Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -Colciencias-

 

Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -Colciencias-

RESOLUCIÓN 804 DE 2014 

(Septiembre 26)

“Por la cual se reglamenta la conformación y funciones de los comités de dirección y subdirección”.

La Directora del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias),

en ejercicio de sus funciones, de conformidad con el numeral 7º del artículo 5º del Decreto 1904 de 2009, el numeral 2º del artículo 17 de la Ley 1286 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 8º de la Ley 1286 de 2009 estableció la estructura orgánica del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias) estableció que “Las funciones que deben cumplir cada una de las dependencias de la estructura del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias), serán fijadas por el Gobierno Nacional, para lo cual deberá tener en cuenta los objetivos y funciones señaladas en la presente ley”.

Que el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 1904 de 2009, “Por medio del cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias) y se dictan otras disposiciones”, estableció en el numeral 7º del artículo 5º, como función del despacho del director general, la de “Crear, integrar y reglamentar el funcionamiento de comités o grupos de trabajo necesarios para desarrollar los objetivos, políticas, planes, programas y proyectos del departamento, con o sin la participación del sector privado, para conocer la opinión de los expertos sobre materias relacionadas con la misión y objetivos institucionales”.

Que el numeral 2º del artículo 9º del Decreto 1904 de 2009 estableció como función del subdirector general del departamento, la de “Asistir al director general en el ejercicio de sus funciones de dirección y control de las labores encomendadas a cada una de las dependencias del departamento y adelantar la coordinación necesaria entre ellas”.

Que mediante Resolución 853 de 2010 se estableció la composición del comité de dirección y se reglamentó su funcionamiento; sin embargo la dinámica actual de Colciencias hace necesaria una reorganización del comité directivo, con el fin de clarificar su naturaleza estratégica de fijación de política y de toma de decisiones y de establecer claramente los asuntos que deben ser sometidos a su consideración y, en consecuencia, lograr mayor eficiencia en la toma de decisiones.

Que resulta conveniente para el cumplimiento de las acciones estratégicas a emprender por la dirección general de Colciencias para lograr el cumplimiento de los objetivos, programas, planes y proyectos en actividades de CTel, contar con una subdirección general fortalecida y con instancias que faciliten su labor, para que se convierta en el soporte y apoyo para el cabal cumplimiento de las actividades misionales de la entidad.

Que los numerales 4º y 7º del artículo 5º del Decreto 1904 de 2009 consagraron como funciones a cargo del director general de la entidad expedir los actos administrativos que le correspondan de acuerdo con la ley, decidir sobre los recursos legales que se interpongan contra los mismos y crear, integrar y reglamentar el funcionamiento de los comités internos, para el cumplimiento de los objetivos, políticas, planes, programas y proyectos.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Comité de dirección

ART. 1º—Naturaleza del comité dirección. El comité de dirección es la instancia de direccionamiento estratégico y de toma de decisión sobre asuntos de política, planes, programas y proyectos de la entidad.

ART. 2º—Composición. El comité de dirección estará integrado por:

1. El director general quien lo presidirá.

2. El subdirector general.

3. El secretario general.

4. El director de fomento a la investigación.

5. El director de gestión de redes del conocimiento.

6. El director de desarrollo tecnológico e innovación.

7. El director de gestión de recursos y logística.

8. El jefe de la oficina asesora de planeación.

9. El jefe de la oficina de control interno, quien tendrá voz pero no voto.

10. El jefe de la oficina de sistemas de información.

En los eventos en que el director general no asista a las reuniones del comité, este será presidido por el subdirector general. Los demás funcionarios no podrán delegar su participación.

ART. 3º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité estará a cargo de la secretaría general del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias), quien deberá verificar que las solicitudes de inscripción de temas al comité respondan a los asuntos contenidos en el artículo cuarto de esta resolución. En caso contrario, deberá devolverlas a sus destinatarios.

En el evento de que se trate de un tema de relevancia, frente al cual sea recomendable su conocimiento por parte del comité, inscribirlo e informar de esta situación al comité en la sesión respectiva.

ART. 4º—Funciones. Son funciones del comité de dirección:

1. Asesorar al director general en la definición de políticas y toma de decisiones para la inversión de recursos en actividades de CTel.

2. Aprobar los planes de acción institucionales de mediano y corto plazo; esto incluye planes de inversión, estratégico, administrativo y convocatorias.

