RESOLUCIÓN 80914 DE 1998

 

RESOLUCIÓN 80914 DE 1998 

(Mayo 18)

“Por la cual se modifica la Resolución 1284 del 28 de octubre de 1985”.

El Ministro de Minas y Energía,

en ejercicio de sus facultades y en especial de las que le confieren los artículos 1º de la Ley 58 de 1982 y 32 del Código Contencioso Administrativo,

CONSIDERANDO:

• Que de conformidad con el artículo 1º de la Ley 58 de 1982 y el artículo 32 del Decreto Extraordinario 1 de 1984, los organismos de la rama ejecutiva del poder público y las entidades descentralizadas del orden nacional, entre otras, deberán reglamentar la tramitación de las peticiones que les corresponda resolver y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo, señalando para ello plazos máximos, según la categoría o calidad de los negocios;

• Que de acuerdo con lo establecido en los artículos 53 y 55 de la Ley 190 de 1995 toda entidad pública deberá tener una dependencia encargada de la tramitación interna de quejas y reclamos que formulen por el mal funcionamiento de las mismas;

• Que de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política las entidades deberán garantizar la participación ciudadana y propender para que sus actividades se realicen con sujeción a la ley;

• Que se hace necesario hacer algunos ajustes a la anterior reglamentación;

• Que este reglamento debe ser aprobado por la Procuraduría General de la Nación,

(Nota: La Resolución 81665 de 1998 del Ministerio de Minas y Energía, aclaró que la presente resolución no se encuentra vigente, por haber sido publicada en el Diario Oficial por error involuntario de la administración).

RESUELVE:

TÍTULO I

Derecho de petición

CAPÍTULO 1

Parte general

ART. 1º—Reglamento del derecho de petición. De conformidad con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5º y 19 del Código Contencioso Administrativo, toda persona tiene derecho a formular peticiones respetuosas sobre materias que sean de competencia del ministerio, en forma verbal o escrita, ya sea en interés general o particular; así mismo podrá solicitar información y obtener copias de los documentos, con las restricciones de orden legal, finalmente podrá elevar consultas.

Los funcionarios están obligados a dar respuesta de conformidad al trámite dispuesto para cada asunto y dentro de los términos que se indican en esta resolución. A falta de disposición expresa se estará a lo que se disponga en el Código Contencioso Administrativo.

ART. 2º—Principios orientadores. Todas las actuaciones administrativas se desarrollan con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción. Estos principios deben servir de guía para la interpretación, ejecución y decisión de los procedimientos administrativos de competencia del ministerio conforme al Código Contencioso Administrativo.

El retardo injustificado es causal de sanción disciplinaria que se podrá imponer de oficio o por queja del interesado sin perjuicio de la responsabilidad que pueda corresponder al funcionario por los daños que cause por dolo o culpa grave en el ejercicio de sus funciones.

CAPÍTULO 2

Peticiones

ART. 3º—Requisitos. En desarrollo de lo establecido en el artículo 1º las solicitudes serán recibidas por la oficina de correspondencia y archivo, y radicadas en un libro en el cual se harán constar los siguientes datos: número de orden, nombre del peticionario, procedencia, fecha de recibo, naturaleza del negocio y fecha de respuesta al peticionario.

PAR. 1º—Toda petición escrita deberá contener además de lo señalado en el artículo 5º del Código Contencioso Administrativo, la siguiente información:

a) Cuando la petición sea presentada a nombre de una persona jurídica se deberá acreditar certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio, de conformidad con las disposiciones legales vigentes;

b) Toda petición podrá presentarse personalmente y tramitar directamente por los particulares o por medio de apoderado el cual deberá aportar el respectivo poder debidamente otorgado, y

c) El particular deberá indicar si tiene conocimiento de la existencia de antecedentes de la misma petición en el ministerio. Así mismo deberá indicar si existen terceros determinados que tengan interés en la petición elevada, informando de su dirección.

Lo anterior, sin perjuicio que el funcionario determine la existencia de antecedentes de la petición en el ministerio, así como la de establecer si ésta afecta intereses de terceros determinados o indeterminados, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 6º de la presente resolución.

