Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 8198 DE 2017

(Agosto 4)

“Por la cual se establece el procedimiento de reparto notarial”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales y especialmente las que le confiere el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, la Ley 1183 de 2008, el artículo 1º del Decreto 2742 de 2008; el artículo 11 numerales 2º, 3º y 19 del Decreto-Ley 2723 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que por disposición expresa del artículo 365 de la Constitución Política, es deber del Estado asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos, en tanto son inherentes a la finalidad social de este.

Que el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, establece que: “Los actos de la Nación, los departamentos, intendencias, comisarías y municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento del reparto, de modo que la administración no establezca privilegios a favor de ningún notario.

PAR.—Los establecimientos bancarios, oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz, queden sometidos al régimen de reparto y sanciones de que tratan los anteriores incisos”.

Que la Corte Constitucional en Sentencia C-216 de 1994, con ponencia del magistrado Vladimiro Naranjo Mesa, declaró exequible la disposición precedente y entre sus apartes, expuso:

“...El servicio público notarial es de carácter nacional, dada la generalidad de la ley, y no puede estar atribuido a una autoridad municipal o regional. La ley está autorizada por la misma Constitución para señalar los límites de la autonomía territorial, de suerte que la carta prevé la función delimitante del legislador, y en este orden de ideas el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 está conforme a derecho. Dicha autonomía se concreta en la gestión de intereses propios mediante autoridades propias, en consonancia con el artículo 287 constitucional. Entonces, como el servicio público notarial es de interés general, y no de interés particular, no es consecuente que un municipio, por ejemplo, gestione como interés propio algo que por mandato de la Constitución es general y apto, por ende, de ser regulado por la ley”. (...)

Y más adelante la misma corporación, consideró:

“... La facultad de “rogación”, en estricto sentido, se origina de un derecho de los particulares, y se expresa libremente, con el solo límite de no contrariar el orden jurídico. Es por ello que el particular puede hacer todo aquello que no esté prohibido. Pretender que la administración local tenga la facultad de escoger a su arbitrio la notaría, equivale a darle un tratamiento jurídico desproporcionado a la naturaleza de la función pública, equiparándola en absoluto a la facultad de los particulares. Es así como el principio de la rogación solo es aplicable a los usuarios particulares, al paso que las autoridades tienen obligación de reparto”. (...)

Que corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro, en armonía con el mandato contenido en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, reglamentar y vigilar el reparto notarial de los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública y en los cuales intervengan los organismos administrativos del nivel central y del sector descentralizado territorial y por servicios conforme lo prevé el artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría.

Que la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en su artículo 62 numeral 2º preceptúa que:

“Es deber de los notarios, someter o reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría”.

Que para establecer la obligación del reparto, se acudirá a la naturaleza jurídica del sujeto obligado, salvo lo previsto en el parágrafo del artículo 15 la Ley 29 de 1973, concordante con el numeral 2º artículo 62 de la Ley 734 de 2002.

Que la Ley 1183 de 2008 en su artículo 15 dispuso que “Los actos que deban celebrarse mediante escritura pública en los términos previstos en esta ley, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro establecerá el procedimiento de reparto, de modo que no se impongan cargas excesivas ni desproporcionadas a cargo de ningún notario.

Adicionalmente, y si es del caso, el Registrador de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos deberá asignar el folio o los folios en el evento de que el inmueble objeto de posesión o prescripción, carezca de matrícula inmobiliaria, con base en el plano y certificación catastrales correspondientes”.

Que el Decreto 2742 de 2008 reglamentó la Ley 1183 del mismo año, y en su artículo 1º señala que “Los poseedores materiales de inmuebles urbanos de estratos uno y dos, que carezcan de título inscrito, podrán solicitar ante notario donde se encuentre localizado el inmueble, el otorgamiento de escritura pública de declaración de lo calidad de poseedores regulares de dichos bienes a fin de quedar habilitados para adquirir su dominio por prescripción ordinaria, teniendo en cuenta, el siguiente procedimiento en caso de que en el municipio haya uno o más notarías”.

