RESOLUCIÓN 81946 DE 2008 

(Septiembre 10)

“Por medio de la cual se expide el manual de contratación e interventoría de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa”.

La presidenta de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa,

en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 209 de la Constitución Política, artículos 12 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, y demás decretos reglamentarios, del artículo 37 del Decreto-Ley 2150 de 1995, artículo 9º de la Ley 489 de 1998; y del Acuerdo Interno 01 de 2001,

CONSIDERANDO:

Que la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, es una empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente, vinculada al Ministerio de la Protección Social, cuyo objeto es la explotación como arbitrio rentístico de los juegos definidos en la Ley 643 de 2001 como novedosos, los que en la misma ley expresamente se le asignan y los demás cuya explotación no se atribuya a otra entidad (L. 643/2001, art. 39 y D. 146/2004, art. 1º);

Que el artículo 85 de la Ley 489 de 1998, establece: “... empresas industriales y comerciales del Estado. Las empresas industriales y comerciales del Estado son organismos creados por la ley o autorizados por esta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del derecho privado, salvo las excepciones que consagra la ley, y que reúnen las siguientes características: a) Personería jurídica; b) Autonomía administrativa y financiera; c) Capital independiente, constituido totalmente con bienes o fondos públicos comunes, los productos de ellos, o el rendimiento de tasas que perciban por las funciones o servicios, y contribuciones de destinación especial en los casos autorizados por la Constitución ...”;

Que el artículo 93 de la Ley 489 de 1998, expresa: “... Régimen de los actos y contratos. Los actos que expidan las empresas industriales y comerciales del Estado para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica se sujetarán a las disposiciones del derecho privado. Los contratos que celebren para el cumplimiento de su objeto se sujetarán a las disposiciones del estatuto general de contratación de las entidades estatales” (negrillas fuera de texto);

Que el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 51 del Decreto 2474 de 2008, disponen que las empresas industriales y comerciales del Estado que desarrollen su actividad en mercados monopolísticos, no estarán sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública, y se regirán para su contratación por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad económica y comercial, sin desconocer los principios de la función pública a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del estatuto general de contratación;

Que el artículo 15, del Acuerdo 00(sic) de 2008 de la junta directiva de Etesa, estipula que los contratos que celebre Etesa para el cumplimiento de su objeto, se sujetarán a las disposiciones del estatuto general de contratación de la administración pública.

Que la Ley 643 del 2001, que fija el monopolio rentístico de juegos de suerte y azar, la cual creó a Etesa, en materia de contratación establece: “... ART. 7º—Operación mediante terceros. Reglamentado por el Decreto Nacional 2483 de 2003. La operación por intermedio de terceros es aquella que realizan personas jurídicas, en virtud de autorización, mediante contratos de concesión o contratación en términos de la Ley 80 de 1993, celebrados con las entidades territoriales, las empresas industriales y comerciales del Estado, de las entidades territoriales o con las sociedades de capital público autorizadas para la explotación del monopolio, o cualquier persona capaz en virtud de autorización otorgada en los términos de la presente ley, según el caso ...” (negrillas fuera de texto);

Que el artículo 33 de la Ley 643 de 2001(Reglamentado por el Decreto Nacional 2483 de 2003), establece: “... Modalidades de operación de los juegos localizados. El monopolio rentístico de los juegos localizados será operado por intermedio de terceros, previa autorización y suscripción de los contratos de concesión. El Gobierno Nacional a través del reglamento preparará y aprobará un modelo de minuta contractual denominado “Contrato de concesión para la operación de juegos de suerte y azar localizados a través de terceros”, aplicable a los contratos que se celebren entre la dependencia o entidad administradora de monopolio y el concesionario. Tal minuta contendrá el objeto y demás acuerdos esenciales que de conformidad con la presente ley, y las disposiciones sobre contratación estatal, sean aplicables al contrato de concesión ...” (negrillas fuera de texto);

Que el artículo 2º del Decreto 2482 de 2003. (“Por el cual se reglamenta el artículo 36 de la Ley 643 de 2001”), establece: “... ART. 2º—Operación a través de terceros. La operación del juego de apuestas en eventos deportivos, gallísticos, caninos, y similares, a través de terceros, es aquella que se realiza por personas jurídicas, mediante contratos de concesión celebrados con la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, en los términos de la Ley 80 de 1993” (negrillas fuera de texto);

Que teniendo en cuenta lo previsto en las normas antes transcritas, en lo ordenado en el artículo 37 del Decreto-Ley 2150 de 1995, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 y el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, se estima necesario, para hacer más ágil y eficiente la actividad contractual de la entidad, expedir y adoptar un manual de contratación e interventoría para la celebración, ejecución y el control de contratos o convenios, y sus procedimientos internos;

Que el Acuerdo 00(sic) de 2008, por medio del cual se adoptan los estatutos de Etesa otorga al presidente de la misma, la facultad de crear grupos internos de trabajo, de acuerdo a la estructura y necesidades del servicio;

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 prevé que “Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes”;

Que teniendo en cuenta lo previsto en la norma transcrita, en las reglamentaciones contenidas en los artículos 7º y 14 del Decreto 679 de 1994, lo ordenado en el artículo 37 del Decreto-Ley 2150 de 1995 y el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 estima necesario, para hacer más ágil y eficiente la actividad contractual de Etesa, acudir a las figuras de la delegación y desconcentración de funciones en materia de la celebración de contratos o convenios.

Que en el numeral 17 del artículo 5º del Decreto 146 del 21 de enero de 2004, le atribuye a la presidente de ETESA la facultad de: “Expedir los actos administrativos que le correspondan, los reglamentos y manuales instructivos que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la empresa”;

Que en virtud de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Expedir el siguiente manual de contratación e interventoría el cual será aplicable para la celebración, ejecución, control y liquidación de todos los contratos que requiera la Empresa Territorial para la Salud, Etesa:

Manual de contratación e interventora de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa.

Generalidades

Presentación

Este manual recoge los lineamientos, principios, pautas y procedimientos que deben ser tenidos como guía de aplicación para las modalidades de selección para la escogencia del contratista, que se adelanten en la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, en cumplimiento de la obligación señalada en el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008 y para el desarrollo de las interventorías de los contratos.

Para llevar un control de las modificaciones y actualizaciones del manual de contratación e interventoría de la entidad, se ha diseñado una “hoja de control del manual de contratación de Etesa”, en la cual se insertarán las temáticas que sean modificadas a futuro.

Hoja de control

Manual de contratación e interventoría de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa
Hoja de control
(Actualizaciones y modificaciones)
Versión del manualFecha de publicaciónTemática modificadaNº de foliosFecha de la modificaciónDescripción de la modificación
      
      

Alcance

El presente manual de contratación e interventoría pretende que el ordenador del gasto, los empleados públicos y trabajadores oficiales de la entidad, así como los contratistas, organismos de control y la comunidad en general, cuenten con un instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, en su actividad contractual.

La consulta del contenido del manual de contratación e interventoría de Etesa se puede realizar en la intranet y en el sitio www.etesa.gov.co que es, para todos los efectos, el medio de publicación oficial del manual de contratación.

La Empresa Territorial para la Salud, Etesa, celebra contratos relacionados con su actividad misional (Como son los contratos de concesión que tienen como objeto directo las actividades de explotación como arbitrio rentístico de los juegos definidos en la Ley 643 de 2001 como novedoso, localizados, apuestas en eventos hípicos, gallísticos y similares, y los demás cuya explotación no se atribuya a otra entidad), adicionalmente para la adquisición de bienes y servicios, consultoría, interadministrativos, ... etc.

La Empresa Territorial para la Salud, Etesa, requiere que esta sea una herramienta de fácil consulta, que sea útil, que permita la permanente actualización y ajustes normativos; es por esto que las dudas, sugerencias comentarios y todo tipo de inquietudes serán recibidas y oportunamente resueltas si son allegadas a la dirección electrónica contactenos@etesa.gov.co.

Definiciones

Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administración puede explicar, aclarar, modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Tiene el mismo valor del pliego de condiciones, para los oferentes.

Adición: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor y en algunos casos tiempo. Para las obligaciones contractuales opera la limitante del 50%.

Adjudicar: Se llega a ella porque los factores de ponderación determinan que sí hubo una propuesta que cumplió a cabalidad con los requisitos. La resolución de adjudicación se motiva y se constituye en un acto definitivo. No admite recursos; de manera que quienes estén inconformes solo pueden acudir a la jurisdicción contenciosa administrativa. La adjudicación se hace generalmente en audiencia pública.

Ampliación: Extender en el tiempo, implica solo una prolongación en el tiempo.

Audiencia pública: Sesión pública de una entidad, juzgado o tribunal, de ordinario dedicada a debates, a la presentación de alegatos, así como a pronunciar decisiones (auditorio, conciliación, sala de deliberación).

Autonomía de la voluntad contractual: Es la capacidad o facultad que tiene una entidad o una persona jurídica para adquirir obligaciones y esa autonomía es derivada de la ley.

Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: Aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Bienes y servicios de común utilización: Aquellos requeridos por la entidad y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.

CDP: Es el certificado de disponibilidad presupuestal, cuya función o propósito es el garantizar la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos y para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo.

Centro de costo (K): Si la compra del bien o servicio está destinada contablemente a un área o unidad específica, en la Empresa Territorial para la Salud, Etesa.

Cláusula: Hace referencia a lo que se estipula en el contrato, son las estipulaciones contractuales. Las cláusulas del contrato concretan el objeto, los términos (Plazo, valor, ... etc.), las condiciones y obligaciones del contrato. En general son los acuerdos a que llegan contratante y contratista, que se plasman en su contenido.

Cláusula exorbitante: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad pública contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares.

En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas.

Comodato: El comodato es un contrato a través del cual, una parte llamada comodante, da en préstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilitó su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito.

Concomitantes: Circunstancias concurrentes de tiempo, modo y lugar.

Contrato: Acuerdo de voluntades donde se crean obligaciones. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato interadministrativo.

Cronograma de la contratación: Formato denominado hoja de ruta que registra la ruta de todo proceso contractual, en el cual se encuentran los términos o plazos estipulados para llevar a cabo todo el proceso de contratación; desde la etapa precontractual o de estudios técnicos, hasta la postcontractual o de liquidación.

Declaración desierta de una licitación, selección abreviada o concurso de méritos: Tal declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.

La declaración desierta procede cuando no se presente oferta alguna o ninguna oferta se ajuste al pliego de condiciones o, en general, cuando falte voluntad de participación, Etesa, si persiste la necesidad de contratar, deberá adelantar un nuevo proceso de acuerdo con los artículos 44, parágrafo 2º, 48 y 72 del Decreto 2474 de 2008.

Delegación transitoria: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación. Se le puede delegar al responsable del área en la que se va a desarrollar el contrato, algunas funciones que normalmente corresponderían al representante legal o al responsable del contrato que está del lado de la entidad estatal.

Derogar: Quitar, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepción hecha en una determinada materia o en un caso particular, a una norma general que sigue vigente.

EICE: Empresas industriales y comerciales del Estado.

Ejecutar el contrato: Es cuando se realiza dicho contrato; en el inicio de la ejecución es preciso la aprobación de la garantía por la entidad, siempre que esta ampare el cumplimiento oportuno e idóneo del respectivo contrato de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 679 de 1994 y la existencia de disponibilidad presupuestal, salvo si se trata de recursos de vigencias futuras.

Estudio técnico: Es aquel que se hace por interés de controlar y de predecir. Es el estudio que busca explicar los fenómenos con el fin de poderlos manejar mejor. Este estudio tiene un propósito, una estructura, un modelo, una evaluación y una explicación.

Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación. Recursos propios, recursos Nación.

Garantías: Los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.

Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento.

Interventor o supervisor: Se entiende como agente, contratado o de planta, que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.

Como regla general para lograr una adecuada supervisión o interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad deberá tener en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero y técnico.

Licitación: Según Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, este es el proceso que debe regir la contratación del Estado, con el fin de garantizar una elección imparcial del contratista que sea la mejor opción para proteger los intereses del Estado, cumpliendo con los principios y deberes que deben regir la contratación administrativa.

Liquidación: Es el procedimiento, mediante el cual, una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no a paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.

Manejo de anticipo: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50% y ese anticipo que generalmente se refiere a la inversión de los recursos que se entregan anticipadamente debe ser vigilado por el interventor o supervisor del respectivo contrato. El anticipo puede ser destinado para la apropiación presupuestal, es decir para el pago del personal o compra de materiales entre otros.

Minuta: Extracto o borrador que se hace, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.

Multa: Se presenta cuando el contratista incumple parcialmente una o más cláusulas del contrato. Para algunos tratadistas, no es considerada una sanción, sino más bien un enérgico llamado de atención, con el fin de que el contratista dé cabal cumplimiento a lo pactado.

Notificación de pólizas: Una póliza se notifica cuando el contratista la adquiere y se la remiten a la entidad contratante, o cuando se incurre en un riesgo de los contenidos en la póliza y se le notifica al contratista que se incurrió en dicho riesgo.

Normograma: Conjunto de normas, políticas y reglamentos que especifica la base legal.

Otrosí: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por sí solo alteración alguna en valor ni tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.

PAC: Es el plan anual mensualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos fondos a través de un período de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.

CRP: Certificado de registro presupuestal, documento presupuestal que se expide para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin y deben contar con él todos los compromisos de los procesos de contratación generados en la Empresa Territorial para la Salud, Etesa.

Los pedidos de CRP, en lo que respecta a los procesos que se regulan mediante el presente manual solo se pueden en relación con un contrato que se ha perfeccionado con la firma de las partes.

Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será posible. En el contrato existe el plazo de ejecución, plazo para liquidación, ... etc.

Precalificación: La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un solo proceso de concurso de méritos se denominará lista corta. La que se realice para varios concursos de méritos determinados o determinables se denominará lista multiusos.

Póliza del contrato: Es un documento de respaldo o garantía, que se utiliza debido a que los contratos administrativos tienen unos riesgos en los cuales podría incurrir el contratista, por esta razón las compañías aseguradoras venden una póliza de carácter general que cubren todos los riesgos que pueden ocurrir en el desarrollo del contrato.

Prórroga: Plazo por el cual se continúa o se prolonga en el tiempo; renovar una relación jurídica implicando a todas las partes obligadas. Implica adicionar más valor y más tiempo para que se desarrolle el mismo objeto contractual.

Proyecto de pliego: El pliego de condiciones o invitación contiene los requisitos objetivos de participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a regular, liquidación, (son nulas de pleno derecho las estipulaciones que hagan renunciar a futuras reclamaciones).

Según el Decreto 2474 de 2008 artículo 6º, hace parte del contenido del pliego: el objeto, reglas de evaluación ponderadas en forma precisa, condiciones técnicas, presupuesto oficial, formas de pago, criterios de desempate, especificaciones técnicas, condiciones contractuales, documentos y plazos de presentación de ofertas.

Resolución de adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un contrato a una persona determinada, bien sea natural o jurídica.

Resolución de apertura: Es un acto de trámite muy importante; señala el término de la licitación. Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la entidad. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad.

Rubro o posición presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.

RUP: Registro único de proponentes. Le otorga calidades al contratista, lo clasifica y lo califica. Para poder celebrar contratos de mayor cuantía con el Estado se requiere estar inscrito en él. El Registro único de proponentes contiene información que clasifica a los contratistas en: constructores, consultores, proveedores (suministro, compra de bienes muebles).

RUPR: Registro único de precios de referencia, SICE. Quién requiere el bien o servicio: Cualquier dependencia que pertenece a la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, que tiene la necesidad de incorporar un bien o servicio.

Secop: Sistema electrónico de contratación pública.

SEM: Sociedades de economía mixta.

SICE: Sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal.

Sociedad: Agrupación natural o pactada de personas, que constituyen una unidad distinta de cada uno de sus individuos, con el fin de cumplir mediante la mutua cooperación todos o algunos de los fines propuestos.

Solemnidad: Formalidad particular (recepción hecha por un funcionario público, redacción de un documento auténtico, ceremonial, gesto o palabra), a cuyo cumplimiento está subordinada la validez de un acta. Autenticidad, formalismo.

Tipo de imputación: Indica la manera como deben contabilizarse las compras de bienes o servicios.

Tratamiento tributario: Seguimiento que se le debe hacer al contrato frente a las obligaciones relativas con las autoridades de carácter tributario.

Valor de los pliegos: La adquisición de los formularios que contienen las condiciones a las cuales se tienen que someter las personas naturales o jurídicas que aspiran a contratar con la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, no podrán ser objeto de cobro alguno. Respecto de la expedición de copias de estos documentos se seguirá lo dispuesto en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo.

Veedurías ciudadanas en la contratación estatal: Establecidas de conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en todas las etapas del proceso de contratación. Es obligación de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, de convocarlas para adelantar el control social, para lo cual la entidad debe suministrar toda la información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página web de la entidad.

Responsabilidad

La responsabilidad de la aplicación de los procedimientos de este manual, es de los funcionarios y contratistas que realizan actividades de apoyo a la gestión, encargados de la contratación al interior de la entidad. Con base en lo anterior, todos los servidores públicos encargados de la actividad contractual, deberán consultar y seguir paso a paso los procedimientos establecidos, de acuerdo a la modalidad de selección.

• Presidente.

• Secretario general.

• Vicepresidentes.

• Jefe oficina asesora jurídica.

• Asesor de presupuesto.

• Asesor de talento humano y recursos físicos.

• Profesional universitario de talento humano y recursos físicos.

• Contratista adquisición de bienes y servicios.

• Asesor de transferencias y pagos.

Estructura

La estructura de este manual de contratación e interventoría comprende siete (07) capítulos que se desarrollan, así:

CAPÍTULO I

Aspectos jurídicos

Contenido: En este capítulo se definen los principios jurídicos que regulan la actividad contractual de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, tanto los de orden legal (normatividad externa), como los que la entidad (normatividad interna) ha adoptado como pilar de su política en materia contractual. Así mismo expone y delimita el campo de aplicación de las normas contractuales que sustentan el manual de contratación e interventoría y define con exactitud las competencias y responsables de las actividades para llevar a cabo la contratación al interior de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa.

Igualmente, se describen las modalidades de selección aplicables al interior de la entidad y sus características, según se trate de contratos relacionados con la actividad misional o la adquisición de bienes y servicios.

Esta normatividad interna y externa podrá ser consultada ágilmente haciendo uso de los hipervínculos que para el efecto fueron diseñados.

1. Principios.

La Empresa Territorial para la Salud, Etesa, se involucra contractualmente buscando el debido cumplimiento de los fines del Estado, para lo cual en el presente manual de contratación e Interventoría se tendrán como prevalentes los principios generales de la función pública y los que rigen la contratación estatal. De igual manera, en las actividades contractuales se aplicarán las normas que rigen la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo. Para el efecto se tiene en cuenta los siguientes principios:

Igualdad: Los proponentes y contratistas de Etesa no serán objeto de trato discriminatorio alguno. Según este postulado, la empresa no concederá ventajas injustificadas que alteren la libre competencia entre los proveedores y pondrá a disposición de todos ellos de manera simultánea y sin ningún tipo de privilegio o trato especial, la totalidad de la información necesaria para su participación.

Moralidad: Las decisiones de Etesa se inspirarán en postulados éticos, en el estricto respeto del orden jurídico aplicable, y en el ejercicio conforme a derecho de las facultades que el mismo le concede, en procura de alcanzar exclusivamente los fines de la contratación de la empresa.

Eficacia. Los funcionarios de Etesa adelantarán los procesos de adquisición y contratación buscando la materialización y el logro de los propósitos que los animan.

Economía: Los recursos destinados para el proceso de adquisición de bienes y servicios de Etesa serán administrados y ejecutados con austeridad, teniendo como referente la adquisición de los bienes, servicios y obras de la calidad requerida para la satisfacción de sus necesidades. La gestión contractual se desarrollará utilizando herramientas de gerencia que resulten necesarias para reducir sus costos de transacción y empleando los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

Celeridad: Los funcionarios Etesa adelantarán los procesos de adquisición y contratación ágilmente, evitando dilaciones injustificadas.

Transparencia: La selección de los contratistas se hará a través de los métodos, procedimientos y causales señaladas en el presente manual y con sujeción a los criterios de evaluación señalados en las invitaciones a presentar ofertas. No se incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento. La escogencia por lo general tendrá lugar a través de licitación pública y convocatoria pública y por excepción por otras modalidades. Los interesados tendrán la oportunidad de controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten. Oportunidad que se traduce en la posibilidad de examinar todas las actuaciones adelantadas en el proceso y solicitar que la adjudicación se realice en audiencia pública. Se dará oportunidad de obtener copias de cualquiera de las actuaciones. Etesa actuará con claridad en el proceso pre y contractual. Existirá claridad en los pliegos de condiciones, requisitos y demás factores de selección; motivación de los actos administrativos; ... etc. Se procurará la selección objetiva del contratista, que deviene de la escogencia de la oferta más favorable, que tiene lugar cuando la suma de los factores de ponderación le dan la calificación más alta al escogido.

Debido proceso: Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la ley y del presente reglamento.

Planeación. Previo a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, Etesa elaborará los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia. Toda contratación responderá a una planificación encaminada al cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades de la entidad. Este principio de planeación contractual en armonía con los de interés general y legalidad, procura recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual, la selección de contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de manera alguna, producto de la improvisación.

Principio de responsabilidad: Los servidores públicos y contratistas de Etesa buscarán el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilarán la correcta ejecución del objeto contratado y velarán por los intereses de la empresa. Los contratistas responderán y la empresa velará por la buena calidad y correcta ejecución del objeto contratado.

Principio de selección objetiva: En virtud de este principio la selección de los contratistas se hará al ofrecimiento más favorable teniendo en cuenta los criterios que para el efecto fueron incluidos en las invitaciones a presentar propuestas y sin que se tengan en consideración factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En ningún caso se calificarán circunstancias del proponente, salvo en lo que de manera especial se dispone en relación con la calificación en materia de consultoría.

Principio de imparcialidad: Las decisiones de Etesa se basarán en criterios objetivos, sin que sea posible discriminar a los proponentes en manera alguna.

Principio de publicidad: Etesa llevará a cabo sus procedimientos de contratación y ejecutará sus contratos poniendo a disposición de los interesados y los participantes en los procedimientos de selección, la información necesaria para garantizar su eficaz participación en cada procedimiento, pudiendo mantener en reserva la información industrial, comercial y empresarial en los términos del artículo 85 de la Constitución Política y 8º del Decreto 2474 de 2008.

— La continuidad: La cual pretende que la aplicabilidad del modelo que se ha adoptado trascienda en el tiempo para así dotar de certeza y lograr agilidad al momento de la toma de decisiones en materia contractual.

— La funcionalidad: Condiciona, desde su base, todos los procesos contractuales de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa; esto, debido a que la estructura funcional de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, juega un rol determinante al momento de establecer la competencia para los diferentes objetos contractuales, los cuales sirven como medio o fin para la relación con los clientes internos y externos, de la entidad.

— La interdisciplinariedad: No solo es un principio rector del nuevo modelo de contratación de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, sino que además representa un valor, ínsito en cada proceso contractual al concurrir un recurso humano compuesto por diversas disciplinas, donde lo administrativo y logístico, lo técnico propio a cada dependencia, lo jurídico, los conceptos colegiados, entre otros, enriquecen considerablemente todas y cada una de las etapas del proceso de contratación, que interactúan de manera transversal y horizontal.

— La legalidad, en las actuaciones de todos y cada uno de los servidores públicos que participen de alguna manera en cualquiera de las modalidades de selección deben regirse por los postulados de la transparencia, la objetividad, la economía, la responsabilidad y los demás postulados que rigen la función administrativa (L. 80/93, art. 23).

2. Régimen aplicable:

A la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, le es aplicable el régimen contractual establecido en el estatuto general de la contratación estatal Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 643 de 2001, demás normas reglamentarias y por las disposiciones del presente manual.

3. Competencia para contratar:

La competencia para la celebración de los contratos y dirigir todos los procesos relacionados con esta actividad radica en el presidente de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa.

En virtud de la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, el presidente de Etesa puede delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo, ejecutivo o asesor. Sin que por esto, quede exonerado de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual (L. 1150/2007, art. 21).

Se entiende por desconcentración, la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio.

El Decreto 679 de 1994 en su artículo 7º, y el Decreto 2150 de 1995 en su artículo 37, posibilitan la delegación de funciones sin consideración a la cuantía en materia contractual.

También, la Ley 489 de 1998 en su artículo 9º autoriza la delegación referida en todos aquellos empleados del nivel directivo y asesor vinculados a la entidad.

4. Delegaciones:

Al (la) secretario (a) general:

Se delega en el (la) secretario (a) general de Etesa la función de atender las fases estudios y documentos previos, celebración, ejecución y liquidación de los contratos o convenios con personas públicas o privadas, en los términos de la presente resolución, hasta el equivalente en pesos colombianos de 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes. En desarrollo de esta delegación podrá:

— Prestar la asesoría legal necesaria a los interesados en cuanto a los trámites contractuales relacionados con la delegación, con el apoyo del área de contratación.