PAR. 2º—Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta y el peticionario imprimirá en ella su huella dactilar.

CAPÍTULO 3

Trámite del derecho de petición en interés general y particular

ART. 4º—Petición incompleta. Si en un derecho de petición en interés particular falta información o se encuentra incompleta la misma, se le comunicará al peticionario en el acto, con el fin de que allegue la información faltante. En el evento que el peticionario insista se le radicará dejando constancia expresa de las advertencias efectuadas, con firma del peticionario.

ART. 5º—Solicitud de documentos o información adicional. Cuando se trate de una petición en interés particular, si ésta no contiene la documentación necesaria para iniciar la actuación administrativa, y no se encuentre en poder de la entidad, se requerirá inmediatamente y por una sola vez al interesado para que los allegue, esto interrumpirá los términos los cuales comenzarán a correr cuando se aporten los documentos.

PAR.—En caso que el peticionario no allegue los documentos solicitados o cuando no complemente la información, en un término de dos meses se entenderá que desistió de la misma, y se ordenará su archivo, sin perjuicio de una nueva petición sobre el asunto.

ART. 6º—Citación de terceros. Cuando se determine por el funcionario o por el mismo peticionario, que existen terceros determinados o indeterminados que tengan interés en la decisión se procederá a su citación.

A los terceros determinados se les enviará comunicación escrita por correo o en caso que resulte imposible se hará una publicación del inserto de la petición en un diario de amplia circulación nacional o local según el caso.

Cuando se trate de terceros indeterminados se hará una sola publicación en un periódico de amplia circulación local o nacional, una vez lo ordene el funcionario.

Los gastos en que se incurran estarán a cargo del peticionario, el cual los deberá cancelar dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden, consignando el valor en el fondo rotatorio del Ministerio de Minas y Energía, en caso contrario se entenderá que desiste de la petición y se ordenará su archivo.

ART. 7º—Certificaciones. Las peticiones elevadas de acuerdo con los mandatos legales, para obtener las certificaciones sobre representación legal de los organismos adscritos o vinculados, al ministerio, serán presentadas personalmente en la secretaría general y expedida por el titular de dicho despacho.

ART. 8º—Recepción y trámite de peticiones. Los documentos radicados conforme al artículo 4º, serán remitidos dentro de las ocho (8) horas hábiles siguientes al despacho correspondiente, de acuerdo con la Ley 1ª de 1984, el manual de funciones (Res. 426, abr. 16/85) y sus respectivas modificaciones y al Decreto 2119 de diciembre 29 de 1992 y la Resolución 31552 de agosto 23 de 1993 sobre delegaciones ministeriales.

Las comunicaciones dirigidas al ministerio que pudiesen ser resueltas por alguno de los funcionarios del gabinete (viceministro, secretario general) se remitirán a ellos directamente y si hubiere dudas sobre cual de dichos funcionarios debe decidir sobre aquellas, serán enviados al secretario general del ministerio quien asumirá el reparto pudiendo incluso enviarlas a otro funcionario de la administración, según la naturaleza del asunto, en cuyo caso se seguirán además las instrucciones consignadas en el manual del archivo y correspondencia.

ART. 9º—Términos para resolver las peticiones. Los funcionarios disponen de los siguientes términos para contestar los derechos de petición:

a) Para resolver las peticiones ya sea en interés general o particular el funcionario dispone de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo;

b) Para resolver consultas dispondrá de 30 días, y en su respuesta se manifestará que ésta no compromete la responsabilidad del Ministerio de Minas y Energía, ni es obligatorio su cumplimiento, y

c) Cuando se trate de resolver peticiones de información o solicitud de copia de documentos dispone de diez (10) días hábiles para contestar, de acuerdo con lo previsto en los artículos 17 y siguientes de esta resolución.

PAR.—El retardo injustificado de los términos señalados en el presente artículo es causal de sanción disciplinaria en los términos del Código Contencioso Administrativo y de la Ley 200 de 1995.

