaría técnica.

ART. 50.—Funciones y reuniones del comité de ética. En desarrollo de sus objetivos, el comité de ética tiene las funciones establecidas en el artículo 3º de la Resolución 6132 del 2 de septiembre de 2008 de esta superintendencia, así:

1. Definir las políticas del programa de gestión ética.

2. Diseñar las estrategias para dinamizar la gestión ética de la entidad.

3. Coordinar las actividades del equipo agentes de cambio para implantar la gestión ética en la entidad.

4. Promover, junto con el equipo agentes de cambio, la conformación de los grupos de promotores de prácticas éticas quienes estarán conformados por dependencias de la entidad, por equipos de trabajo o por proyectos comunes.

5. Hacer seguimiento y evaluar los resultados de procesos de implantación de la gestión ética, para disponer los ajustes a las actividades programadas.

6. Servir de instancia de interpretación de los códigos de Buen Gobierno y de Ética ante conflictos éticos que involucren a servidores públicos de la entidad.

PAR.—Reuniones. El comité de ética se reunirá por convocatoria previa del gestor de ética por lo menos una vez por bimestre para evaluar las necesidades, implementar acciones o generar instrumentos de gestión.

ART. 51.—Funciones del gestor de ética. Son funciones del gestor de ética las siguientes:

1. Presidir las reuniones del comité de ética y comunicar sus decisiones a través de la secretaría técnica.

2. Hacer seguimiento a las decisiones tomadas en el comité de ética.

3. Coordinar las actividades del equipo agentes de cambio para implantar la gestión ética en la entidad.

4. Promover, junto con el equipo agentes de cambio, la conformación de los grupos de promotores de prácticas éticas en las diversas dependencias de la entidad.

5. Establecer estrategias para expandir la dimensión ética a otros grupos de interés (contratista, proveedores, otras entidades).

6. Presidir las reuniones del equipo agentes de cambio y convocarlos a través de la secretaría técnica.

ART. 52.—Funciones de la secretaría técnica. Son funciones de la secretaría técnica, las siguientes:

1. Citar a las reuniones solicitadas por el gestor de ética.

2. Realizar las respectivas actas de las reuniones.

3. Hacer comunicaciones.

4. Hacer seguimiento a las actividades.

5. Velar por el cumplimiento de las órdenes impartidas por el comité de ética.

6. Informar al comité sobre el desarrollo de las actividades.

7. Ejercer enlace entre los equipos agentes de cambio y los promotores de prácticas éticas.

8. Las demás designadas por el comité.

ART. 53.—Equipo agentes de cambio. El equipo agentes de cambio estará conformado por funcionarios delegados de cada dependencia y serán designados por la superintendente, trabajando en equipo con el propósito de actuar coordinadamente y en colaboración constante, ejerciendo sus tareas con responsabilidad y presentando resultados concretos y definitivos. Es muy importante que en este equipo se encuentren vinculados 2 funcionarios del grupo de comunicaciones.

ART. 54.—Funciones del equipo agentes de cambio. Son funciones del equipo agentes de cambio, las siguientes:

1. Apoyar la elaboración del Código de Ética, los compromisos éticos, las estrategias pedagógicas y comunicativas y el plan de mejoramiento.

2. Participar activamente en la planeación de las estrategias para la gestión ética.

3. Promover la ejecución, apoyar y/o ejecutar, según sea el caso, las diferentes acciones previstas en las estrategias formativa y comunicativa.

4. Promover la conformación de los grupos de promotores de prácticas éticas en las diversas dependencias de la entidad.

5. Hacer seguimiento a la implantación de prácticas éticas en todas las áreas de la entidad.

6. Proponer acciones pertinentes para consolidar la gestión ética y/o ajustes a la programación establecida por el comité de ética.

ART. 55.—Grupos promotores de prácticas éticas. Los grupos promotores de prácticas éticas son los equipos de trabajo conformados en las diferentes áreas de la entidad, encargados de promover la ejecución permanente de prácticas éticas, bajo el liderazgo del agente de cambio representante de la respectiva área organizacional.

Deben apoyar las iniciativas definidas por el comité de ética e impulsadas por el equipo agentes de cambio, mediante su participación en las acciones de promoción, divulgación y veeduría en sus respectivas áreas organizacionales, así como proponer iniciativas que contribuyan a consolidar un entorno ético en la entidad.

ART. 56.—Conformación grupos promotores de prácticas. Estará bajo la responsabilidad de los integrantes del equipo agentes de cambio, quienes a su vez contarán con la asesoría del comité de ética, estos grupos de prácticas éticas podrán organizarse bajo los siguientes criterios:

• Por dependencias de la superintendencia.

• Por equipos de trabajo.

• Por proyectos comunes.

ART. 57.—Funciones de los grupos promotores de prácticas éticas. Son funciones de los grupos promotores de prácticas éticas, las siguientes:

1. Compartir elementos y experiencias que permitan la sensibilización de todas las personas de la entidad en temas que atañen al desarrollo de la gestión ética en la entidad.

2. Plantear acciones de mejoramiento en los diferentes resultados que se presenten.

3. Participar en la construcción del referente ético de la entidad y apropiarlo en acciones concretas de la cotidianidad institucional.

4. Apoyar la ejecución colectiva del plan de mejoramiento de la entidad, en función de los resultados del diagnóstico, generando acciones formativas y comunicativas.

5. Verificar el cumplimiento del plan de mejoramiento de la gestión ética en su área organizacional.

3. Comité de control interno y calidad.

ART. 58.—Concepto del comité de control interno y calidad. Es un grupo organizado de directivos de la Superintendencia de Notariado y Registro, bajo la dirección del comité de coordinación del sistema de control interno de la misma entidad, en la condición de organismo asesor. En cuanto su conformación y funcionamiento, es según con lo dispuesto en las normas vigentes.