— Suscribir en nombre de la entidad los contratos en la cuantía delegada, sus adiciones, prórrogas y modificatorios, velar por su legalización, y liquidarlos.

— Solicitar el interventor los informes que se requieran en relación con el cumplimiento desarrollo de la ejecución del contrato y el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

— Declarar el incumplimiento de los contratos delegados e imponer las multas y sanciones de ley cuando sea el caso.

Para el adecuado cumplimiento de la delegación, desarrollará las siguientes funciones:

— Revisión de legalización y numeración de los contratos o convenios que suscriba Etesa.

— Llevar en consecutivo numérico la relación de los contratos que se le delegan, con el apoyo del profesional universitario de recursos físicos.

— Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados en ejercicio de la delegación, determinando por lo menos los siguientes aspectos: fecha de suscripción; número del contrato; nombre del contratista: objeto; valor; plazo de ejecución o plazo de entrega; dependencia solicitante; tipo de contrato (Con formalidades, sin formalidades, orden, convenio); estado (vigente, en liquidación, liquidado, proceso administrativo, etc.) y observaciones con el apoyo del profesional universitario de recursos físicos.

— Remitir al archivo central de Etesa los contratos celebrados en ejercicio de la delegación una vez estén debidamente legalizados, con el apoyo del profesional universitario de recursos físicos.

— Verificar los soportes de los contratos o convenios que suscriba Etesa y requerirlos a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores o inspectores, cuando fuere necesario.

— Revisar y suscribir las actas de liquidación de los contratos o convenios delegados, elaborados por el interventor y en conjunto con el mismo.

— Elaborar y presentar los informes que requieran los organismos de control con la periodicidad por ellos exigidos, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado, en cuanto a la contratación delegada.

— Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.

Al vicepresidente comercial:

Se delega en el vicepresidente comercial de Etesa la función de expedir el acto administrativo de autorización, para operar juegos localizados de suerte y azar, de conformidad con los artículos 7º, 32, 33, 35 y concordantes de la Ley 643 de 2001, el Decreto 2483 de 2003, el Decreto 1905 de 2008 y el Decreto 2150 de 2008.

En desarrollo de esta delegación, el (la) vicepresidente comercial está facultado para:

— Prestar la asesoría necesaria a los interesados en relación con el trámite de la autorización para la operación de juegos localizados.

— Evaluar, calificar y exigir la documentación requerida para obtener la autorización para operar los juegos localizados según la ley y la reglamentación expedida por Etesa.

— Expedir el acto administrativo de autorización el cual debe ser remitido a la oficina asesora jurídica para su notificación y a efectos de suscribir el contrato de concesión.

— Declarar mediante acto administrativo el decaimiento de la autorización para la operación de los juegos localizados.

— Revocar directamente el acto administrativo de autorización para la operación de juegos localizados, de conformidad con la ley.

Al jefe de la oficina asesora jurídica:

Se delega en el jefe de oficina asesora jurídica, de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa:

a) La función de atender las fases previa, concomitante y posterior del contrato de concesión, para operar juegos de suerte y azar en la modalidad de localizados.

En desarrollo de esta delegación el jefe de oficina asesora jurídica, podrá:

— Prestar la asesoría legal necesaria a los interesados en relación con los trámites legales de la contratación delegada.

— Suscribir en nombre de la entidad los contratos de concesión respectivos, sus adiciones, prórrogas y modificatorios, y velar por su legalización, y liquidarlos, así como declarar su incumplimiento e imponer las multas y sanciones de ley cuando sea el caso.

Aprobar las garantías, adendos y sus modificatorios que se presenten o se requieran en desarrollo de los contratos de concesión de juegos localizados.

— Solicitar el interventor los informes que se requieran en relación con el cumplimiento desarrollo de la ejecución del contrato y el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

Para el adecuado cumplimiento de la delegación, desarrollará las siguientes funciones:

— Revisión de legalización y numeración de los contratos que suscriba Etesa para la operación de los juegos de suerte y azar localizados.

— Llevar en consecutivo numérico la relación de los contratos que se le delegan.

— Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados a nombre de Etesa, en ejercicio de la delegación, determinando por lo menos los siguientes aspectos: fecha de suscripción: número del contrato; nombre del contratista: objeto; valor; plazo de ejecución o plazo de entrega; dependencia solicitante; tipo de contrato (Con formalidades, sin formalidades, orden, convenio): estado (vigente, en liquidación, liquidado, proceso administrativo, etc.) y observaciones.

— Remitir al archivo central de Etesa los contratos celebrados en ejercicio de la delegación una vez estén debidamente legalizados.

— Verificar los soportes de los contratos o convenios que suscriba Etesa y requerirlos a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores o inspectores, cuando fuere necesario.

— Revisar o elaborar las actas de liquidación de los contratos o convenios delegados.

— Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control con la periodicidad por ellos exigidos, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado, en cuanto a la contratación delegada.

— Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.

b) La función de aprobar la garantía única, la garantía de responsabilidad civil extracontractual o cualquier otra que se constituya con ocasión de la actividad contractual de la empresa conforme a la naturaleza y contenido del contrato o convenio celebrado, sin importar su naturaleza.

5. Conformación del comité asesor y evaluador para la evaluación de las propuestas:

Se integra el comité asesor para la evaluación de las propuestas que se presenten dentro de los procesos de contratación de las modalidades de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, el cual está conformado así:

1. La evaluación jurídica: Está a cargo de la oficina asesora jurídica de Etesa, a través de:

— Jefe de la oficina asesora jurídica.

— Profesional especializado de la oficina asesora jurídica.

— Un profesional de apoyo de la oficina asesora jurídica: Que será designado por el jefe de la oficina asesora jurídica.

2. La evaluación técnica: Según la contratación, en los siguientes términos:

a) Contratación de juegos novedosos y apuestas en eventos hípicos, gallísticos y similares: Está a cargo de la vicepresidencia comercial de Etesa, a través de:

— Vicepresidente comercial.

— Asesora de operación comercial.

— Un profesional de apoyo del área comercial: Que será designado por el vicepresidente comercial.

b) Contratación de adquisición de bienes, servicios, consultorías, ... etc.:

— Vicepresidente o jefe del área que solicitó la contratación.

— Asesor o profesional especializado del área.

— Un profesional de apoyo a la gestión: Que será designado por el vicepresidente comercial.

3. La evaluación económica y financiera: Está a cargo de la vicepresidencia financiera de Etesa, a través de:

— Vicepresidente financiero.

— Asesor (a) de contabilidad o de presupuesto.

— Un profesional de apoyo de la vicepresidencia financiera: Que será designado por el vicepresidente financiero.

En todo caso para la contratación inferior al 10% de la menor cuantía el comité de compras hará las veces de comité evaluador.

6. Procedimientos legales y básicos de la contratación:

La Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus normas reglamentarias y complementarias, establecen las exigencias legales que debe cumplir todo proceso según la modalidad de contratación que se adelante, según si se trata de una licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa. Toda modalidad de selección está comprendida por tres etapas: precontractual, contractual y postcontractual, las cuales se esquematizan así:

Etapas de todo proceso contractual en Etesa
Etapa precontractualEtapa contractualEtapa poscontractual

6.1. Las etapas del proceso de contratación:

6.1.1. Etapa precontractual:

La etapa precontractual, constituye la determinación o definición de la necesidad de un proceso contractual, en la cual se establece lo que pretende, lo que quiere, implica y necesita contratar Etesa.

La dependencia que pretende celebrar un contrato debe sustentar el origen de la necesidad, es decir, debe definir la carencia a subsanar, o el requerimiento necesario y conveniente para la óptima prestación de sus servicios; seguidamente se procede a caracterizar técnicamente la forma como se puede satisfacer la necesidad. Esto se debe complementar con la definición jurídica de la modalidad de contratación, tipo de contrato que se requiere, su objeto, el plazo, el valor y la duración del mismo.

Gráfica

 

Etapa precontractual. Adicionalmente se debe realizar un estudio de riesgos, para identificar estos, señalar quién los asume y la manera de protección frente a tales riesgos, o sea, se debe definir qué tipo de garantías debe suscribir el contratista para poder celebrar el contrato y la entidad asegurarse del cubrimiento de los imprevistos.

Como ya se mencionó en la parte relativa a los procedimientos administrativos, para allegar una solicitud de autorización para iniciar una contratación ante el comité de contratación, se ha establecido una ficha, formato o formulario modelo, gestión financiera; para el caso de los contratos de adquisición de bienes y servicios que requieran la autorización de iniciación del comité de contratación, se establece un sencillo formato en el cual se recogen los pasos exigidos legalmente para la etapa previa de todo contrato. Para efectos presupuestales y de la ordenación del gasto se debe solicitar y expedir la disponibilidad presupuestal.

6.1.2. Etapa contractual.

 

Una vez se concluye la etapa precontractual a través de la cual se define la persona que la entidad considera que ha presentado la propuesta más conveniente, favorable y ventajosa, se debe pasar a consolidar el proceso contractual por medio de la celebración, perfeccionamiento y legalización del contrato y así poder iniciar la ejecución de las obligaciones o del objeto contraída por las partes.

6.1.2.1. Celebración del contrato.

La resolución de adjudicación, en los casos establecidos por la ley, expresa la voluntad de la entidad de aceptar la propuesta considerada más conveniente, siendo necesario proceder seguidamente al perfeccionamiento y legalización del contrato estatal, lo que viabiliza jurídicamente su ejecución.

Se procede entonces a elaborar la minuta del contrato en los casos en que esta se requiere (contrato con formalidades, orden de servicio, orden de compra, contrato prestación de servicios persona natural, contrato prestación de servicios persona jurídica); la cual, por supuesto, debe ser conocida y suscrita por el contratista. Una vez suscrito el contrato se debe proceder a solicitar la expedición del registro presupuestal, con el fin de comprometer los recursos de conformidad con el estatuto general de presupuesto y las normas que lo reglamentan.

Seguidamente se procede la recepción y aprobación de la garantía única exigida al contratista y definida según el análisis de riegos realizado en la etapa preparatoria. Finalmente se debe exigir el pago de la publicación del contrato en el diario único de contratación pública, y el pago correspondiente al impuesto de timbre, cuando sea obligatorio según las normas vigentes.

6.1.2.2. La ejecución del contrato.

Una vez surtidos todos los pasos descritos, se da inicio a la ejecución del contrato, suscribiendo el acta de iniciación (acta de inicio). El acta de inicio representa el acto que nos define con exactitud el momento en que empiezan a desarrollarse las obligaciones consagradas en el contrato. Es importantísimo que al suscribir el acta de iniciación se tenga definido el supervisor o el interventor del contrato, contratado si es del caso, pues este participa del acta de iniciación y tiene contacto permanente con el contratista desde el momento de iniciar la ejecución.

Al interventor o supervisor se le hará entrega de una copia del contrato y del acta de inicio, propuesta favorecida y el pliego de condiciones que sirvió de base para diseñar, no solo la selección del contratista sino del mismo contrato; igualmente, se le debe dar copia de las pólizas que amparan el cumplimiento de las obligaciones y recordarle la importancia de su función.

Si durante el contrato se presentan reclamaciones y divergencias entre el contratista y la entidad, se recomienda que el secretario general o presidente, suscriptor del contrato convoque el comité de reclamaciones, de conformidad con el Decreto 1505 de 2004, para darle solución a la controversia.

Si durante la ejecución del contrato es necesario una adición, ampliación, modificación o prórroga (adición al contrato), se debe llevar la respectiva solicitud, debidamente justificada por el interventor o supervisor, al comité de contratación, que recomendó la celebración del respectivo contrato, de acuerdo con la cuantía, para que dicho comité se pronuncie al respecto y recomiende el proceder del caso.

6.1.3. Etapa postcontractual:

Esta etapa comprende las actividades a realizar una vez esté vencido el término de ejecución del contrato.

6.1.3.1. Los informes finales y requisitos a cumplir a la terminación del contrato.

El contratista deberá acreditar ante Etesa el cumplimiento de sus obligaciones en materia de la seguridad social y parafiscal, de conformidad con la ley y demás requisitos establecidos en los pliegos y en el contrato.

En el caso de adquisición de bienes debe quedar constancia documental de la entrega y del recibido a satisfacción por parte de la empresa.

El interventor rendirá un informe final sobre la ejecución del contrato en el cual emitirá su concepto sobre el cumplimiento del objeto contrato, verificará el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales por parte del contratista, y anexará los soportes del caso.

6.1.3.2. La liquidación del contrato.

La liquidación de los contratos es un acto jurídico por medio del cual se pretende establecer y definir una manifestación de paz y salvo entre las partes, dando así por finiquitada la relación o el vínculo contractual entre las partes involucradas. La funcionalidad de la liquidación está soportada en la posibilidad que el contratista y la entidad encuentren la definición, en una liquidación, no solo el estado de cuentas, luego de una ejecución, es decir, la relación histórica de la ejecución del contrato, sino también la manera de resolver conflictos futuros entre las partes, al poder pactar en un acta de liquidación, reconocimientos o compensaciones. De igual forma, la liquidación también ofrece la posibilidad de que se amplíe el término de las garantías que avalan el cumplimiento de las obligaciones que se contrajeron, todo esto según el objeto contractual y el tipo de obligaciones contraídas.

Así, el acta de liquidación debe contener, entre otros aspectos:

• La relación histórica de la ejecución del contrato o descripción de las cantidades de ejecución del servicio contratado. El acta de liquidación contendrá las prestaciones y obligaciones cumplidas e incumplidas, su equivalencia, las sanciones establecidas y las multas debidas o canceladas, así como la verificación del cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social.

• Reconocimientos y compensaciones. En el acta se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. De igual forma se consagrarán los acuerdos logrados para poner fin a las divergencias entre las partes.

Ampliación de los términos de las garantías de cumplimiento. En este punto es importante que el interventor o supervisor del contrato en liquidación conceptúe al respecto y que, obviamente, las garantías estén vigentes.

6.1.3.3. Contratos que se deben liquidar.

Contratos terminados:

• Los contratos de tracto sucesivo.

• Los contratos que siendo de ejecución instantánea se hayan prolongado en el tiempo, o así lo requieran.

• Los contratos en los cuales se haya declarado la caducidad.

• Contratos en los que se haya proferido el acto de terminación unilateral.

6.1.3.4. Término para practicar la liquidación.

De los términos legales fijados para liquidar un contrato se pueden deducir dos tipos de liquidación, a saber:

• Liquidación de mutuo acuerdo.

• Liquidación unilateral.

En principio, según el artículo 11 del la Ley 1150 de 2007, la liquidación del contrato de mutuo acuerdo procede dentro del término señalado en los pliegos o sus equivalentes, o en el que acuerden en el contrato. Si no se estipuló el plazo, la liquidación procede, de mutuo acuerdo, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación del contrato o a la terminación del término estipulado en el contrato. Acta liquidación por mutuo acuerdo. Si no se logra acuerdo sobre el contenido de la liquidación o el contratista, previa notificación o citación no concurre a realizar la liquidación, Etesa podrá liquidar unilateralmente el contrato, dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o al vencimiento del plazo previsto por la ley para que se practique de común acuerdo, considerando señalado en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

Es importante precisar que, los contratos que a la entrada en vigencia del presente manual, hubiesen agotado la etapa de ejecución, previa presentación del informe final, deberán ser liquidados por el interventor del contrato, contando con la revisión y firma del ordenador del gasto, obviamente con la asistencia y apoyo del respectivo funcionario o contratista.

7. Actividades a realizar según la modalidad de contratación en cada etapa contractual y responsables de manera general:

Etapa: precontractual.Fase: preparatoria.
ActividadNorma aplicableSe aplica aresponsable
Solicitud para iniciar el proceso de contratación (formato modelo).Procedimientos administrativos de calidad.— Licitación pública.
— Selección abreviada.
— Concurso de méritos.
— Contratación directa.
— Contratos inferiores al 10% de la menor cuantía.
— Contratación de mínima cuantía.
Tercero interesado en que le otorgue la autorización y celebrar contrato de concesión de juego localizado.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Ordenador del gasto.
Etapa: precontractual.Fase: preparatoria.
ActividadNorma aplicableSe aplica aResponsable
Elaboración y diseño de estudios y documentos previos (aspectos técnicos, estudio de mercado y de precios, análisis de riegos, ... etc.).
Subasta inversa: Elaboración de ficha técnica en caso de procesos de selección abreviada.
En tratándose de bienes o servicios sometidos a situaciones de control de precios mínimos, se debe valorar la factibilidad de llevar a cabo subasta inversa u otro mecanismo.
Se debe definir la modalidad si es electrónica o presencial.
Adquisición en bolsa de productos: contendrán lo siguiente: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. 2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.
Numerales 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
Artículo 3º del Decreto 2474 de 2008.
Parágrafo 1º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.
Artículo 81 de la Ley 1150 de 2007.
Artículo 20 del Decreto 2474 de 2008 (En caso de subasta inversa).
Artículo 23 del Decreto 2474 de 2008 (En caso de subasta inversa para adqui. de B(s) S (s) de características técnicas uniformes).
Artículo 31 del Decreto 2474 de 2008 (En caso de adquisición en bolsa de productos).
Artículo 32 del Decreto 2474 de 2008 (Determinar el valor de los correspondientes CDP, las entidades deberán tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya realizar la negociación).
— Licitación pública.
— Selección abreviada.
— Concurso de méritos.
— Contratación directa.
— Contratos inferiores al 10% de la menor cuantía.
— Contratación de mínima cuantía.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (Proyecta estudios y documentos previos).
Jefe de oficina asesora jurídica (revisa, corrige y presenta observaciones).
Profesional de oficina asesora jurídica (apoya en la revisión y observaciones a la documentación).
Revisión y observaciones a estudios previos y prepliegos y aprobación al proceso por parte del comité de contratación de Etesa y del comité de compras para mínima cuantía La revisión de los estudios y documentos previos y aprobación de la contratación de mínima cuantía y la que no supere el 10% de la menor cuantía, que lo requiera, corresponde al comité de compras de Etesa.Comité de contratación de Etesa.
Comité de compras de Etesa.

Etapa: precontractual.Fase: estructuración.

En cuanto a la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos: Una vez realizada la solicitud de autorización y elaborados los estudios y documentos previos, se desarrollarán las siguientes actividades:

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Consultar los precios indicativos en el SICE-RUPRArtículo 5º de la Ley 598 de 2000. Acuerdo 005 de 2005 del comité para la operación del SICE.
Artículo 33 del Decreto 2474 de 2008 (inscripción en el SICE y registro de precios en el RUPR de los comisionistas de bolsas de productos).
Compras y la adquisición de bienes y servicios de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
Adquisición de bienes y servicios en bolsas de productos
Secretaría general - área de contratación
Disponibilidad presupuestal.
— Solicitud.
— Expedición.
Artículo 71 del Decreto 111 de 1996.
Numerales 6º, 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
Artículos 31 y 32 del Decreto 2474 de 2008 (contrato de comisión).
Todas las modalidades que generen gasto o comprometan el presupuesto de la entidad.Secretaría general - área de contratación (proyecta solicitud).
Vicepresidencia financiera - asesor de presupuesto (expide CDP).
Elaboración de prepliegos de condicionesNumerales 5º, 6º del artículo 24, numerales 1º, 12 del artículo 25; numeral 3º del artículo 26; numeral 2º, 7º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
Numeral 1º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. (Formas y condiciones de presentar la oferta en licitaciones).
Incisos segundo y tercero del literal a) del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. (Selección abreviada).
Artículo 4º, 5º, 12 de la Ley 1150 de 2007.
Literal e) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. (enajenación de bienes del Estado).
Numeral 3º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. (Concurso de méritos).
Artículo 6º (licitación, selección abreviada y concurso de m.), numeral 2º del artículo 44 (menor cuantía) y artículo 56 (concurso de méritos) del Decreto 2474 de 2008.
Artículo 30 y 44 del Decreto 2474 de 2008 (selección abreviada de menor cuantía).
Artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 (distribución de riesgos).
Las tres modalidades lo requieren.
Etesa podrá adelantar la modalidad de selección abreviada, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de uso común por parte de las entidades por:
— Subasta inversa: En tratándose de bienes o servicios sometidos a situaciones de control de precios mínimos, según la valoración realizada en los estudios previos (En cuanto a la factibilidad de llevar a cabo subasta inversa u otro mecanismo), se precisa el mecanismo. Se debe definir si la subasta tendrá lugar por ítems o por lotes y especificar claramente la modalidad si es electrónica o presencial.
En tratándose de procesos de selección abreviada a través del mecanismo de subasta inversa, se debe solicitar que el sobre de la propuesta inicial del precio esté sellado y debidamente identificado como tal dentro de la propuesta y que solo debe ser abierto dentro de la subasta.
— Los instrumentos de compra por catálogo.
— Procedimiento de adquisición en bolsa de productos.
Para la selección en contratación de menor cuantía será principio general la convocatoria pública y se utilizará el mecanismo de sorteo en audiencia pública para definir el número de participantes cuando los interesados superen un número de 10.
Bolsas de productos: Debe incluirse el listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de entidades estatales, estandarizado, tipificado por bolsa de productos.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien los proyecta).
Profesionales de apoyo (quienes colaboran en la elaboración del proyecto de prepliegos).
Jefe de oficina asesora jurídica (revisión, correcciones y observaciones).
Estudio y aprobación de los estudios previos y prepliegos por parte del comité de contratación de Etesa Lo requieren las tres modalidades.Comité de contratación. 
Elaboración del aviso de la convocatoria pública.Artículo 4º del Decreto 2474 de 2008.Lo requieren las tres modalidadesVicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Jefe de oficina asesora jurídica.
 
Remisión electrónica a la cámara de comercio de la licitación que se pretenda abrir (únicamente procede en procesos licitatorios).Parágrafo 4º del artículo 8º del Decreto 2474 de 2008.Se aplica sólo a licitación pública.Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (coordina la actividad suministrando la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).
 
Publicaciones en el Secop, página web:
— Estudios y documentos previos.
— Prepliegos de convocatoria.
— Aviso de convocatoria pública.
— Comunicación enviada a la cámara de comercio (solo en licitaciones).
Numeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos).
Artículo 3º de la Ley 1150 de 2007 (sustanciación de actuaciones, notificaciones, publicaciones electrónicas).
Artículo 8º de la Ley 1150 de 2007.
Inciso segundo del artículo 4º y numerales 1º y 2º del artículo 8º y artículo 9º, numeral 1º del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008.
Numeral 1º del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008 (selección abreviada de menor cuantía).
Lo requieren las tres modalidadesVicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (suministra la documentación a publicar).
Área de sistemas digital los datos en el Secop y en la página web de Etesa).
 
Respuesta a las observaciones presentadas a los prepliegosNumeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
Inciso final (tercero) del artículo 9º del Decreto 2474 de 2008
Lo requieren las tres modalidadesVicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Jefe de oficina asesora jurídica.
Prof. especializado de la oficina asesora jurídica.
 
Elaboración de pliegos definitivos con ajustes según las observaciones a los prepliegos aceptados por la entidad.Artículo 6º del Decreto 2474 de 2008.Lo requieren las tres modalidadesVicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Jefe de oficina asesora jurídica.
Prof. especializado de la oficina asesora jurídica.
 

Etapa: precontractualFase: convocatoria pública
En cuanto a la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Elaboración y firma del acto administrativo de apertura de la convocatoria pública.Artículo 5º del Decreto 2474 de 2008.El acto administrativo de apertura dispone las condiciones generales de la contratación y ordena la apertura formal del proceso.Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien lo proyecta).
Jefe de oficina asesora jurídica (quien lo revisa).
Presidente de Etesa (quien lo firma).
Publicaciones en el Secop, página web:
— Observaciones a prepliegos.
— Acta de audiencia de observaciones a prepliegos.
— Respuesta a las observaciones a prepliegos.
— Acto administrativo de apertura.
— Pliegos definitivos
Numeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos).
Numerales 3º, 5º, 7º, 8º del artículo 8º y artículo 9º del Decreto 2474 de 2008.
Artículo 44 del Decreto 2474 de 2008 (selección abreviada de menor cuantía).
Las tres modalidades lo requieren.Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (suministra la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).
Recibo de manifestaciones de interés y conformación de lista de posibles oferentes (según la ley).Numerales 2º, 3º y 4º del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008 (selección abreviada de menor cuantía).Es requisito habilitante que el posible oferente haya manifestado su interés de participar en el proceso de selección en forma escrita o mediante el mecanismo establecido en los pliegos de condiciones.Secretaría general (quien las recibe).
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien elabora la lista de posibles elegibles).
Suspensión del proceso de selección (Cuando se requiera de conformidad con la ley por acto adtivo(sic)).Parágrafo 1º, del artículo 5º del Decreto 2474 de 2008.Para las tres modalidades cuando se requiera.Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien lo proyecta).
Jefe de oficina asesora jurídica (quien lo revisa).
Presidente de Etesa (quien lo firma).
Celebración de audiencia de sorteo de selección de oferentes y elaboración de acta.Numeral 2º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (cuando se trata de contratación de menor cuantía según el literal b) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007).
Artículo 45 del Decreto 2474 de 2008 (selección abreviada de menor cuantía).
Procede en la selección abreviada de menor cuantía.
En la selección en contratación de menor cuantía es principio general la convocatoria pública y se utilizará el mecanismo de sorteo en audiencia pública para definir el Nº de participantes cuando los interesados superen los 10.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Publicaciones en el Secop, página web de acta de sorteo de consolidación de oferentesNumeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos).
Inciso final del artículo 45 del Decreto 2474 de 2008 (selección abreviada de menor cuantía).
 Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (Coordina la actividad suministrando la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos (Secop y en la página web de Etesa).
Recibo de las observaciones y de modificaciones al pliego de condiciones definitivo y respuestas a través de adendas. Las tres modalidades lo requieren.Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Jefe de oficina asesora jurídica.
Profesionales de apoyo a la gestión (quienes ayudan a proyectar las respuestas a las observaciones).
Prof. especializado de la oficina asesora jurídica.
Audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsiblesArtículo 88 del Decreto 2474 de 2008.Las tres modalidades lo requierenSecretaría general.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Jefe de oficina asesora jurídica.
Prof. especializado de la oficina asesora jurídica
Publicación en el Secop de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsiblesNumeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos).
Numeral 9º del artículo 8º del Decreto 2474 de 2008.
Las tres modalidades lo requieren.Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (suministra la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).
Recepción de ofertas, cierre del proceso. apertura de propuestas en acto público.Artículo 14 del Decreto 2474 de 2008. (licitación pública).Las tres modalidades lo requierenSecretaría general.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.

