Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 818 DE 2018

(Enero 23)

“Por la cual se ordena la publicación del programa de gestión documental (PGD) de la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus fondos adscritos”.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las que le confiere el Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política señala en su artículo 209, que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad;

Que la administración y modernización de los archivos públicos son obligaciones del Estado con el fin de garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley;

Que los documentos constituyen un referente natural de los procesos informativos, elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública;

Que los archivos de gestión son aquellos en donde se produce o reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos tratados, la cual es sometida a una continua utilización y consulta por las mismas dependencias u otras que por necesidad requieren de ella, los cuales deben estar organizados de manera adecuada atendiendo lo establecido en las correspondientes tablas de retención documental;

Que es obligación del Estado fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos de conformidad con los literales f), g) y h) del artículo 4º de la Ley General de Archivos (L. 594/2000);

Que según el artículo 12 de la Ley 594 de 2000 la administración pública será responsable de la gestión de documentos y la administración de sus archivos;

Que el artículo 21 de la mencionada ley establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos;

Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica;

Que la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, reguló el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información y constituye el marco general de la protección del ejercicio del derecho de acceso a la información pública de Colombia;

Que la Ley 1712 de 2014, en su título II artículo 15, señala la obligatoriedad de la elaboración del programa de gestión documental;

Que el Decreto 1080 de 2015. Capítulo V. Artículos 2.8.2.5.1 al 2.8.2.5.15 reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado;

Que la Registraduría Nacional del Estado Civil, mediante Resolución 4115 de mayo de 2016, estableció la política de gestión documental institucional;

Que mediante la Resolución 14301 del 22 de diciembre de 2017, en su artículo primero, se adoptó el programa de gestión documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Ordénese la publicación del programa de gestión documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) y sus fondos adscritos, aprobado por el comité de archivo de la entidad, mediante Acta 06 de diciembre 12 de 2017, en la página web, en la sección de transparencia y acceso a la información pública y en la intranet.

ART. 2º—La difusión y socialización del presente instrumento archivístico estará liderada por la dirección administrativa, a través de la coordinación de archivo y correspondencia y deberá ser dada a conocer a todos y cada uno de los servidores de la RNEC, tanto en la sede central como a nivel desconcentrado.

ART. 3º—La fase de implementación del programa de gestión documental será orientada desde la gerencia administrativa y financiera y será ejecutada por todas las dependencias, en el corto, mediano y largo plazo, de conformidad con lo planificado y establecido en el cronograma del PGD.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de enero de 2018.