Que el artículo 44 de la Ley 1537 de 2012, “por la cual se dictan normas tendientes a facilitar y promover el desarrollo urbano y el acceso a la vivienda y se dictan otras disposiciones” se establece la necesidad de disponer de un “Trámite de reparto de los actos en los que interviene el Fondo Nacional del Ahorro y las entidades territoriales. Para los casos en que comparezca el Fondo Nacional del Ahorro a la celebración de una escritura pública, se reglamentará un trámite especial de reparto, por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 2º del artículo 62 de la Ley 734 de 2002. (...) Para los mismos efectos, la referida superintendencia establecerá un trámite especial de reparto para los casos en que las entidades territoriales comparezcan a la celebración de escrituras públicas que involucren la constitución de propiedad horizontal, adquisición o transferencia de inmuebles definidos como vivienda de interés social y prioritaria”.

Que corresponde disponer de un trámite especial para el Fondo Nacional del Ahorro, que garantice e) reparto notarial en términos de eficiencia, para contribuir en la promoción de vivienda, desarrollo territorial, como en el incentivo del sistema especializado de financiación de vivienda, en especial, en el desarrollo de los proyectos de vivienda de interés social y proyectos de vivienda de interés prioritario destinados a las familias de menores recursos.

Que en tal orden, a la Superintendencia de Notariado y Registro, le corresponde establecer procedimientos y modalidades del reparto, tendientes a evitar el establecimiento de privilegios que impidan desarrollar el principio de equidad previsto en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, sin perjuicio, que dentro del marco de los principios de eficiencia, eficacia, transparencia y celeridad, tal premisa pueda articularse de manera armónica con las disposiciones que en materia de proyectos de vivienda ha establecido el legislador.

Que por disposición expresa del artículo … de la Ley 1796 de 2016, se estableció que la Superintendencia de Notariado y Registro reglamentaría un nuevo procedimiento de asignación, en el cual las entidades sometidas al régimen de reparto notarial fueran responsables directas de asignar los actos de escrituración, conforme a los parámetros establecidos en dicho procedimiento; por lo anterior, correspondió a la Superintendencia de Notariado y Registro establecer reglas claras y concretas que aseguraran que la administración no estableciera privilegios en favor de ningún notario, y que la asignación se efectuara en términos de equidad.

Que mediante Sentencia 0-285 de 2017 la Corte Constitucional declaró inexequible el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016, por lo cual la reglamentación que sobre reparto notarial emita la Superintendencia de Notariado y Registro deberá someterse a lo que establece el artículo 15 de la Ley 29 de 1973.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro al establecer los procedimientos y las modalidades del reparto, debe evitar establecer privilegios a favor de algún notario y desarrollar principios de equidad aplicables a los diversos notarios.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro, en cumplimiento de lo anterior, procede a establecer un procedimiento de reparto notarial para los actos que deban celebrarse por escritura pública y sean otorgados por las entidades contempladas en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 y las declaraciones de la posesión regular a que hace alusión la Ley 1183 de 2008.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—El reparto. El reparto es un procedimiento de carácter administrativo, reglamentado por la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del cual, mediante el cumplimiento de los trámites que el mismo determina, se asigna a un notario una solicitud de reparto clasificada dentro de las categorías establecidas por esta resolución.

El reparto notarial podrá ser ordinario o extraordinario.

ART. 2º—(Modificado).* Entidades sometidas a reparto. Cuando en el círculo notarial del cual se trate exista más de una notaría, los actos que deban celebrarse por escritura pública deberán siempre someterse al reparto así:

a) En los que intervengan la Nación, los departamentos, los distritos y los municipios;

b) En los que intervengan los organismos administrativos del sector central y el sector descentralizado territorial y por servicios;

c) En los que intervengan los establecimientos bancarios oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y de negocios finca raíz;

d) En los que intervengan las empresas oficiales de servicios públicos domiciliarios;

e) En los que intervengan los organismos estatales en desarrollo de un proceso de intervención o liquidación de personas naturales o jurídicas, mientras se encuentren bajo la administración del ente estatal o sea nombrado liquidador;

f) Los demás que determine la ley.

PAR. 1º—La obligatoriedad del reparto se consagra para las entidades de que trata el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 y los demás casos que determine la ley, sin que les sea potestativo la aplicación del principio de rogación.

PAR. 2º—Tratándose de donaciones, si en el domicilio del donante solo existe una notaría, a esta corresponderá la autorización del respectivo acto escriturario. En caso contrario, se someterá a reparto.