Etapa: precontractual.Fase: escogencia del contratista.
En cuanto a la licitación pública, selección abreviada (no aplica a mínima cuantía) y concurso de méritos.

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Evaluación de propuestasArtículo 5º de la Ley 1150 de 2007 (selección objetiva).
Numeral 3º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.
Artículos 10, 11 y 12 del Decreto 2474 de 2008. (reglas de subsanabilidad, verificación de requisitos habilitantes y ofrecimiento más favorable a la entidad).
Artículo 22 (subasta inversa) y numeral 5º (menor cuantía) Decreto 2474 de 2008.
En tratándose de procesos de selección abreviada a través del mecanismo de subasta inversa, la evaluación es sobre los requisitos habilitantes y el sobre de la propuesta inicial del precio no se abrirá y solo será abierto dentro de la subasta al inicio de la puja.Comité evaluador.
En subasta inversa
Publicación de informe de evaluación de las propuestas.
Numeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos).
Numeral 13 del artículo 8º del Decreto 2474 de 2008.
Inciso segundo artículo 22 del Decreto 2474 de 2008 (subasta inversa).
El caso de selección abreviada por subasta inversa se publica la verificación de los requisitos habilitantes.Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (suministra la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).
Recepción y estudio de observaciones presentadas a los informes de evaluación.
Recepción de documentos de subsanación de los requisitos habilitantes para participar en subasta inversa.
Parte final del inciso primero del artículo 22 del Decreto 2474 de 2008. Secretaría general (quien recibe las observaciones y todos los documentos).
Verificación de la subsanación de los requisitos por parte de los no habilitados para participar en subasta inversa.Artículo 22 del Decreto 2474 de 2008.En tratándose de procesos de selección abreviada a través del mecanismo de subasta inversa para adquisición de bienes y servicios de características uniformes y de condiciones comunesComité evaluador.
Ampliación del plazo para presentar documentos habilitantes en caso de que un solo oferente resulte habilitado, por el término indicado en los pliegos.Inciso tercero del artículo 22 del Decreto 2474 de 2008. Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Informe de evaluación de las propuestas.  Comité evaluador.

Etapa: precontractual.Fase: escogencia del contratista.
La adjudicación en la modalidad de licitación pública
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Adjudicación del contrato (obligatoria la audiencia pública en caso de licitación):
- Pronunciamiento de los oferentes sobre las respuestas dadas a las observaciones.
- Suspensión de la audiencia (Por tiempo necesario para debatir asuntos alegados que incidan en la decisión).
- Uso de la palabra por el oferente por una única vez, limitada en el tiempo.
- Decisión (Acto adtivo. Motivado).
- Notificación de la decisión.
- Elaboración de acta (En caso de licitación pública).
- Firma del acta de audiencia.
Artículo 9º de la Ley 1150 de 2007 (audiencia pública obligatoria en el caso del artículo 273 de la Constitución Política y en licitación).
Artículo 15 del Decreto 2474 de 2008. (licitación pública).
Es obligatoria la audiencia pública de adjudicación en las licitaciones.
En caso de que se hubiere estipulado en los pliegos la presentación de ofertas de manera dinámica mediante subasta inversa se aplicará el artículo 14 del Decreto 24724 de 2008.
Presidente de Etesa o su delegado (quien la preside y firma el acto administrativo de adjudicación).
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien organiza la audiencia y coordina la elaboración del acta para la firma de los asistentes).
Publicación de:
— Acto administrativo de adjudicación del contrato.
— Acta de la audiencia pública de adjudicación (en licitación pública).
— Del acto de declaratoria de desierta del proceso de selección (cuando ello ocurra).
Numeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos).
Numerales 15, 16 y parágrafo 3º del artículo 8º del Decreto 2474 de 2008.
Inciso final del numeral 5º artículo 44 del Decreto 2474 de 2008 (selección abreviada de menor cuantía).
 Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (coordina la actividad suministrando la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).

Etapa: precontractual.Fase: escogencia del contratista.
La adjudicación en la modalidad de selección abreviada
Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: Según el mecanismo que se hubiere establecido en los pliegos de condiciones de subasta inversa, compra por acuerdo de marco de precios o bolsa de productos, se desarrollaran las siguientes actividades:
1. Para la utilización del mecanismo de subasta inversa:

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Realización de la subasta presencial:
— Apertura de las propuestas al inicio de la puja.
— Recepción de posturas.
Artículo 22 del Decreto 2474 de 2008.
Artículo 22 del Decreto 2474 de 2008. (subasta inversa presencial).
Para realizar la subasta deben resultar habilitados por lo menos 2 oferentes.Presidente de Etesa o su delegado (quien la preside y firma el acto administrativo de adjudicación).
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien la organiza la audiencia y coordina la elaboración del acta para la firma de los asistentes).
Realización de subasta electrónica:
— Verificación del origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre la integridad y contenido de los mismos.
— Información a los emisores oferentes de precio de arranque.
— Información a los proponentes del número de la línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen a través de la cual se prestará auxilio técnico a través de la subasta y se les brindará información.
— Recepción de lances y registro automático de los mismos.
— Información simultánea al proponente por el sistema o del operador tecnológico que brinda los servicios de subasta sobre la recepción del lance, la conformidad del valor, orden en que se ubica su propuesta (no se informa el valor de otras propuestas).
Artículos 26, 27 y 28 del Decreto 2474 de 2008.
La entidad no debe intervenir en el registro de las ofertas o lances, todo debe operarlo el sistema.Presidente de Etesa o su delegado (quien la preside y firma el acto administrativo de adjudicación).
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Asesora y profesional de apoyo a la gestión del área de sistemas.
Cancelación de la subasta electrónica por fallas técnicas.Artículo 28 del Decreto 2474 de 2008.Tiene lugar cuando la falla técnica es imputable al Secop, a Etesa o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta e impide que los proponentes envíen su propuesta y deberá reiniciarse el proceso.
Si la entidad pierde conexión con el Secop y el proponente puede seguir enviando su propuesta normalmente se continuará.
Si el oferente por causas imputables a él o a su proveedor de internet pierde la conexión o es desconectado con el Secop o el operador tecnológico de la subasta se entenderá que desiste de participar, salvo que logre reconectarse antes de que termine el evento.
Presidente de Etesa o su delegado
Presentación del resultado de la subasta al comité asesor y formulación de la recomendación pertinente a quien corresponda.  Comité asesor
Adjudicación a oferente único en caso de que inexistencia de pluralidad de proponentes vencido el plazo para subsanar los requisitos habilitantes.Inciso tercero del artículo 22 del Decreto 2474 de 2008.Debe cumplir con la condición de que su oferta no exceda el presupuesto oficial señalado en el pliego de condiciones.Presidente de Etesa o su delegado (quien la preside y firma el acto administrativo de adjudicación).
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien la organiza la audiencia y coordina la elaboración del acta para la firma de los asistentes).

2. Para la utilización del mecanismo de compra por acuerdo de marco de precios: De conformidad con el parágrafo del artículo 17 de Decreto 2474 de 2008, Etesa procederá a utilizar usar los acuerdos marcos de precios para la adquisición de este tipo de bienes y servicios cuando se expida la reglamentación que asigne las responsabilidades que se señalan en el inciso cuarto del parágrafo 5º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.
3. Para la utilización del mecanismo de bolsa de productos: En lo no previsto en la ley y el presente manual, se aplican las disposiciones legales que rigen las bolsas de productos y los reglamentos de esta.
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Selección del comisionista:
— Solicitud a la bolsa.
— Rueda de negocios (presencial o electrónica).
Artículo 35 del Decreto 2474 de 2008.
Artículo 40 del Decreto 2474 de 2008.
 Presidente de Etesa o su delegado.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Interventor del contrato.
Realización de la operación por cuenta de Etesa, dentro del foro de negociación de La bolsa de productos:
— Formación.
— Celebración.
— Perfeccionamiento.
— Ejecución.
Artículo 29 del Decreto 2474 de 2008. Presidente de Etesa o su delegado.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Interventor del contrato.
Publicación del contrato.Parágrafo 3º del artículo 35 del Decreto 2474 de 2008. Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Asesor del área de sistemas.
Recibo y aprobación de la garantía única constituida por el comisionista.Artículo 37 del Decreto 2474 de 2008.Garantía bancaria o de compañía de seguros. Igualmente se permitirán a futuros las garantías que se establezcan en el reglamento que la ley ha señalado que debe hacer el Gobierno Nacional. Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento.Archivo y correspondencia.
Oficina asesora jurídica: jefe de oficina asesora jurídica y profesional universitario de la oficina asesora jurídica.

Etapa: precontractual.Fase: Legalización del contrato.
Modalidad de selección abreviada
Mecanismo de bolsa de productos.

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Constitución de garantía de cumplimiento por parte de Etesa a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos y garantías adicionales.Artículo 38 del Decreto 2474 de 2008. Presidente de Etesa o su delegado.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Remisión al interventor del contrato, su perfeccionamiento y los documentos de legalización.  Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Verificación del cumplimiento de la obligación del comitente en constituir las garantías a favor del organismo de compensación de la bolsa de que se trate, las garantías establecidas en sus reglamentos para garantizar el cumplimiento de las negociaciones encomendadas.Artículo 39 del Decreto 2474 de 2008. Interventor.
Verificación del cumplimiento por parte de la bolsa de productos de la obligación de registrar en el portal del SICE, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, tanto los contratos de comisión, como las operaciones que por cuenta de Etesa se hayan realizado en el mes inmediatamente anterior de conformidad con la ley.Artículo 43 del Decreto 2474 de 2008. Interventor.

Etapa: precontractual.Fase: escogencia del contratista.
Adjudicación en la modalidad de selección abreviada.

De la contratación de menor cuantía
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Elaboración de lista definitiva de elegibles de manera ascendente.  Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación
Elaboración y firma del acto administrativo motivado de adjudicación. La adjudicación del contrato se hará a la propuesta que obtenga el mayor puntajeVicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (proyecta el acto).
Jefe de oficina asesora jurídica (revisa, corrige e imparte visto bueno).
Presidente de Etesa (revisa y firma).
Notificaciones Etesa - notificará al proponente favorecido el día referido, y a los no favorecidos se les comunicará dentro de los cinco (5) días calendario siguientes. 
Adjudicación motivadaInciso 1º, del numeral 5º del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008.Al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.Comité de contratación de Etesa.
Presidente de Etesa o su delegado (quien firma el acto administrativo de adjudicación).
Publicación de la adjudicación.Parte final numeral 5º del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008.  Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Asesor del área de sistemas.

Etapa: precontractual.Fase: escogencia del contratista.
Adjudicación en la modalidad de concurso de méritos.

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Audiencia pública para dar a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas:
— Apertura de la propuesta que ocupa el primer lugar en el orden de calificación, en presencia del oferente.
— Clarificación y ajustes necesarios.
— Modificación de requerimientos técnicos.
— Aceptación o rechazo de la propuesta.
— Acta de acuerdos alcanzados.
— Acto administrativo motivado de adjudicación
Numeral 3º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.
Artículo 72 del Decreto 2474 de 2008.
 Presidente de Etesa.
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Asesor del área de sistemas.

Etapa: contractual.Fase: perfeccionamiento y legalización.
En cuanto a la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Elaboración de la minuta del contrato.  Secretaria general (en cuanto a lo que tiene delegado).
Jefe de la oficina asesora jurídica )
Firma del contrato por las partes contratante y contratista.Decreto 111 de 1996. Presidente de Etesa (quien firma).
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien verifica que se firme por las partes).
Solicitud de registro presupuestalDecreto 111 de 1996. Secretaria general
Expedición de registro presupuestalArtículo 71 del Decreto 111 de 1996. Jefe de presupuesto.
Publicación del contrato en el Secop y en el Diario Oficial (Imprenta Nacional).Numeral 17 y parágrafos 2º y 3º del artículo 8º del Decreto 2474 de 2008. Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (Coordina la actividad suministrando la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).
Control de la legalización del contrato:
— Verificación de la publicación del contrato en el Diario Oficial (pago en Imprenta Nacional).
— Aprobación de póliza (la garantía única de cumplimiento).
— Verificación de pago de timbre en los casos que establece la ley.
— Diligenciar la publicación del contrato en el Diario Oficial.
Artículo 7º de la Ley 1150 de 2007 (En cuanto a las garantías en la contratación).
artículo 37 (selección abreviada, contrato de comisión), artículo 38 (entidad estatal comitente) y artículo 39 (comitente vendedor) del Decreto 2474 de 2008.
 Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación.
Jefe de oficina asesora jurídica.
Profesionales de apoyo de la oficina asesora jurídica.

Etapa: contractualFase: ejecución del contrato.
En cuanto a la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Acta de inicio del contrato  Interventor.
Presidente de Etesa o su delegado.
Celebración de adiciones, modificaciones. ampliaciones o suspensiones del contrato:
— Solicitud de la adición.
— Elaboración de la minuta.
— Firma de la adición, modificación, ampliación o suspensión
— Solicitud de disponibilidad y registro presupuestal, cuando se afecten los recursos.
— Legalización: Publicación y aprobación de la ampliación de póliza.
Artículo 71 del Decreto 111 de 1996.
Numerales 6º, 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
 El interventor del contrato (quien solicita y justifica la adición, ampliación, prorroga ... etc.
Secretaría general — Área de contratación elabora la minuta).
Jefe de oficina asesora jurídica con el apoyo de un profesional abogado del área (imparte visto bueno a la minuta, examina los documentos de legalización del contrato y luego aprueba la póliza).
Publicación de adiciones, modificaciones o suspensiones del contratoNumeral 17 del artículo 8º del Decreto 2474 de 2008. Vicepresidente o Jefe del área que requiere la contratación (Coordina la actividad suministrando la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).
Informe final del interventor  Interventor.
Elaboración y firma del acta de liquidación del contrato de mutuo acuerdo o unilateralmente.Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 Interventor (proyecta y firma).
Secretaria general (revisa y firma).
Jefe de oficina asesora jurídica (revisa y avala).
Profesional de apoyo de la oficina asesora jurídica (revisa).
Publicación del acta de liquidación del contrato de mutuo acuerdo o unilateralmente.Numeral 18 del artículo 8º del Decreto 2474 de 2008. Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (coordina la actividad suministrando la documentación a publicar).
Área de Sistemas (Digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).

Etapa: contractual.Fase: estructuración.

Contratación directa: Una vez agotadas las actividades de estudios y documentos previos, se realizarán las siguientes:

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Consultar los precios indicativos en el SICE-RUPRArtículo 5º de la Ley 598 de 2000. Acuerdo 005 de 2005 del comité para la operación del SICE.Compras y la adquisición de bienes y servicios de los particulares o entidades que manejan recursos públicosSecretaría general - área de contratación
Elaboración y firma del acto administrativo de justificación de la contrataciónArtículo 77 de Decreto 2474 de 2008.No aplica en materia de empréstitos y en caso de contratación de servicios profesionales 
Publicación.Numeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos). Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (coordina la actividad suministrando la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).
Solicitud de ofertasArtículo 81 del Decreto 2474 de 2008. (Inexistencia de pluralidad de oferentes).
Artículo 82 del Decreto 2474 de 2008. (Contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión).
No requiere de obtención previa de varias ofertas:
— Cuando no exista pluralidad de oferentes.
— La contratación de prestación de servicios y apoyo a la gestión.
— Trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a una persona.
En estos casos se debe justificar esta situación en el contrato.
Secretaría general - área de contratación
Vicepresidencia financiera – asesor de presupuesto.
Disponibilidad presupuestal.
— Solicitud.
— Expedición.
Artículo 71 del Decreto 111 de 1996.
Numerales 6º, 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993
Todas las modalidades que generen gasto o comprometan el presupuesto de la entidad.Secretaría general - área de contratación
Vicepresidencia financiera - asesor de presupuesto.
Constancia escrita de que la persona natural o jurídica está en la capacidad de ejecutar el objeto del contrato, y que demostró idoneidad y experiencia con el área de que se trateArtículo 82 del Decreto 2474 de 2008. (prestación de servicios y apoyo a la gestión).Se aplica únicamente en prestación de servicios y apoyo a la gestión. 
Elaboración de la minuta del contratoArtículo 41 Ley 80 de 1993En los contratos que no requieren de solicitud de varias ofertas se justificará este hecho en el texto del contrato.Los profesionales de apoyo (quienes elaboran y revisan las minutas).
En cuanto a lo que tienen delegado:
La secretaria general (visto bueno, corrige y plantea observaciones).
Jefe del área asesora jurídica (visto bueno, corrige y observaciones).

Etapa: contractual.Fase: legalización.
Contratación directa
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Recibo y verificación de pago publicación.Numeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos). Jefe de oficina asesora jurídica.
Profesional universitario de la oficina asesora jurídica.
Recibo y aprobación de la garantía única.artículo 7º de la Ley 1150 de 2007 Jefe de oficina asesora jurídica.
Diligenciamiento del formato único de hoja de vida y reporte al sistema general de información administrativa del sector público SUIP.Artículos 7º, 8º, 9º, 10 de la Ley 1145 de 2004. Jefe de personal de Etesa.
Control interno Etesa (seguimiento permanente del cumplimiento).

Etapa: contractual.Fase: estructuración.
Contratación de mínima cuantía y en casos de las causales de selección abreviada y concurso de méritos de cuantía inferior al 10% de la menor cuantía:

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Estudios previos que justifiquen la contrataciónInciso final del artículo 46 del Decreto 2474 de 2008 (contratación de mínima cuantía)Procede para la adquisición de bienes y servicios.Secretaría general - área de contratación.
Consideración de los precios del mercado: No se requiere oferta cuando se compre en gran almacén, en los demás casos la solicitud de ofertas será mínimo de 2 y un máximo de 3)Artículo 46 del Decreto 2474 de 2008 (contratación de mínima cuantía)Procede para la adquisición de bienes y servicios.Secretaría general.
Disponibilidad presupuestal.
— Solicitud.
— Expedición.
Artículo 71 del Decreto 111 de 1996.
Numerales 6º, 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
Todas las modalidades que generen gasto o comprometan el presupuesto de la entidad.Secretaría general - área de contratación (proyecta solicitud).
Vicepresidencia financiera - asesor de presupuesto (expide CDP).

Etapa: contractual.Fase: estructuración.

Contratación de mínima cuantía y en casos de las causales de selección abreviada y concurso de méritos de cuantía inferior al 10% de la menor cuantía:

ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
PublicacionesNumeral 1º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 (publicidad de todos los actos).
Inciso final del parágrafo 5º del artículo 8º del Decreto 2474 de 2008 (no se requiere de la publicación en el Secop)
Se publicarán los estudios y documentos previos y el contrato en la página web de Etesa.Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (coordina la actividad suministrando la documentación a publicar).
Área de sistemas (digita los datos en el Secop y en la página web de Etesa).

Declaración de desierta de la convocatoria pública
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Declaratoria de desierta del proceso de selección por acto administrativo (cuando ella tenga lugar).Numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993
Parágrafo 2º del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008 (selección abreviada de menor cuantía).
En caso de licitaciones públicas declaradas desiertas, se debe adelantar proceso de selección abreviada dentro de los cuatro meses siguientes a la declaratoria.
En caso de declaratoria de desierta del proceso de selección abreviada de menor cuantía, se iniciará de nuevo el proceso, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliegos.
Presidente de Etesa (quien firma).
Vicepresidente o jefe del área que requiere la contratación (quien verifica que se firme por las partes).

8. Actividades a realizar en relación con la contratación de juegos localizados y responsables:

Etapa: precontractual.Fase: autorización.
Operación de juegos localizados: La Ley 643 de 2001 los define así: ART. 32.—Juegos localizados. Reglamentado por el Decreto Nacional 2483 de 2003. Son modalidades de juegos de suerte y azar que operan con equipos o elementos de juegos, en establecimientos de comercio, a los cuales asisten los jugadores como condición necesaria para poder apostar, tales como los bingos, videobingos, esferódromos, máquinas tragamonedas, y los operados en casinos y similares. Son locales de juegos aquellos establecimientos en donde se combinan la operación de distintos tipos de juegos de los considerados por esta ley como localizados o aquellos establecimientos en donde se combina la operación de juegos localizados con otras actividades comerciales o de servicios.
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Radicación en correspondencia de la solicitud, reparto y registroLey 643 de 2001.
Decreto 2483 de 2003.
Decreto 1905 de 2008.
Decreto 2150 de 2008.
Recibida la solicitud en correspondencia se remite al vicepresidente comercial quien la asigna a un profesional de planta o de apoyo a la gestión, previo registro en el control interno y entrega de la documentación por parte de la secretaria del área.Oficina de correspondencia.
Secretaria de vicepresidencia comercial.
Vicepresidente comercial
Profesional de planta o de apoyo a la gestión de la entidad.
Estudio y análisis técnico jurídico de la solicitud: Revisión de los requisitos legales, financieros y la información de las características y número de los elementos de juego.Ley 643 de 2001.
Decreto 2483 de 2003.
Decreto 1905 de 2008.
Decreto 2150 de 2008.
El profesional asignado, realiza el análisis técnico jurídico del cumplimiento de la documentación con el fin de establecer si la solicitud se ajusta a la normatividad. La solicitud debe contener:
— Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y apoderado si es del caso, y de los socios mayoritarios.
— Autorización de la junta directiva cuando el representante legal tenga limitaciones para contratar.
— Certificado de cámara de comercio de existencia y representación legal de la sociedad.
— Manifestación expresa del representante legal del conocimiento y aceptación de los reglamentos de juegos de suerte y azar.
— Declaración de no estar incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad.
— Concepto previo y favorable del acalde de la ubicación del local comercial o su delegado.
— Certificado de registro mercantil de los establecimientos de comercio en que se pretende operar.
— Títulos o documentos que acrediten la tradición o tenencia legal de los equipos o elementos de juego.
— Diligenciar formato de información financiera y de procedencia de la inversión.
— Estados financieros del último año firmados por contador público.
— Fotocopia de la declaración de renta del último año o declaración juramentada en la que se indique que no está obligado a declarar.
Profesional de planta o de apoyo a la gestión de la entidad.
Etapa: precontractual.Fase: autorización.
Operación de juegos localizados: La Ley 643 de 2001 los define así: ART. 32.—Juegos localizados. Reglamentado por el Decreto Nacional 2483 de 2003. Son modalidades de juegos de suerte y azar que operan con equipos o elementos de juegos, en establecimientos de comercio, a los cuales asisten los jugadores como condición necesaria para poder apostar, tales como los bingos, videobingos, esferódromos, máquinas tragamonedas, y los operados en casinos y similares. Son locales de juegos aquellos establecimientos en donde se combinan la operación de distintos tipos de juegos de los considerados por esta ley como localizados o aquellos establecimientos en donde se combina la operación de juegos localizados con otras actividades comerciales o de servicios.
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
  — Carta del representante legal autorizando a Etesa para solicitar la formación financiera a las centrales de riesgos.
— Para el caso de bingos anexar el cartón.
— Relación de mets señalando su referencia y ubicación.
— Certificado de pago de parafiscales.
— Poder con el lleno de los requisitos legales (cuando se actúe a través de apoderado).
 