Comprende las actividades técnico institucional de desarrollo administrativo del equipo para la implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 y la aplicación de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.

De otra parte, se atienden las consideraciones expuestas en la Circular 1000-00207 de 22 de enero de 2007, del director del Departamento Administrativo de la Función Pública, que indican:

“... la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional.

El comité de coordinación de control interno, como máxima instancia decisoria podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad, de suerte tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos” (...).

En consecuencia, la superintendencia procederá a expedir el acto administrativo respectivo, por el cual se integrará en (sic) solo equipo las actividades referenciadas.

Por tanto, la superintendencia se compromete a desarrollar el mejoramiento de la actividad del sistema de control interno; que se encargará de asegurar la implementación y evaluación de los procesos de calidad y control interno de la entidad, asegurando una gestión orientada a procesos de mejoramiento continuo y el aseguramiento de su eficiencia, eficacia y efectividad, mediante el monitoreo estratégico de gestión y operativo.

Para todo lo anterior, se observará especialmente lo dispuesto en la Constitución Política artículos 209 y 269, la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003, el Decreto 1826 de 1994, el Decreto 2145 de 1999, el Decreto 1537 de 2001, el Decreto 4110 de 2004 y el Decreto 1599 de 2005, entre otras disposiciones, así como las que adicionen, reformen, subroguen o afecten el(sic) algún sentido.

CAPÍTULO SEGUNDO

De la administración y resolución de controversias

ART. 59.—Compromiso con la administración y resolución de controversias. La superintendencia se compromete a adoptar sistemas para la prevención, administración y resolución de controversias como un mecanismo para promover la transparencia, las relaciones con la ciudadanía, con el sector privado y las organizaciones civiles, y para proteger los recursos públicos.

Cuando un ciudadano considere que se ha violado o desconocido una norma del Código de Buen Gobierno, podrá dirigirse al comité de buen gobierno, radicando su reclamación en la oficina de atención a la comunidad, que a su vez la remitirá al comité de buen gobierno, quien estudiará y responderá la misma.

El comité de buen gobierno se encargará de definir el procedimiento con el cual se resolverán los conflictos que surjan de su Código de Buen Gobierno, de acuerdo con el evento presentado. Para la resolución y administración de una controversia derivada del Código de Buen Gobierno, atenderá las normas constitucionales, legales y reglamentarias establecidas, los principios éticos asumidos por la entidad y el espíritu contenido en el Código de Buen Gobierno.

Ni la entidad ni el comité de buen gobierno podrán prohibir la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias derivadas del presente Código de Buen Gobierno.

CAPÍTULO TERCERO

De los indicadores de gestión del código de buen gobierno

ART. 60.—Indicadores de gestión. La superintendencia se compromete a desarrollar los siguientes indicadores éticos para la medición de su gestión y su desempeño, así:

a) Índice de integridad y transparencia para medir la credibilidad y el reconocimiento de la entidad por sus grupos de interés (nivel de gobernabilidad). Se seguirá la metodología diseñada por la Corporación Transparencia por Colombia. La entidad se compromete a someterse a esta evaluación y a mejorar continuamente para situarse en los índices superiores de la escala.

b) Índice de gestión ética para medir los resultados internos de la gestión ética. Se podrán utilizar los instrumentos de diagnóstico de la gestión ética incluidos en el modelo de gestión ética para las entidades del Estado desarrollado por Usaid a través Casals & Associates Inc. La entidad se compromete a medir anualmente su nivel de gestión ética.

c) Índice de comunicación para medir los resultados de la gestión en comunicación de la entidad, logrando una comunicación transparente con sus grupos de interés mediante la aplicación de los instrumentos de diagnóstico de la comunicación pública diseñados por Usaid a través de Casals & Associates Inc. y que figuran en el modelo de comunicación pública organizacional e informativa. La entidad se compromete a realizar una medición anual.

d) Índice de satisfacción del cliente externo para medir la percepción que tienen los clientes o públicos externos sobre la imagen de integridad, transparencia y eficiencia de la entidad sobre la gestión de sus recursos y la prestación de sus servicios.

e) Indicadores operativos con los cuales el modelo estándar de control interno evalúa y monitorea el sistema de gestión de calidad, soportado en una gestión por procesos. Los indicadores operativos serán definidos en los procesos de gestión ética y de comunicación pública.

CAPÍTULO CUARTO

De la adopción, vigencia, divulgación y reforma del Código de Buen Gobierno

ART. 61.—Vigencia. El Código de Buen Gobierno entrará en vigencia, previa su aprobación por parte del comité de coordinación del sistema de control interno de la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 62.—Divulgación. Se dará a conocer a los funcionarios de la entidad, a los focos de interés y a la ciudadanía en general a través de la página web y los medios de comunicación institucionales.

ART. 63.—Reforma del Código de Buen Gobierno. Podrá ser reformado o sustituido por decisión del Superintendente de Notariado y Registro, a quien el comité de coordinación del sistema de control interno de la entidad, le faculta para el efecto. Se tendrán en cuenta también, las sugerencias del comité de buen gobierno. El superintendente informará al comité de coordinación del sistema de control interno de la entidad, los funcionarios y los grupos de interés de la superintendencia, a través de medios de comunicación masivos, los cambios introducidos.

ART. 64.—Vigencia de la resolución. El presente acto administrativo, contentivo del Código de Buen Gobierno que lo adopta, rige a partir de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a noviembre 7 de 2008.

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