PAR. 3º—Las minutas de escrituras públicas sobre inmuebles en las que intervengan alguna de las entidades mencionadas en el presente artículo, se deberá tramitar en el lugar de la ubicación del inmueble. Cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, deberán someterse a reparto.

*(Nota: Modificado por la Resolución 11669 de 2018 artículo 1° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 3º—Administración. La administración general del reparto estará a cargo de la Dirección de Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 4º—Responsables de la diligencia del reparto. El procedimiento aquí previsto corresponde ejecutarlo a la dirección de administración notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro, para los notarios del Círculo de Bogotá, D.C., y en las demás ciudades del país en cuyo círculo notarial exista más de una notaría, por las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, a la cual se circunscriba el correspondiente círculo notarial.

En los círculos notariales donde no haya Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, el reparto se realizará en el círculo registral dentro de cuya comprensión territorial se ubiquen las notarías de que se trate.

PAR.—El reparto de minutas que correspondan al círculo notarial de Medellín, se efectuará bajo la responsabilidad de la oficina principal de Registro de Instrumentos Públicos de la zona norte.

ART. 5º—Horario y sitio de entrega de las solicitudes. Para efectos de su radicación, estudio y clasificación, las solicitudes de las entidades obligadas al reparto, se radicarán todos los días dentro del respectivo horario laboral, así:

• Las del Distrito Capital en la Dirección de Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

• En las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en el despacho de su titular, de 8:00 a.m. a 12:00 m.

PAR.—En el mismo horario, se radicarán los documentos contentivos de devoluciones de solicitudes, realizadas directamente por el notario a quien le correspondió el reparto, siempre y cuando su solicitud se enmarque en una o más de las causales de devolución previstas en este acto administrativo, que impidan el trámite oportuno de la solicitud repartida.

ART. 6º—Reparto notarial extraordinario. Entiéndase por reparto notarial extraordinario, el efectuado dentro de un horario laboral diferente al ordinario aquí establecido, previa solicitud de la entidad obligada a este trámite a través del representante legal o su apoderado formalmente constituido, originada en disposición legal, urgencia manifiesta, o circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente justificada.

La autorización del reparto extraordinario quedará a juicio del (la) director(a) de administración notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro, según corresponda, mediante la expedición de un acto administrativo y se adelantará en los términos aquí establecidos, previos ajustes al aplicativo del reparto notarial.

ART. 7º—Formato de solicitud para reparto notarial. La solicitud del reparto notarial ordinario o extraordinario se formulará a través del formato que para el efecto establece la Superintendencia de Notariado y Registro, en el que se prescindirá de anexos, los cuales se acreditarán ante el notario a quien corresponda el reparto. Dicho formato, contendrá los siguientes requisitos:

• Determinación de la oficina que realizará el reparto notarial y fecha de la solicitud.

• Designación de las partes intervinientes, con indicación de su NIT o documento de identificación, según corresponda.

• Determinación de la naturaleza jurídica de la(s) entidad(es) otorgante(s).

• Denominación del acto(s) o negocio(s) jurídico(s) que contendrá la minuta.

• Determinación del objeto o negocio jurídico. Cuando incluya inmuebles, estos se identificarán por su nombre —si lo tuviere—, nomenclatura y matrícula inmobiliaria.

• Valor del acto o negocio jurídico, o la indicación que carece de cuantía.

• La solicitud se suscribirá conjunta o separadamente por el representante legal de la entidad obligada al reparto o su apoderado, así como el de la persona natural o jurídica que contratará con este y, cuando corresponda, el representante legal o apoderado de la persona natural o jurídica que desarrolle el proyecto habitacional sujeto al régimen de urbanización o de propiedad horizontal, según se trate.

ART. 8º—Formulario de solicitud de reparto notarial para el trámite de declaración de la posesión regular. La solicitud de reparto notarial para la declaración de posesión regular se formulará a través del formulario que para el efecto establece la Superintendencia de Notariado y Registro y contendrá los siguientes requisitos:

• Determinación de la oficina que realizará el reparto notarial y fecha de la solicitud.

• Nombre del interesado con indicación de su documento de identidad y estado civil.

• Nombre e identificación del cónyuge o compañero permanente, según corresponda.