En caso de que no se cumplan los requisitos se proyecta requerimiento al solicitante.Ley 643 de 2001.
Decreto 2483 de 2003.
Decreto 1905 de 2008.
Decreto 2150 de 2008.
Expide comunicación en la que se requiere los documentos faltantes o comunica que los documentos están completos y en espera del estado de cuenta.Profesional de planta o de apoyo a la gestión de la entidad.
Solicitud interna del estado de cuenta y realización de visita a locales nuevos o no autorizados.
Requerimiento de normalización de cartera o pago de deuda.
 Se revisa y analiza el estado de cuenta, verificando que el solicitante no presente saldos a favor de Etesa ni actuaciones administrativas en su contra y en caso de existir una deuda o actuación se requiere para que en un término de cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación se acerque a la entidad.Vicepresidente comercial
Profesional de planta o de apoyo a la gestión de la entidad.
Secretaria de vicepresidencia comercial.
Elaboración y firma de la resolución de autorización para operación de juegos localizados o de denegación de la mismaLey 643 de 2001.
Decreto 2483 de 2003.
Decreto 1905 de 2008.
Decreto 2150 de 2008.
En caso de que se cumplan los requisitos de ley se proyecta la resolución de autorización y se procede a la firma por el vicepresidente comercial (delegado para la autorización de estos contratos), y en caso contrario se denegará la misma.Vicepresidente comercial.
Profesional de planta o de apoyo a la gestión de la entidad.
Remisión de la resolución a la oficina asesora jurídica para su numeración y notificación. Se proyecta el oficio remisorio por parte del profesional, lo firma la vicepresidente y se envía por la secretaria del área.Vicepresidente comercial
Profesional de planta o de apoyo a la gestión de la entidad.
Secretaria de vicepresidencia comercial.
Radicación de documentación en la oficina asesora jurídica. La secretaria de la oficina asesora jurídica recibe la documentación y hace entrega inmediata al técnico del área.Secretaria oficina asesora jurídica.
Técnico de la oficina asesora jurídica.
Revisión legal de la documentación recibida por parte de la oficina asesora jurídica, para el efecto se utiliza el formato establecido internamente.Ley 643 de 2001.
Decreto 2483 de 2003.
Decreto 1905 de 2008.
Decreto 2150 de 2008.
El técnico del área y la profesional asignada, antes de numerar y notificar la resolución revisan el cumplimiento de los requisitos legales en el trámite de la autorizaciónTécnico de la oficina asesora jurídica.
Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados
Numeración y notificación de la resolución o devolución al área comercial a efectos de que se corrijan las observaciones legales.
Citación al interesado para notificación.
Artículos 44, 45, 47 del Código Contencioso Administrativo.Si se cumplen todos los requisitos de ley el técnico numera y procede a notificar la resolución, previa citación por escrito al interesado de conformidad con la ley y en caso de no comparecer dentro del término legal se procede a la notificación por edicto.
En caso de no cumplirse los requisitos de ley el profesional asignado del área procede a señalar los aspectos a subsanar y devolverá el expediente a la vicepresidencia comercial con las observaciones del caso.
Técnico de la oficina asesora jurídica.
Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Jefe de la oficina asesora jurídica.
Etapa: precontractual.Fase: autorización.
Operación de juegos localizados: La Ley 643 de 2001 los define así: ART. 32.—Juegos localizados. Reglamentado por el Decreto Nacional 2483 de 2003. Son modalidades de juegos de suerte y azar que operan con equipos o elementos de juegos, en establecimientos de comercio, a los cuales asisten los jugadores como condición necesaria para poder apostar, tales como los bingos, videobingos, esferódromos, máquinas tragamonedas, y los operados en casinos y similares. Son locales de juegos aquellos establecimientos en donde se combinan la operación de distintos tipos de juegos de los considerados por esta ley como localizados o aquellos establecimientos en donde se combina la operación de juegos localizados con otras actividades comerciales o de servicios.
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Constancia de ejecutoria de la resolución de autorización y entrega al profesional del área jurídica para la proyección de la minuta del contrato. El técnico del área jurídica, una vez se surtan las notificaciones o se renuncie a los términos de ejecutoria coloca la constancia de la ejecutoria del acto y la firma. Seguidamente hace entrega de la documentación al profesional del área jurídica asignado.Técnico de la oficina asesora jurídica.
En caso de que se deniegue la autorización y se presente recurso de reposición este se recibirá en la oficina asesora jurídica y será resuelto por la vicepresidente comercial El Vicepresidente comercial asigna el tema al profesional de planta o de apoyo a la gestión quien proyecta para su revisión y firma.Técnico de oficina asesora jurídica.
Vicepresidente comercial.
Profesional de planta o de apoyo a la gestión de la entidad.
Vicepresidente comercial.
Etapa: precontractual.Fase: perfeccionamiento y legalización.
Operación de juegos localizados
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Elaboración del contrato.Ley 643 de 2001.
Decreto 2483 de 2003.
Decreto 1905 de 2008.
Decreto 2150 de 2008.
Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios
El profesional asignado proyecta el contrato para la revisión y firma del Jefe de la oficina asesora jurídica (delegado para la contratación), quien revisa, formula las observaciones del caso las que deben ser corregidas por el profesional o firma el contrato.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Jefe de la oficina asesora jurídica.
Suscripción del contrato por parte del operador Se procede a citar al solicitante para la firma del contrato.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Jefe de la oficina asesora jurídica.
Declaratoria de pérdida de ejecutoria de la autorización o declaratoria de incumplimiento. En caso de que el solicitante no firme el contrato dentro del término legal se declara la pérdida de ejecutoria y si no lo legaliza se declara el incumplimiento.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Vicepresidencia comercial.
Notificaciones y recursos contra el acto que declare la pérdida de fuerza ejecutoria y recursos Este trámite se adelanta en la vicepresidencia comercial si es pérdida de fuerza ejecutoria y en jurídica si es de no legalización.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Vicepresidente comercial.
Jefe de oficina asesora jurídica.
Recepción de requisitos de legalización: Impuesto de timbre, póliza y publicación del contrato. La profesional asignada recibe la documentación.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Etapa: precontractual.Fase: autorización.
Operación de juegos localizados: La Ley 643 de 2001 los define así: ART. 32.—Juegos localizados. Reglamentado por el Decreto Nacional 2483 de 2003. Son modalidades de juegos de suerte y azar que operan con equipos o elementos de juegos, en establecimientos de comercio, a los cuales asisten los jugadores como condición necesaria para poder apostar, tales como los bingos, videobingos, esferódromos, máquinas tragamonedas, y los operados en casinos y similares. Son locales de juegos aquellos establecimientos en donde se combinan la operación de distintos tipos de juegos de los considerados por esta ley como localizados o aquellos establecimientos en donde se combina la operación de juegos localizados con otras actividades comerciales o de servicios.
ActividadNorma aplicableObservacionesResponsable
Aprobación de póliza y diligenciamiento del extracto único de publicación a la Imprenta Nacional. Requerimientos al contratista. Se revisa la póliza y los comprobantes de pago del timbre y los derechos de publicación y si es del caso se requiere al contratista para que subsane cualquier aspecto.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Jefe de la oficina asesora jurídica.
Activación del cobro en el sistema de facturación de la empresa. En el sistema se hace la activación del cobro para la facturación.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Declaratoria de incumplimiento en caso de que no se subsanen las observaciones a la legalización del contrato El profesional asignado en el área jurídica proyecta el acto administrativo y se surte el procedimiento de incumplimiento notificación y recursos.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Entrega de copias del contrato y documentos de legalización a la interventoría. El profesional del área asignado hace entrega a la interventoría dentro de los diez (10) días siguientes a su legalización.Profesional de planta o profesional de apoyo a la gestión asignado para el trámite de los contratos de concesión de juegos localizados.
Custodia de contratos y documentos contractuales. El profesional asignado entrega a la secretaria del área los contratos con sus documentos para su custodia.Secretaria de la oficina asesora jurídica.
Archivo central.

CAPÍTULO II

Del incumplimiento del contrato y la caducidad

Procedimiento para imposición de multas

Conceptos previos

Para la imposición de multas a los contratistas, previamente debe examinarse la concurrencia de las siguientes circunstancias:

Normas aplicables:

La Ley 1150 de 2007 al disponer en su artículo 17 que en desarrollo del debido proceso y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública, las entidades: ... “tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones...”.

La Ley 1150 de 2007, en el artículo 17 de la reforma, consagra la facultad de imposición de multas “... procede solo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista...”.

El artículo 29 de la Constitución Política, expresa que el debido proceso se aplicará a todas las actuaciones administrativas. Sabido es que elemento imprescindible del debido proceso es la normatividad preexistente al caso que se imputa.

Los artículos 3º, 14, 28, 34 y 35 del Código Contencioso Administrativo, integran un procedimiento de imperativo cumplimiento en todas las actuaciones administrativas iniciadas de oficio por la administración, dentro de las cuales estarían por expresa remisión del artículo 77 de la Ley 80 de 1993 las actuaciones contractuales que adelante la entidad pública contratante y que puedan incidir en la relación contractual.

El artículo 3º del Código Contencioso Administrativo consagra los principios orientadores de las actuaciones administrativas, que deben tenerse en cuenta frente a los eventuales incumplimientos del contrato:

— Principio de economía.

— Principio de celeridad.

— Principio de eficacia.

— Principio de imparcialidad.

— Principio de publicidad.

— Principio de contradicción.

Gestiones de interventoría

La solicitud de imposición de multas requiere el previo ejercicio de una interventoría idónea, objetiva y especializada, cuyos informes a la administración se erijan en sólido respaldo para la decisión sancionadora de la administración.

El artículo 14 del Código Contencioso Administrativo ordena que cuando de la misma petición o de los registros que lleve la autoridad resulte que hay terceros determinados que puedan estar interesados en las resultas de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos

El artículo 28 del Código Contencioso Administrativo: prescribe que cuando de la actuación administrativa iniciada de oficio se desprenda que hay particulares que pueden resultar afectados en forma directa, se les comunicará la existencia de la actuación y su objeto, por lo que debe comunicarse a la compañía aseguradora.

El artículo 34 del Código Contencioso Administrativo dispone que durante la actuación administrativa se podrán pedir y decretar pruebas y allegar informaciones, sin requisitos ni términos especiales, de oficio o a petición del interesado.

De conformidad con el artículo 35 del Código Contencioso Administrativo, Etesa procederá a:

1. Conceder oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones.

2. Cuando sea necesario o procedente a solicitud del interesado o de oficio procederá a ordenar la práctica de las pruebas e informes que respalden la decisión administrativa.

3. Proferirá decisión motivada en la que se resolverán todas las cuestiones planteadas tanto inicialmente como durante el trámite.

La Ley 1150 de 2007, al disponer en su artículo 17: “El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública, tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el 12 objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista”.

Previa la observación de las anotadas circunstancias puede establecerse el siguiente procedimiento:

Procedimiento para la imposición de multas
ActividadResponsableOportunidad y tiempo
1.Informe del acaecimiento del incumplimiento, que se haya previsto contractualmente como susceptible de sanción de multas.Interventor.Ejercicio permanente de verificación de la interventoría.
2.Información al ordenador del gasto de la entidad contratante, o a su delegado, con copia a la aseguradora, sobre el incumplimiento de la respectiva contratación.InterventorInmediatamente se detecte
3.Requerimiento al contratista para que explique, dentro del término de cinco (5) días hábiles, las razones del incumplimientoOrdenador del gasto o su delegadoDe manera inmediata a la detección de la falla o de la mora
4.Decreto y práctica de pruebasOficina jurídica o de contrataciónVencido el término concedido al contratista
5.Análisis de las pruebas y examen de las razones expuestas por el contratista, o en su defecto constatación del transcurso del plazo concedido en silencio.Proyecta oficina asesora jurídica y revisa, y firma presidente de Etesa o su delegado con apoyo del respectivo equipo interdisciplinario.En los 15 días hábiles siguientes a la práctica de pruebas.
6.Pronunciamiento de Etesa en relación con el incumplimiento informado:
— Si la situación es subsanable conceder un plazo al contratista para hacer las correcciones del caso en oportunidad o calidad, se dejará constancia escrita.
— Si es del caso adicionar el plazo contractual y la vigencia de la otorgada, que se dejará constancia mediante acta.
— Si la situación no es subsanable expedir acto administrativo de declaración de siniestro.
Proyecta oficina asesora jurídica y revisa, y firma presidente de Etesa o su delegado.10 días hábiles
7.Notificación: El acto administrativo se notificará en los términos establecidos en el artículo 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.Oficina jurídicaTérminos establecidos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.
8.En el acto de notificación se indicarán los recursos que proceden, los que podrán ser interpuestos tanto por el contratista como por la aseguradora garante.Representante legal o su delegado con apoyo de la oficina jurídica.Acto de notificación
9.Los recursos se decidirán en la oportunidad legal, mediante resolución motivada que incluya un análisis ponderado de todos y cada uno de los argumentos del recurrente, con respecto del debido proceso y el derecho de defensa.Representante legal o su delegado con apoyo de la oficina jurídica.Términos del Código Contencioso Administrativo. Pero la prontitud evita que se extingan las garantías en el entretanto de la decisión.
10.La decisión de los recursos se notificará al contratista y su garante, de la forma y en el término señalado en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.Oficina jurídicaTérmino señalado en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.
11.Constancia de ejecutoria una vez notificados los interesados y resueltos los recursosOficina asesora jurídica.15 días una vez notificado el acto administrativo y la decisión de los recursos.
12.Si hay saldos a favor del contratista, el valor de las multas podrá descontarse de los mismos, si esta facultad fue pactada en los contratos celebrados con anterioridad a la vigencia de la Ley 1150 de 2007, o para todos los celebrados con posterioridad a ella en caso de pacto de imposición de multas parágrafo 1º y 2º del artículo 17, Ley 1150 de 2007.Oficina jurídica o de contratación.15 días una vez notificado el acto administrativo y la decisión de los recursos.
13.En los casos del numeral anterior, si no hay saldos a favor del contratista, las multas se harán efectivas directamente de la garantía de cumplimientoOficina jurídica o de contrataciónLas gestiones se realizarán con la prontitud que lo permita el trámite administrativo necesario.
14.Si existieren dineros por cobrar se adelantará cobro persuasivo al contratista y a la aseguradora.Vicepresidencia de recaudoAnte la negativa de pago de la aseguradora y dentro de los términos del Código de Procedimiento Civil
15.Si ninguno de los eventos contemplados en los dos numerales anteriores fuere posible, se procederá al cobro por jurisdicción coactiva.Vicepresidencia de recaudoAnte la negativa de pago de la aseguradora y dentro de los términos del Código de Procedimiento Civil

La declaratoria de la caducidad del contrato

Causas legales para la declaratoria de caducidad:

1. Acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho (L. 80/93, art. 5º, num. 5º).

2. La celebración de los pactos o acuerdos prohibidos.

3. El presentarse hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización (L. 80/93, art. 18).

Criterio orientador del orden jurisprudencial:

Para efectos de la aplicación de la cláusula de caducidad, en cuanto al debido proceso y el derecho de defensa, los servidores públicos de Etesa tendrán en cuenta como criterio orientador la Sentencia T-569 de 1998 emanada de la honorable Corte Constitucional, la cual expresa: “La ley, la doctrina y la jurisprudencia han coincidido en reconocer en esta cláusula, una prerrogativa o privilegio que se le otorga al Estado para dar por terminado un contrato donde él es parte, cuando el contratista ha desplegado ciertas conductas o se presentan circunstancias que, en general, impiden el cumplimiento eficaz y adecuado del objeto contractual, hecho que hace necesaria la intervención rápida de la administración a fin de garantizar que el interés general involucrado en el contrato mismo no se afecte, porque de hecho se lesiona a la comunidad en general. Es decir, la caducidad del contrato es una potestad que se le reconoce al Estado como parte en él, para darlo por terminado. ... Como la inclusión de la cláusula de caducidad en los contratos donde el Estado es parte, no es propia de la facultad sancionatoria que se le ha reconocido, sino de su especial condición, que lo faculta para dar por terminado un contrato, no se requiere el agotamiento de un procedimiento previo en donde el contratista y los terceros que puedan estar interesados en la ejecución de este, deban ser escuchados sobre la procedencia o no de esta cláusula, pues ella, en sí misma, debe responder a hechos objetivos que debe alegar y demostrar el ente estatal, en el acto administrativo que se profiera para el efecto. Y es este acto, el que le permitirá al contratista ejercer su derecho de defensa, primero ante la administración y, posteriormente, ante la jurisdicción contencioso-administrativa.

Procedimiento para la declaratoria de caducidad
ActividadResponsableOportunidad y tiempo
1Informe del acaecimiento del incumplimiento grave del contrato que pueda conducir a su paralización, de conformidad con la ley. Deben anexarse los soportes documentales que demuestren el incumplimiento grave.Interventor.Ejercicio permanente de verificación de la interventoría.
2Envío de copia del informe de incumplimiento grave al presidente de Etesa, al ordenador del gasto de la entidad, o a su delegado, con copia a la aseguradora.InterventorInmediatamente se detecte
3Remisión del informe del interventor sobre el incumplimiento gravePresidente de EtesaDe manera inmediata a la detección del incumplimiento grave.
4.Pronunciamiento de Etesa en relación con el incumplimiento informado:
— Si la situación es subsanable conceder un plazo al contratista para hacer las correcciones del caso en oportunidad o calidad, se dejará constancia escrita.
— Si es del caso adicionar el plazo contractual y la vigencia de la otorgada, que se dejará constancia mediante acta.
— Si la situación no es subsanable expedir acto administrativo de caducidad del contrato y se ordenará hacer efectiva con cargo al amparo de cumplimiento la garantía única, póliza de seguro de cumplimiento.
Proyecta la oficina asesora jurídica y procede a la revisión y firma el presidente de ETESA o su delegado10 días hábiles
5.Notificación: El acto administrativo se notificará en los términos establecidos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.Oficina jurídicaTérminos establecidos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.
6.En el acto de notificación se indicarán los recursos que proceden, los que podrán ser interpuestos tanto por el contratista como por la aseguradora garante.Representante legal o su delegado con apoyo de la oficina jurídicaActo de notificación
7.Los recursos se decidirán en la oportunidad legal, mediante resolución motivada que incluya un análisis ponderado de todos y cada uno de los argumentos del recurrente, con respecto del debido proceso y el derecho de defensa.Representante legal o su delegado con apoyo de la oficina jurídica.Términos del Código Contencioso Administrativo. Pero la prontitud evita que se extingan las garantías en el entretanto de la decisión
8.La decisión de los recursos se notificará al contratista y su garante, de la forma y en el término señalado en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.Oficina jurídicaTérmino señalado en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.
9.Constancia de ejecutoria una vez notificados los interesados y resueltos los recursosOficina asesora jurídica15 días una vez notificado el acto administrativo y la decisión de los recursos.
10.En caso de que hubiere declarado la caducidad del contrato una vez ejecutoriado el acto administrativo se procederá a:
1. La liquidación del contrato.
2. Enviar copia a la Procuraduría General de la Nación.
3. Remitir copia del acto administrativo a la cámara de comercio del domicilio del contratista.
4. Realizar las publicaciones en la página web de Etesa, y a cargo del contratista, dos (2) veces en medios de comunicación social escrita de amplia circulación nacional. De igual menara se publicará en el Diario Oficial artículo 31 de la Ley 80 de 1993.
Oficina jurídica o de contratación.15 días una vez notificado el acto administrativo y la decisión de los recursos.
11.Realizada la liquidación del contrato, se enviará el expediente a jurisdicción coactiva a efectos de adelantar el cobro de las sumas de dinero a favor de la entidad, se harán efectivas directamente de la garantía de cumplimientoOficina jurídicaLas gestiones se realizarán con la prontitud que lo permita el trámite administrativo necesario
12.Si existieren dineros por cobrar se adelantará cobro persuasivo al contratista y a la aseguradora.Vicepresidencia de recaudoAnte la negativa de pago de la aseguradora y dentro de los términos del Código de Procedimiento Civil
13.Si ninguno de los eventos contemplados en los dos numerales anteriores fuere posible, se procederá al cobro por jurisdicción coactiva.Vicepresidencia de recaudoAnte la negativa de pago de la aseguradora y dentro de los términos del Código de Procedimiento Civil

CAPÍTULO III

Procedimientos, actividades y controles

Contenido: En este capítulo se define el diseño y la documentación de la modalidad de selección del contratista, el cual describe, en detalle, los procedimientos y controles que se deben acoger, respetar y seguir en la contratación que adelante la Empresa Territorial para la Salud, Etesa. Adicionalmente, se definen los funcionarios responsables de cada, procedimiento, actividad y control.

Se detallan los procedimientos de selección de contratistas que por mandato legal deben ser adoptados por las entidades públicas y se presentan las directrices de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa en temas como las diferentes instancias de control, apoyo y los roles de cada modalidad de selección, los tiempos de la elaboración de estudios previos, pliegos de condiciones, entre otros documentos que exigen las normas actuales que rigen la contratación pública.

De la misma manera, determina y documenta la coordinación entre las distintas dependencias que interactúan en la contratación al interior de la entidad, y de estas con el sistema de información, el pacto por la transparencia y el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.

Desde el texto del manual se podrá acceder al software de la entidad para consultar el procedimiento y viceversa, como también al manual de operación para los usuarios del módulo de compras (manual compras).

1. Procedimientos administrativos.

1.1. Procedimiento administrativo para contratos con cuantía igual o inferior al 10% de la menor cuantía (menor a 65 SMLVL).

El procedimiento establecido para el trámite de las modalidades de selección (contratos y convenios interadministrativos) que se pretenden adelantar por esta cuantía debe surtir los siguientes pasos:

• Una vez identificada por el área respectiva la necesidad del bien o servicio, se someterá el inicio de la respectiva modalidad de selección a consideración del ordenador del gasto.

• Autorizado por el ordenador el inicio del respectivo proceso, se procede a solicitar por cualquier medio, catálogos o lista de precios o elaborar invitaciones a uno o más oferentes para presentar cotizaciones o presentar propuestas, las cuales serán recibidas y evaluadas jurídica y técnicamente por el comité de compras. Surtidos estos trámites se entregará la documentación soporte de la modalidad de selección adelantado para someterlo a consideración de la presidencia o secretaría general, según el caso; y solicitar la correspondiente disponibilidad presupuestal.

• Elaborada la minuta y con el soporte legal por parte de la oficina asesora jurídica, se firmará por las partes.

• Firmado el contrato, se solicitará el correspondiente registro presupuestal, y se solicitará la constitución de las garantías, si se consideran necesarias.

• Legalizado y perfeccionado el contrato, se notificará al interventor o supervisor, quien iniciará la vigilancia dotado de una copia del contrato, la propuesta favorecida y el pliego de condiciones que sirvió de base para diseñar, no solo la selección del contratista sino del mismo contrato; igualmente, se le debe dar copia de las pólizas que amparan el cumplimiento de las obligaciones y recordarle la importancia de su función, la cual requiere una actitud permanente de cuidado, pues de él depende en gran medida la exitosa ejecución del contrato y que los pagos que requieren su aprobación correspondan a lo realmente debido. Durante la ejecución del contrato se deben presentar, por parte del interventor o supervisor, los respectivos informes de seguimiento técnico, y, en conjunto con el contratista, se darán los informes administrativos y jurídicos que se requieran.

1.2. Procedimiento administrativo para contratos con cuantía superior al 10% de la menor cuantía (mayor a 65 SMMLV).

El procedimiento administrativo para este tipo de contratos o convenios interadministrativos varía básicamente, con relación al anterior, en que la instancia a la cual se le presenta la necesidad detectada y el estudio o la evaluación de las propuestas presentadas, es el comité de contratación. Es decir, que de igual forma la necesidad definida se lleva al comité de contratación para que este se pronuncie y recomiende o no la iniciación del proceso contractual, el tipo de proceso contractual (licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa); posteriormente se le presenta el estudio de evaluación de propuestas para que igualmente recomiende o no la adjudicación y celebración del respectivo contracto.

En la primera fase, es decir, en la presentación de la solicitud que se le hace al comité para que autorice la iniciación del proceso contractual, el área que requiere el bien o servicio respectivo, debe sustentar la necesidad del proyecto con los debidos soportes técnicos; el proyecto de pliego de condiciones, así mismo, deberá presentar el formato preestablecido requerimiento de bien o servicio, ante la secretaria técnica del comité de contratación; este formato debe presentarse con dos días hábiles de antelación a la reunión del comité en que se pretende considerar el tema.

Para la adición, prórroga o modificación de los contratos o convenios interadministrativos que han sido de conocimiento del comité de contratación, este mismo recomendará o no las mismas.

2. Modalidades de selección.

2.1. Licitación pública.

Licitación pública es el procedimiento mediante el cual la entidad formula públicamente una convocatoria cuyo monto es igual o superior a 650 SMMLV para que, en condiciones de igualdad, los interesados presenten sus ofertas y se seleccionen entre ellas la más favorable.

2.1.1. Elaboración de pliegos.

Serán elaborados conforme a las directrices establecidas para los pliegos de condiciones, artículo 24, numeral 5º, Ley 80 de 1993.

Ver pliegos de condiciones estándar en sus aspectos generales para:

Invitación hasta xxx SMMLV

Invitación directa

Pliego convocatoria Nº 1

Pliego convocatoria Nº 2

Pliego convocatoria Nº 3

Pliego licitación

Licitación pública

1.1.2. Calificación.

Esta comprende los criterios de verificación y los criterios de evaluación.

2.1.2.1. Criterios de verificación.

2.1.2.1.1. Jurídicos: Se verificarán los requisitos esenciales de orden legal exigidos en los pliegos de condiciones y en la normatividad nacional, teniendo en cuenta que algunos de ellos pueden o no subsanarse.