ART. 10.—Imposibilidad de contestar la petición dentro del término. Cuando no fuere posible resolver las peticiones presentadas al ministerio dentro del término señalado en el artículo anterior, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha factible en que se dará la respuesta.

ART. 11.—Falta de competencia. Si el funcionario a quien se le asigne resolver un derecho de petición no fuere el competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si es verbal, o enviarla en un término de tres (3) días contados a partir de su recibo, al funcionario que sea competente, informando de ello al interesado, caso en el cual los términos para decidir se ampliarán en diez (10) días más.

ART. 12.—Formalidad de la respuesta. En la respuesta al interesado se citará como referencia el número de radicación de la petición a fin de que el supervisor de archivo y correspondencia haga constar fecha de respuesta en el libro correspondiente.

ART. 13.—Notificaciones. Una vez se resuelve el derecho de petición, la decisión será comunicada en la misma forma en que fue presentada por el interesado.

Cuando se resuelva un derecho de petición en interés particular y que sea susceptible de recurso se deberá notificar en los términos de los artículos 44 y siguientes del Código Contencioso Administrativo. Cuando la respuesta a un derecho de petición de información es negativa se deberá notificar al interesado y al Ministerio Público.

ART. 14.—Presentación de informe mensual. El coordinador de correspondencia y archivo, o quien haga sus veces, presentará mensualmente un informe al secretario general de las peticiones y consultas que no hayan tenido respuesta oportuna, indicando el nombre del funcionario responsable para efectos de aplicar las medidas disciplinarias de que trata el artículo 76 del Código Contencioso Administrativo en concordancia con las previstas en la Ley 200 de 1995.

CAPÍTULO 4

Petición de información y consulta

ART. 15.—Consulta de documentos. La consulta de los documentos a que se refieren los artículos 17 a 24 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 12 de la Ley 57 de 1985, y la expedición de copias simples, que no tengan el carácter de reservadas conforme a la Constitución Política o la ley, se hará en horas de despacho al público y, si fuere necesario, en presencia de un empleado asignado al efecto.

ART. 16.—Reserva de documentos. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos éstos el documento adquiere carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.

ART. 17.—Reserva de las investigaciones. Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copias que sobre estas actuaciones expidan los funcionarios, a solicitud de los particulares, se incluirán siempre las de los documentos en que se consignen las explicaciones de las personas inculpadas.

De conformidad con el artículo 33 de la Ley 190 de 1995, harán parte de la reserva las investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás órganos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos; los fallos serán públicos.

Lo anterior sin perjuicio de que el investigado tenga acceso a la investigación.

La violación de la reserva será causal de mala conducta y la entidad deberá verificar una investigación interna y explicarle a la opinión las posibles razones del hecho.

PAR.—Si un documento es reservado el secreto se aplicará exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio.

ART. 18.—Oponibilidad de la reserva. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar las reservas de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo.

ART. 19.—Negación de petición de información. La administración sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopias de los mismos, mediante providencia motivada que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Evento en el cual se deberá notificar tanto al peticionario como a la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con lo establecido en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 9º, numeral d) de la Ley 201 de 1995.

Si la persona interesada insistiere en su solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo competente, decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente.

ART. 20.—Documentos publicados. Cuando la solicitud de consulta o de expedición de copias verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, así lo informará la administración, indicando el número y la fecha del diario, boletín o gaceta en que se hizo la divulgación. Si este último se encontrare agotado, se deberá atender la petición formulada como si el documento no hubiere sido publicado.

ART. 21.—Solicitud de copias. Si la solicitud de copia o fotocopia de documentos la hace un periodista acreditado, como representante de un medio de comunicación se tramitará preferencialmente.

ART. 22.—Término para resolver petición de información. Las peticiones a que se refiere el artículo 16 de la presente resolución deberán resolverse por las autoridades correspondientes en un término máximo de diez (10) días. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia el correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes.

El funcionario renuente, será sancionado con la pérdida del empleo.