• Identificación del inmueble. Ciudad, estrato, nomenclatura y folio de matrícula.

• Relación de documentos anexos.

PAR.—Utilización de los formularios para la solicitud de reparto notarial. La Superintendencia de Notariado y Registro a través de los anexos que forman parte integral de este acto administrativo, ha determinado las características de los formularios de solicitud de reparto notarial, que será de obligatorio diligenciamiento para los interesados.

El funcionario de reparto examinará que no presente borrones, repisados o enmendaduras y si los tuviere, que se encuentren salvados por el peticionario, o el representante o apoderado de la entidad obligada al reparto, de modo que su lectura no dé lugar a confusiones. Sin estos requisitos, la solicitud o formato se rechazará de plano y se devolverá al interesado sin trámite alguno.

ART. 9º—Día y hora para realizar el reparto. La diligencia de reparto se llevará a cabo todos los días dentro de la jornada laboral a las 3:30 p.m., en la Dirección de Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro; y en las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, a las 2:30 p.m.

A dicha diligencia podrán asistir los representantes legales o apoderados de las entidades obligadas al reparto, los demás notarios del correspondiente círculo y/o los delegados de sus agremiaciones.

ART. 10.—Procedimiento de reparto. Para la asignación de las minutas a los Notarios se procederá así:

a) Radicación: Las solicitudes se radicarán en orden consecutivo anual. La constancia de su recibo se entregará al interesado en el que se consigne: denominación de la oficina de reparto correspondiente, la fecha, hora, número de su radicación, número de recibo, la denominación del(los) acto(s) o contrato(s), la cuantía si la tuviere, los nombres de los otorgantes, la categoría en que quedó clasificada y el usuario del sistema responsable de la radicación;

b) Asignación: Organizadas las solicitudes radicadas para el reparto en el mismo orden de su llegada, se asignarán por cada una de las categorías entre los notarios del respectivo círculo, empezando por aquellos de número mayor y continuando hacia los números anteriores hasta llegar al primero.

La distribución de minutas se efectuará conforme a la categorización establecida en esta resolución. Para cada diligencia se excluirán los notarios que hayan sido favorecidos según la respectiva clasificación.

Agotada la asignación de notarías en la correspondiente categoría, se incorporarán todas las notarías del círculo para el inicio de una nueva ronda de asignación de minutas con la totalidad de los notarios en el mismo orden previsto y así sucesivamente;

c) Medios de ejecución: El reparto se realizará en la forma y los términos advertidos en esta resolución, por medio del aplicativo que para el efecto implementó la Superintendencia de Notariado y Registro, previos los ajustes técnicos que correspondan.

Cuando por circunstancias de fuerza mayor no pueda utilizarse este medio, el reparto se verificará en forma manual, siguiendo el procedimiento aquí establecido. Con fundamento en el acta levantada con ocasión de esta diligencia, se actualizará la información contenida en el sistema, de suerte que para el siguiente reparto, a quienes se les haya asignado solicitudes se les excluya de la respectiva categoría;

d) Constancia de reparto: Cada solicitud, se formalizará a través de una hoja especial de seguridad, en la que se consignará la información detallada del reparto y determinación del notario a quien correspondió, y se entregará al notario o a la persona autorizada por este. Se dejará constancia en el sistema de la fecha de recibo, así como copia que se conservará en el archivo de reparto.

ART. 11.—Acta de reparto y su divulgación. De cada diligencia de reparto se levantará un acta numerada en forma consecutiva anual, que será foliada y legajada en orden cronológico. Tal documento será firmado por el Registrador de Instrumentos Públicos fuera de la ciudad de Bogotá y por la Dirección de Administración Notarial en la ciudad de Bogotá. En todo caso de la misma, se dejará constancia de quienes asistieron.

En el mismo día de la diligencia de reparto, las oficinas de registro, harán la publicación en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro. La Dirección de Administración Notarial publicará el reparto correspondiente a la ciudad de Bogotá y verificará la publicación realizada por las oficinas de registro.

Copia del acta de reparto con sus anexos, se conservará en el archivo especial, igualmente foliadas y organizadas por cada vigencia anual.