Para los requisitos subsanables, la entidad fijará un periodo prudencial para que los mismos sean subsanados; en caso, de no aportarse los documentos en el tiempo fijado, serán eliminadas del proceso dichas propuestas.

2.1.2.1.2. Técnicos: La verificación técnica de las propuestas se adelanta teniendo como marco lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones y demás normas vigentes sobre la materia, y realizando: Verificación de todos los aspectos establecidos como requisitos mínimos técnicos para ejecutar el objeto. El recurso humano con sus respectivas exigencias. Equipos y tecnologías. Revisión matemática de precios, conforme a los estudios de costos previos.

Como conclusión de esta verificación, serán eliminadas del proceso las propuestas que no cumplan los requisitos de carácter técnico.

2.1.3. Criterios de evaluación.

Está dividido en 3 partes: económicos, financieros y experiencia.

2.1.3.1. Económicos: A las propuestas elegibles se les hará las correcciones aritméticas si hubiere lugar a ellas, siempre que la ley lo permita y no implique un mejoramiento de la propuesta, en el formulario de cantidades y precios.

Cuando existan discrepancias entre los precios de la propuesta y sus correspondientes análisis de precios, regirán los precios que aparecen en los análisis de precios, corregidos aritméticamente, si a ello hubiere lugar, tal como se expresó en el párrafo anterior. Verificada la exactitud de los cálculos numéricos requeridos para obtener el valor total de la propuesta, se elabora un cuadro contentivo del resumen del análisis de las propuestas, en el que se define el cumplimiento de los documentos señalados como esenciales, en el pliego de condiciones.

2.1.3.2. Financieros: La evaluación financiera de las propuestas se realiza con base en los índices financieros calculados para cada proponente y cuyos valores mínimos se han establecido como requerimiento en cada uno de los pliegos de condiciones.

Dichos índices están relacionados con elementos como el índice de liquidez, el capital de trabajo u otros indicadores que para cada proceso se considere pertinente evaluar; en general los índices financieros son indicadores que le permiten a la entidad determinar, conforme a la información aportada, la capacidad y la estabilidad financiera del proponente.

Como conclusión de esta evaluación, serán eliminadas del proceso las propuestas que no cumplan los requisitos de carácter financiero.

2.1.3.3. Experiencia: La evaluación de la experiencia se deberá hacer conforme a lo exigido en los pliegos, podrá no solo evaluarse la experiencia general sino también la específica del proponente.

Como conclusión de esta evaluación, serán eliminadas del proceso las propuestas que no cumplan los requisitos de experiencia.

2.2. Selección abreviada.

2.2.1. Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización son los que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Bienes y servicios de común utilización son los requeridos por la entidad y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes, en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.

No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

Para efecto de lo previsto anteriormente, por diseño o características descriptivas se entiende, el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.

No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate, así lo exija, lo cual deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, esta justificación no se basará en consideraciones puramente subjetivas.

Sin consideración a la cuantía del contrato, si el bien o servicio requerido por la entidad es de características técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

En este caso, cuando el valor del respectivo contrato no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá optar por adquirirlos en los términos del artículo 46 del Decreto 2474 de 2008, haciendo uso del procedimiento allí señalado.

Se podrá hacer uso de los acuerdos marco de precios para la adquisición de este tipo de bienes y servicios, cuando se asignen las responsabilidades a que se refiere el inciso 4º del parágrafo 5º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y se expida la reglamentación correspondiente.

2.2.1.1. Subasta inversa.

Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 2474 de 2008, y en los respectivos pliegos de condiciones.

En las subastas inversas para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a que se refiere el inciso 2º del literal a) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, se tendrá como único criterio de evaluación el precio. En caso que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda.

Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización. El resultado de la subasta se presentará a consideración del comité a que se refiere el parágrafo 2º del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, a efecto de que el mismo formule la recomendación pertinente a quien corresponda.

La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta, para participar en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios a los que se refiere el presente artículo. Si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993.

Estudios previos para la subasta inversa

Como parte del contenido de los estudios y documentos previos señalados en el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de cada entidad.

Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo:

a) Denominación del bien o servicio.

b) Denominación técnica del bien o servicio.

c) Unidad de medida.

d) Descripción general.

La entidad deberá consultar el registro con las fichas técnicas, antes mencionadas, que implementará el Secop.

Contenido de la propuesta inicial

En el momento señalado en el pliego de condiciones, los proponentes presentarán una propuesta completa, incluyendo la información sobre la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes y una propuesta inicial de precio, la cual solo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.

Verificación de los requisitos habilitantes

Para que una subasta pueda llevarse a cabo en los términos de este manual, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.

El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará de conformidad con lo señalado en el artículo 8º del Decreto 2474 de 2008. En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, las entidades procederán a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones.

Si solo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto.

Si vencido ese plazo no se alcanza la pluralidad de proponentes, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones.

Durante la prórroga antes referenciada, cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta, en los términos señalados en el presente artículo.

Modalidades de subasta inversa

La subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades:

2.2.1.1.1. Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos.

2.2.1.1.2. Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante esta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.

En el proceso de adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común utilización a través de subastas inversas, la entidad usará la modalidad electrónica.

Para el desarrollo de la subasta electrónica inversa la entidad podrá utilizar la plataforma tecnológica que ponga en funcionamiento el Secop o contratar con terceros su realización, en todo caso deberá garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos. En estos casos la solución deberá generar reportes sobre el desarrollo del certamen en los formatos y parámetros tecnológicos señalados por el administrador del Secop, así como realizar en el último la totalidad de las publicaciones aquí referidas.

Márgenes mínimos de mejora de ofertas

Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.

En la subasta presencial solo serán válidos los lances que, observando el margen mínimo, mejoren el precio de arranque o el menor lance de la ronda anterior según el caso. En la subasta electrónica, los lances serán válidos si superan el margen mínimo de mejora en relación con el precio de arranque o el último lance válido ocurrido durante la subasta, según sea el caso.

Procedimiento de subasta inversa presencial

Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.

La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas:

a) La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas.

b) La entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior.

c) Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados.

d) Un funcionario de la entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.

e) La entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.

f) Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.

g) La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

h) Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.

Autenticidad e integridad de los mensajes de datos en el curso de una subasta electrónica

En la subasta inversa electrónica la entidad, garantizará y otorgará plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y contenido, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y según lo señalado en el pliego de condiciones.

Procedimiento de la subasta inversa electrónica

La subasta dará inicio en la fecha y hora señalada en los pliegos de condiciones, previa autorización de la entidad, utilizando los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos de condiciones para el intercambio de mensaje de datos.

El precio de arranque de la subasta inversa electrónica será el menor de las propuestas iniciales de precio a que se refiere el artículo 21 del Decreto 2474 de 2008.

Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta presentarán sus lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos y de seguridad definidos en los pliegos de condiciones.

Si en el curso de una subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes.

Para la suscripción del contrato por medios electrónicos, el representante legal o apoderado del proponente ganador podrá firmar el contrato y sus anexos y los enviará al Secop y a la entidad, utilizando los medios de autenticación e identificación señalados en los pliegos de condiciones. En este caso, la remisión del contrato firmado electrónicamente se hará al correo electrónico que la entidad haya señalado en los pliegos de condiciones.

La entidad deberá asegurar que el registro de los lances válidos de precios se produzca automáticamente sin que haya lugar a una intervención directa de su parte.

Conforme avanza la subasta el proponente será informado por parte del sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes. En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.

Fallas técnicas ocurridas durante la subasta inversa electrónica

Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables al Secop, a la entidad o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el Secop o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente.

Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de internet, aquel pierde conexión con el Secop o con el operador tecnológico de la subasta, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento.

La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.

2.2.3. Bolsas de productos.

Régimen aplicable

En lo no previsto en este manual, el régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de estas. Por lo cual, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.

Listado de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización

Solo los productos que se encuentren dentro del listado estandarizado, tipificado, elaborado y actualizado por las bolsas de productos, podrán ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate.

Estudios previos para la adquisición en bolsa de productos

En adición al contenido de los elementos mínimos establecidos para los estudios y documentos previos en el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008, contendrán lo siguiente:

1. El precio máximo de la comisión que Etesa pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.

Disponibilidad presupuestal

Con el propósito de determinar el valor de los correspondientes certificados de disponibilidad presupuestal, se tendrá cuenta, además, del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya realizar la negociación.

No se celebrará contrato de comisión sin la acreditación de la existencia de las disponibilidades presupuestales que amparen los valores señalados.

Inscripción en el SICE y registro de precios en el RUPR

Los comisionistas de bolsas de productos que deseen actuar por cuenta de Etesa, deberán registrarse previamente en el SICE, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2003. Así mismo, deberán registrar en el RUPR el valor estimado de la comisión que cobrarán por sus servicios, de conformidad con lo establecido en el artículo 3º de la Ley 598 de 2000 y el literal b) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2003.

No es necesario que los comitentes vendedores y sus comisionistas se registren en el SICE.

Requisitos para actuar como comisionista

Etesa, podrá solicitar a los comisionistas interesados en participar en procedimientos de selección, a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.

La selección objetiva de comisionistas

Etesa, seleccionará objetivamente a los comisionistas, previa solicitud a la bolsa formulada de que se trate, en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo basado en el precio, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa.

Las normas y procedimientos aplicables a la selección de los comisionistas serán únicamente los contenidos en este manual y en la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo.

La seriedad de las posturas presentadas durante el proceso de selección de comisionistas será respaldada en la forma como las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos y los reglamentos de estas dispongan para el efecto.

Para la publicación en el Diario Único de Contratación Pública de los contratos de comisión que celebren las entidades estatales para hacer uso, a través de bolsas de productos legalmente constituidas, de las causales de selección abreviada establecidas en los literales a) y f) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, la tarifa aplicable se tomará con base en el valor de la comisión que la entidad estatal pagará a su comisionista.

Obligaciones de los comisionistas de entidades estatales

Los comisionistas no están obligados al cumplimiento de obligaciones diferentes a las propias del contrato de comisión.

Garantía única a favor de la entidad estatal

Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado deberá constituir a favor de Etesa la garantía única de cumplimiento de conformidad con el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007 y las normas que lo reglamenten, en relación con el valor de la comisión que se pagará al comisionista por sus servicios.

Garantía de cumplimiento por parte de la entidad estatal

Etesa, constituirá a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos de que se trate, garantía idónea para asegurar el cumplimiento de la negociación realizada.

Dichas garantías podrán constituirse mediante póliza de seguros, depósitos en efectivo, fiducia en garantía y/o títulos valores de alta liquidez endosados en propiedad al organismo de compensación de la bolsa de que se trate. En todo caso, durante la vigencia de las operaciones, el organismo de compensación podrá exigir garantías adicionales con el fin de mantener la idoneidad de la misma, de conformidad con las reglas que regulan las bolsas de productos.

Al momento de pago, las garantías líquidas con sus rendimientos, podrán aplicarse al mismo. En todo caso los rendimientos, si los hubiere, pertenecerán a Etesa.

El certificado de disponibilidad presupuestal aportado por la entidad para respaldar la operación no se considerará como garantía.

Garantías a cargo del comitente vendedor

El comitente vendedor de Etesa, deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de que se trate, las garantías establecidas en sus reglamentos para garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las cuales se adquieren los bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

Etesa, podrá exigir al comitente vendedor la constitución de garantías a su favor, adicionales a las señaladas en el presente artículo, siempre y cuando resulten adecuadas y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.

Procedimiento de negociación

En la negociación por cuenta de Etesa en bolsas de productos el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio.

La negociación podrá realizarse de manera presencial o electrónica, en los términos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos de estas dispongan para el efecto.

Ruedas de negociación convocadas por las bolsas

Etesa, podrá participar en las ruedas de negociación para la adquisición de productos de características técnicas uniformes y de común utilización, organizadas por las bolsas de productos.

Supervisión e interventoría del cumplimiento de la operación

Etesa, podrá adelantar supervisión e interventoría sobre la ejecución de las operaciones que por su cuenta se realicen en las bolsas de productos. En el evento en el cual “la entidad estatal verifique inconsistencias en la ejecución, procederá a poner en conocimiento de la bolsa tal situación con el propósito de que la misma la examine y adopte las medidas necesarias para dirimir la controversia de conformidad con sus reglamentos y, de ser el caso, notifique del incumplimiento a su organismo de compensación”.

Registro de precios y contratos en el SICE

La bolsa de producto debe registrar en el portal del SICE, a más tardar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, los contratos de comisión y las operaciones que por cuenta de Etesa haya realizado en el mes inmediatamente anterior de conformidad con las normas precedentes. Así mismo, registrará los precios de intención de venta que se hayan presentado durante las negociaciones, que hayan conducido a las negociaciones de las operaciones.

2.2.3. De la contratación de menor cuantía.

Procedimiento de menor cuantía

El procedimiento para la contratación de menor cuantía será el siguiente:

1. La convocatoria y la publicación del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo se surtirá de conformidad con las reglas previstas en el presente manual y en el Decreto 2474 de 2008.

2. El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, que en ningún caso podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles.

3. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes.

La manifestación se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones y deberá contener, además de la expresión clara del interés en participar, el señalamiento de formas de contacto y comunicación eficaces a través de los cuales la entidad podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso que la misma tenga lugar.

La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará el proceso desierto.

4. En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la entidad podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos.

En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo.

5. Vencido el término para la presentación de ofertas, la entidad procederá a la evaluación de las mismas en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones, y adjudicará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto.

Etesa, publicará en el Secop la decisión tomada, con el fin de enterar de la misma a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección.

La entidad podrá establecer en el pliego de condiciones que la oferta sea presentada de manera dinámica mediante subasta inversa de conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Decreto 2474 de 2008.

En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía regulado en el presente artículo, Etesa, podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

Sorteo de consolidación de oferentes

En el caso previsto en el número 4 anterior, cuando la entidad haya decidido realizar sorteo entre quienes manifestaron interés en participar en número superior a diez (10), se seguirá el procedimiento señalado en el pliego de condiciones para tal efecto. En todo caso, se tomarán las medidas necesarias para garantizar la pulcritud del mismo.

En todo caso, la audiencia del sorteo se podrá realizar a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, previa comunicación a todos aquellos que lo manifestaron, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.

De todo lo anterior, Etesa, dejará constancia escrita en acta que será publicada en el Secop.

2.2.4. Contratación de mínima cuantía.

Cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, Etesa, contratará tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas, haciendo uso del procedimiento que según este manual de contratación, le permita obtener la oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del bien o servicio a contratar.

Cuando los bienes o servicios se adquieran en establecimientos que correspondan a la definición de “gran almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se presumirá que ha adquirido a precios de mercado.

El contrato así celebrado podrá constar en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre Etesa y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento, siempre que reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.

En la contratación de mínima cuantía no se dará aplicación a lo señalado en el título I del Decreto 2474 de 2008, sin perjuicio que Etesa, cuente con los respectivos estudios y documentos previos que la justifiquen, y solo se requerirá de las disponibilidades presupuestales correspondientes y la factura expedida por el proveedor.

El procedimiento establecido para el trámite de las modalidades de selección (contratos y convenios interadministrativos) que se pretenden adelantar por esta cuantía debe surtir los siguientes pasos:

• Una vez identificada por el área respectiva la necesidad del bien o servicio, se someterá el inicio de la respectiva modalidad de selección a consideración del ordenador de gastos.

• Autorizado por el ordenador el inicio del respectivo proceso, se procede a solicitar por cualquier medio, catálogos o lista de precios o elaborar invitaciones a uno o más oferentes para presentar cotizaciones o presentar propuestas, las cuales serán recibidas y evaluadas jurídica y técnicamente.

• Surtidos estos trámites se entregará la documentación soporte de modalidad de selección adelantado para someterlo a consideración de la presidencia o secretaría general, según el caso; y solicitar la correspondiente disponibilidad presupuestal.

• La factura presentada por el proveedor de bienes o servicios y aceptada por Etesa, u órdenes de trabajo, compra o de servicio, o cualquier otro instrumento, siempre que reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico, serán el soporte legal, con el V.B. por parte de la oficina asesora jurídica.

• Firmados los documentos, se solicitará el correspondiente registro presupuestal y se solicitará la constitución de las garantías, si se consideran necesarias.

• Legalizado y perfeccionado el contrato, se notificará al interventor o supervisor, quien iniciará la vigilancia dotado de una copia del contrato, factura, orden de servicio, de compra, o del documento donde conste el negocio jurídico realizado.

• Durante la ejecución del contrato se deben presentar, por parte del interventor o supervisor, los respectivos informes de seguimiento técnico, y, en conjunto con el contratista, se darán los informes administrativos y jurídicos que se requieran.

Lo señalado anteriormente, se aplicará en las demás causales de selección abreviada y en el concurso de méritos cuando la cuantía del contrato sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

2.2.5. Selección abreviada por declaratoria de desierta de la licitación.

En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y Etesa no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas en el artículo 44 del Decreto 2474 de 2008, con excepción de lo señalado en los numerales 3º y 4º del citado artículo.

Etesa, podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación.

2.2.6. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las empresas industriales y comerciales del Estado, EICE, y de las sociedades de economía mixta, SEM.

Las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o mercados regulados, así como aquellas a las que se refiere el artículo 16 de la Ley 1150 de 2007, se regirán para su contratación por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad económica y comercial, sin desconocer los principios de la función pública a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del estatuto general de contratación.

Las demás entidades de esa misma naturaleza jurídica aplicarán lo previsto en el literal g) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 en cuyo caso se dará aplicación al procedimiento de selección abreviada de menor cuantía, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

2.3. Concurso de méritos.

2.3.1. Normas generales aplicables al concurso de méritos. Procedencia.

A través de la modalidad de selección de concurso de méritos, Etesa, contratará los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura, cuando se requieran.

En la selección de consultores la entidad podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. En este último caso será posible surtir la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.

Cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía de la entidad contratante, se podrá seleccionar al consultor o al proyecto haciendo uso del procedimiento que según el manual de contratación le permita obtener la oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del servicio a contratar, sin que sea necesario contar con pluralidad de ofertas.

En ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección.

Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente manual, sin perjuicio de la evaluación que la entidad realice de las condiciones de calidad y precio de aquellos, de acuerdo con lo señalado en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda de conformidad con lo señalado en la ley y normas reglamentarias. En todo caso, el equipo de profesionales y expertos propuestos deberá ser aprobado por la entidad.

Por labores de asesoría, y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión a que se refiere el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 se entienden las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2º de la Ley 842 de 2003. Lo anterior, sin perjuicio de que la entidad pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados, de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Tipos de propuesta técnica

Para la selección de consultores o de proyectos, Etesa definirá en el pliego de condiciones el tipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles proponentes según se define en el presente artículo.

Cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos.

Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías, se exigirá la presentación de una propuesta técnica detallada (PTD). En estos casos solo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.

Contenido del pliego de condiciones y requerimientos técnicos

El pliego de condiciones para el concurso de méritos deberá contener, además de lo señalado en el artículo 6º del Decreto 2474 de 2008, el anexo de los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar. En los mismos se señalará cuando menos lo siguiente:

1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.

2. La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

3. El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.

4. El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

5. La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos.

Costo estimado de los servicios y disponibilidad presupuestal

Con base en los requerimientos técnicos, Etesa estimará el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en “personas/tiempo”, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista.

El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que se refiere el inciso anterior. El detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de elegibles, y servirá de base para la revisión a que se refiere el artículo 71 del Decreto 2474 de 2008.

En el caso de requerirse una propuesta técnica detallada (PTD), la entidad podrá contar con una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación referida anteriormente, respaldada en el respectivo certificado. En tal caso, las propuestas económicas de los proponentes podrán sobrepasar el costo estimado del contrato sin que en ninguna circunstancia superen la disponibilidad presupuestal amparada por el certificado, so pena de ser rechazadas en el momento de su verificación.

Prevalencia de los intereses de la entidad

Los consultores están obligados a dar asesoramiento competente, objetivo e imparcial, otorgando en todo momento la máxima importancia a los intereses de Etesa, asegurándose de no incurrir en conflictos de interés. En consecuencia, los proponentes evitarán dar lugar a situaciones en que se pongan en conflicto con sus obligaciones previas o vigentes con respecto a otros contratantes, o con su futura o actual participación en procesos de selección, o en la ejecución de otros contratos.

En consecuencia, al momento de presentar su expresión de interés en precalificar para ser incluido en la lista corta y al presentar su propuesta, el proponente deberá declarar que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán los servicios contratados, no se encuentran incursos en conflicto de interés.

Esto se aplicará también a quienes sean contratados para integrar o acompañar las labores del comité asesor.

Valoración de la experiencia del proponente

La experiencia de los socios de una persona jurídica se podrá acumular a la de esta, cuando ella no cuente con más de cinco (5) años de constituida. La acumulación se hará en proporción a la participación de los socios en el capital de la persona jurídica.

En el caso de los consorcios o uniones temporales, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan, de manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que el pliego de condiciones señale un tratamiento distinto en razón al objeto a contratar.

En el caso de sociedades que se escindan, la experiencia de la misma se podrá trasladar a cada uno de los socios escindidos, y se contabilizará según se disponga en los respectivos pliegos de condiciones del proceso.

2.3.2. Selección por concurso abierto. Procedimiento.

El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto se desarrollará de conformidad con el proceso señalado anteriormente, prescindiendo de los procedimientos de precalificación.

Para la selección de proyectos de arquitectura mediante el uso de concurso abierto por medio de jurados se aplicará el procedimiento señalado en el Decreto 2326 de 1995, hasta tanto no se expida el reglamento que lo modifique.

2.3.3. Procedimientos de precalificación. Definición.

La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un solo proceso de concurso de méritos se denominará lista corta. La que se realice para varios concursos de méritos determinados o determinables se denominará lista multiusos.

Para proceder a precalificar e integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, Etesa aplicará el procedimiento que se señala en el presente manual para la lista corta y para la lista multiusos.

El procedimiento de precalificación es anterior e independiente de los procesos de concurso de méritos para los que se aplique.

Solicitud de expresiones de interés para la precalificación

Con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista multiusos la entidad realizará una convocatoria pública a través del Secop.

Con base en la solicitud, el aviso de convocatoria incluirá la siguiente información:

1. La fecha límite para presentar la expresión de interés.

2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes.

3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos.

4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes.

Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria antes mencionada, y acompañarán dicha manifestación con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado.

Conformación de la lista corta

Para la conformación de la lista corta el comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes, y posteriormente valorará la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública, teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los fines de la contratación.

Etesa, conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.

En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2) interesados, la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación y dará paso a una nueva convocatoria. En el evento en el que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso, siempre que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 90 del Decreto 2472 de 2008.

En el aviso de convocatoria que incluye la solicitud de manifestaciones de interés se especificará la forma de valorar la información allegada por los interesados, con base en los siguientes criterios:

a) Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución.

b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone.

Adicionalmente, la entidad podrá tener en cuenta otros criterios, como la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos, o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.

El comité preparará el informe de lista corta que servirá para adoptar la decisión que la integre. La lista corta será publicada en el Secop. De conformidad con el artículo 77 de la Ley 80 de 1993, contra esta decisión solo procede el recurso de reposición, previa notificación a los interesados.

Con la manifestación de interés se entiende presentada la declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades a que se refiere el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, ni en conflicto de interés que pueda afectar el normal desarrollo del contrato a celebrarse.

Conformación de listas multiusos

Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación que haga una entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS). La vigencia de las listas multiusos no podrá exceder de seis (6) meses, y deberán contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

Para la integración de las listas multiusos Etesa hará una convocatoria pública a través del Secop, en la que señalará las condiciones, criterios y requisitos que deben cumplir los interesados para su inclusión en las listas, los cuales se determinarán conforme lo preceptuado anteriormente. El manual de contratación de la entidad dispondrá las reglas de funcionamiento de las listas multiusos, y las condiciones para evitar la concentración de adjudicaciones en sus miembros.

Las condiciones de habilitación de los interesados serán verificadas al momento de elaboración de las listas multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia según disponga el respectivo manual de contratación.

La lista multiusos será publicada en el Secop con el fin de comunicarla a los interesados. De conformidad con el artículo 77 de la Ley 80 de 1993, contra esta decisión solo procede el recurso de reposición, previa notificación a los interesados.

2.3.4. Proceso de selección. Etapas del concurso de méritos.

El concurso de méritos tendrá las siguientes etapas, sin perjuicio de lo señalado en el título I del Decreto 2474 de 2008:

1. Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se haga uso de precalificación, solo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos.

2. Publicación del pliego de condiciones.

3. Invitación a presentar propuestas, en los concursos en los que se haga uso de precalificación.

4. Presentación de las ofertas.

5. Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas.

6. Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas.

7. Traslado del informe de evaluación por un término no superior a tres (3) días hábiles.

8. Apertura de la propuesta económica del primer elegible.

9. Verificación de la consistencia de la propuesta económica.

10. Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.

Salvo los expresamente señalados en el Decreto 2474 de 2008, en el pliego de condiciones se señalarán los términos y plazos que gobiernan el concurso de méritos. El término para presentar ofertas se contará a partir de la expedición del acto administrativo de apertura.