3. Aprobar, cuando las necesidades del servicio lo exijan, las propuestas de políticas de investigación e innovación presentadas por las distintas dependencias de Colciencias a la dirección general.

4. Recomendar al director general las acciones a adoptar en relación con los informes y solicitudes que presenten la oficina asesora de planeación y la oficina de control interno, respectivamente, respecto del avance del plan estratégico institucional, planes de acción institucionales de mediano y corto plazo, cumplimiento de metas e indicadores y de la gestión del departamento y en el marco del plan de auditorías programadas.

5. Solicitar cuando lo estime conveniente informes de gestión a las distintas dependencias del departamento, realizar recomendaciones y sugerir la adopción de medidas a que haya lugar.

6. Asesorar a la dirección general en la aprobación de propuestas de política, planes, programas, instrumentos y mecanismos de CTel sugeridos por las distintas dependencias de la entidad para guardar coherencia con los propósitos misionales y estratégicos.

7. Aprobar, si a ello hubiera lugar, las recomendaciones que emita el comité de subdirección con respecto a las propuestas de evaluaciones de impacto que sean presentadas por las áreas correspondientes en términos de relevancia dentro del plan estratégico.

8. Socializar por intermedio de la dependencia que se estime pertinente las acciones de carácter estratégico por adoptar para dar cumplimiento a las políticas, planes, programas y proyectos aprobados.

9. Las demás que le sean asignadas por el director general de acuerdo con su naturaleza.

Los procedimientos que tengan prevista aprobación de comité de dirección o subdirección cuyos asuntos no estén incluidos en los artículos 4º y 8º de este acto deberán modificarse y excluir dicho paso o agotar el trámite del artículo 7º de la Resolución 803 de 2014.

ART. 5º—Reuniones. El comité de dirección se reunirá de manera ordinaria dos (2) veces al mes en el sitio y hora que determine el director general y de manera extraordinaria por convocatoria del director general. El comité podrá sesionar válidamente con la asistencia de cinco (5) de sus integrantes y sus decisiones se tomarán por unanimidad de los presentes.

Se podrán celebrar reuniones no presenciales y se deberá garantizar que los integrantes del comité puedan deliberar y decidir. Serán válidas las decisiones del comité de dirección, cuando por escrito, correo ordinario o electrónico o cualquier otro medio adecuado para ello, por lo menos cinco (5) de los integrantes del comité expresen el sentido de su decisión.

CAPÍTULO II

Comité de subdirección

ART. 6º—Naturaleza. El comité de subdirección será una instancia asesora y de decisión encargada de coordinar las actividades y tareas a cargo de las direcciones técnicas de la entidad para la estructuración, seguimiento y evaluación de los planes de trabajo, programas y proyectos de la entidad, así como para facilitar la toma de decisiones para la adopción, ejecución y el control de los programas y proyectos a cargo de la dirección general.

ART. 7º—Composición. El comité de subdirección estará integrado por:

1. El subdirector general quien lo presidirá.

2. Director(a) de fomento a la investigación.

3. Director(a) de redes del conocimiento.

4. Director(a) de desarrollo tecnológico e innovación.

5. Jefe de la oficina asesora de planeación.

Los integrantes tendrán voz y voto. El (la) asesor(a) de la subdirección general hará la secretaría técnica del comité, tendrá voz pero no voto.

ART. 8º—Funciones. Son funciones del comité de subdirección:

1. Asesorar a la dirección general, comité de dirección y direcciones técnicas en la revisión técnica de documentos de política, como también en la definición y revisión de los planes estratégicos de los programas nacionales de CTel, como instancia previa de toma de decisiones en el comité de dirección.

2. Coordinar y armonizar los planes, programas, proyectos y actividades a cargo de las direcciones técnicas.

3. Impartir orientaciones para la formulación del plan anual de convocatorias y dar el visto bueno para recomendación ante el comité de dirección.

4. Hacer seguimiento, por el mecanismo que estime conveniente, al cumplimiento del plan anual de convocatorias e identificar posibles incumplimientos para toma de decisiones.

5. Revisar y aprobar, conforme a la reglamentación del funcionamiento del Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, Fondo Francisco José de Caldas y al plan estratégico de la entidad, sobre las solicitudes de inversión de recursos y de rendimientos financieros del fondo en los mismos proyectos, así como las modificaciones que surjan.

6. Realizar la revisión técnica de los términos de referencia de las convocatorias, para identificar ajustes previos a su publicación e identificar y articular necesidades entre dependencias para su desarrollo.