ART. 12.—Entrega de la constancia de reparto. El notario será el único responsable del retiro de la hoja de seguridad asignada en el reparto, trámite que se efectuará a más tardar el día siguiente de la diligencia; de la fecha de su recibo se dejará constancia en la copia del formato que reposará en el archivo de la oficina donde se realizó el reparto.

No obstante lo anterior, el funcionario encargado de reparto, si cuenta con la tecnología necesaria para el efecto, remitirá el mismo día de la diligencia, la documentación debidamente escaneada por correo electrónico a los notarios a quienes se le haya asignado el reparto. En todo caso, dentro del término anotado, se remitirá al notario la información del acto o negocio jurídico repartido, por el medio más expedito con que se cuente, según las circunstancias.

Oportuna y periódicamente, los notarios informarán a la Dirección de Administración Notarial o a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente, el(los) nombre(s) de la(s) persona(s) autorizada(s) para recibir la constancia del reparto u hoja de seguridad.

ART. 13.—Remisión de copia del acta al grupo de subsidios y recaudos notariales. Copia del acta de la diligencia de reparto se enviará, cada vez, a la Dirección Administrativa y Financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro, para efectos del control relacionado con el aporte especial al Gobierno Nacional.

ART. 14.—Categorización de las solicitudes o minutas sujetas al reparto. Se establecen las siguientes categorías para determinar su clasificación a efectos del reparto, considerando para ello, los siguientes aspectos, según el caso:

i) La naturaleza jurídica de las(s) entidades obligada(s) al reparto.

ii) La cuantía si la tuviere.

iii) El número de unidades inmobiliarias que comprenda el respectivo proyecto.

iv) Si la minuta contiene varios actos o negocios jurídicos. Esta se radicará considerando aquel en que interviene el obligado al reparto, o el mayor valor de la cuantía que se determine, si el obligado comparece a otorgar todos los actos

Categoría primera: Actos de cuantía igual o superior a seiscientos cincuenta millones de pesos ($ 650.000.000) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan más de quinientas una (501) unidades inmobiliarias.

Categoría segunda: Actos de cuantía igual o superior a cuatrocientos cincuenta millones de pesos ($ 450.000.000) y hasta seiscientos cuarenta y nueve millones novecientos y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 649.999.999) o, la constitución de reglamento de propiedad horizontal que contenga desde trescientos una (301) hasta quinientas (500) unidades inmobiliarias.

Categoría tercera: Actos de cuantía igual o superior a doscientos cincuenta millones de pesos ($ 250.000.000) y hasta cuatrocientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 449.999.999) o, la constitución de reglamento de propiedad horizontal que contenga desde ciento una (101) hasta trescientas (300) unidades inmobiliarias.

Categoría cuarta: Actos de cuantía hasta doscientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 249.999.999) o, la constitución de reglamento de propiedad horizontal que contenga hasta cien (100) unidades inmobiliarias.

Categoría quinta: Actos sin cuantía.

Categoría sexta: Actos a los cuales concurran únicamente entidades exentas del pago de derechos notariales.

Categoría séptima: Los actos referidos a la declaración de posesión regular de inmuebles urbanos de estratos uno (1) y dos (2) que carezcan de título inscrito, en términos de la Ley 1183 de 2008.

PAR. 1º—Entidades exentas de derechos notariales. Aquellos actos en que comparezcan como otorgantes un ente exento del pago de derechos notariales y otro no exento, se clasificarán según su cuantía o unidades inmobiliarias que se constituyan.

PAR. 2º—Reparto para urbanizaciones o parcelaciones. El régimen de reparto de las minutas referidas a la construcción de urbanización o parcelaciones seguirá la clasificación prevista en este artículo.

ART. 15.—Actos accesorios. Cuando alguna de las entidades sometidas a reparto concede préstamo para la adquisición de vivienda o mejoras de la misma, la escritura se otorgará en la notaría que se asigne por reparto, aun cuando el negocio jurídico de la compraventa, como acto principal, haya sido previamente repartido.

PAR. 1º—Los actos de enajenación de las unidades inmobiliarias resultantes de la constitución de la propiedad horizontal, urbanizaciones o parcelaciones, en los que intervengan las entidades obligadas al reparto, se otorgarán en la misma notaría donde se haya autorizado el acto de su constitución ya repartido, salvo que el acto escriturario de enajenación contenga adicionalmente la constitución de hipoteca otorgada por una entidad sujeta al reparto.