Invitación a presentar propuestas

Salvo en el concurso de méritos que se realice con el sistema de concurso abierto, Etesa, junto con la expedición del acto administrativo de apertura, enviará a los integrantes de la lista corta o de la lista multiusos, una carta de invitación a presentar propuestas, que contendrá:

1. El nombre de la entidad contratante.

2. La fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas.

3. La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

Los interesados presentarán en dos sobres sellados sus propuestas, en los parámetros señalados en el pliego de condiciones. Uno de los sobres contendrá la oferta económica y el otro, la propuesta técnica y la demás documentación exigida.

Criterios de evaluación de las propuestas técnicas

Para la evaluación de la propuesta técnica la entidad hará uso de los siguientes factores de evaluación:

1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares.

2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría.

3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.

Para la ponderación de las propuestas técnicas detalladas (PTD), la entidad asignará un porcentaje no inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del total del puntaje al criterio a que se refiere el número 3 anterior.

El porcentaje restante será repartido entre la experiencia específica del proponente a la que se refiere el número 1 anterior y la propuesta metodológica y el plan y cargas de trabajo referida en el número 2 ídem, teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al criterio del número 1 sea superior al asignado al criterio señalado en el número 2, y que, en ningún caso el porcentaje asignado a este último sea inferior al diez por ciento (10%).

Para la ponderación de las propuestas técnicas simplificadas (PTS) solo se tendrán como criterios calificables los contenidos en los números 1 y 3 anteriores. El porcentaje asignado al número 3 no será inferior al sesenta por ciento (60%) en ningún caso.

En los pliegos de condiciones deberá indicarse el puntaje mínimo que una oferta deberá recibir para ser considerada elegible, así como las condiciones máximas a acreditar en desarrollo de lo previsto en los números 1 y 3, de manera que las que superen ese límite no sean tenidas en cuenta.

Etesa verificará que el equipo de trabajo presentado esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la consultoría.

Procedimiento de evaluación de las propuestas técnicas e informe de evaluación

El comité asesor valorará el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones del respectivo concurso en desarrollo del artículo 68 del Decreto 2474 de 2008.

El comité entregará a la entidad su informe de evaluación, el cual contendrá el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto. El informe de evaluación estará suscrito por cada uno de los miembros del comité.

Los pliegos de condiciones establecerán reglas de desempate claras y objetivas reservándose como última medida la del sorteo.

Propuesta económica

La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros:

1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.

2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.

3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor.

4. Gastos de administración.

5. Utilidades del consultor.

6. Gastos contingentes.

Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.

Apertura y revisión de la propuesta económica

La apertura del sobre con la propuesta económica y la revisión de su consistencia con la oferta técnica se llevarán a cabo de conformidad con las siguientes reglas:

1. Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas.

2. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente.

3. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificación, y así sucesivamente.

4. La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.

5. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el numeral anterior.

6. La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.

7. La entidad adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado.

Declaratoria de desierto

En caso de declarar desierto el concurso, Etesa podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.

Sustitución en el equipo de trabajo, continuidad del servicio y adición

Durante la ejecución del contrato, el consultor solo podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo si así lo autoriza la entidad, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta respecto del miembro del equipo a quien reemplaza.

El consultor seleccionado podrá continuar ejecutando fases subsecuentes de la consultoría, sujetas al acaecimiento de una condición previamente determinada, si ellas corresponden a tareas que se desprenden de los trabajos iniciales o son necesarias para el desarrollo del mismo proyecto.

Las prórrogas en tiempo, así como las adiciones en valor a consultorías cuyo objeto sea la labor de interventoría, podrán efectuarse por el periodo en que se haya prorrogado el contrato objeto de interventoría. En tal caso el valor se ajustará de manera proporcional al del contrato inicial.

Garantía de seriedad de propuesta

La entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad del ofrecimiento para la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS).

En todo caso, si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993.

2.3.5. Del concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de seguros.

Criterios de evaluación de intermediarios de seguros

La selección de intermediarios de seguros se realizará por concurso de méritos de conformidad con el procedimiento aquí señalado. La aplicación de los criterios de evaluación incluidos en los pliegos de condiciones seguirá exclusivamente las siguientes reglas:

1. La valoración de la experiencia específica del proponente incluirá, además de lo señalado en el numeral 1º del artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, el manejo de programas de seguros iguales o similares al requerido por la entidad, detallando los ramos y las primas.

2. La valoración de la propuesta metodológica y plan y cargas de trabajo a que se refiere el numeral 2º del artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, valorará el plan de administración de riesgos, el cual comprenderá tanto el análisis de los riesgos como la propuesta para el manejo de los mismos, teniendo en cuenta los siguientes factores:

a) Propuesta de cobertura y condiciones. Esta contemplará el plan de trabajo a desarrollar para estructurar los pliegos de condiciones que darán lugar a la selección de la aseguradora con la cual la entidad estatal contratará su programa de seguros, incluyendo en este los criterios técnicos generales que se utilizarán para la estructuración del programa de seguros.

En ningún caso se solicitará dentro de los pliegos la descripción de coberturas, límites, deducibles, cláusulas adicionales, procedimiento para atención de siniestros, etc.

b) Programa de prevención de pérdidas. El proponente deberá ofrecer el programa de prevención de pérdidas que permita disminuir los riesgos de la entidad estatal, entendido este como las actividades y recomendaciones tendientes a detectar, prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales que puedan materializar los riesgos cubiertos por una póliza de seguro. Este programa contemplará la propuesta para minimizar los factores de riesgo y el cronograma de actividades.

3. La valoración de la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo a la que se refiere el numeral 3º del artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, incluirá el tiempo y clase de dedicación del personal al servicio de la entidad estatal, expresada en horas/hombre/mes (permanente, compartida, exclusiva).

4. Oferta de soporte técnico. Comprende el conjunto de recursos, distintos al humano, que el corredor ofrece tener al servicio de la entidad estatal en función directa del objeto del contrato.

Para la ponderación de las propuestas técnicas, la entidad asignará un porcentaje no inferior al cuarenta por ciento (40%) del total del puntaje al criterio a que se refiere el número 3 anterior.

El porcentaje restante será repartido entre la experiencia específica del proponente a la que se refiere el numeral 1º del presente artículo, la propuesta metodológica y el plan y cargas de trabajo referidos en el número 2 ídem, y la oferta de soporte técnico a la que se refiere el número 4 ibídem, teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al criterio del número 1 sea superior al asignado al criterio señalado en el número 2, y este a su vez sea superior al porcentaje señalado al criterio del número 4. En ningún caso el porcentaje asignado a este último sea inferior al diez por ciento (10%).

No podrá exigirse como condición o tenerse como criterio para la evaluación de las propuestas la entrega de equipos y la instalación en comodato de los mismos, la realización de cursos de capacitación, la asignación de personal en las oficinas de Etesa u otros aspectos o actividades que no correspondan al objeto directo de la selección.

Oportunidad del concurso y término de vinculación

La selección de intermediario de seguros deberá realizarse en forma previa a la escogencia de la entidad aseguradora. En casos excepcionales debidamente justificados por la entidad estatal, podrá efectuarse esta selección de manera concomitante.

La entidad estatal adjudicará a un solo intermediario de seguros el manejo integral del plan de seguros. No obstante, si sus necesidades así lo ameritan, podrá adjudicar a otro intermediario un ramo o un grupo de ramos de seguros requeridos. En los pliegos de condiciones del concurso deberá consignarse esta posibilidad expresamente. En ningún evento habrá más de dos intermediarios por cada entidad estatal.

La vinculación del intermediario con Etesa se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención dentro de un mismo proceso de selección, sin perjuicio de que la entidad contratante, con el cumplimiento previo de las formalidades legales, proceda a la terminación de la relación.

La Empresa Territorial para la Salud, Etesa, no podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrán ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes.

Respecto de la expedición de copias de estos documentos se seguirá lo dispuesto en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo.

2.4. Contratación directa.

2.4.1. Procedimientos de precalificación. Definición. Acto administrativo de justificación de la contratación directa.

Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá:

1. El señalamiento de la causal que se invoca.

2. La determinación del objeto a contratar.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

En el evento de contratación de empréstitos, no se requiere de acto administrativo alguno, y los estudios que soportan la contratación, no serán públicos.

En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto administrativo referido anteriormente, y no requerirá de estudios previos.

En tratándose de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, no será necesario el acto administrativo antes referido.

2.4.2. Causales de contratación directa.

2.4.2.1. Contratos interadministrativos.

Etesa, celebrará directamente contratos con las entidades señaladas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal.

De conformidad con el inciso primero del literal c) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, Etesa celebrará con las instituciones públicas de educación superior contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada, y acrediten la capacidad requerida para el efecto.

Los contratos de seguro de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, están exceptuados de celebrarse por contrato interadministrativo.

2.4.2.2. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto-Ley 591 de 1991, y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. En todo caso, en el acto administrativo que dé inicio al proceso, Etesa justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal.

2.4.2.3. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes.

Se considera que no existe pluralidad de oferentes:

1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP.

2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.

Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación.

2.4.2.4. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión Etesa contratará directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.

Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato.

Para todo contrato de prestación de servicios profesionales de personales naturales es necesario que la propuesta de contratación y el análisis de conveniencia y riesgos esté acompañado de los siguientes documentos y se surtan los siguientes pasos:

— Hoja de vida de la persona a contratar y los soportes de la formación académica y la experiencia.

— La secretaría general remitirá la documentación a la oficina asesora de talento humano, para que, posterior a un análisis técnico sobre la conveniencia y pertinencia del contrato de prestación de servicios personales, defina y valide los honorarios y las actividades a cumplir, certificando que no corresponden a funciones realizadas por personal de planta de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa.

— Documentos exigidos para el perfeccionamiento del contrato:

Cédula de ciudadanía, libreta militar, diligenciar hoja de vida de la función pública, diligenciar declaración de bienes y rentas de la función publica, afiliación a pensiones (16% del 40% del valor total de los ingresos mensuales), afiliación a salud, como trabajador independiente, no beneficiario. (12.5% del 40% del valor total de los ingresos mensuales), afiliación a riesgos profesionales para contratos mayores a 3 meses o manifestación por escrito del contratista manifestando no acogerse a la afiliación a la ARP, asumiendo los riesgos de conformidad con los decretos 1295 de 1995 y 2800 de 2003. (Gestionado por la Empresa Territorial para la Salud, Etesa con cargo al contratista), certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la Procuraduría General de la Nación, historial RUT, Pago de las pólizas de acuerdo a la cláusula de garantía del contrato, con su respectivo certificado de pago, debidamente firmadas; pago de publicación, cuando la cuantía del contrato es superior a 65 SMMLV, que se debe cancelar en las taquillas del Banco Agrario o Davivienda.

Cuando el contrato tenga por objeto la adquisición de servicios profesionales con persona jurídica, se seguirá el procedimiento anterior; exigiendo para el perfeccionamiento del contrato, los siguientes documentos:

Certificado de existencia y representación legal, autorización del órgano social si el representante tiene limitaciones para contratar, certificaciones de experiencia relacionadas con el objeto a contratar. Fotocopia cédula de ciudadanía del representante legal, consulta por parte de la entidad de antecedentes fiscales en la Contraloría General de la República, consulta por parte de la entidad del boletín de deudores morosos de la Contaduría General de la Nación, fotocopia del RUT - DIAN, certificado de paz y salvo por conceptos relacionados en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y cotización u oferta del proponente.

2.4.2.5. Arrendamiento y adquisición de inmuebles.

Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, Etesa podrá adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa.

Para efectos de la adquisición de inmuebles, se solicitará un avalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada en el registro nacional de avaluadores.

De igual manera, para adquirir un inmueble, Etesa, realizará un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas.

En relación con el contrato de arrendamiento, se observará lo previsto en el artículo 46 del Decreto 2474 de 2008, respecto al procedimiento de contratación allí señalado.

Se entiende que la causal a que se refiere el literal i) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, comprende la posibilidad para Etesa de hacerse parte de proyectos inmobiliarios, prescindiendo del avalúo anteriormente referido, debiendo en todo caso adquirir el inmueble en condiciones de mercado.

3. De los formatos de control de la contratación de Etesa:

Para efectos de ejercer un autocontrol interno por dependencias de la actividad contractual se hará uso de los siguientes formatos de control, verificación y seguimiento de los requisitos y pasos de la contratación a interior de la entidad, siendo responsabilidad de los servidores públicos o profesionales de apoyo a la gestión de Etesa, su correcto y oportuno diligenciamiento:

3.1. Vicepresidencia comercial: Se adopta el siguiente formato en cual se implementará dentro del sistema de gestión de calidad:

3.1.1. Requisitos para autorización de juegos localizados.

 • Fotocopia cédula de ciudadanía del representante legal y los socios; para el caso de sociedades anónimas del representante legal y los cinco socios mayoritarios, así como del número de identificación tributaria.
 Certificado de cámara de comercio de existencia y representación de la sociedad, cuya expedición no supere los treinta (30) días al momento de su presentación. (No fotocopia)
 • Manifestación del representante legal en la que se exprese el conocimiento y aceptación de los reglamentos de los juegos de azar.
 • Certificado de antecedentes judiciales del representante legal y los socios; para el caso de sociedades anónimas del representante legal y de los cinco socios mayoritarios.
 • Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal y los socios; para el caso de sociedades anónimas del representante legal y los cinco socios mayoritarios, así como del número de identificación tributaria.
 • Manifestación del representante legal en la que se indique no estar incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidades, en especial las consagradas en el artículo décimo (10) de la Ley 643 de 2001.
 • Para sociedades extranjeras acreditar la existencia y representación legal conforme con las normas del Código de Procedimiento Civil o constituir en Colombia un apoderado especial durante la vigencia del contrato y seis (6) meses más.
 • En el caso de las sociedades anónimas, aportar certificación avalada por el revisor fiscal en la que se indique los socios y su participación accionaria.
 • Concepto previo y favorable del alcalde (o su delegado) de los lugares donde operará el juego de azar en cualquiera de sus modalidades, presentado en original o fotocopia autenticada.
 • Título o documentos que acrediten la tenencia legal de los equipos y elementos utilizados para la operación del juego a explotar.
 • Si se trata de bingo, anexar el arte final del cartón el cual deberá incluir su valor y el logotipo de Etesa ajustado a los requerimientos del manual de identidad visual corporativo de la entidad.
 • Fotocopia declaración de renta de la sociedad del año gravable inmediatamente anterior, o certificación expedida por el contador o revisor fiscal en la que se indique la razón por la cual no está obligada a declarar.
 • Diligenciar el formato de información financiera y de procedencia de la inversión.
 • Estados financieros a la fecha del último corte (30 de junio o 31 de diciembre), adjuntando fotocopia de la C.C. del contador.
 • Extractos bancarios de los últimos tres meses de la cuenta bancaria a nombre de la sociedad o certificación bancaria en la que figure el número de la cuenta corriente a nombre de la sociedad.
 • Referencias bancarias y comerciales, tres (3) de cada una.
 • Carta del representante legal autorizando a Etesa, para solicitar información financiera a las centrales de riesgo.
 • Anexar en medio escrito y en excel presentado en C.D. la identificación y ubicación de los elementos de juego, de acuerdo a las cantidades solicitadas y/o a los mínimos requeridos para cada juego en el formato previamente establecido para cada uno de ellos.
 • Acreditar con documentos probatorios (certificado de existencia y representación legal de la sociedad) un K (capital o capital pagado, según el tipo de sociedad) superior al 30% del valor del contrato y unos activos a nombre de la sociedad superiores al 30% del capital social.
 • Formulario Nº 1 de solicitud de autorización de suscripción de contrato de concesión con Etesa, debidamente diligenciado.
 • Aportar carpeta 3 tornillos plastificada tamaño oficio con el fin de salvaguardar y organizar debidamente los documentos entregados, Se debe presentar otra carpeta toda vez que la inicial ya está completa.
 • Certificado de registro de matrícula de los establecimientos que se pretendan autorizar, en el que se indique que la actividad comercial principal del establecimiento es la operación de juegos de suerte y azar.
 • Ubicar los instrumentos de juego en cada establecimiento de comercio de acuerdo a los mínimos establecidos en el Decreto número 1905 de 2008 y que están determinados por el número de habitantes de cada municipio.

3.2. Oficina asesora jurídica: Se adoptan los siguientes formatos los cuales se implementarán al sistema de calidad.

3.2.1. Para la verificación de requisitos para suscribir y legalizar contratos con persona natural:

Oficina asesora jurídica-soporte legal
Revisión documentos para suscribir y legalizar contrato —personas natural—
Nº Contrato: 
Contratista: 
Objeto: 
Fecha de ingreso a jurídica: 
Documentación a revisarFolio Observaciones
1. Requerimiento y estudios previos  
2. Consulta precios SICE  
3. Registro SICE del proveedor  
4. Hoja de vida y/o certificado de matrícula mercantil de persona natural  
5. Acreditación de estudios y T.P.  
6. Certificaciones de experiencia  
7. Fotocopia cédula de ciudadanía  
8. Certificado de antecedentes fiscales (contraloría)  
9. Certificado de antecedentes disciplinarios (procuraduría)  
10. Certificado de antecedentes judiciales (pasado judicial-DAS)  
11. Consulta (BDME) contaduría general  
Oficina asesora jurídica-soporte legal
12. Fotocopia del RUT  
13. Constancia de afiliación a salud y pensión  
14. Cotización u oferta del proponente.  
15. Otros:  
16. CDP  
17. Minuta del contrato  
18. Garantías  
19. Publicación  
20. Registro presupuestal  
21. Registro en el SICE  
Observaciones jurídicas generales: 
Fecha devolución a contratación con observaciones:  
Fecha de reingreso a jurídica:  
Revisó Vo. Bo. a minuta:  
Fecha de visto bueno a minuta: Vo.B:
Revisó aprobación póliza:  
Fecha de aprobación de póliza:  

3.2.2. Para la verificación de requisitos para suscribir y legalizar contratos con persona natural:

Oficina asesora jurídica-soporte legal
Revisión documentos para suscribir y legalizar contrato —personas jurídica—
Nº Contrato:  
Contratista: 
Objeto: 
Fecha de ingreso a jurídica: 
Documentación a revisar.Folio Observaciones
1. Requerimiento y estudios previos  
2. Consulta precios SICE   
3. Registro SICE del proveedor   
4. Hoja de vida (formulario persona jurídica)  
5. Certificado de existencia y representación legal  
6. Autorización del órgano social si el representante legal tiene limitaciones para contratar  
7. Certificaciones de experiencia  
8. Fotocopia cédula de ciudadanía del representante legal  
9. Certificado de antecedentes fiscales de la persona jurídica y el representante legal (contraloría)  
10. Certificado de antecedentes disciplinarios (procuraduría)  
11. Certificado de antecedentes judiciales (pasado judicial-DAS)  
12. Consulta (BDME) contaduría general   
13. Fotocopia del RUT de la empresa  
14. Certificado de paz y salvo por salud, pensión, parafiscales ... (L. 789/2002, art. 50)  
15. Cotización u oferta del proponente.  
16. Otros:  
17. CDP  
18. Minuta del contrato  
19. Garantías  
20. Publicación  
21. Registro presupuestal  
22. Registro en el SICE  
Observaciones jurídicas generales: 
Fecha devolución a contratación con observaciones:  
Fecha de reingreso a jurídica:  
Revisó Vo B. a minuta:  
Fecha de visto bueno a minuta: Vo.B.:
Revisó aprobación póliza:  
Fecha de aprobación de póliza:  

Oficina asesora jurídica-soporte legal

3.2.3. Para la revisión jurídica de los contratos de concesión localizados:

 Oficina asesora jurídica-soporte legal
 Revisión jurídica contrato de concesión de juegos de suerte y azar localizados-EtesaNº contratoConcesionario:
Contrato nuevo:Contrato adicional de maquinas:Prórroga:Cesión:Aclaratorio:
 RequisitoCumpleFolio(s)Observaciones
1Certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio (3 meses)   
2Certificado de Matrícula mercantil de los establecimientos de comercio (3 meses)   
3Poder especial debidamente otorgado (de representante legal, personalmente ante notarías, con la facultades, ... etc.).   
4Capital social que permita realizar la contratación. Mínimo 30% del valor total del contrato   
5Facultades del representante para contratar-limitaciones (Cuantía- autorización de junta)   
6Pagos los impuestos de timbre   
7Constancia de que no tengan pagos pendientes con la empresa   
8Datos de nombre e identificación de las partes   
9Liquidación actualizada y que coincida con el contrato   
10Póliza. Revisar vigencia y valores   
11Concepto previo favorable (L. 643/2001, art. 32)   
12Certificado contraloría vigente   
13Certificación de pago de parafiscales (contratos nuevos).   
14Certificado de procuraduría vigente.   

Nº de máquinas autorizadas

Nombre del localMunicipioRequiere (D.1950/08)TienenFaltan
     

Firma de quien revisa: __________________________________________

Nombre: __________________________________________________________

3.2.4. Para revisión del acta de liquidación de los contratos:

Oficina asesora jurídica-soporte legal
Revisión documentos contractuales - acta de liquidación
Fecha de ingreso del documento a jurídica: Salida:
Nº contrato: Contratista: Objeto:
 
Interventor del contrato:Cargo:
Valor total del contrato  
Plazo  
Fecha inicio del contrato  
Fecha de terminación del contrato  
Total valor cancelado efectivamente  
Documentación a revisarFolio Observaciones
1.Contrato (plazo y valor)  
Oficina asesora jurídica-soporte legal
2. Póliza y fecha de aprobación  
3. Registro presupuestal (fecha)  
4. Informes del contratista  
5. Certificados de cumplimiento del interventor  
6. Pagos efectuados por la entidad  
7. Acta de terminación del contrato.  
8. Pago de aportes a salud  
9. Pago de aportes a pensión  
10. Pago otros aportes.  
11. Informe final del interventor  
12. Acta de liquidación del contrato  
13. Otros:  
Observaciones jurídicas generales:  
  
Fecha devolución a interventor con observaciones para correcciones:  
Fecha de reingreso a jurídica:  
Revisó Vo B. a minuta del acta de liquidación:Recomendación 
Visto bueno a minuta por el jefe de la oficina jurídica:Fecha:Vo.B.

3.3. Secretaría general: Se ratifica la implementación de los siguientes formatos, los cuales vienen incorporados al sistema de gestión de calidad:

3.3.1. Para control de adquisición de bienes y servicios con persona jurídica:

 

3.3.2. Para control de adquisición de bienes y servicios con persona natural:

 

3.3.3. Ruta para contratación de bienes y servicios:

 

1.1. Interventoría de los contratos: Se ratifica la implementación de los siguientes formatos, los cuales vienen incorporados al sistema de gestión de calidad:

 

Persona Natural:

 

Persona jurídica:

 

CAPÍTULO IV

De la publicación de los contratos

Contenido: En este capítulo se precisan los requerimientos legales en materia de publicación de los contratos celebrados al interior de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, de conformidad con las prescripciones de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008 y demás decretos reglamentarios.

Publicación de los contratos

Se dará aplicación al artículo 8º de Decreto 2474 de 2008, en relación con los actos y actividades de la contratación de Etesa.

Etesa será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.

La publicidad a que se refiere el artículo 8º del Decreto 2474 de 2008, se hará en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop) a través del portal único de contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador.

De conformidad con lo previsto en el Decreto 2150 de 1995 y el Decreto 327 de 2002, deberán publicarse en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebre la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, cuyo valor sea igual o superior a sesenta y cinco (65) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Igualmente se procederá a la publicación en el SICE de conformidad con el artículo 6º de la Ley 598 de 2000.

Régimen aplicable a los contratos o convenios de cooperación internacional

Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, se someterán a los reglamentos de tales entidades.

En caso contrario, los contratos o convenios que celebre Etesa con recursos públicos de origen nacional se someterán a los procedimientos establecidos en el estatuto general de la contratación pública.

En el evento en que el monto del aporte de fuente nacional o internacional se modifique o cuando la ejecución efectiva de los aportes no se realice en los términos inicialmente pactados, Etesa, modificará los contratos o convenios, de tal manera que se dé cumplimiento a lo establecido anteriormente.

Los recursos que se generen en desarrollo de los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales a los cuales se hace referencia atrás, no computarán para afectos de determinar los porcentajes allí dispuestos.

Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público, así como aquellos a los que se refiere el inciso segundo del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, se ejecutarán de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales marco y complementarios, y en los convenios celebrados, o sus reglamentos, según sea el caso. En los demás casos, los contratos o convenios en ejecución al momento de entrar en vigencia la Ley 1150 de 2007 continuarán rigiéndose por las normas vigentes al momento de su celebración hasta su liquidación, sin que sea posible adicionarlos ni prorrogarlos.

Los convenios anteriormente referidos deberán tener relación directa con el objeto del organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional que se contemple en su reglamento o norma de creación.

Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción al estatuto de contratación de la administración pública

Las obligaciones contenidas en el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003 serán cumplidas por Etesa, en los modalidades de selección, siempre y cuando el valor del contrato no sea inferior al 10% de la menor cuantía.

Etesa incluirá la consulta del CUBS y del precio indicativo, como parte del análisis realizado en desarrollo del numeral 4º del artículo 3º del Decreto 2474 de 2008.