7. Recomendar al director general la aprobación del banco de elegibles y financiables de las convocatorias.

8. Establecer previa consulta con las dependencias pertinentes los criterios por tener en cuenta para expedir las listas de financiables.

9. Revisar y aprobar, por el mecanismo que estime conveniente, la suscripción de convenios y/o contratos para el desarrollo de actividades de CTel distintos de los que deban celebrarse producto de convocatorias públicas.

10. Revisar y aprobar la suscripción de convenios de cooperación o de administración de proyectos para actividades de CTel.

11. Revisar y recomendar a la dirección general, cuando las necesidades del servicio lo exijan, las propuestas de políticas de investigación e innovación presentadas por las distintas dependencias de Colciencias, así como los planes, programas, instrumentos y mecanismos de CTel.

12. Solicitar cuando lo estime conveniente informes de gestión a las distintas dependencias del departamento y realizar a la dirección general o al comité de dirección las recomendaciones a que haya lugar.

13. Recomendar al director general, previo concepto de las direcciones técnicas, el reconocimiento de los centros de investigación y/o centros de desarrollo tecnológico.

14. Recomendar al director general la aprobación de los proyectos de carácter científico, tecnológico o de innovación, previo concepto de las direcciones técnicas, para que accedan a los beneficios tributarios establecidos en los artículos 57-2, 158-1 y 428-1 del estatuto tributario y aquellas que los modifiquen o adicionen.

15. Asesorar la dirección general, comité de dirección y direcciones técnicas en la definición de criterios para desarrollar la evaluación de los programas y proyectos de CTel susceptibles de ser financiados por Colciencias.

16. Revisar y analizar la pertinencia de las evaluaciones de impacto que sean presentadas por las áreas correspondientes en términos de relevancia dentro del plan estratégico.

17. Las demás que le sean asignadas por la dirección general de acuerdo con su naturaleza.

PAR. 1º—Para la revisión de los términos de referencia de las convocatorias, se podrá invitar al director de gestión de recursos y logística y al jefe de la oficina de sistemas de información, para lo cual el área correspondiente deberá sustentar motivadamente la necesidad de tal participación. Su participación en la sesión será con voz y sin voto.

PAR. 2º—Cuando los temas lo requieran y en especial cuando se revisen términos de referencia de convocatorias, convenios de cooperación o contratos de administración de proyectos, entre otros, se deberá justificar la necesidad de contar con la participación de la secretaría general o su representante. Su participación en la sesión será con voz y sin voto.

ART. 9º—Reuniones. El comité de subdirección se reunirá por lo menos una vez al mes en el sitio y hora informados por la secretaría técnica, y de manera extraordinaria por convocatoria del presidente del comité. El comité podrá sesionar válidamente con la asistencia de cuatro (4) de sus integrantes y sus decisiones se tomarán por la mayoría simple de los presentes.

Se podrán celebrar reuniones no presenciales y se deberá garantizar que los integrantes del comité puedan deliberar y decidir. Serán válidas las decisiones del comité de subdirección, cuando por escrito, correo ordinario o electrónico o cualquier otro medio adecuado para ello, por lo menos cuatro (4) de los integrantes del comité expresen el sentido de su decisión.

CAPÍTULO III

Disposiciones comunes

ART. 10.—Funcionamiento de los comités. El funcionamiento de los comités, sus sesiones, quórum, las funciones del presidente y de la secretaría técnica y todo lo que tenga ver con su operatividad se encuentra incluido en el reglamento de operación de los comités contenido en la Resolución 803 de septiembre 26 de 2014.

ART. 11.—Asuntos por conocer por los comités. Los asuntos que deban ser conocidos por el comité de subdirección serán los que así determinen el director general o el comité de dirección. En igual sentido se procederá en los asuntos a conocimiento del comité de dirección.

El consejo asesor de ciencia, tecnología e innovación también podrá tomar determinaciones en este sentido, si lo estima conveniente.

Ninguna dependencia podrá, sin que este tema sea revisado y presentado por la oficina asesora de planeación al comité de dirección, conforme al artículo 3º numeral 4º de esta resolución, incluir en sus procedimientos pasos de actividades por estos comités.

ART. 12.—Invitados. A las sesiones del comité podrán ser invitados, con voz pero sin voto, los servidores públicos, contratistas y demás personas que el comité determine, para la ilustración de los temas puestos a su consideración.

ART. 13.—Vigencia. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la 853 de 2010.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 26 de septiembre de 2014.