PAR. 2º—Las escrituras contentivas de cancelación de hipoteca, en las que intervenga una de las entidades sometidas a reparto, se otorgarán en la misma notaría donde se autorizó la escritura constitutiva del gravamen, igual procedimiento se seguirá respecto de las escrituras públicas contentivas de aclaración, modificación o adición que se deriven de los actos escriturarios de constitución, enajenación o gravamen, ya repartidos.

Si al momento de la constitución del gravamen o del otorgamiento de la escritura objeto de aclaración, modificación o adición, no se estaba obligado al reparto, estas se sujetarán a las reglas aquí previstas, es decir, deben someterse al reparto.

ART. 16.—Constancia de la diligencia de reparto y su protocolización. La diligencia de reparto se formalizará a través de una hoja de calificación numerada, elaborada en papel seguridad, en la que se consignará, entre otros: i) la denominación de la oficina que realizó el reparto, ii) la determinación del número de reparto consecutivo anual, iii) el número de radicación asignado a la solicitud, iv) la fecha y hora de reparto, v) los nombres de los otorgantes, vi) la determinación jurídica del acto(s) o contrato(s) que involucra, vii) la cuantía si la tuviere, viii) la categorización en que fue clasificada, ix) la fecha de reparto/ x) el notario al que correspondió, xi) la ciudad de ubicación del notario asignado, xii) el nombre del funcionario responsable de reparto y del que haga la entrega, con imposición de sus firmas y huellas, según corresponda.

Así mismo, se dejará constancia de la hora de entrega y el nombre e identificación de la persona autorizada por el notario a quien se le asignó el reparto, igualmente con imposición de firma y huella.

Este formato deberá protocolizarse con la respectiva escritura pública. Copia o fotocopia autenticada del mismo, se anexará a la primera copia del instrumento y a la copia de la escritura con destino a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, en uno u otro caso, sin costo alguno para las partes.

Los notarios no podrán autorizar escrituras públicas en las que se omita protocolizar la constancia de reparto notarial, que determine el cumplimiento de los trámites legales reglamentados en la presente resolución, so pena de sanción disciplinaria.

ART. 17.—Restitución de turno. Habrá lugar a la restitución de turno, en la categoría correspondiente, cuando se presente una cualquiera de las siguientes circunstancias:

a) Cuando por razones debidamente justificadas ante el notario a quien se le asignó el reparto, los interesados no otorguen la escritura pública;

b) Cuando transcurridos dos (2) meses desde la firma del primer otorgante, esta diligencia no se haya completado por alguno o algunos de los demás intervinientes en el acto escriturario;

c) Cuando por causa legal que competa al notario, este se abstenga de autorizar la correspondiente escritura pública;

d) Cuando el notario advierte error en la clasificación de la minuta sometida a reparto.

En los anteriores casos, el notario tendrá un término hasta de tres meses (3) meses, contados a partir de la fecha del acta en la cual conste la diligencia de reparto correspondiente, para avisar el acaecimiento del hecho a la Dirección de Administración Notarial o la respectiva oficina de registro, según se trate, y solicitar la restitución del turno en la categoría correspondiente. Vencido este lapso no se autorizará la restitución del turno.

Para efectos de la restitución del turno, si al momento de ejecutarse el acto administrativo que lo ordena, el notario de que se trate ya se encuentra incluido en la respectiva categoría, aquel se hará efectivo en la siguiente diligencia de reparto, por la cual se allegará copia de la providencia al administrador del sistema, quien dispondrá lo pertinente para incluir a la notaría en la categoría cuyo turno se ordena restituir.

ART. 18.—Corrección de errores en el reparto. Los errores en que se incurra en la diligencia de reparto se subsanarán mediante la expedición de acto administrativo motivado, suscrito por el (la) director(a) de administración notarial o por el (la) correspondiente Registrador(a) de Instrumentos Públicos, según el caso. Esta resolución no es susceptible de recurso alguno. Copia de dicha providencia se remitirá al funcionario que corresponda, para lo de su competencia.

ART. 19.—Deberes del Registrador de Instrumentos Públicos y de los funcionarios calificadores de las oficinas de registro. Corresponde al Registrador de Instrumentos Públicos y a los funcionarios calificadores de estas oficinas, verificar que los documentos contentivos de los actos obligados al reparto hayan sido sometidos al mismo.

