RESOLUCIÓN 816 DE 2004 

(Marzo 24)

“Por la cual se regula la difusión, acceso y utilización de la información en los sistemas de seguridad social integral y de protección social administrados por el Ministerio de la Protección Social”.

El Ministro de la Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 2º del Decreto-Ley 205 de 2003,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 15 de la Constitución Política, conforme al desarrollo jurisprudencial, consagra tres derechos fundamentales constitucionales autónomos: El derecho a la intimidad, el derecho al buen nombre y el derecho al hábeas data cuyo núcleo esencial está constituido por el derecho a la autodeterminación informática;

Que el artículo 20 de la Constitución Política establece la “libertad informática” como la garantía que tiene toda persona de informar y recibir información veraz e imparcial, la cual tiene como limitantes el derecho a la intimidad, el derecho al buen nombre y el derecho al hábeas data o a la autodeterminación informática;

Que los datos que integran los sistemas de información de los sistemas de seguridad social integral y de protección social, obtenidos por el Ministerio de la Protección Social, a través de diferentes fuentes, se encuentran sujetos a las limitantes enunciadas anteriormente;

Que de acuerdo con lo previsto en los artículos 276 de la Ley 100 de 1993 y 14 del Decreto 1406 de 1999, la información relativa a las bases y la autoliquidación de aportes al sistema de seguridad social integral que figuren en las declaraciones respectivas, tendrá el carácter de información reservada;

Que conforme a lo establecido en el artículo 173 de la Ley 100 de 1993, es función del Ministerio de la Protección Social reglamentar “... la transferencia y difusión de la información en el subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del sistema de seguridad social...”;

Que de acuerdo con lo establecido en el numeral 10 del artículo 2º del Decreto-Ley 205 de 2003, es función del Ministerio de la Protección Social regular los mecanismos para el tratamiento, análisis y utilización de la información de los sistemas de seguridad social integral y de protección social;

Que de acuerdo con lo anterior, es necesario que el ministerio defina las políticas de acceso a los datos o a la información del sistema integral de información de protección social,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto y ámbito de aplicación. La presente resolución tiene por objeto definir los requisitos, procedimientos y seguridades requeridos para que las personas naturales o jurídicas puedan acceder o divulgar la información presentada en medio físico, medio magnético, archivos o bases de datos de los sistemas de información administrados por el Ministerio de la Protección Social, teniendo en cuenta que la información personal en ellos contenida debe observar el principio de responsabilidad compartida, el cual reconoce la existencia de un interés protegido del titular del dato y el principio de cargas mutuas que exige una mayor identificación y conocimiento de la finalidad a mayor información solicitada por un tercero, es decir, con sujeción a los principios de libertad, finalidad, circulación restringida e individualidad, rectores de la administración de datos personales.

En consecuencia, obliga a todas las personas naturales o jurídicas públicas, privadas, mixtas o de economía solidaria; a las entidades cualquiera que sea su naturaleza jurídica, que integran los sistemas de seguridad social integral y de protección social, y a los administradores fiduciarios de los fondos adscritos al Ministerio de la Protección Social.

ART. 2º—Circulación restringida y reserva en el manejo de los datos. La información representada en medio físico, medio magnético, archivos o bases de datos de los sistemas de información administrados por el Ministerio de la Protección Social es de circulación restringida para los terceros totalmente ajenos al ámbito propio en el cual se obtuvo dicha información y deberán ser protegidos con la debida reserva, custodia y conservación y solo podrán ser utilizados para los fines de ley por parte de las personas naturales y jurídicas que accedan a esta.

La información respecto de las bases y la autoliquidación de aportes al sistema de seguridad social integral que figuren en las declaraciones respectivas, tiene el carácter de información reservada.

ART. 3º—Disposición de información. El Ministerio de la Protección Social pondrá a disposición la información estadística misional de manera periódica, a fin de que los usuarios interesados puedan acceder a esta en las páginas web del ministerio o de los administradores fiduciarios de los fondos adscritos al Ministerio de la Protección Social.

ART. 4º—Administración y suministro de la información contenida en las bases de datos. La dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social será la única dependencia competente para administrar las bases de datos y suministrar la información y estadísticas del sistema de información de los sistemas de seguridad social integral y de protección social, en los términos previstos en la presente resolución.

Los administradores fiduciarios de los fondos adscritos al Ministerio de la Protección Social y las demás dependencias del ministerio, no podrán suministrar esta información y en consecuencia, solo se tendrá como información oficial, la obtenida por la dependencia responsable de su administración y suministro.

El contenido y veracidad de los datos que hacen parte del sistema de información o base de datos suministrada, es de exclusiva responsabilidad de la persona natural o jurídica que reporta la información al Ministerio de la Protección Social.

ART. 5º—Solicitud de información general. Las personas naturales o jurídicas podrán acceder solamente a datos relativos a estadísticas oficiales de los sistemas de seguridad social integral y de protección social disponibles en el Ministerio de la Protección Social, mediante el siguiente procedimiento:

1. Deberán presentar solicitud escrita a la coordinación de sistemas de información de la dirección general de planeación y análisis de la política, indicando la utilización que darán a la misma.

2. Con la solicitud adjuntarán el medio en el cual se incluirá la información conforme a los recursos disponibles en el ministerio.

3. La coordinación de sistemas de información de la dirección general de planeación y análisis de la política, evaluará la solicitud, teniendo en cuenta los criterios establecidos en la presente resolución y dará respuesta al peticionario señalando la fecha de su entrega.

4. Una vez aprobada la solicitud, anexarán el recibo de consignación del valor establecido por el servicio conforme a la reglamentación correspondiente.

5. Reclamarán el resultado de la información requerida en la fecha definida por la coordinación de sistemas de información de la dirección general de planeación y análisis de la política.

ART. 6º—Solicitud de datos o información específica. Cuando por razones de competencia legal, una entidad requiera información debe solicitarla por escrito señalando la norma que otorga su competencia, detallando el uso que le va a dar y el procedimiento que va a utilizar. Con base en esta información, el administrador de la información le dará el acceso de acuerdo con las características de la información requerida y con las normas de seguridad informática.

El permiso automáticamente convierte al funcionario y a la institución que accede a los datos o a la información administrada por el ministerio, en responsables de la confidencialidad y seguridad de la información a la cual se le haya brindado el acceso.

ART. 7º—Celebración de contratos o convenios. Cualquier contrato o convenio que realice el Ministerio de la Protección Social con personas naturales o jurídicas y en los cuales se permita el acceso a los datos o información propios de los sistemas de seguridad social integral y de protección social, contendrán una cláusula de confidencialidad de la información y uso exclusivo para el objeto del contrato o convenio.

ART. 8º—Propiedad intelectual. Las bases de datos, estadísticas y demás información de los sistemas de seguridad social integral y de protección social suministrados por el Ministerio de la Protección Social, son de su propiedad y por lo tanto, se hará mención de ella en todos los documentos, estudios o investigaciones que realicen las personas naturales o jurídicas.

ART. 9º—Seguridad de la información. El Ministerio de la Protección Social definirá y adelantará el control y seguimiento, por sí mismo o a través de terceros, del cumplimiento del plan de mitigación, detección y prevención de riesgos del sistema de información de los sistemas de seguridad social integral y de protección social, con el fin de garantizar la seguridad de los datos y de la información a cargo del ministerio, aun cuando esta sea administrada por terceros.

ART. 10.—Incumplimiento. La utilización indebida de los datos o información del Ministerio de la Protección Social dará lugar a las sanciones a que haya lugar.

ART. 11.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de marzo de 2004.

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