Determinación de los riesgos previsibles

Para los efectos previstos en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales.

La entidad en el proyecto de pliego de condiciones tipificará los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación financiera del mismo, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego, o en la audiencia convocada para el efecto dentro del procedimiento de licitación pública, caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión acontecida.

La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en el pliego definitivo. La presentación de las ofertas implica la aceptación por parte del proponente de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en dicho pliego.

A criterio de la entidad, la audiencia anteriormente referida, podrá coincidir con aquella de que trata el numeral 4º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, o realizarse de manera previa a la apertura del proceso.

Adjudicación con oferta única

Sin perjuicio de las disposiciones especiales en materia de subasta inversa, Etesa podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una propuesta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, y siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en el pliego de condiciones.

Régimen de transición

Los procesos de selección que a la fecha de entrada en vigencia del presente manual se encuentren abiertos podrán ser ajustados mediante adenda a las nuevas previsiones contenidas en el presente manual, o continuar hasta su culminación observando las normas previstas en los decretos 066 de 2008 y Decreto 2474 de 2008. En caso que en el proceso de selección aún no se haya expedido acto administrativo de apertura, la entidad ajustará el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos a lo dispuesto en el presente manual.

CAPÍTULO V

Gestión documental

Contenido: En esta sección se recopilan los diferentes formatos con los cuales se pretende agilizar y estandarizar la operación de los funcionarios responsables de la modalidad de selección, disminuir el margen de error en el diligenciamiento de los documentos, buscar la unidad de criterios en los formatos que serán utilizados en las etapas precontractual, contractual y postcontractual de los procesos contractuales que se adelanten en la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, los cuales darán cuenta de lo actuado en cada una de las modalidades de selección.

Estos formatos fueron diseñados tipo plantilla para agilizar su diligenciamiento, los cuales no podrán ser modificados indistintamente por los usuarios de la contratación, en razón a que esta responsabilidad estará a cargo de la secretaria general - SGC, previo análisis de las solicitudes de mejoras recibidas de las distintas dependencias.

En este capítulo también se detallan, a manera de flujograma, todos, los documentos que soportan las diferentes etapas de los procesos contractuales, buscando con ello disponer la información en los expedientes, de tal manera que sea de fácil consulta por los diferentes usuarios que la requieran.

Invitación hasta xxx SMMLV

Invitación directa

Pliego convocatoria Nº 1

Pliego convocatoria Nº 2

Pliego convocatoria Nº 3

Pliego licitación

Licitación Pública

CAPÍTULO VI

Normograma

Contenido: Este capítulo relaciona el conjunto de normas, políticas y directrices, tanto gubernamentales como de la entidad, que soportan la base legal de los procesos contractuales en la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, con sus respectivos hipervínculos, para garantizar una rápida consulta.

NormaContenido
Constitución Política de Colombia 

Como guía, podemos relacionar en forma general las normas reglamentarias del estatuto contractual:

Principales normas reglamentarias del estatuto de contratación estatal
Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007.
NormaContenido
Decreto 2681 de 1993Por el cual se reglamentó parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.
Decreto 2251 de 1993Disposiciones sobre los contratos de concesión, fiducia pública, encargo fiduciario, servicios y actividades de telecomunicaciones.
Decreto 2681 de 1993Operaciones de crédito, manejo de deuda pública, operaciones asimiladas y conexas.
Decreto 0094 de 1994Delegación de las operaciones a que se refiere el Decreto 2681 de 1993.
Decreto 313 de 1994Desarrollo del principio de reciprocidad.
Decreto 620 de 1994
Derogado por la Ley 185 de 1995
Crédito público.
Decreto 679 de 1994Por el cual se reglamentó parcialmente la Ley 80 de 1993, en cuanto a: intereses moratorios, certificación de calidad, consorcios y uniones temporales, inhabilidades, sociedades anónimas abiertas, contratos de recuperación, conservación y valores náufragos, desconcentración de actos y trámites contractuales, bienes de origen nacional, desagregación tecnológica, presupuestos de las entidades, silencio administrativo positivo, garantía única, pequeños poblados, contratos de establecimientos de crédito, compañías de seguros e instituciones financieras, encargos fiduciarios y contratos de fiducia, contratos con y sin formalidades plenas, requisitos de ejecución.
Decreto 856 de 1994Registro de proponentes.
Decreto 1477 de 1995Publicación de contratos diario único de contratación pública.
Decreto 287 de 1996 Por el cual se reglamentó los artículos 24, 25, 29 y 30 de la Ley 80 de 1993, en cuanto a: presupuesto oficial para contratar, observaciones de los oferentes a las evaluaciones, plazo de adjudicación, declaratoria de desierta de la licitación.
Decreto 92 de 1998Registro único de proponentes.
Ley 527 de 1999Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 598 de 2000
(norma complementaria)
Sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
Decreto 327 de 2002Publicación de contratos.
Decreto 2170 de 2002
Artículos 6º y 24.
Artículos 6º, 9º y 24, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Consulta de precios o condiciones del mercado, salvaguarda de documentos electrónicos.
Decreto 1896 de 2004 y Decreto 2166 de 2004Desarrollan el artículo 13 de la Ley 80 de 1993 en lo que tiene que ver con los contratos financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito u organismos de cooperación internacional.
Decreto 066 de 2008Únicamente el artículo 83.
Decreto 2474 de 2008Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones.
Otras normas reglamentarias y complementarias
Artículo 66 de la Ley 863 de 2003Consagra exigencias para los deudores morosos de las entidades públicas.
Ley 789 de 2002, Ley 797 de 2003 y el Decreto 510 de 2002Consagran las exigencias en materia de cotizaciones al sistema general de seguridad social por parte de los contratistas.
Decreto-Ley 222 de 1983 artículos vigentes: 108-113Desarrollan la temática relativa a la ocupación y adquisición de bienes inmuebles e imposición de servidumbres.

Todo este universo normativo regula los procesos contractuales que la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, adelanta para la adecuada y debida prestación de los servicios públicos confiados a ella. Es, entonces, la diversidad técnica, la actividad regulada, el objeto central regido por este manual de contratación. Es decir, la contratación que adelanta la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, para el cumplimiento de sus fines, objetivos y misiones, comprende el ámbito de aplicación de este manual.

Si bien es cierto, y sin dejar de obviar el derecho común y la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 con sus reglamentos, algunos objetos contractuales que son de cotidiano y tradicional manejo en la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, son regulados por normatividades especiales, es el caso de ciertos objetos contractuales de los que se sirven las vicepresidencias comercial y de recaudos, o sea aquellos contratos celebrados para la operación de los juegos de suerte y azar de competencia de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa; sin embargo, los procedimientos administrativos propios de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, y que forman parte de este manual de contratación deben ser acogidos y respetados en su totalidad para todos los procesos contractuales administrativos sin importar su naturaleza y cuantía.

En conclusión, tenemos que el marco legal de la actividad contractual de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, está comprendido por:

2.1. El derecho civil y comercial, salvo en las materias reguladas por el estatuto general de la contratación de la entidad pública o Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 con sus normas reglamentarias.

2.2. Las normas especiales de orden nacional relativas a ciertos temas relacionados con las misiones y objetivos de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa.

CAPÍTULO VII

De la interventoría al interior de Etesa

Contenido: En este capítulo se incorporan las obligaciones de la interventoría de los contratos.

Se introducen obligaciones que exigen a la interventoría informar sobre las operaciones sospechosas o inusuales por parte de los operadores que hagan presumir la ocurrencia de conductas delictivas en el ejercicio de la actividad de los juegos de suerte y azar, como el lavado de activos y financiación del terrorismo.

Objetivos:

La interventoría
El presente capítulo de interventoría tiene como propósito fundamental proporcionar responsables de la interventoría de los contratos suscritos y firmados por la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, la información sobre las diferentes definiciones, reglamentaciones y controles que se aplican en el desarrollo los mismos.
El manual de interventoría será una herramienta básica de trabajo del interventor o supervisor, por cuanto enmarca el desempeño de funciones.
Objetivo de la interventoría.
La interventoría tiene como objetivo hacer seguimiento, apoyo y control a la ejecución de contrato, para verificar así el cumplimiento de las obligaciones designadas en el contrato y la sujeción al presupuesto designado.
Principios que rigen la interventoría
Además de los principios generales consagrados en el estatuto de contratación estatal Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentos; la interventoría en Etesa se regirá bajo los siguientes principios:
a) Colaborar con Etesa y el contratista en el logro de los objetivos contractuales, pactados, resolviendo las dificultades de orden técnico, administrativo, ambiental y jurídico.
b) Velar porque los contratos se ejecuten, cumpliendo con la programación y el flujo de inversión establecido, manteniéndolos debidamente actualizados.
c) Velar porque los recursos sean ejecutados en forma adecuada y de acuerdo a las asignaciones presupuestales de los contratos o de las transferencias directas del operador o fiducias de los derechos de explotación más los gastos de administración.
d) Responder por los resultados de su gestión y de las decisiones técnicas, administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato.
e) Verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato.
f) Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente por parte del contratista en la ejecución del contrato y su liquidación.
g) Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la realidad de la ejecución contractual.

Oportunidad para designar la interventoría

La interventoría podrá constituirse o designarse por el ordenador del gasto desde la fase precontractual, previa solicitud del asesor de talento humano, de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución de contrato así lo exigiere. La participación del interventor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo.

Desempeño de la interventoría

La función de la interventoría deberá ser desempeñada por un solo interventor. No obstante cuando ello no sea posible o recomendable, Etesa designará dos o tres interventores u supervisores, para lo cual ceñirá con las obligaciones y responsabilidades a cada uno de ellos.

Finalidades de la interventoría: Son finalidades de la interventoría:
a) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos establecidos en los contratos.
b) Asegurar que el contratista en la ejecución el contrato cumpla los plazos, términos, condiciones técnicas y las demás condiciones pactadas.
c) Supervisar y controlar eficazmente las etapas del contrato, para hacer cumplir los plazos, especificaciones técnicas, actividades administrativas, legales, financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidos en los respectivos contratos.
d) Mantener permanente comunicación entre el contratista y Etesa.
e) Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas orientadas a solucionar las eventuales controversias.
f) Estudiar y emitir los conceptos técnicos del caso cuando el contratista presente sugerencias, eleve consultas, reclamos o Etesa lo requiera.
g) Revisar las solicitudes de adición, suspensión o prórroga del contrato y emitir el respectivo concepto.
h) Informar oportunamente a Etesa, sobre los incumplimientos del contratista con el fin de que se tomen las medidas correctivas, sancionatorias y reclamaciones del caso.
i) Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.
j) Garantizar que el contratista cumpla con todos los requisitos exigidos por Etesa, para la liquidación del contrato y mantenga actualizada las vigencias de las garantías contractuales y poscontractuales.

Facultades de la interventoría: Son facultades de la interventoría:
a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato, en las leyes, decretos y demás normas pertinentes.
b) Impartir de manera clara y oportuna las instrucciones al contratista con relación al cumplimiento de sus obligaciones.
c) Exigir la información que considere necesaria, para hacer las recomendaciones que contribuyan a la mejor ejecución del contrato y propendan por el óptimo cumplimiento del objeto contractual.
d) Dejar constancia escrita de todas las actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con el contrato y la ley.
e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto del contrato.
f) Exigir al contratista, entregar todos los documentos requeridos para la liquidación del contrato, así como mantener vigentes las garantías contractuales y poscontractuales pactadas, en valor y vigencia.

Prohibiciones de la interventoría
Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades, las prohibiciones y deberes, del ordenador del gasto o representante legal de la entidad se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses, que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002; a los Interventores se les prohíbe:
a) Adoptar decisiones previa autorización del ordenador del gasto o representante legal de la entidad, tales como la aprobación de adiciones, prórrogas, suspensiones y demás que impliquen modificaciones del contrato.
b) Solicitar y/o recibir directamente o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de contratista.
c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
d) Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.
e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente con el contrato.
f) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato.
g) Exonerar al contratista de alguna de sus obligaciones.
h) Autorizar la ejecución de ítems no previstos, obras adicionales o mayores cantidades de obra sin la autorización de Etesa, que se formalicen mediante la celebración de adiciones al contrato.
i) Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos contractuales sin haber realizado la modificación de dicho contrato.

Clasificación del interventor

Interventor externo
La selección y contratación del interventor externo, se realizará según lo estipulado en la Ley 643 de 2001.
Las condiciones mínimas que deberán reunir los interesados serán establecidas en las solicitudes de la oferta.
Interventor interno
No podrá ser interventor o supervisor el empleado que se encuentre incurso en una cualquiera de las causales de inhabilidad o impedimento respecto del contratista, según lo previsto en el artículo 16 del estatuto de contratación de la entidad.

Del interventor

CalidadesDesignaciónResponsabilidadInformes
El ordenador del gasto, establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil profesional o empresarial que debe satisfacer la persona natural o jurídica o el funcionario público que desempeñará las funciones de la interventoría. En todo caso, la interventoría debe ser atendida a través de personal con formación profesional en el área respectiva, que acredite la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones.El ordenador del gasto, designará el Interventor del contrato de la entidad y le entregará los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, como son las solicitudes de oferta, la oferta presentada por el contratista y la copia del contrato y de las pólizas.El interventor responderá por el incumplimiento de sus obligaciones, así como por los hechos u omisiones que fueren imputables y que causen daño a Etesa. Esta tendrá plena autonomía para definir el tipo de responsabilidad (civil o penal) que reclamará del interventor y estará obligada a llamar en garantía o iniciar acción de repetición para obtener de este la indemnización integral del perjuicio que se logre probar.La interventoría, en el transcurso de la ejecución del contrato, debe presentar al funcionario superior jerárquico u asesor de interventorías de la vicepresidencia comercial, los informes necesarios que le permitan a este último estar enterado del avance y demás aspectos relevantes del proyecto.

Del supervisor

Para todos aquellos casos en los que Etesa haya contratado interventoría externa, se designará un supervisor en la respectiva dependencia, que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo del proyecto:

Calidades del supervisorFunciones del supervisor
El ordenador del gasto establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el funcionario público que desempeñará las funciones de supervisor. En todo caso, debe tener formación en el área respectiva y acreditar experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funcionesSon funciones del supervisor:
a) Ejercer las funciones de supervisor sobre los contratos de interventoría. En este caso el supervisor ejercerá las mismas funciones enunciadas taxativamente del interventor;
b) Efectuar control general sobre la debida ejecución de los contratos. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con la interventoría y el contratista, que le permitan mantener perfectamente enterado de la ejecución del proyecto al delegatario. En desarrollo de esta función, el supervisor, impartirá las instrucciones y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del proyecto.

Informes

Informe mensualInforme final
El informe mensual, está conformado por un resumen ejecutivo y un informe básico. En el informe ejecutivo se presenta la información general del contrato, el control de la programación, las actividades ejecutadas en el período, el control financiero y legal del contrato y los comentarios y recomendaciones de la interventoría.
El informe básico está conformado por tres partes:
1. Anexo administrativo.
2. Anexo técnico.
3. Anexo financiero.
Una vez terminada la ejecución del contrato la interventoría y supervisor, deben elaborar un informe que haga memoria descriptiva del proyecto. El citado informe deber contener como mínimo los siguientes capítulos:
Capítulo I: antecedentes y descripción general del contrato.
Capítulo II: Licencias y/o permisos requeridos para el desarrollo del contrato.
Capítulo III: Avance de la ejecución del objeto contractual, discriminando los aspectos ejecutados y dejados de ejecutar, señalando el cumplimiento del cronograma y las acciones para prevenir el incumplimiento.
Capítulo IV: control de calidad. En este capítulo se deben anexar los formatos relacionados de especificaciones técnicas, control de la plataforma tecnológica y operación de la red de comercialización, cumplimiento con el pago de premios, sorteos acordados, publicidad y mercadeo, cuando se trate de los contratos de concesión para la operación de los juegos de suerte y azar. En cuanto a los contratos de prestación de servicios se debe anexar la información relacionada con los aspectos técnicos del contrato inherentes a la satisfacción del servicio.
Capítulo V: aspectos logísticos: personal, equipos y plataforma tecnológica utilizada por el contratista.
Capítulo VI: Aspectos ambientales y sociales requeridos para la ejecución del contrato.
Capítulo VII: Aspectos financieros y legales del contrato. Modificaciones realizadas al contrato.
Capítulo VIII: Contrato de interventoría. En este capítulo se deben presentar las generalidades, facturación, recursos del interventor.
Capítulo IX: anexos.

Interventoría de los contratos de concesión

Obligaciones del interventor

• Obligaciones administrativas:
a) Observar los procedimientos del sistema de gestión de calidad de la empresa que se relacionen con la ejecución del contrato;
b) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a cargo del interventor y/o supervisor respectivo;
c) Coordinar con las diferentes áreas de la empresa, el desarrollo de los compromisos adquiridos que deben ejecutarse de acuerdo con la programación establecida;
d) Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato, así como revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes en el trámite de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes de iniciar el contrato;
e) Solicitar a Etesa la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la interventoría;
f) Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato;
g) Enviar a la oficina asesora jurídica, cuando ello ocurra, la solicitud de prórroga o adición del correspondiente contrato, en un plazo no menor a treinta (30) días hábiles antes del vencimiento de dicho contrato, con el informe de interventoría adjunto, conceptuando sobre el particular;
h) Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos necesarios para la ejecución del contrato;
i) Emitir concepto sobre la suspensión del contrato, cuando haya lugar, señalando de manera pormenorizada las causas y el tiempo de duración de la suspensión que estime pertinente, el cual debe ser remitido a la vicepresidencia comercial para su visto bueno y al jefe de la oficina asesora jurídica, para que levante la correspondiente acta de suspensión;
j) Mantener actualizada la documentación de los contratos y el archivo de dichos contratos de conformidad con lo estipulado en el sistema de gestión documental adoptado por Etesa. El archivo del contrato deberá contener como mínimo los siguientes documentos:
• Copia del contrato debidamente legalizado.
• Solicitud de ofertas.
• Adendas modificatorias del pliego de condiciones o términos de referencia.
• Copia del contrato debidamente legalizado.
• Ofertas presentadas por el contratista.
• Comunicación de adjudicación al contratista.
• Copia de las garantías del contrato.
• Copia del cronograma de actividades.
• Copia de la orden de iniciación.
• Copia de las actas de suspensión y reiniciación, cuando haya lugar.
• Copia de los documentos de prórroga o modificación del contrato y adiciones.
• Copia de las cuentas de cobro autorizadas.
• Copia de los informe de interventoría.
• Otrosí al contrato.
• Copia de las cesiones del contrato y sus anexos.
• Copia del acta final.
• Obligaciones administrativas:
• Copia del acta de liquidación.
• Informe de evaluación del interventor sobre la utilidad obtenida por Etesa con la ejecución del contrato.
• Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato;
k) Revisar y estudiar los documentos e información suministrada por Etesa que dieron origen al contrato, con el propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las labores encomendadas, solicitando a Etesa las aclaraciones cuando haya lugar;
l) Prevenir para que por causas atribuibles a Etesa se rompa el equilibrio financiero del contrato;
m) Cumplir con la entrega de informes mensuales y finales, además de los requeridos por la presidencia de Etesa;
n) Verificar y exigir que se otorguen garantías correspondientes y velar porque estas permanezcan vigentes de acuerdo a lo estipulado en el contrato;
o) Proyectar y suscribir las actas de inicio, parciales, seguimiento a los contratos, terminación y recibo final y de liquidación del contracto;
p) Cumplir y hacer cumplir al contratista el deber de tener todo su personal afiliado al sistema general de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) con arreglo a la ley, así como el pago de las obligaciones parafiscales;
q) Cumplir y hacer cumplir al contratista las obligaciones derivadas de la ejecución del contrato y en el evento de que incurra en incumplimientos por el no pago de los derechos de explotación y gastos de administración, debe informar a la vicepresidencia de recaudos para que proceda de conformidad; cuando el incumplimiento se configure por vencimiento de la póliza de garantía o no renovación oportuna de la misma, debe informar a la oficina asesora jurídica para que se declare el incumplimiento del contrato y dar aviso a la compañía aseguradora del siniestro dentro de los tres días siguientes a la ocurrencia de este, tasando el valor de los perjuicios ocasionados, de conformidad con el Código de Comercio;
r) Mantener informada a la compañía aseguradora que expide la garantía única del incumplimiento de las obligaciones del contratista, para lo cual debe remitirle copia de todos los oficios de requerimientos que le formule;
s) Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista y emitir un concepto a Etesa para la resolución o absolución de las mismas;
t) Estudiar las solicitudes de adición en valor y/o tiempo, prórrogas, modificaciones, suspensiones oportunamente relacionadas con el plazo de ejecución del contrato requeridas por el contratista con el fin de emitir concepto a Etesa previa aprobación de dichas solicitudes, para lo cual deben estar debidamente justificadas, indicando la cuantía de la adición y el tiempo de la prórroga;
u) Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios, con la periodicidad que se requiera ateniendo el objeto y naturaleza del contrato;
v) Atender los requerimientos que soliciten las entidades de control sobre la ejecución de contrato o convenio.

• Obligaciones técnicas:
a) Verificar permanentemente la calidad del bien o servicio estipulado en el contrato;
b) Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios;
c) Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución;
d) En caso de incumplimiento parcial o total dentro del plazo de ejecución del contrato, el interventor deber requerir por escrito al contratista en un plazo no mayor a treinta (30) días contados desde que se conoce el hecho y de la cual se debe enviar copia a la oficina asesora jurídica;
e) Velar porque se cumplan las normas, especificaciones técnicas de la operación de los juegos de suerte y azar, compromisos de promoción y publicidad del producto, instalación de puntos de venta, pago de premios, cumplimiento del plan de premios y sorteos acordados, desarrollo de estrategias de mercadeo y comercialización;
f) Controlar que el contratista cuente con la infraestructura tecnológica, física, informática, recurso humano, y redes de mercadeo y comercialización suficientes para implementar los requerimientos exigidos por las autoridades competentes para expedir licencias, autorizaciones o permisos otorgados para el desarrollo del contrato;
g) Velar porque en los contratos de concesión suscritos por Etesa se cumpla la cláusula de reversión siempre y cuando esté pactado dentro del contrato de concesión;
h) Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, de conformidad con los requerimientos técnicos pertinentes, certificando en este aspecto cuando haya lugar en las diferentes etapas del contrato.

• Obligaciones financieras y contables
a) Verificar que el contratista cumpla con los pagos a los cuales está obligado por concepto de derechos de explotación y gastos de administración, consignando los valores correspondientes en las cuentas de Etesa o en la fiducia respectiva;
b) Mantenerse informado sobre el estado financiero del contrato y del registro de las operaciones efectuadas por las respectivas entidades financieras con los fondos de depósito de los dineros derivados de la ejecución del contrato;
c) Verificar que no haya diferencia entre los saldos pendientes a favor de Etesa registrados en el sistema de la vicepresidencia de recaudos y los valores de los dineros depositados en la cuenta de los respectivos bancos o fiducias;
d) Llevar el registro cronológico de los pagos que el contratista debe efectuar y los ajustes económicos y deducciones a que haya lugar en la ejecución del contrato;
e) Verificar que se mantenga el equilibrio financiero del contrato;
f) Informar al comité de coordinador del sistema de control interno de Etesa sobre las operaciones sospechosas, inusuales, que constituyan señales de alerta sobre el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o que pretendan darle apariencia de legalidad a transacciones ilegales, con el fin de prevenir y controlar el lavado de activos en la operación de los juegos de suerte y azar de competencia de Etesa, y contribuir a la vigilancia que ejerce el Estado sobre estas actividades;
g) Efectuar el balance económico de la ejecución del contrato para efectos de la liquidación del mismo;
h) Adoptar las medidas necesarias para mantener las condiciones financieras existentes al inicio del contrato durante la ejecución del contrato.

• Obligaciones legales
Son las acciones orientadas a garantizar el cumplimiento del estatuto de contratación estatal Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decretos reglamentarios, la Ley 643 de 2001 y las demás disposiciones legales vigentes, que deben ser atendidas por la oficina asesora jurídica de Etesa.
a) Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos;
b) Controlar y vigilar la vigencia de las garantías;
c) Informar oportunamente a la presidencia de Etesa, a la oficina asesora jurídica y a la aseguradora de los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones y en general en relación con el incumplimiento de obligaciones, de conformidad a lo consagrado en el contrato;
d) Emitir concepto sobre la viabilidad de adiciones, prórrogas, suspensiones o modificaciones al contrato;
e) Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones o resolverlas si son de su competencia y emitir concepto remitiéndolo a la oficina asesora jurídica;
f) Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con motivo de la ejecución del contrato;
g) Velar por el pago oportuno de los premios a los apostadores; cuando los operadores de los juegos de suerte y azar omitan injustificadamente dichos pagos, deberá informar del hecho al vicepresidente comercial y al jefe de la oficina asesora jurídica para que se proceda de conformidad con el procedimiento previsto para el caso;
h) Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato;
i) Velar por el trámite oportuno de las solicitudes y peticiones que eleven los particulares o las autoridades competentes con relación a la ejecución del contrato.