Cuando se advierta que tal diligencia se pretermitió, se informará al registrador, quien comunicará lo pertinente a la Superintendencia Delegada para el Notariado.

ART. 20.—De la vigilancia. Corresponde a los superintendentes delegados para el Registro de Instrumentos Públicos y del Notariado, así como al(la) Director(a) de Administración Notarial y al(la) Registrador(a) de Instrumentos Públicos, cada uno en el ámbito de sus competencias, vigilar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución.

ART. 21.—Ajustes al aplicativo de reparto notarial. La oficina de tecnologías de la información de la Superintendencia de Notariado y Registro, ejercerá las acciones pertinentes a efectos de ajustar el aplicativo de reparto notarial a los términos y disposiciones de que trata esta resolución, tanto en el nivel central —Dirección de Administración Notarial— como en las demás oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país que adelanten esta diligencia.

ART. 22.—Reparto especial. Es un procedimiento de carácter administrativo, a través del cual, mediante el cumplimiento de los trámites que el mismo determina, se asigna a un notario una minuta o minutas referentes a un proyecto nuevo de vivienda, en el que intervenga el Fondo Nacional de Ahorro, o entidades territoriales que comparezcan a la celebración de escrituras públicas que involucren la constitución de propiedad horizontal, adquisición o transferencia de inmuebles definidos como vivienda de interés social y prioritaria, conforme a las condiciones que a continuación se establecen.

ART. 23.—Se someterá a reparto especial único notarial, los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública siempre que en él intervengan las entidades previstas en el artículo anterior y estén relacionados con proyectos de vivienda nuevos, cuando en el círculo de que se trate, exista más de una notaría, a efectos de que se adelante una distribución equitativa.

PAR. 1º—El reparto de cada proyecto de vivienda, se iniciará con la radicación de la primera minuta, la cual se identificará por una única vez con el número del proyecto.

PAR. 2º—Identificado el número del proyecto, se someterá a un reparto aleatorio, por el cual se definirá la Notaría del círculo notarial que tendrá a su cargo cada una de las minutas que se generen por unidades de vivienda de dicho proyecto hasta su culminación, siempre que en ellas intervengan las entidades previstas en el artículo 22. Efectuada la asignación de la notaría, el reparto finalizará con el acta de reparto y hoja de seguridad, que permitirá a la notaría dar trámite a las minutas hasta el agotamiento de unidades de vivienda del proyecto, en las cuales intervengan las entidades previstas en el artículo 22.

ART. 24Administración. La administración del reparto que aquí se reglamenta será de exclusivo cargo de la Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro, la cual se realizará en consideración a las siguientes reglas:

a) La solicitud de reparto se formulará a través del formato que para el efecto establezca la Superintendencia de Notariado y Registro, en el cual se prescindirá de anexos, en cuanto estos se acreditarán ante el notario a quien le corresponda el reparto. Dicho formato contendrá: i) Fecha de la solicitud, ii) Designación de las partes intervinientes con número de identificación, iii) Nombre del proyecto, iv) Número del proyecto, v) Participación de las entidades previstas en el artículo 22, vi) Determinación acto jurídico que contendrá la minuta, vii) La solicitud se suscribirá por el representante legal de las entidades previstas en el artículo 22;

b) El Fondo Nacional del Ahorro o las entidades territoriales cuando intervengan en un acto que deba ser elevado a escritura pública y provenga de un proyecto nuevo de vivienda, deberá diligenciar el formato de reparto notarial dispuesto por la SNR y enviarlo vía correo electrónico a la Dirección de Administración Notarial, con una antelación mínima de dos días de anticipación, para que este sea publicado en la página oficial, a efectos que representantes del notariado o cualquier persona interesada pueda hacer presencia en el sorteo respectivo;

c) Publicado el formato de reparto al día siguiente, a las 10 a.m., se adelantará por la Dirección de Administración Notarial el sorteo, del cual se dejará la constancia respectiva de las personas que se hicieron presentes.