ART. 23.—Examen de documentos. Para garantizar la consulta de los documentos que reposan en las diferentes dependencias del ministerio, en los términos consagrados en la Ley 57 de 1985, la secretaría general atenderá las solicitudes que en esta materia se presenten ante el ministerio, luego de que el interesado compruebe que agotó la instancia con el funcionario correspondiente.

ART. 24.—Absolver consulta al público. En cumplimiento de lo establecido por el artículo 26 del Código Contencioso Administrativo, los viceministros, el secretario general, el jefe de la oficina asesora jurídica, jefe oficina asesora de control interno, los jefes de división, o quien haga sus veces, tendrán a su cargo el deber de absolver las consultas del público, en audiencias que concederán los días martes y jueves de 2 a 5 p.m.

PAR.—Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de la entidad, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución; dicha advertencia se hará a los consultantes.

ART. 25.—Consultas. Las respuestas a las consultas elevadas no comprometen la responsabilidad del ministerio, ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución. El funcionario al contestar una consulta deberá dejar constancia de ello.

ART. 26.—Aplicación. Las normas consignadas en los artículos anteriores serán aplicables a las solicitudes que formulen los particulares para que se les expidan certificaciones sobre documentos que reposen en las oficinas públicas o sobre hechos de que estas mismas tengan conocimiento.

ART. 27.—Copias auténticas. Delégase en el secretario general la facultad de autorizar la consulta y expedición de las copias o fotocopias de las providencias emanadas del ministerio, tales como decretos, resoluciones, autos, entre otros, que reposen en dicho despacho autenticadas si el interesado así lo desea.

PAR. 1º—En los demás casos, el coordinador de correspondencia y archivo, será la encargada de autorizar dicha consulta y/o expedición de copias y autenticación de documentos tales como oficios, reglamentos, entre otros, que se encuentren en el archivo del ministerio.

ART. 28.—Valor de las copias. Fíjase en sesenta pesos ($ 60.00) el valor de la expedición de cada fotocopia, que deberá ser cancelado previamente por el interesado en la oficina de centro de información ciudadana quejas y reclamaciones del ministerio y el correspondiente recibo de pago se utilizará para solicitar la expedición de las fotocopias respectivas. Dicho valor será reajustado anualmente conforme al índice de precios al consumidor (Res. 81468, jul. 5/96).

PAR. 1º—La oficina centro de información ciudadana, mensualmente consignará los dineros recaudados en la cuenta del fondo rotatorio del Ministerio de Minas y Energía junto con informe para la oficina de tesorería del ministerio.

PAR. 2º—Las fotocopias de carácter oficial que requieran los directivos del ministerio serán solicitadas con las autorizaciones de que tratan las normas anteriores a la división administrativa y el funcionario solicitante asume la responsabilidad por el carácter oficial y necesario de las copias que pida.

TÍTULO 2

De las quejas y reclamos

ART. 29.—Presentación de quejas y reclamos. Las quejas y reclamos se presentarán por escrito, en forma verbal, o mediante la línea de atención al ciudadano, las cuales deberán contener los requisitos del artículo 3º de la presente resolución, además se deberá expresar el nombre de la entidad y/o funcionario contra quien se dirige y los motivos en que la sustenta.

ART. 30.—Oficina de quejas y reclamos. A través de la oficina de centro de atención al ciudadano, funcionará esta dependencia, la cual estará encargada de recibir y tramitar las quejas y reclamos que formulen los ciudadanos por el mal funcionamiento o incumplimiento de la misión por parte de la entidad y/o por sus funcionarios.

Esta oficina será dirigida por el despacho del secretario general del Ministerio de Minas y Energía, quien designará a los funcionarios y el funcionamiento de la misma.

ART. 31.—Funciones. La oficina de quejas y reclamos tendrá entre otras las siguientes funciones:

• Presentar informes mensuales a la secretaría general sobre el desempeño de sus funciones indicando número de quejas recibidas, áreas relacionadas con ellas y recomendaciones principales presentadas por los particulares, con el objeto de prestar un mejor servicio.

• Coordinar y administrar la información con la línea transparente.

• Informar al ciudadano sobre los temas que maneja el ministerio, tales como su misión y organización, los procesos contractuales que se adelantan, entre otros.