Interventoría y supervisión de los contratos de prestación de servicios personales

Atendiendo a los principios y reglas previstas en el estatuto contractual Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decretos reglamentarios, los aspectos y actividades que comprenden la interventoría son los siguientes:

• Obligaciones Administrativas:
a) Implican la gestión respecto de los documentos constitutivos del contrato, de los procesos para la elaboración de estos, y de las situaciones previstas y extraordinarias, según la normatividad y las sanas prácticas administrativas;
b) Estar atento a la observación de los procedimientos del sistema de gestión de calidad de Etesa en el proceso de ejecución del contrato;
c) Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el contratista y Etesa;
d) Coordinar con las diferentes áreas de Etesa el desarrollo de los compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la programación establecida;
e) Resolver dudas y situaciones susceptibles de aclarar que se presenten en la ejecución del contrato;
f) Atender, tramitar o resolver, dentro del plazo legal, toda consulta o solicitud que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato;
g) Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato;
h) Remitir a la secretaria general de Etesa, en el momento de su formalización, los documentos originales de las modificaciones de los contratos y las pólizas que las amparen, así como las actas que se suscriban durante su ejecución;
i) Proyectar y suscribir la actas de inicio, suspensión, reinicio, parciales, seguimiento a los contratos, terminación y recibo final, y liquidación del contrato;
j) Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendación que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique modificación al objeto o plazo contractual;
k) Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y el reglamento de Etesa;
l) Servir de enlace entre el contratista y Etesa;
m) Organizar el archivo del contrato, que como mínimo deberá contener los siguientes documentos:
• Copia del contrato debidamente legalizado.
• Copia de las garantías del contrato.
• Copia del CDP y RP.
• Copia del cronograma de actividades.
• Copia de la orden de iniciación.
• Copia de las actas de suspensión y reiniciación.
• Copia de los documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice trabajos o actividades adicionales.
• Copia de los informes de interventoría.
• Copia del acta de entrega y recibo final, y
• Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato que se consideren importantes a juicio del interventor;
n) Entregar al profesional universitario de talento humano los archivos y la información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato, quien velará y responderá por la custodia.

• Obligaciones técnicas: Abarcan el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el efecto se deberá:
a) Verificar permanentemente la calidad de los servicios que se estipule en el contrato;
b) Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios;
c) Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución;
d) Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos;
e) Coordinar el reintegro a Etesa de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad;
f) Presentar un informe breve de evaluación sobre la utilidad obtenida por Etesa con la ejecución del contrato.

• Obligaciones financieras y contables: Son todas aquellas actividades tendientes a garantizar que las inversiones se realicen sobre la necesidad real y los principios de economía, eficiencia y eficacia:
a) Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato;
b) Asegurar la amortización total del anticipo;
c) Verificar que las actividades o labores extras que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales;
d) Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

• Obligaciones legales: Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del estatuto contractual Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decretos reglamentarios y las demás disposiciones legales vigentes, que deberán ser atendidas en coordinación y bajo las directrices del departamento de relaciones laborales:
a) Firmar el contrato y ejercer sus funciones una vez se le comunique su designación;
b) Verificar y dejar constancia, dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, durante la vigencia de los mismos, del cumplimiento de las obligaciones del contratista, con el sistema de salud, riesgos profesionales y pensiones; y en el evento de aportes incompletos, informar a la oficina de talento humano con el fin de que se realice la correspondiente retención de las sumas adeudadas al momento de la liquidación del contrato;
c) Exigir al contratista la implementación de las medidas de seguridad, propias de la actividad contratada, para el personal a su cargo;
d) Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos;
e) Solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas a los contratistas;
f) Controlar la vigencia de las garantías, siempre y cuando apliquen;
g) Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato;
h) Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas, suspensiones o modificaciones del contrato;
i) Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones;
j) Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.

Actas. En desarrollo de la interventoría, supervisión o inspección de los contratos o convenios, el interventor, supervisor e inspector deberá suscribir conjuntamente con el presidente de Etesa o su delegado las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

Las siguientes actas para que surtan sus efectos requerirán de la aprobación del funcionario delegatario:

• Actas en las cuales se reconozcan créditos y obligaciones patrimoniales que deba asumir Etesa.

• Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista.

• Actas de liquidación.

Las actas de suspensión las suscribirá el interventor y el contratista, pero deberán remitirse al supervisor dentro de los tres (3) días siguientes a su firma. El supervisor examinará los motivos de la suspensión y los posibles efectos económicos de la misma le informará por escrito al ordenador del gasto.

Glosario de términos básicos relacionados con la interventoría

Acta de inicioDocumento que suscriben el interventor o supervisor y el contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato y comienza a contabilizar el plazo.
Acta de recibo finalDocumento mediante el cual el contratista o concesionario hace entrega y el interventor y/o supervisor recibe a satisfacción los bienes, servicios, obras o recursos objeto del contrato, recibo que debe efectuarse dentro del término de vencimiento del plazo de ejecución del contrato, para que con base de esta, se elabore la liquidación del respectivo contrato.
Acta de liquidación del contratoDocumento mediante el cual el contratista hace entregar y el interventor o supervisor recibe a satisfacción el servicio o bien objeto del contrato, dejando constancia del valor inicial final ejecutado más los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo. En esta misma acta se informa de los plazos, adiciones, actas legales y financieras tramitadas, pólizas y garantías suscritas.
Acta parcial del contratoDocumento elaborado como soporte para los pagos parciales, en el cual se describe todo lo ejecutado hasta la fecha y el cálculo del valor a pagar por el avance del contrato. Debe contener también la información del contratista, el número del contrato, pagos anteriores, número del contrato, pagos anteriores, número del certificado de disponibilidad, número del registro presupuestal y las pólizas vigentes.
Acta de adición del contratoDocumento que contiene información de las modificaciones realizadas al contrato, valor o tiempo, guardando siempre relación con el objeto del contrato. Esta acta genera un contrato adicional.
Acta de suspensiónDocumento mediante el cual el interventor o supervisor y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, atendiendo una circunstancia especial que amerite el cese de los efectos de este previo visto bueno de la interventoría.
Acta de reinicioDocumento suscrito por las partes mediante el cual se formaliza el acuerdo para suspender los plazos de la vigencia y ejecución del contrato, por razones que imponen el cese de actividades, y se ordena la reiniciación de las actividades. El contratista está obligado a actualizar sus pólizas a esa fecha.
AnticipoSon recursos públicos entregados por Etesa al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por la interventoría, bajo su supervisión y vigilancia.
El anticipo corresponde a un porcentaje del valor total del contrato, el cual será amortizado, descontando el mismo porcentaje del acta final o parcial que se presente.
Avance del contratoRelación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.
Contratista:Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato, mediante cualquier modalidad de selección y con quien se celebra el respectivo contrato para cumplir con los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.
ContratoAcuerdo celebrado entre la empresa y el contratista favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan los valores, cantidades, reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación.
Contrato de concesiónSon los contratos celebrados por Etesa con una persona natural o jurídica para que en calidad de concesionario explote como arbitrio rentístico el monopolio nacional de los juegos de suerte y azar mediante la operación de los juegos de suerte y azar.
Contrato de prestación de serviciosSon los contratos celebrados por Etesa para desarrollar las actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.
Contrato de consultoríaSon contratos de consultoría los celebrados por Etesa con personas naturales o jurídicas referidos a estudios de mercado o diagnósticos, prefactibilidad y factibilidad para desarrollar proyectos de inversión en la actividad de los juegos de suerte y azar.
Son también contratos de consultoría los celebrados para interventoría y asesoría en desarrollo del plan estratégico de la entidad.
Contrato adicionalEl contrato adicional es un nuevo contrato, el cual está reservado a aquellos eventos en que se introducen modificaciones o adiciones al contrato mismo, a su objeto, y de allí resulta un mayor valor de ejecución, y también se debe celebrar contrato adicional cuando exista un cambio en el valor de un precio unitario, para incluir ese nuevo ítem como parte de la obligación del contratista y así poder cumplir con el fin perseguido por la contratación.
Adición al contratoLa adición al contrato tiene lugar cuando solamente se realiza un simple ajuste del valor estimado inicialmente del contrato, en razón a que el cálculo de cantidades de ítem estimada en el momento de celebrar el contrato no fue adecuada; o cuando se requiere agregarle elementos no previstos pero que son conexos con el objeto contratado en otros términos y los mayores valores no se presentan debido a mayores cantidades de obras por cambios introducidos al alcance físico de las metas determinadas en el objeto del contrato.
Cotización u ofertaEs el conjunto de todos los documentos que contienen toda la información exigida al proponente por Etesa, en los términos de referencia o pliego de condiciones para presentar su propuesta.
Plazo de vigenciaEs el periodo durante el cual se imparte la orden de iniciación, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidación.
Plazo de ejecuciónEs el periodo o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones de las partes derivadas de las obligaciones del contrato, cobija el tiempo contenido desde la etapa de ejecución e incluyendo la etapa de liquidación.
InterventoríaSe entiende por interventoría el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en la presente resolución.
InterventorEs la persona natural o jurídica contratada por Etesa para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los servicios, obras y actividades contratadas teniendo como referencia los principios establecidos en las leyes, decretos y demás normas que apliquen y los documentos que dieron origen a la relación contractual.
SupervisorFuncionario de Etesa encargado de realizar la supervisión de las interventorías, y para ejercer la interventoría cuando no se disponga por parte del ordenador del gasto o representante legal de la entidad para contratar interventores externos.
SupervisiónSe entenderá por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas por servidores públicos para efectuar seguimiento del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de sus avances y las dificultades que se puedan presentar.

CAPÍTULO VIII

Del comité de contratación de Etesa

Contenido: Este capítulo reglamenta el comité de contratación de Etesa, señala su integración, funciones y demás procedimientos aplicables para el desarrollo de su actividad.

1. El comité de contratación: El comité de contratación de Etesa, es el ente que apoyará al presidente y a los servidores públicos delegatarios en los procedimientos de contratación que desarrolle la entidad y estará encargado de conocer, estudiar y evaluar los procesos de formación y selección de los contratos cuya cuantía corresponda a la establecida en la ley para celebrar contratos con formalidades plenas, con el fin de propender cumplimiento de los principios-contractuales; en especial el de la transparencia y la selección objetiva del contratista.

1.1. Integración del comité de contratación.

El comité de contratación de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, estará conformado por los siguientes funcionarios quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

• El presidente o su delegado, quien presidirá este comité.

• El secretario general.

• El vicepresidente financiero.

• El vicepresidente de la dependencia que solicite la contratación.

• El asesor de talento humano y recursos físicos.

• La vicepresidenta de recaudos, cuando se trate de contrataciones relacionadas con juegos novedosos y contrataciones que tengan relación con el área de recaudos.

El jefe de la oficina asesora jurídica actuará en este comité en calidad de miembro permanente y concurrirá con derecho a voz pero no a voto. Además intervendrá en el comité, el profesional universitario de la oficina asesora jurídica quien ejercerá las funciones de secretario técnico con derecho a voz pero sin voto y ante su ausencia justificada será reemplazado por el profesional especializado de la oficina asesora jurídica, quien cumplirá con dichas funciones.

En el único evento en que el secretario general, el vicepresidente financiero o el asesor de talento humano y recursos físicos sea quien solicite la respectiva contratación, el asesor de presupuesto será quien pase a integrar el comité para conformar el número impar de integrantes requeridos y tendrá el respectivo derecho a voz y voto.

Los integrantes de este comité no podrán delegar su participación en otros funcionarios de Etesa, a excepción del presidente quien para los efectos podrá asignar a un delegado ante su ausencia.

Los integrantes del comité podrán solicitar la asistencia de invitados vinculados a Etesa, con el fin de escuchar sus conceptos y recomendaciones sobre los puntos que lo requieran. En todo caso, en el acta parcial o final de cada comité también podrán recogerse los apartes indispensables de dichas intervenciones y las firmas que identifiquen a tales invitados.

Las recomendaciones y conceptos del comité se adoptarán teniendo en cuenta la votación efectuada por la mayoría simple de sus integrantes.

2. Funciones del comité de contratación. El comité de contratación tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar al presidente y a los funcionarios delegatarios en relación con los contratos o convenios que celebre Etesa.

2. Revisar los términos de referencia, pliegos de condiciones, solicitudes de oferta y condiciones-mínimas de participación, que deban presentar a su consideración las dependencias donde se origine la contratación y, de manera previa al proceso de invitación o concurso, formular observaciones si ha ello hubiere lugar.

3. Recomendar sobre el sentido de la determinación con la que concluyen los procesos selectivos.

4. Conceptuar sobre el plan anual de compras de la entidad y efectuar las recomendaciones para su ejecución.

5. Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento.

No obstante lo anterior, el comité de contratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación de Etesa cuando así lo determine el presidente de la empresa.

Las funciones atribuidas al comité de contratación se circunscriben primordialmente a la evaluación jurídica, técnica, financiera, operativa y administrativa. Es responsabilidad de la dependencia que presenta el asunto al conocimiento del comité elaborar los proyectos de pliego de condiciones, términos de referencia, bases de selección de los procesos de contratación directa, condiciones mínimas de participación y los proyectos de minuta de contratos o convenios.

3. Secretaria técnica del comité de contratación. La secretaría técnica del comité de contratación estará a cargo de un funcionario de la oficina asesora jurídica de Etesa designado para el efecto por el jefe de esta dependencia o quien haga sus veces.

3.1. Funciones de la secretaría técnica. La secretaría técnica tendrá las siguientes funciones:

1. Preparar el orden del día.

2. Citar a funcionarios de diferentes dependencias y áreas de Etesa, cuando a juicio del comité se requieran para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

3. Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

4. Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias sobre los asuntos sometidos a consideración del comité.

5. Levantar, custodiar y suscribir, previa aprobación por los miembros del comité de contratación, las actas de cada sesión, de las cuales deberá remitir dentro de los cinco (5) días calendario siguiente a cada sesión, una copia a la presidencia de Etesa y una copia como antecedente del proceso contractual a efectuarse.

6. Organizar, actualizar y custodiar el archivo del comité.

7. En general: todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de contratación.

4. Sesiones del comité de contratación. Se reunirá cada vez que las necesidades lo requieran, previa convocatoria del secretario técnico del mismo.

4.1. Presentación de los asuntos: Todo asunto que se envíe para estudio del comité deberá presentarse con la documentación que lo soporta y avalado mediante concepto escrito del jefe o vicepresidente de cada dependencia. El comité someterá el tema a consideración y estudio en estricto orden de radicación, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en la presente resolución. Por tanto, la secretaría técnica no tramitará las solicitudes incompletas. Con el fin de efectuar las adiciones o correcciones del caso, la secretaría técnica recibirá la documentación mediante escrito que contenga en forma precisa las observaciones y recomendaciones realizadas.

4.2. La solicitud de convocatoria a sesión del comité: La solicitud de convocatoria al comité para revisión de pliegos de condiciones o términos de referencia, se efectuará mínimo con un (1) mes de antelación a la fecha programada de apertura de la licitación o concurso. En los casos de contratación directa, las bases de selección se remitirán con anticipación no inferior a diez (10) días hábiles a la fecha programada para la fijación de aviso o envío de Invitaciones, según corresponda.

5. Trámites y procedimientos.

5.1. Estudio previo por parte del comité de contratación. La dependencia interesada en un proceso de selección deberá presentar oportunamente la documentación que lo soporta.

5.2. Revisión en el comité de contratación. El comité de contratación revisará los proyectos de pliegos de las modalidades de contratación que lo requieran y si los encuentra ajustados a las exigencias legales, así lo expresará. En caso contrario formulará a la dependencia responsable del proyecto de contrato o convenio las observaciones y recomendaciones a que haya lugar.

5.3. Revisión de modificaciones. Cuando como consecuencia de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y términos de referencia se requieran modificaciones, estas deberán ser estudiadas previamente a su adopción por parte del comité de contratación.

5.4. Recepción, evaluación de propuestas y definición. El trámite para la recepción, evaluación de propuestas y para adoptar la decisión que corresponda será el siguiente:

5.4.1. Recepción de propuestas. La recepción de propuestas se realizará en el lugar, fecha y hora indicados en los pliegos de condiciones, términos de referencia o condiciones mínimas de participación, teniendo en cuenta las siguientes reglas:

a) Recepcionar y radicar las propuestas, dejando constancia de la fecha, hora exacta de su entrega, indicando de manera clara y precisa el nombre y razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de este ha efectuado materialmente el acto de la presentación. En esta diligencia no se requiere levantar acta suscrita por los asistentes;

b) Levantar constancias: No obstante lo anterior, cualquier interesado podrá dejar las constancias verbales o escritas que estime pertinentes. En el primer caso las constancias se incorporarán en el acta respectiva;

c) Advertencias: Agotado este procedimiento se advertirá a los proponentes que las ofertas son públicas y que cualquier interesado tiene derecho a consultarlas, a solicitar copias.

5.4.2. Evaluación de propuestas. La evaluación de las propuestas será efectuada por los servidores públicos o asesores designados por el presidente o el delegatario. Las reglas básicas que deben observarse en la evaluación son las siguientes:

a) La evaluación cubrirá los aspectos jurídicos, económicos y técnicos previstos en las condiciones para proponer. La comparación no solamente se efectuará entre las ofertas presentadas sino que deberán considerarse los estudios previos efectuados por Etesa y las condiciones y precios del mercado;

b) Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la secretaría general de Etesa, por un término de cinco (5) días hábiles en el caso de la licitación o concurso públicos. En los casos de contratación directa por invitación pública, los informes de evaluación permanecerán en la respectiva secretaría por un término no inferior a dos (2) días hábiles;

c) Las evaluaciones, propuestas y observaciones efectuadas dentro del término para formular observaciones, se remitirán a la oficina asesora jurídica o al grupo de servicios administrativos y talento humano para lo de su competencia;

d) En los eventos de contratación directa, distintos a los de invitación pública, no existirá etapa de observaciones a las evaluaciones. Sin embargo, los servidores públicos y asesores encargados de las evaluaciones deberán efectuar la comparación de la(s) oferta(s) con los estudios previos y con las condiciones y precios del mercado para establecer su favorabilidad.

5.5. Definición del proceso. Ajustados los estudios de evaluación, de acuerdo a las observaciones formuladas que así lo ameriten, los evaluadores procederán a elaborar el respectivo orden de elegibilidad y recomendación. El proceso selectivo se definirá mediante la adjudicación más favorable o mediante la declaratoria de desierta. La definición del proceso de selección se adoptará en audiencia pública cuando así se haya establecido en las condiciones del proceso o si media orden de la Contraloría General de la República.

5.6. Suscripción y legalización del contrato o convenio.

El trámite para la elaboración, suscripción y legalización del contrato para la adquisición de bienes y servicios o convenio lo adelantará la secretaría general con la revisión de la oficina asesora jurídica de Etesa, atendiendo las siguientes previsiones:

a) El texto del contrato deberá corresponder a la minuta, o condiciones generales de costos, que hace parte del pliego de condiciones o términos de referencia o condiciones mínimas de participación;

b) El contratista constituirá la garantía única de conformidad con lo dispuesto en el contrato y la reglamentación existente sobre la materia;

c) La parte obligada cancelará los derechos de publicación y de impuesto de timbre, en los términos y condiciones previstos en las reglamentaciones correspondientes;

d) La póliza, que consiste en garantía única de cumplimiento, será aprobada por el jefe de la oficina asesora jurídica.

El trámite para la elaboración, suscripción y legalización de los contratos de concesión de juegos localizados, novedosos y apuestas en eventos hípicos, gallísticos y similares lo adelantará la secretaría general con la revisión de la oficina asesora jurídica de Etesa, atendiendo las siguientes previsiones:

CAPÍTULO IX

Del comité de compras de Etesa

Contenido: Este capítulo reglamenta el comité de compras de Etesa, señala su integración, funciones y demás procedimientos aplicables para el desarrollo de su actividad.

1. Integración del comité de compras.

El comité de compras de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, analizará y escogerá a los proveedores relacionados con la contratación de mínima cuantía y estará conformado por los siguientes funcionarios quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

Secretaria general

Vicepresidente financiero

Asesor de presupuesto

Asesor de talento humano

Profesional de recursos físicos

Profesional especializado de la oficina jurídica.

7. Funciones del comité de compras. El comité de compras tendrá las siguientes funciones:

a) Revisar y analizar las cotizaciones presentadas por proveedores o contratistas con anterioridad a la entrada en vigencia de cada proceso cuyo valor no exceda el diez por ciento de la menor cuantía. Estas cotizaciones o propuestas serán solicitadas por el área de talento humano;

b) Sugerir al ordenador del gasto la propuesta más favorable para la entidad de cada proceso cuyo valor no exceda el diez por ciento de la menor cuantía;

c) Sugerir al ordenador del gasto la no iniciación o suspensión de un proceso contractual cuando a su juicio no cumpla ninguna propuesta con los requisitos y políticas exigidos por la entidad;

d) Tener en cuenta en la escogencia de los proveedores o contratistas criterios de calidad, oportunidad, economía, experiencia, idoneidad y facilidades o forma de pago que otorgue el proveedor o contratista a la entidad;

e) Reunirse por lo menos una vez al mes, con el fin de analizar los procesos contractuales que se llevarán a cabo en el mes siguiente, y sugerir los contratistas o proveedores que realizarán dichos procesos.

8. Sesiones del comité de compras. Se reunirá cada vez que las necesidades lo requieran, previa convocatoria del secretario general de Etesa y de cada sesión se dejará constancia tanto de las evaluaciones como de las recomendaciones que se formulen en qué acta se suscribirán los asistentes.

CAPÍTULO X

Del equilibrio económico del contrato

Contenido: Este capítulo reglamenta lo relacionado con el restablecimiento del equilibrio económico del contrato.

Restablecimiento del equilibrio contractual

De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993 el equilibrio contractual es un derecho de los contratistas y de las entidades estatales, en relación con los contratos conmutativos.

1. Restablecimiento del equilibrio a favor del contratista. Cuando el contratista considere afectada la ecuación contractual en su contrato podrá formular, por escrito, la correspondiente reclamación.

Para efectuar reconocimientos al contratista tendientes a restablecer el equilibrio contractual y para que Etesa solicite lo propio al contratista se deben cumplir los siguientes trámites:

a) Solicitud que deberá ser evaluada por la dependencia, en sus aspectos jurídico, técnico o económico, según el caso;

b) Esta evaluación se someterá a estudio y consideración del comité de contratación;

c) Si el comité de contratación y el comité de conciliación lo encuentran viable así se le informará al contratista;

d) En todo caso el estudio deberá estar soportado con la totalidad de los informes efectuados por el interventor o supervisor del contrato y contener un informe detallado sobre los hechos y pruebas en que se fundamenta.

No habrá lugar a reconocimiento del restablecimiento del equilibrio económico en la celebración y ejecución de los contratos aleatorios que celebre Etesa.

2. Restablecimiento del equilibrio a favor de Etesa. El interventor o supervisor efectuará revisiones periódicas a los contratos o convenios suscritos por Etesa. En caso de presentarse circunstancias que alteren el equilibrio contractual en contra de Etesa informará en forma inmediata, y por escrito, al jefe de la oficina asesora jurídica, quien a su vez elaborará un informe para estudio y consideración del comité de contratación.

ART. 2º—Los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en este manual serán adelantados de acuerdo con las normas y principios que regulan la contratación estatal. Del mismo modo, con base en esas mismas normas se interpretarán y aplicarán las disposiciones que en la presente reglamentación se establecen.

ART. 3º—Procedimientos en curso. Los procesos de contratación que se encuentren en curso en cualquiera de las etapas (precontractual, contractual o postcontractual) a la fecha de publicación de la presente resolución, cuya suscripción, de acuerdo con las disposiciones anteriores al mismo, correspondía al presidente, continuarán su trámite teniendo en cuenta las competencias y demás disposiciones que por este acto se regulan. En consecuencia, los trámites y actuaciones de orden técnico, financiero o económico de los contratos o convenios actualmente suscritos por el presidente, serán competencia de las dependencias a las cuales corresponda, según las delegaciones establecidas, de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio. En relación con las actuaciones de carácter legal que deban adelantarse, es competente la oficina asesora jurídica de Etesa, sin perjuicio del apoyo que se requiera de las diferentes.

ART. 4º—Adóptense los formatos contenidos en el presente manual y desarróllense los procedimientos dentro del sistema de gestión de calidad de Etesa.

ART. 5º—La oficina asesora jurídica remitirá copia de la presente resolución a la vicepresidencia comercial, a la vicepresidencia financiera, a la vicepresidencia de recaudo, y al asesor de interventoría de Etesa.

ART. 6º—El original de la presente resolución del manual de contratación de interventoría la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, deberá reposar en la oficina asesora jurídica de Etesa hasta tanto proceda su traslado al archivo central de la entidad de conformidad con al(sic) normas archivísticas, y copia autenticada deberá permanecer en la presidencia de la empresa y en la secretaría general de la entidad.

ART. 7º—La presente resolución se publicará en el Diario Oficial y en la página web de Etesa.

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga en su integridad las resoluciones internas de la presidencia de Etesa 0394 de agosto del año 2002, 70981 del 20 de abril del 2007 y 1355 del 7 de noviembre de 2003 y todas las que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

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