ART. 25.—Procedimiento del reparto. Para la asignación del proyecto nuevo de vivienda, se procederá así:

a) Radicación. La solicitud en el formato dispuesto se radicará vía correo electrónico que conllevará el orden consecutivo del reparto anual. El formato deberá ser diligenciado en su totalidad y remitirse digitalizado al correo electrónico dispuesto para el efecto;

b) Publicación. Al día hábil siguiente a la radicación del formato, se publicará el mismo en la página web de la entidad, donde se invitará a las personas interesadas en participar en el sorteo para que se hagan presentes al día hábil siguiente a las 10 a.m., en las instalaciones de la Dirección de Administración Notarial de la SNR, ubicada en la Calle 26 Nº 13-49 interior 201, piso 1;

c) Asignación. Iniciada la sesión se identificará el proyecto por una única vez con un número y se someterá a un reparto aleatorio, donde se determinará la notaría asignada y se excluirá la notaría que haya sido favorecida, para continuar con los proyectos que hayan sido radicados de manera sucesiva hasta agotar el número de notarías correspondientes al círculo notarial;

d) Efectuado el reparto del proyecto se finalizará con el acta de reparto y hoja de calificación especial de seguridad;

e) El reparto se adelantará por el sistema de información que la Superintendencia de Notariado y Registro adopte para tal efecto. En caso que no sea posible adelantar el reparto por el sistema respectivo, se dejará constancia de ello y se verificará de manera manual con presencia del director de vigilancia notarial;

f) Cada solicitud se formalizará con la hoja de calificación especial de seguridad o acta de reparto, en la que se consignará la información detallada del reparto y determinación del notario a quien le correspondió el reparto, quien será notificado por correo electrónico, y quien deberá en lo sucesivo citar el acta de reparto, para las minutas que se presenten con posterioridad respecto del mismo proyecto, con el fin de dar cumplimiento al artículo 15 de la Ley 29 de 1973 y el artículo 44 de la Ley 1537 de 2012;

g) En la Dirección de Administración Notarial se dejará constancia en el sistema y la copia se conservará en el archivo del reparto.

ART. 26.—Acta reparto y divulgación. De la diligencia de reparto se emitirá una única acta de reparto y hoja de calificación especial de seguridad que deberá ser digitalizada y enviada por correo electrónico el mismo día del reparto y publicada en página web. Tal documento será firmado por la Dirección de Administración Notarial.

ART. 27.—Entrega constancia de reparto. El notario será el único responsable del retiro del acta de reparto y hoja de calificación especial de seguridad asignada en el reparto, trámite que deberá efectuar a más tardar al día siguiente de la diligencia, y se dejará constancia de la fecha de recibo, en la copia del formato que reposará en el archivo.

Copia del acta de reparto y hoja de calificación especial de seguridad deberá ser enviada a la Dirección Administrativa y Financiera, para efectos del control relacionado con el aporte especial al Gobierno Nacional.

ART. 28.—El reparto especial único notarial, no estará sometido a las categorías establecidas en el artículo 14 de la presente resolución, ni se tendrán en cuenta los turnos que en virtud de la misma se generen.

ART. 29.—En los demás aspectos no previstos en el reparto especial único notarial, se dará aplicación a lo previsto en el reparto ordinario, siempre que no sea incompatible con la naturaleza del presente reparto especial.

ART. 30.—La presente resolución entrará en vigencia a partir de su publicación, en forma manual hasta que estén dispuestos los sistemas de información previstos para tal efecto.

ART. 31.—Transición. Los trámites cuya solicitud de reparto ordinario, a la fecha de la entrada en vigencia de la presente resolución, haya sido repartida por la entidad sometida al mismo bajo el régimen de la Resolución 7769 de 2016 culminarán su trámite ante la notaría asignada.

PAR.—El reparto ordinario y el reparto especial único notarial, iniciarán en turno siguiente al orden de asignación que fue suspendido con la entrada en vigencia de la Ley 1796 de 2016.

ART. 32.—Divulgación y publicación. Copia de la presente resolución será fijada en lugar visible para el público dentro de las notarías y las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, y se publicará en el Diario Oficial y en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro, para conocimiento de la ciudadanía en general.

ART. 33.—Vigencia. Esta resolución regirá a partir del día de su publicación. Esta resolución deroga las resoluciones 10137 y 10935 de 2011, 5859 y 10391 de 2015, 11235 y 7769 de 2016, y demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 4 de agosto de 2017.