• Atender la línea telefónica gratuita, la cual estará disponible las veinticuatro (24) horas del día, para que los ciudadanos reporten cualquier recomendación, queja, reclamo o crítica relacionada con las funciones de este ministerio.

PAR.—De conformidad con el inciso segundo del artículo 53 de la Ley 190 de 1995, la oficina asesora de control interno deberá vigilar la atención que preste esta dependencia de acuerdo con las normas vigentes y rendirá un informe semestral al despacho del señor ministro, en coordinación con la secretaría general, sobre el particular.

ART. 32.—Presentación de informe. La secretaría general de este ministerio, presentará un informe trimestral ante el señor ministro sobre el desempeño de esta dependencia.

ART. 33.—Recepción de quejas. Una vez presentada la queja o reclamo, ya sea verbalmente, por escrito o mediante la línea gratuita, se procederá a su radicación, la cual será especialmente determinada para esta dependencia, y contendrá como mínimo los siguientes datos: fecha y hora de recibo, nombre del quejoso y su identificación, anexos, dependencia o funcionario a quien se dirige, número y fecha del oficio por el cual se da respuesta.

ART. 34.—Trámite. Las quejas y reclamos se distribuirán a más tardar dentro de las ocho (8) horas siguientes a su recibo por parte de la oficina de quejas y reclamos, la cual la remitirá a la dependencia correspondiente de acuerdo con la naturaleza del asunto.

La dependencia competente deberá investigar la queja o reclamo e implementar los correctivos que sean necesarios.

ART. 35.—Término. Las quejas y reclamos se deberán resolver dentro de los quince (15) días siguientes a su recibo.

TÍTULO III

De la participación ciudadana y comunitaria

ART. 36.—Participación ciudadana. Definición. La participación ciudadana en el ministerio es un mecanismo democrático de representación en las diferentes instancias de participación, concertación, control y vigilancia de la gestión del ministerio, sin detrimento de la autonomía que le es propia.

ART. 37.—Participación en la contratación. Las asociaciones cívicas, comunitarias, de profesionales, benéficas, o de utilidad común, podrán denunciar ante las autoridades competentes las actuaciones, hechos u omisiones de los servidores públicos o de los particulares con funciones públicas que constituyan delitos, contravenciones o faltas en materia de contratación estatal. Para tal efecto, podrán solicitar a las dependencias que correspondan el suministro oportuno de la documentación e información que se requiera, excepto cuando se trate de documentos amparados con reserva.

ART. 38.—Veedurías. Las organizaciones civiles, de conformidad con el artículo 100 de la Ley 134 de 1994, podrán mediante veedurías ciudadanas o juntas de vigilancia a nivel nacional o territorial, vigilar la gestión pública que se adelante y los resultados de la misma.

En ejercicio del derecho de la participación ciudadana y comunitaria no podrá adelantar, suspender, atrasar o entorpecer la expedición de ningún acto administrativo.

ART. 39.—Representación. Quien pretenda actuar ante el ministerio a nombre de una asociación cívica, comunitaria, de profesionales, benéficas o de utilidad común, deberá acreditar previamente la existencia y representación de la asociación por medio de la documentación respectiva.

TÍTULO IV

Disposiciones generales

ART. 40.—Remisión. Lo no previsto en la presente resolución se regirá por lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo y en las demás normas que lo modifiquen o reformen.

ART. 41.—Reglamento. El presente reglamento hace parte del inventario devolutivo de cada oficina. El jefe de cada dependencia lo deberá conocer y divulgar entre sus subalternos.

ART. 42.—Vigencia. La presente resolución comenzará a regir quince (15) días después de la revisión y aprobación por parte de la Procuraduría General de la República al tenor de lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 32 del Código Contencioso Administrativo y de su publicación por una sola vez en el Diario Oficial.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 18 de mayo de 1998.

(Nota: La Resolución 81665 de 1998 del Ministerio de Minas y Energía, aclaró que la presente resolución no se encuentra vigente, por haber sido publicada en el Diario Oficial por error involuntario de la administración).

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